PPA Managersgids Managen en motiveren voor betere resultaten

Transcriptie

1 PPA Managersgids Managen en motiveren voor betere resultaten

2 PPA // MANAGERSGIDS Managen betekent in de eerste plaats motiveren Lee Iacocca Wij hopen dat deze gids u de nodige informatie geeft. Indien u vragen heeft, kan u ons contacteren op het nummer 02/ of via info@thomasint.be of kan u onze website raadplegen.

3 ThomasPPA Efficiënt management begint met het begrijpen van gedrag Mensen afstemmen op de strategie van het bedrijf Zelf Gedragsstijl Invloed op anderen Sterktes Zelfkennis Anderen Anderen begrijpen Omgaan met anderen Een vlotte gedragsstijl ontwikkelen Teams Wat is het teamprofiel? Teams afstemmen op de eisen van het bedrijf Krachten en diversiteit gebruiken om de prestaties te verbeteren Het Thomas PPA-systeem Persoonlijke Profiel Analyse Bepaalt de gedragsstijl van een individu (Dominantie/Invloed/Stabiliteit/Conformiteit) Functieprofiel Bepaalt de gedragsvereisten voor de functie De eerste stap : Ken uzelf Voordat u nadenkt over hoe u deze gids het beste kan gebruiken om medewerkers te managen, dient u eerst zelf de PPA in te vullen. Stel uzelf vervolgens de vraag welke invloed uw gedrag heeft op uw rol als leider. Gebruik de informatie van de PPA om na te denken over hoe u het verschil kan maken voor elke afzonderlijke medewerker.

4 PPA // MANAGERSGIDS Waarde voor de organisatie Stel vast welke van de profielfactoren D, I, S en C in grafiek III van de PPA hoog zijn (op of boven de middellijn). Gebruik vervolgens onderstaand schema om de waarde voor de organisatie te bepalen. Hoge dominantie Hoge invloed Hoge stabiliteit Hoge conformiteit Gedrevenheid om resultaten te behalen ondanks tegenstand of antagonistische situaties. Invloed uitoefenen om mensen positief en welwillend te doen handelen. Stabiel in het voltooien van taken op een voorspelbare en consequente wijze Conformeren aan een bestaand beleid om fouten, conflicten of problemen te voorkomen. Resultaten behalen Actie bespoedigen Zichzelf en anderen uitdagen Beslissingen nemen De status quo in vraag stellen Mensen motiveren tot actie over te gaan Enthousiasme opwekken Contacten leggen en onderhouden Goede indruk maken Optimisme uitstralen Gespecialiseerde vaardigheden ontwikkelen Zich op de huidige taak concentreren Taken grondig afwerken Consequentie Doorzettingsvermogen Oog voor detail Naleving van kwaliteit en richtlijnen Controle en supervisie Kwaliteit en normen verbeteren Feiten verzamelen en risico s inschatten Aanpassen om te managen De richtlijnen op de volgende pagina s laten zien dat om de toewijding te vergroten en de prestaties te verbeteren, managers hun gedragsstijl dienen aan te passen en af te stemmen op de gedragsstijl van de te managen personen. Dit is voor de meeste managers een hele opgave. Een geboren leider past voortdurend zijn/haar gedrag aan om het beste in de anderen naar boven te brengen. Hoge D managers neigen snel beslissingen te nemen zonder eerst overleg te plegen of rekening te houden met de eventuele gevolgen voor anderen. Dit gedrag kan leiden tot FALEN. De zelfbewuste D past zijn/haar gedrag aan om een beter resultaat en maximaal succes te kunnen behalen. Hoge S managers neigen te veel waarde te hechten aan vaste vertrouwde gebruiken of gewoonten, zelfs wanneer die ongeschikt of misplaatst zijn. Deze vaste werkwijze kan bij anderen leiden tot het in twijfel trekken van de status quo, hetgeen leidt tot ONZEKERHEID. De zekere S past zijn/haar gedrag aan zodra hij/zij beschikt over de nodige vakkundigheid en vaardigheden, om zo een stabiel kader te creëren voor professionele prestaties. Hoge I managers realiseren zich zelden welke invloed zij hebben op anderen. Zij trachten door verbale communicatie, hun charme, oogcontact en aanraking met iedereen een persoonlijke relatie aan te gaan. Deze aanpak en benadering kunnen resulteren in AFWIJZING. De gedisciplineerde I past zijn/haar gedrag aan om zo respect te verdienen als leider. Hoge C managers hebben de neiging wat star en onbuigzaam te zijn. Zij gaan er van uit dat iedereen net zo logisch en detailgericht is of zou moeten zijn. Deze aanpak en benadering kunnen leiden tot CONFLICTEN. De geïnformeerde C past zijn/haar gedrag aan zodat individuen de flexibiliteit krijgen om op hun eigen manier goede resultaten te behalen. De gulden regel Doe een ander niet aan wat je zelf niet wil worden aangedaan maakte plaats voor Behandel anderen zoals je zelf wilt worden behandeld. Om het potentieel van een persoon optimaal te benutten, moet je het functioneren van die persoon begrijpen, zijn/haar basisangsten en motivatoren kennen, hem/haar motiveren zonder aan zijn/haar basisangsten te raken en hem/haar benaderen op de wijze die hij/zij het prettigst vindt.

