GEMEENTEHUIS f Raadhuisplein 1 Postbus 1 e bankrekening: Heiloo 1850 AA Heiloo i

Transcriptie

1 GEMEENTE , HEILOOffir IN/ bk. xemplaar GEMEENTEHUIS f Raadhuisplein 1 Postbus 1 e info@heiloo.n1 bankrekening: Heiloo 1850 AA Heiloo i ONS KENMERK UW BRIEF INLICHTINGEN BIJ MZ/U16- Yvonne Groen TELEFOON ve.ki_ondli\i L DATUM 24 mei 2016 BIJLAGEN 1 Raadsfractie PvdA t.a.v. de heer I.T.Hemminga Op de Wieken BS Heiloo ONDERWERP UW schrijven d.d. 27 april 2016 Geachte heer Hemminga, Op 28 april 2016 ontvingen wij via de griffie uw brief met vragen in het kader van art. 33 Reglement van Orde (Rvo). De PvdA Heiloo heeft kennis genomen van het rapport, Verwerking van persoonsgegevens in het sociaal domein: De rol van toestemming, april 2016 van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij geven u in deze brief antwoord op de door u gestelde vragen Beantwoording vragen 1. Wat is de stand zaken in Heiloo met het rechtmatigheid omgaan van de privacy in de gemeentelijke zorgtaken van de Jeugdwet, de Wmo 2015, de participatiewet, de Wet gemeentelijke schulphulpverlening en de wet passend onderwijs? In augustus is een collegebesluit genomen omtrent het omgaan met privacy binnen het Sociaal Team. Het Sociaal Team is geïnformeerd over privacy met de 'handreiking privacy sociaal teams BUCH' en er zijn diverse toestemmingsverklaringen ter beschikking gesteld. Het werken met toestemmingsformulieren maakt nu onderdeel uit van het gesprek met de cliënten. De werkwijze is als volgt: - De flyer "Goed om te weten..., zie bijlage. wordt meegestuurd met de afspraakbevestiging aan de inwoner. - Bij aanvang van het gesprek wordt uitgelegd hoe het Sociaal Team werkt en welke organisaties in het Sociaal Team vertegenwoordigd zijn. Na het gesprek geeft de consulent aan wat de vervolgstappen zijn en met welke organisatie(s). - De consulent bespreekt het recht op privacy. Afhankelijk van de hulpvraag wordt aan de inwoner gevraagd of er toestemming is voor het delen van informatie met bijvoorbeeld de aanbieder of welzijnsorganisatie die de ondersteuning gaat leveren. Het kan ook zijn dat er toestemming wordt gevraagd voor het opvragen van nadere informatie bij een hulpverlener. De juiste toestemmingsverklaring wordt voorgelegd om te ondertekenen. - Indien de inwoner is geïnformeerd over de bescherming van de privacy en er na een bepaalde periode weer een gesprek plaatsvindt, kan worden volstaan met het formulier 'vastleggen mondelinge toestemming'. PAGINA 1 VAN 2

2 HEILO3 GEMEENTE v, De Wet gemeentelijke schuldhulpverlening wordt voor inwoners van Heiloo uitgevoerd door Halte Werk te Alkmaar. Zij hebben hun eigen privacyregeling. Hetzelfde geldt voor de uitvoering van de Wet passend onderwijs, deze uitvoering ligt bij het samenwerkingsverband en de schoolbesturen. 2. Indien niet wordt voldaan aan de Wet bescherming persoonsgegevens ( Wbp), welke maatregelen worden getroffen en wanneer zijn deze geïmplementeerd? Wij treffen alle noodzakelijke maatregelen om aan de voorwaarden in de Wbp te voldoen. In de praktijk blijkt dat inwoners meestal geen moeite hebben met het gegeven dat informatie binnen een Sociaal Team of met externen wordt gedeeld, zolang hij of zij hier maar van weet. We willen voorkomen dat een cliënt meerdere keren dezelfde informatie moet verstrekken of Sociaal Team wil overleggen met een hulpverlener en daarom vragen wij toestemming voor overdracht van persoonsgegevens. 3. Welke stappen worden door het college gezet om de burgers adequaat te informeren wanneer en waarvoor er toestemming nodig is en aan welke voorwaarden deze toestemming moet voldoen? Zie antwoord bij vraag 1. Wij vertrouwen erop u voldoende te hebben geïnformeerd. Meer informatie Wij vertrouwen erop uw vraag middels voorliggend schrijven afdoende te hebben beantwoord. Mocht u nog vragen hebben kunt u contact opnemen via de griffie met mevrouw Yvonne Groen. Hoogachtend, Namens burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo De heer drs. G.H.S. Heemskerk MBA De h r T.J.Ró-ffr secretaris burgemeester PAGINA 2 van 2

