Mandaat- en machtigingsregeling van de gemeente Eijsden-Margraten 2014

Transcriptie

1 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Eijsden-Margraten. Nr december 2013 Mandaat- en machtigingsregeling van de gemeente Eijsden-Margraten 2014 Burgemeester en wethouders, de burgemeester alsmede de heffings- en invorderingsambtenaren van de gemeente Eijsden-Margraten, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft; gelet op de Gemeentewet en afdeling van de Algemene wet bestuursrecht b e s l u i t e n : vast te stellen de mandaat- en machtigingsregeling van de gemeente Eijsden-Margraten 2014; Artikel 1. Definities. In dit besluit wordt verstaan onder: a. de gemeentesecretaris: de algemeen directeur/gemeentesecretaris van Eijsden-Margraten; b. de directeur: lid van de directie; c. de directie: de gemeentesecretaris en de directeur gezamenlijk; c. het MT: de afdelingshoofden gezamenlijk; d. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen; e. ondermandaat: het verlenen van mandaat door de gemandateerde aan een ander; f. volmacht: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, als bedoeld in artikel 160 Gemeentewet; g. machtiging: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn; Artikel 2. Mandaat directie. 1. Aan de directie wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden (met uitzondering van het bepaalde in lid 3): 2. De directie is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat; 3. De in bijlage 1 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college of burgemeester; 4. Het college respectievelijk de burgemeester kan instructies geven over de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend. Artikel 3. Mandaat afdelingshoofden en plaatsvervangend afdelingshoofden. 1. De aan de directie gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de afdelingshoofden en plaatsvervangend afdelingshoofden (met uitzondering van het bepaalde in lid 4); 2. De afdelingshoofden en plaatsvervangend afdelingshoofden maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de betreffende afdeling; 3. De in bijlage 2 opgenomen bevoegdheden worden aan de daarbij genoemde functionarissen ondergemandateerd; 4. De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de directie. 5. De afdelingshoofden en plaatsvervangend afdelingshoofden zijn bevoegd om ondermandaten die bij dit besluit aan onder hen ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat. Artikel 4. Algemene uitzonderingen van mandaat. 1. Geen mandaat wordt verleend indien artikel 10:3 Awb van toepassing is; 2. Het vermelde in dit mandaatbesluit laat de Budgethoudersregeling onverlet. Artikel 5. Afstemming. De mandaathouder draagt er zorg voor dat er afstemming met het bestuursorgaan/de portefeuillehouder plaatsvindt voordat een besluit wordt genomen, indien: 1

2 a. het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld; b. het bestuursorgaan, dan wel de portefeuillehouder dit kenbaar heeft gemaakt; c. het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen; d. bij een besluit meerdere afdelingen zijn betrokken, van wie het standpunt niet gelijkluidend is; e. het besluit of (rechts)handeling als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt; f. de aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren. Artikel 6. Ondertekening. 1. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan, tenzij dit anders is geregeld; 2. Een krachtens mandaat genomen besluit alsmede stukken op basis van een machtiging worden door de gemandateerde c.q. de gemachtigde als volgt ondertekend: Burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten, namens dezen ; De burgemeester van Eijsden-Margraten, namens deze ; De heffingsambtenaar c.q. de invorderingsambtenaar, namens deze. Namens deze wordt gevolgd door de functieaanduiding van de gemandateerde of de gemachtigde, naam en handtekening. 3. Ondertekening krachtens ondertekeningsmandaat vindt als volgt plaats: Overeenkomstig het door het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester van Eijsden-Margraten genomen besluit, gevolgd door de functieaanduiding van de gemandateerde, naam en handtekening. Artikel 7. Vervanging mandaathouder. Bij afwezigheid van een afdelingshoofd en plaatsvervangend afdelingshoofd kan een (plaatsvervangend) hoofd van een andere afdeling deze vervangen. Artikel 8. Volmacht en machtiging. Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging. Artikel 9. Wijzigingen. 1. Wijzigingen in het mandaatbesluit worden gemeld aan AJZ; 2. AJZ draagt zorg voor een actuele geconsolideerde versie van mandaat- en machtigingsregeling; Artikel 10. Intrekking. Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt de mandaat- en machtigingsregeling gemeente Eijsden-Margraten 2011 (inclusief de wijziging) ingetrokken. Artikel 11. Inwerkingtreding. Dit besluit treedt in werking op 1 januari Artikel 12. Citeertitel. Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Eijsden-Margraten Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 december 2013 Burgemeester en wethouders van de gemeente Eijsden-Margraten, De burgemeester, de secretaris, D.A.M. Akkermans. drs. H.J.M. van Dijk. De burgemeester van de gemeente Eijsden-Margraten, D.A.M. Akkermans. 2

