Achtergronden en begrippen

Transcriptie

1 Hoofdstuk 2 Achtergronden en begrippen Inhoudsopgave Hoofdstuk 2 Achtergronden en begrippen Het GBA-stelsel Bijhouden en verstrekken van gegevens Welke procedures worden in deze handleiding beschreven? De inschrijving in een gemeentelijke basisadministratie De structuur van de persoonslijst De soorten gegevens Administratieve levensloop 9 Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 2 pagina 1

2 Hoofdstuk 2 pagina 2 Handleiding Uitvoeringsprocedures

3 Hoofdstuk 2 Achtergronden en begrippen In dit hoofdstuk zal een aantal begrippen en achtergronden worden toegelicht zodat deze handleiding toegankelijker wordt en inzicht verkregen wordt in het GBA-stelsel. 2.1 Het GBA-stelsel Bij invoering van de Wet GBA is het stelsel van handmatig bij te houden persoonskaarten vervangen door een stelsel van elektronische persoonslijsten waarop persoonsgegevens kunnen worden vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens over de persoon zelf, zoals naam, geslacht en geboortedatum, gegevens over de ouders, over de nationaliteit, over de echtgenoot/geregistreerd partner, over de woonplaats en het adres en gegevens over eventuele kinderen. Het totaal aan persoonslijsten die in een gemeente worden bijgehouden vormen, samen met de zogenaamde verwijsgegevens, een gemeentelijke basisadministratie. De Wet GBA legt alle gemeenten de verplichting op om deze basisadministratie geautomatiseerd bij te houden. De gemeenten moeten daartoe beschikken over een goedgekeurd geautomatiseerd systeem waarmee zij via het landelijk datacommunicatienetwerk persoonsgegevens kunnen uitwisselen. 2.2 Bijhouden en verstrekken van gegevens Het bijhouden van een gemeentelijke basisadministratie omvat de volgende twee activiteiten: 1. het inschrijven van burgers en 2. het administreren van wijzigingen in de gegevens over de burgers die in de gemeente zijn ingeschreven. Naast het bijhouden van de gemeentelijke basisadministratie moeten daaruit ook gegevens verstrekt kunnen worden aan afnemers (dit zijn instanties van overheid en semi-overheid), aan derden (dit zijn alle instanties en personen die geen afnemer of de ingeschrevene zelf zijn) of aan de ingeschreven burger zelf. In deze handleiding wordt verder geen aandacht besteed aan de verstrekking van gegevens. Het spreekt uiteraard voor zich dat instanties en personen die gegevens krijgen uit de gemeentelijke basisadministratie er belang bij hebben dat de gegevens die zij ontvangen correct zijn. Het is dus zaak dat de gemeentelijke basisadministratie zo goed mogelijk wordt bijgehouden. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 2 pagina 3

4 2.3 Welke procedures worden in deze handleiding beschreven? De procedures die in deze handleiding worden beschreven hebben alleen betrekking op het bijhouden van de gemeentelijke basisadministratie. Dat wil zeggen dat alleen procedures zijn beschreven die betrekking hebben op het in- en uitschrijven van burgers en het administreren van wijzigingen in de gegevens over de burgers die in de gemeente zijn ingeschreven. Dit zijn echter niet alle uitvoeringsprocedures. In de praktijk kunnen nog andere werkzaamheden uitvoeringsprocedures genoemd worden, bijvoorbeeld: - het identificatieproces; - het verrichten van baliewerkzaamheden, die nodig zijn om persoonsgegevens te verzamelen; - het doen van verstrekkingen uit de basisadministratie; - het protocolleren van verstrekkingen en - het verlenen van inzage in de persoonsgegevens aan de ingeschrevene zelf. De begrippen die het L.O. daarvoor gebruikt zijn: inschrijvings- en actualiseringprocedures. Concreet gaat het om de volgende procedures: a. de inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie. In dit geval wordt het aantal in de basisadministratie van de betreffende gemeente opgenomen persoonslijsten met één vermeerderd. Deze activiteit wordt inschrijvingsprocedure genoemd (aanleggen van een persoonslijst). De inschrijving als gevolg van een intergemeentelijke verhuizing heeft tot gevolg dat het aantal PL-en in de vertrekgemeente met één verminderd en de nieuwe vestigingsgemeente met één vermeerderd wordt. b. het actualiseren (wijzigen) van de gegevens zoals die voorkomen op de persoonslijsten die in de gemeentelijke basisadministratie zijn opgenomen. In dat geval veranderen de gegevens van de gemeentelijke basisadministratie zonder dat het aantal persoonslijsten in de betreffende gemeente toe- of afneemt. Het betreft in dit geval wijzigingen in de gegevens als gevolg van veranderingen in de persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld een huwelijk) en/of de omgeving (bijvoorbeeld een verandering van de straatnaam) van een persoon. Deze activiteit wordt het wijzigen van een persoonslijst genoemd. 2.4 De inschrijving in een gemeentelijke basisadministratie De inschrijving in een gemeentelijke basisadministratie kan een eerste inschrijving zijn of een vervolginschrijving. Hoofdstuk 2 pagina 4 Handleiding Uitvoeringsprocedures

