De technische opzet van de GBA

Transcriptie

1 De technische opzet van de GBA

2 GBA De technische opzet van de GBA 1 Inleiding De bevolkingsadministratie in Nederland is een decentrale gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De GBA is een decentrale basisadministratie. Decentraal gemeentelijk wil zeggen dat iedere gemeente persoonsgegevens van de eigen inwoners verzamelt, registreert en onderhoudt. Basisadministratie houdt in dat de decentrale administraties van alle gemeenten een eenheid vormen. Basisadministratie houdt ook in dat gegevens in die eenheid slechts eenmaal opgenomen worden en dat eenmaal in de registratie opgenomen gegevens daarin ook opgenomen blijven. Basisadministratie betekent ook dat allerlei instanties, verder afnemers genoemd in deze brochure, van die gegevens gebruik moeten kunnen maken. Gemeenten moeten gegevens uit hun basisadministraties kunnen uitwisselen. Overheidsinstanties zijn veelal genoodzaakt en soms verplicht, om zich bij de uitvoering van hun taken te baseren op de gegevens uit de GBA. Om dit allemaal mogelijk te maken is een aantal bindende afspraken gemaakt. Elke gemeente is daarbij bevoegd binnen die afspraken zelf inhoud te geven aan de wijze waarop zij haar basisadministratie inricht. Voor de administraties van de gemeenten houden de afspraken het volgende in: De administraties moeten geautomatiseerd zijn. De administraties moeten voldoen aan de regels die zijn neergelegd in de systeembeschrijving, onder andere het Logisch Ontwerp GBA. De administraties moeten goedgekeurd zijn, oftewel moeten met goed gevolg aan de zogenoemde Schouwing en Toetsing zijn onderworpen. De administraties moeten onderling geautomatiseerd gegevens kunnen uitwisselen. De administraties moeten geautomatiseerd gegevens kunnen leveren aan afnemers. De administraties moeten ten minste voldoen aan de daaraan gestelde kwaliteitseisen. Er zijn geen regels gesteld over hoe een afnemer zijn administratie moet inrichten. Voor afnemers geldt wel het volgende: Afnemers moeten geautomatiseerd gegevens uit de basisadministraties kunnen ontvangen. Afnemers moeten geautomatiseerd gegevens aan de basisadministraties kunnen ontlenen. De gebruikte procedures moeten goedgekeurd zijn, oftewel moeten met goed gevolg aan de zogenoemde Schouwing en Toetsing zijn onderworpen. Elke gemeente en elke afnemer zou in principe zelf een applicatie kunnen maken voor haar basisadministratie respectievelijk voor het ontvangen van gegevens uit de basisadministraties. In de praktijk maken alle gemeenten gebruik van een van de op commerciële basis De technische opzet van de GBA pagina 1

3 verkrijgbare applicaties. Voor de afnemers zijn ook op commerciële basis verkrijgbare applicaties beschikbaar. De meeste afnemers maken gebruik van een van die applicaties. Deze brochure behandelt de meer technische aspecten van de GBA. Achtereenvolgens komen aan de orde: De bij de GBA betrokken partijen. De systeembeschrijving en het Logisch Ontwerp GBA. De Schouwing en Toetsing. Het GBA-netwerk. De GBA-berichtencycli en de GBA-berichten. De GBA-audit. Hieraan vooraf gaat een beschrijving van de verschillende bij de GBA betrokken partijen. 2 De bij de GBA betrokken partijen Er zijn momenteel zes partijen betrokken bij de GBA. Naast de in de inleiding al genoemde gemeenten en afnemers zijn dat het Vestigingsregister, de Belastingdienst, het VAS en het agentschap BPR. Elk van deze partijen heeft een eigen rol in het bijhouden en/of het uitwisselen van gegevens uit de basisadministraties. Hieronder wordt de eigen rol van elk van deze participanten kort toegelicht. Gemeenten Iedere gemeente verzamelt, registreert en onderhoudt de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Gemeenten worden ook wel de houders van de GBA genoemd. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het beheren van hun deel van de GBA en voor het verstrekken van gegevens uit die basisadministratie aan de afnemers. Tot de taak van een gemeente behoort ook het inschrijven van nieuwe inwoners van Nederland. Het gaat daarbij om geboorten en vestigingen uit het buitenland oftewel immigraties. Afnemers Afnemers zijn overheidsinstanties of organen van bijzondere instellingen die belast zijn met de uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Ook zogeheten bijzondere derden worden in verband met de gegevensverstrekking globaal als afnemers behandeld. Afnemers hebben van de Minister de bevoegdheid gekregen om persoonsgegevens uit de GBA te verkrijgen. De brochure Gegevensverstrekking uit de GBA gaat verder in op het begrip afnemer in de GBA. Vestigingsregister Het Vestigingsregister valt onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het dagelijks beheer is echter opgedragen aan de gemeente s-gravenhage. In dit register zijn bij de invoering van de GBA op 1 oktober 1994 gegevens opgenomen van alle personen die in het buitenland zijn geboren dan wel zich voordien uit het buitenland gevestigd hebben en die op dat moment in de basisadministraties van de gemeenten waren opgenomen. Vanaf 1 oktober 1994 krijgt het Vestigingsregister gegevens van elke buitenlander die voor het eerst in de basisadministratie van een gemeente wordt ingeschreven. pagina 2 De technische opzet van de GBA

