Agentschap Inspectie RWO Afdeling Toezicht. Prioriteiten en planning 2012

Transcriptie

1 Agentschap Inspectie RWO Afdeling Toezicht Prioriteiten en planning maart Voorwoord Missie - Opdracht - Organisatie Doelstelling woonbeleid Missie afdeling Toezicht Personeel Informatisering en informatie-uitwisseling Intern Extern Toezichtbevoegdheid Algemeen Toezicht op particulieren Toezicht op actoren Overzicht actoren Reikwijdte toezicht Algemeen Schorsen en vernietigen Administratieve geldboete en ingebrekestelling Maatregelen op basis van artikel 48 VWC Indeplaatsstelling Taakverdeling toezichthouders Algemene ondersteuning afdeling Secretariaat Kennis- en procesbeheer Inhoudelijke ondersteuning toezichthouders Aanpak opmaak planning Catalogus toezichtdomeinen Risicoanalyse Prioriteiten ACTOREN PARTICULIEREN

2 7. Toezichtactiviteiten en projecten per prioritair domein Gunnen van werken Gunning van nieuwbouw- en renovatiewerken met een bestelbedrag < Euro en/of gunningsprocedures zonder overleg met de VMSW Bestellen van herstellingswerken en afsluiten van onderhoudscontracten Kwaliteit woningen, beperken leegstand Onderhoud woningen, kwaliteit ingehuurde woningen SVK s Leegstand beperken Inschrijven kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen Opvolging, waar nodig via inspecties ter plaatse bij SHM s, SVK s en lokale besturen waar al een inspectie werd uitgevoerd Controle register en toewijzingen bij lokale besturen waar nog geen inspectie plaatsvond, en het VWF Behandeling verhalen kandidaat-huurders Huurprijzen en huurlasten Huurprijzen Vermindering onroerende voorheffing Huurlasten Gesubsidieerde conciërges In kaart brengen van het patrimonium waarin de gesubsidieerde conciërges tewerkgesteld zijn Gerichte controle van de huurlasten Overdracht en in beheer geven van sociaal huurpatrimonium van lokale besturen aan SHM In kaart brengen van overgedragen patrimonium Ontwikkelen methodiek Behandeling klachten over verhuring Inschrijven kandidaat-kopers en toewijzingen koopwoningen en kavels Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM s Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzing van sociale kavels bij SHM s Behandeling beroepen kandidaat-kopers Verkoopprijzen kavels Verplichtingen kopers (bouwvolumenormen en bewoningsplicht) Behandeling klachten (kandidaat-)kopers Sociale leningen Leningen EKM s Leningen VWF Leningen VMSW Statuten en subsidievoorwaarden VWF Nazicht statuten Aanwending middelen VWF

3 7.14. Organisatie en werking van de bestuursorganen Bijwonen bestuursvergaderingen Bijwerken profielschets en risicoanalyse Nazicht interne reglementen Opvolging samenstelling bestuursorganen Opvolging aanwezigheid deontologische codes Klachtenbeheer Inventarisatie aanwezigheid klachtenprocedures Nazicht klachtenprocedures Rapportering aan RWO, in het bijzonder de afdeling Toezicht (inhoud en termijnen) Rapportering overheidsopdrachten Rapportering verhuring Rapportering overdrachten Rapportering administratief beheer Financiële rapportering, boekhouding en rapportering i.v.m. subsidie-aanvragen Rapportering agenda's en beslissingen bestuursvergaderingen Interne controle Verdere inventarisatie interne controlemaatregelen bij SHM s Inhoudelijk nazicht aanwezige procedures Opvolging door toezichthouder van procedure aanwerving directeur bij actoren met verhoogd risicoprofiel Verdere inventarisatie aanwezigheid interne controlemaatregelen bij EHD en Financieel beheer Doelmatige aanwending van de kosten Naleving wetgeving overheidsopdrachten bij administratiekosten (gunning leveringen en diensten met bestelbedrag < euro en procedures zonder overleg met VMSW met bijzondere aandacht voor het aanstellen van architecten en commissarissen) Sociale huurders Bestrijding domiciliefraude Behandeling inbreuken taal- of inburgeringsbereidheid Behandeling inbreuken leefbaarheid/burenhinder Tegemoetkomingen (renovatiepremies) Multidisciplinaire onderzoeken Werkwijze Rapportering Onderzoeken Gevolgen toezicht: sancties signaleren knelpunten aan Woonbeleid Bijlage 1: Prioriteiten afdeling toezicht

4 1. Voorwoord In 2011 werd gestart met een nieuwe manier van plannen. Deze methodisch onderbouwde werkwijze heeft ertoe geleid dat de inschatting van de risico s op inbreuken geobjectiveerd werd. Er is echter geen sprake van een totale breuk met het verleden. Wel treedt de afdeling Toezicht van Inspectie RWO gerichter op en werden de toezichtacties verder verfijnd. Naast de eerder opgestarte toezichtacties werden ook nieuwe projecten op het getouw gezet. Deze focussen op de activiteiten en de actoren met het hoogste risicoprofiel. De bedoeling is uiteraard rechtshandhaving, maar ook de verdere professionalisering van de sociale huisvestingssector. Voor 2012 wordt er verdergegaan op hetzelfde elan, na evaluatie van de werkwijze van Een aantal accenten wordt verlegd als gevolg van (de impact van) de acties uit 2011, de gewijzigde (wettelijke) context, de opgedane ervaring en verworven kennis. 4

