Beleidsplan SDVN Dance Fever 14 e bestuur

Transcriptie

1 Beleidsplan SDVN Dance Fever 14 e bestuur Tessa van de Kamp Denise Slotman Bob Muit Eva Commeren Lotte Dohmen Caroline Burgers Voorzitter Secretaris Penningmeester Commissaris Dans Commissaris Algemene Zaken Commissiecoördinator

2 Voorwoord Voor jullie ligt het beleidsplan , dat betrekking heeft op de periode tussen 1 september 2013 en 31 augustus Dit document is samengesteld door het 14 e bestuur der S.D.V.N. Dance Fever, dat op 10 september 2013 is aangetreden. Bij aanvang van dit verenigingsjaar heeft Dance Fever 388 leden. De vereniging heeft voor aankomend jaar een aantal zaken op de planning staan. In het begin van 2014 zal een optreden plaatsvinden, georganiseerd door de OpCie. Verder wil het bestuur extra lessen gaan aanbieden. Daarnaast zal er verder gezocht gaan worden naar een nieuwe locatie voor de stijldanslessen op korte termijn en een locatie voor de gehele vereniging op lange termijn. Vanwege het succes van de eerste editie van het grote open feest van Dance Fever zal het bestuur dit jaar een tweede en derde editie gaan organiseren. In dit beleidsplan is een aantal terugkerende punten te vinden. Deze punten, opgesteld door voorgaande besturen, vormen een rode draad of visie die ook dit jaar zal worden voortgezet. 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inhoudsopgave 3 Uitgewerkte doelen 4 Naamsbekendheid vergroten 4 Interne communicatie verbeteren 5 Nauwer contact met de Raad van Advies onderhouden 5 Het creëren van groepsgevoel binnen en tussen de verschillende dansgroepen 6 Procedure van de presentielijsten verbeteren 6 De handhaving van commissies 7 Nieuw beleid rondom optreden 7 Uitbreiding van het lesaanbod 8 Nieuwe locatie zoeken 9 Nieuwe sponsoren werven en huidige contacten onderhouden 10 Nieuwe stamkroeg zoeken 10 3

4 Uitgewerkte doelen Naamsbekendheid vergroten Ondanks het feit dat we qua grootte de tweede studentensportvereniging van Nijmegen zijn, is de afgelopen jaren gebleken dat Dance Fever weinig bekend is onder niet- leden. Onder andere het 13 e bestuur heeft veel aandacht besteed aan het verwerven van meer naamsbekendheid. Vanzelfsprekend is het verwerven van meer naamsbekendheid een doorlopend doel voor onze vereniging, aangezien het ledenbestand ieder jaar wisselt door aanwas van nieuwe leerlingen en beëindiging van het lidmaatschap door oude leden. Dit jaar willen we allereerst meer naamsbekendheid verwerven door onszelf te laten zien tijdens de introductieweek van zowel de RU als de HAN. Dit jaar verzorgden we demo s tijdens de sportdagen van de RU en de HAN en stonden we op de intromarkten van beide instellingen. Daarnaast werden er workshops verzorgd in het USC. Dit alles willen we ook komend schooljaar gaan doen tijdens de introductieweken. Ook willen wij als bestuur proberen om zoveel mogelijk constitutieborrels te bezoeken. Op deze manier kunnen er contacten worden gelegd met nieuwe verenigingen en kunnen we de reeds gemaakte contacten onderhouden. De contacten met andere verenigingen willen we ook onderhouden door activiteiten te organiseren met andere verenigingen zoals dit afgelopen jaar ook gebeurd is. Denk hierbij aan de scavenger hunt met NSZ&WV Hydrofiel en de weerwolfborrel met NSRV Jolly Jumper. Verder is er afgelopen jaar voor het eerst een open feest georganiseerd door Dance Fever. Dit bleek een groot succes en daarom organiseren wij dit jaar open feest. Dit jaar willen wij proberen om twee edities te organiseren. Ook zal de OpCie aan het begin van 2014 opnieuw een optreden verzorgen op de HAN, waarop alle leden aan de buitenwereld kunnen laten zien wat ze dit jaar tot nu toe geleerd hebben tijdens de lessen. Gedurende het hele jaar is het van belang om onszelf te promoten aan de hand van verschillende acties en demonstraties. Het afgelopen jaar hebben we bijvoorbeeld gedanst tijdens het lustrum van de RU en is er een stickeractie gehouden. Een dergelijke stickeractie is voor herhaling vatbaar. Ook is er vorig jaar een brainstormavond gehouden door de PR- Cie, waar veel ideeën voor promotieacties naar voren zijn gebracht. De ideeën die hierbij geopperd zijn, kunnen het komend jaar gebruikt worden om Dance Fever verder op de kaart te zetten. Tenslotte denken we de naamsbekendheid te kunnen bevorderen met behulp van social media en met name via Facebook. Het is echter van belang om ook de website up- to- date te houden, aangezien niet alle leden een account op Facebook hebben. 4