3 De heffingsambtenaar van de gemeente Eijsden-Margraten De invorderingsambtenaar van de gemeente Eijsden-Margraten, BIJLAGE 1. Aangelegenheden welke ingevolge artikel 2, derde lid van de Mandaat- en machtigingsregeling Eijsden- Margraten 2014 blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden. Publiekrecht. 1. Het doen van voorstellen aan de raad. 2. Het vaststellen van de organisatieverordening. 3. Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie. 4. Het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan het college dan wel burgemeester. 5. Het nemen van besluiten op schriftelijk ingediende klachten die in behandeling zijn genomen. 6. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld. 7. Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) beroep aan te tekenen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke procedures. 8. Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of voorschriften, uitgezonderd: binnenplanse afwijkingen als bedoeld in artikel 2.12, lid 1 onder a onder 1 van de Wabo; artikel 2.12 lid 1 onder a onder 2 van de Wabo juncto artikel 4 Bijlage II van het Bor de leden 2 t/m 8 en 10 met dien verstande, dat gebruikmaking van mandaat bij genoemde uitzonderingen niet eerder geschiedt dan na voorafgaande afstemming met de portefeuillehouder. 9. Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, voor zover die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet rampen en zware ongevallen. 10. Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie. 11. Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten een uniforme openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen, bedenkingen of inspraakreacties zijn ingebracht. 12. Het nemen van besluiten ten aanzien van het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een langere periode dan 24 uur en met uitzondering van schoolgebouwen. 13. Het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot: a. de raad; b. de Koningin en andere leden van het Koninklijk Huis; c. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen; d. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie; e. de vicepresident van de Raad van State; f. de president van de Algemene Rekenkamer; g. de Ombudsvoorziening, voor zover het correspondentie betreft terzake van formele klachten; h. enig bestuursorgaan van een waterschap, provincie of Rijk. 14. Het besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen, met uitzondering van het oninbaar verklaren van belastingen, met dien verstande dat de portefeuillehouder Financiën het besluit tot oninbaar verklaren van vorderingen tot maximaal 2.500,- kan nemen. 15. Het besluit tot oninbaar verklaren van openstaande belastingaanslagen met dien verstande dat aan de portefeuillehouder Financiën het besluit tot oninbaar verklaren van openstaande belastingaanslagen tot een maximum van per aanslag kan nemen. 16. Het nemen van een besluit tot het toepassen en uitvoeren van bestuurlijke sancties (bestuursdwang, dwangsom, intrekken vergunning etc.). 17. De bevoegdheden terzake van de handhaving van de openbare orde en bestrijding van brand, ongevallen en rampen. 18. Aan de burgemeester blijft voorbehouden het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod. 19. Aan de burgemeester blijft voorbehouden het besluit inhoudende een last tot in bewaring stelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen. Privaatrecht. Aanbestedingen. 3

