krijgt met een sterfgeval van een naaste. We proberen zoveel mogelijk met hem of haar

Transcriptie

1 ROUWPROTOCOL UW SAMENWERKING 1. Algemeen Dit protocol is een handreiking over hoe te handelen wanneer we worden geconfronteerd met overlijden. Overlijden van een (oud) collega, van naaste familie van een collega of van zakelijke contacten. Belangrijk Zodra je (in de organisatie) hoort van het overlijden van een collega, meld dit dan direct aan en de procesmanager van de overledene; Gebruik de richtlijnen hierna om niets over het hoofd te zien. Bedenk dat elk Het is rouwverwerkingsproces van belang een medewerker een op individueel het werk karakter zorgvuldig heeft. te benaderen als die te maken krijgt met een sterfgeval van een naaste. We proberen zoveel mogelijk met hem of haar Wees voorbereid op emotionele momenten en ga deze niet uit de weg. rekening houden om het verwerkingsproces zo goed mogelijk te laten verlopen. Dit draaiboek biedt hiervoor een gedragslijn. en collega s kunnen in het algemeen het best een actieve houding aan nemen tegenover de nabestaande: stap op de rouwende af, zoek contact en maak het verlies bespreekbaar. Luisteren en erkennen is daarbij belangrijker dan het geven van adviezen. Verkeerde woorden worden doorgaans minder erg gevonden dan stilzwijgen. Zorg dat je als procesmanager of collega op de hoogte blijft van de situatie. Maar houdt er ook rekening mee dat iedereen rouwt op zijn eigen manier. Rouw is continu aanwezig en kan ervoor zorgen dat een collega anders reageert dan normaal gesproken; toon hier begrip voor. Nadere handreikingen over dit onderwerp kunt u vinden in de brochure Een verlies verwerken kan niemand alleen die als bijlage bij dit draaiboek is gevoegd. In het draaiboek worden de volgende aspecten nader belicht: Paragraaf 2: terminale ziekte van een naaste Paragraaf 3: overlijden van een naast familielid van een werknemer Paragraaf 4: overlijden van een collega Paragraaf 5: overlijden van een ex-werknemer Paragraaf 6: overlijden van een raadslid Paragraaf 6: overlijden van een zakenrelatie

2 2. Terminale ziekte een naaste Rouwverwerking kan al starten wanneer er sprake is van een langdurige terminale ziekte van een naaste. In situaties waarin een medewerker verlof op wil nemen voor de verzorging van een partner, ouder of kind met een levensbedreigende ziekte, kan de medewerker gebruik maken van langdurig zorgverlof volgens de Wet arbeid en zorg (Waz). De mogelijkheid die wij hebben om flexibel te werken zorgt er daarnaast voor dat er op afwijkende tijden kan worden gewerkt. en medewerker kunnen in overleg met afspraken maken over een tijdelijke aanpassing in het takenpakket van de medewerker. Actie Afspraken maken over flexibel werken Tijdelijke aanpassing takenpakket Informeren collega s over gewijzigde afspraken Langdurig zorgverlof bij terminale ziekte partner, kind of ouder Medewerker, procesmanager en Medewerker, procesmanager en Aanvragen: medewerker Verwerken:

