Regeling budgetbeheer Waterschap Veluwe 2009

Transcriptie

1 Steenbokstraat 10 Postbus AC Apeldoorn [T] (055) [F] (055) [E] [I] Regeling budgetbeheer Waterschap Veluwe 2009 Datum 10 december 2008 Opgemaakt door Financiële en Economische Zaken

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Wat wordt er in de regeling budgetbeheer geregeld? Leeswijzer Definitie budget Definitie budgetbeheer Schema budgetbeheer 3 2 Overdracht budgettaire bevoegdheden en verantwoordelijkheden Kader voor budgetbeheer Delegatie en mandaat aan het college van dijkgraaf en heemraden Mandaat aan de secretaris-directeur Submandaat aan budgethouders Submandatering in de lijn Overige submandaten Spoedeisende situaties en calamiteiten Hardheidsclausule 6 3 Budgetregels met betrekking tot de exploitatie Kader Budgetoverschrijdingen en -overschotten Overschrijdingen oplossen binnen de begroting Begrotingswijziging 9 4 Budgetregels met betrekking tot investeringen Kader Kredietaanvraag Kredietafwijkingen Activeren van een krediet Afsluiten van een krediet 11

3 5 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren Kader Overhevelen van budget Meerjarenbeleidsbegroting 12 6 Slotbepalingen 12

4 Blad 1 1 Inleiding De regeling budgetbeheer (verder genoemd regeling) is gebaseerd op de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en de ambtelijke organisatie zoals bepaald in: de Waterschapswet Reglement van Waterschap Veluwe Organisatieverordening Waterschap Veluwe 2007 Organisatiebesluit 1997 Mandateringsbesluit Waterschap Veluwe 1997 Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Veluwe Nota waardering en afschrijving vaste activa 1.1 Wat wordt er in de regeling budgetbeheer geregeld? Met deze regeling wordt de overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van het budgetbeheer, dat is het uitvoeren van de begroting, krachtens submandaat aan de ambtelijke organisatie geregeld. Daarnaast worden regels gesteld die betrekking hebben op de uitvoering van het budgetbeheer en de overheveling van budget tussen begrotingsjaren. De regeling bevat naast regels met betrekking tot de invulling van bevoegdheden ook regels voor het afleggen van verantwoording. Onderscheid is gemaakt naar regels voor: exploitatie (de normale bedrijfsvoering) investeringen (uitgaven voor activa) In de regeling is beschreven welke bestuursorganen namens het waterschap bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen. Door (sub)mandatering kan doelmatiger worden gewerkt en wordt het besluitvormingsproces versneld. 1.2 Leeswijzer Voor de volledigheid zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van budgetbeheer opgenomen die middels een ander besluit zijn vastgesteld. Eerst wordt ingegaan op de overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur naar het college van dijkgraaf en heemraden. Daarna worden de kaders gesteld voor de (gedeeltelijke) overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de ambtelijke organisatie.

5 Blad Definitie budget Onder de term budget wordt door Waterschap Veluwe verstaan: een deel van de begroting (exploitatie of investering) waarvoor een functionaris van het waterschap verantwoordelijk is gesteld. Een budget voor het realiseren van een investering wordt een krediet genoemd. Onderscheiden worden voorbereidingskredieten en uitvoeringskredieten. Tot het budget behoren de volgende aspecten: 1. De taakopdracht: de in de begroting opgenomen te bereiken doelstellingen, producten en prestaties, dan wel de in een geautoriseerd kredietvoorstel opgenomen investeringen. 2. De realisatietermijn: het budget geldt voor een begrotingsjaar en vervalt dus op 31 december van dat jaar. Een krediet kan een langere looptijd hebben. 3. De beschikbaar gestelde middelen: dit betreft de uren van de eigen organisatie en de financiële middelen 1, beide zoals opgenomen in de begroting, dan wel in een geautoriseerd kredietvoorstel. 1.4 Definitie budgetbeheer Onder de term budgetbeheer wordt door Waterschap Veluwe verstaan: de bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van de begroting. Tot het budgetbeheer behoren de volgende aspecten: 1. De bevoegdheid tot het besteden van de beschikbaar gestelde middelen en het aangaan van verplichtingen. 2. De verantwoordelijkheid voor het realiseren van de begrote doelstellingen, producten en prestaties en het rapporteren over de voortgang. 3. De verantwoordelijkheid voor het vóórkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van het budget. 1 Het gaat hierbij niet om de toegerekende kosten en baten op basis van een verdeelsleutel.