4 1. Het nemen van besluiten om af te wijken van het vastgestelde aanbestedingsbeleid. 2. Het nemen van gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende overeenkomsten voor zover het aanbestedingen betreft vanaf meervoudig onderhands voor diensten en leveringen vanaf een bedrag van ,00 en voor werken vanaf een bedrag van ,00. Contracten. 1. Het besluit tot het aangaan van PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen, en bestuursovereenkomsten. 2. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de toegekende budgetten en vastgestelde kaders. 3. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien: a. op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht; b. op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben; c. de raad ter zake om informatie heeft gevraagd. 4. Het afgeven van garanties. 5. Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden. Civiele procedures. 1. Het besluit tot het aangaan van een civiele procedure. 2. Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeentegemeentebestuur in civiele procedures. f het 3. Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd. Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen. 1. Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen. 2. Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen. 3. Het aanvaarden van een aanbod tot sponsoring. 4. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement. 5. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag ad ,- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen. Machtiging. Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder. Personeelsaangelegenheden. Bevoegdheden t.a.v. individuele personeelsleden 1. Het aanstellen en ontslaan van de afdelingshoofden en plaatsvervangend hoofden op voordracht van de directie. 2. Het vaststellen van functieniveaus. 3. Het aanhouden van een ontslagverzoek als strafontslag wordt overwogen. 4. Het aanhouden van een ontslagverzoek totdat er een uitspraak is van de strafrechter of het besluit tot disciplinaire bestraffing onherroepelijk is geworden. 5. Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan arbeidskrachten. 6. Het verlenen van strafontslag. 7. Het verlenen van ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid. 8. Het (gedeeltelijk) inhouden van salaris tijdens een schorsing in het kader van een ordemaatregel. 9. Het inzetten van ambtenaren in geval van een staking bij een particulier bedrijf. 10. Het staken van de bezoldiging als bedoeld in artikel 3:1:1, vierde lid CAR. 11. Het (gedeeltelijk) vervallen verklaren van het wachtgeld als bedoeld in artikel 10:22 CAR. 12. Het (gedeeltelijk) vervallen verklaren van de uitkering als bedoeld in artikel 11:26 CAR. 13. Het inhouden op de bezoldiging tijdens schorsing, als bedoeld in artikel 8:15:2 CAR. 14. Het verlenen van toestemming tot het vervullen van nevenfuncties door directieleden als bedoeld in artikel 15:1 lid e CAR. 15. Het opleggen van disciplinaire straffen. 4

5 16. Het toestemmen om nevenwerkzaamheden te verrichten. 17. Het gedwongen overplaatsen naar een ander organisatieonderdeel. 18. Het gedwongen overplaatsen in het belang van het team, de afdeling of gemeente, voor zover de overplaatsing plaatsvindt binnen de eigen gemeente. 19. Het opleggen van een verplichting tot het vergoeden van door de gemeente geleden schade. 20. Het verlenen van toestemming tot het dragen van een uniform of dienstkleding bij het deelnemen aan betogingen of optochten. 21. Het opleggen van de verplichting in of meer nabij zijn standplaats te gaan wonen. 22. Het opleggen van de verplichting tot het betrekken van een dienstwoning. 23. Het toekennen van salaris bij aanstelling van directeur en afdelingshoofd. 24. Het toekennen van extra salarisverhoging voor een afdelingshoofd. 25. Het toekennen van een persoonlijke toelage voor een afdelingshoofd. 26. Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures. Overige aangelegenheden. 1. Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Eijsden-Margraten in bestuursen toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen. 2. Het benoemen van personen in adviesorganen van het college. 3. Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83Gemeentewet. van de 4. Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84Gemeentewet. van de BIJLAGE 2. Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vierde lid van de "Mandaat- en machtigingsregeling Eijsden- Margraten 2014 aan de in het overzicht genoemde functionarissen worden (onder)gemandateerd. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden. Publiekrecht. Aan de medewerker Wet basisadministraties adressen en gebouwen (hierna: wet Bag) is voorbehouden de bevoegdheid tot: 1. Het opmaken van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid, onder b van de Wet bag. 2. Het opmaken van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet bag aangewezen brondocument zijn opgenomen; Het heffen van leges Doorzenden van een geschrift aan een ander bestuursorgaan en doen van mededeling ex artikel 2:3 Awb Verrichten van voorbereidende handelingen ter uitvoering van openbare voorbereidingsprocedure afdeling 3:4 Awb Publicatie en bekendmaking ontwerp besluit ex artikel 3:12, 3:13 Awb Ter inzage leggen stukken ex artikel 3:14 Awb Horen belanghebbende en maken verslag hoorzitting alsmede bieden gelegenheid tot reactie aan aanvrager ex artikel 3:15/ 3:17 Awb Voeren van correspondentie inzake aan- en verkoop van gemeente eigendommen Toetsing kandidaten bij kaveluitgifte particulier of project Begeleidende correspondentie bij besluitvorming mbt grondtransacties * Het innemen van standpunten bij voeren van bestuurlijke, civielrechtelijke en fiscale procedures, inclusief indiening vertoogschriften, verweerschriften, conclusies re- en dupliek en op procedure betrekking hebbende stukken, opstel- len notitie ten behoeve van de behandeling van een bezwaarschrift door de bezwaarschriftencommissie, het indienen van een verweerschrift, beroepschrift en opstellen van een pleitnota in procedures bij de in de algemene machtiging opgenomen (rechtelijke) instanties alsmede het indienen van nadere reacties en verstrekken aanvullende informatie aan deze instanties Beleidsmedewerker verkeer en mobiliteit B M 5