5 Interne communicatie verbeteren De communicatie tussen het bestuur en de commissies en tussen het bestuur en de leden is een belangrijk aandachtspunt. Door een goede communicatie blijven leden betrokken bij de vereniging. Wij hopen daarom als bestuur toegankelijk te blijven voor de leden, onder andere door een goede communicatie in stand te houden. We willen een goede communicatie tussen het bestuur en de commissies handhaven door maandelijkse vergaderingen te plannen met alle commissiehoofden en de commissiecoördinator. Waar nodig zal de penningmeester van het bestuur aansluiten bij deze vergaderingen. Op die manier kan ook die verstandhouding goed gehandhaafd worden. Het is niet voor elke commissie nodig om maandelijks een dergelijke vergadering bij te wonen. Dit geldt voornamelijk voor de NTDS- commissie en de OpCie. Als een dergelijke vergadering wordt gepland, zal er contact zijn tussen de commissiehoofden en de commissiecoördinator om te checken wie er aanwezig moeten zijn en voor wie dat minder nuttig is. Een extra manier om de commissies beter op elkaar te kunnen afstemmen is het invoeren van een online agenda (bijvoorbeeld in Google). Zo kunnen de verschillende commissies gemakkelijk zien wat andere commissies gepland hebben. Er zal worden gekeken naar de mogelijkheden hiervan. Een goede communicatie tussen het bestuur en de leden willen we handhaven door snel op mails te reageren en goed telefonisch bereikbaar te zijn. Ook zullen we proberen om ons bij activiteiten, borrels en lessen open te stellen en ons als leden te gedragen. Hierdoor zijn we voor de leden gemakkelijker te benaderen. Nauwer contact met de Raad van Advies onderhouden Afgelopen jaar is er minder gebruik gemaakt van de hulp en de wijsheid van de Raad van Advies dan oorspronkelijk gepland. Hierdoor zijn gemiste kansen ontstaan. Dit jaar willen we de Raad van Advies meer betrekken bij de vergaderingen, beslissingen en overwegingen van het bestuur. Ook gaan we meer om hulp vragen waar dat nodig is. Dit willen we doen door de Raad van Advies minstens twee weken van te voren op de hoogte te brengen van belangrijke zaken. De leden van de Raad hebben dan genoeg tijd om de benodigde stukken door te nemen en advies uit te brengen voordat dergelijke zaken op een Algemene Leden Vergadering gepresenteerd worden. Ook krijgt de Raad van Advies de notulen van alle bestuursvergaderingen opgestuurd om op de hoogte te worden gehouden van de zaken die zich op dat moment afspelen. De concrete afspraken tussen beide partijen zullen aan het begin van het jaar worden vastgelegd. 5