5 Bij een eerste inschrijving is er nog in geen enkele Nederlandse gemeente een persoonslijst van de in te schrijven persoon aanwezig. Bij een vervolginschrijving is er al wel een persoonslijst in een gemeentelijke basisadministratie aanwezig. Aangezien er van een persoon maar één persoonslijst in de GBA aanwezig mag zijn, moet bij een vervolginschrijving de persoonslijst opgehaald worden in de gemeente waar deze zich bevindt (de vertrekgemeente) en opgenomen worden in de basisadministratie van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven (de vestigingsgemeente). De vertrekgemeente neemt voor de persoonslijst in de plaats verwijsgegevens in haar basisadministratie op. Deze verwijsgegevens worden ontvangen van en verwijzen naar de opvolgende gemeente waar de persoon is ingeschreven, de vestigingsgemeente. De procedures voor het verzenden van persoonslijsten en verwijsgegevens zijn niet in dit handboek opgenomen, maar zijn beschreven in het Berichtenboek, Bijlage III van het LO-GBA. 2.5 De structuur van de persoonslijst De persoonslijst is verdeeld in categorieën, een categorie is verdeeld in groepen en een groep bestaat uit een of meer elementen. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 2 pagina 5

6 De categorieën vormen de basis voor de inrichting van de persoonslijst. In het onderstaande schema zijn alle categorieën weergegeven die op de persoonslijst kunnen voorkomen. Ten behoeve van de overzichtelijkheid zijn gegevens die een sterke onderlinge samenhang vertonen bijeengebracht in groepen. Een voorbeeld daarvan is de groep 03 Geboorte, die bestaat uit de elementen Geboortedatum, Geboorteplaats en Geboorteland. Een aantal groepen komt in meerdere categorieën voor. Hoofdstuk 2 pagina 6 Handleiding Uitvoeringsprocedures

7 De elementen tenslotte vormen de basis voor het vastleggen van gegevens in de GBA. Elk element heeft een uniek nummer en een unieke naam. Het elementnummer bestaat uit vier cijfers. De eerste twee cijfers geven aan tot welke groep het element behoort, de volgende twee cijfers bevatten het volgnummer van het element binnen de groep. Het nummer van de groep en het volgnummer worden gescheiden door een punt. Zo is het element Voornamen opgebouwd uit het nummer van de groep Naam: 02, gevolgd door het volgnummer binnen die groep: 10. De samenhang tussen categorieën, groepen en elementen kan schematisch als volgt worden weergegeven: Naast de voornoemde begrippen is er nog het begrip rubriek. Een rubriek is de combinatie van een categorie, een groep en een element. Wanneer een element uit een bepaalde groep wordt geplaatst in een categorie ontstaat een rubriek. Bijvoorbeeld als het element Voornamen uit de groep Naam wordt geplaatst in de categorie Ouder1 ontstaat de rubriek Voornamen Ouder1. Wanneer het element Voornaam uit de groep Naam echter wordt geplaatst in de categorie persoon ontstaat een andere rubriek, namelijk de rubriek Voornamen persoon. In het Gegevenswoordenboek, Bijlage I van het L.O. is precies aangegeven welke voorwaarden gelden t.a.v. het voorkomen van categorieën, groepen en elementen. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 2 pagina 7