5 PPA // MANAGERSGIDS Coachen en managen De Hoge D s worden actief in een antagonistische (vijandige) omgeving. Zij worden vooral gestimuleerd door: UITDAGING Geef moeilijke opdrachten die het uiterste van hen vragen en geef ze daarna nog meer. Laat hen wedijveren. Bezorg hen werkdruk. Zij verwachten en willen: Vrijheid en autoriteit Macht Materiële beloning Kans om vooruit te gaan Afwisseling Innovatie De Hoge D s werken het best voor een directe, recht door zee manager waarmee zij zich kunnen meten en rechtstreeks van persoon tot persoon kunnen onderhandelen over het takenpakket. Om hen te blijven boeien, is het noodzakelijk moeilijke opdrachten te geven en voortdurend uitdagingen te bieden. Hun leerpunten: Empathie is geen zwakte. Ook andere mensen hebben goede ideeën. Controle kan noodzakelijk zijn. Iedereen moet verantwoording afleggen tegenover iemand. De Hoge I s worden actief in een positieve en gunstige omgeving. Zij worden vooral gestimuleerd door: ERKENNING Geef hen zowel binnen als buiten de organisatie waardering voor hun behaalde prestaties. Zij moeten in hun werk veel contact hebben met andere mensen. Geef hen openlijk erkenning. Zij verwachten en willen: Populariteit Prestige Groepsactiviteiten Vriendschappelijke relaties Zoveel mogelijk contact met mensen Aangename werksfeer De Hoge I s werken het best onder een democratische manager met wie zij zowel op persoonlijk als professioneel vlak kunnen omgaan. Zij moeten in hun job steeds de mogelijkheid hebben met mensen te werken en hen te motiveren. Hun leerpunten: Timemanagement helpt. Deadlines zijn er om zich aan te houden. Vriendschap kan het behalen van resultaten hinderen. Er bestaat zoiets als overdreven optimisme. De Hoge S en blijven passief / reactief in een positieve, gunstige omgeving. Zij worden vooral gestimuleerd door: ZEKERHEID Zorg voor een stabiele, vertrouwde werkomgeving. Geef hen een afgelijnd takenpakket dat geduld en aandacht vereist en geef hen de ruimte om zelf hun tempo te bepalen. Ook moeten zij voldoende tijd krijgen om zich op verandering voor te bereiden. Zij verwachten en willen: Waardering Oprechtheid Gestructureerde werkomgeving Erkenning voor loyaliteit Een zekere en stabiele werkplek Specialisatie De Hoge S en werken het best voor een ontspannen en vriendelijke manager die de tijd neemt zowel interesse te tonen voor hen als persoon als voor hun werk. Zij hebben opdrachten nodig die geduld en doorzettingsvermogen vereisen. Hun leerpunten: Goede resultaten geven zekerheid. Verandering betekent ook nieuwe mogelijkheden. Flexibiliteit is een troef. Slechte prestaties aanpakken is vaak positief. De Hoge C s gedragen zich passief / reactief in een antagonistische (vijandige) omgeving. Zij worden vooral gestimuleerd door: BESCHERMING VIA REGELS EN STRUCTUUR Geef hen duidelijke richtlijnen en procedures waaraan zij zich moeten houden. Bied hen een takenpakket waarin zij via logica en analytische input kwalitatief hoogstaande resultaten moet behalen. Zij verwachten en willen: Een gestructureerde werkomgeving Persoonlijke aandacht Geen nodeloze verandering Het gevoel erbij te horen Een zekere en stabiele werkplek Feiten De Hoge C s werken het best voor een manager die hen ondersteunt, een open-deur beleid voert en altijd bereid en beschikbaar is om belangrijke zaken te bespreken. Hun leerpunten: Een constructief conflict kan waardevol zijn. Deadlines zijn uiterst belangrijk, men kan niet altijd dubbelchecken. Ook een jobomschrijving is nog onderhevig aan veranderingen. Een gedetailleerde uitleg biedt geen garanties.

6 ThomasPPA In het rapport Managementadvies vindt u specifieke tips om medewerkers te coachen en te begeleiden Hoge Dominantie Hoge Invloed Hoge Stabiliteit Hoge Conformiteit Motivatoren Resultaten / macht / uitdaging Erkenning en waardering Zekerheid / Status quo Procedures / beleid / informatie Ideale manager is direct is recht door zee onderhandelt over het takenpakket is democratisch is vriendschappelijk geeft erkenning en waardering is ontspannen is vriendelijk toont oprechte interesse en waardering biedt ondersteuning is bereid belangrijke zaken te bespreken geeft gedetailleerde informatie Wilt 1) vrij zijn van controle, supervisie en details 2) duidelijke doelstellingen 3) nieuwe en afwisselende taken 4) direct meetbare resultaten behalen 5) onderhandelen 6) leiding geven 7) zelfstandig werken en initiatief nemen 1) vrijheid van meningsuiting 2) met mensen omgaan en relaties opbouwen 3) met mensen samenwerken 4) waardering voor behaalde resultaten 5) promoten en leiding geven 6) aanzien binnen de organisatie 1) vrij zijn van werk - en tijdsdruk 2) een stabiele werkomgeving 3) structuur en procedures 4) deel uitmaken van een team 5) gespecialiseerd werk dat geduld en volharding vereist 6) oprechtheid en waardering 7) luisteren en anderen van dienst zijn 1) duidelijke instructies 2) procedures 3) duidelijke doelstellingen en vereisten 4) dat veranderingen gegrond zijn 5) taken die specialisatie, hoge normen en precisie vereisen 6) een gestructureerde werkomgeving 7) alle feiten Leerpunten 1) meer empathie tonen 2) meer overleggen 3) betere teamspirit 4) meer begrip tonen voor anderen 5) geduldiger zijn 6) beter luisteren 7) meer doorzetten tot het einde 1) emoties beter beheersen 2) objectiever zijn 3) serieuzer en diepgaander te werk gaan 4) deadlines respecteren 5) beter luisteren 6) meer doorzetten tot het einde 1) meer openstaan voor verandering 2) sneller werken 3) meer taken tegelijk doen 4) meer initiatief nemen 5) meer aan conversaties deelnemen 1) de einddoelstellingen beter in gedachten houden en niet in details verstrikt geraken 2) zelfstandiger zijn 3) minder aandacht hebben voor onbelangrijke details 4) hogere productiviteit 5) directer in conflicthantering

