Voorstel van Burgemeester en Wethouders van Geertruidenberg aan de Gemeenteraad van Geertruidenberg

Transcriptie

1 Voorstel van Burgemeester en Wethouders van Geertruidenberg aan de Gemeenteraad van Geertruidenberg Raadsvergadering : 19 februari 2004 Onderwerp Agendapunt : 08 Datum : 20 januari 2004 : Vaststelling (nieuwe) archiefverordening en overdracht archiefverzorging naar Regionaal Archief Tilburg. Inleiding: Geertruidenberg maakt momenteel samen met de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle- Nassau, Drimmelen, Gilze en Rijen en Oosterhout deel uit van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant, locatie Oosterhout. Deze gemeenschappelijke regeling beheert de archieven van de aangesloten gemeenten. In de maand februari 2003 heeft de raad besloten om aan te willen gaan sluiten bij het Regionaal Historisch Centrum Tilburg (per 1 januari 2004 Regionaal Archief Tilburg) en het beheer van de archieven aan die archiefdienst over te dragen. Het bestuur van het Regionaal Archief West Brabant (RAWB) heeft de opdracht gekregen de onderhandelingen tot aansluiting te verrichten en een overeenkomst voor te bereiden. Motivering: De aanleiding om over te gaan tot aansluiting bij het Regionaal Archief Tilburg is vierledig: De huisvesting van ons Regionaal Archief West-Brabant (RAWB), locatie Oosterhout, is te krap. Verhuizing en nieuwbouw is onontbeerlijk. De innovatie van ons regionaal archief, te weten het verbeteren van de toegankelijkheid en efficiency in het beheer, door digitalisering en schaalvergroting, kan niet effectief plaatsvinden door tekort aan personeel, ruimte en middelen. De benodigde financiële impuls voor bovengenoemde twee zaken is groot. Aansluiting bij het Regionaal Archief Tilburg zal, nadat de ontmanteling van ons RAWB heeft plaatsgevonden, financieel voordeliger zijn dan investeren in nieuwe huisvesting en innovatie (zie het raadsvoorstel van februari 2003 in bijlage). In de archief wet staat onder andere: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (archiefwet 1995, artikel 3) In de bijgaande brief beveelt het bestuur van ons RAWB aansluiting bij het Regionaal Archief Tilburg aan. In de bijgevoegde concept dienstverleningsovereenkomst staan de diensten vermeld die Tilburg ons gaat verlenen, de voorwaarden waaronder zij verleend worden en de prijs die daarvoor betaald moet worden. Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. (Archiefwet 1995, artikel 30 lid 1). 08 Archiefverordening Raad

