OKTOBER 2007 NR. 41 IN DIT NUMMER

Transcriptie

1 BPRkwaliteitsbrochure OKTOBER 2007 NR. 41 burgerservicenummer IN DIT NUMMER BURGERSERVICENUMMER Ter introductie 2 Wijziging in het Logisch Ontwerp GBA door invoering van het burgerservicenummer 3 Toelichting op het invoeringsscenario burgerservicenummer 4 Invoeringsscenario burgerservicenummer 5 Batchprocedure Vulling burgerservicenummer 7 De presentievraag 10 Kopie-PK zelf opvragen bij het Bureau Vestigingsregister 12 Procedure afhandelen fouten met burgerservicenummers voor burgerzaken 13 Procedure voorraadbeheer burgerservicenummers 16 Wijziging GBA-autorisaties 17 Vragen naar aanleiding van het burgerservicenummer 18 Voorlichtingsbrochures Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie en Wat u moet weten van de Nederlandse bevolkingsadministratie 21 Publieksvoorlichting 22 BPR-servicedesk voor overheidsinstellingen 23 Burgerservicenummer-punt (BSN-punt) voor burgers 23 GBA Verlenging en stand van zaken pilot Terugmeldvoorziening (TMV) 22 Uitgangspunt categorie 64 (historische) Afnemersindicatie persoonslijst 24 Procesgang GBA Immigratie- en Naturalisatiedienst en de rubriek Datum eerste inschrijving GBA ( ) op de PL 24 Problemen met voorraad A-nummers 25 Afwikkeling nalatenschap oude Vreemdelingenwet 26 Periodieke en éénmalige selecties/speciale acties 30 REISDOCUMENTEN Het burgerservicenummer en het RAAS 26 Regeling collectieve lijsten voor reizen in de Benelux vervallen 27 Tarieven reisdocumenten Onderzoek reisdocumenten op 1 oktober 2007 gestart 29 BPR kwaliteitsbrochure is een periodiek uitgegeven door het Agentschap BPR Het Agentschap BPR is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

2 Overeenkomstig de brief aan de gemeenten van 1 maart 1999 met kenmerk BPR99/U58398, treft u in de Kwaliteitsbrochure eventuele nieuwe afwijkingen aan die bij de bepaling van het resultaat van de inhoudelijke audit NIET als afwijking worden aangemerkt. In dit nummer betreft het een uitgangspunt met betrekking tot categorie 64 (historische) Afnemersindicatie persoonslijst n.l. het artikel Uitgangspunt categorie 64 (historische) Afnemersindicatie persoonslijst. Ter introductie Op 26 november 2007 zal de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) in werking treden. Vanaf deze datum zullen de gemeenten burgers voorzien van een burgerservicenummer. In samenhang met de invoering van het burgerservicenummer wordt LO3.6 ingevoerd. Gemeenten zijn op twee manieren betrokken bij het burgerservicenummer: als gebruiker en als toekennende instantie. Vanaf 26 november 2007 heten alle SoFi-nummers in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) burgerservicenummer. Toekenning van een burgerservicenummer vindt plaats door de afdeling Burgerzaken. Het burgerservicenummer wordt, net zoals nu met het A-nummer, automatisch door het GBA-systeem aan een persoonslijst toegevoegd. Indien in de communicatie met de burger een persoonsnummer wordt gebruikt, dan mag dat na invoering van de Wabb alleen het burgerservicenummer zijn. De Wabb wijzigt niet de wijze waarop overheidsorganisaties omgaan met het uitwisselen van persoonsgegevens. Bij uitwisseling tussen (gemeentelijke) overheidsorganisaties dient echter gebruik gemaakt te worden van het burgerservicenummer. Voordat aan een persoon een burgerservicenummer wordt toegekend, dient te worden geverifieerd of de betreffende persoon reeds een burgerservicenummer heeft of is opgenomen in het register van de Belastingdienst met een SoFi-nummer. Hiertoe stelt de gemeente een zogenaamde presentievraag. De Beheervoorziening BSN zoekt in de achterliggende registers of de persoon bekend is en meldt het resultaat terug aan de gemeente. Omdat met de presentievraag tevens wordt geverifieerd of de persoon elders reeds is ingeschreven, vervalt de huidige werkwijze bij eerste inschrijving in de GBA waarbij een Bq01 bericht wordt gezonden aan het Vestigingsregister. De presentievraag kan op twee manieren worden gesteld: via het reguliere GBA-berichtenverkeer in de vorm van een Bq11 bericht dat aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN) wordt doorgestuurd of realtime via een directe aansluiting op de BV BSN. In de weken, én met name in het weekend voorafgaand aan 26 november, zullen gemeenten een aantal activiteiten moeten uitvoeren ter voorbereiding op het kunnen toekennen van burgerservicenummers. Ter voorbereiding op het kunnen toekennen van burgerservicenummers zullen gemeenten tijdig voorzien worden van een nummervoorraad. Daarnaast zal aan de gemeenten een transponeringstabel ter beschikking worden gesteld waarmee alle persoonslijsten zonder SoFi-nummer van een burgerservicenummer kunnen worden voorzien. Ik hoop met deze brochure bij te dragen aan de voorspoedige invoering van het burgerservicenummer en wens u daarbij succes. Linda Hennink plv. Directeur Agentschap BPR 2 BPR kwaliteitsbrochure

3 Wijziging in het Logisch Ontwerp GBA door invoering van het burgerservicenummer De invoering van het burgerservicenummer heeft gevolgen voor het Logisch Ontwerp GBA (LO). Deze wijzigingen zijn opgenomen in LO3.6. In dit artikel worden de wijzigingen kort beschreven en de gevolgen van de wijziging LO3.6 nader toegelicht. Welke wijzigingen zijn opgenomen in LO Wijziging element SoFi-nummer Het bestaande element SoFi-nummer wordt integraal herbenoemd tot element Burgerservicenummer. De benaming SoFi-nummer vervalt daarmee binnen de GBA. 2. Element Burgerservicenummer wordt een verplicht element in categorie 01 Persoon Het burgerservicenummer wordt een verplicht element in de actuele categorie 01 Persoon. Dit geldt voor alle persoonslijsten, dus óók opgeschorte persoonslijsten. Op de invoeringsdatum van LO3.6 wordt een batchprocedure uitgevoerd om alle persoonslijsten zonder rubriek van een burgerservicenummer te voorzien. Hiertoe worden een transponeringstabel en een voorraad burgerservicenummers aan de gemeente verstrekt door de Beheervoorziening BSN. (Zie hiervoor het artikel Invoeringsscenario BSN.) Ontbreekt het SoFi-nummer in categorie 01 Persoon op een PL dan zorgt de batchprocedure op twee manieren voor het toekennen van een burgerservicenummer : Indien het A-nummer in categorie 01 Persoon op de PL voorkomt in de transponeringstabel, wordt het bijbehorende burgerservicenummer uit de transponeringstabel opgenomen op de PL. Indien het A-nummer in categorie 01 Persoon niet voorkomt in de transponeringstabel, dan wordt een nieuw burgerservicenummer toegekend vanuit de voorraad BSN s van de gemeente. In beide situaties gebeurt het opnemen van het burgerservicenummer via een actualisering van categorie 01 Persoon. Er ontstaat daarbij dus een historische categorie 51 Persoon. 3. Nieuwe berichtencyclus Presentievraag Deze nieuwe cyclus is bedoeld om te controleren of een persoon niet reeds een burgerservicenummer of SoFi-nummer (bij de Belastingdienst) heeft en helpt om dubbele inschrijvingen in de GBA te voorkomen. Bij een beëindiging van een opschorting en bij een eerste inschrijving anders dan op basis van een geboorteakte moet altijd een presentievraag worden gesteld. De presentievraag wordt elders in deze kwaliteitsbrochure nader toegelicht. 4. Vervallen berichtencycli Verificatievraag en Opnemen/wijzigen SoFi-nummer Als gevolg van de invoering van het burgerservicenummer vervallen er twee berichtencycli: de berichtencyclus Verificatievraag (Bq01/Ba01/Bf01) tussen gemeente en het Vestigingsregister vervalt. Hiervoor in de plaats komt de berichtencyclus Presentievraag (Bq11/Ba11/Bf11) tussen gemeente en de Beheervoorziening BSN; de berichtencyclus Opnemen/wijzigen SoFinummer (Og01/Ob01/Of01) tussen gemeente en het Ministerie van Financiën (Belastingdienst) vervalt. Het burgerservicenummer wordt door de gemeente zelf toegekend. 5. Vervallen Ad hoc-vraag aan het Vestigingsregister De mogelijkheid tot het stellen van een Ad hocvraag (Hq01) aan het Vestigingsregister (afn. Indicatie ) vervalt. Door de introductie van de Beheervoorziening BSN is de Ad hoc-vraag aan het Vestigingsregister niet meer nodig. > BPR kwaliteitsbrochure 3

4 6. Actualiseren burgerservicenummer op opgeschorte persoonslijsten Het burgerservicenummer kan ook worden geactualiseerd op persoonslijsten waarvan de bijhouding is opgeschort met reden E (= emigratie), M (= ministerieel besluit) of O (= overlijden). Datum inwerkingtreding en reikwijdte LO3.6 LO3.6 zal in werking treden op het moment dat de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) in werking treedt op 26 november LO3.6 bevat de consequenties van de invoering van het burgerservicenummer voor het GBA-stelsel. LO3.6 gaat niet in op het voorraadbeheer van burgerservicenummers bij gemeenten en de procedure voor het corrigeren van eventuele fouten met burgerservicenummers. Een toelichting op deze procedures is opgenomen in deze kwaliteitsbrochure. Toelichting op het invoeringsscenario burgerservicenummer Deze toelichting geeft nadere informatie over de afzonderlijke acties zoals vermeld in het invoeringsscenario. Niet voor iedere actie is een toelichting noodzakelijk. Alleen daar waar nodig, wordt de actie per tijdstip toegelicht Begin november de nieuwe webservice Ophalen BSN-voorraad kunnen de eerste voorraad burgerservicenummers ophalen met deze nieuwe service. Voor de toegang tot de Beheervoorziening BSN moet een geautoriseerd PKI Overheid certificaat geïnstalleerd zijn. Raadpleeg uw GBA-leverancier als u daar nog niet over beschikt en toch gebruik wilt maken van de webservice. Gewijzigde tabelregels afnemers en nieuwe tabelregel BV BSN Dit betreft de uitlevering aan gemeenten van de tabelregels van huidige afnemers die wijzigen omdat het gegeven burgerservicenummer aan de gegevensset wordt toegevoegd. Ook wordt de tabelregel van de nieuwe 'afnemer' BV BSN uitgeleverd. De uitlevering van deze autorisatietabelregels vindt plaats via het GBA-berichtenverkeer (Ct01- en Cw01- berichten). Vanaf 12 november Ophalen voorraad burgerservicenummers Vanaf 12 november 2007 kunnen gemeenten de eerste voorraad burgerservicenummers ten behoeve van de productievoorraad ophalen. Dit kan op twee manieren: via de webservice van de Beheervoorziening BSN en via de downloadserver van BPR. Via de webservice van de Beheervoorziening BSN: gemeenten die in hun GBA-systeem beschikken over Via de downloadserver: gemeenten die (nog) geen gebruik kunnen maken van de webservice kunnen de eerste voorraad burgerservicenummers downloaden vanaf de speciaal daarvoor bij BPR ingerichte downloadserver. Gemeenten dienen deze voorraad burgerservicenummers te importeren in de productieomgeving. Vooraf wordt de noodzakelijke inlognaam met bijbehorend wachtwoord toegezonden aan gemeenten ter attentie van de GBA-contactpersoon. Op 22 november Laatste afhandeling van verificatievragen door Vestigingsregister Het Vestigingsregister handelt de laatste verificatieverzoeken van gemeenten af voordat de mailbox zal worden afgesloten. Gemeenten dienen bij het stellen van een verificatievraag rekening te houden met het moment van afsluiten van de mailbox van het Vestigingsregister. > vervolg op p.6 4 BPR kwaliteitsbrochure

