Uitvoeringskader Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek

Transcriptie

1 Uitvoeringskader Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek Versie 2015 Datum 15 januari 2015 Status Definitief

2

3 Colofon Afzendgegevens Contactpersoon Projectnaam Ons kenmerk Auteurs Directie Internationale Aangelegenheden Afdeling Europa en Projecten Dr. H. Colijnlaan ZA Rijswijk Postbus DZ Rijswijk Ondersteuning Zelfstandig Vertrek T F subsidie@dtv.minvenj.nl Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek DT&V/beleid/2015/UIT-50 Dienst Terugkeer en Vertrek Pagina 3 van 48

4

5 Inhoud Colofon Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Inleiding 7 1. De Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek Doel en doelgroepen Organisatie DT&V Subsidieaanvragers, projectindieners en projectuitvoerders Subsidieplafond en subsidietijdvak Indienen subsidieaanvragen Eisen aan de aanvraag Selectie subsidieaanvragen Uitvoering project Informatie-uitwisseling met de DT&V Afsluiting project Algemene vereisten en aandachtspunten per fase Aanvraagfase Algemeen Herstelverzuim Begroting Subsidieverlening Uitvoeringsfase Tijdvak en tijdsplanning Samenwerkingspartners Bevoorschotting Startgesprek Voortgangsrapportage Tussentijdse informatieverschaffing Wijziging projectvoorstel en/of begroting Monitorbezoek Einde uitvoeringsfase Vaststellingsfase Algemeen Beoordeling vaststellingsrapportage Het melden van omstandigheden na de subsidievaststelling Uitbetaling/terugvordering Opeisbaarheid reeds uitbetaalde subsidies en voorschotten Faillissement Overige aandachtspunten Toezicht en controle Publiciteit Bezwaar en beroep Correspondentie / contactgegevens Inrichting van de projectadministratie Algemene uitgangspunten subsidiabiliteit Algemene richtlijnen voor subsidiabele kosten Inkomsten Kosten na de einddatum van het subsidietijdvak Projectadministratie 26 Pagina 5 van 48

6 Financiële administratie Subsidiabele kosten Kostenpost Personeelskosten Algemeen Voor welke medewerkers Welke personeelskosten zijn subsidiabel (niet-limitatief) Welke personeelskosten zijn niet subsidiabel (niet limitatief) Berekening personeelskosten Kostenpost Reis- en verblijfkosten Kostenpost Materieel Algemeen Huur en Leasing Aankopen Kostenpost Onroerend goed Algemeen Aankoop, bouw of renovatie Huur Kostenpost Verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten Kostenpost Onderaanneming Algemeen Wat wordt verstaan onderaanneming? Kostenpost Kosten i.v.m. OZV-(mede)financiering Kostenpost Expertisekosten Kostenpost Specifieke uitgaven i.v.m. doelgroepen Kostenpost Overhead (indirecte kosten) Kostenpost Niet-subsidiabele kosten Financiering 47 Pagina 6 van 48

7 Inleiding Dit Uitvoeringskader is met name geschreven voor organisaties die in 2015 subsidie willen aanvragen of een beschikking tot subsidieverlening hebben ontvangen op grond van de Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek (OZV). Het Uitvoeringskader heeft als doel informatie te verschaffen over de minimale administratieve vereisten die gesteld worden aan activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie op grond van de Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek. Het vastleggen van de gegevens en bescheiden zoals beschreven in dit Uitvoeringskader, is essentieel voor een juiste administratieve uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt. Deze gegevens bieden inzicht in de voortgang van de activiteiten en zijn van belang voor de evaluatie van het project. Daarnaast geeft het Uitvoeringskader aanwijzingen die toegepast kunnen worden bij het opstarten, het inrichten en het voeren van de projectadministratie. Hierbij wordt soms verwezen naar gedetailleerde regelgeving elders. Het Uitvoeringskader kan ook worden benut als hulpmiddel bij het opstellen van een subsidieaanvraag en het invullen van het aanvraagformulier. Hoofdstuk 1 begint met achtergrondinformatie over de Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek en de verschillende partijen die een rol spelen. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk aandacht besteed aan de aanvraag van subsidie, de projectuitvoering, bevoorschotting, rapportageverplichtingen, de eindverantwoording en de vaststelling van de OZV subsidie. Ook de informatieuitwisseling met de DT&V als uitvoerder van het terugkeerbeleid komt aan bod. Hoofdstuk 2 bevat de algemene vereisten en aandachtspunten per fase en gaat in op de administratieve gang van zaken tijdens de verschillende fasen van het subsidieproces: de aanvraag-, uitvoerings- en verantwoordings- c.q. vaststellingsfase. Hoofdstuk 3 vermeldt de overige aandachtspunten voor dit project. Hoofdstuk 4 geeft de inrichting van de projectadministratie weer en stelt de algemene kenmerken van de vereiste projectadministratie aan de orde aan de hand van de algemene richtlijnen voor subsidiabele kosten. Hoofdstuk 5 bevat de toelichting van de verschillende onderdelen van de begroting. Voor actuele informatie wordt aangeraden om regelmatig te kijken op de website van de DT&V: mdelingen/. Op deze site kunt u alle relevante documenten raadplegen en downloaden, zoals het aanvraagformulier, begrotingsformat en verificatieformulier. Pagina 7 van 48