2 In de bijgaande Archiefverordening wordt door de raad de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Tilburg m.i.v. 1 maart 2004 als de bewaarplaats van onze gemeentelijke archieven aangewezen (art. 2 archiefverordening). Met de archivaris die in de verordening genoemd wordt, wordt de gemeentearchivaris van Tilburg bedoeld. Hiermee wijst de raad de gemeentearchivaris van Tilburg aan als archivaris van Geertruidenberg. Overigens blijft de archiefverordening ongewijzigd. Kanttekeningen De archiefruimte is volgens de Archiefwet de ruimte in het gemeentehuis die bestemd is voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Omdat de huisvesting van het RAWB in de afgelopen jaren geen overbrenging van de archiefbestanden meer toeliet, is achterstand ontstaan in de overdracht van de gemeentelijke archieven naar de archiefbewaarplaats. Voor deze overdracht dienen de archieven eerst overdraagbaar gemaakt te worden. Overdraagbaar maken betekent het toegankelijk en duurzaam maken van de archieven. In de komende jaren zal de opgelopen achterstand weggewerkt moeten worden, zodat uiteindelijk alle archieven die ouder zijn dan 20 jaar en daarvoor in aanmerking komen, overgedragen worden aan de archiefbewaarplaats. Op dit moment wordt, in samenwerking met de andere gemeenten en met hulp van het inkoopbureau, onderzocht hoe de benodigde inhaalslag het best kan worden uitgeoerd. Volgens de wettelijke termijn moeten archieven tot 1975 voor 1 januari 2006 overgedragen zijn. In de financiële paragraaf zullen de kosten die het overdraagbaar maken van de archieven met zich meebrengt beschreven worden. De raad heeft in februari het archiefbestuur verzocht in oktober 2003 een definitief voorstel voor te leggen aan de zes gemeenten, waarin tevens alle desintegratiekosten zijn meegenomen. (raadsnota februari 2003) De ontmanteling van de gemeenschappelijke regeling is niet mogelijk zolang de gemeenschappelijke regeling zich aan werkgeversverplichtingen heeft te houden. In de financiële paragraaf worden de werkgeversverplichtingen nader toegelicht. De benodigde intentiebesluiten binnen de diverse gemeenten en de onderhandelingen met Tilburg hebben echter meer tijd gekost dan voorzien, zodat enige vertraging is opgelopen. In de financiële paragraaf van deze nota worden de financiele consequenties van de toekomstige desintegratie van de gemeenschappelijke regeling beschreven, voor zover deze momenteel bekend zijn. Communicatie De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. (Archiefwet artikel 14) Hieruit vloeit voort dat de inwoners van Geertruidenberg op de hoogte moeten worden gesteld van de voorgestelde veranderingen. Het Regionaal Archief Tilburg verzorgt in samenwerking met onze communicatiemedewerkers de bekendmaking van de overgang van de te bewaren gemeentelijke archieven naar Tilburg en de mogelijkheden die Tilburg biedt op de locatie zelf en via internet. In de gemeentekrant zal er daarnaast aandacht worden gegeven aan de service die men via het Regionaal Archief Tilburg mag verwachten. Tevens zal een intern bericht via intranet verzorgd worden, zodat ook de ambtelijke organisatie op de hoogte is van de toekomstige veranderingen. 08 Archiefverordening Raad

3 Financiële paragraaf: De kosten van aansluiting bij het Regionaal Archief Tilburg, de ontmanteling van de gemeenschappelijke regeling en het overdraagbaar maken van gemeentelijke archieven in de archiefruimte zijn geraamd volgens hieronderstaand overzicht. De grafiek laat een stijging van kosten zien in 2004 en 2005 waarna de structurele kosten zakken tot onder het niveau van Destijds is gebleken uit onderzoek naar uitbreiding van de huidge huisvesting van het RAWB, fusie of aansluiting bij een ander regionaal archief, dat de gemiddelde meterprijs tientallen percentages hoger uitkwam dan aansluiting bij Tilburg Archief budget Archief budget In 2004 zullen de gemeenten in eerste instantie worden geconfronteerd met dubbele kostenposten omdat er nog steeds sprake is van deelname aan de gemeenschappelijke regeling RAWB en de toetreding per 1 april 2004 middels een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Tilburg een feit zal zijn. In de loop van 2004 zullen een aantal activiteiten worden overgenomen cq. worden overgedragen aan Tilburg. Dit zal leiden tot een (neerwaartse) bijstelling van de begrote kosten van het RAWB. Het Algemeen Bestuur van het RAWB heeft daarom op 17 september jongstleden de begroting 2004 pro forma vastgesteld. Afgesproken is dat medio 2004 een aangepaste begroting zal worden gepresenteerd. In de RAWB begroting is voor Geertruidenberg de bijdrage voorlopig vastgesteld op ,84 euro, terwijl de structurele bijdrage voor Tilburg euro bedraagt. Daarnaast zijn eenmalige kosten, die in de tabel hieronder worden toegelicht. In de gemeentelijke begroting is thans een bedrag van euro opgenomen (nr /4.2.4). Op dit moment kan nog niet worden aangegeven inhoeverre de neerwaartse bijstelling van de bijdrage aan het RAWB de bijdrage aan het Regionaal Archief Tilburg kan compenseren en wat de exacte extra kosten dan zullen zijn. Voor wat betreft de toetreding tot Tilburg moet onderscheid worden gemaakt in de volgende kostensoorten; structurele kosten, eenmalige integratiekosten, eenmalige microficheringskosten en een suppletiebijdrage voor overname van personeel. In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de betreffende ramingen/kosten van de deelnemende gemeenten; 08 Archiefverordening Raad