5 Invoeringsscenario burgerservicenummer TIJDSTIP ACTIE ACTIEHOUDER Begin november Verzenden van de gewijzigde tabelregels afnemers en nieuwe tabelregel BV BSN BPR Verzenden Algemene publieksfolder burgerservicenummer BPR Verzenden nieuwe Publieksfolder Eerste inschrijving in de GBA BPR Toezenden inlognaam en wachtwoord voor downloadserver en Foutenmeldpunt BPR Vanaf 12 november Importeren van voorraad burgerservicenummers in productieomgeving Gemeenten 20 november Laatste toekenning SoFi-nummers door Belastingdienst d.m.v. Og01 berichten Belastingdienst 22 november Laatste afhandeling van verificatievragen door Vestigingsregister Vestigingsregister 22 november Ophalen door gemeenten van transponeringstabel Gemeenten Tussen 23 en 26 november De mailbox van het Vestigingsregister wordt gesloten BPR Versturen/ontvangen van de laatste GBA-berichten Gemeenten Het GBA-netwerk wordt afgesloten BPR Draaien batchprocedure Gemeenten Resultaten batchprocedure melden aan BPR Gemeenten Monitoren uitvoering batchprocedure en beoordeling resultaten BPR 26 november Autorisatietabelregel BV BSN en Belastingdienst (gewijzigd) treedt in werking Gemeenten Het GBA-netwerk wordt weer opengesteld BPR Opstarten GBA-berichtenverkeer Gemeenten / Afnemers BV BSN operationeel BPR 1 december Gewijzigde tabelregels afnemers treden in werking Gemeenten BPR kwaliteitsbrochure 5

6 Via de website ophalen door gemeenten van de transponeringstabel De transponeringstabel wordt door de gemeenten opgehaald vanaf de speciaal daarvoor bij BPR ingerichte downloadserver. De transponeringstabel bestaat uit A-nummers met bijbehorende burgerservicenummers. Dit bestand moet worden gebruikt voor de batchprocedure (zie batchprocedure vulling burgerservicenummer ). Tussen 23 en 26 november Mailbox Vestigingsregister wordt gesloten; gemeenten ontvangen laatste berichten Openstaande verificatievragen van gemeenten worden beantwoord met een Pf01 bericht. Gemeenten die een Pf01 bericht ontvangen van het Vestigingsregister moeten na de invoeringsdatum van het burgerservicenummer een presentievraag stellen. Gemeenten die na het afsluiten van de mailbox van het Vestigingsregister een verificatievraag stellen, ontvangen een Non-delivery report en moeten na de invoeringsdatum alsnog een presentievraag stellen. Afsluiten GBA-netwerk Op vrijdagavond 23 november wordt het GBA-netwerk afgesloten. Gemeenten dienen er zorg voor te dragen dat zij vóór het afsluiten van het GBA-netwerk de laatste dagverwerking hebben uitgevoerd en de laatste GBA-berichten zijn ontvangen/verstuurd. Uitvoeren Batchprocedure Op de invoeringsdatum moeten alle persoonslijsten zonder SoFi-nummer in categorie 01 Persoon van een burgerservicenummer zijn voorzien. Hiertoe worden een transponeringstabel en een voorraad burger servicenummers aan de gemeente verstrekt. In de periode dat de gemeente is afgesloten van het GBAnetwerk moet een batchprocedure gedraaid worden die de PL-en zonder SoFi-nummer voorziet van een burgerservicenummer. het aantal PL-en waarop een burgerservicenummer is opgenomen vanuit de eigen voorraad; het aantal PL-en waarop onderzoeksgegevens zijn opgenomen; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop geen burgerservicenummer kon worden opgenomen omdat de PL was opgeschort met reden F ; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop geen burgerservicenummer kon worden opgenomen omdat de PL was geblokkeerd; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop geen burgerservicenummer voorkomt door een andere oorzaak; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop het burgerservicenummer niet uniek is in de gemeente. Op 26 november Het GBA-netwerk wordt weer opengesteld; opstarten GBA-berichtenverkeer Alle gemeenten waarbij de batchprocedure geen problemen heeft opgeleverd, kunnen weer deelnemen aan het GBA-berichtenverkeer. Wanneer er in een gemeente onverhoopt problemen met de batchprocedure zijn ontstaan, wordt in overleg met BPR, gemeente en eventueel GBA-leverancier een oplossing gekozen en uitgevoerd. Autorisatietabelregel De autorisatietabelregel van de BV BSN treedt in werking; BV BSN is operationeel. Wat te doen bij fouten en problemen? Bij fouten of problemen dient direct contact gezocht te worden met uw leverancier én met de Servicedesk van het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), via mail ([email protected]) of telefoon ( ). De gemeente meldt het resultaat van de batchprocedure aan de Servicedesk van BPR, via mail ([email protected]). Hierbij wordt vermeld: de feitelijke datum waarop de batchprocedure is uitgevoerd; het aantal PL-en waarop een burgerservicenummer is opgenomen vanuit de transponeringstabel; 6 BPR kwaliteitsbrochure

7 Batchprocedure Vulling burgerservicenummer Met ingang van Logisch Ontwerp GBA, versie 3.6 is het burgerservicenummer in categorie 01 Persoon op de persoonslijst een verplichte rubriek. De opname van het burgerservicenummer in categorie 01 Persoon van PL-en die aangelegd zijn vóór inwerkingtreding van LO3.6 en waarbij rubriek leeg is of niet het goede nummer bevat, wordt met behulp van de beschreven batchprocedure uitgevoerd. Ten behoeve van de batchprocedure levert het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) aan iedere gemeente een transponeringstabel. Beschrijving transponeringstabel De transponeringstabel is als het ware een "landelijke tabel": elke gemeente ontvangt precies dezelfde tabel. De transponeringstabel wordt door elke gemeente opgehaald vanaf de speciaal daarvoor ingerichte downloadserver. De daarvoor benodigde inlognaam en wachtwoord worden aan de GBA-contactpersoon van de gemeente toegezonden. Op de downloadserver staat één file met de naam GBA-BSN.DAT. Het eerste record in deze file is een stuurrecord. Vervolgens volgen één of meer datarecords. Het laatste record is een sluitrecord. De structuur van het stuurrecord, de datarecords en het sluitrecord wordt hieronder beschreven. Tabel 1 Velden in het stuurrecord Veld Lengte Betekenis/inhoud Aantal datarecords 6 Aantal datarecords in de transponeringstabel Datum aanmaak 6 Datum aanmaak van de transponeringstabel in het formaat dag, maand en jaar (laatste twee cijfers): DDMMJJ Padding characters spaties (Teletex code 20) Afsluitkarakter 1 Teletex code 0D (Carriage Return) Tabel 2 Velden in het datarecord Veld Lengte Betekenis/inhoud A-nummer 10 A-nummer van een persoon Burgerservicenummer 9 Het bij het A-nummer behorend burgerservicenummer Datum ingang onderzoek 8 Indien er sprake is van onderzoek, wordt dit veld gevuld met de datum waarop de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) in werking treedt: EEJJMMDD. Als er geen sprake is van onderzoek worden hier 8 spaties opgenomen. Afsluitkarakter 1 Teletex code 0D (Carriage Return) Tabel 3 Velden in het sluitrecord Veld Lengte Betekenis/inhoud Padding Characters Asterisks * (Teletex code 2A) Afsluitkarakter 1 Teletex code 0D (Carriage Return) BPR kwaliteitsbrochure 7

8 Controle van de transponeringstabel De bij het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) opgehaalde transponeringstabel moet door elke gemeente vóór verwerking inhoudelijk op de onderstaande punten gecontroleerd worden. Als aan één of meer controles niet wordt voldaan, dan wordt de transponeringstabel niet verwerkt en dient direct contact te worden opgenomen met het Agentschap BPR, zodat de gemeente alsnog van een goede transponeringstabel kan worden voorzien. 1. De transponeringstabel bevat één stuurrecord, één of meer datarecords en één afsluitrecord, conform het hiervoor beschreven formaat. 2. Het aantal datarecords komt overeen met het in het stuurrecord vermelde aantal. 3. Alle burgerservicenummers in de transponeringstabel zijn technisch correct. Verwerken transponeringstabel Alvorens de transponeringstabel kan worden verwerkt, dient aan de volgende randvoorwaarden te worden voldaan: de transponeringstabel voldoet aan de hiervoor beschreven controles; de gemeente heeft een back-up van de GBA-bestanden gemaakt; de gemeente is afgesloten van het netwerk; tijdens het verwerken van de transponeringstabel mogen door de gemeente geen andere mutaties op de PL plaatsvinden; er is een voorraad burgerservicenummers beschikbaar in het systeem van de gemeente. Als aan alle bovenstaande randvoorwaarden is voldaan, kan de batchprocedure worden uitgevoerd. Alle datarecords van de transponeringstabel moeten op uniforme wijze verwerkt worden conform de volgende richtlijnen. Als wordt voldaan aan de volgende criteria wordt een burgerservicenummer uit de transponerings-tabel opgenomen in categorie 01 Persoon: het A-nummer in de transponeringstabel is gelijk aan het A-nummer in categorie 01 Persoon; het burgerservicenummer in de transponeringstabel is niet gelijk aan een eventueel opgenomen burgerservicenummer in categorie 01 Persoon; de PL is niet opgeschort met reden F ; de PL is niet geblokkeerd. Bij een afwijkend burgerservicenummer dient het opnemen van dit burgerservicenummer uitgevoerd te worden als actualisering waarbij de oorspronkelijke categorie historisch wordt gemaakt. De volgende waarden worden opgenomen: Rubriek Op te nemen waarde Burgerservicenummer burgerservicenummer uit de transponeringstabel Gemeente document code van de gemeente die de batch draait Datum document Beschrijving document de waarde Gewijzigde vulling burgerservicenummer Ingangsdatum geldigheid Datum van opneming Indien er sprake is van onderzoek bij het burgerservicenummer in de transponeringstabel (datum ingang onderzoek in de transponeringstabel is niet gelijk aan 8 spaties) dient dit als volgt opgenomen te worden in categorie 01 Persoon: 8 BPR kwaliteitsbrochure

