Bijlage I Privacyreglement bij samenwerkingsconvenant ketensamenwerking huwelijksdwang en achterlating

Transcriptie

1 Inleiding Om de doelstellingen voor de aanpak van huwelijksdwang en achterlating te bereiken is het uitwisselen van gegevens onvermijdelijk. Partijen leggen de door hen afgesproken vorm en inhoud van de uitwisseling en de daarbij behorende samenwerking vast in deze bijlage bij het Samenwerkingsconvenant Huwelijksdwang en achterlating en verbinden zich jegens elkaar om te handelen in overeenstemming hiermee. De informatie-uitwisseling 1 wordt gecoördineerd bij Veilig Thuis Haaglanden 2 een organisatie die bestaat uit de samenwerking tussen de stichting Wende en Stichting Tijdelijke Ondersteuning Jeugdhulp. Deze samenwerking is tijdelijk en zal resulteren in een rechtsopvolger. De rechtsopvolger kan besluiten om zich aan dit convenant te binden. Partijen blijven bij deze uitwisseling onverminderd gebonden aan hun eigen, al dan niet, wettelijke verplichtingen op het gebied van privacy. De gegevensuitwisseling wordt als volgt ingericht: 1 De toepasselijke wet- en regelgeving en definities Wet bescherming persoonsgegevens; - Jeugd wet; - Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens; - Wet inzake de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst; - Handreiking Omgaan met persoonsgegevens in het kader van bemoeizorg van GGZ Nederland en de KNMG; - Wet Maatschappelijke Ondersteuning. 1.2 Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp); Bijzonder persoonsgegeven: een persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daaronder valt tevens strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag; Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens; Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens; 1 Zodra duidelijk is dat persoonsgegevens moeten worden verwerkt draagt het LKHA de behandeling van de zaak over aan Veilig Thuis Haaglanden. 2 Veilig Thuis is de naam die landelijk wordt gevoerd door alle Advies en Meldpunten Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK). 1

2 Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens; Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Betrokkene: de betrokkenen bij de huwelijksdwang of achterlating op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Huwelijksdwang: het dwingen van een meisje, vrouw, jongen of man tot het aangaan van een gemeenschap. Huwelijksdwang is een vorm van huiselijk geweld en soms van eergerelateerd geweld. Blijvend verzet tegen het huwelijk kan aanleiding zijn tot een gedwongen achterlating of eermoord. Huwelijksdwang is een misdrijf en strafbaar op grond van artikel 284 van het Wetboek van Strafrecht (Sr). Achterlating: verwijst naar een situatie waarin een echtgenoot of familie een of meerdere gezinsleden tegen hun zin terugstuurt naar het land van herkomst, of ze er achterlaat voor een langere periode (vaak in vakantietijd), waarbij ze paspoort en verblijfsvergunning van het slachtoffer afnemen om terugkeer naar het nieuwe thuisland te verhinderen. 2 Doel en doelbinding Het doel is om uitvoering te geven aan artikel van de WMO. Partijen die beroepshalve beschikken over inlichtingen die noodzakelijk kunnen worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, kunnen aan het expertiseteam huwelijksdwang en achterlating van Veilig Thuis Haaglanden deze inlichtingen desgevraagd of uit eigen beweging verstrekken zonder toestemming van degene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep. Het LHKA zorgt voor anonieme advisering en deskundigheidsbevordering waarbij geen persoonsgegevens worden uitgewisseld. 3 Afbakening gegevens 3.1 Partijen wisselen ter uitvoering van het samenwerkingsconvenant (bijzondere) persoonsgegevens uit. Alvorens zij hiertoe overgaan, maken partijen zelf de afweging of de verstrekking van persoonsgegevens aan de deelnemende partijen rechtmatig is op grond van de voor hen geldende wet- en regelgeving. Tevens beoordelen zij of gegevensuitwisseling noodzakelijk is voor het bereiken van de doelstellingen als vermeld in artikel In bijlage III is aangegeven welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om de gezamenlijke doeleinden bij de aanpak van huwelijksdwang en achterlating te bereiken. 2