4 Het Vestigingsregister is voor de GBA de spil in het bewaken van het eenmalig opnemen van een persoon in de GBA. Er mag namelijk niet meer dan één set gegevens per persoon in de GBA zijn opgenomen. Een gemeente moet dus, voordat een persoon wordt ingeschreven, nagaan of de betrokkene niet al in de basisadministratie van een gemeente is opgenomen. Dat kan door het bevragen van het Vestigingsregister. Ook afnemers kunnen vragen stellen aan het Vestigingsregister. Tevens vervult het Vestigingsregister een belangrijke rol bij het kanaliseren van gegevensstromen tussen de Nederlandse Antillen en Aruba en Nederland (PIVA-GBA). Belastingdienst De Belastingdienst heeft wat de GBA betreft twee rollen. De Belastingdienst is enerzijds een afnemer. Anderzijds is de Belastingdienst de instantie die SoFi-nummers aan personen toekent. Een persoon krijgt een SoFi-nummer nadat hij of zij in de basisadministratie van een gemeente is ingeschreven. De Belastingdienst krijgt een melding van die opname, kent een SoFi-nummer toe en stuurt dat vervolgens aan de betrokken gemeente. De gemeente neemt dat gegeven vervolgens op in haar basisadministratie. VAS VAS staat voor Vreemdelingen Administratie Systeem. Het VAS valt onder het ministerie van Justitie en maakt deel uit van de registraties en systemen die nodig zijn voor het uitvoeren van de vreemdelingenwetgeving. Het VAS heeft net als de Belastingdienst twee rollen. Het is én afnemer van gegevens uit de GBA én leverancier van gegevens over de verblijfsrechtelijke status van vreemdelingen voor de GBA. Als een vreemdeling in de basisadministratie van een gemeente is opgenomen, ontvangt het VAS daar bericht van. Nadat is bepaald wat de verblijfsrechtelijke status van de vreemdeling is, stuurt het VAS een verblijfstitelcode aan de betrokken gemeente. De gemeente neemt dat gegeven vervolgens op in haar basisadministratie. Als er wijzigingen optreden in de verblijfsrechtelijke status van een vreemdeling, stuurt het VAS de gewijzigde gegevens in de vorm van een nieuwe verblijfstitel aan de betrokken gemeente, die dat nieuwe gegeven weer opneemt. Agentschap BPR Het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) is belast met het beheer van de GBA als geheel. Daarbinnen worden de volgende taken uitgevoerd: Het beheer van het GBA-netwerk. De schouwing en toetsing van op het GBA-netwerk aangesloten systemen. De verantwoordelijkheid van de wet- en regelgeving. De zorg voor de kwaliteit van de GBA in z n geheel. De technische opzet van de GBA pagina 3