5 2. Missie - Opdracht - Organisatie 2.1. Doelstelling woonbeleid In de Vlaamse Wooncode wordt de doelstelling van het Vlaamse woonbeleid als volgt gedefinieerd: Iedereen heeft recht op menswaardig wonen. Daartoe moet de beschikking over een aangepaste woning, van goede kwaliteit, in een behoorlijke woonomgeving, tegen een betaalbare prijs en met woonzekerheid worden bevorderd (VWC art. 3). Om die doelstelling te bereiken verstrekt het Vlaamse Gewest rechtstreekse steun aan particulieren (bv. renovatiepremies), maar het rekent ook op de medewerking van intermediaire organisaties (externe actoren), die hiervoor projectsubsidies en rentesubsidies genieten en kunnen rekenen op de ondersteuning van de VMSW, Wonen Vlaanderen en het Departement RWO Missie afdeling Toezicht De missie van het agentschap IRWO is vervat in het oprichtingsbesluit 1 en in de Vlaamse Wooncode (VWC). De afdeling Toezicht heeft als missie ervoor te zorgen dat de externe huisvestingsactoren en particulieren handelen conform de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur. Aan de toezichthouders werden hiertoe in de Vlaamse Wooncode specifieke bevoegdheden toegekend Personeel Op 1 januari 2012 telde de afdeling Toezicht 40 personeelsleden, namelijk 15 toezichthouders en 25 personeelsleden werkzaam in de binnendienst. Als gevolg van deeltijds werkende personeelsleden waren er op dat moment 37,7 voltijdse equivalenten. Vanaf 16 januari 2012 neemt 1 toezichthouder echter voltijdse loopbaanonderbreking. Daarnaast kwam 1 personeelslid vanaf 6 februari deeltijds het secretariaat versterken Informatisering en informatie-uitwisseling Intern De afdeling Toezicht beschikt momenteel over 1 overkoepelende accesdatabank. Daarin wordt informatie bijgehouden met betrekking tot de actoren zelf, evenals aangaande de inspecties en de andere toezichtactiviteiten. Omdat er nood is aan een verhoogde gebruiksvriendelijkheid en betere performantie, is een nieuw systeem in ontwikkeling onder de vorm van een webapplicatie. Dit zal in 2012 geïmplementeerd worden, doch de voordelen en de efficiëntie ervan zullen zich pas in 2013 ten volle laten voelen. 1 Besluit van de Vlaamse regering van 10/11/2005 B.S. 11/01/

6 Het financieel analysesysteem, dat volledig intern werd ontwikkeld, werd in 2011 geïmplementeerd en zal vanaf 2012 de financiële controles gerichter aansturen. Het verschaft een grondiger inzicht in de financiële toestand van de maatschappijen en de evolutie ervan. De afdeling Toezicht heeft ook een tool uitgewerkt om de beschikbare informatie en documenten voor de afdeling op een vlotte en toegankelijkere manier beschikbaar te stellen. De bedoeling is om dit instrument in 2012 verder uit te werken en ook uit te breiden naar het hele agentschap Extern De externe communicatie van het agentschap verloopt in 2012 via de website Door te klikken op Beleidsdomein RWO en vervolgens op Inspectie RWO kan alle relevante informatie worden teruggevonden met betrekking tot het agentschap, zowel wat de organisatie, de bevoegdheid als de werking betreft. Ook vinden alle actoren er de informatie en documenten nodig voor de rapportering aan de afdeling Toezicht. Via de in ontwikkeling zijnde webapplicatie zal ook deze informatie-uitwisseling geoptimaliseerd worden. 6

7 3. Toezichtbevoegdheid 3.1. Algemeen De opdracht van de afdeling Toezicht bestaat uit het toezicht op: externe actoren in het beleidsdomein RWO, namelijk de sociale woonorganisaties en de sociale kredietverstrekkers en lokale besturen die uitvoering geven aan de VWC en daartoe gebruik maken van subsidies van de Vlaamse overheid particulieren: zowel de begunstigden van subsidies, toelagen, premies en tegemoetkomingen die worden toegekend ter ondersteuning van het beleid als huurders van een sociale woning in toepassing van het kaderbesluit sociale huur Toezicht op particulieren Het eerstelijns toezicht op particulieren berust bij respectievelijk de subsidieverstrekker (bv. Wonen Vlaanderen) of de verhuurder/verkoper van de sociale woning of kavel. De sociale huisvestingsmaatschappij of het lokale bestuur wordt, indien nodig, aangemaand haar toezicht uit te oefenen. Wat het toezicht op de verplichtingen van een sociale huurder betreft, treedt de afdeling Toezicht op na vraag van de sociale verhuurders. Een miskenning van de verplichtingen kan leiden tot het opleggen van een administratieve sanctie (maatregel of boete) of, in het geval van domiciliefraude, zelfs een strafrechtelijke vervolging. Voor de uitoefening van dat toezicht kregen de toezichthouders de bevoegdheid van officier van de gerechtelijke politie (artikel 102bis VWC en artikelen 53, 54 en 55 KBSH). Op basis van art. 3, 1, 3 van zijn oprichtingsbesluit heeft het agentschap tevens tot taak controle uit te oefenen op de aanwending van de subsidies, toelagen, premies of tegemoetkomingen die worden toegekend ter ondersteuning van het beleid inzake huisvesting Toezicht op actoren Overzicht actoren Actoren Aantal op Sociale huisvestingsmaatschappijen 101 Sociale verhuurkantoren 50 Erkende kredietmaatschappijen 36 Huurderorganisaties 5 Vlaams Woningfonds 1 Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen 1 Vlabinvest 1 Domus Flandria 1 7

8 Vlaams Overleg Bewonersbelangen 1 Lokale besturen met gesubsidieerde woonprojecte 171 Totaal Reikwijdte toezicht Algemeen Het decreet van 29 april 2011 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot Wonen heeft alle toezichtbepalingen in de Vlaamse Wooncode gecentraliseerd in artikel 29bis van de VWC. Door het nieuwe Toezichtbesluit wordt de bevoegdheid van de toezichthouder ten opzichte van bepaalde actoren gewijzigd. Deze gewijzigde regeling trad in werking op 12 februari 2012; de gewijzigde bevoegdheden worden hierna beknopt weergegeven. Sociale woonorganisaties: Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) Sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM s) Vlaams Woningfonds (VWF) sociale verhuurkantoren (SVK s), en huurderorganisaties (HO) De afdeling moet erop toezien dat deze organisaties (met uitzondering van de VMSW) handelen conform de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur, door een georganiseerd toezicht op hun werking en activiteiten. Het toezicht op hun verrichtingen krachtens titel V (Algemene opdracht van de sociale woonorganisaties), VI (Instrumenten van het woonbeleid - Aanwending (project)subsidies) en VII (De verhuring van woningen in de sociale sector) van de VWC wordt uitgeoefend door de toezichthouder. Het toezicht ten aanzien van de VMSW wordt beperkt tot de verrichtingen die de VMSW zelf stelt als sociale huisvestingsmaatschappij, en het verstrekken van bijzondere sociale leningen door de VMSW 2. Erkende kredietverstrekkers (EKM s): De bevoegdheid van de toezichthouder wordt uitgebreid tot alle verrichtingen van de EKM. Verder moet hij er ook op toezien dat de EKM handelt in overeenstemming met het algemeen belang. De toezichthouder kan bij de EKM s enkel beslissingen tot toekenning van sociale leningen schorsen of vernietigen. De termijn om tot schorsing en vernietiging over te gaan is bij de EKM s beperkt tot 4 werkdagen te rekenen vanaf de kennisname door de toezichthouder. De Vlaamse regering kan een procedure uitwerken voor de schorsing, vernietiging van andere beslissingen van EKM s. 2 de verrichtingen krachtens artikel 34, 1 VWC, met uitzondering van het voorschieten van financiële middelen aan de sociale huisvestingsmaatschappijen als vermeld in 2 en van 6 ; krachtens artikel 34, 3 VWC, eerste en tweede lid, en 5; krachtens titel VI, met uitzondering van artikel 79, 2, tweede lid VWC, en krachtens titel VII VWC 8