4 Structureel Eenmalige * Eenmalig * Suppletiekosten(* integratiekosten microficheringskosten ) Alpen ,= 1.135,= 1.000,= 5.309,= Chaam Baarle- Nassau 5.690,= 704,= 875,= 3.244,= Drimmelen ,= 2.178,= 2.000,= ,= Geertruiden ,= 2.050,= 1.500,= 9.438,= berg Gilze en Rijen ,= 1.601,= 500,= 7.374,= Oosterhout ,= 5.124,= 2.000,= ,= totaal ,= * eenmalige integratiekosten op basis van geteld aantal strekkende meters * eenmalige microficheringskosten op basis van strekkende meters doop- trouw- en begraafboeken per gemeente (*)suppletiekosten zijn de kosten die ter aanvulling van de overname van 2 personeelsleden betaald moeten worden tot er totaal 2000 m1 archief overgedragen is aan Tilburg. Aan de hand van de vastgestelde meters archief ( 1368 meters) die overgedragen worden aan Tilburg door de deelnemende gemeenten, is een relatie gelegd voor overname van FTE s van het R.A.W.B. Dit betreft in totaal 1,368 FTE. ). Uitgangspunt is dat een personeelsplaats in Tilburg vastgelegd is op schaal 8 anc. 9, inclusief personeelsgerelateerde overhead en dan komt het totaal bedrag op ,=. Aanvulling van salaris tot de prijs van een personeelsplaats bedraagt dan 0,632 x ,=. Nu bekend is geworden welke 2 personeelsleden van het R.A.W.B. overgaan naar Tilburg is de berekening als volgt; suppletie van ,= ,= is totaal ,= Dit bedrag stemt overeen met het totaal saldo van de bovenstaande kolom. De suppletie wordt berekend naar het gemiddelde van de percentages die als uitgangspunt dienen voor de jaarlijkse bijdragen van elke gemeente aan de gemeenschappelijke regeling. Voor Geertruidenberg bedraagt dat percentage 16%. De hoogte van het bedrag van de suppletie neemt af naargelang er meer strekkende meters archief uit de nazorg worden aangeleverd. Suppletie vervalt bovendien op het moment dat een betrokken medewerker met FPU of pensioen gaat. Aangaande de overgebleven medewerkers van het R.A.W.B.(4) wordt door het bestuur in het kader van het sociaal statuut een outplacementtraject opgesteld met behulp van een gespecialiseerd bureau. Ook is met het bestuur de afspraak gemaakt om in 2004 zoveel mogelijk de betrokken medewerkers nog in te zetten voor ondersteuning en voortgang van archiefwerkzaamheden. Blijvende personele kosten maken onderdeel uit van de begroting van het RAWB voor De volledige kosten van desintegratie van de gemeenschappelijke regeling zullen door het bestuur van het RAWB middels een nieuw voorstel aan u voorgelegd worden. Volledige liquidatie zal dan pas aan de orde kunnen zijn als aan alle werkgeversverplichtingen is voldaan. Opschoning voor overdracht van de archieven Omdat de nog over te dragen archieven in onze archiefruimtes niet voldoen aan de wettelijk gestelde kwaliteitseisen, dienen de archieven eerst opgeschoond dienen te worden alvorens de aanlevering kan plaatsvinden. Wij zullen u daarover te zijner tijd nader informeren. Vaststaat in ieder geval dat de suppletiebijdrage hiermede op voordelige wijze kan worden beïnvloed. 08 Archiefverordening Raad