5 3 De systeembeschrijving en het Logisch Ontwerp GBA De voornaamste doelstellingen van de GBA in technische zin zijn de volgende. Het verzamelen, registreren en bijhouden van de persoonsgegevens in de basisadministraties moet overal op dezelfde manier gebeuren. Gemeenten moeten onderling op geautomatiseerde wijze gegevens over ingeschreven personen kunnen uitwisselen. Anders gezegd: als een persoon van de ene gemeente naar een andere verhuist, moeten zijn in de basisadministratie opgenomen gegevens meeverhuizen. Afnemers moeten op geautomatiseerde wijze gegevens over personen kunnen ontvangen, zowel eenmalig als bij voortduring. Om deze doelstellingen te bereiken zullen de applicaties van alle bij de GBA betrokken partijen aan een aantal eisen moeten voldoen. Die eisen zijn neergelegd in de systeembeschrijving. Deze bestaat uit het overgrote deel van het Logisch Ontwerp GBA (vaak aangeduid met LO ). De voornaamste onderdelen van het Logisch Ontwerp GBA zijn de volgende: Het gegevensmodel, oftewel welke gegevens kan de verzameling gegevens over een persoon bevatten en hoe ziet zo n verzameling gegevens er dan uit. De bijhoudingsvoorschriften voor de gemeenten oftewel met het oog op de structuur de voorschriften over de manier waarop gemeenten de in de GBA opgenomen gegevens over een persoon moeten bijhouden. De voorschriften die de gegevensverstrekking aan afnemers regelen. De voorschriften die vastleggen hoe de bij de GBA betrokken partijen op geautomatiseerde wijze gegevens over personen uitwisselen. Dat gebeurt met behulp van berichten. De voorschriften betreffen de inhoud van de berichten. De voorschriften voor het gebruik van het GBA-netwerk. Het GBA-netwerk is het netwerk dat gebruikt wordt om de hiervoor genoemde berichten te verzenden en te ontvangen. Het Logisch Ontwerp GBA is geen statisch document. Er vindt voortdurend aanpassing plaats aan ontwikkelingen in de maatschappij zoals die tot uitdrukking komen in bij voorbeeld wetswijzigingen. Ook wensen van bij de GBA betrokken partijen leiden geregeld tot wijziging van het Logisch Ontwerp GBA. 4 De Schouwing en Toetsing De GBA kan alleen maar goed functioneren als alle bij de GBA betrokken partijen gebruik maken van applicaties die voldoen aan de eisen die in het Logisch Ontwerp GBA zijn vastgelegd. Het gebruik van een niet goedgekeurde applicatie kan heel vervelende gevolgen hebben voor de GBA als geheel. De juistheid van de in de GBA opgenomen en daaruit verstrekte gegevens kan dan niet meer worden gegarandeerd. Daarom is voorgeschreven dat een van de bij de GBA betrokken partijen een applicatie of een wijziging in een applicatie pas in productie nemen, als de (gewijzigde) applicatie met pagina 4 De technische opzet van de GBA

6 succes de zogenoemde Schouwing en Toetsing (verder aangeduid met S&T) heeft doorlopen. S&T gebeurt op afstand via het GBA-netwerk met behulp van GBA-berichtencycli. Een en ander is zo ingericht dat BPR daarmee kan vaststellen of de betrokken applicatie (na de wijziging nog steeds) aan de eisen voldoet. De bij de GBA betrokken partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van de applicaties. Ze moeten maatregelen nemen om verkeerd gebruik of misbruik te voorkomen. 5 Het GBA-netwerk De Wet GBA schrijft automatisering voor ten behoeve van een doelmatige verwerking en verstrekking van persoonsgegevens. Om de communicatie tussen de bij de GBA betrokken partijen geautomatiseerd te laten plaatsvinden, is voorzien in een datacommunicatienetwerk, het GBA-netwerk. Het GBA-netwerk is niet-interactief, dat wil zeggen er is geen sprake van rechtstreeks contact tussen de partijen. De ene partij kan niet via het GBA-netwerk in de bestanden van een andere partij kijken. Een niet-interactief netwerk maakt onbevoegde toegang tot de administraties van de betrokken partijen en gebruik daarvan het buiten de bevoegdheid valt erg moeilijk. Onbevoegde toegang en onbevoegd gebruik moet voorkomen worden juist omdat het enerzijds om privacygevoelige gegevens gaat en anderzijds om gegevens waarop instanties hun beslissingen mede baseren. Het GBA-netwerk maakt gebruik van brievenbussen, in de praktijk aangeduid met de Engelse term mailboxen. De bij de GBA betrokken partijen kunnen berichten aan elkaar sturen en van elkaar ontvangen. Elke partij heeft daarom een uniek mailboxnummer. Elke bij de GBA betrokken partij moet elke werkdag in zijn brievenbus kijken en de daarin aanwezige berichten eruit halen. Alle partijen kennen alle mailboxnummers die in gebruik zijn. Een onderdeel van de beveiliging tegen onbevoegde toegang tot de basisadministratie van een partij is dan ook een controle op de geldigheid van de mailboxnummers. Alle partijen zijn ook op de hoogte van wat voor bevoegdheden de andere partijen hebben. Op die manier kan elke partij onbevoegd gebruik door een andere partij signaleren en dus verhinderen. Zie voor meer informatie hierover de brochure Gegevensverstrekking uit de GBA. Het GBA-netwerk kent een aantal beheersfuncties, die ervoor zorgen dat er geen berichten kwijt raken. Een afzender krijgt bericht als de mailbox van de geadresseerde langere tijd niet beschikbaar is. De afzender weet dan dat hij het bericht later nog eens moet versturen, want het bericht is niet aangekomen. Verder krijgt een afzender een melding als de geadresseerde het bericht niet binnen de afgesproken tijd uit zijn mailbox heeft opgehaald. Ook dan weet de afzender dat hij het bericht nog eens moet versturen, want na die afgesproken tijd wordt het bericht door het GBA-netwerk verwijderd. Die afgesproken tijd is standaard twee werkdagen, maar kan zonodig aangepast worden. Dat gebeurt bijvoor- De technische opzet van de GBA pagina 5