9 VOB: De samenwerkings- en overlegstructuur van de erkende huurdiensten (VOB) viel in 2011 al onder het toezicht van de toezichthouder (verrichtingen krachtens titel V van de VWC) maar die beschikte niet over sanctiemogelijkheden. Het sanctiemechanisme van schorsing en vernietiging van beslissingen wordt in de nieuwe toezichtregeling uitgebreid naar de beslissingen van het VOB. Andere actoren: Lokale besturen (LB = gemeenten, OCMW s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden): Het toezicht op deze actoren is beperkt tot de verrichtingen krachtens titels VI (aanwending subsidies) en VII (verhuring sociale woningen) van de VWC. Vlabinvest en Domus Flandria: Het toezicht op deze actoren is beperkt tot de toewijzing van sociale woningen en het toezicht op de aanwending van subsidies. Privé-initiatiefnemers: Een private verkavelaar of bouwheer moet bij de uitvoering in natura van sociale lasten, opgelegd door het Grond- en pandendecreet, aanvaarden dat de toezichthouder ter plaatse of op stukken controles kan uitvoeren op de naleving van de technische normen die gelden voor SHM s. Bijkomend kan de toezichthouder controles uitoefenen op de naleving van de voorwaarden voor de toekenning van infrastructuursubsidies en op de naleving van het zorgvuldigheidsbeginsel in de bouwsector Schorsen en vernietigen De termijnen waarbinnen beslissingen moeten geschorst of vernietigd worden, werden aangepast. Voortaan zal een beslissing binnen 2 werkdagen na de kennisname ervan door de toezichthouder moeten geschorst worden. Indien de toezichthouder een beslissing schorst, beschikt hij over 20 kalenderdagen vanaf de kennisname om tot de vernietiging over te gaan. Indien de toezichthouder de beslissing niet schorst, beschikt hij over een termijn van 4 werkdagen na de kennisname om de beslissing te vernietigen. Een beslissing strijdig met het algemeen belang moet, om in casu als zodanig te kunnen worden beschouwd, onverenigbaar zijn met de goede werking van de betrokken actor of resulteren in een negatief beeld van de actor Administratieve geldboete en ingebrekestelling Op basis van het nieuwe artikel 29bis van de Vlaamse Wooncode zal de toezichthouder voortaan een administratieve geldboete kunnen opleggen aan sociale woonorganisaties, met uitzondering van de VMSW, aan het VOB en de EKM s, die, na schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, een overtreding handhaven van de bepalingen van de Vlaamse Wooncode of van de uitvoeringsbesluiten ervan die betrekking hebben op de voorwaarden om erkend te kunnen worden en te blijven, of die een overtreding 9

10 plegen tegen dezelfde reglementaire bepalingen als vermeld in de ingebrekestelling of die een beslissing uitvoeren die geschorst of vernietigd werd. Verder zal de toezichthouder een administratieve geldboete kunnen opleggen aan de VMSW, O.C.M.W. s, gemeenten en intergemeentelijk samenwerkingsverbanden, die, na schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, de uitoefening van het toezicht verhinderen, of die de door de Vlaamse Regering bepaalde termijnen om het toezicht mogelijk te maken, niet respecteren. Voortaan hoeft een actor niet in gebreke gesteld te worden voor het opleggen van een administratieve geldboete, indien een geschorste of vernietigde beslissing toch wordt uitgevoerd. Indien er in gebreke werd gesteld, moet een administratieve geldboete opgelegd worden binnen de termijn van drie maanden na de ingebrekestelling. Nieuw is wel dat de geldboete ten vroegste 1 maand na de ingebrekestelling kan worden opgelegd. De voormelde termijn van drie maanden geldt voortaan echter niet meer voor overtredingen tegen dezelfde reglementaire bepalingen als vermeld in de ingebrekestelling. Indien men met andere woorden na een ingebrekestelling een vergelijkbare overtreding pleegt dan geldt de maximumtermijn van drie maanden niet. De toezichthouder moet in dit geval bij het effectief opleggen van een administratieve geldboete wel bijkomend rekening houden met de tijd die verstreken is tussen de ingebrekestelling en de nieuw vastgestelde overtreding en met eventueel gewijzigde omstandigheden na de ingebrekestelling Maatregelen op basis van artikel 48 VWC Indien ernstige tekortkomingen werden vastgesteld, kon de toezichthouder op basis van artikel 48 van de Vlaamse Wooncode een beperkt aantal (zeer drastische) maatregelen voorstellen aan de Vlaamse regering: de SHM verplichten tot fusie of de erkenning intrekken. Door de aanpassing van de Vlaamse Wooncode werden de mogelijkheden van de toezichthouder hier verruimd. Hij kan voortaan ook voorstellen aan de Vlaamse regering om: 1. de eerstvolgende prestatiebeoordeling, conform de door de Vlaamse Regering vastgestelde procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen, te vervroegen; 2. de SHM te verplichten om een beroep te doen op externe bijstand; 3. een bestuurder aan te stellen die geheel of gedeeltelijk in de plaats treedt van het bestuursorgaan van de sociale huisvestingsmaatschappij; 4. de activiteiten van de sociale huisvestingsmaatschappij tijdelijk uit te besteden; 5. de SHM verplichten tot samenwerking met een andere sociale huisvestingsmaatschappij Indeplaatsstelling Er wordt in het nieuwe Toezichtbesluit een nieuw artikel opgenomen met betrekking tot de indeplaatsstelling door de toezichthouder. De toezichthouder stelt het beheersorgaan in kennis van zijn beslissing. De uitvoering van deze beslissing ligt in eerste instantie bij de statutair gemachtigden van de actor. Enkel bij weigering of foutieve uitvoering door de actor kan de toezichthouder de beslissing zelf (laten) uitvoeren. 10