8 1. De Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek 1.1. Doel en doelgroepen De hoofddoelstelling van de subsidieregeling is de inbewaringstelling van vreemdelingen ter fine van uitzetting te voorkomen door het zelfstandig vertrek van vreemdelingen uit Nederland te ondersteunen. Subdoelstellingen van de subsidieregeling zijn: de duurzame terugkeer van vreemdelingen naar het land van herkomst te ondersteunen; kosten te besparen op het vertrekproces ten opzichte van vreemdelingenbewaring; de samenwerking tussen de Dienst Terugkeer en Vertrek en nietgouvernementele organisaties te bevorderen; de betrokkenheid van gemeenten bij het voorkomen van inbewaringstelling te bevorderen. De te verstekken subsidies zijn bedoeld voor projectactiviteiten die erop gericht zijn de doelgroep te bewegen tot zelfstandig vertrek, voor te bereiden op zelfstandig vertrek en een perspectief te bieden op herintegratie in het land van herkomst/bestemming na vertrek. De doelgroep bestaat uit alle vreemdelingen zonder rechtmatig verblijf in Nederland, met uitzondering van: vreemdelingen die een zwaar inreisverbod van meer dan vijf jaar opgelegd hebben gekregen dan wel veroordeeld zijn voor zedenmisdrijven of mensenhandel/mensensmokkel; vreemdelingen die de nationaliteit bezitten van een land opgenomen in het overzicht van landen wier onderdanen niet in aanmerking komen voor vertrek op basis van het REAN-programma; die deelnemen of hebben deelgenomen aan een project voor ondersteuning in natura bij terugkeer Organisatie DT&V De DT&V is een taakorganisatie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie die valt onder het Directoraat-generaal Vreemdelingenzaken. De DT&V heeft tot taak om op humane en professionele wijze het vertrek te bevorderen van vreemdelingen die Nederland dienen te verlaten. Als professionele uitvoerder van het terugkeerbeleid van de regering neemt de DT&V het initiatief om het vertrek zorgvuldig, waardig en tijdig te laten verlopen. Dit gebeurt in goede samenwerking met de andere betrokken overheidsdiensten en maatschappelijke organisaties. De DT&V staat daarbij voor een transparante en humane werkwijze, met respect voor de vreemdeling. Zo levert de DT&V een bijdrage aan veiligheid, maatschappelijk evenwicht en het in stand houden van een breed draagvlak voor een open en gastvrij Nederland. Pagina 8 van 48

9 Subsidieverlening voor de ondersteuning van zelfstandig vertrek past daarom bij de missie van de DT&V. Aan de hand van de ministeriële regeling en de wet- en regelgeving die erop van toepassing is, beslist de DT&V namens de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie op de ingediende OZV-subsidieaanvragen. Daarnaast is de DT&V verantwoordelijk voor het opstellen en verstrekken van een aanvraagformulier, begrotingsformat, beschikking, uitvoeringskader en verificatieformulier. De DT&V is ook het aanspreekpunt voor vragen over de regeling en de uitvoering hiervan. Aan het eind van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend, zal de DT&V de verantwoording beoordelen aan de hand van een ingediend inhoudelijk en financieel eindverslag. Indien nodig kunnen steekproeven worden uitgevoerd en/of een accountantsrapport worden opgesteld Subsidieaanvragers, projectindieners en projectuitvoerders De subsidies zijn bedoeld voor vanuit Nederland opererende niet-gouvernementele organisaties (ngo s) die in staat zijn tot adequaat financieel beheer en door ervaringsdeskundigheid een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten kunnen waarborgen. Organisaties kunnen zowel zelfstandig als gezamenlijk een aanvraag indienen. In het geval van een gezamenlijke aanvraag treedt één van hen namens hen allen op als penvoerder, de anderen zijn mede-indieners. Indien een dergelijke aanvraag wordt gehonoreerd, wordt de penvoerder de subsidieontvanger. Hij zal volledig verantwoordelijk en aanspreekbaar zijn voor de uitvoering van de voorgenomen activiteiten en voor de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen. Aan particulieren, bedrijven en overheden wordt geen subsidie verstrekt Subsidieplafond en subsidietijdvak De DT&V krijgt vanaf 1 januari 2014 structureel jaarlijks een bedrag van 1 miljoen beschikbaar voor projecten die zelfstandig vertrek ondersteunen. De subsidieverstrekking vindt plaats op basis van de Regeling van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 5 maart 2014, nr. DT&V/beleid/2013/UIT-1108, houdende regels met betrekking tot subsidieverstrekking in het kader van ondersteuning zelfstandig vertrek (Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek), het Kaderbesluit BZK-subsidies en de Kaderwet overige BZK-subsidies. Het subsidieplafond geldt steeds voor een periode van 1 januari tot en met 31 december. Een aanvraag voor een project dient tenminste EUR ,00 en ten hoogste EUR ,00 per tijdvak van 12 maanden te bedragen. De looptijd van een project waarvoor een subsidie wordt verstrekt, kan langer zijn en bedraagt ten hoogste 24 maanden. In het laatste geval kan er voor beide jaren een bedrag als hiervoor genoemd worden verstrekt. Dit betekent dat de aanvraag voor het gehele bedrag in één keer, voor meer dan 12 maanden, kan plaatsvinden, waarna een bevoorschotting van maximaal 50% over het totale subsidiebedrag per jaar plaatsvindt. In de subsidiebeschikking zijn nadere bepalingen ten aanzien van de Pagina 9 van 48