6 Blad Schema budgetbeheer Het budgetrecht is voorbehouden aan het algemeen bestuur. Voor de uitvoering van de begroting en overdracht van budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden de volgende op- en overdrachtsmomenten: Algemeen bestuur Budgetrecht: Vaststellen van de begroting en begrotingswijziging College van dijkgraaf en heemraden Opdracht tot uitvoeren van de begroting met delegatie en mandaat van bevoegdheden en verantwoordelijkheden (2.2) Secretarisdirecteur Opdracht tot uitvoeren van de begroting en mandaat van bevoegdheden en verantwoordelijkheden (2.3) Budgethouder Opdracht tot uitvoeren van het toegekende budget en submandaat van bevoegdheden en verantwoordelijkheden (2.4) 2 Overdracht budgettaire bevoegdheden en verantwoordelijkheden 2.1 Kader voor budgetbeheer De begroting is de basis voor het budgetbeheer. Het document omvat de op hoofdlijnen bepaalde taakopdracht voor een jaar, evenals de daarvoor beschikbare middelen. Het algemeen bestuur stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar de begroting vast. In de loop van het jaar kunnen door het algemeen bestuur begrotingswijzigingen worden vastgesteld. Hiermee worden zowel de taakopdracht als de beschikbare middelen voor het lopende jaar aangepast. Om investeringen te mogen uitvoeren, is voor elke investering een besluit van het algemeen bestuur nodig. Het beschikbaar stellen van een krediet dient enkel als toestemming om de investering uit te voeren.

7 Blad Delegatie en mandaat aan het college van dijkgraaf en heemraden Binnen het waterschap oefent het algemeen bestuur het budgetrecht uit. Het college van dijkgraaf en heemraden krijgt met het autoriseren van de begroting door het algemeen bestuur de opdracht het in de begroting opgenomen beleid uit te voeren, waarbij maximaal die middelen mogen worden ingezet die daarvoor in de begroting beschikbaar zijn gesteld. Om de begroting te kunnen uitvoeren is door het algemeen bestuur een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden overgedragen aan het college van dijkgraaf en heemraden. (artikel 1, Organisatieverordening) 1. Het college van dijkgraaf en heemraden kan krachtens mandaat voorbereidings- en uitvoeringskredieten beschikbaar stellen tot een maximum eigen bijdrage van één miljoen euro voor investeringen die in de begroting zijn opgenomen. 2. Aan het college van dijkgraaf en heemraden zijn krachtens delegatie de volgende bevoegdheden overgedragen: besluiten tot het uitlenen, lenen of (her)beleggen van gelden; onder voorwaarden besluiten tot kopen, ruilen, vervreemden en bezwaren van roerende en onroerende goederen; besluiten tot het verhuren, verpachten of in gebruik geven van onroerende goederen; besluiten op grond van de subsidieverordening; besluiten tot het aanbesteden van leveringen, diensten en werken. Op basis van artikel 8 van de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie is het college van dijkgraaf en heemraden bevoegd: de geautoriseerde netto-kosten met 1% te overschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid; de netto-kosten van een programma met 10% van de netto-kosten te overschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien de middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en indien hiervoor de benodigde financiële ruimte elders binnen de begroting gevonden kan worden de voor een investering per programma geraamde uitgaven met 1% van de brutouitgaven te overschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien de mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Bovengenoemde overschrijdingen worden achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