11 4. Taakverdeling toezichthouders De decreetgever heeft in 2011 aan de toezichthouder een nog meer uitgebreide bevoegdheid toegekend en dat in een grote verscheidenheid van materies. Om dit alles werkbaar te houden blijft de interne werking op basis van specialisatie van groot belang. Gespecialiseerde cellen, behorend tot de binnendienst, ondersteunen de toezichthouders zowel bij projecten, met handleidingen als met presentaties. Per sociale woonorganisatie en sociale kredietverstrekker wordt nog steeds gewerkt met een (hoofd-)toezichthouder die fungeert als aanspreekpunt en die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het toezicht op de betrokken actor. Voor de uitvoering van het toezicht kan die toezichthouder een beroep doen op de medewerking van de interne cellen en collega-toezichthouders. Om de continuïteit van het toezicht te verzekeren werd maximale flexibiliteit nagestreefd qua inzetbaarheid van de toezichthouders. De bevoegdheid van de toezichthouders geldt daarom voor het volledige Vlaamse gewest. Er werden dus geen beperkte territoriale ambtsgebieden per toezichthouder vastgesteld. Het agentschap waakt erover dat een toezichthouder nooit langer dan vijf jaar aan één en dezelfde woonactor wordt toegewezen. 11

12 5. Algemene ondersteuning afdeling 5.1. Secretariaat Het secretariaat staat in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de toezichthouders en interne cellen, met inbegrip van de verwerking van de door de diverse actoren aangeleverde documenten Kennis- en procesbeheer Deze cel heeft als taak: de optimalisatie van het gegevens- en documentbeheer, met inbegrip van de verdere bijwerking van het documentatiesysteem; de inhoudelijke ondersteuning van de afdeling ondermeer door de opvolging van publicaties in het Belgisch Staatsblad; de coördinatie van en ondersteuning bij informatie-uitwisseling tussen de afdeling Toezicht, de VMSW en Wonen Vlaanderen; de optimalisatie van de aanwezige competenties onder meer via opmaak en opvolging van de vormingsplanning; de stroomlijning, coördinatie en afstemming van de werking van de interne cellen en de toezichthouders via de opvolging van (de opmaak van) handleidingen en procedures (met inbegrip van de ICT-aspecten); de coördinatie en opvolging van de planning Inhoudelijke ondersteuning toezichthouders Gelet op de complexiteit en de diversiteit van de wetgevingen waarvoor de afdeling Toezicht bevoegd is, ondersteunt elke cel de toezichthouder vanuit haar specialistische kennis. Deze ondersteuning behelst ondermeer: het opvolgen van de aandachtspunten met betrekking tot de werking van de actoren waarvoor de betrokken cel in de databank als opvolger aangeduid is; het aanvullen van informatie over de activiteiten en de werking van de actoren in de databank op basis van de resultaten van de toezichtactiviteiten van de cel; het nalezen van de inspectieverslagen van de toezichthouders om toe te zien op een uniforme aanpak met het oog op een gelijke behandeling van de actoren; het opvolgen van de nieuwe wetgeving en aanvullen van het juridisch vademecum; het opmaken en bijwerken van handleidingen met duiding en eventuele interpretaties, in het bijzonder bij wijziging van de wetgeving; zo nodig het vragen en verwerken van juridisch advies; het informeren van de toezichthouders over die wijzigingen en aanvullingen; de ondersteuning van de toezichthouders en het bewaken van de uniformiteit in de verhaal- of beroepsprocedure voor respectievelijk kandidaat-huurders of -kopers; het adviseren van de toezichthouder bij aanvragen tot afwijking in het kader van het overdrachtenbesluit; het adviseren van de toezichthouder betreffende ingebrekestellingen, verweerschriften en het mogelijk opleggen van administratieve sanctie of boetes; het opvolgen van de rapporteringen en het verwerken van relevante informatie daaruit; 12

13 het verwerken van de resultaten van de toezichtprojecten op basis van zowel de rapporteringen door de actoren als de resultaten van de inspecties door de toezichthouders in een globaal verslag per thema of onderzoeksdomein; het bijhouden van wijzigingen in de samenstelling van bestuursorganen in de databank. 13

14 6. Aanpak opmaak planning Bij het opmaken van de planning zijn volgende stappen doorlopen: - inventariseren en catalogiseren van de toezichtdomeinen - opstellen van een risicoanalyse per toezichtdomein - opstellen van een risicoanalyse per actor - vaststellen van de prioriteiten - bepalen van acties om o risico s op inbreuken te beperken o vastgestelde inbreuken te sanctioneren - onderzoeken van de haalbaarheid van de geplande acties, rekening houdend met de verwachte beschikbaarheid van personeel en middelen. In de planning wordt ook ruimte voorzien voor het uitvoeren van specifieke acties bij individuele actoren. Die acties kunnen eventueel te maken hebben met andere dan de prioritaire toezichtdomeinen. Ze moeten wel voortvloeien uit de risicoanalyse van de betrokken actor. Die risicoanalyse per actor vult de globale risicoanalyse per toezichtdomein aan en houdt rekening met vaststellingen van inbreuken bij een individuele actor en specifieke kenmerken van de actor die de kans op en de impact van eventuele inbreuken kunnen beïnvloeden, bv. het aantal woningen, de grootte van het werkgebied en de kwaliteit van de interne controle. Zowel in de risicoanalyse per toezichtdomein en de risicoanalyse per actor wordt rekening gehouden met de aard en de frequentie of het voortduren van inbreuken. Aan fraudegevoelige domeinen wordt daarom een hoger risico toegekend. Uit de risicoanalyse per actor kan ook de noodzaak blijken van een multidisciplinair onderzoek door het agentschap Inspectie RWO. Dat kan het geval zijn indien betrokken actor in heel wat toezichtdomeinen al dan niet bewust de reglementering en de algemeen aanvaarde regels van behoorlijk bestuur miskent en/of frequent (gelijkaardige) inbreuken pleegt en die inbreuken zich blijven voordoen (wanbeheer). De uitvoering van de planning kan doorkruist worden door ad hoc opdrachten of problemen die zich in de loop van het jaar voordoen. De planning mag in die zin zeker niet beschouwd worden als een keurslijf, maar wel als een richtsnoer en een middel om objectiviteit en efficiëntie bij de uitoefening van het toezicht te waarborgen Catalogus toezichtdomeinen Als basis voor het bepalen van de prioriteiten voor de afdeling toezicht werd een catalogus van toezichtdomeinen opgemaakt. Die bestaat uit een opsomming van processen, activiteiten, wettelijke verplichtingen en voorwaarden waarop toezicht kan of moet worden uitgeoefend. Die items werden thematisch gerangschikt en onderverdeeld in rubrieken op verschillende niveau s (hoofd- en subtoezichtdomeinen). De catalogus is ingedeeld in 2 grote clusters: actoren (in hoofdzaak sociale huisvestingsorganisaties en sociale kredietverstrekkers) en particulieren (sociale huurders en begunstigden van een tegemoetkoming) Risicoanalyse 14