9 Als er nog geen groep 83 voorkomt in de oorspronkelijke categorie 01 Persoon, dan wordt rubriek Burgerservicenummer in onderzoek geplaatst: Rubriek Op te nemen waarde Als er sprake is van een beëindigd onderzoek in de oorspronkelijke categorie 01 Persoon, dus rubriek is gevuld, dan wordt een nieuw onderzoek gestart en rubriek Burgerservicenummer in onderzoek geplaatst: Rubriek Op te nemen waarde Als er reeds een ander element of groep van de oorspronkelijke categorie 01 Persoon in onderzoek staat, dan wordt dit onderzoek verbreed naar de hele categorie 01 Persoon: Rubriek Op te nemen waarde Als rubriek , groep 01 of de gehele oorspronkelijke categorie 01 Persoon reeds in onderzoek staat, dan wordt de datum ingang onderzoek aangepast: Rubriek Op te nemen waarde ongewijzigd Plaatsen burgerservicenummers vanuit de voorraad Nadat de transponeringstabel is verwerkt, dienen alle PL-en waarop nog geen burgerservicenummer is opgenomen in categorie 01 Persoon alsnog hiervan te worden voorzien. Als wordt voldaan aan de volgende criteria wordt in categorie 01 Persoon een burgerservicenummer uit de eigen voorraad opgenomen: de PL is niet opgeschort met reden F ; de PL is niet geblokkeerd. Het opnemen van een burgerservicenummer uit eigen voorraad dient uitgevoerd te worden als actualisering waarbij de oorspronkelijke categorie historisch wordt gemaakt. De volgende waarden worden opgenomen: Rubriek Op te nemen waarde Burgerservicenummer burgerservicenummer uit de voorraad Gemeente document code van de gemeente die de batch draait Datum document Beschrijving document de waarde Gewijzigde vulling burgerservicenummer Ingangsdatum geldigheid Datum van opneming Nadat de burgerservicenummers vanuit de voorraad zijn geplaatst, dient het volgende -geautomatiseerdgecontroleerd te worden voor alle PL-en die niet geblokkeerd zijn of opgeschort met reden F : BPR kwaliteitsbrochure 9

10 Elke PL in het PL-bestand bevat daadwerkelijk een burgerservicenummer in categorie 01 Persoon. Elk burgerservicenummer in categorie 01 Persoon in het PL-bestand is uniek; Indien deze controles fouten opleveren, dan dient Agentschap BPR hierover te worden geïnformeerd. Na (of tijdens) het uitvoeren van de batchprocedure, dienen de overige categorieën op PL-en van gerelateerden te worden bijgewerkt conform de procedure actualiseren gerelateerdengegevens ( ) uit het Logisch Ontwerp GBA. In Beschrijving document van de gerelateerde categorieën dient dezelfde omschrijving als in rubriek Beschrijving document te worden opgenomen ( Gewijzigde vulling burgerservicenummer ). Nadat de batchprocedure inclusief controles zijn uitgevoerd en de gerelateerdengegevens zijn geactualiseerd, moet het spontane berichtenverkeer gedraaid worden. Informeren Agentschap BPR Nadat de gehele procedure is uitgevoerd, stelt de gemeente het Agentschap BPR hiervan op de hoogte door het sturen van een aan het Agentschap BPR ([email protected]). Hierbij worden vermeld: de feitelijke datum waarop de batchprocedure is uitgevoerd; het aantal PL-en waarop een burgerservicenummer is opgenomen vanuit de transponeringstabel; het aantal PL-en waarop een burgerservicenummer is opgenomen vanuit de eigen voorraad; het aantal PL-en waarop onderzoeksgegevens zijn opgenomen; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop geen burgerservicenummer kon worden opgenomen omdat de PL was opgeschort met reden F ; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop geen burgerservicenummer kon worden opgenomen omdat de PL was geblokkeerd; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop geen burgerservicenummer voorkomt door een andere oorzaak; het aantal en de A-nummers van de PL-en waarop het burgerservicenummer niet uniek is in de gemeente. Nadat het Agentschap BPR deze informatie heeft ontvangen, kan de gemeente weer aangesloten worden op het GBA-netwerk. De presentievraag ceb De presentievraag is een nieuwe berichtencyclus binnen de GBA. Het wordt geïntroduceerd als opvolger van de huidige verificatievraag en is bedoeld om de consistentie van de GBA bij inschrijving te waarborgen. Met de inwerkingtreding van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) wordt het burgerservicenummer uitgegeven door gemeenten. Het is daarbij noodzakelijk om zeker te stellen dat nummers niet dubbel worden toegekend. Iedere ingeschrevene moet een burgerservicenummer hebben en één burgerservicenummer dient bij één burger te horen, zodat gegevens uitgewisseld kunnen worden op basis van dat nummer. De presentievraag is het instrument voor Burgerzaken om de uniciteit van het burgerservicenummer zoveel mogelijk te waarborgen. Door het stellen van de presentievraag wordt gecontroleerd of de persoon niet reeds is ingeschreven in de GBA; of er niet reeds een inschrijvingsprocedure is gestart in een andere gemeente; of de persoon niet reeds een burgerservicenummer of SoFi-nummer (van de Belastingdienst) heeft. Wanneer moet de presentievraag gesteld worden? Wanneer er sprake is van een eerste inschrijving in de GBA of een hervestiging vanuit het buitenland. Dit betekent: voor alle eerste inschrijvingen, met uitzondering van de inschrijving bij geboorte op basis van een geboorteakte wordt een presentievraag gesteld; 10 BPR kwaliteitsbrochure

11 voor alle vervolginschrijvingen, met uitzondering van de intergemeentelijke verhuizing wordt een presentievraag gesteld. Ook voor een hervestiging waarbij bekend is wat de voorgaande gemeente van inschrijving was, is het verplicht een presentievraag te stellen. Dat geldt zelfs als het de eigen gemeente betreft!. De reden hiervoor is dat gecontroleerd moet worden dat de persoon niet reeds ergens anders is ingeschreven, de persoon een uniek burgerservicenummer heeft en dat foutvermoedens zo snel mogelijk worden getraceerd (zie de beschrijving elders in deze brochure). Hoe werkt het zoeken? De basis van de presentievraag komt in hoofdlijnen overeen met de verificatievraag. Het verloop van de cyclus is als volgt: 1. De gemeente geeft identificerende gegevens op in een presentievraag. 2. De gemeente stelt een verwachting op voor het presentieantwoord. Bijvoorbeeld: als de ingeschrevene verklaart nog nooit in Nederland gewoond te hebben maar wél als grensarbeider in Nederland belasting betaald heeft, is de verwachting dat de persoon gevonden wordt met een SoFi-nummer. 3. Er komt één antwoord terug met daarin nul, één of meer sets persoonsgegevens (maximaal 10) die voldoen aan de identificerende gegevens. 4. De gemeente vergelijkt de ontvangen gegevens met de eigen verwachting. Als die overeenkomt, vervolgt de gemeente de inschrijvingsprocedure op basis van de ontvangen gegevens. Als het antwoord afwijkt van de verwachting, moet de gemeente onderzoeken wat de situatie is. Bijvoorbeeld: als er meer dan 10 personen gevonden zijn, moet de gemeente een nieuwe presentievraag stellen met een meer toegespitste identificatie. Voor meer details over de cyclus en de opbouw van de berichten, wordt verwezen naar het Logisch Ontwerp GBA (LO 3.6. Berichtencyclus III.2.2). Identificatie gemeente een foutbericht. Daarnaast kunnen één of meer aanvullende gegevens worden opgenomen, onder meer: Voornaam of voornamen; Voorvoegsel; Geboorteland; Geboorteplaats; De aanvullende identificerende gegevens met de hoogste trefkans zijn gegevens met een datum en die gegevens die in de Landelijke Tabellen zijn opgenomen (met code). Dit zijn: geboortedatum; geslacht; geboorteland; Nederlandse geboortegemeente. LET OP: de geslachtsnaam is een verplicht gegeven in de presentievraag. Hier kunnen echter gemakkelijk fouten mee worden gemaakt, bijvoorbeeld als de ingeschrevene meerdere brondocumenten heeft met een verschillende naam. Bijvoorbeeld: een Duitse vrouw met de geslachtsnaam Muller en getrouwd met meneer Kraus. Bij het stellen van een presentievraag met de geslachtsnaam Muller kan het presentieantwoord worden geïnterpreteerd als dat deze vrouw geen SoFi-nummer heeft. Maar het is mogelijk dat de Belastingdienst een SoFi-nummer heeft uitgereikt op basis van haar paspoort. Om te bepalen of dit daadwerkelijk zo is, zal ook gezocht moeten worden op de naam Kraus. Deze situatie doet zich met name voor bij Duitse, Turkse en Marokkaanse nationaliteiten. Soms is van een burger geen volledige geboortedatum bekend, maar alleen het geboortejaar. Deze personen zijn bij de Belastingdienst administratief geregistreerd op de datum 0101 of 0107 van dat jaar. Zoeken op geboortedatum resulteert in een zoekoperatie die naast ook de data en meeneemt. Intelligent zoeken Het is belangrijk om bij de presentievraag de juiste set van identificerende gegevens mee te geven. Er zijn drie verplichte gegevens om op te geven: Geslachtsnaam; Geboortedatum; Geslachtsaanduiding. Indien één van deze gegevens ontbreekt, ontvangt de Bij het selecteren van persoonsgegevens voor het presentieantwoord wordt gebruik gemaakt van een beperkte mate van intelligent zoeken : Alle diakritische tekens worden vertaald in enkelvoudige letters (bijv. é wordt e, æ wordt ae, etc.); Alle hoofdletters worden omgezet naar kleine letters; BPR kwaliteitsbrochure 11

12 Alle spaties worden genegeerd; Mogelijke transcriptieverschillen worden geüniformeerd (bijv. zj, zh en tsj worden dezelfde zoektekens) Vervolgens wordt er eerst gezocht op basis van de drie verplichte gegevens (geslachtsnaam, geboortedatum, geslachtsaanduiding), ook al zijn er in de presentievraag aanvullende identificerende gegevens opgegeven. Als er 10 of minder treffers zijn, dan worden deze sets persoonsgegevens in het antwoordbericht aan de gemeente gestuurd. Zijn er meer dan 10 sets gegevens die voldoen aan de verplichte identificerende gegevens, dan wordt binnen de gevonden sets verder gezocht op basis van de aanvullende identificerende gegevens. Aandachtspunten bij de presentievraag Bij de inwerkingtreding van de Wabb is het Register Niet-Ingezetenen (RNI) nog niet operationeel. Voorlopig kan in het presentieantwoord status N (De gevonden persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel reeds een burgerservicenummer) niet voorkomen. In LO 3.6 komt het Vestigingsregister niet meer voor, omdat de berichtencyclus verificatievraag vervallen is. Maar het Vestigingsregister kan nog steeds geraadpleegd worden om te verifiëren of er een PK aanwezig is in het PK-archief. Het aanvragen van een kopie-pk kan niet meer met een Vrij bericht, maar moet voortaan per post. De presentievraag kan ook als webservice worden gebruikt. Het voordeel hiervan is dat er onmiddellijk een antwoord komt. Wellicht overbodig, maar toch essentieel: controleer of er geen typefouten zijn gemaakt! Een foutieve geboortedatum kan leiden tot een volledig andere persoon in het antwoord en vervolgens tot foute conclusies. Voorbeeld: Een Russische vrouw Aloesjka Visjhorod schrijft zich in de GBA voor het eerst in met een Russische geboorteakte. Vervolgens emigreert ze naar Frankrijk, en heeft zich daar ingeschreven onder dezelfde naam, maar daar wordt een andere schrijfwijze gehanteerd. In haar Franse paspoort komt de naam Alushka Vyshhorod te staan. Als deze persoon na haar verblijf in Frankrijk zich weer wil gaan vestigen in Nederland en ze heeft alleen haar Franse paspoort nog om in te schrijven, zal in dit geval in de presentievraag het antwoord Visjhorod getoond worden. Op basis van de meegeleverde gegevens in het antwoord dient de ambtenaar te beslissen of het hier om dezelfde persoon gaat. Voorbeeld van intelligent zoeken: zoek: Yoansen vindt: Joansen Yoanssen Joanshen zoek: Maarel vindt: Marel Kopie-PK zelf opvragen bij het Bureau Vestigingsregister Door het wegvallen van de verificatievraag en het Vestigingsregister (300001) als deelnemer aan het GBA-berichtenverkeer wordt bij een inschrijving in de GBA niet meer automatisch een kopie-pk naar de gemeente gezonden. Gemeenten zullen vanaf 26 november 2007 op eigen initiatief een kopie-pk bij het Bureau Vestigingsregister moeten opvragen. Adres: postbus DL Den Haag 12 BPR kwaliteitsbrochure