3 Informatie over de privacyregeling en cliëntondersteuning Goed om te weten... als u een gesprek heeft met het Sociaal Team van uw gemeente Het Sociaal Team Hebt u een vraag of probleem over jeugdhulp, opvoeden, zorg, werk, inkomen of (zelfstandig) wonen? Dan helpt het Sociaal Team van de gemeente u graag verder. Soms kan één telefoongesprek al voldoende zijn om uw vraag te beantwoorden. Zo niet, dan kunt u een afspraak maken met een consulent van het Sociaal Team. Samen bekijkt u wat de beste oplossing is voor uw situatie. Aan de diensten van een Sociaal Team zijn geen kosten verbonden. Zelf iemand meenemen naar gesprek U kunt iemand meenemen naar het gesprek, bijvoorbeeld een familielid, vriend, buur of kennis. Is er niemand bij u in de buurt beschikbaar en wilt u toch samen met iemand het gesprek voeren? Dan kunt u bij Stichting MEE terecht. Zij hebben onafhankelijke mensen beschikbaar die met u mee naar het gesprek gaan. Onafhankelijke gesprekspartner Stichting MEE biedt gratis onafhankelijke informatie, advies en ondersteuning aan mensen met een zorgvraag en ook aan hun familie, vrienden en andere betrokkenen. Dit heet cliëntondersteuning. Kijk voor meer informatie op bij 'wat kan MEE voor mij doen?' en 'Heeft u ondersteuning nodig?'. Of bel voor meer informatie naar stichting MEE Noord West Holland: Privacyregeling Als u ondersteuning krijgt van het Sociaal Team van de gemeente, dan hebt u regelmatig persoonlijke gesprekken met een consulent van het team. Tijdens het gesprek worden er gegevens van u en het gesprek opgeschreven. Deze gegevens blijven tussen u en het Sociaal Team en worden dus niet zonder uw toestemming aan derden doorgegeven. Met uw gegevens gaan wij zorgvuldig om. Alle consulenten van het Sociaal Team zijn namelijk gehouden aan de privacyregeling van de gemeente en zorgen voor de veiligheid van uw persoonlijke gegevens. U hebt zelf de regie Als u vrijwillig een beroep doet op hulp, hebt u zelf de regie over uw gegevens. Tijdens het eerste gesprek met een consulent van het Sociaal Team hoort u hoe het Sociaal Team werkt en welke organisaties in het Sociaal Team vertegenwoordigd zijn. De consulent vraagt tijdens dit gesprek om uw toestemming om intern overleg te mogen voeren met de andere leden van het Sociaal Team. Uw mondelinge of schriftelijke toestemming wordt vastgelegd en opgenomen in het registratiesysteem van het Sociaal Team. OIR CÂSTRICUM GI.LIsat 11, HEILOOW

4 Als uw contactpersoon u of iemand uit uw gezin wil doorverwijzen naar een hulpverlener die geen deel uitmaakt van het Sociaal Team, dan moet hij of zij opnieuw uw toestemming vragen. Dit geldt ook als uw contactpersoon informatie wil opvragen bij een andere organisatie. Informatie wordt nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan derden. Dus ook niet aan uw partner, familie of vrienden. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk. In het reglement is een aantal situaties beschreven waarbij wel zonder toestemming gegevens mogen worden verstrekt. Bijvoorbeeld als de veiligheid in het geding is. Welke gegevens worden bewaard? Uw contactpersoon bewaart in het bestand gegevens, zoals uw naam en adresgegevens (en eventueel die van uw gezinsleden), uw Burgerservicenummer, de doelen die u met de ondersteuning wilt bereiken, de gegevens over de reden van de melding en een toelichting over de in te zetten hulp. Het gaat hierbij vooral om afspraken. Uw contactpersoon bespreekt met u welke gegevens worden opgenomen. De gemeente is verplicht ervoor te zorgen dat uw gegevens juist en volledig worden opgenomen en dat de persoonsgegevens worden beveiligd. Wie mag mijn dossier inzien? De consulenten van het Sociaal Team hebben toegang tot uw dossier als u daar toestemming voor heeft gegeven. Daarnaast mag ook de klachtencoördinator van de gemeente uw persoonsgegevens in het bestand raadplegen, als u een klacht hebt ingediend over de geboden hulp of ondersteuning. Mag ik zelf mijn dossier inzien? Ja, elke cliënt of de wettelijke vertegenwoordiger van een cliënt jonger dan 16 jaar, heeft recht op inzage. Als een jongere 16 jaar of ouder is, kan de wettelijke vertegenwoordiger het dossier alleen bekijken als de jongere daarvoor toestemming geeft. Als u uw dossier wilt inzien, kunt u dit schriftelijk aanvragen bij uw vaste contactpersoon. Mijn dossier klopt niet, wat nu? Als u na inzage van het dossier meent dat er onjuiste, onvolledige of niet relevante gegevens zijn opgenomen, kunt u verzoeken om correctie, aanvulling of verwijdering. U dient hiervoor een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in te dienen. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard? De gemeente bewaart gegevens van cliënten 7 jaar lang, gerekend vanaf het jaar waarin de ondersteuning van het Sociaal Team is afgesloten (tenzij een langere bewaartermijn nodig is vanuit het oogpunt van zorgvuldige ondersteuning). Daarna worden de gegevens vernietigd. De hulp en zorg door andere zorgorganisaties worden vastgelegd in hun eigen cliëntdossiers. Deze dossiers worden 15 jaar bewaard en daarna vernietigd, tenzij ze volgens de wet langer bewaard moeten worden. =Ui ckgïiii e tifitg, G rn.r. Uit eo*. cum "ari.z.

5 Ik wil dat mijn dossier wordt vernietigd, kan dat? Ja, dat kan. U kunt schriftelijk verzoek tot vernietiging van uw gegevens indienen. Als op uw verzoek positief wordt besloten, worden binnen drie maanden uw persoonsgegevens vernietigd. Uitzondering Voor alle bovenstaande regelingen geldt dat hiervan kan worden afgeweken als de veiligheid in het geding is. Dat is wettelijk zo geregeld. Het college van Bescherming Persoonsgegevens ziet toe op de naleving van deze regels. Tips en klachten Het kan zijn dat u na het gesprek tips of klachten hebt over de gang van zaken. Bijvoorbeeld over de procedure, het gesprek of de inzet van hulp. Bespreekt u dit eerst met de consulent van het Sociaal Team, want een tip is natuurlijk van harte welkom en naar een klacht wordt geluisterd. Hebt u een klacht waar u niet samen uitkomt en u wilt dat uw klacht gehoord wordt dan vindt u op de website van uw gemeente informatie over de behandeling van klachten. Typ het woord 'klachten' in het zoekvenster van uw gemeentelijke website en u vindt hier meer informatie over het indienen van klachten., Goon-wre CÂSTCUM 'eis; '1"1: ,

6 Meer informatie Wilt u meer informatie over hoe het Sociaal Team werkt en wat zij voor u kunnen betekenen, neem dan gerust contact op met een Sociaal Team. De contactgegevens van een Sociaal Team in uw gemeente staan hieronder. De locaties van het Sociaal Team en de tijden van haar inloopspreekuren vindt u op de website van uw gemeente. en telefoon Sociaal Teams: Tijdens de werkdagen maandag tot en met vrijdag uur. Sociaal Team Bergen: bergen@bergen-nh.nl, Sociaal Team Egmond: egmond@bergen-nh.nl, Sociaal Team Schoort: schoorl@bergen-nh.nl, Sociaal Team Uitgeest: sociaalteam@uitgeest.nl, (vrijdag tot uur) Sociaal Team Castricum: sociaal@castricum.nl, (ma-do 9:00-16:00 en vrijdag 9:00-12:00) Sociaal Team Heiloo: info@heiloo.nl, (ma-do , vrijdag ) Gemeentelijke websites: Gemeente Bergen: Gemeente uitgeest: Gemeente Castricum: Gemeente Heiloo: Gemeente Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo werken samen in het sociaal veld. Daarom verstrekken we gezamenlijk deze informatie aan onze inwoners, september OIR. Gonteanta GIMEEMTI. ar H EASTRICUM MOOK/