Zorgplicht primaire wateringen Rapportage : 2015 nulsituatie

Transcriptie

1 Zorgplicht primaire wateringen Rapportage : 2015 nulsituatie

2

3 Zorgplicht primaire wateringen Rapportage : 2015 nulsituatie Auteur(s) Opdrachtgever Status : Evert Hazenoot, Jaap Bronsveld : Eric Jongmans : concept Paraaf opdrachtgever : Datum : Verseon nummer : voorstel Aanpak Zorgplicht Waterschap Rivierenland Versiebeheer Versie Datum Aard van de wijziging Versie 1.0 vastgesteld na besluit CDH

4

5 Inhoud Samenvatting... 1 Inleiding Algemeen Definitie van activiteiten Visie op de zorgtaak Borging van de zorgplicht Organisatie van de zorgplicht Samenvatting activiteiten Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen Activiteiten Bijlagen: factsheets per activiteit en 2 Lange termijn en over grenzen & juridisch beheer Inspectie van de primaire waterkering Onderhoud van de primaire waterkering Bediening waterkerende kunstwerken Vergunningverlening Toezicht en handhaving Calamiteitenzorg Beheren dagelijkse gegevens kering (beheerregister) Toetsen Voorbereiding en versterken Muskusrattenbeheer Model rapportage Kader zorgplicht... 76

6 sterke dijken schoon water

7 Samenvatting Waterschap Rivierenland heeft volgens de Waterwet de zorgplicht voor alle waterkeringen in het beheergebied. Het Ministerie, dat toezicht houdt, heeft samen met de waterkeringbeheerders een normenkader opgesteld waarin het begrip zorgplicht voor de primaire waterkeringen is uitgewerkt in 12 activiteiten. De Inspectie voor Leefomgeving en Transport (ILT) ziet via audits toe op de uitvoering daarvan. De Inspecteur heeft op 3 februari 2015 een toelichting gestuurd op de werkwijze van ILT en de aspecten waarop ons waterschap wordt beoordeeld. Deze werkwijze is nieuw voor ons waterschap, we willen daarom een instrument hebben om te beoordelen in hoeverre we voldoen aan de criteria. Met dit rapport bieden we een overzicht van: - op welke wijze de activiteiten bij ons waterschap zijn georganiseerd; - wat de status is van de beheersing van deze activiteiten. Op de peildatum is de situatie als volgt. DR A-BWD A-BOR A-BEO A-VRG A-HND A-PBU A-MRB Volgens de minister moeten op alle activiteiten op orde zijn. Voor een aantal activiteiten voorzien we een risico om dit te halen: - inspectie van primaire waterkeringen - onderhoud van primaire waterkeringen - bediening kunstwerken - calamiteitenzorg - beheren dagelijkse gegevens Ons waterschap heeft drie activiteiten toegevoegd aan de pe van de zorgplicht: muskusrattenbeheer, toetsen, voorbereiden en versterken. Ook voor deze laatste activiteit voorzien we een risico de vereiste datum te halen. Een aantal belangrijke conclusie bij de nulsituatie: Zorgplicht primaire wateringen, 1

8 sterke dijken schoon water - essen zijn vaak gedateerd en onvolledig beschreven, in veel gevallen sluiten ze niet goed aan op gerelateerde processen. - Gegevensbeheer is bij veel activiteiten onvoldoende geborgd. - De dijkbeheerders zijn in veel activiteiten een spilfiguur en spelen een grote rol in het op orde krijgen van de zorgplicht. Op 8 maart 2016 heeft het bestuur de volgende besluiten genomen: Voorstel: - In te stemmen met de aanpak voor invoering en uitvoering van de zorgplicht. - De kosten voor 2016, ,--, ten laste te laten komen van de post 'Onvoorzien' en de kosten voor 2017, ,--, op te nemen in de exploitatiebegroting Besluit: - Heemraad Den Hartog zal desgevraagd nagaan of, en zo ja hoe-veel, het financieel voordeel is van de verlengde toetstermijn. - De commissie Waterveiligheid zal mondeling worden geïn for-meerd over met name de financiële consequenties van dit voor stel. Met inachtname hiervan wordt conform advies besloten. Binnen ons waterschap is een stuurgroep samengesteld die de voortgang van de implementatie bewaakt. Periodiek wordt een rapportage opgesteld over de voortgang van de eterpunten. De verantwoordelijkheid hiervoor is belegd in de lijnorganisatie: elk afdelingshoofd is verantwoordelijkheid voor de activiteiten in zijn afdeling. Daarnaast werkt ons waterschap samen met Waterschap Drent-Overijsselse Delta en het Hoogheemraadschap van het Hollands Noorderkwartier binnen een convenant rond het op orde krijgen van de zorgplicht binnen de drie waterschappen en het ontwikkelen van een landelijke blauwdruk voor een rapportage aan de minister. 2, Zorgplicht primaire wateringen

9 Inleiding Aanleiding De zorgplicht houdt in dat de waterkeringbeheerder de wettelijke taak heeft om de primaire kering aan de veiligheidseisen te laten voldoen en voor het noodzakelijke preventieve beheer en onderhoud te zorgen. Het Rijk ziet er op toe dat de waterkeringbeheerder op de juiste wijze invulling geeft aan deze zorgplicht. In de praktijk zal de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) namens het Rijk deze functie uitoefenen. De ILT houdt toezicht (i) op de periodieke toetsing van de primaire waterkeringen en (ii) op de wijze waarop de beheerder de zorgplicht uitvoert. Over beide zal de ILT rapporteren aan de minister. Op basis van deze taak heeft de Inspectie de wettelijke eisen nader geconcretiseerd in het Kader voor Zorgplicht voor Primaire Keringen (Normenkader; bijlage 1). Daarin staan herkenbare activiteiten (bedrijfsprocessen) met producten en referenties opgesomd. Doel Het doel van dit document is inzichtelijk te maken in hoeverre we voldoen aan de normen uit het Normenkader. We werken met behulp van een zogenaamde GAP-analyse voor WSRL nader uit: - op welke wijze de activiteiten bij ons waterschap zijn georganiseerd; - wat de status is van de beheersing van deze activiteiten. Bij de status brengen we in beeld bij welke activiteiten we aan de verwachtingen van ILT voldoen en waar nog een uitdaging ligt om er aan te gaan voldoen. Daarbij formuleren we welke acties we nog moeten ondernemen om aan de wettelijke eisen invulling te geven. De beschrijving vindt u in factsheets per activiteit. Daarin staat naast de GAP-analyse (huidige situatie gewenste situatie benodigde acties) ook een overzicht van verantwoordelijken, processen en relevante documenten. Deze rapportage is de eerste versie van onze rapportage over de zorgplicht. We willen deze periodiek (1x/jaar) bijwerken als managementtool. Daarnaast leveren we een jaarlijkse rapportage aan DR en THO met een samenvatting voor het bestuur en op en hoger abstractieniveau voor de ILT. Hiermee voldoen we aan een doelmaatregel uit het Waterbeheerplan Leeswijzer Deze rapportage is een beschrijving van de nulsituatie. We beginnen daarom met een definitie van de activiteiten die horen bij de zorgplicht. Daarna beschrijven we onze visie op de zorgplicht, die we liever als zorgtaak zien, en hoe we dit organiseren. We presenteren vervolgens een overzicht van de status per activiteit op dit moment. De rapportage sluiten we af met een conclusies en aanbevelingen In de bijlagen vindt u de fatsheets per activiteit. Deze activiteiten beschrijven we met 4 deelbladen: - Blad 1 gaat over Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse afwegingskader - Blad 2 gaat over Resultaten: vastleggen, beheren en gevolg geven (=check & act) - Blad 3 gaat over Verantwoording over resultaten - Blad 4 gaat over Informatiemanagementsysteem en Beheren dagelijkse gegevens. Zorgplicht primaire wateringen, 3

10 sterke dijken schoon water 1. Algemeen In dit hoofdstuk gaan we verder in op de achtergronden van de zorgplicht en deze rapportage Definitie van activiteiten Het kader voor de zorgplicht onderscheidt een set activiteiten. De toezichthouder Inspectie Leefomgeving en Transport heeft een toelichting voor de waterkeringbeheerders opgesteld (versie 1.0, d.d ). De toezichthouder maakt onderscheid in drie groepen activiteiten: Overkoepelende activiteiten: 1. Lange termijn en over de grenzen: de inding van de huidige situatie van het waterschap met de wettelijke kaders, de toekomstige ontwikkeling en de netwerkpartners. 2. Juridisch vastleggen van gegevens van de waterkering: hoe beschrijven we de ligging en constructie van de waterkering als juridisch instrument? oerende activiteiten: 3. Inspectie van de waterkering: hoe houden we toezicht op de waterkering en nemen we relevante kenmerken waar? 4. Onderhoud van de primaire waterkering: welke werkzaamheden voeren we uit om het de waterkering op vereist kwaliteitsniveau te houden? 5. Bediening kunstwerken: hoe organiseren we het sluiten van kunstwerken die waterkerend zijn? 6. Vergunningverlening: hoe hebben we het verlenen van vergunningen georganiseerd voor werkzaamheden die strijdig zijn met de Keur? 7. Handhaving: hoe treden we op tegen activiteiten die inbreuk maken op de Keur? 8. Calamiteitenzorg: hoe borgen we de veiligheid van de waterkering onder bijzondere omstandigheden? Ons waterschap heeft hieraan toegevoegd: - Toetsen - Voorbereiden en versterken - Muskusrattenbeheer Ondersteunende activiteiten bij alle bovenstaande: 1. Informatiemanagementsysteem: hoe beheren we de gegevens die een rol spelen in de processen rond de zorgplichttaken? 2. Beheren dagelijkse gegevens kering: hoe organiseren we het beheer van alle (object)gegevens die nodig zijn voor het dagelijks beheer van de waterkering? 3. Kennismanagement: welke eisen stellen we aan de medewerkers die betrokken zijn bij de veiligheid van de waterkering? 4. Rapportage over resultaten: hoe kunnen we verantwoording afleggen dat we doen wat we moeten doen en dat we dat goed doen? Ad 1 en 2: omdat de scheidslijn tussen deze twee lastig te definiëren is, vatten we deze samen in één factsheet per primair proces. 4, Zorgplicht primaire wateringen

11 Bij al deze activiteiten vraagt de toezichthouder inzicht in: A. edures B. Werkinstructies en protocollen C. Risico s (en prioritering) D. Planning E. Kennis en opleiding F. Verantwoording G. Evaluatie en bijstelling 1.2. Visie op de zorgtaak Veranderingen voor de kerntaak van de waterschappen Op 1 januari 2014 werd een wijziging van de Waterwet van kracht. Afspraken uit het Bestuursakkoord Water van mei 2011 over de bekostiging van waterbeheer en vergroting van de doelmatigheid zijn in deze wet verankerd. Het toezicht voor de primaire keringen veranderde daarmee. De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) heeft deze rol overgenomen van de provincies, de algemene toezichtstaak blijft bij de provincies. Samengevat gaat het vooral om veranderingen in bestuurlijke verhoudingen. De zorgplicht voor waterkeringen als kerntaak voor de waterschappen veranderde niet wezenlijk. Wel kwam, mede vanuit de OECD studie naar de Nederlandse invulling van het waterbeheer, naar voren dat transparanter en explicieter over de taakinvulling kan worden bericht. Samengevat is het speelveld voor de waterkeringen in beweging en voor waterschappen uitgebreid met een nieuwe speler en verschillende inhoudelijke opgaven en uitdagingen. Meer en andere aandacht voor en een visie op de zorgplicht waterkeringen als kerntaak van de waterschappen is daarmee noodzakelijk! De zorgplicht nader beschouwd Wettelijke verplichting Zorgen voor waterkeringen is één van de kerntaken van de waterschappen. Een taak met een eeuwenoude historie en daarmee praktijkervaring en deskundigheid die daadwerkelijk met de voeten in de klei is ontwikkeld. Door te leren via onderzoek, van de praktijk en van (bijna) rampen is de kennisontwikkeling sterk reed en onderdeel van onze wetenschappelijke ontwikkeling met internationale allure. De verantwoordelijkheden voor waterkeringbeheer zijn meer geïnstitutionaliseerd geraakt en formeel vastgelegd in wetten. In de Waterwet (WtW) vinden we de basis voor de zorgplicht als kerntaak van het waterschap. Art 5.3 WtW luidt: De beheerder neemt, met inachtneming van de bij of krachtens hoofdstuk 2 gestelde regels, ten aanzien van de waterstaatswerken onder zijn beheer de nodige maatregelen voor het veilig en doelmatig gebruik daarvan, overeenkomstig de krachtens hoofdstuk 4 aan die waterstaatswerken toegekende functies. Wat blijkt uit het stelsel van regels is een grote mate van vrijheid voor de waterkeringbeheerder, i.c. de waterschappen voor de invulling van haar taak. De uitgangspunten zijn helder, de taak is naar eigeninzicht in te vullen met aanzienlijke bestuurlijke verantwoordelijkheid. De kering moet staan voor zijn functie en daarvoor staan de waterschappen voor hun beheergebied aan de lat. Daarbij gaat het in dit document om de primaire waterkeringen. In dit document maken wij, rekening houdend met de wettelijke eisen zoals vertaald door de Inspectie Leefomgeving en Transport in het kader Zorgplicht, inzichtelijk hoe ons waterschap de Zorgplicht primaire wateringen, 5

12 sterke dijken schoon water zorgplicht organiseert in processen en proceseigenaren. Tot nog toe is daarbij gebleken dat we geen nieuwe dingen ontdekken. Het meeste doen we al van huis uit. Nieuw is wel dat we het opschrijven en daarmee een nog beter inzicht krijgen in de status, het beheer en het onderhoud van de veiligheid tegen overstroming in ons gebied. Met deze visie en de daaruit voortvloeiende ambities wil waterschap Rivierenland voldoen aan het Kader Zorgplicht. Waterschap Rivierenland kijkt hierbij breder dan de strikte pe van het normenkader voor de zorgplicht. In onderstaande figuur maken we dit duidelijk. Het normenkader gaat over de kleine cirkel van het dagelijks beheer en onderhoud. In deze gap-analyse betrekken we ook bepaalde aspecten uit de toetsing-voorbereiding-uitvoering van dijketeringswerken voor zover die onlosmakelijk vervlochten zijn met bij de zorgplicht. Een voorbeeld is het gegevensbeheer van objecten die in alle activiteiten een rol spelen. Figuur 1 Positie zorgplicht WSRL in de waterveiligheid Borging van de zorgplicht Ook op deze jaarlijkse rapportage willen we het principe van de zorgplicht, een doorlopende kwaliteitsbewaking, toepassen. Hierbij volgen we de opzet uit onderstaande figuur. In 2015 stellen we de basis vast. In de daaropvolgende jaren doorlopen we de cyclus met een frequentie die we overeenkomen met het management. 1 Ontleend aan Brochure Waterveiligheid, Ministerie van Infrastructuur en Milieu, juni , Zorgplicht primaire wateringen