3 3. Overlijden van een naast familielid van een werknemer/lid van het college Actie Contact opnemen met de betrokken medewerker Contactpersoon namens de organisatie Informeren algemeen directeur, procesmanager en collega s Informeren zakelijke relaties Condoleancebrief aan nabestaanden verzenden namens UW Samenwerking bij overlijden partner, ouder of kind van werknemer. In overige gevallen geen condoleancebrief Bij overlijden van partner of kind van een werknemer: bijwonen uitvaartplechtigheid Als belang van de dienst zich daar niet tegen verzet de collega s die daar behoefte aan hebben in de gelegenheid stellen de uitvaartplechtigheid bij te wonen; hiervoor hoeft geen verlof te worden ingeleverd. Regelen verlof voor de medewerker Als medewerker na de uitvaart net meteen het werk hervat: contact onderhouden met de medewerker en, zo nodig in overleg met bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk, moment en wijze van werkhervatting afspreken Informeren of medewerker tijdens afwezigheid (telefonisch) contact met collega s op prijs stelt Collega s en zo nodig zakelijke contacten informeren over de afwezigheid van de medewerker en de wijze van vervanging heeft regie en zet acties uit levert op de persoon toegespitste tekst aan, support werkt uit en verzend of procesmanager, zie de uitleg hieronder. Verlof: Calamiteitenverlof bij overlijden is van toepassing als het gaat om het overlijden en de begrafenis van ouders, grootouders, kinderen, kleinkinderen en broers of zussen (artikel 6.4 CAR/UWO). Overlijden van ouders, grootouders, kinderen, kleinkinderen en broers of zussen van je echtgenoot of geregistreerde partner is hieraan gelijkgesteld. Bij dit calamiteitenverlof geldt dat de tijd opgenomen kan worden die daarvoor nodig is. Je kunt dit overleggen met. We hanteren hierbij wel een richtlijn: - bij ouders en kinderen verlof van de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis/crematie. Als er meer verlof nodig is, kun je dit overleggen met. - bij broers en zussen, grootouders of kleinkinderen de dag overlijden en de dag van de begrafenis/crematie; als er meer verlof nodig is, kun je dit overleggen met. - in andere situaties: in overleg met.

4 4. Overlijden van een collega/lid van het college Overlijden van een collega heeft veel impact op de hele organisatie. Het is dan ook belangrijk dat er voldoende aandacht wordt besteed aan de opvang van collega s, zowel direct na het overlijden als in de maanden daarna. Dit kan gebeuren door, de procesmanagers en zo nodig een maatschappelijk werker. Acties bij overlijden in werktijd BHV inschakelen Oproepen arts en zo nodig politie Samenstellen team dat situatie begeleidt, bestaande uit: - procesmanager - algemeen directeur - burgemeester of collegelid van de locatie - Informeren van de familie en zorgen voor opvang van de familie, zo mogelijk samen met de arts Informeren directe collega s en zorgen voor opvang Bekend maken overlijden bij de overige collega s door het personeel gelijktijdig bijeen te roepen in de ontmoetingsruimten van beide locaties. Denk hierbij ook aan de medewerkers die niet op de stadskantoren werken. Gelegenheid geven tot vragen stellen. Acties bij overlijden buiten werktijd Informeren Algemeen en Dagelijks bestuur, colleges en gemeenteraden Persoonlijk informeren van directe collega s en zorgen voor opvang Informeren van de overige collega s door het personeel gelijktijdig bijeen te roepen in de ontmoetingsruimten van beide locaties. Denk hierbij ook aan de medewerkers die niet op de stadskantoren werken Gelegenheid geven tot vragenstellen Omstanders BHV checkt of dit gebeurd is Een van de leden van het begeleidingsteam Een van de leden van het begeleidingsteam Twee van de leden van het begeleidingsteam Algemeen directeur en algemeen directeur en algemeen directeur Vervolgacties in beide situaties Telefonisch contact met de nabestaanden - condoleren - informeren naar datum en tijdstip uitvaart - vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is - Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: - Informeren of nabestaanden prijs stellen op: bezoek van de procesmanager of collega s rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen rouwadvertentie en in welke krant toespraak of andere bijdrage tijdens de uitvaart aanwezigheid collega s bij de uitvaart praktische zaken zijn die vanuit het werk geregeld moeten worden voor de begrafenis Persoonlijke condoleancebrief namens bestuur en Tekst opstellen:, Proces-