6 Voorkomende correspondentie bij notariële afwikkeling grondtransacties Reguliere verrekening meer/minmaat naar aanleiding van kadastrale inmeting bij verkoop van gemeente-eigendommen Vertegenwoordiging bij grensaanduiding grondtransacties in het bijzijn van wederpartij en kadaster Verrekening meer/minmaat met betrekking tot de te leveren gronden en kavels conform akte/overeenkomst als gevolg van hogere waarde van verkochte gemeente eigendom in verband met wijziging bestemming naar bouwgrond Opdracht verstrekken tot taxaties van gronden en panden tot max ,- per opdracht Opdracht verstrekken tot taxaties van gronden en panden overeenkomstig genomen college besluit indien > 5.000,- Doen van kennisgeving aan eigenaren, huurders of pachters van gronden en/of gebouwen van de komst van taxateurs, landmeters of anderen personen namens het college Opdracht verstrekken voor het inmeten door het kadaster Begeleiden en daartoe voeren overleg, correspondentie inzake civiel- en cultuurtechnische werken Directievoering en toezicht op gegunde en in uitvoering zijnde werken Verstrekken jaargegevens aan Waterschap en Zuiveringschap inzake uitgevoerde rioolaansluitingen Kennisgeving doen aan betrokkenen aangaande gemaakte kosten rioolaansluiting Aanschrijvingen in verband met straatwerkgaranties Verlenen van toestemming voor leggen van duikers Verlenen van toestemming voor het maken van wegboringen Technische klachtenafhandeling Verlenen van toestemming aan nutsbedrijven voor het leggen van kabels en leidingen in gemeentelijke grond onder de gebruikelijke voorwaarden en indien daaraan geen kosten zijn verbonden Verlenen van opdrachten aan nutsbedrijven tot uitvoering van werkzaamheden overeenkomstig genomen college besluit Inwilligen van een verzoek tot het maken van rioolaansluitingen met vermelding van het daarvoor verschuldigde tarief Afhandelen van verzoeken m.b.t. rioolontstoppingen, leegzuigen sceptic tanks, beerputten, stapelputten ed. Planontwikkelaar Beleidsmedewerker civieltechniek wegen Beleidsmedewerker civieltechniek water Beleidsmedewerker cultuurtechniek groen Medewerker wegen Medewerker civieltechniek water Medewerker groen Medewerker gebouwen Beleidsmedewerker civieltechniek riool Beleidsmedewerker civieltechniek riool Beleidsmedewerker civieltechniek wegen Medewerker wegen Beleidsmedewerker civieltechniek riool Beleidsmedewerker civieltechniek wegen Medewerker wegen Beleidsmedewerker civieltechniek wegen Medewerker wegen Beleidsmedewerker civieltechniek wegen Medewerker wegen Beleidsmedewerker civieltechniek riool Beleidsmedewerker civieltechniek riool 6