5 Samenvattend: Voor 2004: Kostenpost Bedrag Opmerking Dienstverleningsovereenkomst (10/12*39.376)= Suppletie neemt af wanneer meters uit Tilburg Geertruidenberg naar Tilburg gaan suppletie Eenmalige kosten 3550 aangaan DVO Tilburg Bijdrage RAWB ,84 Wordt neerwaarts bijgesteld; het bedrag wordt definitief bekend in juli 2004 en wordt dus meegenomen in de najaarsnota. Personeelskosten RAWB na overdracht PM Nu nog 4 personeelsleden in dienst, uitstroom nog onbekend Overdraagbaar maken archief in gemeentehuis PM Deels door eigen personeel, deels extra inzet nodig Uitgaande van het niet overdragen van extra archiefmeters vanuit het gemeentelijke archief naar Tilburg, zijn de kosten voor 2005: Kostenpost Bedrag Opmerking Dienstverleningsovereenkomst Tilburg Personeelskosten RAWB na overdracht Overdraagbaar maken archief in gemeentehuis verhoogd met 2%= suppletie PM PM Nu nog 4 personeelsleden in dienst, uitstroom nog onbekend Deels door eigen personeel, deels extra inzet nodig Als alle archiefmeters vanuit het gemeentelijk archief zijn overgebracht naar Tilburg betalen we totaal 310 meter (reeds naar Tilburg) plus 224 meter (nog over te brengen)= 534 meter * 123,13 = ,- aan Tilburg. Uitvoering Het college zal uitvoering geven aan de verordening door: 1. het vaststellen van een besluit Beheer Informatie 2. het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Tilburg. Voorstel: - In te trekken de Archiefverordening van de gemeente Geertruidenberg 1997 en vast te stellen een (nieuwe) Archiefverordening gemeente Geertruidenberg De archivaris van Tilburg aan te wijzen als archivaris van Geertruidenberg. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris, de burgemeester, mr. J.H. Willems M.J.A. Meijer 08 Archiefverordening Raad

6 Nr. 08 De raad van de gemeente GEERTRUIDENBERG; Mede gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg van 20 januari 2004, gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; BESLUIT vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschiften wordt verstaan onder: A de wet de Archiefwet 1995 B gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot gemeente; C de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; D de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; E beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; F beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organistatie-onderdeel; G archiefruimte de ruimte bestemd voor het beheren van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de beheerseenheden; 08 Archiefverordening Raad

7 H informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk II de aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt op het Regionaal Archief Tilburg te Tilburg. Hoofdstuk III de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de vervaardiging en de bewaring van de bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Geschiedt conform de eisen zoals gesteld in de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden. Artikel 7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de raadscommissie). Artikel 9 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoel in de artikelen 15 en Archiefverordening Raad

8 Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel 10 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel 11 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel 13 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel 14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uitarchiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de archiefbewaarplaats gehanteerde tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel 15 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk V toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 16 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel 17 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. 08 Archiefverordening Raad

9 Artikel 18, eerste lid De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. Artikel 18, tweede lid De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 19 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 20 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: A B C D E opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel 21 De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel 22 De Archiefverordening van de gemeente Geertruidenberg 1997, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 mei 1997, wordt ingetrokken met ingang van het van kracht worden van de Archiefverordening gemeente Geertruidenberg Artikel 23 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 maart Archiefverordening Raad

10 Artikel 24 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Geertruidenberg Geertruidenberg, 19 februari 2004 De raad voornoemd, De griffier, De voorzitter, Drs K.M.C. Millenaar-Rammelaere M.J.A. Meijer 08 Archiefverordening Raad

11 Toelichting bij archiefverordening Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip zorg, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit van Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32/37, tweede lid van de wet. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Artikel 3 Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschiften gegeven in de Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt. Artikel 10 De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris. 08 Archiefverordening Raad

12 Artikel 13 De wet verschaft eenieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel 18 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden- bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 14 van de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen. Artikel 20 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden kunnen hebben. 08 Archiefverordening Raad