5 college s naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens alle collega s van UW Samenwerking ter waarde van 100,-- Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van 2 rouwadvertenties van gemiddelde grootte: 1. met een formele tekst, ondertekend door het bestuur van UW Samenwerking 2. met een informele tekst namens alle collega s, met als ondertekening De collega s van UW Samenwerking Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen vertegenwoordiging bestuur op uitvaart Als de nabestaanden er prijs op stellen: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op jouwnet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Collega s in de gelegenheid stellen uitvaart bij te wonen. Als er alleen schriftelijk gecondoleerd kan worden: collega s hierover informeren. Op het werk Herdenken - desgewenst een gedenkteken plaatsen op de werkplek van de overledene - een van de vergaderkamers inrichten als gedenkruimte met condoleanceboek, foto en kaars Vlag half stok op de dag van de uitvaart In memoriam maken en plaatsen op jouwnet. Dit ook beschikbaar stellen op de gemeentewerven. Informeren zakelijke contacten over het overlijden en wie de taken waarneemt Acties na de uitvaart Retourneren persoonlijke eigendommen aan nabestaanden en terugvragen eigendommen UW Samenwerking (toegangsdruppel, tablet, mobiele telefoon e.d.) Checken of er sprake is van een bedrijfsongeval: - overlijden t.g.v. een bedrijfsongeval melden aan de ongevallenverzekering en toezien o p de overlijdensuitkering. - bedrijfsongeval melden bij de arbeidsinspectie - zo nodig toekennen overlijdensuitkering bij ongeval in en door de dienst (artikel 8:15a CAR) Salarisadministratie hierover informeren. Nabestaanden informeren over financiële afwikkeling (resterend loon, vakantietoelage, eindejaarsuitkering, overlijdensuitkering denk ook aan vorderingen) Tenaamstelling (De nabestaanden van..) en adres (door familie aan te geven) in salarisadministratie wijzigen zodat er geen post meer naar de overledene wordt gestuurd Zo spoedig mogelijk na het overlijden van de medewerker aan de weduwe, weduwnaar of geregistreerde partner een bedrag uitkeren conform de bepalingen in de CAR/UWO artikel 8:16:2. Door het invoeren van de ontslagdatum in het systeem manager en communicatie Afhandeling: Bestuurssecretariaat Support Teksten opstellen: en communicatie Plaatsen advertenties: Support en algemeen directeur en communicatie Support en Support, directe collega s, in samenwerking met, en communicatie of Salarisadministratie Salarisadministratie

6 wordt het pensioenfonds automatisch op de hoogte gesteld van het overlijden. Zo nodig nabestaanden helpen bij invullen formulieren voor APB en SVB Overlijden doorgeven aan arbodienstverlener en UWV Contact onderhouden met nabestaanden; duur naar behoefte nabestaanden. In ieder geval één jaar na overlijden en bij de eerste verjaardag van de overledene een kaartje sturen? Nazorg voor collega s: informeren hoe het met de directe collega s gaat (herhalen) en indien nodig verwijzen naar bedrijfsarts of maatschappelijk werk. Werkzaamheden overledene: - Regelen of afzeggen afspraken - lopende zaken toetsen op prioriteit - overname van werkzaamheden regelen, inclusief post en mail - bespreken wat en hoe gecommuniceerd wordt naar klanten - mailadres laten verwijderen door ICT. Stel een automatisch bericht op. en

7 5. Overlijden van een ex-werknemer/voormalig lid van het college: Acties Direct informeren Informeren medewerkers via jouwnet over overlijden en over datum en tijdstip uitvaart Condoleancebrief aan nabestaanden namens bestuur en college s indien de ex-medewerker binnen 5 jaar na uitdiensttreding overlijdt Grafstuk ter waarde van 100,- indien de ex-medewerker binnen 1 jaar na uitdiensttreding overlijdt Bijwonen condoleancebijeenkomst of uitvaart voor zover belang dienst zich daar niet tegen verzet, zonder opnemen van verlof Degene die het bericht ontvangt Tekst: /communicatie Afhandeling: bestuurssecretariaat Support Wie daar behoefte aan heeft 6. Overlijden van een raadslid Acties Informeren Algemeen en Dagelijks bestuur, colleges en gemeenteraden Informeren van de medewerkers informatie op jouwnet te plaatsen Vervolgacties Telefonisch contact met de nabestaanden - condoleren - informeren naar datum en tijdstip uitvaart - vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is - Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: - Informeren of nabestaanden prijs stellen op: bezoek van de mede raadsleden rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen rouwadvertentie en in welke krant toespraak of andere bijdrage tijdens de uitvaart praktische zaken zijn die vanuit het werk geregeld moeten worden voor de begrafenis Persoonlijke condoleancebrief namens bestuur en college s naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens UW Samenwerking ter waarde van 100,-- Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van een rouwadvertenties van gemiddelde grootte met een formele tekst, ondertekend door het college en de raad van de betreffende gemeente Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen vertegenwoordiging bestuur/college op uitvaart Als de nabestaanden er prijs op stellen: en algemeen directeur en algemeen directeur r Tekst opstellen:, en communicatie Afhandeling: Bestuurssecretariaat Teksten opstellen: en communicatie Plaatsen advertenties: en communicatie