8 Blad Mandaat aan de secretaris-directeur Het college van dijkgraaf en heemraden draagt de uitvoering van de begroting op aan de ambtelijke organisatie. Om de begroting te kunnen uitvoeren heeft het college van dijkgraaf en heemraden de secretaris-directeur mandaat verleend ten aanzien van alle bevoegdheden die het waterschap ter behartiging van zijn taken zijn toegekend (artikel 3.1, Organisatiebesluit). Indien er geen sprake is van een eenduidig besluit (bijvoorbeeld bij calamiteiten of nieuw beleid) is de bevoegdheid van de secretaris-directeur beperkt tot het aangaan van verplichtingen waarmee een belang van maximaal is gemoeid (artikel 3. 2i en 3.5, Organisatiebesluit). De secretaris-directeur is niet bevoegd de geautoriseerde begroting te overschrijden zonder toestemming vooraf van het college van dijkgraaf en heemraden. 2.4 Submandaat aan budgethouders De secretaris-directeur verdeelt de vastgestelde begroting in budgetten en wijst voor elk budget de budgethouder aan. De budgetten zijn verdeeld naar producten, afdelingen en investeringen. Het budgetbeheer wordt overgedragen aan de budgethouder op basis van submandatering. Voor een aantal taken/kosten is het budgetbeheer centraal toegekend. Een overzicht van de budgetten met budgethouders is opgenomen als bijlage 1. De secretaris-directeur draagt de uitvoering van de budgetten op aan de budgethouders. Om het budget te kunnen uitvoeren verleent de secretaris-directeur submandaat aan: de sectorhoofden voor het aangaan van verplichtingen waarmee een belang van ten hoogste is gemoeid met betrekking tot het toegewezen budget; de afdelingshoofden voor het aangaan van verplichtingen waarmee een belang van ten hoogste is gemoeid met betrekking tot het toegewezen budget. de rayonleiders en teamleiders voor het aangaan van verplichtingen waarmee een belang van ten hoogste is gemoeid met betrekking tot het toegewezen budget. 2.5 Submandatering in de lijn Verstrekken van submandaat in de lijn dient het sectorhoofd ter kennis van de directie te brengen. De submandatering wordt schriftelijk vastgelegd en gearchiveerd.

9 Blad Overige submandaten De secretaris-directeur heeft, door middel van het mandateringsbesluit Waterschap Veluwe 1997 artikel 1, submandaat verleend aan: het sectorhoofd Middelen en Ondersteuning voor het aangaan van overeenkomsten inzake (kas)geldleningen en het uitlenen van (tijdelijke) financieringsoverschotten. het afdelingshoofd Personeel en Organisatie voor het toekennen van vergoedingen in het kader van de personele regelingen. het afdelingshoofd Bestuur en Communicatie voor het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot jacht-, pacht- en visrechten. 2.7 Spoedeisende situaties en calamiteiten Wanneer de omstandigheden geen voorafgaande bijeenroeping van het bevoegde bestuursorgaan toelaten, is de dijkgraaf op grond van artikel 96 van de Waterschapswet bevoegd alle maatregelen te treffen waartoe het algemeen bestuur en het college van dijkgraaf en heemraden bevoegd zijn. De bevoegdheid geldt zolang deze toestand voortduurt en totdat het bevoegd bestuursorgaan alsnog van zijn bevoegdheid gebruik kan maken. Indien als gevolg van calamiteiten onmiddellijk uitgaven vereist zijn, geschiedt formele besluitvorming door de dijkgraaf op grond van artikel 96 Waterschapwet. Indien van toepassing vindt een begrotingswijziging achteraf plaats. De dijkgraaf informeert zo spoedig mogelijk het college van dijkgraaf en heemraden. De dijkgraaf heeft de bevoegdheid tot het doen van uitgaven krachtens mandaat overgedragen aan de secretaris-directeur met de plicht tot zo spoedig mogelijke melding aan de dijkgraaf en het college van dijkgraaf en heemraden. De secretaris-directeur verleent aan de handhavers/toezichthouders van de afdeling Regulering submandaat om in spoedeisende situaties verplichtingen aan te gaan waarmee een belang van ten hoogste is gemoeid. 2.8 Hardheidsclausule Het college van dijkgraaf en heemraden kan in voorkomende gevallen om bijzondere redenen besluiten af te wijken van de in deze regeling opgenomen regels over het overdragen van budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden.