6 Het creëren van groepsgevoel binnen en tussen de verschillende dansgroepen Wij willen als bestuur gaan werken aan het beter betrekken van alle leden, zowel oud als nieuw, bij de vereniging. Voor nieuwe leden is de drempel om naar borrels en activiteiten te komen vaak hoog. Dit komt veelal doordat het groepsgevoel, vooral in het begin van het jaar, bij sommige mensen ontbreekt. Om het groepsgevoel bij de lessen te verbeteren willen we onder andere Facebook- groepen gaan gebruiken. De bedoeling is om voor iedere dansgroep een Facebook- groep aan te maken. Hierdoor zal het makkelijker zijn voor leden om contact te leggen met anderen en kan er extra promotie worden gemaakt voor activiteiten. Deze groepen zullen worden beheerd door de commissaris dans. Wij beseffen ons dat niet iedereen Facebook heeft, en alles zal dus ook worden aangekondigd op de website en in de nieuwsbrief. Uiteraard zullen we leden ook persoonlijk aanspreken. Ook voor oude leden is de drempel om naar activiteiten te komen vaak hoog, omdat ze het idee hebben dat ze te oud zijn en niet in de nieuwe groep passen. Niemand van onze leden is echter te oud en iedereen is welkom bij de activiteiten! Deze boodschap gaan we dit jaar uitdragen. Procedure van de presentielijsten verbeteren Het afgelopen jaar is gebleken dat de presentielijsten niet consequent werden ingevuld door de docenten, terwijl het juist heel belangrijk is om te controleren of men naar de lessen komt. De regels in het huishoudelijk reglement zijn als volgt: Indien een lid tweemaal op rij zonder voorafgaande afmelding, zoals bedoeld in artikel 3 lid 4 van dit huishoudelijk reglement, afwezig is bij de lessen, mag het bestuur het betreffende lid een schriftelijke of telefonische waarschuwing geven. Indien een lid viermaal op rij zonder voorafgaande afmelding zoals bedoeld in artikel 3 lid 4 van dit huishoudelijk reglement afwezig is bij de lessen, houdt het bestuur zich het recht voor het lid uit te schrijven voor de desbetreffende cursus. Het is niet de bedoeling dat deze regels heel streng worden nageleefd, maar wanneer wij zien dat iemand een aantal keren niet is komen opdagen, gaan we na wat er aan de hand is. Komend jaar is het de bedoeling dat leden de presentielijsten zelf invullen. De docent krijgt de lijsten van de secretaris. Het is de bedoeling dat de docent voorafgaand aan de les de presentielijst op een aangewezen plek neerlegt of ophangt. De leden kunnen dan vooraf of na de les aftekenen dat ze geweest zijn. Na de les neemt de docent de lijst mee en bewaart deze voor de volgende les. De secretaris zal er voor zorgen dat de ingevulde lijsten bij haar terecht komen en eens in de twee maanden zal zij nieuwe lijsten bij de docenten afleveren. Met deze aanpak is er een kans op spookleden: mensen die in een groep dansen waar ze niet staan ingeschreven. Wij gaan hier als bestuur een oogje in het zeil houden. Ook leden kunnen bij ons terecht als ze iets dergelijks opvalt. 6

7 De handhaving van commissies De PR- commissie krijgt volgend jaar een nieuwe invulling en zal zich meer gaan richten op externe promotie van de vereniging. Dat betekent dat interne promotie nu vooral bij de individuele commissies komt te liggen. Zo is het de bedoeling dat de AcCo zelf promotiemateriaal gaat verzorgen en hierbij onafhankelijk wordt van de PR- commissie. Waar nodig zouden andere commissies wel hulp van de PR- Cie in kunnen schakelen. In de nieuwe vorm wordt de PR- commissie een extern promotieteam. De commissie zal zorg gaan dragen voor de algemene naamsbekendheid van Dance Fever. Een voorbeeld hiervan is de organisatie van een stickeravond, zoals deze ook het afgelopen jaar heeft plaatsgevonden. Daarnaast zal de PR- Cie ook een belangrijke rol gaan spelen tijdens de introductie. Dat is namelijk een uitgelezen kans om Dance Fever goed op de kaart te zetten, wat het doel is van de PR- Cie. De taken van de overige commissies blijven over het algemeen gelijk aan de taken die ze vorig jaar hadden. Wel zullen ze nu zorg moeten gaan dragen voor hun eigen promotiemateriaal. Het contact tussen de verschillende commissies moet verder goed onderhouden worden. Dit wordt nagestreefd door het maandelijkse overleg tussen commissiehoofden, zoals beschreven onder het punt Interne communicatie. De commissiecoördinator zal bij deze gesprekken aanwezig zijn. Ook het jaarlijkse actieve leden uitje en de kennismakingsborrel zullen komend jaar plaatsvinden. Nieuw beleid rondom optreden Afgelopen jaar heeft er weer een dansoptreden plaatsgevonden op de HAN aan de Kapittelweg 33. In samenwerking met de HAN is er een mooie avond gerealiseerd, waar alle dansstijlen iets hebben laten zien. Speciaal voor de organisatie van dit optreden is de OpCie vorig jaar tot stand gekomen. Nu deze commissie er eenmaal is, is het makkelijker om volgende edities van het optreden te realiseren. De huidige OpCie heeft laten weten dit jaar in dezelfde samenstelling verder te willen gaan en krijgt daarbij versterking van Bart Dirven. Ook is de HAN erg enthousiast over Dance Fever. De samenwerking met de HAN is ook prima, wat het realiseren van nog een optreden op de HAN eenvoudiger maakt. Zij willen graag dans meer relateren aan de HAN, wat een uitstekende mogelijkheid biedt voor Dance Fever om zich te presenteren. Wij willen graag het optreden jaarlijks plaats laten vinden, zodat we Dance Fever meer op de kaart kunnen zetten en de leden jaarlijks aan buitenstaanders kunnen laten zien wat zij geleerd hebben. Ook werken de leden dan gedurende het jaar naar het optreden toe. Dit zorgt ervoor dat in de opbouw van de lessen ook de choreografie van het optreden steeds terugkomt. Leden van de beginnersgroepen zullen voornamelijk pas geleerde stappen, 7