13 Figuur 2 Nulsituatie en onderhoudscyclus zorgplicht bij WSRL 1.4. Organisatie van de zorgplicht De activiteiten van de zorgplicht zijn verdeeld over een goot aantal afdelingen. In onderstaand organogram maken we dit inzichtelijk. Directieraad E. Jongmans A-BWD A-BOR A-BEO A-VRG A-HND A-PBU A-MRB J. Spieksma M. Wierda A. v. Aken H v. Gellecum P. Schakel F. v.d. Berg H. Poelwijk Factsheet 1.1. t/m/ 1.3 N. Nijmeijer Factsheet 2.1. t/m 2.2. E v. Ginkel Factsheet 3.1. t/m 3.4. D. v. Ree Factsheet 6.1. t/m 6.4. E. Kruger H. Stok Factsheet 7.1. t/m 7.2. M. v. Willigen R.Vink Factsheets t/m 11.4 Projectteams Factsheet t/m Rayonleiders Factsheet 9.1. t/m 9.4. Factsheet 8.1. t/m 8.4. Factsheet 4.1. t/m 4.4. B. v. t Hullenaar F. Jochems D. v. Ree Factsheet 10.1 t/m 10.4 elke factsheet Factsheet 5.1. t/m 5.5. G.J. Versluijs F. Molendijk D. v. Ree Zorgplicht primaire wateringen, 7

14 sterke dijken schoon water 2. Samenvatting activiteiten De activiteiten zijn volgens de voorgaande paragraaf belegd bij veel afdelingen en proceseigenaren. Hoe krijgen we een overzicht van de voortgang van de implementatie? We kiezen daarom voor een stoplichtmodel om de stand van zaken weer te geven. De stand van zaken bepalen we periodiek door middel van een interview met verantwoordelijken. Daarbij beoordelen we twee aspecten: 1. In hoeverre voldoet de activiteit aan de eisen uit het kader van de zorgplicht? 2. In hoeverre hebben we het proces rond die activiteit op orde? De uitkomsten hiervan zeggen dus niet direct iets over de veiligheid van de waterkering, maar alleen over de vereisten van de zorgplicht. Rode cellen zeggen dus niet dat er niets deugt, maar dat zowel de praktijk en/of het proces niet voldoende op orde zijn volgens de nieuwe gestelde normen. In onderstaande tabel staat een overzicht van de activiteiten en de status op de peildatum. We hanteren de volgende legenda: oering re: in hoeverre bij de uitvoering van de werkzaamheden voldaan wordt aan de eisen uit het kader van de zorgplicht. oering etering: in hoeverre de etering van een onvoldoende re is opgepakt. es: in hoeverre er gewerkt wordt volgens een beschreven proces. es etering: in hoeverre de etering van een onvoldoende re is opgepakt. _ oering re _ oering etering _ es Score _ es Verbetering Onvoldoende Nog niet gestart Onvoldoende Nog niet gestart Grotendeels onvoldoende Beginstadium Grotendeels onvoldoende Beginstadium Deels onvoldoende Gevorderd Deels onvoldoende Gevorderd Grotendeels voldoende Eindstadium Grotendeels voldoende Eindstadium Voldoende n.v.t. (alles op orde) Voldoende n.v.t. (alles op orde) In deze samenvatting staat de nul-situatie. Bij de eerste volgrapportage hanteren we tekens voor de ontwikkeling: = status gelijk aan vorige rapportage ^ status is eterd ten opzichte van vorig rapportage v status is verslechterd ten opzichte van vorig rapportage (kan komen door nieuwe eisen en/of inzichten) 8, Zorgplicht primaire wateringen

15 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: Risico haalbaarheid Lange termijn en over de Bestuurlijk vastgestelde visie en ambitie grenzen 1.2 Afstemming samenhangende zorgplicht Keringbeheerders met aangrenzend areaal 1.3 Evaluatie van de Zorgplicht en gevolg geven 2.1 Juridische vastlegging gegevens kering Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 2.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 3.1 Inspectie van de Werkwijze en Planning Risico primaire waterkering (plan-do) 3.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 3.3 Verantwoording over resultaten 3.4 Informatiemanagementsysteem / beheren dagelijkse gegevens 4.1 Onderhoud van de Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse Risico primaire waterkeringen afwegingskader 4.2 Resultaten: vastleggen, beheren en gevolg geven Risico 4.3 Verantwoording over resultaten Risico 4.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Risico 5.1 Bediening kunstwerken Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 5.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 5.3 Verantwoording over resultaten Risico 5.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens 6.1 Vergunningverlening Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 6.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven Zorgplicht primaire wateringen, 9

16 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 6.3 Verantwoording over resultaten 6.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens 7.1 Toezicht en Handhaving Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 7.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 7.3 Verantwoording over resultaten 7.4 Informatie-management / beheren dagelijkse gegevens 8.1 Calamiteitenzorg Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader Risico haalbaarheid Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven Risico 8.3 Verantwoording over resultaten 8.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Risico 9.1 Beheren dagelijkse Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: Risico gegevens kering Legger afwegingskader 9.1 Beheerregister Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: Risico afwegingskader 9.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven Risico 9.3 Verantwoording over resultaten Toetsen Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 10.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 10.3 Verantwoording over resultaten 10.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens 11.1 Voorbereiden en versterken Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 11.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 11.3 Verantwoording over resultaten 11.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Risico Risico 10, Zorgplicht primaire wateringen

17 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 12.1 muskusrattenbeheer Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader 12.2 Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven 12.3 Verantwoording over resultaten 12.4 Informatie-managementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Risico haalbaarheid 2017 Zorgplicht primaire wateringen, 11

18 sterke dijken schoon water 3. Conclusies en aanbevelingen Uit de interviews trekken we de conclusies en komen we tot aanbevelingen. We formuleren het in begrijpelijk Nederlands Conclusies Op basis van de interviews trekken we enkele algemene conclusies en twee specifieke. Algemeen: 1. Waterschap Rivierenland werkt aantoonbaar aan het eteren van onze primaire en ondersteunende processen. We hebben geen rottend fruit ontdekt die tot acute veiligheidsproblemen leiden. De vele rode cellen bij de status in het vorige hoofdstuk zeggen dus niet dat er niets deugt, maar dat zowel het proces als de praktijk niet voldoende op orde zijn. Bijvoorbeeld: risico s voor de veiligheid zijn vaak in beeld, maar een risico-analyse van het proces op zich is vaak onvoldoende doordacht. Er is veel laaghangend fruit te vinden voor het eteren van de processen: zie ook 2-4. Door de grote hoeveelheid laaghangend fruit in de verschillende processen dreigt hier wel een reëel risico voor het tijdig op orde krijgen van de Zorgplicht. 2. De meeste primaire processen zijn gedateerd en daarbij globaal of fragmentarisch beschreven. Slechts twee (Vergunningen, Handhaving) zijn specifiek en actueel. 3. esmanagers richten de focus i.h.a. op het eigen aandeel in het proces. De ontvangst- of overdrachtskant zijn vaak niet goed verzorgd. Hier zijn we kwetsbaar. 4. Denken en doen zitten in onze genen, maar goed evalueren en aanpassen niet. Plan en vooral Do zijn bij de meeste processen aardig op orde. Onze dijken zijn niet onveilig (denken we te weten). Maar: Check laat te wensen over, dit gebeurt veelal alleen op een heel praktisch niveau, waardoor Act te kort schiet. Auditen door onze eigen controllers, een collegiale audit of door externen gebeurt nauwelijks. Uitzondering hierop zijn Handhaving en Vergunningverlening. 5. De dijkbeheerders zijn de meest complex belaste medewerkers in de processen rond de zorgplicht. Zij spelen een cruciale rol in bijna alle processen. De zorgplicht wankelt daarmee op de schouders van 7 (assistent)dijkbeheerders. 6. Verschillende processen delen dezelfde gegevens. Dit is nog niet altijd goed geborgd en georganiseerd. Ook het beheer van eigen gegevens voldoet niet. Dit is een bekend probleem dat hier opnieuw opduikt. Specifiek: 7. Het inspectie-, beheer- en onderhoudsproces van waterkeringen is complex. De dijkbeheerders werken hard, maar moeten te veel ballen in de lucht houden. Er is gebrek aan planning en organisatie waardoor ze op eigen initiatief (waan van de dag) hun werk organiseren. Hierdoor kan er onvoldoende verantwoording worden afgelegd over de primaire processen zoals beschreven in de Zorgplicht. Er is een recent inspectieplan dat voldoet aan de eisen van de Zorgplicht (plan) maar waarvan de praktijk (do) nog niet voldoet aan de eisen. Onderdeel van het inspectieplan is een etertraject dat elk kwartaal wordt afgestemd met het afdelingshoofd. De eterervaring in het eerste halfjaar van 2015 heeft laten zien dat het eteren doorlopend onder tijdsdruk staat van de dagelijkse klussen. We hebben geen beheer- en onderhoudsplan waterkeringen dat voldoet aan de eisen van de Zorgplicht. Het beheer- en onderhoudsproces moet ingrijpend anders worden ingericht (alle dijkobjecten omvattend, risicogestuurd, traceerbaar, aantoonbaar enz.) Het is een te grote uitdaging om op te kunnen voldoen aan de eisen. 12, Zorgplicht primaire wateringen

19 8. aantoonbaar bekwaam : Ook rond calamiteitenzorg ligt een uitdaging. Landelijke ontwikkelingen rond de rolbeschrijvingen van calamiteitenpersoneel én een goed doordacht opleidingsplan in het verlengde hiervan vormen een grote hoeveelheid werk. Check en act van opleidingen en trainingen en beoordeling van individuele vaardigheden zijn onvoldoende Aanbevelingen Bij de aanbevelingen willen we voorkomen dat er projecten opgetuigd moeten worden. Er wordt al heel veel goed gedaan, alleen is het niet aantoonbaar en op onderdelen schieten we te kort voor de Zorgplicht. We streven naar een organisatiecultuur waarin dat verandert. Dit vergt een begeleiding op de lange termijn. 1: Maak het laaghangende fruit uit de analyses onderdeel van de IRP s van Kies bij teamoverstijgende zaken eventueel voor kleine overzichtelijk projectjes voor etering. De teamleiders/procesmanagers zijn verantwoordelijk : De procesmanagers moeten periodiek gaan helikopteren: boven het proces gaan hangen en kijken naar de context en actualiteit. Afstemming met leverancier en klant in het proces is noodzakelijk. Door dit als organisatiecultuur te bevorderen zorg je voor structureel onderhoud aan de processen. Het is zinvol om dit in te kaderen in de A3-jaarplannen. Zet minimaal één keer per jaar de procesmanagers rond de Zorgplicht bij elkaar voor een integraal overleg onder leiding van de directeur, die verantwoordelijk is. 4: Het is ook nodig om de check en act als organisatiecultuur te eteren. Stimuleer audits door verschillende partijen. Zet evaluaties van beschrijvingen (plan) en uitvoeringen (do) op de agenda van de teamoverleggen. Borg dit in de jaarplannen, afdelingshoofden zijn verantwoordelijk. 6: Naast de lopende eterprojecten een gezamenlijke visie ontwikkelen voor het delen van de gegevens van toetsing-versterken-beheer : Het is noodzakelijk om de taak en rol van de (ass.)dijkbeheerders grondig te doordenken in het licht van de Zorgplicht en de zwaarte van hun taak. Omdat dit sterk verweven is met de inrichting van het inspectieproces en het opstellen van het beheer- en onderhoudsplan raden we aan dit integraal als project op te pakken onder supervisie van het afdelingshoofd. 8: Het is bij calamiteitenzorg noodzakelijk om met voldoende capaciteit en prioriteit te kunnen werken aan het uitwerken van rolbeschrijvingen, de opleidingsvereisten, het invullen van een opleidingstraject en het concreet opleiden en kunnen beoordelen van de kwaliteit van de medewerkers. Hierbij zijn de ontwikkelingen van de UvW en bij het samenwerkingsand OGW+ leidend. Dit is een taak van CZS. De leden van de OTO-werkgroep hoogwater moet dit verder uitwerken voor de opleiding van de dijkwacht. Borging van de stappen voor verandering: Deze cultuurveranderingen en de concrete eterstappen borgen we door ze onder te brengen in het programma van het Zorgtaakakkoord met de twee andere waterschappen. esmanagers en afdelingshoofden leggen daarmee over de ontwikkeling verantwoording af aan de verantwoordelijke directeur, terwijl de oplossing in de normale bedrijfsvoering wordt geborgd. Zorgplicht primaire wateringen, 13

20 sterke dijken schoon water 3.3. Activiteiten n.a.v. MO resultaten terugmelden naar de teamleiders en collegae EH vraagt in te plannen - samenloop met SWIC achterhalen (i.o.m. Ferdi Molendijk) EH - procesplaat met x deelprocessen uitwerken conform opzet WGS, binnen format WILMA, overdrachtsmomenten identificeren en vastleggen EH - planning maken voor DR en CDH (i.o.m. Erik Jongmans) Gereed kerst 2015 EH/ JB o wat rapporteren we wel en niet (discussie toetsing/versterken) o vraag Piet naar verschil in res HH voor WSRL en WSHD o vraag Marion versterkingsproces o document bijstellen, presentatie aanpassen voor DR/CDH JB o oplegger maken - voor het net ophalen voor Erik EH / JB 14, Zorgplicht primaire wateringen

21 Bijlagen: factsheets per activiteit In bijlage Model rapportage staat een blanco voorbeeld hoe de bladen zijn opgebouwd. Hieronder volgt een beknopte toelichting op enkele velden. Factsheetnr. : een volgnummer per activiteit uit het normenkader, gevold door de extensies: 1. Werkwijze en Planning (plan-do) 2. Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven (check-act) 3. Verantwoording over resultaten 4. Informatiemanagementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Activiteit: de naam van het proces Onderwerp: zie extensies Status: het ontwikkelstadium van de activiteit : een omschrijving van de essenties op dit moment : hoe we zelf graag zien dat de situatie zou zijn, rekening houdend met de eisen van het normenkader. concrete stappen die nodig zijn om de gewenste situatie te bereiken _ oering re _ oering etering _ es Score _ es Verbetering Onvoldoende Nog niet gestart Onvoldoende Nog niet gestart Grotendeels onvoldoende Beginstadium Grotendeels onvoldoende Beginstadium Deels onvoldoende Gevorderd Deels onvoldoende Gevorderd Grotendeels voldoende Eindstadium Grotendeels voldoende Eindstadium Voldoende n.v.t. (alles op orde) Voldoende n.v.t. (alles op orde) In deze samenvatting staat de nul-situatie. Bij de eerste volgrapportage hanteren we tekens voor de ontwikkeling: = status gelijk aan vorige rapportage ^ status is eterd ten opzichte van vorig rapportage v status is verslechterd ten opzichte van vorig rapportage (kan komen door nieuwe eisen en/of inzichten) Zorgplicht primaire wateringen, 15

