Sponsorplan. De Foresters

Transcriptie

1 Sponsorplan Versie Oktober

2 Sponsorplan Doelstelling De sponsorcommissie van sv heeft ten doel: -Het (verder) professionaliseren van de manier waarop met fondsenwerving binnen de vereniging wordt omgegaan. -Het verhogen van de inkomsten via sponsoring om de door de vereniging gestelde doelen te helpen verwezenlijken. -Het bieden van meer value for money aan de sponsoren zodat er naast een gun-factor ook aandacht is voor de sponsor en hoe deze geholpen kan worden via de vereniging. Doelen De sponsorgelden die binnenkomen worden gebruikt voor doelen overeengekomen met de sponsor, of voor (algemene) doelen vastgesteld door het hoofdbestuur van. Ambitie De verenigingsambitie is ambitie en plezier, wat heeft geleid tot een aantal plannen in zowel de selectiesfeer (vb: AZ-3sterren samenwerking, invoeren Dames 1) als in de non-selectie sfeer (vb: meerdere keren trainen, onderlinge toernooien). Deze verenigingsambitie, in een maatschappelijk kader waarin uitgaven voor verenigingen alleen maar stijgen, dient financieel ondersteund te worden en heeft geleid tot een afgeleide ambitie binnen sponsoring: De ambitie van de sponsorcommissie is om per jaar een 10 15% groei te genereren van de sponsorinkomsten (na aftrek gemaakte kosten). Daarnaast is het de ambitie om meer contact te hebben met de huidige sponsoren, om aldus deze sponsorgroep te behouden en de genoemde groei te realiseren vanuit de bestaande groep door meer te bieden alsmede het actief acquisitie plegen mbt nieuwe sponsoren en sponsor-mogelijkheden. 2

3 Organisatie Plaats in het organigram De sponsorcommissie is onderdeel van de de commissie PR & Sponsoring en werkt nauw samen met de onderdelen PR en Evenementen in deze commissie. De voorzitter van de PR & Sponsoring commissie is lid van het hoofdbestuur en is als dusdanig verantwoordelijk voor de onderdelen PR, Sponsoring en Events. Verantwoordelijkheid De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het onderdeel sponsoring in de meest brede zin des woords en zal via een budget en een jaarplan verantwoording afleggen aan PR & Sponsoring en via dit kanaal aan het hoofdbestuur. Budget en jaarplan worden bij aanvang van ieder seizoen geaccordeerd door het hoofdbestuur. Samenstelling De sponsorcomissie bestaat uit een hoofd van de commissie en een aantal leden. Elk lid is verantwoordelijk voor 1 of meerdere deelgebieden binnen sponsoring. Op dit moment zijn de benoemde deelgebieden : Bordsponsoring : Backoffice, Aquisitie & controle Sponsorportaal & Narrowcasting : Backoffice, Aquisite & controle Club van 100 Events Selectie-/hoofdsponsoren (Kleding)contracten Budgettering en financiёle controle Business club : Kabel-actie, vrienden-loterij, supermarktakties, Boarding-toernooi, hooghoudbokaal, penaltybokaal, hotdog-toernooi, toernooien, etc. 3

4 Financieёn De penningmeester van sv heeft het beheer over de sponsorgelden. Bij het ontstaan van een nieuw sponsorcontract zal de sponsorcommissie een sponsorcontract aanmaken en na ondertekening doorsturen aan de penningmeester. De penningmeester draagt zorg voor facturering & control. Bij het uitblijven van betalingen zal de penningmeester de sponsorcommissie informeren en in overleg zal een passend actieplan worden uitgevoerd. De penningmeester draagt zorg voor het registreren van ontvangen betalingen en zal de sponsorcommissie hierover frequent informeren. Het budget van de sponsorcommissie (inclusief lopend jaar, budget komend seizoen en leads komend seizoen) wordt in overleg opgesteld en aan het einde seizoen voor een nieuw seizoen ingediend bij het hoofdbestuur. Het hoofdbestuur dient dit te accorderen. 4

5 Werkwijze Intern Leden van de sponsorcommissie dragen zorg voor een duidelijke verslaglegging van alle activiteiten. Dit zal voornamelijk plaatsvinden binnen de gezamenlijke sharepoint (dropbox), opdat alle leden van elkaars activiteiten op de hoogte zijn. De voorzitter van de sponsorcommissie zal het hoofdbestuur per vergadering op de hoogte stellen over de gang van zaken en komende ontwikkelingen. Eens per jaar zal het hoofd van de sponsorcommissie zijn begroting indienen in overleg met de penningmeester. Deze begroting bevat de stand van zaken lopend seizoen en de budgettering voor het komend seizoen. Tevens zullen in de budgettering van het komend seizoen uitgangspunten zijn geformuleerd en zal er aandacht zijn voor nieuwe ontwikkelingen / leads. Per seizoen komt de sponsorcommissie 2 keer formeel samen. Daar waar nodig is er ad hoc contact. Per seizoen komt de 2 keer formeel samen. Daar waar nodig is er ad hoc contact. Bij het ontstaan van een nieuw sponsorpakket zal het pakketaanbod worden gereviseerd. Daar waar mogelijk zal elke nieuwe sponsor die een pakket afneemt resulteren in een sponsorcontract. Dit sponsorcontract zal worden opgesteld door de sponsorcommissie en worden opgestuurd naar de penningmeester voor ondertekening. 5

6 Werkwijze extern Er is een sponsorprogramma, wat als basis dient voor ieder contact met een potentiёle sponsor. Een sponsor kan hieruit een keuze maken, maar in onderling overleg en toegespitst op de sponsor kan hiervan afgeweken worden in prijs, combinatie van pakketten dan wel het initiёren van een compleet nieuw sponsorpakket. Alle sponsoren worden 2 3 keer per jaar benaderd via een sponsorbrief met als doel de sponsor-base te informeren over sv maar ook over (extra) mogelijkheden die sv hen biedt. De mailbox [email protected] wordt dagelijks bijgewerkt. Alle meldingen van mogelijke sponsors dienen aan de sponsorcommissie te worden gemeld en worden aldaar opgevolgd. Middels het standaard verwijzen naar de pakketten die via de site worden gecommuniceerd, dan wel via een persoonlijk onderhoud worden sponsoren geїnformeerd. Vanuit onze visie kijken wij vervolgens hoe sponsor en sv het meest voor elkaar kunnen betekenen. 6