13 Procedure afhandelen fouten met burgerservicenummers voor burgerzaken Wat te doen als er een fout met een burgerservicenummer vermoed of geconstateerd wordt? Dit artikel beschrijft de procedure die door Burgerzaken gehanteerd moet worden voor het omgaan met fouten met burgerservicenummers. De procedure is bedoeld om eventuele fouten met burgerservicenummers op een gecontroleerde en eenduidige manier te onderzoeken en zo nodig te herstellen. Daarmee is niet gezegd dat deze fouten naar verwachting ook daadwerkelijk veelvuldig zullen gaan optreden. Ten behoeve van deze procedure wordt nog voor de invoering van het burgerservicenummer een gedetailleerde gebruikershandleiding beschikbaar gesteld aan de GBA contactpersonen bij zowel burgerzaken als bij afnemers die met het burgerservicenummer moeten werken. Welke mogelijke fouten onderkennen we? Nummerfouten kunnen zich manifesteren doordat er zich tijdens de inschrijvingsprocedure onregelmatigheden voordoen, bijvoorbeeld: Een persoon schrijft zich voor het eerst in, maar de gemeente maakt de vergissing te denken dat de persoon iemand is die al is ingeschreven. In dit geval krijgt de persoon het burgerservicenummer van een ander. Met andere woorden: er wordt een procedure vervolginschrijving gehanteerd terwijl het eigenlijk een eerste inschrijving had moeten zijn. De gemeente beoordeelt de inschrijving als een eerste inschrijving, terwijl deze persoon al eerder ingeschreven is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de burger in kwestie onvoldoende informatie heeft aangeleverd (bijvoorbeeld dat zijn voornaam inmiddels gewijzigd is). In dit geval krijgt deze persoon een nieuw burgerservicenummer, en heeft hij of zij 2 nummers (2x BSN of 1x BSN en 1x SoFi-nummer). Door een systeemfout (bij de gemeente of de Belastingdienst) kan het voorkomen dat er per abuis een burgerservicenummer/sofi-nummer wordt uitgegeven dat al eerder is uitgegeven. Een andere soort systeemfout kan ertoe leiden dat de status in het nummerregister niet gewijzigd wordt (bijvoorbeeld omdat er een bericht niet goed is doorgekomen). Als deze burger dan aan een loket verschijnt bij een willekeurige instantie waar dit nummer geverifieerd wordt, wordt er een foutmelding (niet geldig burgerservicenummer) gegeven. Van alle potentiële fouten waarbij Burgerzaken betrokkenheid heeft, worden procedures beschreven die ingaan op de afhandeling ervan. Daarbij wordt van elke potentiële fout beschreven wat de vermoedelijke oorzaak is, welke criteria er zijn voor de keuze van de herstelwijze, welke wijze van afhandelen moet worden toegepast en binnen welke termijn de fout opgelost moet zijn. Welke voorzieningen zijn er om fouten te detecteren en op te lossen? Een van de onderdelen van de Beheervoorziening BSN is het nummerregister. Het nummerregister bevat louter administratieve gegevens over het burgerservicenummer, waaronder de status van het betreffende burgerservicenummer (aangemaakt, gedistribueerd, in verkeer, uit verkeer). Periodiek wordt een controle uitgevoerd of de nummers opgenomen in de GBA en het bestand met persoonsgegevens, BvR (Beheer van Relaties), van de Belastingdienst overeenkomen met de nummers in het nummerregister van de beheervoorziening. Vooral in de periode direct volgend op implemen- BPR kwaliteitsbrochure 13

14 tatie van LO3.6 zal de Belastingdienst controles achteraf blijven uitvoeren om te voorkomen dat bepaalde fouten niet worden gesignaleerd. Zij maakt daarbij gebruik van de huidige intelligente manier van zoeken om te bepalen of een persoon met een nieuw burgerservicenummer niet ook al bij de Belastingdienst bekend is. Zo kan het voorkomen dat de gemeente aan de hand van de antwoorden van de presentievraag besluit dat het een nog niet bekende persoon betreft maar de Belastingdienst het vermoeden heeft dat het een reeds bekende persoon betreft. Met de controles van de Belastingdienst zullen problemen als deze zoveel mogelijk kunnen worden gecorrigeerd. Bij het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) wordt het Foutenmeldpunt (FMP) ingericht. Dit Foutenmeldpunt treedt op als de regievoerder bij foutvermoedens. Het Foutenmeldpunt zet acties uit bij de verschillende registraties, bewaakt de voortgang, rappelleert en geeft de melder terugkoppeling over het proces van afhandeling. Het Foutenmeldpunt zal zelf geen wijzigingen doorvoeren in de registraties of in het nummerregister. Het Foutenmeldpunt kan via diverse kanalen een melding van een foutvermoeden ontvangen. Het uitvoeren van periodieke controles van het nummerregister zal de voornaamste leverancier van meldingen zijn. Daarnaast kan het Foutenmeldpunt meldingen over foutvermoedens binnenkrijgen van registerhouders (zoals de Belastingdienst en gemeenten) en organisaties die het burgerservicenummer gebruiken (GBAafnemers en niet GBA-afnemers). Wat is de rol van Burgerzaken bij het opmerken, melden en corrigeren van fouten met het burgerservicenummer? Medewerkers van Burgerzaken kunnen op verschillende manieren te maken krijgen met mogelijke fouten met een burgerservicenummer, net zo goed als er fouten in andere persoonsidentificerende gegevens gemeld en vervolgens afgehandeld kunnen worden. Het foutvermoeden kan uit een aantal bronnen afkomstig zijn Burgerzaken krijgt van een burgerservicenummer-gebruiker of van een burger de melding dat een burgerservicenummer mogelijk fout is. Burgerzaken krijgt van het Foutenmeldpunt bericht dat een burgerservicenummer mogelijk fout is met daarbij het verzoek om de betreffende situatie te onderzoeken. Burgerzaken ontdekt de mogelijke fout zelf, bijvoorbeeld doordat uit systeemcontroles blijkt dat iemand meerdere persoonslijsten heeft en dus meerdere burgerservicenummers. Volgens de bestaande GBA-procedures wordt een gegeven waarvan het vermoeden bestaat dat dit niet juist is, in onderzoek geplaatst. Er wordt vervolgens onderzoek gedaan en op basis van het resultaat van dit onderzoek wordt het gegeven al dan niet gewijzigd. De afdeling Burgerzaken (of, afhankelijk van de organisatie van de gemeente, bijvoorbeeld de Publieksdienst) is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens in de basisadministratie van de eigen gemeente. En daarmee ook voor het tijdig en juist uitvoeren van de hiervoor genoemde handelingen met betrekking tot het burgerservicenummer. Hoe geeft Burgerzaken een foutvermoeden door aan het Foutenmeldpunt? Wanneer Burgerzaken een foutvermoeden heeft, meldt Burgerzaken dit aan het Foutenmeldpunt. Foutvermoedens moeten via de website worden gemeld. Ook de afhandeling van het dossier loopt via deze website. Speciaal hiervoor stuurt het Agentschap BPR nog voor de datum van invoering van het burgerservicenummer aan de GBA contactpersoon de voor deze website benodigde inlognaam alsmede het bijbehorende wachtwoord. Hoe handelt Burgerzaken een foutvermoeden af? De wijze waarop Burgerzaken foutvermoedens afhandelt, wordt bepaald door de wijze waarop een verzoek of vermoeden Burgerzaken bereikt. 14 BPR kwaliteitsbrochure

15 1. Burgerzaken ontvangt bericht van het Foutenmeldpunt. Indien het Foutenmeldpunt heeft geconstateerd dat Burgerzaken een rol speelt bij het oplossen van een fout, ontvangt Burgerzaken hierover bericht. Burgerzaken plaatst het burgerservicenummer in onderzoek en zal, afhankelijk van de aard van de fout, op basis van beschreven interne procedures actie moeten ondernemen. Voor het afhandelen van foutvermoedens gelden in principe dezelfde procedures zoals de GBA nu ook al kent. 2. Burgerzaken ontvangt foutvermoeden van een burgerservicenummer-gebruiker of burger. Burgerzaken kan ook rechtstreeks door een burgerservicenummer-gebruiker of een burger worden benaderd over een foutvermoeden. Op het moment dat hiervan sprake is, zal Burgerzaken conform de ter beschikking gestelde handleiding foutenmeldpunt het foutvermoeden moeten melden aan het Foutenmeldpunt. Tot slot Benadrukt wordt dat de waarschijnlijkheid van het optreden van nummerfouten laag is. Desondanks is het van belang om procedures ter beschikking te hebben die voorzien in het correct afhandelen van alle potentiële nummerfouten. Vragen Informatie over het foutenmeldpunt burgerservicenummer is te vinden op Voor nadere vragen rondom het foutenmeldpunt kan contact worden opgenomen met de BPR-servicedesk, telefoon: of Belangrijke aandachtspunten Als blijkt dat een fout te herleiden is naar een fout in de gegevensverzameling van een gemeente, dan is deze gemeente altijd verantwoordelijk voor het oplossen ervan. Indien sprake is van een fout in het nummerregister omdat bijvoorbeeld een berichtencyclus niet correct is afgesloten, zal het Foutenmeldpunt zelf zorg dragen voor correctie. De gemeente kan dan wel worden gevraagd herstelberichten naar de Beheervoorziening BSN te sturen. Het Foutenmeldpunt ziet toe op tijdige en juiste uitvoering van door te voeren wijzigingen in de GBA en andere registers. De termijn waarbinnen fouten dienen te worden opgelost, is afhankelijk van het potentieel nadelig effect van de fout en loopt uiteen van 5 tot 15 werkdagen. Na het uitvoeren van de actie(s), wordt dit door Burgerzaken aan het Foutenmeldpunt gemeld. Als alle acties die bij een geconstateerde fout horen zijn uitgevoerd, stelt het Foutenmeldpunt de foutmelder op de hoogte van de aard van de fout en van het feit dat de fout is opgelost. Het dossier wordt dan door gegevensbeheer FMP gesloten. BPR kwaliteitsbrochure 15