7 beeld als een partij aangeeft door omstandigheden gedurende kortere tijd niet in staat te zijn berichten uit zijn mailbox op te halen. De mailbox van die partij blijft beschikbaar, er kunnen dus berichten in die mailbox gezet worden. Zijn de omstandigheden zo, dat de partij gedurende langere tijd niet in staat is deel te nemen aan het berichtenverkeer, dan wordt zijn mailbox tijdelijk afgesloten. Verder is het zo dat eenmaal opgehaalde berichten gedurende een afgesproken tijd (standaard ook twee werkdagen) in het GBA-netwerk bewaard blijven. De berichten kunnen dan zo nodig nogmaals opgehaald worden. Na die afgesproken tijd worden die berichten door het GBA-netwerk verwijderd. Het onderdeel van het GBA-netwerk dat de berichten beheert, heet Cleaner. 6 De GBA-berichtencycli en de GBA-berichten Om de gegevensuitwisseling tussen de deelnemers zoveel mogelijk geautomatiseerd te kunnen laten verlopen, wordt er gebruik gemaakt van gestandaardiseerde berichten. Logisch bij elkaar horende berichten zijn gegroepeerd in zogenaamde berichtencycli. De GBA-berichten Berichten die partijen elkaar toesturen, moeten de applicaties van de ontvangende partijen automatisch kunnen afhandelen. Om deze automatische afhandeling mogelijk te maken is, zijn er voorschriften gemaakt over hoe de inhoud van die berichten er uit moet zien. Die voorschriften regelen enerzijds hoe de feitelijke gegevens moeten zijn opgenomen. Anderzijds regelen de voorschriften ook hoe de administratieve gegevens zoals afzender, ontvanger, referentie van de afzender, referentie van het bericht waar het betrokken bericht een antwoord op is, enz., in het bericht moeten zijn opgenomen. Verder is vastgelegd hoe in berichten moet worden opgenomen over welke persoon de in het bericht opgenomen gegevens gaan. In feite is een GBA-bericht te vergelijken met een papieren formulier, waarbij ook is afgesproken welke gegevens waar moeten zijn ingevuld. En net zoals er voor verschillende situaties verschillende formulieren zijn, zijn er in de GBA voor verschillende situaties verschillende berichten voorgeschreven. Elk te onderscheiden bericht heeft een naam, die ook in het bericht is opgenomen. Een ontvanger van een bericht weet dus meteen wat er aan de hand is. Dat vergemakkelijkt het geautomatiseerd verwerken van berichten, want voor elk onderscheiden bericht ligt ook vast wat de inhoud moet zijn. De gedefinieerde berichten zijn in drie groepen te verdelen, te weten: Berichten ten behoeve van de bijhouding en de consistentie van de GBA. Berichten met betrekking tot de gegevensverstrekking. Overige berichten. De gedefinieerde berichten kunnen ook nog anders bij elkaar gezet worden. Sommige berichten zijn namelijk altijd een reactie op een ander bericht. Zo n groep van berichten heet berichtencyclus. Een overzicht van een en ander vindt u in de folder waarin alle berichtencycli in drieluikvorm zijn opgenomen. pagina 6 De technische opzet van de GBA

