VOORBEREIDING TRAININGSMETHODOLOGIE

Transcriptie

1 Decentralisatie VOORBEREIDING TRAININGSMETHODOLOGIE Samengesteld door: Mw. Drs. Olvina Awanima Supervisor: Mw. Sheila Ketwaru Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s Decentralization and Local Government Strengthening Program Government of Suriname and the Inter-American Development Bank Paramaribo, Suriname Mei 2010

2 INLEIDING In 2003 is de regering van Suriname met ondersteuning van de Inter-American Development Bank (IDB) van start gegaan met de implementatie van het Decentralisatieprogramma I (DLGP I), waarbij het district Sipaliwini ook als pilot-district werd opgenomen. Hierbij werd een pilot pogramma voor capaciteit versterking en communicatie strategieen ontwikkeld voor dit district. Thans is de Surinaamse regering eveneens met ondersteuning van de IDB bezig met de uitvoering van het Decentralisatieprogramma II. Het doel van dit programma is om de institutionele en financiele capaciteit van de locale overheden in het land en Burgerparticipatie te versterken, alsook het wettelijke en reguliere raamwerk waarbinnen de locale overheden moeten functioneren. In het kader van het bovenstaande heeft het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (MinRO) het Bureau Forum voor de dienstverlening aan NGO s (stg. BFN) aangetrokkken voor het verlenen van technische assistentie in de vorm van het samenstellen en trainen van de Burgerparticipatie Commissies (BPC s) in het district Sipaliwini. De commissies zijn samengesteld op basis van voorstellen die gedaan zijn tijdens de locale consultatie- en planningsactiviteiten in de diverse ressorten in 2008 (DLGP I). In de volgende hoofdstukken volgt een beschrijving van de opdracht, de gehanteerde methodiek en werkwijze en een overzicht van de samengestelde BPC s in het district Sipaliwini. 2

3 INHOUDSOPGAVE Voorbereiding Trainingsmethodologie 2 Bijlagen (4): 1) Voortgangsrapportage training burgerparticipatie in het district Sipaliwini (I), maart ) Voortgangsrapportage training burgerparticipatie in district Sipaliwini (II), april ) Voortgangsrapportage training burgerparticipatie in district Sipaliwini (III), april ) Handleiding creeeren en trainen van Burgerparticipatie commissies in het district Sipaliwini 28 3

4 I. GEPLANDE VERSUS GEREALISEERDE OPDRACHT Inst. Deliverables Status 1 Action Plan Gerealiseerd 2 Production and reproduction of Trainings Manual Gerealiseerd (50 copies) 3 Preparation of training methodology Gerealiseerd 4 Progress report (meetings in 3 resorts) Gerealiseerd (ressort Boven Suriname, Tapanahony en Pamacca) 5 Progress report (meetings in 2 resorts) Gerealiseerd (ressort Boven Coppename en Kabalebo) 6 Progress report (meetings in 2 resorts) Gerealiseerd (Ressort Coeroeni en Boven Saramacca) 7 Production and reproduction of Citizen In voorbereiding Participation plan 8 Production of DVD/ CD in local language In voorbereiding 9 Final report Nog niet gerealiseerd 10 Quarterly Progress report Nog niet gerealiseerd 4

5 II HET WERKPLAN Op basis van de opdracht is er een werkplan samengesteld voor het creeren en trainen van de Burgerparticipatie commissies in het district Sipaliwini. Het district bestaat uit 7 ressorten te weten: 1. Tapanahony 2. Pamacca 3. Boven Suriname 4. Boven Saramacca 5. Boven Coppename 6. Kabalebo 7. Coeroeni. In elk ressort is er een twee-daagse training georganiseerd (in totaal 7 trainingen), waarbij er 9 BPC s samengesteld zijn. In de grote ressorten Boven Suriname en Tapanahony zijn in elk ressort twee BPC s samengesteld. Hieronder een overzicht van het werkplan dat gehanteerd is voor het creeren en trainen van de BPC s: Ressort Trainingslokatie Aantal Datum BPC s Boven Suriname Asidonhopo (incl t/m 24 jan 2010 Ligorio) en Debike Tapanahony Dritabbetje 2 20 t/m 26 febr 2010 Pamacca Langatabbetje 1 2 t/m 5 maart 2010 Boven Coppename Donderskamp 1 16 t/m 19 maart 2010 Kabalebo Section 1 23 t/m 26 maart 2010 Coeroeni Bureau Forum NGO s/ Paramaribo 1 6 t/m 9 april 2010 Boven Saramacca Nw Jacobkondre 1 13 t/m 16 april Het werkplan is met name met de leiding van het district en de respectieve ressorten doorgenomen. Wijzigingen in het werkplan zijn tijdig met de leiding van de ressorten besproken. Zo is de training in het ressort Boven Saramacca die oorspronkelijk gepland was voor 8 t/m 11 februari om organisatorische redenen in samenspraak met de leiding van het ressort georganiseerd in de periode van 13 t/m 16 april. 5

6 III TRAININGSMETHODOLOGIE Bij de uitvoering van de opdracht is er een participatieve methode toegepast overeenkomstig de visie en -doelen van Decentralisatie, hetgeen betekent dat diverse actoren die een rol spelen in het Decentralisatieproces in het district betrokken zijn geworden in de planning alsook in de uitvoering. In het kader hiervan zijn er diverse meetings georganiseerd met onder andere: 1. Het Districtsbestuur: de Districts Commissaris, de District Administrateur en de leiding van de ressorten van het district Sipaliwini. Met de ressortleiders zijn eveneens afzonderlijke gesprekken gevoerd om de trainingen in hun respectieve ressorten voor te bereiden. De leiding van de ressorten heeft de handleiding en werkplan ontvangen. 2. NGO s en CBO s: Daarnaast is er via , vergaderingen en individuele gesprekken contact geweest met het Binnenlandoverleg voor NGO s (BIO). Het doel was om de actoren te informeren over de uit te voeren opdracht (bespreking van het werkplan) teneinde hen in de gelegenheid te stellen om capabele personen voor te dragen om zitting te nemen in de BPC s. Verder zijn sleutelpersonen, regionale- en basisorganisaties in de gemeenschappen eveneens betrokken geworden. Uit de lijst van voordrachten zijn de deelnemers geselecteerd. Oorspronkelijk zouden er vergaderingen (krutu s) georganiseerd worden om de gemeenschap van informatie over Decentralisatie te voorzien en om kandidaten voor deelname aan de BPC s te selecteren. Deze krutu s zouden geleid worden door de trainers die opgeleid waren tijdens DLGP I. Vanwege onvoldoende middelen is afgestapt van deze methode en zijn sleutelpersonen zoals: veldwerkers, mediawerkers, lokale organisaties, de bestuursdienst, etc. benaderd voor de voordracht van de deelnemers. Voor de voordracht en selectie van leden voor de BPC s zijn er selectiecriteria opgesteld op basis waarvan de selectie heeft plaatsgevonden. Hieronder een overzicht van de selectiecriteria: 1. Draagvlak in de gemeenschap (gerespecteerd en betrouwbaar zijn) 2. Leiderschapskwaliteiten bezitten met capaciteit in kennisoverdracht- en vergadertechnieken, organiseren van bijeenkomsten 3. Capaciteit in mondeling- en schriftelijk rapporteren 4. Enige kennis van begrotingen opstellen c.q. budgeteren 5. Gemotiveerd en proactief zijn 6. In teamverband kunnen werken 7. Geheimhouding en objectiviteit kunnen respecteren 8. Goed kunnen communiceren 9. Bewust van bronnen van informatie 10. Bekendheid met het werk van Civil Society 6

7 De geselecteerden zijn daarna telefonisch, per brief, via de bestuursdienst of de lokale veldwerkers op de hoogte gebracht van hun selectie voor deelname in de BPC s. Hierbij werd ook informatie verschaft over de te houden BPC trainingen. Voor de promotie en stimulering van deelname in de BPC s is er gebruik gemaakt van de lokale radiostations. De CD met informatie over het Decentralisatieprogramma is via de lokale radiostations en tijdens de trainingssessies afgedraaid. Daarnaast zijn er flyers met relevante informatie ontwikkeld en gedistribueerd in de verschillende ressorten van het district. Ten behoeve van de BPC trainingen is er een 26 pagina telllende handleiding ontwikkeld getiteld: HANDLEIDING CREEREN EN TRAINEN VAN BURGERPARTICIPATIE COMMISSIES IN DISTRICT SIPALIWINI. Elke deelnemer heeft een map ontvangen bestaande uit een handleiding, een schrift en schrijfgerei. Daarnaast is gezorgd voor transport van de deelnemers naar de trainingslokaties. Het doel van de trainingen was om de leden van de BPC s van de nodige informatie en vaardigheden te voorzien welke zij nodige hebben om adequaat te kunnen functioneren in de commissies. De onderwerpen die tijdens de trainingen aan de orde kwamen zijn: 1. Decentralisatie 2. Communicatie 3. Het organiseren van activiteit 4. Vergadertechnieken 5. Participatie 6. Pro-actief 7. Het maken van een begroting 8. Lobbyen en netwerken 9. Fondsenwerving (t.b.v. het Districtsfonds) De trainingen werden in diverse sessies verdeeld. Er werden practische methoden toegepast om de deelnemers actief te betrekken bij de training. Zo werden discussiegroepen samengesteld die zich moesten buigen over bepaalde onderwerpen, diverse rollenspelen en energizers werden uitgevoerd, en andere praktische oefeningen. De trainingen werden afzonderlijk aangepast aan de behoeften van de deelnemers. Tijdens de training ten behoeve van het ressort Coeroeni werd vanwege de taalbarriere twee inheemse tolken ingezet. In het ressort Kabalebo werden bepaalde sessies van de training in het engels verzorgd. Daarnaast werden verschillende talen gebezigd zoals: Nederlands, Sranan tongo, Saramaccaans en Aucaans. 7

8 AANBEVELINGEN Om het Decentralisatieproces in het district Sipaliwini succesvol uit te voeren zullen de onderstaande zaken in acht moeten worden genomen: Informatiestroom: de burgers vormen een belangrijke schakel binnen het Decentralisatieproces. De toevoer van informatie naar de gemeenschap moet optimaal zijn. Gelet op de uitgestrektheid van het district is het van belang om meerdere Burger Informatie Centra (BIC) op te zetten. Daarnaast is het ook van belang dat het onderwijs meer aandacht gaat besteden aan het Decentralisatieproces. Kinderen moeten vanaf de schoolbanken kennis opdoen over hetgeen plaatsvindt in hun district. Daarnaast moeten er programma s ontwikkeld worden in de talen die in het district gebezigd worden. Regelmatige bijscholing van de leden van de BPC s: de leden van de BPC s moeten regelmatig getraind worden om hetgeen van hun verwacht daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Beschrijven van de rol van het traidtioneel gezag: het tradioneel gezag dat erkend wordt door de centrale overheid, moet een duidelijke rol toebedeeld krijgen in het Decentralisatieproces, hetgeen tot nu toe niet het geval is. Het feit dat het traditioneel gezag nog geen duidelijke rol is toebedeeld binnen het Decentralisatieproces wordt door de gemeenschap gezien als een uitsluiting van het tradioneel gezag om zeggenschap te hebben in de ontwikkeling van hun woongebied. Trainen van bestuursambtenaren: de bestuursambtenaren dienen getraind te worden om de dienstverlening naar de burgerij te verbeteren. 8

9 Decentralisatie VOORTGAN GSRAPPORT TRAINING BURGER PARTICIPATIE COMMISSIES IN DISTRICT SIPALIWINI (I) Samengesteld door: Mw. Drs. Olvina Awanima Supervisor: Mw. Sheila Ketwaru Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s Decentralization and Local Government Strengthening Program Government of Suriname and the Inter-American Development Bank Paramaribo, Suriname Maart

10 INLEIDING De Surinaamse regering is met ondersteuning van de Inter-American Development Bank (IDB) thans bezig met de implementatie van het Decentralisatieprogramma II in Suriname. Het doel van dit programma is om de institutionele en financiele capaciteit van de locale overheden in het land en Burgerparticipatie te versterken, alsook het wettelijke en reguliere raamwerk waarbinnen de locale overheden moeten functioneren. In het kader van het bovenstaande heeft het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (MinRO) het Bureau Forum voor de Dienstverlening aan NGO s (stg. BFN) aangetrokkken voor het verlenen van technische assistentie in de vorm van het samenstellen en trainen van de Burgerparticipatie Commissies in het district Sipaliwini. De commissies zijn samengesteld op basis van voorstellen die gedaan zijn tijdens de locale consultatie- en planningsactiviteiten in de diverse ressorten in 2008 (DLGP I). In de volgende hoofdstukken volgt een beschrijving van de opdracht, de gehanteerde methodiek en werkwijze, de stand van zaken en tussentijdse bereikte resultaten (samengestelde BPC s). I DE OPDRACHT Inst. Deliverables Status 1 Action Plan and Preparation of training methodology Gerealiseerd 2 Production and reproduction of Trainings Manual (50 Gerealiseerd copies) 3 Progress report (meetings in 3 resorts) Gerealiseerd (ressort Boven Suriname, Tapanahony en Pamacca) 4 Progress report (meetings in 2 resorts) In voorbereiding (ressort Boven Coppename en Kabalebo) 5 Progress report (meetings in 2 resorts) In voorbereiding (Ressort Coeroeni en Boven Saramacca) 6 Production and reproduction of Citizen Participation plan In voorbereiding 7 Production of DVD/ CD in local language In voorbereiding 8 Final report Nog niet gerealiseerd 9 Quarterly Progress report Nog niet gerealiseerd 10