7 Waarneembaar gedrag & aanpassingen ThomasPPA Bepaal het voorkeursgedrag van de andere persoon en pas uw gedrag aan, aan de hand van onderstaand schema. Hoge Dominantie Hoge Invloed Hoge Stabiliteit Hoge Conformiteit Waarneembaar gedrag Neemt de leiding Onderbreekt Rusteloos Ongeduldig Directief Zeer enthousiast Vriendelijk Veel lichaamstaal Praat en vertelt veel Luistert goed Rustig en vriendelijk Verzet zich tegen verandering Vredelievend Maakt notities Nauwkeurig/ accuraat Uit weinig emoties Vraagt informatie en details Doen Zelf dingen laten ontdekken Focussen op resultaat Discussiëren over feiten, niet over gevoelens Onderhandelen Ideeën en meningen bespreken Interesse tonen in zijn/haar persoon Zijn/Haar ideeën erkennen Persoonlijke contact houden Optimisme uitstralen Eigen tempo laten bepalen Vragen stellen en luisteren Oprechte interesse tonen in zijn/haar persoon Georganiseerd en gestructureerd zijn Voor- en nadelen geven Schriftelijk communiceren Bewijzen leveren Niet doen Zeggen wat en hoe Details geven of te veel regels geven Te veel tijd nemen Discussiëren Enkel met feiten werken en emoties uitsluiten Zijn/Haar geloofwaardigheid in twijfel trekken Plotse veranderingen invoeren Routinetaken of werkomgeving veranderen Onder tijdsdruk zetten Overhaast beslissen Plotse veranderingen invoeren Details negeren Te vaag zijn Beschikbare PPA rapporten Met de Persoonlijke Profiel Analyse kunt u een aantal rapporten creëren die u helpen om het gedrag van uw medewerkers te evalueren en begrijpen. PPA-rapport Interview-Richtlijnen Feedback kandidaat Functieprofiel Vergelijking PPA/Functieprofiel Samenvatting voor Leidinggevende Management Vragenlijst Verkoop Vragenlijst Algemene Vragenlijst Coachingsrapport Sterkte/Zwakte analyse Samenwerkingsaudit Managementadvies Trainingsmogelijkheden Management Audit Carrière-richtlijnen Admin/Tech Audit Commerciële Binnendienst Audit Search & Select Verkoop Audit

8 Thomas International Belux T +32(0) E info@thomasint.be Our global network Thomas International offices: Other countries where we provide support: Australia Austria Bahrain Belgium Botswana Brazil Bulgaria Canada Central America China Colombia Croatia Cyprus Czech Republic Denmark Estonia Finland France Germany Greece Holland Hong Kong Hungary India Indonesia Ireland Israel Italy Jamaica Japan Kenya Kuwait Latvia Malaysia Mexico Namibia Nigeria Norway Oman Peru Poland Portugal Qatar Romania Russia Saudi Arabia Serbia Singapore Slovak Republic South Africa Spain Sweden Switzerland Thailand Turkey Ukraine United Arab Emirates United Kingdom United States Vietnam Argentina Armenia Azerbaijan Belarus Belize Cambodia Chile Costa Rica East Timor Egypt El Salvador Georgia Guatemala Honduras Iran Iraq Jordan Kazakhstan Kyrgyzstan Laos Lebanon Lithuania Madagascar Mauritius Moldova Montenegro New Zealand Nicaragua Panama Papua New Guinea Philippines Seychelles Slovenia South Korea Syria Taiwan Tajikistan Turkmenistan Uganda Uzbekistan Venezuela Yemen Zimbabwe Copyright 2008 Thomas International Limited Design by shaw-design.co.uk Thomas International Ltd Thomas International and the Jigsaw logo are trademarks of Thomas International Ltd. Version 1. Ref PPA MG01