16 Procedure voorraadbeheer burgerservicenummers Dit artikel beschrijft de procedure die de gemeente volgt bij het beheren van burgerservicenummers. Vanaf de ingangsdatum (26 november 2007) van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummers (Wabb) is de gemeente verantwoordelijk voor de uitgifte van het burgerservicenummer aan de burger. Dit toekennen vindt geautomatiseerd plaats, zoals ook het A-nummer wordt toegekend. De gemeente krijgt hiervoor de beschikking over een voorraad burgerservicenummers. Hieronder wordt beschreven hoe het aanvragen van deze voorraad plaatsvindt. Het aanvragen van een burgerservicenummer-voorraad via de webservice De gemeente kan vanaf 12 november 2007 een voorraad burgerservicenummers aanvragen door middel van een bericht via het GBA-systeem. De gemeente dient dan alleen het aantal burgerservicenummers aan te geven. Als richtlijn geldt daarbij het opvragen van een voorraad van twee maanden om de risico s van grote voorraden beperkt te houden. Na verzending wordt dit bericht op juistheid beoordeeld en na goedkeuring ontvangt de gemeente binnen enkele seconden een bericht met daarin de gevraagde hoeveelheid burgerservicenummers. Deze nummers worden vervolgens geautomatiseerd verwerkt in het GBA-systeem. Deze procedure is afgestemd met de GBA-leveranciers. Hoe krijgt de gemeente de eerste voorraad burgerservicenummers als de webservice nog niet werkt? Gemeenten die niet tijdig de beschikking hebben over de webservice, kunnen de eerste voorraad burgerservicenummers downloaden vanaf een speciale downloadserver. In deze download zitten voldoende burgerservicenummers voor heel De gemeente hoeft in principe dit jaar dus geen nieuwe burgerservicenummers meer aan te vragen! De gemeente ontvangt de toegangsgegevens (url, gebruikersnaam en wachtwoord) uiterlijk twee weken voor de inwerkingtreding van de Wabb. De burgerservicenummer-voorraad wordt vervolgens gedownload als één van de stappen van het invoeringsscenario burgerservicenummer van gemeenten. Zie hiervoor het artikel over het invoeringsscenario in deze Kwaliteitsbrochure. Het vraagbericht heeft de volgende indeling: Veld Identificatie afzender Berichtnummer afzender Aantal Omschrijving Dit veld wordt gevuld met de gemeentecode van de aanvragende gemeente. Dit veld wordt gevuld met een voor het GBA-systeem van de afzender herkenbaar nummer. Het door de gemeente in te vullen gevraagde aantal burgerservicenummers. 16 BPR kwaliteitsbrochure

17 Het antwoordbericht heeft de volgende indeling: Veld Identificatie afzender Berichtnummer afzender Berichtnummer verzender Berichtresultaatcode Omschrijving berichtresultaat Batchnummer Aantal nummers Nummers Hashtotal. Omschrijving De gemeentecode van de aanvragende gemeente Het nummer zoals in het vraagbericht was opgenomen Berichtnummer dat aan het antwoordbericht is toegekend Een code die aangeeft of het bericht juist is verwerkt Omschrijving van het resultaat Nummer van de voorraad aangeleverde nummers Het aantal burgerservicenummers in de geleverde voorraad De burgerservicenummers Een controlegetal: de som van de meegeleverde nummers Stel dat de gemeente in 2007 toch onvoldoende burgerservicenummers heeft? Indien de gemeente door omstandigheden in 2007 toch over onvoldoende burgerservicenummers blijkt te beschikken en de webservice nog niet kan gebruiken, kan de GBA-contactpersoon van de gemeente contact opnemen met de Servicedesk van het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) via Het Agentschap BPR neemt dan contact op met de gemeente en zorgt ervoor dat de gemeente via de downloadserver een aanvullende voorraad burgerservicenummers krijgt. Wijziging GBA-autorisaties Het burgerservicenummer vervangt het bestaande SoFinummer. Maar daar waar het SoFi-nummer voornamelijk binnen het sociaal-fiscaal domein wordt gebruikt, krijgt het burgerservicenummer een veel breder gebruik. Overheidsorganen en andere organisaties die daartoe een wettelijke grondslag hebben zijn na de inwerkingtreding van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), bevoegd het burgerservicenummer te gebruiken. Daarom worden de bestaande GBA-autorisaties van afnemersorganisaties, daar waar de Wabb een basis voor biedt, in dit kader zodanig gewijzigd dat na de invoering van het burgerservicenummer het SoFi-nummer wordt omgezet in het burgerservicenummer. Waar het SoFi-nummer niet mocht worden gebruikt en het burgerservicenummer, door het verruimde wettelijk kader wel, wordt dit aan de desbetreffende gegevenssets toegevoegd. Indien een organisatie voor de toevoeging van het burgerservicenummer een aanvraagformulier heeft ingediend ontvangt deze organisatie binnenkort het gewijzigde autorisatiebesluit. Als een organisatie reeds is geautoriseerd voor de verstrekking van het SoFi-nummer uit de GBA, dan ontvangt deze organisatie geen gewijzigd autorisatiebesluit. Aansluiting BV BSN Met ingang van de invoeringsdatum van de Wabb zal de Beheervoorziening BSN (BV BSN) operationeel zijn. Organisaties die bevoegd zijn het burgerservicenummer te gebruiken, komen in aanmerking voor aansluiting op de BV BSN. Een aansluiting op de BV BSN geeft via één aanspreekpunt toegang tot de GBA en enkele documentenregisters, zoals de registers voor rijbewijzen, reisdocumenten en vreemdelingendocumenten. Het Register Niet-ingezetenen (RNI) zal pas in een later stadium worden toegevoegd aan deze achterliggende registraties. Uit de GBA krijgt de aangesloten organisatie een kleine set identificerende gegevens verstrekt, bevraging van de documentregisters geeft uitsluitsel of het document waarmee een persoon zich identificeert nog in omloop mag zijn. Een aansluiting op de BV BSN kan voor een organisatie dus interessant zijn als deze organisatie bijvoorbeeld een loketfunctie heeft waar identiteitsverificatie plaatsvindt. Een aanvraag voor aansluiting op de BV BSN kan worden gedaan middels het elektronisch aanmeldformulier op de website BPR kwaliteitsbrochure 17

18 Vragen naar aanleiding van het burgerservicenummer De invoering van het burgerservicenummer zal op 26 november 2007 plaatsvinden. Reden voor het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) om nogmaals een opsomming te geven van de veelgestelde vragen, zoals deze al gepubliceerd waren in de BPR Kwaliteitsbrochure 37 van januari Wat is het burgerservicenummer? Het burgerservicenummer is een uniek identificerend persoonsnummer dat iedereen krijgt, die ingeschreven staat in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) of het nog te vormen register van niet-ingezetenen (RNI). Getalsmatig is het burgerservicenummer gelijk aan het sociaal-fiscaalnummer (SoFi-nummer). Hoe krijgt men een burgerservicenummer? Men krijgt een burgerservicenummer bij inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) of in het nog te vormen register niet-ingezetenen (RNI). Met ingang van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) wordt de benaming SoFi-nummer bij iedereen die ingeschreven staat in de GBA automatisch omgezet in die van Burgerservicenummer. Hiervoor hoeft een burger geen actie te ondernemen. Voor wie is het burgerservicenummer bestemd? Het burgerservicenummer is bestemd voor burgers die het nummer gebruiken bij klantcontacten met de overheid. De overheid gebruikt het burgerservicenummer voor onder meer het makkelijk terugvinden van personen in administraties en voor een betrouwbare uitwisseling van gegevens tussen overheden onderling. Wanneer wordt het burgerservicenummer ingevoerd? Het burgerservicenummer zal worden ingevoerd op 26 november Waarom komt er een burgerservicenummer? Het beleid voor het gebruik van persoonsnummers door de overheid vóór de inwerkingtreding van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), dateerde van Sinds 1994 was dit beleid niet meer ingrijpend gewijzigd. Het gebruik van automatisering is sindsdien steeds belangrijker geworden. Dat heeft ook gevolgen voor vastlegging en uitwisseling van persoonsgebonden gegevens. Door slim gebruik te maken van ICT kan de overheid persoonsgebonden gegevens eenvoudiger, gemakkelijker en effectiever gebruiken en verwerken. Met de introductie van één nummer - het burgerservicenummer - is dit eenvoudiger, gemakkelijker en effectiever gebruik van persoonsgebonden gegevens met behulp van ICT aanzienlijk verbeterd. Het burgerservicenummer wordt dan ook gezien als een belangrijke bouwsteen van de Digitale Overheid. Wat zijn de voordelen van het burgerservicenummer? Het burgerservicenummer heeft voordelen voor de burger én de overheid. Voordelen voor de burger zijn: bij alle overheidsloketten wordt gebruik gemaakt van hetzelfde nummer; de burger hoeft minder vaak zijn gegevens zoals naam, adres, woonplaats etcetera aan overheidsorganisaties door te geven (éénmalige gegevensverstrekking); het burgerservicenummer wordt de bouwsteen om elektronische transacties met de overheid uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de digitale balie bij de gemeente waar men een bouwaanvraag kan indienen. Zo kan de overheid de burger ook van dienst zijn buiten de gebruikelijke openingstijden en zonder wachtrijen; Voor de overheid zijn de voordelen: vermindering van administratieve lasten doordat gegevensuitwisseling wordt vereenvoudigd en eenvoudig gebruik wordt gemaakt van basisregistraties; kwaliteitsverbetering door effectieve identificatie, verder gebruik van authentieke gegevens en vermindering van administratieve fouten; fraudebestrijding door (waar dit is toegestaan) persoonsgegevens te koppelen en verificatie van identiteitsdocumenten kan overheidsbreed plaatsvinden. 18 BPR kwaliteitsbrochure

19 Wat is het verschil tussen het burgerservicenummer en het SoFi-nummer? Het SoFi-nummer wordt omgezet in het burgerservicenummer als men met ingang van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) staat ingeschreven. Van de personen in de GBA die nu geen SoFinummer hebben zal met ingang van de Wabb het burgerservicenummer in de GBA worden opgenomen, zodanig dat iedereen die is ingeschreven in de GBA een burgerservicenummer heeft. Getalsmatig is het burgerservicenummer gelijk aan het SoFi-nummer. Een verschil is dat het burgerservicenummer een algemeen persoonsnummer is dat in de gehele publieke sector kan worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld het onderwijs of de zorg. Verdwijnt het SoFi-nummer? Met invoering van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) wordt het SoFi-nummer - voor iedereen die staat ingeschreven in de GBA - veranderd in het burgerservicenummer. Het SoFi-nummer wordt daarna alleen nog toegekend aan personen die alleen een enkelvoudige relatie met de Nederlandse overheid hebben, dus alleen een relatie met de Belastingdienst hebben. Het SoFi-nummer is onder meer nodig voor het heffen van belastingen in de situatie waarin de Belastingdienst wel in staat is om te benoemen van welke persoon betaling van belasting wordt vereist, maar niet in de gelegenheid is om de identiteit vast te stellen op het niveau van betrouwbaarheid zoals dat bij de GBA plaatsvindt. Het kunnen vaststellen van de identiteit van iemand is een voorwaarde om een burgerservicenummer te krijgen. Wanneer heeft de burger het burgerservicenummer nodig? De burger heeft het burgerservicenummer nodig als men contact heeft met de overheid. Bijvoorbeeld als men belastingaangifte doet, een verhuizing doorgeeft bij de gemeente of wanneer men huurtoeslag aanvraagt. Het is niet zo dat de burger voor het gebruik van alle diensten van de overheid het burgerservicenummer nodig heeft. Het burgerservicenummer moet alleen worden gebruikt als dit nodig is. Als men bijvoorbeeld informatie of een brochure opvraagt is het vaak niet nodig om het burgerservicenummer te gebruiken. Ook niet wanneer men voor zo'n dienst moet betalen. Heeft men ook een burgerservicenummer nodig als men woonachtig is in het buitenland? Het is mogelijk dat men ook een burgerservicenummer heeft als men in het buitenland woont. Men krijgt een burgerservicenummer als men staat ingeschreven in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) of in het nog te vormen register niet-ingezetenen (RNI). Het RNI is een register met gegevens over personen die een (meervoudige) relatie hebben met de Nederlandse overheid en goed identificeerbaar zijn, maar niet zijn ingeschreven in de GBA. Bijvoorbeeld omdat de persoon minder dan tweederde van een halfjaar in Nederland verblijft. Het RNI is op de invoeringsdatum van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) op 26 november 2007 nog niet voorhanden. Dit Register wordt pas later ingevoerd. Wie kent het burgerservicenummer toe? De gemeente kent een burgerservicenummer toe bij inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Men krijgt straks ook een burgerservicenummer als men ingeschreven wordt in het register niet-ingezetenen (RNI). Op de ingangsdatum van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) wordt het SoFi-nummer van iedereen die ingeschreven staat in de GBA omgezet in het burgerservicenummer. Wat is het verschil tussen het burgerservicenummer en DigiD? Met behulp van DigiD kan de burger op internet gebruik maken van elektronische diensten van overheidsinstellingen. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit van de burger verifiëren als men gebruik maakt van deze diensten. Als men DigiD aanvraagt, moet men onder andere het burgerservicenummer invullen. Als men bij een elektronisch overheidsloket gebruik maakt van DigiD dan is het burgerservicenummer het unieke persoonsnummer waarmee de organisatie de burger elektronische diensten zal aanbieden. Men hoeft de organisatie dan bijvoorbeeld niet de persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens zal de overheidsorganisatie halen uit de GBA. Wat is de relatie tussen het burgerservicenummer en het Nieuwe Handelsregister (NHR)? Het Nieuwe Handelsregister (NHR) is een van de authentieke registraties, net als de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Het NHR bevat in de toekomst alle identificerende gegevens van álle in BPR kwaliteitsbrochure 19

