Verslag vergadering oudercomité Koornbloem

Transcriptie

1 Datum: 22/04/2009 Aanwezigen: Andy Vandierendonck, Bart Colpaert, Miranda Segaert, Roos Verplancke, Jan Verplancke, Caroline Eecloo, Geert Jaques, Nele Van Caeneghem, Wim Leuridan en Greet, Geert Goethals, Amelie Dedobbelaere, Filip Janssens Verontschuldigd: Geert Declercq, Monika Lanckriet, Arne d Olieslager, An Moeyaert 1. Agenda 1. overlopen van de agenda 2. financieel verslag stand kassa 3. functieomschrijving van bestuursleden 4. evaluatie vorige activiteit: vertelmiddag 5. voorbereiding volgende activiteit: gezinsfietstocht 26 april en schoolfeest 7 juni 6. ouder-enquete: bepalen van vragenlijst 7. opsomming zaken waar oudercomité op jaarbasis de school financieel ondersteunt 8. varia 9. gemaakte afspraken en actiepunten 2. Financieel verslag De Quiz in januari heeft in totaal 535,24 opgebracht, waarvan de helft ( 267,60) is gestort op de rekening van het oudercomité Centrum (volgens afspraak elk de helft van de opbrengst). Op de vertelmiddag van 29 maart hadden we 460,50 inkomsten, en is er voor 275,07 aan uitgaven gedaan. De opbrengst van deze namiddag bedraagt dus 185,43. Een totaal bedrag van 1.500,00 werd geschonken voor verfraaiing van de koer. Daarvan is reeds voor een bedrag van 613,47 besteed aan pleinpleisters. Op het plan van aankoop staat ook nog een fietsenberging voor een 30-tal fietsen. Er wordt ook aan de school, en de leerkrachten, gevraagd om een lijst op te stellen van mogelijke aankopen die beneficiair zijn voor de kinderen. Dit kan op een volgende vergadering besproken worden, en zo in de lijst voor aankopen volgend jaar worden geplaatst. 3. Bestuur 1. samenstelling en taakomschrijving voorzitter: Geert Declercq o staat in voor de algemene werking en voorzitterschap van het oudercomité De Koornbloem secretaris: Jan Verplancke o staat in voor het bijhouden van alle ledengegevens, opmaken en de verspreiding van verslag, verzamelen van de agendapunten, communicatie naar de leden (oproep vergadering, herinnering activiteit) penningmeester: Andy Vandierendonck

2 o kasoverdracht is gebeurd. Volmacht over de rekening wordt afgehandeld o bijhouden van de kas, opstellen financieel verslag, beheer van de rekening 2. ledenlijst Amelie Dedobbelaere An Moeyaert Andy Vandierendonck Arne d'olieslager Bart Colpaert Caroline Eecloo Filip Jannssens Geert Declercq Geert Goethals Geert Jaques Jan Verplancke Klaartje Cafmeier Miranda Segaert Monika Lanckriet Nele Van Caeneghem Roos Verplancke Wim Leuridan [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Tijdens elke activiteit is iedereen verzekerd voor ongevallen. Maar daarom moet voor elk lid zijn gegevens doorgegeven worden, namelijk naam, adres en telefoon. Dit kan dan op de verzekering geplaatst worden. Dus stuur uw gegevens door naar de secretaris Evaluatie vertelmiddag De vertelmiddag is bijzonder goed verlopen, met een algemene tevredenheid van de ouders en kinderen die aanwezig waren. Iedereen was zeer positief, ook diegenen die hebben afgesloten rond 23u... Reacties waren: - goed georganiseerd - kindvriendelijk - goede vertellers - een drankje voor de kinderen - gratis activiteit Voor Daniël Goeghebeur (van het zaaltje de Kastanje) zal een flesje wijn voorzien worden ter bedanking voor het gebruik van zijn zaaltje. De geschilderde borden zullen door Filip Janssens vernist worden, en opgehangen voor zondag 26 april. Voor afrekening van de drie geleverde borden zal Geert Jaques contact opnemen met Geert Declercq.