8 Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op jouwnet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Vlag half stok op de dag van de uitvaart Herdenkingsmogelijkheden in de organisatie: de fractiekamer inrichten als gedenkruimte met condoleanceboek, foto en kaars In memoriam maken en plaatsen op jouwnet. Dit ook beschikbaar stellen op de gemeentewerf van de gemeente waarin de overledene in de raad zat. Informeren zakelijke contacten over het overlijden en wie de taken waarneemt Acties na de uitvaart Retourneren persoonlijke eigendommen aan nabestaanden en terugvragen eigendommen UW Samenwerking (toegangsdruppel, tablet, mobiele telefoon e.d.) Nabestaanden informeren over financiële afwikkeling Tenaamstelling (De nabestaanden van..) en adres (door familie aan te geven) in salarisadministratie wijzigen zodat er geen post meer naar de overledene wordt gestuurd Contact onderhouden met nabestaanden; duur naar behoefte nabestaanden. In ieder geval één jaar na overlijden en bij de eerste verjaardag van de overledene een kaartje sturen adres laten verwijderen door ICT. Stel een automatisch bericht op., in samenwerking met Services Support en communicatie Salarisadministratie 7. Overlijden van een zakenrelatie: Acties Direct informeren procesmanager Overleggen met algemeen directeur over plaatsen rouwadvertentie of grafstuk Zo nodig regelen kleine rouwadvertentie Zo nodig regelen grafstuk ter waarde van maximaal 100,- Condoleancekaart namens UW Samenwerking Degene die het bericht ontvangt Opstellen tekst: communicatie Plaatsing: Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de UW Samenwerking, gehouden op 1 oktober De secretaris, De voorzitter, dhr. J. van Delden dhr. Drs. P.C. van den Brink

9 BIJLAGE: EEN VERLIES VERWERKEN KAN NIEMAND ALLEEN Wat is rouw? Rouw ontstaat als reactie op het verlies van iemand die een grote betekenis had in het leven van de nabestaande. De pijn van dat gemis is de prijs die mensen betalen voor hun betrokkenheid en hun liefde voor de overledene. Rouwenden staan voor afscheid nemen in de meest letterlijke zin van het woord: het is jezelf afscheiden van iemand waarvan gehouden werd. Rouwenden moeten hun leven opnieuw afstemmen, de geliefde persoon is immers voorgoed weg. Rouwen is om die reden een proces van aanpassen. Hoe lang het rouwproces duurt, is voor iedereen verschillend. Verwerken van het verlies De dood van een geliefd persoon is een van de meest ingrijpende en verdrietige gebeurtenissen in een mensenleven. Als nabestaande kunt u worden overweldigd door een scala aan gevoelens die u wellicht niet kende. I Ieder mens reageert op zijn of haar eigen wijze op de dood van een geliefde, vanuit de eigen persoonlijkheid en het eigen verleden. Ook andere factoren kunnen het rouwproces beïnvloeden. Zo kunnen de omstandigheden rond het overlijden een rol spelen in de verwerking van het verlies. Ook de relatie die u met de overledene had en de betekenis van deze relatie in uw leven hebben invloed. Het is belangrijk dat u kunt rouwen op de manier die bij u past. HANDREIKINGEN VOOR DE NABESTAANDEN Wat u kan helpen tijdens het rouwproces - Probeer de gevoelens die te maken hebben met de dood van uw geliefde niet uit de weg te gaan. Mensen die rouwen, kunnen soms het gevoel hebben dat ze overspoeld worden door al die intense gevoelens. Probeer goed naar uzelf te luisteren en te doen waar u op dat moment behoefte aan heeft. - Probeer te ontdekken wat u helpt. Dat kan praten over uw gevoelens zijn. Of schrijven, knutselen, werken, sporten. Het kan ook prettig zijn af en toe de stilte op te zoeken, eventueel met een vertrouwd persoon. - Tracht structuur aan te brengen in het dagelijks leven. Op tijd naar bed (ook al slaapt u misschien niet zo goed), op tijd de maaltijden verzorgen enz. - Neem voor het opruimen van de spullen van de overledene uw eigen tijd, overleg eventueel met uw huisgenoten of familieleden. - Laat uw omgeving weten hoe of waarmee men u kan steunen. Spreek ook uit wat u niet op prijs stelt en waarom niet. - Gun uzelf de tijd en heb geduld met uw gevoelens. Sta uzelf toe dat u gedurende een bepaalde periode niet optimaal zult kunnen functioneren. - Bespreek uw situatie met uw werkgever en probeer tot afspraken te komen. - Zoek informatie over het rouwproces. Het is van belang dat u weet met welke gevoelens u te maken kunt krijgen. - Vraag om ondersteuning (bijvoorbeeld lotgenotencontact of rouwbegeleiding) als u daar behoefte aan heeft. - Realiseer u dat onhandige of kwetsende reacties van de omgeving meestal geen boze opzet zijn. Vaak spelen onmacht en onwetendheid over het rouwen een rol. Steun van de omgeving Een rouwproces duurt vaak langer dan mensen uit de omgeving van de rouwende zich realiseren. Het is belangrijk dat u begrijpt dat de nabestaande iemand verloren heeft die onvervangbaar is en dat het verdriet daarom soms lang kan duren. Ook andere reacties, zoals boosheid of lusteloosheid, kunnen uitingen zijn van de pijn van het gemis. De wijze waarop iemand het rouwproces beleeft, hangt in belangrijke mate samen met de vraag of de rouwende zich gesteund voelt door de omgeving. Onbegrip kan gevoelens van eenzaamheid oproepen en het proces van aanpassen aan een leven zonder de overledene verzwaren.