10 Blad 7 3 Budgetregels met betrekking tot de exploitatie 3.1 Kader Dit hoofdstuk gaat in op regels die betrekking hebben op de exploitatie. Hieronder wordt verstaan de normale bedrijfsvoering; inkomsten en uitgaven die van nut zijn voor het betreffende begrotingsjaar. De exploitatiekosten zijn verdeeld naar producten en afdelingen. Tot de exploitatie behoren ook de investeringen beneden het drempelbedrag die niet geactiveerd worden. Kosten en opbrengsten (=lasten en baten) die tot de exploitatie behoren, hebben uitsluitend betrekking op het betreffende begrotingsjaar. Een budget wordt voor het begrotingsjaar beschikbaar gesteld. Het restant van een budget mag niet in het volgende jaar benut worden. Exploitatiekosten worden verantwoord in het jaar dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd. 3.2 Budgetoverschrijdingen en -overschotten De budgethouder draagt zorg voor een actueel inzicht in het budget wat betreft te leveren prestaties, kosten en baten en personele inzet (uren). Gesignaleerde of verwachte afwijkingen in het budget worden in de eerstvolgende marap gemeld, dit geldt zowel voor over- als onderschrijdingen in het budget. Er zijn een tweetal mogelijkheden om de budgetoverschrijding op te lossen: Zoeken naar compensatie binnen de begroting (3.3). Vragen om aanvullende middelen door het vaststellen van een begrotingswijziging door het algemeen bestuur (3.4). 3.3 Overschrijdingen oplossen binnen de begroting Programmabudget In de loop van het jaar kan blijken dat voor bepaalde programma s de middelen niet toereikend zijn, maar dat er wel ruimte aanwezig is binnen andere programma s. Compensatie tussen programma s kan dan uitkomst bieden. Bij compensatie van middelen dient aangegeven te worden in welke mate dit de prestatie beïnvloedt. Voor het af- en overschrijven van bedragen tussen programma s is toestemming nodig van het college van dijkgraaf en heemraden. Af- of overschrijving tussen waterschapstaken wordt niet toegestaan door het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (de BBVW).

11 Blad Productenbudget In de loop van het jaar kan blijken dat voor bepaalde beleidsvelden, beleidsproducten, beheerproducten, werkplanproducten de middelen niet toereikend zijn, maar dat er wel ruimte aanwezig is binnen andere beleidsvelden, beleidsproducten, etc. Compensatie tussen producten kan dan uitkomst bieden. Bij compensatie van middelen dient aangegeven te worden in welke mate dit de prestatie beïnvloedt. Voor het af- en overschrijven van bedragen tussen begrotingsposten is toestemming nodig. De bevoegdheden hiervoor zijn, met uitzondering van de centrale budgetten, als volgt geregeld: verantwoordelijke voor beheerproduct: schuiven tussen werkplanproducten binnen het beheerproduct; verantwoordelijke voor beleidsproduct: schuiven tussen beheerproducten binnen het beleidsproduct; secretaris-directeur: schuiven tussen beleidsproducten binnen één beleidsveld; college van dijkgraaf en heemraden: schuiven tussen beleidsvelden binnen één waterschapstaak. Af- of overschrijving tussen waterschapstaken wordt niet toegestaan door de BBVW Afdelingsbudget In de loop van het jaar kan blijken dat voor bepaalde afdelingen de middelen niet toereikend zijn, maar dat er wel ruimte aanwezig is binnen andere afdelingen. Compensatie tussen afdelingen kan dan uitkomst bieden. Voor het af- en overschrijven van bedragen tussen begrotingsposten is toestemming nodig. De bevoegdheden hiervoor zijn als volgt geregeld: sectorhoofd: schuiven tussen afdelingen binnen de sector; secretaris-directeur: schuiven tussen alle afdelingen Centraal budget In de loop van het jaar kan blijken dat voor salarissen en sociale lasten, kapitaallasten, belastingen, verzekeringen en huisvesting het budget niet toereikend is, maar dat er wel ruimte aanwezig is binnen de begroting. De secretaris-directeur is bevoegd tot het af- en overschrijven van bedragen tussen begrotingsposten uit de centrale budgetten conform het bepaalde in en Er mag niet geschoven worden tussen productbudgetten en afdelingsbudgetten.