10 bevoorschotting opgenomen Indienen subsidieaanvragen Per kalenderjaar kunnen projectvoorstellen voor subsidieaanvragen vanaf 1 januari dan wel na publicatie in de Staatscourant van een nieuwe regeling worden ingediend. Alle informatie, waaronder het aanvraagformulier en het begrotingsformat, is te vinden op de website van de DT&V: mdelingen/ De indieningsperiode sluit elk kalenderjaar op 1 oktober of zodra het subsidieplafond is bereikt. Voortijdige uitputting wordt in de Staatscourant en op de website bekendgemaakt. De aanvraag moet in ieder geval per post en bij voorkeur eveneens per worden ingediend. Daarbij moet gebruik worden gemaakt van de op de website gepubliceerde formulieren. De in het aanvraagformulier genoemde verplichte bijlagen moeten worden meegezonden. Of de optionele bijlagen moeten worden meegezonden, hangt af van de aanvraag. Aanvragen dienen te worden gestuurd naar: Dienst Terugkeer en Vertrek T.a.v. Directie Internationale Aangelegenheden Postbus DZ RIJSWIJK Tegelijk kan een elektronische kopie van de schriftelijke aanvraag worden gezonden naar het adres van de DT&V: subsidie@dtv.minvenj.nl. De DT&V stelt de subsidieaanvrager binnen vijf werkdagen na ontvangst schriftelijk op de hoogte van de ontvangst van de subsidieaanvraag Eisen aan de aanvraag Een aanvraag wordt opgesteld in het Nederlands of Engels op basis van het ter beschikking gestelde Aanvraagformulier OZV en bevat in ieder geval de volgende gegevens en bescheiden: een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd; een toelichting op de wijze waarop en de mate waarin de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de betreffende subsidieregeling; een gespecificeerde begroting, die een goed inzicht geeft in de geraamde inkomsten en uitgaven, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd; een tijdsplanning van de activiteit; indien voorschotten worden aangevraagd, een weergave van de liquiditeitsbehoefte gedurende het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd, zo mogelijk per tijdvak van drie maanden; Pagina 10 van 48

11 het bankrekeningnummer waarop het subsidiebedrag dient te worden gestort, inclusief een bewijs dat de bankrekening op naam van de aanvrager staat; een uittreksel van de inschrijving van de aanvrager bij de Kamer van Koophandel; de goedgekeurde jaarstukken (jaarrekening en bevindingen opgesteld door de accountant) over het laatst aanwezige, afgesloten boekjaar. Andere bijlagen kunnen vereist zijn afhankelijk van de aanvraag. Als bijvoorbeeld een samenwerkingspartner bij de activiteiten betrokken wordt, dient een samenwerkingsverklaring bij de aanvraag te zijn gevoegd Selectie subsidieaanvragen De subsidie wordt, totdat het subsidieplafond is bereikt, verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen (bepaald op basis van datum poststempel), met dien verstande dat indien een aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag en met toepassing van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht, de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, de dag waarop de aanvraag voldoet aan de wettelijke voorschriften met betrekking tot de verdeling als datum van ontvangst geldt. Naast de Regeling van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 5 maart 2014 zijn de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, de Kaderwet overige BZK-subsidies en het Kaderbesluit BZK-subsidies onverkort van toepassing op de beoordeling van aanvragen en de uiteindelijke subsidieverstrekking en vaststelling. De aanvragen zullen worden beoordeeld met inachtneming van deze regelgeving en in overeenstemming met de maatstaven die in deze wet- en regelgeving zijn neergelegd. Dat geldt ook voor de subsidievaststelling en ook in het geval van cofinanciering. De beoordeling vindt plaats binnen 13 weken nadat de DT&V de subsidieaanvraag heeft ontvangen. Deze termijn wordt verlengd met de periode tussen het verzoek om aanvullingen ( herstelverzuim ) en de ontvangst van deze aanvullingen door de DT&V. De DT&V bekijkt eerst of de aanvraag aan alle formele vereisten (zie 1.6) voldoet en of de verstrekte gegevens en bescheiden voldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of de voorbereiding van de beschikking. Indien informatie ontbreekt, onduidelijk is of niet juist lijkt te zijn ingevuld, dan krijgt de subsidieaanvrager de mogelijkheid om binnen drie weken alsnog de aanvullende gegevens aan te leveren of een toelichting te verschaffen. Dit is de zogenaamde herstelverzuimprocedure. Na het verstrijken van de herstelverzuimperiode wordt de aanvraag beoordeeld aan de hand van de beoordelingscriteria die in de Subsidieregeling zijn genoemd. Als de DT&V besluit subsidie te verstrekken, dan wordt in de beschikking vastgelegd voor welke activiteiten subsidie wordt toegekend, hoeveel subsidie wordt verstrekt en wanneer voorschotbetalingen plaatsvinden en aan welke voorwaarden en verplichtingen de subsidieontvanger is gebonden. Bevoorschotting geschiedt slechts indien is voldaan aan de in de subsidieverlening vastgestelde voorwaarden betreffende de financiële én inhoudelijke aspecten. Als de DT&V besluit geen subsidie te verstrekken, dan wordt in de beschikking uitgelegd waarom de aanvraag wordt afgewezen. Pagina 11 van 48

12 Zowel op de afwijzingsbeschikking als op de beschikking tot subsidieverlening zijn de bepalingen van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht (AWB) van toepassing. Binnen 6 weken na de dag van verzending van de beschikking, kan men bezwaar maken tegen de beslissing. Het maken van een bezwaar geschiedt door het indienen van een bezwaarschift bij de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, postbus 20301, 2500 EH Den Haag. Het bezwaarschrift moet op grond van artikel 6:5 Awb zijn ondertekend en omvat ten minste de naam en het adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden van het bezwaar. Met de subsidieverlening wordt de aanspraak op financiële middelen bevestigd en kunnen voorwaarden en verplichtingen worden opgelegd. De beschikking bepaalt ook welke bedragen op welk moment als voorschot worden overgemaakt. De beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft recht op betaling van het vastgestelde bedrag, met verrekening van verstrekte voorschotten Uitvoering project De subsidieontvanger is verplicht het project uit te voeren op de wijze zoals in de goedgekeurde aanvraag is voorgesteld. Afwijkingen en/of bijstellingen in het project, zowel inhoudelijk als financieel, dient de subsidieontvanger zo spoedig mogelijk te melden aan de DT&V. Zonder instemming van de DT&V kunnen afwijkingen en/of bijstellingen in het project niet worden doorgevoerd. Ieder halfjaar ontvangt de DT&V een voortgangsrapportage. De DT&V beoordeelt de voortgangsrapportage en stelt indien nodig aanvullende vragen over de inhoudelijke en financiële voortgang van het project. Na ontvangst van de eerste voortgangsrapportage legt de contactpersoon van de DT&V een monitorbezoek af bij de subsidieontvanger en/of projectuitvoerder. Daarbij wordt de voortgang van het project zowel inhoudelijk als financieel besproken. Bovendien wordt een oordeel gevormd over de kwaliteit van de gevoerde administratie. Het doel van het monitorbezoek is om eventuele knelpunten bij de inhoudelijke en financiële voortgang in een vroeg stadium te bespreken en op te lossen, zodat problemen bij de subsidievaststelling zoveel mogelijk worden voorkomen. Indien zich bijzondere omstandigheden voordoen die de uitvoering van de activiteiten of de subsidiabiliteit serieus in gevaar kunnen brengen, moet dat tussentijds schriftelijk worden gemeld aan de contactpersoon van de DT&V die in de beschikking staat vermeld. In dat geval kan dus niet worden gewacht tot het tijd is de volgende voortgangsrapportage in te dienen. Ook als de subsidieontvanger of één van de samenwerkingspartners in surséance van betaling of staat van faillissement komt te verkeren, of dreigt te komen verkeren, moet dat onmiddellijk worden gemeld Informatie-uitwisseling met de DT&V Tijdens de uitvoering van het project is het van belang dat de subsidieontvanger niet alleen rapporteert over de inhoudelijke en financiële voortgang van het project, maar ook informatie uitwisselt met de DT&V over de voortgang van de Pagina 12 van 48

13 ondersteuning in individuele trajecten. De subsidieontvanger dient elke vreemdeling die deelneemt aan het project ter goedkeuring aan te melden bij de DT&V door middel van het verificatieformulier. Daarnaast houdt de subsidieontvanger de DT&V maandelijks op de hoogte van de voortgang in de individuele terugkeertrajecten door middel van een voortgangsformulier. De subsidieontvanger dient tussentijdse beëindiging van de ondersteuning, hetzij door de vreemdeling, hetzij door de projectorganisatie(s), onverwijld te melden aan de DT&V. Het is van groot belang dat de DT&V een vertrekbericht ontvangt voor elke deelnemer aan het project die zelfstandig uit Nederland is vertrokken. Wanneer vertrek plaatsvindt onder begeleiding van de Internationale Organisatie voor Migratie, volstaat het vertrekbericht van IOM. De DT&V hoeft voor elke terugkeerder slechts één vertrekbericht te ontvangen. Het blijft echter in alle gevallen de verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger dat de DT&V beschikt over één vertrekbericht voor elke deelnemer die vertrokken is. Op basis van deze vertrekberichten worden de vertrekresultaten van het project vastgesteld. De formats voor het verificatieformulier, het voortgangsformulier en het vertrekbericht zijn te vinden op de website van de DT&V: mdelingen/ Afsluiting project Het project eindigt op de laatste dag van het subsidietijdvak dat in de beschikking tot subsidieverlening staat vermeld. Binnen drie maanden na beëindiging van het project dient de subsidieontvanger een verzoek in om vaststelling van de subsidie. Dit verzoek gebeurt in de vorm van een eindverslag, waarin de subsidieontvanger een opgave doet van de behaalde resultaten, redenen waarom doelstellingen wel of niet zijn gehaald en de financiële aspecten. Voor het eindverslag dient dezelfde opzet gevolgd te worden als voor de aanvraag en de begroting. De DT&V beoordeelt het eindverslag en stelt de definitieve subsidie vast, op basis waarvan de eindafrekening plaatsvindt. De definitieve OZV-subsidie kan lager zijn dan de verleende (maximale) subsidie en zelfs op nul worden vastgesteld. Kosten die wel zijn begroot, maar niet zijn gemaakt, of niet volgens de voorschriften kunnen worden aangetoond, komen bijvoorbeeld niet voor OZV-subsidie in aanmerking. Ook wanneer de resultaten achterblijven bij de doelstelling, kunnen bepaalde kosten als niet-subsidiabel worden aangemerkt. Om onaangename verrassingen te voorkomen is het zeer raadzaam om de regels met betrekking tot subsidiabiliteit en verantwoording goed te lezen en op te volgen en regelmatig contact op te nemen met de DT&V. Ook op de vaststellingsbeschikking is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing en staat dus bezwaar en beroep open. Pagina 13 van 48

14 2. Algemene vereisten en aandachtspunten per fase 2.1. Aanvraagfase Algemeen Voor activiteiten zoals bedoeld in de Subsidieregeling OZV die in 2015 starten, kan tot 1 oktober 2015 subsidie worden aangevraagd. Voor het moment van aanvragen dient rekening te worden gehouden met de volgende omstandigheden: Kosten die de aanvrager vóór indiening van de aanvraag heeft gemaakt, komen in de meeste gevallen niet voor subsidie in aanmerking. Het subsidieplafond wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen. Wie het eerst komt, het eerst maalt dus. De subsidieaanvrager dient gebruik te maken van het ter beschikking gestelde Aanvraagformulier OZV 2015 en Begrotingsformat OZV 2015, die op een juiste en volledige wijze moeten worden ingevuld. In het aanvraagformulier is duidelijk aangegeven welke bijlagen moeten worden meegezonden. Als de gevraagde subsidie minder dan EUR bedraagt, kan subsidie worden verstrekt in de vorm van een vast bedrag per prestatie-eenheid. Dit betekent dat achteraf alleen verantwoording moet worden afgelegd over de geleverde prestaties en niet over de gerealiseerde kosten. De prestatie-eenheid voor OZV bestaat uit iedere vreemdeling die heeft deelgenomen aan de projectactiviteiten en zelfstandig uit Nederland is vertrokken. Voor deze vorm van subsidieverstrekking komen alleen aanvragen in aanmerkingen waarbij het totaal van de organisatiekosten (te weten: personeelskosten, reis- en verblijfkosten, materieel, onroerend goed en verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten en overhead) gedeeld door het verwachte aantal terugkeerders 750 EUR of minder bedraagt. Uit de aanvraag moet blijken dat deze wordt ondersteund door ten minste één Nederlandse gemeente. Dit vereiste wordt gesteld met het oog op de subdoelstelling betrokkenheid van gemeente. Deze betrokkenheid kan op verschillende manieren worden vormgegeven, waarbij met name is te denken aan de gemeente als samenwerkingspartner, waarbij een samenwerkingsverklaring wordt overgelegd, de gemeente als cofinancier, waarbij een cofinancieringsverklaring wordt overgelegd, of de gemeente als inhoudelijk ondersteuner, waarbij een aanbevelingsbrief wordt overgelegd. De betreffende verklaring moet door of namens het gemeentebestuur zijn ondertekend. Een subsidieaanvraag kan alleen in behandeling worden genomen als het aanvraagformulier is ondertekend door een daartoe bevoegd persoon en op papier bij de DT&V is ingediend. Als indieningdatum wordt de datum poststempel gebruikt. Een aanvraag kan slechts worden ingediend door één aanvrager; de aanvrager moet rechtspersoonlijkheid bezitten. Als meerdere organisaties in een project samenwerken, moet één van hen de rol op zich nemen van penvoerder. Die organisatie vraagt dan de OZV-subsidie aan. Pagina 14 van 48

15 Herstelverzuim Als een aanvraag niet voldoet aan alle formele vereisten of niet alle informatie bevat om een goede beoordeling mogelijk te maken, wordt de subsidieaanvrager in de gelegenheid gesteld om deze aanvraag aan te vullen (de zogenaamde herstelverzuimprocedure). Indien hierop niet of niet tijdig wordt gereageerd, wordt de aanvraag vanwege onvolledigheid afgewezen en niet inhoudelijk beoordeeld. Hetzelfde geldt als de subsidieaanvrager, na op formele gebreken te zijn gewezen in de herstelverzuimbrief, deze formele gebreken niet herstelt. Wanneer herstelverzuim van toepassing is, geldt dat de datum poststempel van de aanvullende informatie als indieningsdatum wordt gebruikt Begroting Een volledige subsidieaanvraag bevat een uitgebreide gespecificeerde begroting uitgesplitst naar kostencategorie, inclusief toelichting (prijs x aantal) en een voorstel betreffende de projectfinanciering die is onderverdeeld naar financieringsbron. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van het op de website gepubliceerde begrotingsformat (Excel-format). Bij het opstellen van de begroting dient rekening gehouden te worden met de richtlijnen voor subsidiabele kosten die in hoofdstuk 4 en 5 van dit Uitvoeringskader zijn opgenomen. De onderbouwing van de bij de aanvraag ingediende begroting (prijzen en aantallen) is onderwerp van toetsing door de DT&V en kan, indien noodzakelijk voor de beoordeling, tot aanvullende informatievragen leiden in de herstelverzuimprocedure. Daarbij zal bijvoorbeeld gekeken worden naar mogelijke rekenfouten, maar onder andere ook naar de redelijkheid (marktconformiteit) van gehanteerde tarieven, te besteden uren, gehanteerde afschrijvingstermijnen, kosteneffectiviteit, etc. Uitsluitend de in het begrotingsformulier opgenomen kostenposten kunnen worden gebruikt. Het is niet toegestaan om een post onvoorziene kosten of iets dergelijks bij een kostenpost op te voeren. Zorgt u ervoor dat er aansluiting bestaat tussen de beschrijving van de projectactiviteiten en de in de begroting op te nemen kostenposten. Als u bepaalde kosten opvoert, dan moet uit de beschrijving van de projectactiviteiten blijken dat die kosten in het project worden gemaakt. Andersom: als in de beschrijving van de projectactiviteiten bepaalde activiteiten zijn beschreven, dan moeten de daarop betrekking hebbende kosten zijn terug te vinden in de begroting. Voor wat betreft de kosteneffectiviteit wordt uitgegaan van een totaal van de subsidiabele kosten omgerekend per deelnemer van maximaal 6.500,-. Van het maximum kan worden afgeweken na onderbouwing door de aanvrager en goedkeuring door de DT&V. Voorbeeld: De totale begroting komt uit op ,- en de doelstelling is om hiermee 40 vreemdelingen te laten vertrekken naar het land van herkomst, dan komt het gemiddelde per deelnemer uit op 6.250,00. Pagina 15 van 48

16 Subsidieverlening Als subsidie wordt toegekend, wordt een beschikking tot subsidieverlening gegeven. Deze beschikking bevat verplichtingen voor de uitvoering van de activiteiten en de verantwoording. De subsidieontvanger is strikt gehouden aan termijnen, begrotingen en afgesproken inzet/input. De subsidieaanvraag dient daarom realistisch te zijn voor wat betreft de snelheid waarmee de activiteiten zullen worden uitgevoerd, de omvang van het project (in geld, deelnemers enzovoort) en de in te zetten input en te bereiken output. Voor wijzigingen tijdens de projectperiode moet tijdig schriftelijk toestemming worden gevraagd aan de DT&V. Wanneer de gevraagde subsidie tussen de ,00 en de ,00 ligt, kan subsidie worden verleend in de vorm van een vast bedrag per prestatie-eenheid. Dit betekent dat achteraf alleen verantwoording afgelegd moet worden over de geleverde prestaties en niet over de gerealiseerde kosten. De prestatie-eenheid voor OZV bestaat uit iedere vreemdeling die: aantoonbaar heeft deelgenomen aan de projectactiviteiten; en aantoonbaar uit Nederland is vertrokken. Het vaste bedrag is vastgesteld op maximaal 2.250,00, bestaande uit: maximaal 750,- ter dekking van de kosten voor personeel, reis en verblijf, materieel, onroerend goed, verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten, en overhead; maximaal 1.500,- ter dekking van de specifieke uitgaven met betrekking tot de doelgroep. Wanneer de gevraagde subsidie meer dan ,- bedraagt, dan wel meer dan 2.250,00 per vertrekker, wordt subsidie verleend in de vorm van een maximaal bedrag op basis van het ingediende activiteitenplan en begroting. Dit geldt ook wanneer kosten worden opgevoerd voor onderaanneming of expertise. In dat geval moet verantwoording worden afgelegd over de geleverde prestaties én de gerealiseerde kosten Uitvoeringsfase Tijdvak en tijdsplanning De activiteiten waarvoor subsidie is verleend, moeten worden uitgevoerd binnen het subsidietijdvak en conform de tijdsplanning die in de goedgekeurde aanvraag is opgenomen. Voor wijzigingen in de tijdsplanning moet tijdig schriftelijk toestemming worden gevraagd aan de DT&V. Alleen de kosten die zijn gemaakt binnen het in de beschikking genoemde tijdvak zijn subsidiabel Samenwerkingspartners Een samenwerkingspartner is een rechtspersoon die (delen van) de activiteiten uitvoert en waarvan de kosten rechtstreeks in de begroting zijn opgenomen uitgesplitst naar kostencategorie. Het betreft hier geen onderaanneming of de inhuur van expertise. De verplichtingen die zijn opgenomen in de beschikking, gelden voor iedere partner in het project, dus niet alleen voor de subsidieontvanger. De subsidieontvanger (penvoerder) is verantwoordelijk voor de naleving ervan. Pagina 16 van 48

17 Bij de subsidieaanvraag moet een kopie van de door zowel de penvoerder als de samenwerkingspartners getekende samenwerkingsverklaring worden meegezonden. In de samenwerkingsverklaring moeten de afspraken zijn vastgelegd m.b.t. de deelname van de samenwerkingspartner aan het project en de verplichtingen van beide partijen. In de samenwerkingsverklaring moet in ieder geval worden opgenomen: de rol en de verantwoordelijkheden van de samenwerkingspartner tijdens de uitvoering van het project (zoals de uit te voeren activiteiten); de periode van deelname aan het project; hoeveel de samenwerkingspartner financieel bijdraagt; de voorwaarden waaraan de samenwerkingspartner moet voldoen om de kosten bij de penvoerder te kunnen declareren (zoals het overleggen van gewaarmerkte kopieën van facturen); verplichtingen van de penvoerder m.b.t. het doorbetalen van de OZV subsidie; alle andere voorwaarden m.b.t. de deelname van de samenwerkingspartner aan het project. De OZV-subsidie wordt overgemaakt aan de penvoerder. De samenwerkingspartners declareren hun kosten bij de penvoerder. De penvoerder is verplicht om door de samenwerkingspartners gewaarmerkte kopieën in de projectadministratie te bewaren van alle inkomsten en uitgaven van de samenwerkingspartners die betrekking hebben op het project. Verder moet de penvoerder kunnen bewijzen dat boeking en betaling hebben plaatsgevonden (bijvoorbeeld d.m.v. een uitdraai uit het grootboek van de samenwerkingspartner). De penvoerder is als subsidieontvanger volledig verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen, ook wanneer het samenwerkingspartners betreft Bevoorschotting In de beschikking tot subsidieverlening worden bepalingen opgenomen over de bevoorschotting. Bij de bevoorschotting wordt rekening gehouden met de begroting, de tijdsplanning en de liquiditeitsbehoefte. Aan bevoorschotting kunnen voorwaarden worden verbonden met betrekking tot inhoudelijke voortgang en financiële uitputting. Bevoorschotting kan pas plaatsvinden wanneer de financiële identificatie, waarmee wordt aangetoond dat de bankrekening op naam staat van de aanvrager, is ontvangen Startgesprek Zo spoedig mogelijk nadat de beschikking tot subsidieverlening is gegeven, vindt een startgesprek plaats tussen de DT&V en de subsidieontvanger. Hierin worden de verplichtingen in de beschikking en de eisen aan de administratie en de verantwoording toegelicht en praktische afspraken gemaakt over de samenwerking en informatie-uitwisseling gedurende het project. De bedoeling is dat de verwachtingen voor zowel de subsidieverstrekker als de subsidieontvanger duidelijk zijn en beide partijen achteraf niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Pagina 17 van 48

18 Voortgangsrapportage De subsidieontvanger rapporteert binnen de gestelde termijnen, die opgenomen zijn in de beschikking tot subsidieverlening, door volledige en waarheidsgetrouwe informatie te geven over de voortgang van activiteiten waarvoor OZV-subsidie is verleend. De voortgangsrapportages moeten worden opgesteld op basis van een correcte en bijgewerkte administratie. Indien wordt voorzien dat de gestelde resultaten en effecten (kwantitatief of kwalitatief) niet of niet volledig zullen worden behaald, dan dient dit in de voortgangsrapportage te worden vermeld. Hierbij moet worden ingegaan op de omstandigheden die ervoor hebben gezorgd dat de resultaten en effecten niet (volledig) zijn behaald (of zullen worden behaald) en de inspanningen die de projectorganisatie heeft geleverd (of gaat leveren) om het project bij te sturen. Hetzelfde geldt als blijkt dat extra inspanningen nodig zijn om de beoogde resultaten en effecten te behalen. Met de voortgangsrapportage dient ook de financiële stand van zaken te worden aangeleverd. De voortgangsrapportage en financiële stand van zaken volgen de opbouw van het activiteitenplan en de begroting behorend bij de aanvraag Tussentijdse informatieverschaffing De subsidieontvanger doet aan de DT&V tussentijds onmiddellijk mededeling over alle feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat zij invloed kunnen hebben op het voortbestaan van het recht op OZV-subsidie of de hoogste daarvan. Hetzelfde geldt voor een bezoek aan de rechtbank tot verlening van surseance van betaling of tot faillietverklaring van de subsidieontvanger of projectuitvoerder. Voor zover de activiteiten betrekking hebben op het zelfstandig vertrek van individuele vreemdelingen, houdt de subsidieontvanger de DT&V periodiek op de hoogte van de voortgang en meldt zo spoedig mogelijk elke omstandigheid die van invloed kan zijn op het daadwerkelijk vertrek van de betreffende vreemdeling Wijziging projectvoorstel en/of begroting Indien de activiteiten en/of begroting inhoudelijk of financieel wordt gewijzigd, dient de subsidieontvanger hiervoor een wijzigingsverzoek (met toelichting) in te dienen bij de DT&V. Van een inhoudelijke wijziging is bijvoorbeeld sprake indien: de start- of einddatum moet worden gewijzigd; de output van het project wijzigt (indien de gestelde resultaten en effecten niet behaald worden of dat er andere resultaten en effecten geformuleerd worden); de in het projectvoorstel beschreven activiteiten, fasen, stappen (deels) niet of (slechts) in wezenlijk aangepaste vorm worden uitgevoerd of indien nieuwe activiteiten noodzakelijk worden geacht om de resultaten en effecten van het project te behalen. Van een financiële wijziging is bijvoorbeeld sprake indien: Pagina 18 van 48

19 bij de directe kosten (kostenposten Personeelskosten tot en met Specifieke uitgaven in verband met doelgroepen) een afwijking op een kostenpost in de begroting wordt verwacht van plus 10%; in de begroting bij een kostenpost geen kosten zijn opgevoerd, terwijl tijdens de uitvoering van het project kosten worden gemaakt die bij die kostenpost zouden moeten worden opgevoerd; bij de kostenpost Personeelskosten kosten moeten worden toegevoegd voor een medewerker met een directe en bepalende rol in het project waarvoor de kosten in de oorspronkelijke begroting niet waren opgenomen. Ook bij een functiewijziging is sprake van een financiële wijziging (zoals de vervanging van een junior projectmedewerker door een senior medewerker als dit voor het project noodzakelijk is). Indien sprake is van een financiële wijziging, dient u een herziene begroting in. Alleen voor de directe kosten (kostensoorten Personeelskosten t/m Specifieke uitgaven i.v.m. doelgroepen) is het toegestaan om kosten toe te voegen, te verlagen, te verwijderen of over te hevelen naar andere kostenposten binnen de directe kosten, maar dit dient budgetneutraal plaats te vinden. Het totaalbedrag in de herziene begroting dient dus gelijk te zijn aan het totaalbedrag in de oorspronkelijke begroting. Verder moet het bedrag van de gevraagde OZV-subsidie hetzelfde blijven. Wijzigingen dienen zo spoedig mogelijk te worden gemeld, in ieder geval op een zodanig tijdstip dat deze wijziging(en) tijdig, vóór de einddatum van het project, kunnen worden beoordeeld. Indien er volgens de subsidieontvanger aanleiding bestaat de subsidieverlening te wijzigen, dan dient een verzoek hiertoe uiterlijk één maand voor de einddatum van het project te worden ingediend. De DT&V zal het wijzigingsverzoek beoordelen en een beslissing nemen. Die beslissing kan ook negatief uitvallen. Wijzigingsverzoeken die binnen één maand voor de einddatum van het project worden ingediend, kunnen niet worden ingewilligd. Indien het vermoeden bestaat dat bepaalde kwantitatieve of kwalitatieve resultaten en effecten niet (volledig) behaald kunnen worden of als een afwijking op de realisatie van de totale projectbegroting wordt verwacht van plus of min 15%, kan aan de DT&V worden gevraagd of het nodig is om een herziene beschikking aan te vragen. Deze mogelijke afwijkingen moeten daarnaast in de voortgangsrapportage worden gemeld Monitorbezoek De DT&V legt na ontvangst van de eerste voortgangsrapportage een monitorbezoek af bij de subsidieontvanger en/of projectuitvoerder. Daarbij wordt de voortgang van het project zowel inhoudelijk als financieel besproken. Het doel van het monitorbezoek is om eventuele knelpunten bij de inhoudelijke en financiële voortgang in een vroeg stadium te bespreken en op te lossen, zodat problemen bij de subsidievaststelling zoveel mogelijk worden voorkomen. Verder wordt een oordeel gevormd over de kwaliteit van de gevoerde administratie. De subsidieontvanger, samenwerkingspartner(s) en projectuitvoerders moeten namelijk een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie bijhouden ten aanzien van de voorbereiding, uitvoering en verloop van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Om die reden wordt de subsidieontvanger en/of projectuitvoerder aangeraden om degenen die bij de eventuele samenwerkingspartner(s) verantwoordelijk zijn voor de Pagina 19 van 48

20 projectadministratie bij dit monitorbezoek uit te nodigen. In hoofdstuk vier zal dieper worden ingegaan op de inrichting van de projectadministratie Einde uitvoeringsfase De uitvoeringsfase eindigt indien de beoogde projectactiviteiten zijn gerealiseerd, doch uiterlijk op de geldende in de (laatst afgegeven) beschikking opgenomen einddatum van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend. Na afloop van het project wordt door de DT&V een gesprek georganiseerd met als doel good practices of gedurende de projectperiode gerezen inzichten te evalueren, die mogelijk waardevol zijn bij het maken van het rijksbeleid Vaststellingsfase Algemeen Na beëindiging van de activiteiten of afloop van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend, dient de subsidieontvanger een verzoek in tot subsidievaststelling aan de hand van een eindverslag. Tot uiterlijk zes weken na de einddatum van het project kunnen nog kosten worden betaald. Kosten die na afloop van het project worden gemaakt of niet binnen zes weken na de einddatum van het project zijn betaald, zijn niet subsidiabel. Voor de personeelskosten van de medewerker die zich bezighoudt met het opstellen van het financiële gedeelte van het eindverslag geldt dat deze kosten tot uiterlijk zes weken na de einddatum van het project kunnen worden gemaakt en betaald Beoordeling vaststellingsrapportage Uiterlijk dertien weken na afloop van de activiteiten waarvoor OZV-subsidie is verleend, moet een verzoek worden ingediend tot vaststelling van de subsidie. Het verzoek om vaststelling bevat een eindverslag en een declaratie van de gemaakte kosten en moet per post en bij voorkeur eveneens per worden ingediend. De beoordeling vindt plaats binnen 22 weken nadat de DT&V het eindverslag heeft ontvangen. Deze termijn wordt verlengd met de periode tussen een eventueel verzoek om aanvullingen ( herstelverzuim ) en de ontvangst van deze aanvullingen door de DT&V. Voor de beoordeling kan een onderzoek worden ingesteld betreffende de (financiële) administratie voor zover deze de activiteiten betreft waarvoor subsidie is verleend. Dit onderzoek kan worden uitgevoerd door de DT&V of een door de DT&V ingehuurde accountant Het melden van omstandigheden na de subsidievaststelling De subsidieontvanger is verplicht om bij DT&V omstandigheden te melden die zich na de subsidievaststelling voordoen en die van belang kunnen zijn voor de subsidievaststelling. Daarbij kan gedacht worden aan de ontvangst van een creditfactuur na afloop van het project. Aan de hand van de omstandigheid die zich voordoet, zal worden beoordeeld of het nodig is om een herziende vaststellingsrapportage in te dienen. Pagina 20 van 48