20 Nederland gevestigde ondernemingen en instellingen. Waar verwezen wordt naar personen, zal in het NHR gebruik worden gemaakt van het burgerservicenummer. Gebruik van het burgerservicenummer Wanneer mag het burgerservicenummer door de overheid worden gebruikt? De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) regelt dat alle overheidsorganen van het burgerservicenummer gebruik kunnen maken voor het uitvoeren van hun publiekrechtelijke taak. In twee gevallen moet een overheidsorganisatie het burgerservicenummer gebruiken: 1. Bij het uitwisselen van persoonsgebonden gegevens met andere overheidsorganisaties waarbij een persoonsnummer wordt uitgewisseld, moet het burgerservicenummer worden gebruikt, 2. Bij de communicatie met een persoon aan wie een burgerservicenummer is toegekend, mag door de overheidsorganisatie geen ander persoonsnummer gevraagd worden dan het burgerservicenummer. Welke organisaties gebruiken het burgerservicenummer? De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) regelt dat alle overheidsorganen van het burgerservicenummer gebruik kunnen maken voor het uitvoeren van hun publiekrechtelijke taak, waarbij het vastleggen of uitwisselen van persoonsgegevens binnen de Wet bescherming persoonsgegevens is toegestaan. Daarnaast kunnen bij of krachtens de wet gevallen worden geregeld waarin ook andere dan overheidsorganen van het burgerservicenummer gebruik dienen te maken. Dat betekent dat bijvoorbeeld pensioenfondsen, ziekenhuizen, zorgverzekeraars, scholen, GGD-en gebruikers zijn van het burgerservicenummer. De algemene regel blijft echter: Als een organisatie geen persoonsgebonden gegevens, waaronder een persoonsnummer, van de burger hoeft vast te leggen voor de uit te voeren handeling of dienst dan mag die organisatie ook het burgerservicenummer niet vastleggen of gebruiken. Veiligheid en privacy Wat is een Functionaris Gegevensbescherming? In de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) is opgenomen dat een Functionaris Gegevensbescherming (FG) wordt ingesteld. De bevoegdheden van zo'n FG zijn voor een groot deel geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze FG houdt toezicht op de centrale componenten van het burgerservicenummer-stelsel (ondergebracht in de beheervoorziening BSN) en het toezicht dat de FG in de praktijk uitoefent zal de goede werking van het burgerservicenummer-stelsel als geheel bevorderen. Enkele taken zullen zijn: controle op doorlooptijden van klachten en de wijze van doorverwijzen in de praktijk; ontwikkelen van interne regelingen voor controle van de gegevensbescherming; onderzoek naar de feitelijke afhandeling van klachten; aanbevelingen over het gebruik van burgerservicenummers. Als men vragen heeft over het gebruik van het burgerservicenummer kan men straks in de eerste plaats terecht bij de organisatie die het burgerservicenummer gebruikt. Als deze organisatie de vraag niet kan behandelen, kan men terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming. Hoe weet de burger welke persoonsgebonden gegevens aan zijn burgerservicenummer gekoppeld zijn? Als de burger te weten wil komen welke persoonsgebonden gegevens aan zijn burgerservicenummer gekoppeld zijn, dan kan de burger deze informatie opvragen bij de (overheids)organisatie waarvan de burger dit wil weten. Vanaf de ingangsdatum Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) op 26 november 2007 is ook de uitwisseling van persoonsgegevens op basis van het burgerservicenummer inzichtelijk op een website. Deze informatie kan de burger dan vinden op 20 BPR kwaliteitsbrochure

21 Wetgeving Wat staat er in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer? De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) stelt algemene regels omtrent de toekenning en het gebruik van het burgerservicenummer. De vraag of en in hoeverre overheidsorganisaties persoonsgegevens, dus ook een persoonsnummer, mogen verwerken is reeds geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens of in speciale wetten zoals de Wet GBA. Aan deze regels dienen overheidsorganisaties zich te houden. Voor uitgebreide informatie wordt de burger verwezen naar Voorlichtings brochures Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie en Wat u moet weten van de Nederlandse bevolkingsadministratie Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), worden de brochures Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie en Wat u moet weten van de Nederlandse bevolkingsadministratie in een aangepaste versie uitgebracht: Deze brochures zullen eveneens in het Engels, Frans, Turks en Arabisch worden vertaald. De brochures in het Nederlands en het Engels zullen in papieren vorm verschijnen. De brochures in de overige talen zullen in digitale vorm verschijnen en kunnen, evenals de Nederlandse en de Engelse versie, vanaf begin november gedownload worden van de website van BPR. Iedere gemeente zal binnenkort de Nederlandse en de Engelse versie van deze brochures ontvangen. Deze brochures kunnen daarna besteld worden via de website van BPR ( De te verwachten leveringstermijn zal ongeveer twee weken bedragen. Voor het toezenden zullen geen kosten in rekening worden gebracht. BPR kwaliteitsbrochure 21

22 Publieksvoorlichting Hoe worden burgers voorgelicht? Het publiek wordt geïnformeerd over het burgerservicenummer middels een publieksfolder. De publieksfolder zal rondom de invoeringsdatum te verkrijgen zijn bij gemeenten. Ook via de websites van uitvoeringsorganisaties en gemeenten wordt het publiek geïnformeerd. Als het burgerservicenummer wordt ingevoerd is op de website algemene informatie over het burgerservicenummer te vinden. Op deze website wordt ook de routing van de uitwisseling van persoonsgegevens op basis van het burgerservicenummer inzichtelijk gemaakt. Voor alle duidelijkheid: er komen dus géén persoonlijke gegevens op de website te staan. Verlenging en stand van zaken Op 1 april 2007 is LO3.5 in werking getreden waardoor gemeenten via het GBA-berichtenverkeer in staat zijn terugmeldingen van de Terugmeldvoorziening (TMV) te ontvangen en daarop te reageren. Vanaf diezelfde datum is de pilot TMV gestart om ervaringen op te doen met de werking en de processen van de TMV. In juni 2007 is op verzoek van alle pilotdeelnemers besloten de pilot te verlengen tot eind augustus/begin september Thans wordt de evaluatie van de pilot opgesteld zodat vanaf 1 november 2007 gestart kan worden met het opschalen van de afnemers opdat steeds meer afnemers gebruik gaan maken van de TMV. Zie voor meer informatie over 'de GBA als basisregistratie' ook de brief die op 5 maart 2007 aan gemeenten en belanghebbende afnemers is toegezonden en die ook op de website is opgenomen. Sinds 1 april 2007 zijn er al zo'n 2700 terugmelddossiers opgenomen in de TMV. De afnemers die actief deelnemen aan de TMV-pilot zijn: de Belastingdienst met 4 regiokantoren, de Sociale Verzekeringsbank/AOW met 2 regiokantoren, de provinciale entadministraties Noord-Holland/Utrecht en Noord-Brabant, de RDW en gemeente Den Haag als buitengemeentelijke afnemer (GaBa).De gemeenten Amsterdam, Breda, Den Haag, Haarlem, Rotterdam en Utrecht nemen actief deel aan de evaluatie van de TMV-pilot. Dat betekent echter niet dat alleen deze gemeenten terugmeldingen ontvangen en ook niet dat alleen ervaringen van de genoemde gemeenten van belang zijn voor de pilot. Ook uw ervaring is belangrijk! Weliswaar is er thans sprake van een pilot, maar omdat de TMV onderdeel uitmaakt van LO3.5 en dus operationeel is sinds 1 april 2007 kunnen àlle gemeenten terugmeldingen ontvangen en moeten ook àlle gemeenten deze terugmeldingen in behandeling nemen! Bij inhoudelijke vragen over een terugmelding dienen gemeenten contact op te nemen met de betreffende afnemer om het onderzoek naar de juistheid van de GBA-gegevens te kunnen afronden (zie voor contactpersoongegevens de bijlage Wie is wie uit de Handleiding Operationele Procedures). > 22 BPR kwaliteitsbrochure

23 BPR-servicedesk voor overheidsinstellingen Burgerservicenummer-punt (BSN-punt) voor burgers Voor vragen over het burgerservicenummer, de GBA of Reisdocumenten kunt u als overheidsinstelling terecht bij onze Servicedesk. Per 1 april 2007 heeft de Servicedesk van het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) een nieuw telefoonnummer: (lokaal tarief). Tegelijkertijd is ook de volgorde in de menu-structuur veranderd: 1. Burgerservicenummer 2. Wet- en regelgeving Reisdocumenten 3. GBA 4. Register Paspoortsignalering 5. LRD Natuurlijk kunt u uw vragen ook via een stellen: [email protected] Let op! Indien burgers vragen hebben over het burgerservicenummer die u niet kunt beantwoorden mag u het nummer van de Servicedesk van het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) niet communiceren. Voor burgers is een apart burgerservicenummer-punt ingericht waar zij met al hun vragen terecht kunnen. Het burger-servicenummer-punt is te bereiken via de volgende kanalen: Telefoon Fax Internet Het digitale formulier op Brief BSN-punt, Postbus 552, 2501 CN Den Haag pilot Terugmeldvoorziening (TMV) Daarnaast kunnen gemeenten voor algemene vragen en ervaringen over de TMV altijd de Servicedesk van het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) bellen onder nummer of een sturen aan: [email protected] Mogelijk is de ontvangst van terugmeldingen u ontgaan Gebleken is dat gemeenten nog niet allemaal gereageerd hebben op één of meer terugmeldingen die via de TMV aan hen zijn verzonden sinds 1 april Gemeenten moeten namelijk sinds deze datum conform artikel 63 van het Besluit GBA binnen 5 werkdagen de afnemer in kennis stellen of er n.a.v. de terugmelding gegevens in de GBA zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd dan wel gegevens in onderzoek zijn genomen. Door diverse gemeenten is die termijn van 5 dagen ruimschoots overschreden! Het terugmelddossier wordt met behulp van een Qv01 bericht door de TMV verzonden naar de gemeente en deze beantwoordt dit bericht meestal volledig geautomatiseerd met een Null-bericht (of met een foutbericht: Qf01). Het vervolgens actualiseren van de status van een terugmelddossier bij de gemeente (dat resulteert in de verzending van een Qs01 bericht aan de TMV) wordt evenwel meestal niet geautomatiseerd uitgevoerd; daar dient de gemeente zelf actief actie voor te ondernemen. Meer informatie over de Terugmeldvoorziening is te vinden in Kwaliteitsbrochure nr. 39 (o.a. de berichtencycli op blz. 6) en op de website Nog geen terugmelding ontvangen? Ongeveer 300 gemeenten hebben inmiddels één of meer terugmeldingen ontvangen. Indien uw gemeente nog geen terugmelding heeft ontvangen maar dat wel graag wil om de techniek en het proces te beproeven, dan wordt u verzocht om dit per aan BPR kenbaar te maken. Vervolgens zal in overleg tussen de gemeente en één van de pilotafnemers een terugmelding worden gedaan. Deze terugmelding zal overigens plaatsvinden op een nog niet afgerond onderzoeksdossier aangezien immers gebruik wordt gemaakt van de GBA-productieomgeving. BPR kwaliteitsbrochure 23