12 Blad Begrotingswijziging Een voorstel tot wijziging van de begroting wordt door het college van dijkgraaf en heemraden bij het algemeen bestuur ingediend, indien: compensatie op organisatieniveau niet mogelijk is; het college van dijkgraaf en heemraden gebruik heeft gemaakt van de bevoegdheid tot overschrijding van de begroting en hierbij het maximum heeft bereikt; uitgaven en ontvangsten niet passen binnen het vastgestelde beleid (wijziging in de taakopdracht); er extra uitgaven zijn ten gevolge van spoedeisende situaties en calamiteiten; er een overschot is. Het wijzigen van de begroting heeft plaats door een dotatie of onttrekking aan het eigen vermogen per waterschapstaak. 4 Budgetregels met betrekking tot investeringen 4.1 Kader Dit hoofdstuk gaat in op regels die betrekking hebben op de investeringen. Investeringen zijn alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste staan van het waterschap. Een investering wordt geactiveerd, dat wil zeggen dat de uitgave niet ineens ten laste van de netto-kosten komt, maar over meerdere begrotingsjaren wordt afgeschreven. Ook revisies/renovaties en amoveringen kunnen in bepaalde gevallen als investeringen aangemerkt worden. De voorwaarden voor activering zijn verwoord in de Nota Waardering en afschrijving vaste activa. Op basis van bovengenoemde nota hanteert Waterschap Veluwe voor activering een drempelbedrag van voor werken 2 en plannen 3 (totale investering) en voor overige investeringen. Het combineren van bestedingen (alleen) met het doel te voldoen aan de grens om als investering te kunnen worden aangemerkt, is niet toegestaan. 2 Bouw-, dan wel wegenbouwkundige werkzaamheden met een economische of technische functie. 3 Planvorming voor de ontwikkeling, de inrichting en het beheer van watersystemen.

13 Blad 10 Kosten- en opbrengsten 4 (=lasten en baten) die tot de investering behoren, hebben uitsluitend betrekking op het betreffende begrotingsjaar. Een krediet kan voor meerdere jaren beschikbaar worden gesteld, maar in het begrotingsjaar geldt de jaarschijf als budget. 4.2 Kredietaanvraag De budgethouder die de investering gaat uitvoeren, stelt op basis van de goedgekeurde projectopdracht een kredietvoorstel op. Dit geldt zowel voor een voorbereidingskrediet als voor een uitvoeringskrediet. Voor het opstellen van een kredietvoorstel wordt gebruik gemaakt van de sjabloon Voorstel in de huisstijl. Op deze wijze wordt bereikt dat alle aspecten in het voorstel worden opgenomen. De financiële paragraaf wordt beoordeeld door de afdeling financiële - en economische zaken. Een kredietvoorstel wordt, conform interne regelgeving, ingediend bij: de secretaris-directeur indien het vervangings- en uitbreidingsinvesteringen (uit de algemene investeringen) betreft met een eigen bijdrage tot ; (organisatiebesluit 1997 artikel 3i) het college van dijkgraaf en heemraden voor investeringen met een eigen bijdrage tot ; (organisatieverordening 2007 artikel 1lid 2a) het algemeen bestuur voor alle overige investeringen. Met de autorisatie van het kredietvoorstel is de budgethouder verantwoordelijk voor de uitvoering van de investering voor wat betreft te leveren prestaties, kosten en baten en personele inzet (uren). 4.3 Kredietafwijkingen Een vastgesteld krediet geldt als maximum bedrag voor de investering. Bij meerjarige investeringen is de jaarschijf uit het vastgesteld krediet het maximum bedrag voor dat jaar. Kredietoverschrijdingen mogen niet gecompenseerd worden met kredietoverschotten. Dreigende kredietoverschrijdingen of kredietoverschotten worden in de eerstvolgende projectenmarap gemeld. In de eerstvolgende burap worden de kredietafwijkingen gemeld aan het bestuur en wordt een aanvullend krediet gevraagd of wordt een deel van het krediet teruggegeven. Indien middelen uit een voorbereidingskrediet niet besteed worden, vloeit het overschot terug naar de totaal post voor de betreffende investering. Als een voorgenomen investering geen verder vervolg krijgt, worden de gemaakte voorbereidingsuitgaven 4 Onder opbrengsten worden verstaan subsidies, bijdragen van derden en dergelijke