8 De berichtencycli Behalve voorschriften over de inhoud van de berichten is ook de volgorde vastgelegd waarin zij tussen gemeenten onderling, tussen gemeenten en afnemers en in het algemeen tussen de bij de GBA betrokken partijen heen en weer gaan. Zo n serie berichten heet een berichtencyclus. Er zijn bijvoorbeeld berichtencycli voor de intergemeentelijke verhuizing en voor het beantwoorden van verzoeken van afnemers om gegevens. Overigens bestaan sommige berichtencycli maar uit een bericht. Er is dan van de ontvanger geen reactie voorzien op zo n bericht. Een belangrijke reden voor het definiëren van berichtencycli is dat het berichtenverkeer met zo weinig mogelijk menselijke tussenkomst moet kunnen worden afgewerkt. Daarom is in de berichtencycli die uit meer dan een bericht bestaan altijd ook voorzien in een bericht dat aangeeft dat het resultaat van de verwerking van het bericht door de ontvanger niet is zoals de verzender verwachtte. Zo n bericht bevat dan informatie over wat er anders is gegaan dan verwacht. De ontvanger van zo n zogenoemd foutbericht kan dan vaak zelf bepalen welke vervolgactie nodig is om wel het verwachte antwoord te verkrijgen. Een foutbericht volgt bij voorbeeld als bij de verwerking van een verzoek van een afnemer de gezochte persoon niet kan worden gevonden. In het berichtenverkeer zijn foutsituaties mogelijk die duiden op een ernstige verstoring van het berichtenverkeer. Die foutsituaties zijn vanwege het onvoorziene karakter niet binnen de gedefinieerde berichtencycli af te handelen. Toch moeten deze foutsituaties opgevangen worden om te voorkomen dat de berichtencycli vast komen te zitten. Er zijn drie typen niet voorziene foutsituaties. Daarom is er een drietal berichten gedefinieerd om die foutsituaties te signaleren. Een partij kan in voorkomende gevallen een van die drie berichten als reactie op elk ander ontvangen bericht sturen aan de afzender van het betrokken bericht. De berichtencyclus breekt met het versturen van zo n speciaal foutbericht automatisch af. 7 De GBA-audit De eigen verantwoordelijkheid van de bij de GBA betrokken partijen met betrekking tot het juist gebruik van de applicaties is al genoemd. Gemeenten zijn houder van hun basisadministratie. Gegevens van personen verhuizen van de ene gemeente naar de andere als de betrokken personen verhuizen. Fouten in de basisadministratie van de ene gemeente kunnen dus in de basisadministratie van een andere gemeente terechtkomen. Gemeenten verstrekken vanuit de basisadministraties gegevens aan afnemers. Fouten in de basisadministratie hebben de levering van onjuiste gegevens aan afnemers tot gevolg. Het is dus van belang te kunnen vaststellen dat met name gemeenten op een juiste wijze invulling geven aan de eigen verantwoordelijkheden die zij hebben in het kader van de bijhouding van de basisadministratie persoonsgegevens. Gemeenten zijn daarom verplicht eens in de drie jaar een zogenoemde GBA-audit te laten uitvoeren. In zo n audit worden de volgende zaken beoordeeld: Zijn de in de basisadministratie opgenomen gegevens correct. Is de basisadministratie op de voorgeschreven wijze bijgehouden. De technische opzet van de GBA pagina 7

9 Zijn de interne procedures en voorschriften die de gemeente gebruikt bij de bijhouding van de GBA zodanig dat die bijhouding op de juiste wijze kan geschieden. Waarborgen de interne procedures en voorschriften in de gemeente voldoende bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen, van wie er gegevens in de basisadministratie zijn opgenomen. BPR beoordeelt de resultaten van de audits op hoofdlijnen om inzicht te krijgen in de gegevenskwaliteit in totaliteit alsmede om na te gaan of de processen in zijn algemeenheid overeenkomstig de voorschriften in het Logisch Ontwerp worden uitgevoerd. Ook wordt gecontroleerd of aan de minimale privacyeisen is voldaan. Bij onvoldoende resultaat is een heraudit verplicht. 8 Meer informatie Meer informatie over de GBA is beschikbaar in de andere door BPR uitgegeven brochures. De reeks bestaat uit: Het GBA-stelsel. De technische opzet van de GBA. De gegevensverzamelingen van de GBA. Gegevensverstrekking uit de GBA. In aanvulling op de brochure Gegevensverstrekking uit de GBA is er nog het zogenoemde GBA-drieluik. Het GBA-drieluik bevat een schematisch overzicht van de berichtencycli in de GBA. Diepgaander informatie is te vinden in het Logisch Ontwerp GBA en in de Handleiding Uitvoeringsprocedures. Deze publicaties gaan ook uitgebreid in op het hoe en wat van de bijhouding van de GBA. Het begrip brondocument komt met name in de Handleiding Uitvoeringsprocedures uitgebreid aan de orde. Uiteraard bevat ook de Wet GBA en de verdere GBA-regelgeving met de erbij horende toelichtingen de nodige informatie. Al deze publicaties zijn in te zien en desgewenst te downloaden vanaf de website van BPR ( pagina 8 De technische opzet van de GBA

10 De technische opzet van de GBA pagina 9