7 Aanbrengen van wijzigingen van geringe betekenis aan de openbare verlichting Verlenen gefiscaliseerde vergunningen voor parkeren op belanghebbende parkeerplaatsen of parkeerapparatuur plaatsen Verlenen gefiscaliseerde vergunningen voor parkeren op belanghebbende parkeerplaatsen of parkeerapparatuur plaatsen Nemen van tijdelijke verkeersmaatregelen Informatieverstrekking over Wvg procedure en over percelen waarop een voorkeursrecht is gevestigd Publicatie / bekendmakingen op grond van de Wvg Verzending bewijs van ontvangst van officiële biedingen Wvg Het heffen van leges Het opstellen van ambtelijke verklaringen Het toetsen van (overige) brondocumenten aan de vereisten voor inschrijving ingevolge artikel 11 van de Wet bag Het uitgeven van inschrijfnummers en identificatienummers Het, op grond van het bepaalde in artikel 10, tweede lid, van de Wet bag, inschrijven van de in of op grond van artikel 10, eerste lid van de Wet bag aangewezen brondocumenten in het adressenregister dan wel het gebouwenregister Het ingevolge artikel 9 van de Wet bag verzorgen van een zodanige opzet van het adressenregister en het gebouwenregister, dat de inhoud daarvan duurzaam kan worden bewaard en te allen tijde binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar is Het, ingevolge artikel 14 van de Wet bag, zorg dragen voor een goede beschikbaarheid, werking en beveiliging van de adressenregistratie respectievelijk de gebouwenregistratie Het ontvangen, doorgeleiden en afhandelen van meldingen zoals bedoeld in artikel 37 en verzoeken zoals bedoeld in artikel 38 van de Wet bag, inclusief de verwerking daarvan zoals bedoeld in de artikelen 31, 39, 40 en 41 van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen Het onderhouden dan wel doen onderhouden van het berichtenverkeer met de Landelijke Voorziening basisregistraties adressen en gebouwen zoals bedoeld in artikel 31 van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen Het op verzoek aan eenieder verlenen van inzage in het adressenregister, het gebouwenregister, de adressenregistratie en de gebouwenregistratie, alsmede het aan eenieder verstrekken van de in de adressenregistratie respectievelijk de gebouwenregistratie opgenomen gegevens zoals bedoeld in artikel 32, eerste lid onder a van de Wet bag Het bevorderen van de nakoming van de gemeentelijke verplichtingen in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, met inbegrip van de inrichting van de processen, de conformiteit van het gebruikte informatiesysteem en de beveiligingsmaatregelen alsmede het rapporteren over de nakoming daarvan aan burgemeester en wethouders Het vaststellen van de definitieve geometrie van panden en verblijfsobjecten, zoals bedoeld in artikel 8 van de Wet bag Het opmaken van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet bag Doorzenden van een geschrift aan een ander bestuursorgaan en doen van mededeling ex artikel 2:3 Awb Verrichten van voorbereidende handelingen ter uitvoering van openbare voorbereidingsprocedure afdeling 3.4 Awb 1. Publicatie en bekendmaking ontwerp besluit ex artikel 3:12, 3:13 Awb 2. Ter inzage leggen stukken ex artikel 3:14 Awb Beleidsmedewerker civieltechniek wegen Medewerker wegen Medewerker verkeer en mobiliteit Medewerker verkeer en mobiliteit Medewerker verkeer en mobiliteit 1 e lijns Klantadviseurs KCC medewerker toezicht en handhaving toezichthouder Het opmaken van schriftelijke verklaringen, strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de gebouwen- registratie en die niet in een ander krachtens de Wet basis registraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen medewerker toezicht en handhaving toezichthouder 7