22 sterke dijken schoon water 1 en 2 Lange termijn en over grenzen & juridisch beheer A. Bestuurlijk vastgelegde visie en ambities Toelichting: de zorgplicht houdt in dat u de wettelijke taak heeft om de primaire keringen aan de veiligheidseisen te laten voldoen en voor het noodzakelijke preventieve beheer en onderhoud te zorgen. B. Samenhang activiteiten en aansturing Toelichting: het Kader Zorgplicht geeft aan welke twaalf activiteiten de zorgplicht omvat. Deze activiteiten staan niet op zichzelf. Ze hangen met elkaar samen en borgen in samenhang dat op een doelmatige wijze invulling en uitvoering wordt gegeven aan de zorgplicht voor de primaire waterkeringen. Hierbij is de vraag of u heeft vastgelegd hoe de zorgplicht en daarbij specifiek de samenhang tussen de verschillende activiteiten overkoepelend is ingericht. Belangrijk daarbij is dat aangegeven is wat de reikwijdte is van de verschillende activiteiten en hoe gegevens uitgewisseld worden tussen de activiteiten. C. Evaluatie en gevolg geven Toelichting: evalueren is belangrijk om overkoepelend te beoordelen of het proces van de zorgplicht doelmatig is ingericht en wordt uitgevoerd (functioneert de beoogde samenhang), om vervolgens dat proces -indien nodig- bij te stellen. Een organisatiebreed managementsysteem kan daarbij behulpzaam zijn. D. Rapportage Toelichting: dit onderdeel gaat over de integrale veiligheidsrapportage primaire waterkeringen (zie Kader), waarin de waterkeringbeheerder zich extern verantwoordt over de resultaten van de zorgplicht. E. Afstemming met aangrenzend areaal Toelichting: veranderingen in aangrenzende arealen kunnen mogelijk risico s opleveren voor de standzekerheid van uw primaire waterkering. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de ligging van vooroevers of voorland, of aan de ligging van geulen of ontgrondingen in het buitenwater. Aangezien u niet direct invloed heeft op dergelijke veranderingen en de daarmee gepaard gaande risico s, is het van belang om goede afspraken te maken met de beheerders van belendende arealen. F. Juridische vastlegging gegevens kering = juridisch register waterstaatswerken Toelichting: de ILT ziet deze activiteit als het op orde hebben en houden van de wettelijk verplichte juridische basis voor het beheer en de instandhouding van de primaire waterkeringen. Het gaat daarbij om de legger en de keur en mogelijk daarop gebaseerde algemene regels en beleidsregels (het keurkwartet ). Nr. (1) Vraag Zie factsheet 3.1.A Bestuurlijk vastgelegde visie en ambities a Heeft u een op schrift gestelde visie en ambities waaruit blijkt dat u wilt 1.1 voldoen aan het Kader Zorgplicht? 3.1.B Samenhang activiteiten en aansturing a. Heeft u vastgelegd hoe de activiteiten uit het Kader Zorgplicht in samenhang tot een adequate invulling van de zorgplicht moeten leiden? Dat is deze rapportage b. Heeft u binnen uw organisatie een verantwoordelijk directielid voor de sturing Ja op de zorgplicht in zijn geheel? 3.1.C Evaluatie en gevolg geven a. Evalueert u periodiek de zorgplicht op het niveau van directie en Dagelijks Bestuur? Ja, jaarlijks Inclusief veiligheidsrapportage b. Stuurt u actief als directie (en bestuur) op de evaluatieresultaten? Ja, via A3-jaarplan 16, Zorgplicht primaire wateringen

23 3.1.D Rapportage a. Rapporteert u integraal over de veiligheidstoestand van de primaire waterkeringen? 3.1.E Afstemming met aangrenzend areaal a. Heeft u de invloed van de risico s vanuit aangrenzend areaal voor de eigen 1.2 waterkeringen onderkend? b. Heeft u regelingen getroffen met de beheerder van het aangrenzend areaal 1.2 om deze risico s te voorkomen dan wel te beheersen? 3.1.F Juridische vastlegging gegevens kering a. Heeft u een vastgestelde legger en keur? 2.1 b. Heeft u een proces ingericht met betrekking tot het actueel houden van 2.1 legger en keur en -indien van toepassing- de algemene regels en beleidsregels? voortgangsgesprek en IRP medewerkers Ja, jaarlijks veiligheidsrapportage (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, Zorgplicht primaire wateringen, 17

24 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 1.1 Lange termijn en Bestuurlijk over de grenzen vastgestelde visie en ambitie Bestuursakkoord Water 2011: Water met vuur In de periode vanaf heden tot en met wordt de ambitie ontleend aan het Bestuursakkoord Water met vuur. Op basis van dit bestuursakkoord is het toezicht op de primaire keringen van de provincies overgeheveld naar de Inspectie leefomgeving en Transport. In het Waterbeheerprogramma koers behouden, kansen benutten ( ) is het onderdeel Zorgplicht benoemd. In het Bestuursakkoord is de ambitie voor de komende Bestuursperiode neergelegd. De verwachting is hier voor WRSL geen vraagstuk ligt en dat we met ingang van voldoen aan de vereisten. De Zorgplicht zal geen apart geformuleerde ambitie worden, maar is geïntegreerd in alle andere ambities. In het WBP (blz. 75, Bijlage 1, Thema 1) staat dat er jaarlijks een zorgplichtrapportage moet komen. Wel is naar onze mening het ontwikkelen van een processchema voor de zorgplicht en het aanwijzen van een eindverantwoordelijke probleemhouder noodzakelijk. Dit geschiedt in het kader van een voorstel op basis van deze rapportage (0-meting 2015). De bestuurlijke ambitie is om op 1 januari 2017 aan de wettelijke vereisten te voldoen. Om te voorkomen dat er geen overzicht bestaat binnen ons waterschap richten wij een platform Zorgplicht op en melden wij de stand van zaken m.b.t. de Zorgplicht jaarlijks aan CDH, AB en Dijkenplatform. Daarnaast wordt er elk jaar een jaarbericht over de StavaZa WBP opgesteld en zal er een midtermreview voor het WBP worden opgemaakt. Verantwoordelijken: Directeur: eseigenaar: esmanager: Eric Jongmans Jan Spieksma Niels Nijmeijer esnaam/nummer: Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Ferry Molendijk (WSRL) Conclusie audit: Bestuursakkoord Water 2011 Bestuursakkoord Periode Waterbeheerprogramma In prep Vastgesteld Bestuursvoorstel Aanpak Zorgtaak In prep 18, Zorgplicht primaire wateringen

25 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 1.2 Lange termijn en over Afstemming de grenzen samenhangende zorgplicht Keringbeheerders met aangrenzend areaal Duitsland : We onderhouden bilaterale contacten rond calamiteitenzorg, we nemen deel aan (inter-) nationaal overleg in de Arbeitsgruppe Hochwasser. We hebben inzicht in het voornemen voor versterking van de waterkeringen in Duitsland. We overleggen en financieren (inter-)nationaal onderzoek naar de invloed van de Nederlandse ontwikkelingen op de Duitse situatie. Wij zijn op de hoogte m.b.t. het onderzoek op (inter-) nationaal niveau m.b.t. de rivierafvoeren van Rijn en Maas in ICBR en ICBM. Een medewerker van WSRL heeft een liaison bij de Duitse Bezirksregierung te Dusseldorf tijdens hoogwaterperioden. Wp. Rijn en IJssel: alleen relevant via de Pankan-tunnel van de Betuwespoorlijn. Dit is vastgelegd in de vergunning voor de tunnel. Daarnaast zijn er afspraken voor deelname aan AOGW en BOGW. Wp. Aa en Maas: vormt geen risico voor ons. Wel is bij het bepalen van de norm voor dijken langs de Waal rekening gehouden met het risico dat Waalwater via ons beheergebied de Maas kan bereiken en daarmee de dijken langs de Maas kan bedreigen. Lidmaatschap Brabantse Waterschapsbond Wp. Brabantse Delta: Zie Aa en Maas. Lidmaatschap Brabantse Waterschapsbond Wp. Peel en Maasvallei: er zijn goede afspraken gemaakt over de inzet en het beheer en onderhoud van de Coupure bij Mook. Wp. Hollandse Delta: alleen relevant via de Sophia-spoortunnel. Dit is vastgelegd in de vergunning voor de tunnel. Schieland en Krimpenerwaard, Stichtse Rijnlanden, Vallei en Veluwe: geen risico. Daarnaast zijn er afspraken voor deelname aan de Zuid-Hollandse Waterschapsbond Rijkswaterstaat- Oost Nederland: deze beheren het rijkswatersysteem inclusief stuwen. Sluizen die onderdeel uitmaken van onze dijkringen vallen onder de toetsverantwoordelijkheid van RWS. Inlaatw. Rijkswaterstaat - Zuid Nederland: idem Rijkswaterstaat - Midden Nederland: idem. Aanvullende afspraak is gemaakt voor keersluis Ravenswaaij. Voor de Coupure A2 zijn er voldoende voorschriften vastgelegd voor de inzet en het beheer en onderhoud in de vergunning. Rijkswaterstaat - West Nederland-Zuid: idem. Voor de stormvloedkeringen gelden sluitingsnormen. Rijkswaterstaat WMCN in Lelystad, alarmering hoogwaterperioden: er zijn afspraken over alarmering bij hoogwaterstanden. Deze liggen vast in het Landelijk Draaiboek Hoogwater en Overstromingsdreiging. Provincies Zuid-Holland en Utrecht: Sluizen die onderdeel uitmaken van onze dijkringen/merwedekanaal en de Arkelssluis zijn er via de vergunningen voldoende afspraken gemaakt. Deze vallen onder de toetsverantwoordelijkheid van de provincies. Voor de calamiteitenbestrijding is er een werkgroep Hoogwater waaraan wij deelnemen en waarvan een van de doelstellingen is de afstemming i.h.k.v. calamiteitenzorg te eteren. Met gebiedspartners wordt het WBP samen opgebouwd en met elkaar worden meerjarige afspraken gemaakt om de samenwerking na een definitief WBP vorm te geven. Tot slot liggen er samenwerkingsafspraken in Unieand. oering zoals bestaande. Het is niet mogelijk om voor dit alles één proces in te richten. We hebben al belangrijke stappen gezet en de verwachting is dat hier geen vraagstuk is. Naar verwachting voldoen we met ingang van aan de wettelijke vereisten. Zorgplicht primaire wateringen, 19

26 sterke dijken schoon water Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Niels Nijmeijer Evert Hazenoot esnaam/nummer: Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Ferry Molendijk (WSRL) Conclusie audit: Bestuursakkoord Water met Vuur 2011 Internet 2011 Waterbeheerplan Koers houden, kansen benutten In prep. AB Vastgesteld , Zorgplicht primaire wateringen

27 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 1.3 Lange termijn en over Evaluatie van de de grenzen Zorgplicht en gevolg geven Ons waterschap voert geen evaluatie uit van de processen rond de zorgplicht. Deze GAP-analyse is daar een eerste aanzet toe. Zie verder hoofdstuk 3 met conclusies en aanbevelingen. De wenselijke situatie is dat er aan alle onderdelen die deel uitmaken van de Zorgplicht binnen het waterschap conform de Demingcirkel wordt gewerkt. Daarnaast dienen alle processen beschreven te zijn en dient er terugmelding aan de DR, CDH en het AB-WSRL plaats te vinden. Dit mondt uit in de jaarlijkse rapportage. Waterschap Rivierenland voldoet niet. We moeten evaluaties en het doorvoeren van procesveranderingen opnemen in het werkpakket. We moeten nagaan hoe we dit bij Rivierenland inbedden en invoeren en wie verantwoordelijke voor de Zorgplicht moet worden. Daarnaast moet er een bestuursvoorstel worden gemaakt voor de invoering hiervan. Hier ligt een nauwe relatie met factsheet no 1. Naar verwachting is dit op orde voor Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Eric Jongmans n.v.t. Evert Hazenoot Jaap Bronsveld esnaam/nummer: Hier is geen proces voor gemaakt Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Deze rapportage Zorgplicht primaire wateringen, 21

28 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 2.1 Juridische vastlegging Werkwijze & gegevens kering Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader Het KEUR-kwartet wordt volgens de landelijke norm opgesteld en beheerd. De Keur + Algemene Regels + Beleidsregels zijn actueel en in overeenstemming met de standaard van de UvW. Het opstellen, in feite periodieke actualisatie, van de Keur, Algemene Regels en de Beleidsregels, verloopt verschillende procedures. Herziening van de Keur doorloopt een projectprocedure; daarmee is het een bewuste keuze bij de opdrachtbepaling hoe het er uit komt te zien en welk proces doorlopen moet worden. Deze is ook voorgeschreven. Herziening van de Algemene Regels en de Beleidsregels gebeurt in een dagelijks proces. De procedures hiervoor zijn belegd bij de teams Legger: zie factsheet 9. De Keur + Algemene regels + Beleidsregels voldoen doorlopend aan de vigerende eisen of doorlopen het project om daartoe te komen. Legger: zie factsheet 9 Hier is geen vraagstuk is en met ingang van voldoen we aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Keur: Marion Wierda Erik van Ginkel AR+ Beleid: Hans van Gellecum Henk Stok Edith Schippers esnaam/nummer: n.v.t. Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. n.v.t Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Keur van Waterschap Rivierenland Algemene Regels behorende bij de Keur Waterschap Rivierenland 2014 Beleidsregels behorende bij de Keur Waterschap Rivierenland , Zorgplicht primaire wateringen

29 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 2.2 Juridische vastlegging Resultaten: gegevens kering vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) Keurkwartet: Evaluatie en herziening van de Keur gebeurt projectmatig. Evaluatie en herziening van de Algemene Regels en de Beleidsregels gebeurt in een dagelijks proces, volgens de lean-systematiek. Wijzingen worden verzameld en bij voldoende omvang of belang ter goedkeuring aangeboden aan het CDH. Komt overeen met de bestaande situatie. Hier is geen vraagstuk en met ingang van voldoen we aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Keur: Marion Wierda Erik van Ginkel AR+ Beleid: Hans van Gellecum Henk Stok Edith Schippers esnaam/nummer: n.v.t. Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. n.v.t Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Zorgplicht primaire wateringen, 23

30 sterke dijken schoon water 3 Inspectie van de primaire waterkering Toelichting: bij het invulling geven aan de zorgplicht is inspecteren een belangrijke activiteit. Het vormt de basis voor de veiligheid van de kering. Het inspecteren levert daarbij input voor ondermeer het beheer en onderhoud van de kering. Denk hierbij ook aan het inspecteren van waterkerende kunstwerken als onderdeel van de waterkering. Naast het visueel inspecteren vallen ook het monitoren van schadebeelden en deformaties van de waterkering met technische hulpmiddelen onder de activiteit inspecteren. Uit de inrichting van de activiteit moet blijken welke verschillende inspectietypen binnen uw organisatie uitgevoerd worden. Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit 3.1 inspectie van de primaire waterkering (onderscheiden naar de verschillende inspectietypen) uit te voeren? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 3.1 binnen de activiteit opererende medewerkers? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante 3.1 procedurestappen vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de werkzaamheden binnen de activiteit inspectie van de primaire waterkering 3.1 geprioriteerd op basis van een inschatting van de risico s? D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit inspectie van de primaire 3.1 waterkering? E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 3.1 medewerkers F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot het inspectieproces in 3.3 managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het onderhoudsproces wordt geëvalueerd? 3.2 b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? 3.2 c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 3.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, , Zorgplicht primaire wateringen