8 patronen of elementen in hun choreografie tonen, maar dit zal eveneens een samenhangend geheel zijn. Het is wel belangrijk dat docenten op tijd beginnen met de dans of choreografie voor dit optreden, zodat leden genoeg tijd hebben om de passen te leren. Vanuit het bestuur zal de commissaris dans hier op aansturen, zodat er een mooi resultaat gepresenteerd kan worden op het optreden. Ook zal de OpCie hier een handje bij helpen. Zij houden contact met de docenten en sturen hen aan op het maken en aanleren van een choreografie. Door tijdig te beginnen met de voorbereidingen voor het optreden wordt ook voorkomen dat het aanleren van choreografieën later in het jaar volledig ten koste gaat van de techniekaspecten en andere oefeningen tijdens de lessen. Het aanleren van de choreografieën zal hoofdzakelijk gebeuren tijdens de lessen. Voor de stijlen jazzballet, klassiek ballet en hiphop zal dit gemakkelijk gaan. Voor de stijldanslessen zal dit lastiger zijn, omdat de lessen kort zijn. Hier zal dan ook buiten de lessen om een choreografie in elkaar gedraaid moeten worden. Door het inzetten van enthousiaste leden en docenten zal ook dit een mooie choreografie opleveren. Wij hanteren het aanmeldsysteem dat ieder lid mee doet met het optreden, tenzij hij of zij zich afmeldt. Hiermee hopen wij op het optreden en zo goed mogelijk beeld te geven van onze vereniging en er een gezellig en groot spektakel van te maken. Wij laten tijdig aan de leden weten dat ze aangemeld staan en dat ze zich anders moeten afmelden. Uitbreiding van het lesaanbod Het afgelopen jaar is er door middel van een poll op de website gepeild welke dansstijlen nog niet aangeboden door Dance Fever in trek zijn bij de leden. Uit deze poll kwam naar voren dat moderne dans erg in trek is. Salsa en showdance kwamen op respectievelijk de tweede en derde plaats. We hebben er voor gekozen om lessen moderne dans niet aan te gaan bieden, omdat de docente jazzballet gevorderd in haar lessen veel invloeden vanuit de moderne dans heeft geïntegreerd. Daarom is ook besloten om de gevorderdenles van jazzballet in het vervolg modern jazzballet te noemen. Ook hebben we besloten om ons nu te gaan richten op showdance en niet op salsa. Dit omdat we al een basis hebben liggen in de showdance door het optreden van afgelopen jaar. Voor het optreden op de HAN afgelopen jaar is er een showgroep gevormd onder leiding van Tessa van de Kamp. De groep werd erg goed ontvangen door de leden en daarom is er besloten om voor volgend jaar een vaste showgroep op te zetten. Het doel van deze groep is dat er continu geoefend wordt voor optredens. Er wordt specifiek ook aandacht besteed aan uitstraling en presentatie. Hierdoor heeft Dance Fever altijd een groep met dansers voor demo s of optredens. Deze showgroep representeert Dance Fever op demo s. Hiermee geeft de showgroep een beeld van Dance Fever naar buitenstaanders. We willen hiermee uitstralen dat wij een leuke dansvereniging zijn. Daarbij willen we de interesse van de buitenstaander wekken en daarmee ook de naamsbekendheid van Dance Fever vergroten. Bij demo s is het mogelijk 8

9 om flyers uit te delen aan geïnteresseerden waarop ook onze andere stijlen vertegenwoordigd zijn, zodat de mensen een volledig beeld krijgen van Dance Fever. Als Dance Fever gevraagd wordt om een demo te geven, dan wil dit niet zeggen dat altijd de showgroep deze gaat geven. Het kan natuurlijk zijn dat er naar een specifieke stijl gevraagd wordt en hier zal dan ook gehoor aan gegeven worden. Daarnaast zullen wij ook zelf verschillende stijlen aanbieden voor een demo, zodat het beste bij de vraag aangesloten kan worden. Het is niet zeker of deze showgroep aan het begin van het jaar al kan beginnen, omdat de locatie voor de trainingen van deze nieuwe groep nog niet zeker is. In de loop van de eerste helft van het jaar moet het echter lukken om deze groep te laten starten. Tessa van de Kamp, de docente jazzballet beginners, heeft voor het optreden ook deze groep gecoördineerd en is bereid en bekwaam om in het vervolg de nieuwe groep te doceren. Wij hebben gemerkt dat tussen groepen jazzballet beginners en jazzballet gevorderden een groot verschil zit qua niveau. Ook was de gevorderdengroep erg vol en moest er geloot worden onder de leden voor een plek in de cursus. Om meer lesaanbod te creëren en leden de kans te geven om op hun eigen niveau te dansen willen we kijken of er een halfgevorderdengroep gecreëerd kan worden. Mogelijk kan deze ook in februari starten. Aan het einde van het dansjaar zal dan gekeken worden of deze groep goed loopt en of de groep aangehouden kan worden voor het volgende jaar. Op het USC zijn de zalen voor de huidige groepen al vastgelegd. Daarom zal er waarschijnlijk voor de halfgevorderdengroep geen plaats zijn op het USC. Als de showgroep op de HAN kan dansen, dan zou op dezelfde avond de les van jazzballet halfgevorderd bijvoorbeeld plaats kunnen vinden. Nieuwe locatie zoeken Afgelopen jaar is de LocaCie op zoek geweest naar een nieuwe danslocatie voor de gehele vereniging. Het bestuur zou zorg dragen voor een nieuwe locatie voor de stijldanslessen, maar hier bleek geen directe noodzaak voor te zijn. Net voor de zomervakantie is echter gebleken dat het USC geen vast contract meer kan afsluiten met het Kolpinghuis. Het is dus niet duidelijk of we het hele jaar kunnen blijven stijldansen op deze locatie. Daarom is het allereerst prioriteit om te zoeken naar een geschikte stijldanslocatie. De LocaCie heeft het afgelopen jaar een lijst gemaakt met locaties die in aanmerking zouden kunnen komen voor onze vereniging. Aan de hand van deze lijst kunnen wij onze zoektocht naar een nieuwe locatie voortzetten. Daarbij is het ook van belang om te blijven zoeken naar een geschikte locatie waar de andere stijlen van Dance Fever kunnen oefenen, aangezien we het lesaanbod willen gaan uitbreiden. Mogelijk zijn er op de HAN ruimtes beschikbaar waarvan wij gebruik kunnen maken voor onze lessen. 9

10 Nieuwe sponsoren werven en huidige contacten onderhouden Afgelopen bestuursjaar is er een sponsorcontract afgesloten met Ready to Dance. De danswinkel sponsort de vereniging met een vast bedrag in ruil voor een advertentie in de nieuwsbrief. Ook heeft Dans- en Theaterwinkel Podium in Nijmegen aangegeven een kleine bijdrage te willen leveren als sponsor. Het betreft hier echter geen bedrag in geld, maar in de vorm van een cadeaubon. Wij als bestuur vinden het belangrijk om de contacten met deze sponsors te onderhouden. Dit willen we doen door minimaal één keer per jaar bij deze sponsors langs te gaan en het sponsorcontract te evalueren. Daarnaast willen we proberen om enkele kleine, nieuwe sponsoren aan te trekken, met name voor de introductieweken. Op deze manier zouden we financieel iets meer mogelijkheden hebben om ons als studentensportvereniging te profileren onder de nieuwe studenten. Nieuwe stamkroeg zoeken Dit jaar zijn van meerdere kanten geluiden geweest dat onze stamkroeg Moenen niet voor ons als dansvereniging geschikt zou zijn. Zo blijkt er vrij weinig mogelijk te zijn qua aankleding van de ruimte bij speciale borrels (bijvoorbeeld bij de carnavalsborrel) en horen we van verschillende leden dat Moenen weinig sfeer heeft, doordat men tijdens de borrels aan verschillende tafels zit en niet kan staan. Daarbij bleek uit een enquête van ANS (mei 2013) dat Moenen onder de Nijmeegse studenten meer gezien wordt als een datecafé. Dit jaar willen we daarom verschillende kroegen in Nijmegen afgaan om te kijken wat de mogelijkheden zijn, zodat we voor volgend verenigingsjaar of misschien al halverwege dit jaar een nieuwe stamkroeg voor Dance Fever hebben die beter aansluit bij de vereniging. 10