10 HANDREIKINGEN VOOR DE OMGEVING Hoe u een rouwende kunt helpen - Bedenk dat vrijwel iedereen het moeilijk vindt een nabestaande tegemoet te treden. Vaak zijn woorden niet eens het belangrijkste: een hand op de schouder of: 'Ik weet eigenlijk niet wat ik zeggen moet', is al genoeg. - Probeer de emoties en het gedrag van de rouwende te zien in de context van de rouw en heb geduld met de duur van het verdriet. - Als u de rouwende wilt steunen, blijf dan bereid om te luisteren. Er zijn is belangrijk, ook na langere tijd. - Vraag waar de nabestaande behoefte aan heeft. Ga er niet van uit dat ú weet wat hij/zij op dit moment van u nodig heeft. - Geef geen ongevraagde adviezen, bijvoorbeeld over het opruimen van de kleding of over het gebrek aan initiatief van de rouwende. - Accepteer dat ieder op zijn of haar eigen wijze rouwt en word niet boos of geïrriteerd als de rouwende niet doet wat ú goed voor hem of haar acht. Er bestaat immers geen 'juiste' manier van rouwen. - Vraag de rouwende of deze zo nu en dan samen met u iets wil ondernemen. Of nodig hem/haar eens uit, waarbij u de ander de keuze kunt laten hierop in te gaan. - Zet belangrijke dagen in uw agenda, zoals de verjaardag en de sterfdag van de overledene en laat de nabestaande iets horen op deze dagen. - Zoek, als u de rouwende beter wilt begrijpen, informatie over het rouwproces. Wat doet de Landelijke Stichting Rouwbegeleiding? Landelijke Stichting Rouwbegeleiding De Landelijke Stichting Rouwbegeleiding is erop gericht diegene die rouwt, te ondersteunen. De stichting biedt informatie, activiteiten ter ondersteuning van nabestaanden en contactmogelijkheden met lotgenoten. Landelijke Stichting Rouwbegeleiding (LSR) Postbus LD Utrecht Informatie/advieslijn ( uur) Zakelijke lijn: Fax Website: info@verliesverwerken.nl Internetpagina s met informatie omtrent rouw - rouwverwerking.pagina.nl - sterven.pagina.nl - ouders.pagina.nl - depressie.pagina.nl - verzorgende.pagina.nl -