14 Blad 11 ineens ten laste van de exploitatie gebracht. De budgethouder moet zelf actie ondernemen om budgetruimte te creëren. Omwille van de voortgang mag de budgethouder, zodra een kredietoverschrijding dreigt, toestemming vragen om door te gaan met het realiseren van de investering. Bij overschrijdingen tot 1% van de geraamde bruto-uitgaven per programma (per jaar) is toestemming van het college van dijkgraaf en heemraden nodig. Na het verkrijgen van bovengenoemde toestemming dient de budgethouder in de burap een aanvullend krediet aan te vragen. 4.4 Activeren van een krediet Zodra een (deel van een) investering in gebruik is genomen, meldt de budgethouder de ingebruikname aan het bestuur/de secretaris-directeur. Met de melding stopt de toerekening van bouwrente en wordt de (deel)investering geactiveerd conform de Nota waardering en afschrijving vaste activa. 4.5 Afsluiten van een krediet De budgethouder evalueert een investering op realisatie van de doelstellingen en de gebruikte middelen (financieel en uren). Tevens meldt de budgethouder of er een onderhoudperiode van toepassing is en welke middelen hiervoor worden gereserveerd. Tijdens de onderhoudsperiode geldt het gereserveerde bedrag als maximum bedrag voor de investering. Afwijkingen tijdens de onderhoudsperiode worden op dezelfde wijze behandeld als kredietafwijkingen (hoofdstuk 4.3). Een krediet wordt één jaar na oplevering afgesloten. Deze termijn kan via de burap gewijzigd worden. 5 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren 5.1 Kader Dit hoofdstuk gaat in op regels die betrekking hebben op de overheveling van budget tussen begrotingsjaren. Incidenteel kan het college van dijkgraaf en heemraden in het begrotingsjaar niet in staat zijn geweest om bepaalde omvangrijke activiteiten uit te voeren waarvoor het algemeen bestuur geld beschikbaar heeft gesteld. Om de activiteiten in het volgende begrotingsjaar te kunnen uitvoeren, moet het algemeen bestuur het geld, middels een specifiek besluit, opnieuw ter beschikking stellen.

15 Blad Overhevelen van budget De budgethouder rapporteert voor 31 december van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur welke activiteiten achterstand hebben opgelopen bij de uitvoering en in hoeverre de uitvoering van de activiteiten plaatsvindt in het volgende begrotingsjaar. Het algemeen bestuur kan besluiten de niet aangewende middelen aan het budget voor het nieuwe jaar toe te voegen. 5.3 Meerjarenbeleidsbegroting Bij meerjarige investeringen waarbij er een achterstand is opgelopen in de uitvoering van de activiteiten moet in de eerstvolgende meerjarenbeleidsbegroting het investeringsschema aangepast worden. 6 Slotbepalingen Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2009 en vervangt de budgetteringsregeling van 27 november De regeling kan worden aangehaald als Regeling budgetbeheer Waterschap Veluwe 2009.