3 4 De gegevensuitwisseling 4.1 Partijen wisselen gegevens uit over de betrokkenen. Zij handelen daarbij conform de bepalingen van dit reglement en het samenwerkingsconvenant. Daarbij worden slechts gegevens uitgewisseld die nodig zijn om de doelen genoemd in paragraaf 2 van dit reglement te bereiken. 4.2 De projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden legt een huwelijksdwang en achterlatingsdossier aan. Dit dossier bevat de informatie die ketenpartners als bedoeld in 4.1. in het kader van de taken van het LKHA uitgewisseld hebben. Dit dossier zal worden beheerd bij de projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden. Zij handelen daarbij conform de doelen en overige bepalingen van dit reglement en het samenwerkingsconvenant. 5 Geheimhoudingsplicht 5.1 Voor zover partijen daartoe niet al verplicht zijn, leggen zij aan hun medewerkers die inzage hebben of -in overeenstemming met het bepaalde in dit reglement- op andere wijze persoonsgegevens verkrijgen uit de gegevensuitwisseling huwelijksdwang en achterlating en/of het huwelijksdwang en achterlatingsdossier, een plicht tot geheimhouding op. Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht. 5.2 Alvorens medewerkers persoonsgegevens buiten het samenwerkingsverband doorverstrekken, wordt de partij die deze persoonsgegevens heeft aangeleverd geraadpleegd. Gegevens worden niet doorverstrekt zonder toestemming van deze partij. 5.3 Strafrechtelijke persoonsgegevens worden niet doorverstrekt tenzij daarvoor een rechtmatige verstrekkingsgrondslag plus een uitzondering op het verbod tot verwerking van bijzondere persoonsgegevens is aan te wijzen. Daarnaast wordt de Officier van Justitie geraadpleegd om te bezien of bij verdere verstrekking een eventuele strafvervolging geen gevaar loopt. 6 Verantwoordelijkheid 6.1 Huwelijksdwang en achterlatingsdossier De projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden is verantwoordelijke in de zin van de Wbp voor de verwerking van de persoonsgegevens die door partijen zijn aangeleverd voor de opbouw van het dossier. Deze verantwoordelijkheid houdt in dat de verantwoordelijke: - De melding bij het College bescherming persoonsgegevens verricht; - De betrokkene in staat stelt zijn rechten zoals neergelegd in artikel 10 van het convenant op een correcte wijze uit te oefenen; - Afdoende organisatorische en technische maatregelen treft ter beveiliging van de aangeleverde persoonsgegevens; - Bij het verstrijken van de bewaartermijn de persoonsgegevens vernietigt. 3

4 6.2 Aanleveren informatie Partijen zijn ieder afzonderlijk verantwoordelijk om bij de aanlevering van persoonsgegevens de geldende privacywetgeving en privacyregelgeving in acht te nemen. Deze verantwoordelijkheid houdt in dat iedere partij: - Slechts persoonsgegevens verstrekt indien hiervoor een wettelijke grondslag is; - Slechts persoonsgegevens verstrekt indien deze toereikend, ter zake dienend, juist, nauwkeurig en niet bovenmatig zijn; - Betrokkenen informeren over de gegevensverstrekking. 7 Beveiliging en rechtstreekse toegang 7.1 Partijen zullen passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens verband houdende met de dienstverlening te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen 7.2 De projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden draagt er voor zorg dat alleen de aangewezen en management toegang hebben tot het extra beveiligde dossier. 8 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens 8.1 De persoonsgegevens in het dossier worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel of de doeleinden waarvoor het dossier is aangelegd. 8.2 De persoonsgegevens in het bestand worden in ieder geval uit het dossier verwijderd en vernietigd wanneer de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie van de deelnemer worden verwijderd. Deelnemer stelt de projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden daarvan in kennis. 8.3 De persoonsgegevens worden in ieder geval uit het dossier verwijderd en vernietigd 5 jaar nadat de desbetreffende betrokkene contact heeft gehad met één van de partijen. Zij worden echter eerder vernietigd wanneer langer bewaren niet nodig wordt geacht. 9 Toestemming / informeren betrokkene 9.1 Indien zij geen andere rechtvaardigingsgrond zoals bedoeld in de Wbp gebruiken, vragen partijen toestemming aan betrokkene (toestemmingsformulier) voor zij persoonsgegevens over hem uitwisselen en/of in het dossier vastleggen. Toestemming wordt gevraagd nadat betrokkene is geïnformeerd over het doel van de gegevensuitwisseling, de deelnemers ervan en over de rechten die hij met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens kan uitoefenen. De noodzaak tot uitwisseling wordt vooraf collegiaal getoetst. De toestemming wordt vastgelegd in het dossier. 4

5 9.2 Wordt de toestemming van de betrokkene niet verkregen of kan deze niet worden gevraagd, dan verwerken partijen toch persoonsgegevens, indien zich naar het oordeel van een partij een acuut dreigende situatie voor de veiligheid van de betrokkene voordoet en de noodzakelijke hulp of bescherming alleen kan worden geboden door deze verwerking van persoonsgegevens. Betreffende partij verplicht zich daarbij betrokkene hiervan middels een brief op de hoogte te stellen. In de brief staat vermeld tot wie betrokkene zich kan wenden om een klacht in te dienen of een bezwaarprocedure te starten. In de brief staat tevens waar betrokkene informatie kan opvragen over de convenantafspraken. 9.3 Indien een partij voor het verstrekken van persoonsgegevens is gebonden aan de Wet inzake de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst, is de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger vereist als de betrokkene de leeftijd van 12 jaar nog niet heeft bereikt. Is de betrokkene al wel 12 jaar maar nog geen 16 jaar oud, dan wordt toestemming gevraagd aan de betrokkene zelf, mits deze in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, en zijn wettelijke vertegenwoordiger (het dubbele toestemmingsvereiste). Vanaf 16 jaar is slechts de toestemming van de betrokkene vereist. Indien een partij voor het verstrekken van persoonsgegevens is gebonden aan de Jeugdwet geldt dat de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger is vereist als de betrokkene de leeftijd van 12 jaar nog niet heeft bereikt. Is de betrokkene al wel 12 jaar maar nog geen 16 jaar oud, dan wordt de toestemming gevraagd aan de betrokkene zelf, mits deze in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen. Vanaf 16 jaar is slechts de toestemming van de betrokkene vereist. Indien partijen voor het verstrekken van persoonsgegevens zijn gebonden aan de Wet bescherming persoonsgegevens, geldt dat de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger is vereist als de betrokkene de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt. Vanaf 16 jaar is slechts de toestemming van de betrokkene vereist. 10 Rechten van de betrokkene 10.1 De betrokkene kan verzoeken om: - Inzage te geven in zijn of haar persoonsgegevens; - Zijn of haar persoonsgegevens te corrigeren (i.e. verbeteren, aanvullen, verwijderen en/of afschermen; - De verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te staken op grond van bijzondere omstandigheden De betrokkene richt zijn of haar verzoek tot uitoefening van deze rechten aan: Projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden t.a.v. Expertiseteam voor Huwelijksdwang en Achterlating Postbus CK Den Haag. 5

6 De stichting Wende coördineert namens het projectorganisatie Veilig Thuis Haaglanden de afhandeling van de verzoeken en andere wettelijke verplichtingen conform de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Hierbij vindt altijd overleg plaats met de verantwoordelijke als bedoeld in 6.2 die de betreffende persoonsgegevens vanuit zijn bronregistratie heeft aangeleverd. 11 Overdracht dossier bij verhuizing 11.1 Indien de betrokkene verhuist naar een ander land kan gelet de doeleinden van het dossier -zoals neergelegd in artikel 4- de verantwoordelijke besluiten dat overdracht van het dossier plaatsvindt naar de verantwoordelijke in het desbetreffende land Overdracht van het dossier is alleen mogelijk indien deze gebaseerd is op een rechtmatige grondslag en dit land een passend beschermingsniveau ten aanzien van de persoonsgegevens van de betrokkenen heeft geregeld zodat ook hier een zorgvuldige gegevensverwerking in de zin van de toepasselijke privacywetgeving is gewaarborgd. Overdracht is alleen mogelijk na toestemming van betrokkenen. 6