8 Horen belanghebbende en maken verslag hoorzitting alsmede bieden gelegenheid tot reactie aan aanvrager ex artikel 3:15/ 3:17 Awb Doen van mededeling dat geen zienswijzen zijn ingediend ex artikel 3:18 lid 4 Awb Voeren van correspondentie in verband met het aantrekken van personeel (en stagiaires) Selecteren en oproepen van personen voor sollicitatiegesprekken, keuringen en tests met uitzondering van leidinggevende functie Schriftelijke afwijzing sollicitanten Uitvoeren van voorschriften met betrekking tot salarisadministratie van de gemeente Hoofdstuk 6 CAR/UWO 1. (Her)berekenen jaarlijkse verlofrechten Medewerker personeels- en salarisadministratie Medewerker personeels- en salarisadministratie *IBOR= cluster integraal beheer openbare ruimte Privaatrecht. Aanbestedingen. Contracten. Civiele procedures. Overige privaatrechtelijke handelingen. 1. Aan de bij een incident betrokken hoogste operationeel leidinggevende van de brandweer blijft voorbehouden de bevoegdheid om, tijdens diens taakuitvoering, overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of dreigende onveilige situatie te doen beëindigen of te voorkomen. 2. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde vanaf een GRIP 0 situatie de algehele coördinatie te verzorgen voor alle in te zetten gemeentelijke diensten. 3. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde vanaf een GRIP 0 situatie tot een maximum bedrag van 5.000,- opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit. 4. Aan de (piket)ambtenaar rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde vanaf een GRIP 0 situatie opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit boven het bedrag van 5.000,- met een maximum na hier overleg over te hebben gevoerd met de burgemeester. 5. Aan de brandweercommandant blijft voorbehouden het afgeven van een machtiging voor het gebruik van een sleutelbuissysteem. Machtiging. Personeelsaangelegenheden Aan het afdelingshoofd verantwoordelijk voor Human Resource blijven de volgende bevoegdheden voorbehouden: 1. Het nemen van beslissingen ten aanzien van overlijdensuitkeringen aan nagelaten betrekkingen van overleden ambtenaren; 2. Het nemen van beslissingen ten aanzien van het toekennen van een BHV-toelage; 3. Het verlenen van ontslag op eigen verzoek. BIJLAGE 3. Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, vierde lid van de mandaat- en machtigingsregeling Eijsden- Margraten 2014 blijven voorbehouden aan de directie. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden Publiekrecht. 8

9 1. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor de bezwaarschriften. 2. Het intrekken en het lager vaststellen van een subsidie. Privaatrecht. Aanbestedingen. Contracten. Het ontbinden van een overeenkomst. Civiele procedures. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in civiele procedures. Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen. Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang lager dan ,-. Machtiging. Personeelsaangelegenheden. 1. Het toekennen van een gratificatie. 2. Het toekennen van extra salarisverhoging van afdelingshoofden. 3. Het toekennen van een persoonlijke toelage van afdelingshoofden. 4. Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures 5. Het toekennen van een persoonlijke schaal. 6. Het toepassen van de hardheidsclausule van de bezoldigingsregeling. 7. Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties. 8. Het verlenen van ontslag wegens arbeidsongeschiktheid. 9. Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog. 10. Het uitvoeren van de regeling klokkenluiders. 11. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings-) regelingen. 12. Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel. 13. Het nemen van besluiten over de formele arbeidsduur. 14. Het jaarlijks aanwijzen van de verplichte brugdagen. 15. Het weigeren van toestemming om nevenwerkzaamheden te verrichten. Overige aangelegenheden. TOELICHTING OP DE MANDAAT- EN MACHTIGINGSREGELING VAN DE GEMEENTE EIJSDEN-MAR- GRATEN 2014 Inleiding. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen. Volmacht en machtiging. In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dit betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb). Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de 9

10 gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen. De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken. Methodiek. De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd. Gebruikelijk is om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen. Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspunten van integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. In de voorliggende mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevend niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een andere leidinggevende op een hoger niveau. Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden laag in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in weten regelgeving. Ondertekening- en beslissingsmandaat. In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit. In art: 10:11 Awb wordt ook de figuur van ondertekeningsmandaat genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt evenwel nauwelijks gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert overigens de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan. Uitzonderingen mandaat. Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3 1e lid Awb). Daarom moet 10

11 bij het verlenen van een mandaat telkens worden nagegaan of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke. Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kan worden gedacht aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. Deze criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen en politieke sensitiviteit verlangd van de betrokken ambtenaar. Treasury. In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Treasurystatuut, geldend voor de gemeente Eijsden-Margraten. Dat statuut is op 22 maart 2011 door de raad vastgesteld en geeft de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend. Conform artikel 160 lid e van de Gemeentewet is het college bevoegd tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente, waaronder dus ook besluiten in het kader van Treasury. Personeelsaangelegenheden. De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen is alleen op collegeniveau neergelegd. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatverlening. Het gaat bij disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij het college dient te blijven liggen. Artikelsgewijze toelichting. Artikel 1. Spreekt voor zich. Artikel 2. Lid 1: In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de directie. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 4 zijn de algemene uitzonderingen genoemd. Lid 2: Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de directie. Dit maakt het mogelijk dat de directie beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig. Lid 3: De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager. Lid 4: Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. Artikel 3. Lid 1: Dit lid brengt de hiërarchische positie van de directie tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk via de directie aan de afdelingshoofden gemandateerd. Lid 2: 11

12 In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende afdelingshoofden en plaatsvervangend hoofden. Het mandaat van een afdelingshoofd/plaatsvervangend hoofd geldt voor die aangelegenheden waar zij voor verantwoordelijk zijn. Dit is gemeentebreed, want de ene afdelingsmanager kan de andere afdelingsmanager vervangen. Lid 3: Er zijn bevoegdheden die aan een enkele functionaris in de organisatie worden toegekend. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in een aparte bijlage. Overigens is het zo dat ook deze bevoegdheden via de directie worden gemandateerd en dus niet rechtstreeks vanuit het college. Lid 4: De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd. Lid 5: Zie de toelichting bij artikel 2, tweede lid. In aanvulling daarop kan nog worden opgemerkt dat het bij het opstellen van deze regeling het uitgangspunt is geweest dat dezelfde bevoegdheden gemeentebreed ook op hetzelfde leidinggevende niveau worden neergelegd. Artikel 4. Algemeen: Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, etc. in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien, dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien. Lid 1: Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke. Lid 2: Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaalt dit lid dat de budgethoudersregeling prevaleert boven het mandaatbesluit. Artikel 5. Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kan worden gedacht aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden. Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium politiek gevoelige zaken voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling van de Awb. Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 4 (algemene uitzonderingen). Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken leidinggevende ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat hij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan. Artikel 6. In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van ondertekeningsmandaat genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Artikel 7. 12

13 Indien een afdelingshoofd/plaatsvervangend afdelingshoofd afwezig is, dan word deze horizontaal vervangen door een afdelingshoofd/plaatsvervangend afdelingshoofd van een andere afdeling. Artikel 8. Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen. Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente. Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen. Artikel 9. Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door AJZ. De kern van de procedure is dat de afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. AJZ is eindverantwoordelijk voor een goede verwerking in het mandaatbesluit. Artikelen 10, 11 en 12. Spreken voor zich. 13