24 Uitgangspunt categorie 64 (historische) Afnemersindicatie persoonslijst In het verleden (omstreeks , maar mogelijk ook nog enkele jaren later) heeft er een fout in GBA-applicatieprogrammatuur gezeten die veroorzaakte dat er verkeerd opgebouwde stapeltjes 14/64 Afnemersindicatie op de persoonslijst ontstonden. Ten onrechte werd in één en hetzelfde stapeltje twee of meer keren achter elkaar een zogenaamde gevulde categorie (met dezelfde afnemersindicatie) opgenomen of juist twee of meer keren achter elkaar een zogenaamde lege categorie, terwijl volgens het Logisch Ontwerp GBA binnen elk stapeltje 14/64 gevulde en lege categorieën afwisselend horen voor te komen. Als deze specifieke fout bij de audit wordt geconstateerd in een persoonslijst en de fout dateert van vóór , dan zal dit niet als fout worden aangemerkt bij de audit. Procesgang GBA Immigratie- en Naturalisatiedienst en de rubriek Datum eerste inschrijving GBA ( ) op de PL Op 19 juli 2007 heeft de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) de gemeenten geïnformeerd over het verdwijnen van de gemeentelijke vreemdelingenloketten. Deze loketten waren ingesteld om vreemdelingen bij één loket tegelijkertijd zowel een aanvraag voor een verblijfsvergunning te laten indienen als aangifte van verblijf en adres te laten doen voor inschrijving in de GBA. De NVVB heeft geconstateerd dat ten gevolge van het verdwijnen van deze loketten een aantal vervelende effecten zou kunnen ontstaan. In samenspraak tussen gemeenten, Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en NVVB is daarom een procesgang GBA IND afgesproken voor de vreemdeling die op reguliere gronden verblijf in Nederland wenst, waardoor deze effecten zoveel mogelijk worden voorkomen. De Procesgang GBA IND geeft het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) aanleiding tot het maken van de volgende opmerking: Ingevolge artikel 26, eerste lid, onder c, van de Wet GBA kan inschrijving van een vreemdeling in de GBA alleen dan plaatsvinden, indien de betreffende persoon op het moment van inschrijving rechtmatig verblijf geniet als bedoeld in artikel 8 van de Vreemdelingenwet Zolang de vreemdeling geen rechtmatig verblijf geniet, mag én kan deze ook geen aangifte doen (artikel 65, zevende lid, onder d, van de Wet GBA). In de voorgestelde procesgang tussen gemeenten en IND vindt het eerste contact met de gemeente plaats op een moment dat de vreemdeling nog geen rechtmatig verblijf heeft. De datum waarop het rechtmatig verblijf ingaat, zal altijd op een later tijdstip liggen dan het moment waarop betrokkene zich bij de gemeente meldt. De vreemdeling dient 24 BPR kwaliteitsbrochure

25 zich immers na het eerste contact met de gemeente te melden bij de IND om zijn aanvraag voor een verblijfsvergunning in te dienen. Eerst op het moment van die aanvraag kan rechtmatig verblijf ontstaan. Het voorgaande betekent dat de voorlopige aangifte van verblijf en adres bij de gemeente, zoals genoemd in de procesgang GBA IND, nog géén aangifte van verblijf en adres is als bedoeld in de Wet GBA. De datum van inschrijving in de GBA kan dan ook niet aan deze voorlopige aangifte worden ontleend. Van een aangifte van verblijf en adres als bedoeld in de Wet GBA, waaraan rechtsgevolgen kunnen worden verbonden, kan pas sprake zijn vanaf het moment dat het rechtmatig verblijf van de vreemdeling is vastgesteld. Dat is de datum die, ingevolge de Procesgang GBA IND, door de ambtenaar van de IND wordt vermeld op het aan de gemeente teruggestuurde formulier Bewijs van bekendmaking bij de GBA. Deze laatste datum dient derhalve te worden aangehouden als de datum van aangifte van verblijf en adres voor inschrijving in de GBA. Problemen met voorraad A-nummers Af en toe doen zich problemen voor met de voorraad A-nummers in een gemeente. Soms ontstaan problemen als er een systeemstoring geweest is en een back-up teruggeplaatst wordt. Daarnaast komen problemen voor als A-nummers van de ene gemeente naar de andere worden overgeheveld en dan dubbel gebruikt worden. Op grond van de Wet GBA (art.50) wordt een A- nummer toegekend op een door de minister bepaalde wijze uit door hem beschikbaar gestelde nummers (lid 1). De minister moet er daarbij voor zorgen, dat elk A-nummer slechts éénmaal foutloos beschikbaar gesteld wordt. Het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) op zijn beurt moet er voor zorg dragen dat een beschikbaar gesteld nummer foutloos en slechts éénmaal toegekend wordt (lid 3). Concreet komt het hierop neer. De minister stelt een A-nummer beschikbaar en levert dat aan het college van een gemeente. Van die beschikbaarstelling houdt de minister een administratie bij. Door middel van die administratie kan de minister zicht houden op het slechts éénmaal beschikbaar stellen van het A-nummer. Het college kent dat A-nummer vervolgens toe aan een in zijn gemeente in te schrijven persoon. Via de administratie van het college, nl. de gemeentelijke GBA, houdt die instantie zicht op het slechts éénmaal toekennen van het aan hem beschikbaar gestelde A-nummer. Uit het voorgaande vloeit voort, dat een A-nummer dat de minister aan een bepaalde gemeente beschikbaar stelt ook door dié gemeente aan een persoon wordt toegekend. Het onderling naar believen uitwisselen van A-nummers doorkruist dit. Het college aan wie door de minister het A-nummer beschikbaar is gesteld kan dan niet meer instaan voor het slechts éénmaal toekennen van dat A-nummer. Van het college van een gemeente wordt verwacht dat deze voortdurend zicht houdt op de hoeveelheid nog toe te kennen A-nummers in het GBA-systeem. Daarvoor kan in de applicaties zelfs een minimum aantal worden ingegeven. Bij het bereiken van die hoeveelheid geeft het systeem een signaal af. De gemeente kan vervolgens op tijd een nieuwe hoeveelheid A-nummers bij het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) opvragen. Heeft de gemeente het minimum aantal niet ingesteld, kan veelal toch via een spoedaanvraag (ter beoordeling van het Agentschap BPR) op tijd een serie A-nummers verkregen worden. Met nadruk geldt, dat een spoedaanvraag al een noodgreep moet zijn! Toch komt het sporadisch voor dat een gemeente te laat merkt dat de voorraad A-nummers op is. Het is in zo n geval niet juist dat er A-nummers geleend worden van een andere gemeente. Er dient in zo n geval een spoedaanvraag bij het Agentschap BPR gedaan te worden. Het toekennen van A-nummers in die gemeente zal dan moeten wachten tot de ontvangst van de nieuwe voorraad nummers. BPR kwaliteitsbrochure 25

26 Afwikkeling nalatenschap oude Vreemdelingenwet Bij besluit van 25 mei 2007 heeft het Kabinet ingestemd met een regeling ter afwikkeling van de nalatenschap van de oude Vreemdelingenwet. Onderdeel van deze regeling is een procedure waarbij vreemdelingen die onder de werking ervan vallen en aan bepaalde voorwaarden voldoen, eenmalig in de gelegenheid worden gesteld om binnen twee maanden hun juiste identiteit (naam, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland) en nationaliteit aan te tonen ten overstaan van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Het doel van deze regeling is ervoor te zorgen dat de betrokken vreemdeling met de juiste identiteits- en nationaliteitsgegevens in de Nederlandse overheidsadministraties wordt opgenomen. Daarnaast worden de in de verschillende administraties opgenomen gegevens - binnen de bestaande verantwoordelijkheden en bevoegdheden van degenen die deze administraties bijhouden - op elkaar afgestemd. In de circulaire afwikkeling Vreemdelingenwet van 3 september 2007 (kenmerk: (Just.) /07; (BZK) BPR2007/U56769) worden GBA-ambtenaren geïnformeerd over de werkwijze van de IND inzake het afgeven van een verklaring. In de verklaring zijn de bevindingen neergelegd van het door de IND ingestelde onderzoek met betrekking tot de identiteit en nationaliteit van de vreemdeling die onder de werking van de regeling valt. Tevens is in deze circulaire een aanbeveling opgenomen aan GBAambtenaren over hoe om te gaan met deze verklaringen van de IND. De circulaire is te downloaden van de website van het Agentschap BPR: > GBA > Informatiebank, Juridisch > Vreemdelingenwet > Circulaire afwikkeling Vreemdelingenwet. Het burgerservicenummer en het RAAS De komst van het burgerservicenummer heeft beperkte gevolgen voor het RAAS. Sdu Identification heeft in samenwerking met het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) in kaart gebracht wat er aangepast moet worden in de RAAS-applicatie. De wijziging van het SoFi-nummer in het burgerservicenummer heeft geen gevolgen voor het nummer zelf. Het is in feite een wijziging van de benaming. Alle verwijzingen binnen de RAAS-applicatie naar het SoFi-nummer zullen aangepast gaan worden naar het burgerservicenummer. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in visuele en niet-visuele aanpassingen. Met visuele aanpassingen worden de wijzigingen bedoeld die zichtbaar zijn voor de gebruikers van het RAAS, zoals schermen en dergelijke. Niet-visuele aanpassingen zijn wijzigingen in de RAAS-applicatie zelf die niet zichtbaar zijn voor de gebruikers, bijvoorbeeld aanpassing van de benaming in de database. In verband met deze wijzigingen zal te zijner tijd een nieuwe release van het RAAS worden uitgeleverd 26 BPR kwaliteitsbrochure