8 2.6 De soorten gegevens Op de persoonslijsten in de GBA zijn vier soorten gegevens opgenomen die ieder hun eigen functie hebben: 1. algemene gegevens (art a Wet GBA) Deze vormen de belangrijkste gegevens van de GBA. Het betreft onder andere het administratienummer, de naamsgegevens, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de ingeschreven persoon. Naast de gegevens van artikel 34, eerste lid, onder a, Wet GBA is ook de datum ingang familierechtelijke betrekking uit artikel 39 Wet GBA opgenomen. 2. administratieve gegevens (art c Wet GBA) Administratieve gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij algemene gegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan welke brondocumenten de gegevens ontleend zijn, wanneer ze zijn ontleend, wanneer ze zijn opgenomen en of er een onderzoek naar de juistheid ervan is gedaan of gaande is. Andere administratieve gegevens zeggen iets over de inschrijving, over de systematische verstrekking van gegevens of juist over het niet verstrekken van gegevens. 3. bijzondere gegevens (art b Wet GBA) Dit zijn de gegevens in de categorieën 12 Reisdocument en 13 Kiesrecht. Deze zijn in de GBA opgenomen met een specifiek doel. Zij zijn nodig voor het uitvoeren door de gemeenten van de op grond van de Paspoortwet en de Kieswet aan hun opgedragen taken. 4. technische gegevens De technische gegevens zijn uitsluitend in categorie 07, groep 80 Synchroniciteit, opgenomen en zijn bedoeld om de synchroniteit tussen de persoonslijsten bij de gemeenten en die in de GBA Verstrekkingen (GBA-V) te bewaken. In de basisadministratie(s) van een voorgaande gemeente van inschrijving worden de volgende soorten gegevens betreffende een persoon opgenomen: 1. algemene gegevens (art a Wet GBA) Het betreft onder andere het administratienummer, de naamsgegevens, de geboortedatum en de gegevens over de inschrijving in de opvolgende gemeente. Hoofdstuk 2 pagina 8 Handleiding Uitvoeringsprocedures

9 2. administratieve gegevens (art b Wet GBA) Administratieve gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij algemene gegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan of een onderzoek naar de juistheid gedaan is of gaande is of over het niet verstrekken van gegevens. De soorten gegevens komen niet zo maar willekeurig en door elkaar heen op een persoonslijst voor. In één categorie komen één of meer soorten gegevens in groepen verdeeld voor. In één groep staan uitsluitend gegevens die tot de zelfde soort behoren. Zie voor de verdeling van de gegevens over de persoonslijst het Gegevenswoordenboek, Bijlage I bij het LO-GBA. 2.7 Administratieve levensloop In de basisadministratie worden gegevens opgenomen en bijgehouden die betrekking hebben op personen. Deze gegevens worden op de persoonslijst overgeschreven uit brondocumenten, zoals een geboorteakte of een rechterlijke uitspraak. Een persoonslijst is een verzameling van persoonsgegevens met betrekking tot een bepaalde persoon. Deze verzameling verandert wanneer de persoonsgegevens wijzigen omdat er bepaalde rechtsfeiten plaatsvinden, zoals een erkenning, een huwelijk, de geboorte van een kind, een overlijden, enz. Om inzicht te geven in de veranderingen die hebben plaatsgevonden, wordt er historie opgebouwd. De persoonslijst moet als het ware de administratieve levensloop van een persoon weergeven. Dit kan alleen als: 1. duidelijk is aangegeven wanneer de gegevens zijn opgenomen; 2. duidelijk is vanaf wanneer bepaalde gegevens geldig zijn; 3. er geen gaten in de levensloop zijn. Zoals eerder gezegd is de GBA vooral een overschrijfadministratie, die zijn bewijskracht vooral ontleent aan de onderliggende brondocumenten. Dit kan alleen als: 1. aangegeven is aan welke brondocumenten de gegevens zijn ontleend; 2. de juiste brondocumenten zijn gebruikt. In hoofdstuk 3 Brondocumenten wordt uitgebreid op het bovenstaande ingegaan. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 2 pagina 9

10 Hoofdstuk 2 pagina 10 Handleiding Uitvoeringsprocedures