15 Per toezichtdomein werd een inschatting gemaakt van de kans op inbreuken en de mogelijke impact van die inbreuken (het inherent risico). Daarna werd bekeken of er al door andere overheidsinstanties of op andere manieren, bv. door een commissaris of door particulieren, toezicht wordt uitgeoefend. Deze oefening resulteerde in een residueel risicoprofiel per toezichtdomein Prioriteiten Om de prioritaire toezichtdomeinen te bepalen werd naast het risicoprofiel per domein en het gewenste niveau van risicobeheersing uiteraard ook rekening gehouden met de beleidsdoelstellingen, zoals die blijken uit de Vlaamse Wooncode, de beheersovereenkomst (BO), het regeerakkoord, de beleidsbrief van de minister, parlementaire vragen en besprekingen in de commissie Woonbeleid en ad hoc opdrachten (zie bijlage 1). Hierna wordt een overzicht gegeven van de prioritaire toezichtdomeinen ACTOREN 1. Gunnen van werken 1.1. Gunning van nieuwbouw- en renovatiewerken met een bestelbedrag < Euro en/of gunningsprocedures zonder overleg met de VMSW 1.2. Bestellen van herstellingswerken en afsluiten van onderhoudscontracten 2. Kwaliteit woningen, beperken leegstand 2.1. Onderhoud woningen, kwaliteit ingehuurde woningen SVK s 2.2. Leegstand beperken 3. Inschrijven kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen 4. Huurprijzen en huurlasten 4.1. Huurprijzen 4.2. Vermindering onroerende voorheffing 4.3. Huurlasten 4.4. Gesubsidieerde conciërges 5. Overdracht en in beheer geven van sociaal huurpatrimonium van lokale besturen aan SHM s 6. Huurwaarborgen 7. Behandeling klachten over verhuring 8. Inschrijven kandidaat-kopers en toewijzingen koopwoningen en kavels 9. Verkoopprijzen 10. Verplichtingen kopers (bouwvolumenormen) 3 Geel gemarkeerd = nieuw vanaf

16 11. Behandeling klachten (kandidaat-)kopers 12. Sociale leningen 13. Statuten en subsidievoorwaarden VWF 14. Organisatie en werking van de bestuursorganen 15. Klachtenbeheer 16. Rapportering aan RWO, in het bijzonder de afdeling Toezicht (inhoud en termijnen) 17. Interne controle 18. Financieel beheer Doelmatige aanwending van de kosten Naleving wetgeving overheidsopdrachten bij administratiekosten (gunning leveringen en diensten met bestelbedrag < euro en procedures zonder overleg met VMSW met bijzondere aandacht voor het aanstellen van architecten en commissarissen) PARTICULIEREN 19. Sociale huurders Bestrijding domiciliefraude Behandeling inbreuken taal- of inburgeringsbereidheid Behandeling inbreuken leefbaarheid/burenhinder 20. Tegemoetkomingen (renovatiepremies) 16

17 7. Toezichtactiviteiten en projecten per prioritair domein 7.1. Gunnen van werken Gunning van nieuwbouw- en renovatiewerken met een bestelbedrag < Euro en/of gunningsprocedures zonder overleg met de VMSW Controle gunningsdossiers Toepassen steekproeven door binnendienst op basis van de periodieke rapportering overheidsopdrachten of op basis van andere informatie 4 Opvragen informatie en onderzoek door interne cel Acties bij actoren met verhoogd risicoprofiel Bij vastgestelde substantiële inbreuken wordt de actor in gebreke gesteld door de toezichthouder van de betrokken actor. Aan in gebreke gestelde actoren wordt een verhoogd risicoprofiel toegekend. Bij verhoogd risicoprofiel zullen: - ofwel beslissingen van de bestuursorganen opgevolgd worden en indien nodig zal geschorst en/of vernietigd worden; - ofwel extra steekproeven uitgevoerd worden door de binnendienst; - ofwel een inspectie uitgevoerd door een toezichthouder (project financiële inspecties bij SHM s wordt in 2012 opgestart) Overleg met VMSW: signaleren frequente vaststellingen en knelpunten in de toepassing van de reglementering Frequent vastgestelde tekortkomingen tegen de wetgeving overheidsopdrachten die door een groot aantal woonactoren worden gepleegd, worden gesignaleerd aan de VMSW. De VMSW kan hiermee vervolgens rekening houden bij de invulling van haar dienstverlenende opdrachten Bestellen van herstellingswerken en afsluiten van onderhoudscontracten De toezichtacties in dit domein zijn dezelfde als voor de gunning van nieuwbouw- en renovatiewerken. 4 Uit onderzoek blijkt dat de gegevens die door de actoren zelf aangeleverd wordt via de periodieke rapportering (zie ook hoofdstuk 7.16) niet altijd betrouwbaar is (niet alle gunningen worden gerapporteerd). Om die reden zoekt de afdeling Toezicht ook naar andere bronnen van informatie op basis waarvan steekproeven kunnen worden genomen en de volledigheid en correctheid van de rapportering kan worden geverifieerd. Het uitwerken van een aangepaste methodiek voor de selectie van de steekproeven maakt ook deel uit van de planning

18 7.2. Kwaliteit woningen, beperken leegstand Onderhoud woningen, kwaliteit ingehuurde woningen SVK s Nazicht procedures SVK s rond inhuurname woningen Bevraging naar en nazicht van de procedures voor inhuurname van nieuwe panden en de criteria die de SVK s hanteren voor de evaluatie van de hoofdhuurprijs Opvolging beslissingen SHM s m.b.t. onderhoud woningen Geen systematische opvolging, enkel n.a.v. een melding; bij inbreuken wordt opgetreden in samenwerking met Wooninspectie en Wonen Vlaanderen Leegstand beperken In kaart brengen van SHM s bij wie de leegstand een (nog te bepalen) percentage boven de gemiddelde leegstand overschrijdt en bevraging van de risico-shm s Inschrijven kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen Opvolging, waar nodig via inspecties ter plaatse bij SHM s, SVK s en lokale besturen waar al een inspectie werd uitgevoerd op basis van de vaststellingen gedaan bij de eerste inspectieronde (inspecties uitgevoerd tussen 2009 en het rapport is te vinden op de website Uitvoeren opvolgingsinspecties Toezicht op afwijkingen van de toewijzingsregels op basis van de jaarrapportering bij die SHM s waaraan een hoog risicoprofiel werd toegekend Nazicht (aangepaste) documenten (intern huurreglement, register, inschrijvingsdocumenten, ) Opvolging beslissingen risicoactoren (o.a. i.v.m. toewijzingen aan doelgroepen zonder LTR) Controle register en toewijzingen bij lokale besturen waar nog geen inspectie plaatsvond, en het VWF In 2012 wordt een project opgestart rond de organisatie van inspecties sociale verhuring bij lokale besturen en het VWF Behandeling verhalen kandidaat-huurders 18

19 7.4. Huurprijzen en huurlasten Huurprijzen Controle van de huurprijzen van de SHM s 5 op basis van de xml s (die jaarlijks rechtstreeks worden opgevraagd bij de sector) middels geautomatiseerde Excelbladen. Deze controle heeft betrekking op: De indexering van de marktwaarden De indexering van de basishuurprijzen De maximale en minimale begrenzingen van de reële huurprijzen De toekenning van de patrimoniumkorting en de gezinskorting Inspecties huurprijzen De huurprijsberekeningen en de onderliggende attesten (inkomen en personen ten laste) worden steekproefsgewijze gecontroleerd Controle van de huurprijsberekening bij lokale besturen Deze controle wordt geïntegreerd in het hiervoor genoemde project inspecties sociale verhuring bij lokale besturen en het VWF (zie 7.3.2) Controle van de huurprijsberekening bij het VWF Deze controle wordt eveneens geïntegreerd in het hiervoor genoemde project Vermindering onroerende voorheffing Steekproefsgewijze controles op basis van onder meer de aanslagbiljetten en de huurprijsberekening van een aantal huurders Huurlasten Inspecties huurlasten: steekproefsgewijze controle van de aanrekening van de huurlasten bij alle SHM s en SVK s Dit project werd opgestart in 2011 met inspecties bij een 20-tal SHM s (het desbetreffende rapport is ook te vinden op de website Jaarlijks wordt het aantal te bezoeken SHM s en SVK s vastgesteld naargelang de haalbaarheid en rekening houdend met het risicoprofiel. De conclusies van die inspecties worden opgevolgd aan de hand van door de actoren bezorgde actieplannen. 5 In 2011 heeft de afdeling ook een geautomatiseerde controle uitgeoefend op een aantal aspecten van de sociale huurprijsberekening. De vaststellingen m.b.t. dat onderzoek zijn eveneens terug te vinden in een rapport, dat gepubliceerd werd op de website rwo.be. 19

20 Inspecties huurlasten: steekproefsgewijze controle van de aanrekening van de huurlasten bij andere actoren (lokale besturen, sociale verhuurkantoren, VWF) Deze inspecties worden ook opgenomen in het hoger genoemde project inspecties sociale verhuring bij lokale besturen en het VWF dat in 2012 opgestart wordt (zie ook ) Gesubsidieerde conciërges In kaart brengen van het patrimonium waarin de gesubsidieerde conciërges tewerkgesteld zijn op basis van informatie vanuit de afdeling Woonbeleid van het agentschap Wonen Vlaanderen Gerichte controle van de huurlasten 7.6. Overdracht en in beheer geven van sociaal huurpatrimonium van lokale besturen aan SHM In kaart brengen van overgedragen patrimonium: via de VMSW of op basis van de xml-bestanden (de datum van eerste inhuurname) Ontwikkelen methodiek risicobepaling en toezicht Behandeling klachten over verhuring Afhandeling van de klachten door de interne cel binnen de wettelijke termijn van 45 dagen. Ingeval de inhoud van een klacht wijst op een systematische inbreuk kan de toezichthouder worden betrokken Inschrijven kandidaat-kopers en toewijzingen koopwoningen en kavels Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM s In 2011 werd het project toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM s opgestart. Jaarlijks worden in het kader van dat project een aantal SHM s onderworpen aan een controle. Op basis van de risico-inschatting worden SHM s geselecteerd met een verhoogd risicoprofiel. Bij die actoren wordt het onderzoek prioritair uitgevoerd. Op lange termijn (meerjarenplanning) wordt bij alle actoren die koopwoningen verkopen een dergelijk onderzoek uitgevoerd. Dit project omvat volgende toezichtacties: Onderzoek registers en inschrijvingen kandidaat-kopers 20

21 Een eerste luik van het onderzoek wordt uitgevoerd door de interne cel en behelst een bevraging naar de structuur van de registers en de controle van minstens 1 register per SHM Inspecties De toezichthouder licht ter plaatse het inschrijving- en toewijzingsproces door, met inbegrip van een controle van een selectie van (kandidaten)dossiers Opvolging gecontroleerde actoren De resultaten van het onderzoek dat in 2011 gevoerd werd, zullen einde maart-begin april verwerkt worden in een globaal verslag. Op basis daarvan worden verdere acties gepland en wordt het project eventueel bijgestuurd Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzing van sociale kavels bij SHM s In 2011 werd ook het project toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale kavels bij SHM s opgestart. Dit project omvat volgende toezichtacties: Onderzoek inschrijvingen / toewijzingen en verkoopprijzen Selectie van minstens 1 SHM per kwartaal die in het voorbije kwartaal sociale kavels heeft toegewezen op basis van de periodieke rapportering onroerende transacties; opvragen informatie en onderzoek door interne cel Inspecties door de toezichthouder Het hiervoor aangehaalde onderzoek kan na overleg met de toezichthouder gevolgd worden door een doorlichting ter plaatse door de toezichthouder Opvolging gecontroleerde actoren Ook de resultaten van dit onderzoek zullen einde maart-begin april door de interne cel verwerkt worden in een globaal verslag, op basis waarvan verdere acties gepland zullen worden en het project indien nodig bijgestuurd kan worden Behandeling beroepen kandidaat-kopers De afdeling Toezicht beoordeelt de ontvankelijkheid en de gegrondheid van het beroep Verkoopprijzen kavels Het nazicht van de verkoopprijzen van sociale (en middelgrote) kavels wordt toegevoegd aan de steekproefsgewijze controle van de toewijzingen Verplichtingen kopers (bouwvolumenormen en bewoningsplicht) 21

22 In 2010 werd al een rondzendbrief gestuurd naar alle actoren waarbij deze gewezen werden op hun eerstelijns verantwoordelijkheid wat de controle op bouwvolumenormen betreft met betrekking tot woningen die gerealiseerd werden op sociale kavels. Aanvullend bij die rondzendbrief zullen de actoren nu ook gewezen worden op de controle van alle overige sociale verplichtingen die vasthangen aan de eigendomsoverdracht van niet alleen sociale kavels maar ook van sociale koopwoningen (bebouwingsplicht, bewoningsplicht en vervreemdingsverbod) Behandeling klachten (kandidaat-)kopers Afhandeling van de klachten binnen de wettelijke termijn van 45 dagen door de interne cel. Ingeval de inhoud van een klacht wijst op een systematische inbreuk kan de toezichthouder worden betrokken Sociale leningen Leningen EKM s Opvolgen inbreuken uit inspecties 2011 In april 2012 wordt een globaal rapport opgemaakt over de vaststellingen die tijdens die inspecties gedaan werden. Inbreuken worden verder opgevolgd Nieuwe controleprojecten Na de inwerkingtreding van het nieuwe erkenningsbesluit voor de EKM s wordt een project opgestart rond de organisatie van het toezicht op sociale leningen Leningen VWF Opvolgen inbreuken uit inspecties 2011 (de bevindingen werden met een schrijven van 12 augustus 2011 aan de minister bezorgd; informatie over de reactie van het VWF op het inspectieverslag werd aan de minister verstrekt via brief van 25 november 2011) Leningen VMSW Steekproefsgewijze onderzoek leningdossiers Controle met de focus op de 5 jaarlijkse herziening van de leningdossiers en op de bewoningsplicht gelinkt aan andere leningsverrichtingen dan verrichting aankoop sociale woning. 22

23 7.13. Statuten en subsidievoorwaarden VWF Nazicht statuten De nieuwe gecoördineerde tekst van de statuten n.a.v. de BAV dd. 21/12/2011 werd opgevraagd en ontvangen op 20/03/2012. Die tekst zal worden afgetoetst aan de bepalingen van de Vlaamse Wooncode en de vennootschapswetgeving Aanwending middelen VWF Ondermeer verder onderzoek naar het Fonds B Organisatie en werking van de bestuursorganen Bijwonen bestuursvergaderingen De toezichthouder woont een bestuursvergadering bij: met het oog op de evaluatie van de werking van het bestuursorgaan, in geval van agendering van een punt op verzoek van de toezichthouder, als een mondelinge toelichting van een inspectieverslag voor de bestuurders nodig / nuttig geacht wordt, wanneer er belangrijke punten op de agenda staan (cfr. risico s), als er twijfel bestaat over de correcte of volledige weergave van de beraadslagingen en beslissingen in de notulen Bijwerken profielschets en risicoanalyse De hoofdtoezichthouder is verantwoordelijk voor de eindredactie van de profielschets van de actor in de databank. Van de hoofdtoezichthouder wordt verwacht dat hij op basis van het geheel van die informatie een risico-inschatting maakt met betrekking tot de werking en organisatie van zijn actoren en daarin aangeeft welke aspecten in de werking van de actor bijzondere aandacht en/of nader onderzoek vragen. De risico-inschatting is gebaseerd op de antwoorden op volgende vragen: 1. Werden bij deze actor ernstige of herhaalde inbreuken vastgesteld? Indien ja: - op welke domeinen? - werden maatregelen genomen door de actor om de fouten recht te zetten of herhaling te voorkomen? 2. Zijn er andere punten in de werking of de organisatie (in het bijzonder van het bestuur en de interne controle) van de actor die bijzondere aandacht of opvolging vereisen? Indien ja: op welke domeinen? 3. Zijn er lacunes in de informatie over de werking en de organisatie van de actor? Indien ja: op welke domeinen? 23

24 In dit kader zal de afdeling Toezicht ook nagaan of de raad van bestuur van de sociale woonactoren belangrijke beleidsaspecten die in relatie staan tot de realisatie van het maatschappelijk doel (vb. leegstand, huurachterstand) in voldoende mate agendeert Nazicht interne reglementen SHM s : nazicht van de aanwezige interne reglementen en verdere inventarisatie aanwezigheid interne reglementen na aanname modelstatuten via verplichte periodieke rapportering Prioritair nazicht van aanwezige interne reglementen bij SHM s met verhoogd risicoprofiel. De resultaten van het nazicht worden per actor verwerkt in de profielschets en opgenomen in een globaal rapport. Erkende huurdiensten (EHD s): inventarisatie aanwezigheid intern reglement in het kader van het toezichtproject m.b.t de inventarisatie van procedures, documenten en controleorganen, dat opgestart is eind 2011 (zie 7.17 hierna) Opvolging samenstelling bestuursorganen SHM s en EHD en : nazicht wettelijke publicatievereisten Opvolging aanwezigheid deontologische codes SHM s: verdere inventarisatie van de aanwezigheid via spontane melding door SHM en screening notulen van de actor op beslissingen tot aanname deontologische code. EHD en : inventarisatie aanwezigheid deontologische code in het kader van het toezichtproject m.b.t de inventarisatie van procedures, documenten en controleorganen, dat opgestart is eind 2011(zie 7.17 hierna) Alle actoren wordt aanbevolen deontologische codes op te maken Klachtenbeheer Inventarisatie aanwezigheid klachtenprocedures Verdere inventarisatie aanwezigheid klachtenprocedures via spontane melding door SHM en screening notulen van de actor op beslissingen tot aanname klachtenprocedure (zie hierna) Nazicht klachtenprocedures: termijnen (bevestiging ontvangst & afhandeling klacht), regeling registratie, regeling rapportering klachten Rapportering aan RWO, in het bijzonder de afdeling Toezicht (inhoud en termijnen) Artikel 5 van het Toezichtbesluit regelt de manier waarop de toezichthouder in kennis wordt gesteld van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren. Die 24

25 informatie wordt gebruikt als basis voor de risicoanalyse en het organiseren van steekproefsgewijze dossiercontrole. Om de verwerking van de gegevens en de organisatie van het toezicht vlot te laten verlopen werd er gezocht naar een manier van werken die rekening houdt met de werklast voor de woonactoren en die tegelijk een objectief toezicht op deze actoren mogelijk maakt. Daarom werd ervoor gekozen om aan de woonactoren via rwo.be sjablonen aan te reiken zodat de gegevens op een systematische wijze aan Inspectie RWO kunnen bezorgd worden. Uit de praktijk is intussen gebleken dat de informatie die de actoren op die manier aan de afdeling Toezicht bezorgen, niet altijd betrouwbaar is. De afdeling zoekt daarom naar manieren om de inhoud van de rapportering te verifiëren en de actoren te wijzen op hun verantwoordelijkheid dienaangaande. Tegelijk worden ook steekproefsgewijze controles en inspecties georganiseerd op basis van andere dan de periodiek gerapporteerde informatie Rapportering overheidsopdrachten Alle gunningbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van euro overschrijden worden door de sociale huisvestingsmaatschappijen 3- maandelijks gerapporteerd aan de hand van een Excel-formulier. De erkende huurdiensten dienen dezelfde rapportering jaarlijks, in de eerste werkweek van elk jaar te bezorgen. Het Vlaams Woningfonds rapporteert op dezelfde manier als de sociale huisvestingsmaatschappijen. De opvolging van de tijdige indiening van de rapportering gebeurt aan de hand van Excel-formulieren. De volledigheid van de rapportering wordt bij de ontvangst gecontroleerd. Indien er zich problemen voordoen, wordt hieromtrent contact opgenomen met de betrokken actor. Als blijkt, bijvoorbeeld bij het nalezen van de notulen, dat er gunningen niet gerapporteerd worden, dan wordt de actor hiervoor in gebreke gesteld Rapportering verhuring Alle beslissingen tot versneld toewijzen en gemotiveerd weigeren van kandidaathuurders dienen in de eerste week van elk nieuw jaar te worden gerapporteerd. Sociale verhuurkantoren krijgen hiervoor uitstel tot op het moment dat zij aan de afdeling Toezicht hun jaarverslagen dienen te bezorgen. De klachten moeten ook jaarlijks worden gerapporteerd. De rapporteringstermijn wordt afgestemd op de termijn waarbinnen de verhuurders moeten rapporteren aan de Vlaamse Ombudsdienst. De opvolging van de tijdige indiening van de rapportering gebeurt door de cel Verhuring. Een week na het verstrijken van de termijn verzendt die een herinneringsmail met een nieuwe termijn. Ingeval de actor niets bezorgt binnen het verstrijken van deze nieuwe termijn, brengt de cel de toezichthouder op de hoogte, die de actor in gebreke kan stellen. De rapportering dient als basis voor de risicobepaling bij actoren op het vlak van afwijkingen op de toewijzingsregels (zie hiervoor). 25

26 Rapportering overdrachten Informatie-inzameling in verband met toegekende subsidies bij VMSW (op basis van wekelijkse en driemaandelijkse rapporteringen) en jaarlijkse rapportering gesubsidieerde onroerende transacties door de lokale besturen: de rapporteringen worden opgevolgd (ontvangst en bewaren) door de interne cel. Deze informatie kan de eventuele latere toezichtacties na 2012 mee sturen. Driemaandelijkse rapportering onroerende transacties door de SHM s: de tijdigheid van de rapportering wordt opgevolgd en de rapportering zelf wordt gebruikt als informatiebron voor de risico-inschatting en voor de selectie van de SHM s die deel uitmaken van de toezichtprojecten (sociale koopwoningen en sociale kavels). Rangverhoging overdrachtenbesluit: wordt bijgehouden en gebruikt bij het toezicht op de toewijzing van sociale koopwoningen Rapportering administratief beheer Periodieke rapportering door SHM s, EHD en, EKM s m.b.t. de administratieve organisatie op grond van het toezichtbesluit: jaarverslag, intern reglement, bijlage 4 bij de jaarrekening (enkel SHM s) agenda en notulen [(B)AV (SHM s, EHD en, EKM s)] publicatie beloningspakket directeur (SHM) wijziging bestuurders (SHM s, EHD en). De termijnen en volledigheid van deze verplichte rapportering worden opgevolgd Financiële rapportering, boekhouding en rapportering i.v.m. subsidieaanvragen Logische en formele controles op de financiële rapporteringen (bijlagen 1 bij de jaarrekening) ondermeer m.b.t volgende aspecten: creditsaldi op het actief en debetsaldi op het passief opname van kapitaalsubsidies in het resultaat overeenstemming van de bijlagen 1 bij de jaarrekening met de jaarrekeningen uniformiteit (gebruik van het sjabloon voor het opmaken van de bijlage 1 bij de jaarrekening) een aantal specifieke rekeningposten Balanscontrole (o.b.v. de bijlagen 1 bij de jaarrekening) m.b.t. de leningen aan de hand van de gegevens uit het FIS (Financieel Informatiesysteem) van de VMSW Er wordt door de betrokken cel een controle uitgevoerd op de financiële rapporteringen Op grond van art.18 van het BVR houdende bepalingen van de erkennings- en subsidievoorwaarden van SVK s moeten de SVK s een aantal financiële rapporteringen bezorgen aan Wonen Vlaanderen voor 15 maart. Die rapporteringen worden ten laatste op 1 april door IVA Wonen digitaal bezorgd aan Inspectie RWO. Inspectie RWO heeft ook gevraagd aan Wonen Vlaanderen om op de hoogte worden gesteld van de ontbrekende stukken in de rapportering. 26

27 De volgende aandachtspunten worden behandeld: o creditsaldi op het actief en debetsaldi op het passief o saldi op de post interne overboekingen o correctheid van de winstverdeling o balansgelijkheid o consistentie in de cijfers van de kosten en opbrengsten o een aantal specifieke rekeningposten Problemen die nader onderzoek ter plaatse vergen, worden door de toezichthouder meegenomen bij de financiële inspectie (zie project financiële inspecties SVK s) Rapportering agenda's en beslissingen bestuursvergaderingen Opvolgen termijnen De toezichthouder volgt op of de actor de vooropgestelde termijnen respecteert: agenda: min. 3 kalenderdagen vóór vergadering bestuursbeslissingen: max. 5 kalenderdagen na vergadering en registreert deze informatie in de databank Evaluatie en inhoudelijke screening agenda De toezichthouder gaat na of de agenda duidelijk en voldoende gedetailleerd is. De agenda wordt inhoudelijk gescreend voor actoren of domeinen waarvoor het risico op inbreuken of problemen hoog werd geschat. Naargelang de agendapunten wordt een inschatting gemaakt van het belang van de beslissingen die zullen genomen worden tijdens de vergadering. Op basis van die screening kan de toezichthouder / interne cel oordelen of het nodig is om: kennis te nemen van de beslissingen van de actor en de motivering daarvan vóór de schorsings- en vernietigingstermijn verstreken is, aanwezig te zijn op de vergadering, informatie door te spelen aan of in te winnen bij collega s Opvolgen beslissingen / notulen Bij specifieke dossiers of bij verhoogd risico kan de toezichthouder aangeven dat het noodzakelijk of aangewezen is om beslissingen / notulen op te volgen binnen de opschortingtermijn/vernietigingstermijn Bijwerken profielschets en risicoanalyse (zie werking bestuursorganen) Interne controle Eind 2011 werd een project opgestart rond de organisatie van het toezicht op de interne controle bij SHM s (het desbetreffende rapport vindt men op de website In 2012 wordt dit project verder gezet. Het omvat volgende toezichtactiviteiten: 27