27 Regeling collectieve lijsten voor reizen in de Benelux vervallen In de afgelopen jaren is onduidelijkheid ontstaan over de toepassing van de Regeling inzake collectieve lijsten voor reizen in de Benelux. Het gaat om het Besluit van de Minister van Justitie van 22 juni 1961, waarbij een regeling werd getroffen voor het gebruik van collectieve lijsten waarmee jeugdige personen die een schoolreis of een andere groepsreis willen maken, zich binnen het Beneluxgebied konden verplaatsen. De lijst diende te worden opgesteld door de directeur van de organiserende onderwijsinstelling, dan wel de leider van de jeugdgroep, en vervolgens te worden afgestempeld door de plaatselijke politie. De deelnemers aan de desbetreffende reis hoefden dan niet in het bezit te zijn van een persoonlijk identiteitsbewijs, ongeacht hun nationaliteit. Inmiddels is gebleken dat deze regeling is ingetrokken bij gelegenheid van de inwerkingtreding van de Vreemdelingenwet 1965, te weten door het toenmalige artikel 53 van het Voorschrift Vreemdelingen (per 1 januari 1967). De intrekking van de regeling blijkt evenwel onvoldoende te zijn doorgedrongen tot de betrokken instanties. Als gevolg hiervan zijn er af en toe toch nog collectieve lijsten afgestempeld door de plaatselijke politie. Naast de regeling inzake het gebruik van collectieve lijsten, heeft overigens ook gedurende enige tijd een regeling gegolden met betrekking tot de afgifte van collectieve paspoorten, te weten het destijds door de Minister van Buitenlandse Zaken uitgevaardigde Voorschrift Collectieve Paspoorten Deze regeling is ingetrokken met de inwerkingtreding van de Paspoortwet op 1 januari De reden daarvoor was dat in de praktijk in het geheel geen gebruik meer werd gemaakt van de mogelijkheid om collectieve paspoorten aan te vragen. Daarom is besloten de verstrekking van collectieve paspoorten niet te continueren onder de werking van de Paspoortwet. Het voorgaande betekent dat er geen collectieve reisdocumenten op grond van Nederlandse regelgeving worden afgegeven. Dit laat overigens onverlet dat er nog wel door de IND collectieve lijsten kunnen worden verstrekt ten behoeve van rechtmatig in Nederland verblijvende vreemdelingen die geen onderdaan zijn van de Europese Unie, waarmee deze personen visumvrij binnen de EU kunnen reizen. Deze collectieve lijst wordt afgegeven op basis van het Besluit 94/795/JBZ van de Raad van 30 november BPR kwaliteitsbrochure 27

28 Tarieven reisdocumenten 2008 Hierna treft u een overzicht aan van de tarieven van de reisdocumenten voor Let wel: deze tarieven zijn nog niet formeel vastgesteld. Vaststelling gebeurt namelijk door publicatie van het gewijzigde Besluit paspoortgelden in het Staatsblad. Verwacht wordt evenwel dat dit geen wijzigingen zal bevatten ten opzichte van onderstaande tarieven. De tarieven voor de door de gemeenten aan het Rijk af te dragen kosten en de maximumtarieven welke gemeenten mogen heffen (art. 6 Besluit paspoortgelden) zijn als volgt: ARTIKEL 6 tarieven per document Rijksdeel Gemeentelijk Max.Tarief deel 2008 Nationaal paspoort, vluchtelingen, vreemdelingen en faciliteiten paspoort 21,93 26,42 48,35 Nederlandse identiteitskaart 17,01 23,72 40,73 Zakenpaspoort 27,58 26,42 54,00 Spoedtoeslag 41,00 0,00 41,00 Spoedtoeslag kindersticker 19,50 0,00 19,50 Bijschrijving 0,00 8,50 8,50 Kindersticker 0,00 19,82 19,82 28 BPR kwaliteitsbrochure

29 Onderzoek reisdocumenten op 1 oktober 2007 gestart In artikel 94, eerste en tweede lid, van de PUN 2001 is de jaarlijkse controle neergelegd op de door de gemeente genomen beveiligingsmaatregelen met betrekking tot reisdocumenten, conform de voorschriften in het Beveiligingsnet. Het derde lid van artikel 94 bepaalt voorts dat de burgemeester één keer per drie jaar een externe deskundige een onderzoek laat uitvoeren op de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de bovengenoemde jaarlijkse controle. Op 1 oktober 2007 is de periode van drie jaar sedert het laatste onderzoek in 2004 verstreken en dienen de gemeenten derhalve de genoemde controle door een deskundige wederom te laten uitvoeren. Voor 31 december 2007 moeten de gemeenten het onderzoek hebben uitgevoerd en afgerond. Het doel van het onderzoek reisdocumenten is drieledig: 1. Het onderzoek moet voor gemeenten en voor het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) een impuls zijn om de kwaliteit van de beveiliging en het beveiligingsbewustzijn voortdurend op peil te houden en/of te verbeteren. 2. Het onderzoek moet aantonen of de gemeente een voldoende sterke schakel in het reisdocumentenproces is. 3. Het onderzoek moet de minister van informatie voorzien om zijn verantwoordelijkheid voor werking van het reisdocumentenstelsel waar te kunnen maken. In aanvulling op het onderzoek zullen bij een aantal gemeenten steekproefonderzoeken worden gehouden om na te gaan of de uitkomsten van de onderzoeken een juiste afspiegeling vormen van de werkelijke situatie. Deze steekproefonderzoeken worden uitgevoerd bij een beperkt aantal maar representatieve groep gemeenten. Daarnaast kan er nog behoefte bestaan gemeenten te bezoeken met specifieke risicoprofielen, bijvoorbeeld gemeentelijke herindelingen of bij gemeenten die achterblijven met beveiligingsmaatregelen op het gebied van zowel reisdocumenten als GBA. Het onderzoek reisdocumenten bestaat uit een vragenlijst, die door middel van een webapplicatie beschikbaar wordt gesteld aan gemeenten. Toegang tot deze webapplicatie wordt verkregen via de weblink Zodra de resultaten door het Agentschap BPR zijn ontvangen kunt u de resultaten van het onderzoek van uw gemeente met de anonieme resultaten van andere gemeenten vergelijken. Tevens is voorzien in een terugkoppeling. In deze terugkoppeling worden zo nodig adviezen gegeven over de aanpak ter verbetering van de beveiliging van de uitgifte van reisdocumenten. BPR kwaliteitsbrochure 29

30 Periodieke en éénmalige selecties/speciale acties Hieronder treft u het overzicht aan van de landelijke- en regionale selecties en eventuele speciale acties geldend voor de periode 1 oktober 2007 tot en met 29 februari De algemene regels met betrekking tot deze onderwerpen vindt u in bijlage 2 bij het hoofdstuk Vulberichten in de Handleiding Operationele Procedures (HOP). Dit overzicht en de genoemde regels vindt u ook op de website van BPR: > Informatiebank > Procedures > Periodieke en éénmalige selecties. Indicatie Tabelregelnaam Selectiedatum Per Regio Med GGD Regio Nijmegen 1 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A Hulpverleningsdienst Gelderland Midden 1 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A MvVWS/Dienst Donorregister 8 oktober 2007 Eénmalig-0 Land A Preventicon (2) 10 oktober 2007 Jaarlijks-1 Reg N Stichting SBBW 10 oktober 2007 Jaarlijks-1 Reg N RDOG GGD Hollands Midden (2) 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Regio IJssel-Vecht 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Kop van Noord-Holland 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Zuid-Holland West 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Midden-Nederland (1) 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A RDOG GGD Hollands Midden (1) 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Zaanstreek-Waterland 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Westfriesland (1) 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Noord-Kennemerland 10 oktober 2007 Eénmalig-0 Reg A GGD Regio Twente 15 oktober 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Rotterdam e.o. (EPI) 1 november 2007 Jaarlijks-0 Reg A GGD Kennemerland 1 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Brabant-Zuidoost 1 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Rotterdam en omstreken 11 november 2007 Jaarlijks-1 Reg A St Kankerpr & -screening Limburg (2) 15 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD West-Brabant (1) 15 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Groningen 15 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Gooi en Vechtstreek 15 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD West-Brabant (2) 15 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Amstelland - de Meerlanden 17 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N GGD Noord- en Midden-Limburg 24 november 2007 Jaarlijks-1 Reg N St. Bevolkingsonderzoek BMHK Z/W Ned. 3 december 2007 Jaarlijks-1 Reg A Gem. Belastingkantoor Rijn-Midden 5 december 2007 Eénmalig-1 Reg A Politie (2) 15 december 2007 Jaarlijks-3 Land N CBS1: Structuurtelling 1 januari 2008 Jaarlijks-0 Land A GGD Gooi en Vechtstreek (JGZ/overig) 2 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Kennemerland (JGZ/overig) 4 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Flevoland (JGZ/overig) 7 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Zuid-Limburg (1) 8 januari 2008 Eénmalig-0 Reg A GGD Zuid-Limburg (3) 8 januari 2008 Eénmalig-0 Reg A GGD Fryslân (JGZ/overig) 9 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Groningen (JGZ/overig) 11 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Hart voor Brabant (JGZ/overig) 14 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Zaanstreek-Waterland (EPI) 15 januari 2008 Jaarlijks-0 Reg A 30 BPR kwaliteitsbrochure

31 Indicatie Tabelregelnaam Selectiedatum Per Regio Med GGD Nrd- en Midden-Limburg (JGZ/overig) 16 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Regio Twente (JGZ/overig) 18 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Nieuwe Waterweg Noord (JGZ/overig) 21 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Rotterdam en omstreken (JGZ/overig) 21 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD West-Brabant (JGZ/overig) 23 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Zeeland (JGZ/overig) 25 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Zuid-Holland Zuid (JGZ/overig) 28 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Zuidhollandse Eilanden (JGZ/overig) 30 januari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Brabant-Zuidoost (JGZ/overig) 1 februari 2008 Eénmalig-1 Reg A Min. van Defensie - DPLZ en VRS 1 februari 2008 Jaarlijks-1 Land N Informatie Beheer Groep 1 februari 2008 Jaarlijks-1 Land A GGD Gelre-IJssel Nrd-Veluwe (JGZ/overig) 4 februari 2008 Eénmalig-1 Reg A GGD Zuid Holland West (EPI) 10 februari 2008 Jaarlijks-0 Reg A MvVWS/Dienst Donorregister 22 februari 2008 Jaarlijks-0 Land A Verklaring Per Reg Land Med Periodiciteit Regionale selectie Landelijke selectie Medium Jaarlijks-0 Jaarlijkse selectie zonder plaatsing afnemersindicaties Driejaarlijks-0 Driejaarlijkse selectie zonder plaatsing afnemersindicaties Jaarlijks-1 Jaarlijkse selectie met plaatsing afnemersindicaties Jaarlijks-3 Jaarlijkse selectie i.v.m. het voorwaardelijk fysiek verwijderen van afnemersindicaties op basis van selectiesoort 3 Eénmalig-0 Eénmalige selectie zonder plaatsing afnemersindicaties Eénmalig-1 Eénmalige selectie met plaatsing afnemersindicaties Eénmalig-2 Eénmalige selectie i.v.m. het logisch verwijderen van afnemersindicaties op basis van selectiesoort 2 N Selectie via het netwerk A Selectie via alternatief medium, tenzij er tussen afnemer en gemeente andere afspraken zijn gemaakt. Bijvoorbeeld wanneer de selectie een beperkt aantal resultaten oplevert. BPR kwaliteitsbrochure special 31

32 Agentschap BPR is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties postadres Postbus HL Den Haag inlichtingen T (070) F (070) [email protected] ISSN X De Kwaliteitsbrochure is een uitgave van het agentschap BPR, Postbus 10451, 2501 HL Den Haag, telefoon (070) De brochure wordt gratis verspreid onder alle instanties in het werkgebied van BPR. Redactie: Evert Jan Twigt. Bijdragen aan deze brochure hebben geleverd: Thea van Egmond, Hans van Haaren, Christie Heemskerk-van Diemen, Jan Hissink, Angela Hoen, Paul Hoogzaad, Sasja van Immerzeel, Aart Koenhein, Denise Maassen, Koos de Meij, Maikel Mohan, Esther Petray, Frans Rijkers, Erik Rohlfs, Robert Sierat, Evert Tromp, Evert Jan Twigt, Henny Vos en Fred Wiltenburg. Grafische vormgeving: WAT ontwerpers (Utrecht) Lithografie en druk: drukkerij De Bink (Leiden) BPR kwaliteitsbrochure is een periodiek uitgegeven door het Agentschap BPR Het Agentschap BPR is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties