Draaiboek reflectieworkshop werkprocedures

Transcriptie

1 Draaiboek reflectieworkshop werkprocedures Snel veel verbetervoorstellen genereren met een grote groep mensen Vrij gebruik is toegestaan, bronvermelding is fijn. Vraag Hoe kunnen we in korte tijd van een grote groep mensen veel ideeën verzamelen voor het verbeteren van een bestaande werkprocedure of -instrument? Aandachtspunten van de workshop iedereen leert iedereen doet mee focus op oplossingen deelnemers geven richting een positieve ervaring vol energie snel thema s laten kiezen eerst veel laten doen pas dan laten praten rechtstaand werken regie en tempo houden Voorbereiding Analyseer relevant bronmateriaal zoals analyseverslagen die hebben geleid tot het ontwerp van het instrument of de procedure gedeelde afspraken rond het gebruik sjablonen die in gebruik zijn richtlijnen handleidingen Hiermee bepaal je over welke thema s, instrumenten of procedures je wil laten reflecteren. Hou het gefocust. Wij werkten bijvoorbeeld rond de knelpunten die aanleiding hebben gegeven tot een model van overleg met bijbehorende planning, richtlijnen, regels en een vergadersjabloon. Deelnemers Bepaal de profielen en het aantal deelnemers. Tot 30 personen kun je de workshop in een uur afronden. Ga je voor meer deelnemers dan zal je meer tijd moeten voorzien. f-use Lakensestraat Strombeek-Bever

2 Materiaal Scorebladen Maak vooraf duidelijke stellingen en typ die elk apart in een groot lettertype op een A4 blad. Zet daarbij de scoremogelijkheden (wij gebruiken vooral 3 keuzes zoals minder-gelijk-meer of zelden meestal altijd en een numerieke schaal van 1 tot 10) en zorg dat er voldoende plaats is voor het aantal stemstickers dat je op elk blad verwacht (30 deelnemers zijn 30 stickers per blad!). Twee voorbeelden: 2 Bij dit scoreblad leggen we ook het sjabloon klaar zodat de deelnemers meteen weten welk instrument we bedoelen.

3 Scorestickers Wij gebruiken gekleurde bolletjes en knippen vooraf het juiste aantal voor elke deelnemer uit (15 scorebladen betekent 15 stemstickers per deelnemer). Themaposters Hiervoor kun je flip chart papier gebruiken. Zet vooraf als titel ideeën (of oplossingen) voor en deel de rest van het blad op in 4 vakken voor een eerste, tweede en derde cluster van ideeën en voor de andere ideeën. Later plakken de deelnemers hun post its in elk vak. Ander materiaal nuttige achtergrondinformatie bij stellingen op de scorebladen zoals het vergadersjabloon bij ons tweede voorbeeld op de vorige pagina een stift en een post it voor elke deelnemer extra post its schrijfmateriaal voor de verslaggever 3 Onderdelen van de workshop De workshop zelf bestaat uit 4 ronden: 1. Focus bepalen 2. Reflecteren en oplossingen genereren 3. Oplossingen delen en bespreken 4. Engagement vragen en bedanken Inrichting van de ruimte Voor ronde 1: plaats een lange tafel centraal in de ruimte. Leg hierop de scorebladen voldoende ver uit elkaar. Zorg dat de mensen die je verwacht hier comfortabel rond kunnen staan en kunnen bewegen zonder elkaar te hinderen. Voor ronde 2: leg de stiften en de post its op tafels aan de muur. Voor ronde 3: hang de themaposters aan een vrije muur. Voor ronde 3 en 4: flip chart klaarzetten voor het verslag en het noteren van de namen van vrijwilligers

4 Draaiboek Uur Tijd Activiteit Materiaal 00:00 10 Verwelkoming en opstart ronde 1: focus bepalen Bij het binnenkomen geef je elke DN een stickerblad. Welkomstwoord (kort). Doel en proces overlopen (kort). Eerste ronde (ieder plakt zijn stemstickers op de scorebladen). Resultaten kort plenair overlopen (steek daarbij elk scoreblad in de lucht) en de thema s kiezen voor ronde 2 (kies de 3 laagste scores). Scorebladen en stemstickers 4 00:10 10 Ronde 2: reflecteren en oplossingen genereren Nodig de DN uit om 1 minstens 1 idee/oplossing neer te schrijven op een post it; ze kiezen zelf voor welk van de gekozen thema s. Vraag om aan de achterzijde van de post it hun naam te noteren. Post its en stiften Ondertussen hang je de scorebladen van de gekozen thema s bij de themaposters. 00:20 25 Ronde 3: oplossingen delen en bespreken Start met de vraag Wie wil verslag maken? (of breng iemand mee). Je vraagt plenair een oplossing/idee voor een thema en laat de DN dit toelichten. Doorvragen en vragen naar aanvullende ideeën. Post its in eerste vak van poster laten plakken. Verdere bevraging naar volgende ideeën en volgende thema s. Post -its telkens op een volgend vak (nieuwe cluster) of volgende poster laten kleven. Themaposters aan de muur met daarbij de resp. scorebladen. Flip cart voor verslaggever 00:45 5 Ronde 4: engagement vragen en bedanken Kort het proces en het resultaat overlopen. Bedanken voor de medewerking en vragen of er vrijwilligers zijn om de ideeën mee uit te werken. Namen laten noteren.

5 Informatie verpakken tot verrassende boodschappen. Die mensen eerst doen stilstaan en glimlachen. En hen vervolgens iets met de boodschap doen doen. Waarbij ze iets leren over zichzelf, uw organisatie of anderen. En er een sterkere band ontstaat. Wanneer je op zoek bent naar: een creatieve oplossing voor je boodschap zodat die opvalt, verrast en de doelgroep stappen doet zetten een eindproduct dat in de taal van uw doelgroep de kernboodschap brengt van uw organisatie, dus ontwikkeld vanuit en met de mensen die er toe doen (doelgroep en stakeholders) ondersteuning bij uw projecten rond interne communicatie, zowel procesmatig als technisch en/of eindproducten die uw organisatiedoelen ondersteunen kortom, voor strategie- verander en cultuurcommunicatie werkt f-use graag met je mee vanuit de volgende waarden: Samen Jij kent je medewerkers het beste. Alleen in een partnership met jou én de medewerkers halen we resultaten. Nieuwsgierig We zijn oprecht benieuwd naar je organisatie, je doelen en wat er in je medewerkers omgaat. Overwogen We doen niets zomaar. We werken doelgericht en doen onze voorstellen gefundeerd. Respect We hebben respect voor mensen en hun ideeën en behoeften, culturen en onze planeet. Transparant We communiceren vaak en volledig over onze intenties, aanpak en bedenkingen. f-use Lakensestraat Strombeek-Bever