3 Een discussie rond het bedrag van de drankkaarten werd gehouden. De vraag is of 10 niet te veel is, en of evt. 5 of 6 niet haalbaar is. De discussie is afgerond met het bedrag te houden op 10, en evt. indien er minder betaald wil worden, de overbodige vakjes reeds te kleuren Volgende activiteiten 5.1. Gezinsfietstocht 26 april Op het moment van de vergadering zijn er reeds 55 volwassenen en 36 kinderen ingeschreven. Verwacht wordt dat dit aantal zal groeien naar een 75 volwassen en een 50- tal kinderen... De inkomsten van deze activiteit worden verdeeld over de 2 oudercomité s... De start van de gezinsfietstocht is voorzien om 13u30. Het verwachtte aankomstuur aan de Koornbloem is omstreeks 15u. Daarom worden de leden die de opzet doen, verwacht omstreeks 14u30. Dan zullen de tafels klaargezet worden, evt. buiten ook voorzien (in geval van goed weer), wordt de ingang naar het zaaltje terug afgesloten (geen wagens in de nabijheid van de zaal en speelruimte voor de kinderen). Ook de doorgang via het clubhuis van de KLJ zal afgesloten worden zodat de kinderen niet zomaar weg kunnen naar de straat. Voor de opstart is voorzien: - Andy Vandierendonck - Roos Verplancke - Jan Verplancke - Geert Goethals - Filip Janssens De opkuis na de activiteit zal gedaan worden door: - Andy Vandierendonck - Jan Verplancke - Geert Goethals - Geert Declercq - Geert Jaques De andere leden komen wanneer het hun past, en zullen dan ook inspringen waar nodig om iemand af te lossen van zijn/haar taken. Geert Declercq zal opnieuw voor de drank zorgen. Volgende dranken zullen aangeboden worden: Pils Hoegaarden Leffe Blond en Bruin Cola + Cola Light Limonade Wijn wit en rood Water, plat en bruis Koffie

4 De worsten voor op de BBQ worden besteld bij t Zwientje, de broodjes bij Bakkerij Christa. De BBQ wordt verzorgd door Stef Boutte (man van Monika) en Steven Nayaert 5.2. Schoolfeest 7 juni Volgende zaken zullen voorzien worden: - frigowagen en tapinstallatie (VanQuathem) stoelen van stad Torhout - Tafels komen uit het zaaltje - Tent van stad Torhout - Bar tafels (hogere ronde tafels om gezellig rond te staan) Geert Jaques informeert - Taartenbak en verkoop - Affiche wordt opgesteld en zal verdeeld worden. - Boembal 3x 1u (45 dans en 15 pauze) 2 muzikanten en 1 dansinstructrice Een aparte vergadering rond het schoolfeest zal gehouden worden op woensdag 13 mei 6. Enquête Een voorbeeld enquête werd opgesteld en voorgelegd aan de leden. Alle vragen werden goed bevonden. Enkele kleine aanpassingen aan een paar vragen zijn genoteerd. Indien er nog vragen zouden moeten bijkomen, stuur ze door naar Jan Verplancke, hij zal ze dan verwerken in de enquête. Op de volgende vergadering (13 mei) zal deze lijst afgerond worden, en zal ze daarna verspreid worden naar de ouders toe. Dit zal zowel op papier meegegeven worden, maar met voorkeur in te vullen via de website (zodat een automatisch rapport kan gegenereerd worden voor verdere analyse). 7. Financiële steun van OC naar school Volgende zaken worden vanuit het oudercomité aan de school gegeven (jaarlijks) - tutti-frutti : 1 /kind - bos- en zeeklas : 5 /kind - schoolreis : 2,5 /kind (enkel voor kleuters) 8. Varia Miranda Segaert is opgenomen in de schoolraad Juffrouw Ilse heeft gevraagd of er op 1 mei, voor de 1 e communie nog een 4-tal leden zouden kunnen meehelden voor het uitschenken van drank. Andy Vandierendonck en Geert Goethals hebben reeds bevestigd dit te zullen doen. Graag nog 2 leden die zich daarvoor willen inzetten.

5 9. Gemaakte afspraken en actiepunten - Lijst opstellen van mogelijke aankopen/verfraaiingen die vanuit oudercomité zouden aangekocht/geregeld worden - Alle leden naam, adres en telefoon doorgeven voor verzekering - Kado voorzien voor De Kastanje - Gezinsfietstocht: volgens lijst voor aanwezigheden - Enquête aanvullen, evt. nieuwe vragen opstellen en doorsturen naar Jan, en dit tegen de volgende vergadering Volgende vergadering oudercomité: 13 mei