31 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 3.1 Inspectie van de Werkwijze en primaire waterkering Planning (plan-do) Een inspectieplan (volgens Handreiking 2012) is aanwezig. De kwaliteitsborging is beschreven. Ook staat hierin een paragraaf over kennisvereisten. Zaken die nog niet op orde zijn staan benoemd met eterpunten en -planning. De afstemming met A-TIN rond de inspectie van kunstwerken is nog niet sluitend. De inschatting van risico s per object is nog niet gedaan. Deze is als eterpunt genoteerd in het inspectieplan. Handelen volgens het inspectieplan. Intern afstemmen met A-TIN dat we met ingang van voldoen aan de vereisten voor primaire keringen en per voor regionale keringen. Hierbij hanteren we de navolgende planning: In 2015 moeten alle rode acties uit het inspectieplan minimaal geel worden In 2016 moeten alle gele acties groen worden In 2017 zijn alle onderdelen gereed en zijn de inspecties op orde. Dit is een serieuze uitdaging om te halen, hier schuilt een risico. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB5 Inspecteren dijken Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) n.v.t. Conclusie audit: n.v.t. Inspectieplan waterkeringen Zorgplicht primaire wateringen, 25

32 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 3.2 Inspectie van de Resultaten: primaire vastleggen, waterkeringen interpretatie en gevolg geven (check-act) Het werkproces voor het vastleggen van de resultaten is beschreven. De resultaten van het inspectieproces worden geëvalueerd conform inspectieplan. De evaluaties leiden tot aanpassing van het proces, of van de werkzaamheden. Elk kwartaal bespreken we de voortgang van de eteringen met het teamleiders en afdelingshoofd. Het vertalen van inspectiegegevens naar onderhoudsacties gebeurt nog niet conform de procesbeschrijving. Inspectieresultaten worden door de dijkbeheerders in samenwerking met specialisten (T-KEA) en werkvoorbereiders (T-BBU) verwerkt tot vervolgacties. De onderdelen van het inspectieproces voeren we uit conform het inspectieplan. De analyses, vervolgacties en actiestatus zijn beschreven. We werken dan volgens de procesbeschrijving. E.e.a. is georganiseerd en geïmplementeerd voor De resultaten van onderhoudsmaatregelen worden gemonitord en geëvalueerd. Voor de verwerking van inspectiegegevens naar onderhoudsactiviteiten moet een proces worden opgesteld, ingericht en geïmplementeerd. Hierbij hanteren we de navolgende planning: In 2015 moeten alle rode acties uit het inspectieplan minimaal geel worden In 2016 moeten alle gele acties groen worden In 2017 zijn alle onderdelen gereed en zijn de inspecties op orde. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB5 Inspecteren dijken Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) n.v.t. Conclusie audit: n.v.t. Inspectieplan waterkeringen Diverse evaluaties per jaar 26, Zorgplicht primaire wateringen

33 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 3.3 Inspectie van de Verantwoording primaire over resultaten waterkeringen De wijze waarop we verantwoording willen afleggen staat in het inspectieplan. We hebben geen eenduidig beeld van de toestand van onze objecten. We kunnen nog niet goed digitaal inwinnen, analyseren en rapporteren door het ontbreken van praktische hardware en goed ingerichte databases. De informatieopslag in het systeem is onvoldoende voor het doorlopen van het proces Diagnose-Prognose-Operationaliseren. Ieder jaar in december wordt een handmatige rapportage opgesteld over de dijkeninspectie met constatering van ernstige gebreken/ herstel van dat lopende jaar. De ontwikkelde gegevens in de praktijk zijn nog onvoldoende in aantal om kengetallen uit af te leiden. De inspectiegegevens van de waterkeringen zijn inclusief analyses en besluiten permanent beschikbaar. Hieruit kunnen automatische rapportages komen. De verwachting is dat hier voor alles behalve grote kunstwerken (van A-TIN) een vraagstuk is op het vlak van deugdelijke, volledige en tijdige rapportage van waterkeringen. Na het doorvoeren van eteringen kan met ingang van voldaan worden aan de vereisten. Voor de inspectie van kunstwerken is de taakafbakening en procesafstemming met A-TIN nog onvoldoende. In het inspectieplan is aangegeven dat we de data nog op een voldoende aggregatieniveau moeten samenbrengen. Hierbij gaat het jaarlijks om 2 maal formeel schouwen, 2 maal gebiedsbreed inspecteren en 1 maal de veiligheidsrapportage. Op dit punt moet nog een visie en een proces ontwikkeld worden. Dit is haalbaar voor Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB5 Inspecteren dijken Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) n.v.t. Conclusie audit: n.v.t. Inspectieplan waterkeringen Veiligheidsrapportage primaire waterkeringen Jaarlijkse versie Zorgplicht primaire wateringen, 27

34 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 3.4 Inspectie van Informatieprimaire Managementsysteem waterkeringen / beheren dagelijkse gegevens Er is een inspectieplan waarin de wenselijke situatie is beschreven voor het databeheer. De werkelijke situatie wijkt hiervan af doordat inwinning van informatie niet op orde is: we kunnen nog niet goed digitaal alle inspectiegegevens inwinnen. De inwinning gebeurt niet volledig en niet digitaal. Het is niet mogelijk in het veld de laatste update te raadplegen of muteren. De informatieopslag in het systeem is onvoldoende voor het doorlopen van het proces Diagnose- Prognose-Operationaliseren. In het inspectieplan is dit inzichtelijk gemaakt met aandachtspunten. Het informatiemanagement is beschreven qua inhoud en proces in het inspectieplan. Dit wordt conform uitgevoerd. De kwaliteitsborging vindt plaats in een PDCA-cyclus. De openstaande eterpunten uit het inspectieplan eteren. Hierbij hanteren we de navolgende planning: In 2015 moeten alle rode acties uit het inspectieplan minimaal geel worden In 2016 moeten alle gele acties groen worden In 2017 zijn alle onderdelen gereed en zijn de inspecties op orde. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB5 Inspecteren dijken Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) n.v.t. Conclusie audit: n.v.t. Inspectieplan waterkeringen Geen vreemde één in de byte (visie gegevensbeheer A-BEO) Applicatie / database: Digispectie KWINS (kunstwerkeninspectie) 28, Zorgplicht primaire wateringen

35 4 Onderhoud van de primaire waterkering Toelichting: bij deze activiteit gaat het om het onderhoud dat voortkomt uit het inspectieproces én het reguliere onderhoud op basis van degeneratie en vervangingstermijnen. Nieuwbouw en herstelwerkzaamheden, die aanpassing van de legger tot gevolg hebben, vallen hier niet onder. Essentieel is dat het niet alleen om onderhoud van dijklichamen gaat maar ook van de waterkerende kunstwerken. Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit 4.1 onderhoud van de primaire waterkering uit te voeren? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 4.1 binnen de activiteit opererende medewerkers? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante 4.1 procedurestappen vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de werkzaamheden binnen de activiteit onderhouden van de primaire 4.1 waterkering geprioriteerd op basis van een inschatting van de risico s? D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit onderhouden van de primaire 4.1 waterkering? E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 4.1 medewerkers? F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot het inspectieproces in 4.1 managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het onderhoudsproces wordt geëvalueerd? 4.1 b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? 4.1 c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 4.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, Zorgplicht primaire wateringen, 29

36 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 4.1 Onderhoud van de Werkwijze & primaire Planning (=plan & waterkeringen do) - Risicoanalyse afwegingskader Onderhoudsplan (regulier onderhoud) We werken met een gedateerd beleidsplan voor het beheer van de waterkeringen (2006) waaraan in 2013/2014 enkele onderhoudncepten zijn toegevoegd. Voor primaire en regionale keringen en kunstwerken is nog geen actueel Beheer- & Onderhoudsplan beschikbaar. De opleidingsbehoefte staat in algemene termen in het functieprofiel van de dijkbeheerder, maar is niet specifiek beschreven. Er is geen beschreven risicogestuurd onderhoud. Er is nog geen goed ingericht onderhoudsproces voor alle waterkeringselementen. Deze plannen worden opgesteld in 2015/2016. Onderhoudsplanning gebeurt nu routinematig op basis van de gegevens van de inspecties en onderhoudscycli. Er is een vastgesteld beheer- en onderhoudsplan voor de primaire waterkeringen op basis van risicogestuurd Beheer en Onderhoud. De verwachting is dat hier een groot vraagstuk ligt waar extra aandacht voor moet zijn om tot invulling te komen. Dit punt is niet op korte termijn opgelost. In 2015 willen we een plan opstellen, in 2016 het plan implementeren en in 2017 conform plan werken. Het knelpunt zit in de belasting van de dijkbeheerders, we moeten hun rol en samenwerking grondig doordenken en eventueel veranderen, Hier zit een risico voor de haalbaarheid. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB2 Onderhouden Groene Objecten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Beleid dagelijks beheer en onderhoud 2006 waterkeringen WSRL Diverse onderhoudncepten Geen formele status , Zorgplicht primaire wateringen

37 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 4.2 Onderhoud van de Resultaten: primaire vastleggen, beheren waterkeringen en gevolg geven (=check & act) Onderhoud van primaire waterkeringen evalueren we niet. Er is geen check-act-proces, geen werkafspraak of iets dergelijks. Een groot deel van het onderhoud gebeurt routinematig via meerjarige bestekken, meerjarige onderhoudsovereenkomsten en losse werkopdrachten. De dijkbeheerders zien persoonlijk toe op de kwaliteit. Er vindt geen collegiale controle plaats. Wel is het zo dat de voorjaarsinspectie zaken aan het licht brengen die niet goed gaan (kwaliteit voldoet niet aan de norm van de Digigids). Maar omdat een aantal dijkbeheerders de eigen dijken inspecteert bestaat hier kans op blinde vlekken. Per element of onderhoudsvlak kunnen we de status van het onderhoud volgen, controleren en de kwaliteit bewaken. Voor de monitoring en evaluatie van onderhoudsmaatregelen moet een plan worden opgesteld (proces, evaluatie en sturing) en geïmplementeerd. De verwachting is dat hier een groot vraagstuk ligt waar extra aandacht voor moet zijn om tot een nadere invulling te komen. Dit punt is niet op korte termijn opgelost. Hier bestaat een risico om de eis te halen voor Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB2 Onderhouden Groene Objecten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zorgplicht primaire wateringen, 31

38 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 4.3 Onderhoud van de Verantwoording primaire over resultaten waterkeringen Er is geen proces beschikbaar voor de rapportage over het onderhoud, alleen voor de financiële verantwoording. In de Veiligheidsrapportage voor Primaire Waterkeringen melden we alleen die schadezaken die van invloed zijn op de veiligheid van de waterkeringen. Voor onderhoud worden de aannemersopdrachten soms op digitale, soms op analoge wijze en soms mondeling aangeleverd; voortgang op geld en uren worden geregistreerd in facturen of weekstaten. Het onderhoud van kunstwerken (primair, beheerd door A-TIN) is de laatste jaren veranderd van correctief naar preventief. Verbetermaatregelen worden integraal bepaald en objecten worden ingedeeld voor samenhangend uitvoeringspakket. Uitgevoerde onderhoudsmaatregelen aan kunstwerken blijven in beeld. Dit geldt niet voor de kunstwerken die de afdeling BEO beheert (met name coupures). De wenselijke situatie is dat er een visie en een systeem is voor de rapportage over het onderhoud aan waterkeringen. In 2015 moet er een visie en een systeem voor de verantwoording over de onderhoudstoestand van waterkeringen bedacht en vastgesteld zijn. De verwachting is dat hier een groot vraagstuk is op het vlak van het eenduidig vastleggen en communiceren over het onderhoudswerk en dat het een uitdaging wordt om met ingang van te voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB2 Onderhouden Groene Objecten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd , Zorgplicht primaire wateringen

39 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 4.4 Onderhoud van de Informatiemanagementsysteem primaire waterkeringen / beheren dagelijkse gegevens Voor dijklichamen werken we met de volgende systemen: P8 (onderhoudntracten), KWINS (kunstwerkeninspectie), en voor kustwerken van A-TIN met het beheerpakket (INFOR). Niet alle gewenste onderhoudsgegevens worden opgeslagen. Geodata zijn niet op orde en het OnderhoudsBeheersysteem (OBS: Gisratio)moet nog verder worden ingericht, aansluitend op de inspectieactiviteiten. Mobiel werken (uitwisseling veld-kantoor) is niet mogelijk. De procedure voor het beheerregister van kerngegevens Onderhoudstype Groen (waartoe het dagelijks beheer van de waterkering behoort) is nog niet helder geformuleerd. Er bestaat wel een visie voor de principes van de databases en uitwisseling van informatie. Verantwoordelijken zijn aangewezen. De wenselijke situatie is dat inspecties te velde 1 op 1 worden verwerkt in het OBS op kantoor en dat de Geodata daarvan op orde zijn en dat de systemen op een goed niveau met elkaar communiceren. Vanuit A-BEO wordt gedacht en gewerkt naar 1 samenhangend geheel. In 2015 moet de visie hiervoor gemaakt worden, in 2016 gerealiseerd en geïmplementeerd en dat we in 2017 conform werken. Vanwege de complexiteit en omvang van het databeheer ligt hier een groot risico. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: OB2 Onderhouden Groene Objecten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Geen vreemde één in de byte (visie gegevensbeheer A-BEO) Applicatie / database: Digigspectie KWINS (kunstwerkeninspectie) P8 (onderhoudsovereenkomsten) Gisratio Zorgplicht primaire wateringen, 33

40 sterke dijken schoon water 5 Bediening waterkerende kunstwerken Toelichting: deze activiteit beperkt zich tot de bediening van waterkerende kunstwerken in de primaire waterkering die u zelf beheert. Afsluiters in effluentleidingen, regenwateroverstorten en overige kunstwerken zijn vaak in beheer bij derden (gemeenten, provincies, enz.). De bediening van deze kunstwerken moet in de activiteiten vergunningverlening en toezicht en handhaving geregeld zijn. De ILT richt zich op de bediening van waterkerende kunstwerken die bij hoogwater gesloten moeten zijn. De sluiting van deze kunstwerken moet ook beproefd worden. Jaarlijkse proefsluitingen zijn derhalve een wezenlijk onderdeel van deze activiteit. Waterkerende kunstwerken die dagelijks bediend worden zoals scheepvaartsluizen maken geen onderdeel uit van deze activiteit. De werking daarvan is immers aangetoond door het dagelijks functioneren van deze kunstwerken. Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit 5.1 bediening waterkerende kunstwerken uit te voeren? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 5.1 binnen de activiteit opererende medewerkers? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies en sluitingsprotocollen voor de in het geding zijnde 5.1 waterkerende kunstwerken vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die spelen bij de uitvoering van de activiteit bediening waterkerende 5.1 kunstwerken vastgelegd? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst? D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor het uitvoeren van proefsluitingen? E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 5.1 medewerkers? F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot het inspectieproces in 5.3 managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat de proefsluitingen/reguliere sluitingen van waterkerende 5.2 kunstwerken worden geëvalueerd? b. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 5.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, , Zorgplicht primaire wateringen

41 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 5.1 Bediening Werkwijze & kunstwerken Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader De Calamiteitenbestrijdingsplannen voor Rivier en voor Stormvloed vanaf Zee beschrijft de risico s en de organisatie van de sluitingen. Voor alle grotere waterkerende kunstwerken is een sluitprocedure aanwezig. Voor kleinere kunstwerken (eenvoudige afsluiters e.d.) is geen procedure nodig. Voor bepaalde afsluiters voeren we jaarlijks een afsluiterinspectie/schouw uit. edures voor kunstwerken van derden zijn geborgd in de vergunningen. Inspecties voeren we 2x per jaar uit, elk jaar testen we afsluiters en 1x in de 5 jaar doorlopen we voor grote kunstwerken de gehele procedure. A-TIN heeft de inspecties van kunstwerken (technische werking sluitmiddelen) in INFOR staan. In de praktijk voeren we de bediening goed uit, maar de samenhang is nog niet helemaal in een proces geborgd. De opleidingsbehoefte moet nog worden beschreven. De praktijk komt overeen met de aanwezige situatie. Het proces met samenhang van verschillende kunstwerkbeheerders (derden, A-BEO, A-TIN) is beter ingericht. De opleidingsbehoefte moet nog worden beschreven. In de praktijk is geen vraagstuk, we voldoen met ingang van aan de vereisten. Het samenhangende proces beter inrichten voor Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: CZ2 Bestrijden hoogwatercalamiteit Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Calamiteitenbestrijdingsplan Rivier PB-CZH-001 V Calamiteitenbestrijdingsplan Stormvloed vanaf PB-CZH-002 V Zee Sluitprocedures divers (ca. 62 st.) divers divers Inspectieplan waterkeringen Zorgplicht primaire wateringen, 35

42 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 5.2 Bediening Resultaten: kunstwerken vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) Evaluatie vindt plaats na elk incident en het terugkijken levert belangrijke informatie op voor vervolg. Elke schouwronde (test en inspectie) en elke sluiting evalueren we aansluitend. De evaluatie van de sluiting (1x/5jaar) wordt gedaan door collega s van Calamiteitenzorgsysteem. Verbeterpunten uit de evaluatie komen in een groslijst waarin verantwoordelijken en deadlines staan. Bij de periodieke toetsing van kunstwerken (vanaf x/12 jaar) is de sluitprocedure een onderdeel van de toetsing. Praktijk komt overeen met de aanwezige situatie. Het zou wenselijk zijn om de evaluatiegegevens op objectniveau in een onderhoudsbeheersysteem te kunnen vastleggen en niet in afzonderlijke rapportages. Hier is geen direct vraagstuk, we voldoen met ingang van aan de vereisten. Wel is het wenselijk de uitkomsten van evaluaties op objectniveau te kunnen vastleggen. Dit moet onderdeel worden van een onderhoudbeheersysteem. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: CZ2 Bestrijden hoogwatercalamiteit Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Diverse evaluaties -- Elk jaar 36, Zorgplicht primaire wateringen

43 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 5.3 Bediening Verantwoording kunstwerken over resultaten Van een proefsluiting (1x/5jaar)wordt een evaluatieverslag gemaakt. Het team CZS rapporteert over deze sluitingen. Jaarlijks worden de uitkomsten van de schouw/inspecties samengevat in de veiligheidsrapportage primaire waterkeringen. A-TIN kan via INFOR rapporteren over de technische inspecties van de kunstwerken die zij beheren. Falen van een sluitmiddels staat daar expliciet in. De rapportage over de kunstwerken is fragmentarisch vanwege de verschillende beheerders: - Schouw over afsluiters van derden - Inspectie van onze eigen kunstwerken (A-BEO niet in INFOR) - Inspectie van onze eigen kunstwerken (A-TIN wel in INFOR) De resultaten van de toetsing worden gerapporteerd aan het bestuur en de minister. De rapportages van alle kunstwerken (niet alleen A-TIN) vanuit een onderhoudsbeheersysteem kunnen genereren. Het beheren van de objectgegevens in een onderhoudsbeheersysteem om van daaruit verantwoording af te kunnen leggen over resultaten. De verwachting is dat hier een vraagstuk is en dat we met ingang van nog niet voldoen aan de vereisten omdat het OBS dan nog niet operationeel is voor alle kunstwerken. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: CZ2 Bestrijden hoogwatercalamiteit Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Veiligheidsrapportage primaire waterkeringen Elk jaar Elk jaar Zorgplicht primaire wateringen, 37

44 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 5.4 Bediening Informatiemanagementsysteem kunstwerken / beheren dagelijkse gegevens Gegevens van alle kunstwerken in beheer bij A-TIN zitten in INFOR. De gegevens van kunstwerken in beheer bij A-BEO staan in sluitprocedures (worddoc) en worden op dit moment ingevoerd in databases. De gegevens van kunstwerken van derden worden door hen beheerd. In 2015 wordt verder gegaan met het controleren, aanvullen en corrigeren van de databases die de benodigde informatie daarvoor bevatten. Daarna worden de jaarlijkse actualisatie en 5- jaarlijkse sluiting uitgevoerd conform de sluitingsprotocol ontleend aan de VTV. Naar verwachting zijn we in 2015 hiermee gereed. De koppeling van achtergrondinformatie of van evaluaties aan objecten is nog niet georganiseerd. De gegevens die nodig zijn voor de sluitingsprocedures komen uit database die voldoen aan de visie op databeheer. Gegevens worden periodiek gecontroleerd op juistheid en volledigheid. De gegevens kunnen op elk gewenst moment worden opgeroepen en gebruikt in de systemen en rapportages. Relevante gegevens van objecten zijn gekoppeld aan de objecten. Het compleet krijgen van databases is op orde per Het koppelen van achtergrondinformatie aan de objecten is nog een vraagstuk waarvoor binnen de organisatie projecten lopen. Het is onduidelijk en nog niet belegd hoe we dit voor de kunstwerken in waterkeringen vorm geven en realiseren. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Dert van Ree Dert van Ree esnaam/nummer: CZ2 Bestrijden hoogwatercalamiteit Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Applicatie / database: Kerngegeves (Oracle) BEO-gegevens (Oracle) Subjectgegevens 38, Zorgplicht primaire wateringen

45 6 Vergunningverlening Toelichting: de activiteit vergunningverlening richt zich op het onder voorwaarden toestaan van handelingen van derden binnen de zonering van de primaire waterkering. Aangezien vergunningverlening een vraaggestuurde activiteit is, is het niet mogelijk om deze activiteit te plannen. Het is echter wel van belang dat is vastgelegd (op basis van ervaringen in voorgaande jaren en het beeld van wat in aantocht is) wat de benodigde capaciteit (inclusief juridische en technisch inhoudelijke) is om de activiteit uit te voeren. Het is daarnaast van belang dat u de risico s die bij deze activiteit spelen, heeft vastgelegd en hier beheersmaatregelen voor treft. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het inhuren van externe capaciteit in het geval er een piek aan vergunningaanvragen optreedt. Bij deze activiteit gaat het nadrukkelijk om vergunningverlening met betrekking tot de primaire waterkeringen. Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit 6.1 vergunningverlening uit te voeren? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 6.1 binnen de activiteit opererende medewerkers? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante 6.1 procedurestappen vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die spelen bij de uitvoering van de activiteit vergunningverlening 6.1 vastgelegd? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst? D Planning a. Heeft u vastgelegd wat de benodigde capaciteit is voor het uitvoeren van de activiteit 6.1 vergunningverlening? E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 6.1 medewerkers? F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot de activiteit 6.3 vergunningverlening in managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het proces van vergunningverlening wordt geëvalueerd? 6.2 b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? 6.2 c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 6.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, Zorgplicht primaire wateringen, 39

46 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 6.1 Vergunningverlening Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader Vergunningverlening bestaat in de praktijk uit 3 processen: vergunningen, meldingen en adviezen. Bij de beoordeling vindt een afweging plaats o.b.v. de Keur, Legger, Algemene Regels en de Beleidsregels. Aan de kaders liggen risicoanalyses voor de veiligheid ten grondslag. De werkrisico s binnen het proces zijn geanalyseerd en zoveel mogelijk afgedekt, oa. door een optisch volledig toegankelijke werkvoorraad, harde werkafspraken en collectieve controle daarop en collegiale toetsen van de eindprodukten. De risico-analyse van het werkproces heeft betrekking op de afdeling Vergunningen. Waar ook andere afdelingen vergunningstaken zoals opleveringntroles uitvoeren, zijn de verantwoordelijkheden niet volledig geborgd.. De werkwijze is beschreven in processen, werkinstructies inclusief planning (doorlooptijden). Het opleidingsniveau van medewerkers staat nu nog in het Functiehandboek en de IRP s. Binnen Unieand werkt men aan VTH-criteria waarin de eisen zeer gedetailleerd worden uitgewerkt. De verwachting is dat dit in 2015 wordt vastgesteld. WSRL volgt deze stap, implementatie in Aansluiting op andere teams: Andere afdelingen (specialisten) adviseren bij complexe plannen van derden. Projecten vragen advies aan A-VV. De dijkbeheerders voeren controle uit op uitvoering de vergunningen. Komt overeen met de aanwezige situatie. oeren van een integrale risicoanalyse en borgen van opleveringntroles door andere teams. De verwachting is dat hier geen vraagstuk is en dat we ruim voor voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Gellecum Edith Kruger Edith Kruger Henk Stok Henk Stok esnaam/nummer: VV1 (met vergunningen, meldingen en adviezen apart) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d n.v.t. -- Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Functiehandboek A3-jaarplan Het gulden regelboek met werkafspraken en werkinstructies. 40, Zorgplicht primaire wateringen

47 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 6.2 Vergunningverlening Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) De 3 processen voeren we uit volgens de lean-methode waarin de PDCA-cyclus frequent op verschillende niveaus wordt doorlopen. Binnen de afdeling is op het eterbord de stand te volgen. Begeleiding uitvoering en oplevering van vergunningen en meldingen valt buiten de teams, deze ligt bij de afdeling Onderhoud (T-PDV). De dijkbeheerders voeren naar eigen inzicht controles uit en melden zaken gereed. Deze processtap is niet voor 100% van de zaken geborgd. De aansluiting op Projecten is geregeld onderwerp van afstemming. De vraag wanneer sprake is van vergunningsplicht dan wel projectplanplicht is volledig uitgekristalliseerd en door JZ neergelegd in een interne notitie. Bij de uitvoering van projecten als eigen werken wordt hiermee niet altijd consequent omgesprongen. Dit kan nog beter.. Van àlle procesonderdelen, inclusief advies aan projecten en oplevering, worden evaluaties uitgevoerd. Uitbreiden van de huidige PDCA-methode met advies aan projecten en oplevering. De verwachting is dat hier geen vraagstuk is en dat we met ingang van voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Gellecum Edith Kruger Edith Kruger Henk Stok Henk Stok esnaam/nummer: VV1 (met vergunningen, meldingen en adviezen apart) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d n.v.t. -- Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Projectsone begeleidt de leansessies. Zorgplicht primaire wateringen, 41

48 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 6.3 Vergunningverlening Verantwoording over resultaten De resultaten van vergunningverlening staan in Squit. Op het digitale dashboard op de afdeling worden de e productiecijfers wekelijks bijgewerkt en plenair besproken. Het doel is een 100%-re voor doorlooptijd binnen wettelijke gestelde termijnen voor vergunningen en adviezen. We rapporteren aan het management/bestuur op grond van het A3-jaarplan. We maken wekelijks en maandelijks overzichten die we met de afdeling delen en met de directeur. Dat we dit doen hebben we nergens beschreven of ergens in een document vast gelegd. Komt overeen met de huidige situatie, mits de vorm van rapporteren beschreven staat in een plan. Nog in een plan opnemen op welke wijze gerapporteerd wordt. We voldoen aan de gewenste situatie. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Gellecum Edith Kruger Edith Kruger Henk Stok Henk Stok esnaam/nummer: VV1 (met vergunningen, meldingen en adviezen apart) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d n.v.t. -- Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan , Zorgplicht primaire wateringen

49 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 6.4 Vergunningverlening Informatiemanagementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Alle gegevens uit het proces staan in Squit: van aanvraag tot oplevering. In Verseon staan de documenten. De vergunningverleners ontlenen beheerinformatie aan Geoweb. De opleveringntrole is een onzeker element. Zie ook 6.1. Komt overeen met de bestaande situatie. We voldoen aan de gewenste situatie, behalve dat er een onzekerheid is over de borging en vastlegging van de opleveringntrole door ander teams. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Gellecum Edith Kruger Edith Kruger Henk Stok Henk Stok esnaam/nummer: VV1 (met vergunningen, meldingen en adviezen apart) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d n.v.t. -- Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Applicatie / database: Squit (wordt in 2016 Power Browser) Verseon Geoweb Zorgplicht primaire wateringen, 43

50 sterke dijken schoon water 7 Toezicht en handhaving Toelichting: de activiteit toezicht en handhaving richt zich op het voorkomen van illegale activiteiten en het bevorderen of afdwingen van het naleven van de in het geding zijnde regelgeving (keur(kwartet) en vergunningen) bij handelingen van derden binnen de onderscheiden zones van de primaire waterkering. Voor de inrichting van de activiteit is het van belang dat duidelijk is of het beoordelen en afdoen van meldingen voor handelingen op grond van geldende algemene regels onder de activiteit toezicht en handhaving valt of toegerekend wordt aan de activiteit vergunningverlening. Bij de inrichting en procedures kan ook gedacht worden aan wie verantwoordelijk is voor de eerstelijns handhaving en hoe resultaten daarvan worden vastgelegd. Bij deze activiteit gaat het nadrukkelijk om toezicht en handhaving gericht op primaire waterkeringen. Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit 7.1 toezicht en handhaving uit te voeren? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 7.1 binnen de activiteit opererende medewerkers? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante 7.1 procedurestappen vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de werkzaamheden binnen de activiteit toezicht en handhaving geprioriteerd 7.1, 7.2 op basis van een inschatting van de risico s? D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit toezicht en handhaving? 7.1, E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 7.1 medewerkers? F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot het toezicht- en 7.3 handhavingsproces in managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het proces van toezicht en handhaving wordt geëvalueerd? 7.2 b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? 7.1 c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 7.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, , Zorgplicht primaire wateringen

51 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 7.1 Toezicht en Werkwijze & Handhaving Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader Alle relevante documenten staan onderin deze tabel. WSRL beschikt over een Handhavingsbeleidsplan inclusief risicoanalyse rond waterkeringen (zie document 3). Het beleidsplan werkt onder het wettelijk kader Kwaliteitseisen Handhaving. In de diverse documenten staan processen, procedures, werkinstructies, opleidingsvereisten enz. De eerstelijns handhaving bij waterkeringen ligt bij de dijkbeheerder. Als de overtreder in gebreke blijft gaat de zaak over naar Handhaving. Komt overeen met de aanwezige situatie. De overdracht van eerstelijns toezicht (dijkbeheerder) naar Handhaving kan beter worden geborgd. Betere borging overdracht van eerstelijns toezicht naar Handhaving. Dit komt terug bij factsheet 7.4 Er is geen vraagstuk om te voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Piet Schakel Robert Vink Margreet van Willigen Margreet van Willigen esnaam/nummer: HH Handhaving Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd 1. Nota Handhavingsbeleid 2011 Hoofdstuk 4 gewijzigd (onderdeel sanctiestrategie) 2. Meerjarenuitvoeringsporgramma Nota Prioritering Handhaving 2013 Idem Idem 4. Jaarplan handhaving (per jaar vaststellen) 5. Strategisch personeelsbeleid en opleidingsplan per jaar. Zorgplicht primaire wateringen, 45

52 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 7.2 Toezicht en Resultaten: Handhaving vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) In de taakveldgerichte werkoverleggen wordt wel de vraag gesteld hoe de zaken gaan. Structurele evaluatie van afgesproken processen en resultaten vindt niet of onvoldoende (aantoonbaar) plaats. Mede in het licht van het geconstateerde en berekende goede naleefgedrag wordt vastgehouden aan de bestaande manier van werken en inzet van middelen. Evaluatie zou moeten leiden tot het in jaarplannen concreet benoemen van eterpunten in toezicht en handhaving (of het daarin motiveren van het handahven van de bestaande werkwijzen en inzet van middelen). Evaluatie (check) van de processen en uitvoering zou structureel een plaats moeten krijgen in de werkzaamheden. Verbeterpunten moeten worden geborgd. Het is wenselijk een interne audit uit te voeren om aantoonbaar te maken dat we dit doen. Opzetten en implementeren van een check-act cyclus. Dit is een vraagstuk om te voldoen aan de vereisten, maar moet haalbaar zijn voor Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Piet Schakel Robert Vink Margreet van Willigen Margreet van Willigen esnaam/nummer: HH Handhaving Versie: Versie: Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zie factsheet , Zorgplicht primaire wateringen

53 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 7.3 Toezicht en Verantwoording Handhaving over resultaten De resultaten van handhaving worden opgenomen in de Marap s voor MT/DT en eventueel portefeuillehouder. Een bijzonder positie hebben de strafrechtzaken, die om privacyredenen er buiten vallen. Vanuit het registratiesysteem Squit is het mogelijk analyses hiervoor uit te voeren. De resultaten van handhaving zijn opgenomen in de Marap's en vergelijkbare producten. Er is hier geen vraagstuk, we voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Piet Schakel Robert Vink Margreet van Willigen Margreet van Willigen esnaam/nummer: HH Handhaving Versie: Versie: Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zie factsheet 7.1 Zorgplicht primaire wateringen, 47

54 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 7.4 Toezicht en Informatiemanagement Handhaving / beheren dagelijkse gegevens De waarnemer legt zijn gegevens digitaal vast met een tablet, of eventueel schriftelijk wat hij later invoert in het systeem: Squit. De beleidsdocumenten, werkinstructies e.d staan in een Sharepoint esgegevens: Het gehele proces digitaal doorlopen zodat we alles vastleggen wat relevant is. Achtergronddocumenten: Op dit moment wordt het werken met het Sharepoint geëvalueerd, het wachten is op de uitkomst. Wachten op de evaluatie van de Sharepoint met achtergronddocumentatie, de uitkomst implementeren in De verwachting is dat hier geen vraagstuk ligt en dat we voldoen aan de vereisten op Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Piet Schakel Robert Vink Margreet van Willigen Margreet van Willigen esnaam/nummer: HH Handhaving Versie: Versie: Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zie factsheet 7.1 Applicatie / database: Squit Power Browser 48, Zorgplicht primaire wateringen

55 8 Calamiteitenzorg Toelichting: de activiteit calamiteitenzorg beperkt zich tot de voorbereiding op het op juiste wijze omgaan met onvoorziene gebeurtenissen, welke de veiligheid van de primaire waterkering bedreigen (de koude fase). Het sluiten van waterkerende kunstwerken onder voorziene omstandigheden, zoals jaarlijks optredend hoog water, valt daarom niet onder deze activiteit. De vraag is of uw organisatie op zodanige wijze is ingericht en voorbereid dat u in staat bent om tijdens een calamiteit adequaat te handelen. Hiervoor dient u een beeld te hebben van de mogelijke calamiteiten (scenario s) die kunnen optreden en de risico s die daarmee gepaard gaan. De mate van preparatie (ondermeer de beschikbaarheid van materieel) moet daarop afgestemd zijn. U dient daarnaast uiteraard te beschikken over goed opgeleid en getraind personeel dat weet wat van hen verwacht wordt tijdens een calamiteit. Ook werkinstructies en protocollen zijn hierbij van belang. Een wezenlijk onderdeel van de calamiteitenzorg is de calamiteitenoefening. Hiervoor dient een planning beschikbaar te zijn die samenhangt met calamiteiten die zich mogelijk voor kunnen doen. Om te leren van zowel de calamiteitenoefeningen als van een echte calamiteit (mocht die zich voordoen), is het van belang dat deze worden geëvalueerd. Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat er volgens u de te volgen procedurestappen zijn om bij een calamiteit 8.1 adequaat op te treden? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 8.1 binnen de activiteit opererende medewerkers bij een calamiteit? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor het optreden tijdens een calamiteit vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die aan de orde zijn bij de verschillende mogelijke calamiteiten 8.1 bepaald? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst? D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor het oefenen van de activiteit calamiteitenzorg? E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 8.1 medewerkers? F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot de calamiteitenzorg in 8.3 managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat elke calamiteit/calamiteitenoefening wordt geëvalueerd? 8.2 b. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 8.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, Zorgplicht primaire wateringen, 49

56 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 8.1 Calamiteitenzorg Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader WSRL beheert het calamiteitenplan, calamiteitenbestrijdingsplan voor 4 calamiteiten rond waterkeringen, en werkdocumenten met daarnaast beleid voor OTO (opleiden, trainen, oefenen). Risico s voor de veiligheid zijn in de plannen in beeld gebracht en worden jaarlijks bekeken. Risico s voor de bezetting van de calamiteitenorganisatie of voor onderdelen van het proces ook, maar risico s voor het proces als geheel niet. Via het oeringsprogramma Crisisbeheersing van de UvW (themagroep kwaliteit) werkt ook WSRL aan het komen tot een beoordeling van de organisatie. ILT is hierin gesprekspartner. Het samenwerkingsand van waterschappen in Midden-Nederland heeft in oktober 2014 een meerjarenplan opgesteld waaraan de opleiding van de dijkwacht nog niet voldoet (rolbeschrijvingen, rolvereisten, toetsen van bekwaamheid). Dit is nog onvoldoende door vertaald naar een opleidingsplan voor de dijkwacht. De medewerkers zijn niet aantoonbaar bekwaam. Voor alle situaties van hoogwater zijn bestrijdingsplannen met werkdocumenten opgesteld en actueel. Beheermaatregelen zijn beschreven en voorbereid. Jaarlijkse aanpassingen vòòr het gesloten seizoen sluiten aan op de actuele veiligheidssituatie van de waterkering (resultaat van toetsen-eteren-beheren). Er is een integraal OTO-plan voor de dijkwachtorganisatie dat voldoet aan de norm van de samenwerkende waterschappen in Midden-Nederland/ de UvW. Het plan sluit aan op de ontwikkel- en kwaliteitsniveau van de medewerkers. Voor de Calamiteitenzorg een risicoanalyse uitvoeren voor het proces. Het OTO-plan moet worden geactualiseerd en geïmplementeerd. Hier ligt een uitdaging om voor op orde te zijn. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Marion Wierda / Freek Jochems / Freek Jochems André van Aken Remko Drost esnaam/nummer: CZ1 / CZ2 Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Calamiteitenplan WSRL CBP Hoogwater op de rivier CBP Hoogwater Regionale waterkeringen CBP Stormvloed vanuit zee Watertekort Jaarplan CZS -- jaarlijks 50, Zorgplicht primaire wateringen

57 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 8.2 Calamiteitenzorg Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) Onze calamiteitenzorg volgt een periodieke revisie van plannen en een systematische evaluatie van incidenten en oefeningen. Verbeterpunten komen op een groslijst met verantwoordelijken en deadlines voor etering. De uitkomsten van de toetsresultaten (en de kennis verkregen uit VNK en de inspectiegegevens ) zijn beschikbaar, maar zijn niet concreet omgezet naar scenario's en risicokaarten, wel stellen we elk jaar een veiligheidsrapportage op waarbij we kijken naar de actuele stand van zaken. Uitkomsten hiervan vertalen we door naar maatregelen in bestrijdingsplannen. Grote beheermaatregelen zijn nog onvoldoende doordacht en uitgewerkt. Bij oefeningen evalueren we op groepsniveau o.b.v. oefendoelen het proces en gedragingen. Er vindt geen toets plaats van de individuele kwaliteit van de medewerkers. Opleidingen en trainingen worden niet systematisch geëvalueerd. Plannen en OTO-activiteiten worden systematisch geëvalueerd en eterd. De actuele veiligheidssituatie van de waterkeringen wordt minimaal 1x per jaar door vertaald naar beheer- of noodmaatregelen voor hoogwatersituaties. Implementeren van de check-act activiteiten bij Opleidingen en Trainingen zoals bij Oefeningen. Borgen van beheermaatregelen in de jaarlijkse Veiligheidsrapportage. De verwachting is dat hier een groot vraagstuk ligt waar aandacht voor moet zijn om tot een nadere invulling te komen. Dit punt is niet op korte termijn opgelost. Het wordt een uitdaging om te voldoen aan de eisen op Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Marion Wierda / Freek Jochems / Freek Jochems André van Aken Remko Drost esnaam/nummer: CZ1 / CZ2 Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Veiligheidsrapportage primaire waterkeringen jaarlijks jaarlijks Groslijst CZS doorlopend doorlopend Evaluaties oefeningen en incidenten Bij gelegenheid Bij gelegenheid Zorgplicht primaire wateringen, 51

58 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 8.3 Calamiteitenzorg Verantwoording over resultaten Evaluaties van incidenten en oefeningen worden gerapporteerd aan de stuurgroep CZS. De groslijst wordt 4x per jaar doorgenomen met het afdelingshoofd. De resultaten van het jaarplan worden ook gerapporteerd. Uitwisseling van informatie met netwerkpartners gebeurt via rapportages. Conform bestaande. De verwachting is dat hier geen vraagstuk is en dat we met ingang van voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Marion Wierda / Freek Jochems / Freek Jochems André van Aken Remko Drost esnaam/nummer: CZ1 / CZ2 Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Rapportage jaarplan??? , Zorgplicht primaire wateringen

59 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 8.4 Calamiteitenzorg Informatiemanagementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Voor alle hoogwater- en droogte scenario s hebben we vastgestelde en actuele bestrijdingsplannen voor waterkeringen. In de applicatie FLIWAS borgen we de informatie die nodig is voor organisatie en draaiboeken rond hoogwater. Dit programma wordt uit gefaseerd, er loopt nu een project dat uiterlijk medio 2015 komt met een voorstel voor vervanging vóór We sluiten aan bij en gaan werken met LCMS-W. De ontwikkeling van het LCMS-W wordt gefaciliteerd middels het traject van Netcentrisch werken. Daarnaast maakt het waterschap jaarlijks een Veiligheidsrapportage waarin de actuele situatie is na te slaan. De informatie die hierin wordt bewaard beheren we op ad-hoc basis. Er is geen goede kwaliteitsbewaking voor georganiseerd. De technische informatie van waterkeringen is maar matig toegankelijk en allen te vinden voor ingewijden. Het werkproces wordt bewaakt met (de opvolger van) FLIWAS. We werken voor het netcentrisch werken met LCMS-W. Daarnaast maakt het waterschap Jaarlijks een Veiligheidsrapportage waarin de actuele situatie is na te slaan. De informatie die nodig is tijdens calamiteiten (draaiboeken o.b.v. waterstanden) staan in een geïntegreerd systeem dat tijdens hoogwater functioneert. De informatie die we delen met netwerkpartners staat in een WCMS/LCMS. FLIWAS vervangen, technische informatie van waterkeringen beter toegankelijk maken. De kwaliteit van de gegevens moeten we gaan bewaken we via de Demingcirkel. Hier ligt een uitdaging om op orde te zijn op Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: André van Aken Remko Drost Freek Jochems esnaam/nummer: CZ1 / CZ2 Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d Ferry Molendijk (WSRL) Niet gedaan Conclusie audit: Niet gedaan Applicatie / database: FLIWAS LCMS-W Zorgplicht primaire wateringen, 53

60 sterke dijken schoon water 9 Beheren dagelijkse gegevens waterkering (beheerregister) Toelichting: het gaat bij deze activiteit om het eenduidig opslaan en toegankelijk maken van gegevens die worden ingewonnen en/of gegenereerd in de verschillende uitvoeringsgerichte activiteiten. De proceseigenaren van die uitvoeringsgerichte activiteiten zijn gegevenseigenaar. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen gegevenseigenaar en gegevensbeheer is van belang. De activiteit beheren dagelijkse gegevens kering is de spil als het gaat om uitwisseling van de relevante gegevens tussen de verschillende activiteiten van de zorgplicht en vormt daarnaast de basis voor het zicht op de actuele toestand van de waterkeringen en het opstellen van rapportages daarover. Risico s zijn ondermeer gelegen in het niet of onvoldoende op orde hebben van de gegevens (juiste informatie, volledigheid, actualiteit) of in een gebrekkige toegankelijkheid daarvan. In het spraakgebruik gaat het bij deze activiteit veelal over het beheerregister, waarvan in de Waterwet is vastgelegd dat het verplicht is voor primaire waterkeringen. In het beheerregister staat volgens de Waterwet waarin de voor het behoud van het waterkerend vermogen kenmerkende gegevens van de constructie en de feitelijke toetstand nader zijn omschreven. Voor de uitvoeringsgerichte activiteit beheren dagelijkse gegevens kering verzoekt de ILT u de volgende vragen te beantwoorden: Nr. (1) Vraag Zie factsheet A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit 9.1 beheren dagelijkse gegevens kering uit te voeren? Per proces beschreven b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de 9.1 binnen de activiteit opererende medewerkers en hoe deze zich verhoudt tot die van de gegevenseigenaren? B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante 9.1 procedurestappen vastgelegd? C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die spelen bij de uitvoering van de activiteit beheren dagelijkse 9.1 gegeven kering vastgelegd? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit beheren dagelijkse gegevens 9.1 kering? b. Heeft u vastgelegd wat de benodigde capaciteit is voor het uitvoeren van de activiteit 9.1 beheren dagelijkse gegevens kering? E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende 9.1 medewerkers F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot deze activiteit in 9.3 managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het beheren van dagelijkse gegevens van de kering wordt 9.2 geëvalueerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? 9.2 c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? 9.2 (1) Deze nummers komen uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, versie 1, ILT, , Zorgplicht primaire wateringen

61 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 9.1 Legger Beheren dagelijkse Werkwijze & gegevens kering Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: 9.1 Beheerregister Beheren dagelijkse gegevens kering afwegingskader Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader Legger: een juridisch document met vastgestelde informatie. Deze moet voldoen aan de wettelijke criteria. Beheerregister (BR): bestaat uit basis-/kerngegevens in een centrale database en aanvullende of procesgegevens in andere databases die al dan niet gekoppeld gebruikt worden. Deze registergegevens worden beheerd door verschillende teams, met name door T-GDM en T-BBU. De focus in deze factsheet ligt op de basis-/kerngegevens van T-GDM. De procesgegevens van T-BBU staan beschreven in de factsheets van de vorige bijlagen 1 t/m 8. In het algemeen kunnen we stellen dat T-GDM veel verder is met het op orde krijgen van de gegevens dan T- BBU. De Legger voldoet aan de wettelijke criteria. Voor het beheer van de Legger is een schematisch proces hoe we het beheer doen als er wijzigingen voortkomen uit vergunningen en projecten. Er zijn (nog) geen werkinstructies/databeheerprotocollen voor. Aanpassing van de Legger t.g.v. juridische of beleidsmatige wijzigingen gebeurt projectmatig. Voor het beheer van het BR is geen procesbeschrijving, maar zijn wel verschillende werkinstructies, datapaspoorten e.d. in ontwikkeling. Er is geen beheerstructuur, grote BRprojecten worden wel projectmatig uitgevoerd. Er is geen risico-analyse uitgevoerd, het is ook onduidelijk hoe deze vraag ingevuld moet worden: gaat het om risico s in het beheerproces of risico de voortkomen uit onjuiste of onvoldoende gegevens? De informatiebehoefte is wat langer geleden vastgesteld, er wordt gewerkt o.b.v. deze behoefte. Deze is toe aan herijking. De overdracht van gegevens vanuit projecten en het veld blijft een kritiek punt, maar er worden wel stappen gezet om dit te eteren. Planningen zijn beschikbaar binnen projecten en als procesindicatoren voor het doorlopen van geïmplementeerde processen. In de werkplannen per jaar is de benodigde capaciteitsvraag beschreven. De taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden van de medewerkers staan in het Generiek Functieboek van WSRL. Het Kerngegevensmodel vult dit aan. In de IRP s staat de opleidingsbehoefte. Het beheer van de legger komt overeen met de wenselijke situatie. Het beheer van het BR zou procesmatig moeten gebeuren met aansluiting op de informatiebehoefte, de wijzigingen vanuit het veld, het gebruik e.d. Overdracht vanuit projecten is een belangrijk zorgpunt. Voor de legger en het beheerregister is het nodig het beheerproces (deels opnieuw) vorm te geven en te implementeren (behoefte herijken/overdracht data organiseren/proces beschrijven/risico doordenken). Hier ligt een Zorgplicht primaire wateringen, 55

62 sterke dijken schoon water uitdaging om op te voldoen aan de vereisten. Vanwege de complexiteit en omvang van het gegevensbeheer bestaat hier een groot risico voor de haalbaarheid. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Bram van t Bram van t Hullenaar Hullenaar esnaam/nummer: IV1 (proceskaart WSRL) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. --?? Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Kata (leandocument) algemeen geen Kerngegevensmodel Rollen en taken esschema_databases_ esschema_overdracht_dijkverbetering_ esschema_overdracht_vergunningen_ Meetprotocol waterstaatswerken wsrl versie 1.dd OVERDRACHTPROTOCOL_ Inwinplan peilingen schaardijken , Zorgplicht primaire wateringen

63 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 9.2 Beheren dagelijkse Resultaten: gegevens kering vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) De beheerwerkzaamheden van Legger en BR worden volgens de lean-methode uitgevoerd. Het team bespreekt regelmatig de werkzaamheden en registreert /bewaakt de eterpunten. Dit is een hele praktische vorm van evalueren: wat hebben we gedaan, hoe is dat gegaan, wat willen we anders? Voor een evaluatie op een fundamenteler niveau is het nodig voor het BR een beschreven proces te hebben met o.a. gedefinieerde indicatoren. Dat is nog niet beschikbaar, die vorm van evaluatie ontbreekt nog. Praktische én fundamentele evaluaties van vastgestelde processtappen en -indicatoren. Voor het beheerregister ligt een uitdaging de check-act voor op orde te brengen. Voor structurele evaluaties is het nodig eerst het proces te beschrijven en implementeren (zie 9.1). Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Bram van t Bram van t Hullenaar Hullenaar esnaam/nummer: IV1 (proceskaart WSRL) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. --?? Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zie sheet 9.1 Zorgplicht primaire wateringen, 57

64 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 9.3 Beheren dagelijkse Verantwoording gegevens kering over resultaten In het programma van het Waterbeheerplan staan concrete doelen voor het beheerteam gedefinieerd. In de periodieke bestuursrapportages leggen we verantwoording af. Verantwoording over projecten vindt plaats binnen de projectorganisatie en lijn. Verder rapportage vinden niet plaats. Deze komt overeen met de huidige situatie. Maar als we de uitgangspunten veranderen (zie 9.1) dan moeten we ook deze heroverwegen. De verwachting is dat hier geen vraagstuk is en dat we met ingang van voldoen aan de vereisten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Bram van t Bram van t Hullenaar Hullenaar esnaam/nummer: IV1 (proceskaart WSRL) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. --?? Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zie , Zorgplicht primaire wateringen

65 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 9.4 Beheren dagelijkse Informatiemanagementsysteem gegevens kering / beheren dagelijkse gegevens WSRL werkt aan het opslaan van objectinformatie in enkele centrale databases: een centrale Oracle database met kerngegevens van het waterschap (T-GDM), een Oracle of GDB met onderhoudsgegevens (T-BBU). Daarnaast gekoppelde mappen met aanvullende informatie (documenten e.d.) die het technisch naslagwerk vormen van de waterkeringen. Daarnaast beheren we een statisch archief. Voor T-BBU geldt dat op basis van verzameling tijdens dagelijks beheer steeds meer van de informatie op objectniveau aanwezig is. Op attribuutniveau zijn gegevens nog niet altijd compleet. Gegevens en informatie zijn soms niet aantoonbaar correct. Naar verwachting is >90% van ons beheerregister gereed. De status van de gebruikte is data dat de volledigheid van de data op volledigheid 90% wordt ingeschat. Administratief is naar verwachting 70% op orde (schattingen) De wenselijke situatie is dat voor zowel het kerngegeven L&B Keringen als voor Onderhoud Groen (Waterkeringen) een afgestemd en sluitend beheerregister ontstaat dat actueel en betrouwbaar is. Dit is een coproductie. Hierbij horen o.a. de volgende uitgangspunten: o Centrale en enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. o Koppeling met applicaties die procesgegevens bijhouden. Voor het beheer van de kerngegevens zit de bestaande situatie dicht bij de gewenste. De architectuur en denkwijze zijn vormgegeven. Op het gebied van de werkelijke structuur, compleetheid, betrouwbaarheid en vindbaarheid/ontsluiting moeten nog enkele stappen worden gemaakt. Er ligt nog een aandachtspunt voor het kwaliteitsproces (volledigheid en correctheid) van de gegevens en de (periodieke) controle daarop. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Bram van t Bram van t Hullenaar Hullenaar esnaam/nummer: IV1 (proceskaart WSRL) Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. --?? Ferry Molendijk (WSRL) Niet uitgevoerd Conclusie audit: Niet uitgevoerd Zie 9.1 Zorgplicht primaire wateringen, 59

66 sterke dijken schoon water 10 Toetsen Deze activiteit valt niet onder het kader van de zorgplicht. Omdat we deze stappen een wezenlijk onderdeel vinden van de veiligheidscyclus brengen we deze ook in beeld met factsheets. Bij de vragen sluiten we aan bij de vragen die de toezichthouder stelt. Nr. Vraag Zie factsheet 10.A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit toetsen uit te voeren? b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de binnen de activiteit opererende medewerkers en hoe deze zich verhoudt tot die van de gegevenseigenaren? 10.B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante procedurestappen vastgelegd? 10.C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die spelen bij de uitvoering van de activiteit toetsen vastgelegd? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst 10.D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit toetsen? b. Heeft u vastgelegd wat de benodigde capaciteit is voor het uitvoeren van de activiteit toetsen? 10.E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende medewerkers 10.F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot deze activiteit in managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? 10.G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het toetsen wordt geëvalueerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? Deze vragen komen niet uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, maar komen daarmee overeen. 60, Zorgplicht primaire wateringen

67 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 10.1 Toetsen Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader De veiligheidstoetsing van de primaire keringen is opgenomen in de exploitatie van waterschap Rivierenland. Het team kennis en advies van de beleidsafdeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de toetsing. De benodigde kennis hiervoor is beschikbaar bij de dijkspecialisten. Een toetsing wordt altijd uitgevoerd binnen de kaders van het Wettelijk Toetsinstrumentarium. Het toetsen van waterkeringen is een omvangrijke klus en het werk wordt sterk inhoudelijk aangestuurd. Daarom opereren we vanuit een projectstructuur met bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en rollen. Door het krappe tijdskader in de voorgaande rondes werd gestuurd op tijd. Hierdoor krijgt de toetsing een projectmatig karakter. Een risicoanalyse maakt hiervan onderdeel uit: de voornaamste risico s op het vlak van tijd en kwaliteit. In de opzet en aansturing van het proces zijn hiervoor beheermaatregelen genomen. Zo wordt externe capaciteit deels ingehuurd op regiebasis De vereiste kennis en opleidingsbehoefte wordt vastgelegd in de jaarlijkse IRP gesprekken. Een toetsproces van >6 jaar zodat het proces meer continue wordt en er geen piekbelasting op de capaciteit ontstaat. De volgorde van het toetsen van waterkeringen aanpassen in aflopende urgentie. Continue in beeld wat de resterende opgave is. Het werkproces deels vastleggen in procedurestappen Volgen van landelijke ontwikkelingen m.b.t. het toetsinstrumentarium Monitoren van de benodigde capaciteit en hierop bijsturen Actualiseren proceskaart en opstellen relevante werkinstructies Vastleggen welke indicatoren (+frequentie) worden gebruikt om de voortgang te rapporteren Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Govert-Jan Versluis Govert-Jan Versluis esnaam/nummer: BH2 Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. 1 September 2009 Conclusie audit: Niet uitgevoerd. PvA nog werkversie. In 2016 definitief Zorgplicht primaire wateringen, 61

68 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 10.2 Toetsen Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) In de derde toetsronde is een grote slag gemaakt het uniform vastleggen van uitgangspunten en resultaten. In de vierde toetsronde wordt voor het eerst getoetst met een overstromingskansbenadering. Hierdoor moeten uitgangspunten en resultaten opnieuw worden vastgelegd. Voor de resultaten gaan we gebruik maken van de landelijke rapportagetools. Elk resultaat van het instrumentarium zal voorzien worden van een beheerdersoordeel in samenspraak met A-BEO. Veldgegevens, schematisatie en rekenresultaten vormen één set gegevens die leiden tot een resultaat dat van een beheerdersoordeel kan worden voorzien. Voor elk object (kunstwerk of dijvak) moet worden vastgelegd wat de vervolgactie is. Ook wordt er een logboek bijgehouden om de gemaakte keuzes herleidbaar te laten zijn. In deze situatie zijn toetsresultaten herleidbaar en consistent en is het duidelijk welke vervolgacties nodig zijn. Aansluiten op landelijke rapportagetools Het gebruik van een logboek opzetten en gebruiken. De status (vervolgacties) van een object uniform beheren en deze werkprocedure opstellen (Tussentijdse) Evaluatie moment instellen in het proces Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Govert-Jan Versluis Govert-Jan Versluis esnaam/nummer: Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Ferry Molendijk (WSRL) Conclusie audit: 62, Zorgplicht primaire wateringen

69 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 10.3 Toetsen Verantwoording over resultaten De eindrapportage van de toetsing wordt bestuurlijk vastgesteld. De bevindingen worden per dijkring in een dijkringrapport vastgelegd en gerapporteerd. We beschikken voor alle dijkringen over een dijkringrapportage. Dit kan gezien worden als een foto. Daarnaast hebben we de integrale veiligheidsrapportage van de primaire waterkeringen. Deze rapportage schetst jaarlijks een samenhangend beeld van toetsing projecten beheer en onderhoud calamiteitenbestrijding, waarbij ook het veiligheidsoordeel jaarlijks kan worden bijgesteld aan de hand van de in dat jaar uitgevoerde (en voltooide) maatregelen. Door het bijhouden van deze status ontstaat een film in plaats van een foto. De rollen in het proces van het opstellen van deze veiligheidsrapportage zijn nog niet formeel belegd. Het proces stopt bij de overdracht van de maatregelen uit de toetsing. Het overzicht ontbreekt hierdoor. Vanuit het toetsproces informatie over het actuele veiligheidsoordeel toeleveren aan de jaarlijkse integrale veiligheidsrapportage waarbij gebruik wordt gemaakt van 1 database/bronbestand. De verantwoordelijkheid om de status bij te houden is belegd in de betrokken organisatieonderdelen Het proces van overdracht van etermaatregelen vastleggen Vernieuwde datastructuur opzetten voor veiligheidsrapportage Het proces van bijhouden van de status (monitoren) inrichten en verankeren in de organisatie. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Govert-Jan Versluis Govert-Jan Versluis esnaam/nummer: Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Ferry Molendijk (WSRL) Conclusie audit: Zorgplicht primaire wateringen, 63

70 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 10.4 Toetsen Informatiemanagementsysteem / beheren dagelijkse gegevens Er is een tweedeling tussen toetsgegevens en legger en beheergegevens. Dit kan in theorie leiden tot discrepanties. In de praktijk zijn de verschillen verklaarbaar en vaak niet zo groot. Legger en beheerregister wordt bewaard in IRIS, terwijl voor de toetsgegevens geen standaard is. Landelijk wordt een datamodel ontwikkeld voor geïntegreerd gebruik van de gegevens (DAMO). Ons waterschap wil hierop aansluiten. De structuur van de basisdocumenten is op orde en kan organisatiebreed worden ontsloten Alle gegevens die nodig zijn voor de toetsing zijn in uniforme tabellen vastgelegd in dezelfde databaseomgeving als de legger en beheerregisters waterkeringen Bewerkingen op de data worden geautomatiseerd indien dit efficiënt is. Schematisaties, modelinvoer en resultaten worden uniform vastgelegd in databases Gegevensbeheer waterkeringen verder organisatiebreed professionaliseren Implementeren van DAMO waterkeringen Opzetten van database schema s t.b.v. toetsgegevens Opzetten van scriptomgeving t.b.v. dataverwerking (naar voorbeeld wetterskip Fryslan) Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Jan Spieksma Bram van t Bram van t Hullenaar Hullenaar esnaam/nummer: Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Ferry Molendijk (WSRL) Conclusie audit: 64, Zorgplicht primaire wateringen

71 11 Voorbereiding en versterken Deze activiteit valt niet onder het kader van de zorgplicht. Omdat we deze wel een wezenlijk onderdeel vinden van de veiligheidscyclus brengen we deze ook in beeld met factsheets. Bij de vragen sluiten we aan bij de vragen die de toezichthouder stelt. Het proces voorbereiden en versterken sluit aan op de resultaten van de toetsing (afgekeurde vakken) en gaat over de trajecten die op basis van de nieuwe normering afgekeurd zouden worden. Nr. Vraag Zie factsheet 11.A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit voorbereiden en versterken uit te voeren? Per proces beschreven b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de binnen de activiteit opererende medewerkers en hoe deze zich verhoudt tot die van de gegevenseigenaren? 11.B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante procedurestappen vastgelegd? 11.C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die spelen bij de uitvoering van de activiteit voorbereiden en versterken vastgelegd? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst 11.D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit voorbereiden en versterken? b. Heeft u vastgelegd wat de benodigde capaciteit is voor het uitvoeren van de activiteit voorbereiden en versterken? 11.E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende medewerkers 11.F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot deze activiteit in managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? 11.G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het voorbereiden en versterken wordt geëvalueerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? Deze vragen komen niet uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, maar komen daarmee overeen. Zorgplicht primaire wateringen, 65

72 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 11.1 Voorbereiden en Werkwijze & versterken Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader Op is het programmabureau nog een zelfstandige afdeling die buiten de lijn van de organisatie staat. Dit gaat veranderen. De projectstappen planverkenning-planuitwerking-realisatie staan beschreven in de verschillende standaarden van het programmabureau HWBP. Dit is meer op proces- en protocolniveau, werkinstructie zijn niet zo van toepassing. Projectrisicoanalyses worden grondig uitgevoerd, waarbij met namen gekeken wordt naar de aspecten tijd en geld. Voor de restrisico s worden beheermaatregelen opgesteld. De (capaciteits)planningen worden opgesteld bij bestuursvoorstellen. Beschrijving van taken en bevoegdheden staan in generieke functiebeschrijvingen en mandaatregelingen. Opleidingsvereisten en -behoeften in de IRP s. De plan en do staan dus goed beschreven. In de praktijk blijkt dat het programmabureau uit meerdere teams bestaat die soms eigen interpretaties geven aan beschrijvingen of vanuit een bepaalde overtuiging een andere keuze maken. Hierdoor worden eigen wegen bewandeld. Werken volgens de beschreven situatie. In bepaalde situaties meer werken volgens gemaakte afspraken. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Frans van den Berg esnaam/nummer: Verouderd, niet in overeenstemming met HWBP Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Programmadirectie HWBP divers Conclusie audit: Zie verslagen Zeer veel documenten op aanvraag beschikbaar 66, Zorgplicht primaire wateringen

73 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 11.2 Voorbereiden en Resultaten: versterken vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) Er vindt geen evaluatie plaats van het proces of delen ervan. Hierdoor gaan soms belangrijke ervaringen verloren en worden bepaalde fouten opnieuw gemaakt. Daarnaast worden geleerde lessen niet in de praktijk toegepast waardoor dezelfde fouten opnieuw worden gemaakt. Dit komt mede door de hoge werkdruk en de grootte en vernieuwing van de afdeling. Deze evaluaties hebben meer betrekking op de inhoud van het werk (bijv. het tekenen van netto hoogtes in profielen) dan op procesniveau. Vanuit HWBP vindt er een vorm van controlling plaats: hebben ze de dingen gedaan die gedaan moeten worden? Meer aandacht voor lessons learned en implementatie daarvan in de processen. Vanuit onze eigen controllers aansturing hiervan. Centrale aansturing vanuit het programmabureau op werken met de lessons learned. Hier ligt een eterpunt om te voldoen op , dit moet mogelijk zijn. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Frans van den Berg esnaam/nummer: Verouderd, niet in overeenstemming met HWBP Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Programmadirectie HWBP divers Conclusie audit: Zie verslagen Audit op aanvraag beschikbaar Zorgplicht primaire wateringen, 67

74 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 11.3 Voorbereiden en Verantwoording versterken over resultaten Het programmabureau rapporteert binnen de vaste maraps en buraps aan de eigen organisatie. Daarnaast is er een kwartaalrapportage over de voortgang aan het programmabureau. Als bestaande Geen actie nodig, we voldoen op de streefdatum aan de gewenste situatie. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Frans van den Berg esnaam/nummer: Verouderd, niet in overeenstemming met HWBP Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Programmadirectie HWBP divers Conclusie audit: Zie verslagen 68, Zorgplicht primaire wateringen

75 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 11.4 Voorbereiden en Informatiemanagementsysteem versterken / beheren dagelijkse gegevens De gegevens binnen dit proces worden in veel systemen beheerd: BIM per project, Dijkdataservicecenter (DDSC), Verseon, SalesLogic e.d. Daarnaast beheren veel medewerkers, adviseurs en aannemers eigen bestanden en systemen. Van de gegevens is vaak niet duidelijk hoe actueel en correct ze zijn (beheer metadata) De informatie is complex, complex te beheren en hangt vaak samen met andere bedrijfsprocessen zoals toetsing en beheer&onderhoud. Door dit fragmentarische beheer gaat zeer waardevolle (uitgedrukt in geld en belang) verloren. Er is een goed begin gemaakt met de overdracht van technische informatie vanuit projecten naar team GDM, daarvoor is een protocol opgesteld dat stipt wordt gecontroleerd. Een of meer eenvoudig toegankelijke platformen waarmee informatie ontsloten wordt. Een goed beheer van de complexe gegevens. Hier ligt een belangrijk knelpunt. Het is nodig een brede visie op te stellen voor de samenhang en het beheer van veel procesgegevens (toetsen-versterken-beheer&onderhoud). Vervolgens moet een plan worden gemaakt om de visie te realiseren. Tot slot moet de nieuwe situatie goed worden beheerd. Op dit moment is onduidelijk welke planning hierbij past. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Frans van den Berg esnaam/nummer: Verouderd, niet in overeenstemming met HWBP Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Programmadirectie HWBP divers Conclusie audit: Zie verslagen Zorgplicht primaire wateringen, 69

76 sterke dijken schoon water 12 Muskusrattenbeheer Deze activiteit valt niet onder het kader van de zorgplicht. Omdat we deze wel een wezenlijk onderdeel vinden van de veiligheidscyclus brengen we deze ook in beeld met factsheets. Bij de vragen sluiten we aan bij de vragen die de toezichthouder stelt. Nr. Vraag Zie factsheet 11.A edures a. Is vastgelegd wat volgens u de te volgen procedurestappen zijn om de activiteit muskusrattenbeheer uit te voeren? Per proces beschreven b. Heeft u vastgelegd wat de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden zijn van de binnen de activiteit opererende medewerkers en hoe deze zich verhoudt tot die van de gegevenseigenaren? 11.B Werkinstructies en protocollen a. Zijn er werkinstructies/protocollen voor de door u onderscheiden relevante procedurestappen vastgelegd? 11.C Risico s en prioritering a. Heeft u de risico s die spelen bij de uitvoering van de activiteit muskusrattenbeheer vastgelegd? b. Is vastgelegd hoe u deze risico s beheerst? 11.D Planning a. Heeft u een vastgelegde planning voor de activiteit muskusrattenbeheer? b. Heeft u vastgelegd wat de benodigde capaciteit is voor het uitvoeren van de activiteit muskusrattenbeheer? 11.E Kennis en opleiding a. Heeft u vastgelegd wat de opleidingsbehoefte is van de binnen de activiteit opererende medewerkers 11.F Verantwoording a. Heeft u vastgelegd over welke indicatoren met betrekking tot deze activiteit in managementrapportages en bestuursrapportages wordt gerapporteerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie wordt gerapporteerd? 11.G Evaluatie en bijstelling a. Heeft u vastgelegd dat het muskusrattenbeheer wordt geëvalueerd? b. Heeft u vastgelegd met welke frequentie dat proces wordt geëvalueerd? c. Stuurt u actief op de uitvoering van acties voortvloeiend uit de evaluatie? Deze vragen komen niet uit de Toelichting voor waterkeringbeheerders, maar komen daarmee overeen. 70, Zorgplicht primaire wateringen

77 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 12.1 muskusrattenbeheer Werkwijze & Planning (=plan & do) - Risicoanalyse: afwegingskader De opdracht tot muskusrattenbestrijding komt uit de Waterwet en het Aanwijsbesluit van de provincie. De afdeling Muskusrattenbeheer (MRB) is een samenwerkingsand dat groter is dan ons waterschap. Vanuit landelijke werkgroepen onder aansturing vanuit de UvW wordt beleid ontwikkeld, onderzoek gedaan enz. Om die reden heeft de afdeling niet direct eigen beleidsplannen met risico-analyses, maar steunen onze plannen en werkzaamheden op landelijk beleid (o.a. een eigen Gedragde met werkinstructies) en onderzoek naar risico s, o.a. van de STOWA. De afdeling MRB heeft een afdelingsplan waarin concrete vangstdoelstellingen staan en de wijze waarop de afdeling en vangsten worden georganiseerd. Hierin staat ook een beschrijving van de organisatie en benodigde capaciteit aan medewerkers. In de vijfjaarlijkse visie wordt dit concreter uitgewerkt. Voor elke vanger gelden de landelijke opleidingseisen (via SWO), daarnaast de verplichte interne cursussen voor o.a. veilig werken, vaarbewijs e.d. De procesbeschrijving is uit 2009 en lijkt grotendeels op de huidige werkwijze. Een aantal nieuwe ontwikkelingen zijn nog niet geïntegreerd, zoals werken met de vangstregistratie en inzet van een beverpatrouille tijdens hoog water. esrisico s zijn niet opgesteld, wel is een budget beschikbaar om calamiteiten (bijv. uitval vangers of uitbreken MKZ of Vogelgriepvirus) op te vangen. Conform bestaande. Het is zinvol om de procesrisico s en maatregelen expliciet te beschrijven. - Beschrijven procesrisico s en maatregelen. - Actualiseren procesbeschrijving op enkele punten. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Poelwijk div. rayons Hans van Poelwijk esnaam/nummer: OB6 Bestrijden muskus- en beverratten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. 2009/07/ /07/ /07/10 Niet uitgevoerd -- Conclusie audit: n.v.t. Muskusrattenbeheer samenwerkingsand -- april 2013 waterschappen Rijn en IJssel, Vallei en Veluwe, Hollandse Delta en Rivierenland Beleidsnota Landelijke gedragde muskus- en beverratten WMB Zorgplicht primaire wateringen, 71

78 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 12.2 muskusrattenbeheer Resultaten: vastleggen, interpretatie en gevolg geven (=check & act) Alle vangsten worden geregistreerd in de MuraMobiel, de mobiele vangstregistratie. Hierin zijn allerlei analyses mogelijk over locaties, aantallen, typen enz. De resultaten worden geanalyseerd op de vangstdoelstellingen, maar niet door MRB op achtergronden en risico s voor de waterkeringen. Dijkbeheerders hebben toegang tot deze applicatie. Daarnaast registreren de bestrijders van de rayons twee maal per jaar de graverijen in primaire waterkeringen en wordt dit door de teamleiders MRB in een excel-tabel verwerkt en opgestuurd naar T-BBU. Daarnaast hebben vangers en dijkbeheerders 1:1 contact over elke graverij in de primaire waterkering. De dijkbeheerders beoordelen de vangsten en kijken welke maatregelen nodig zijn voor reparatie, preventie of bestrijding. Dit heeft o.a. geleid tot het pakket preventieve maatregelen dat wordt gebruikt binnen dijkversterkingsprojecten. Binnen de afdeling BEO is een specialist betrokken bij het waterschapsbeleid voor preventieve maatregelen. Als bestaand. Het is zinvol om de specialist die betrokken is bij de preventieve maatregelen ook de graverijen voor de primaire waterkeringen te laten evalueren. Specialist waterkeringen de graverijen jaarlijks laten evalueren en dit opnemen in een proces voor de afdeling BEO. Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Poelwijk div. rayons Hans van Poelwijk esnaam/nummer: OB6 Bestrijden muskus- en beverratten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. 2009/07/ /07/ /07/10 Niet uitgevoerd -- Conclusie audit: n.v.t. 72, Zorgplicht primaire wateringen

79 Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 12.3 muskusrattenbeheer Verantwoording over resultaten De afdeling MRB stelt halfjaarlijkse en jaarlijkse rapportages op over doelstellingen en resultaten. Deze gaan naar managent en de Provincie (jaarlijks). De risico s voor waterkeringen worden hier niet in gerapporteerd. De afdeling BEO stelt jaarlijks de veiligheidsrapportage op voor het bestuur, waarin wel de graverijen in primaire waterkeringen worden benoemd en de status van herstel. Als bestaande. Geen Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Poelwijk div. rayons Hans van Poelwijk esnaam/nummer: OB6 Bestrijden muskus- en beverratten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. 2009/07/ /07/ /07/10 Niet uitgevoerd -- Conclusie audit: n.v.t. Zorgplicht primaire wateringen, 73

80 sterke dijken schoon water Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: 12.4 muskusrattenbeheer Informatiemanagementsysteem / beheren dagelijkse gegevens De dagelijkse gegevens van vangsten en vanglocaties staan in Muramobiel. De referentielijn van de waterkering kan als ondergrond worden gebruikt waardoor de relatie tussen waterkeringen en vangsten inzichtelijk zijn. Als bestaande geen Verantwoordelijken: Afd.hoofd/proceseig: Teamleider: esmanager: Hans van Poelwijk div. rayons Hans van Poelwijk esnaam/nummer: OB6 Bestrijden muskus- en beverratten Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. 2009/07/ /07/ /07/10 Niet uitgevoerd -- Conclusie audit: n.v.t , Zorgplicht primaire wateringen

81 Model rapportage De factsheets bouwen op volgens dit stramien. Factsheet nr. Activiteit: Onderwerp: Verantwoordelijken: Directeur: Teamleider: esmanager: esnaam/nummer: Versie: Schema d.d. Beschrijving d.d. Conclusie audit: _ oering re _ oering etering _ es Score _ es Verbetering Onvoldoende Nog niet gestart Onvoldoende Nog niet gestart Grotendeels Grotendeels Beginstadium onvoldoende onvoldoende Beginstadium Deels onvoldoende Gevorderd Deels onvoldoende Gevorderd Grotendeels voldoende Eindstadium Grotendeels voldoende Eindstadium Voldoende n.v.t. (alles op orde) Voldoende n.v.t. (alles op orde) In deze samenvatting staat de nul-situatie. Bij de eerste volgrapportage hanteren we tekens voor de ontwikkeling: = status gelijk aan vorige rapportage ^ status is eterd ten opzichte van vorig rapportage Zorgplicht primaire wateringen, 75

82 sterke dijken schoon water Kader zorgplicht 76, Zorgplicht primaire wateringen

83 Zorgplicht primaire wateringen, 77

84 sterke dijken schoon water 78, Zorgplicht primaire wateringen

85 Zorgplicht primaire wateringen, 79

86 sterke dijken schoon water 80, Zorgplicht primaire wateringen