11 Op basis van de opdracht is er een werkplan samengesteld voor het creeren en trainen van de Burger Participatie Commissies in het district. In elk ressort zal een training georganiseerd worden hetgeen komt op 7 trainingen, waarbij er 9 BPC s samengesteld zullen worden. In de grote ressorten te weten: Boven Suriname en Tapanahony zullen in elk ressort twee BPC s samengesteld worden. Hieronder een overzicht van het werkplan voor het creeren en trainen van de BPC s: Ressort Trainingslokatie Aantal Datum BPC s Boven Suriname Asidonhopo (incl t/m 24 jan 2010 Ligorio) en Debike Tapanahony Dritabbetje 2 20 t/m 26 febr 2010 Pamacca Langatabbetje 1 2 t/m 5 maart 2010 Boven Donderskamp 1 16 t/m 19maart 2010 Coppename Kabalebo Section 1 23 t/m 26 maart 2010 Coeroeni Bureau Forum NGO s/ Par bo 1 6 t/m 9 april 2010 Boven Sar ca Nw Jacobkondre 2 13 t/m 16 april De training in het ressort Boven Saramacca die oorspronkelijk gepland was voor 8 t/m 11 februari is om organisatorische redenen in samenspraak met de leidng van het ressort verschoven naar 13 t/m 16 april. II METHODIEK EN WERKWIJZE Bij de uitvoering van de opdracht is er een participatieve methode toegepast overeenkomstig de visie en -doelen van Decentralisatie, hetgeen betekent dat diverse actoren die een rol spelen in het Decentralisatieproces in het district betrokken zijn geworden in de planning en ook in de uitvoering. Er zijn diverse meetings georganiseerd met onder andere: 3. Districtsbestuur: de Districts Commissaris, de District Administrateur en de leiding van de ressorten van het district Sipaliwini. Met de ressortleiders zijn eveneens afzonderlijke gesprekken gevoerd om de trainingen in hun respectieve ressorten voor te bereiden. De leiding van de ressorten heeft de handleiding en werkplan ontvangen. 11

12 4. NGO s en CBO s: Daarnaast is er via , vergadering en individuele gesprekken contact geweest met het Binnenlandoverleg voor NGO s (BIO). Het doel was om de actoren te informeren over de uit te voeren opdracht (bespreking van het werplan) teneinde hen in de gelegenheid te stellen om capabele personen voor te dragen om zitting te nemen in de BPC s. Verder zijn sleutelpersonen, regionale- en basisorganisaties in de gemeenschappen eveneens betrokken. Uit de lijst van voordrachten zijn de deelnemers geselecteerd. De voordracht en selectie van leden voor de BPC s vond plaats op basis van de volgende opgestelde selectiecriteria: 11. Draagvlak in de gemeenschap (Gerespecteerd en betrouwbaar zijn) 12. Leiderschapskwaliteiten bezitten met capaciteit in kennisoverdracht- en vergadertechnieken, organiseren van bijeenkomsten 13. Capaciteit in mondeling- en schriftelijk rapporteren 14. Enige kennis van begrotingen opstellen c.q. budgeteren 15. Gemotiveerd en proactief zijn 16. In teamverband kunnen werken 17. Geheimhouding en objectiviteit kunnen respecteren 18. Goed kunnen communiceren 19. Bewust van bronnen van informatie 20. Bekendheid met het werk van Civil Society Voor de promotie en stimulering van deelname in de BPC is er gebruik gemaakt van de lokale radiostations. De CD met informatie over Decentralisatie is uitgezonden en afgedraaid tijdens de trainingssessies. Daarnaast zijn er flyers met relevante informatie ontwikkeld en gedistribueerd in de verschillende ressorten. 12

13 II OVERZICHT VAN DE SAMENGESTELDE BURGER PARTICIPATIE COMMISSIES NAAR RESSORT 1. RESSORT BOVEN SURINAME: Dit ressort telt ongeveer 65 dorpen. Het ressort is opgedeeld in twee subressorten en op basis daarvan zijn de BPC s samengesteld. De BPC s bestaan elk uit 8 personen. Hieronder een overzicht van de 2 BPC s die samengesteld zijn in het ressort Boven Suriname: BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE SUBREGIO I: POKIGRON T/M TOEMAIPA (29 dorpen) No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Antomoi Genia Abenaston Commissaris Mau Ku V Mau 2. Stedenburg Altin Abenaston Voorzitter Jongerenorganisatie M / Eduards Justus Kaja Paati Schoolleider M / Ronnie Lienga Lespansie 2 de secrataris Mau Ku M Mau 5. Lugard Serwien Nw. Aurora Ondervoorzitter Mau M Ku Mau 6. Lugard Rovino Nw. Aurora Ambtenaar (TCT) M Main Theo Grantatai Secretaris Mau Ku M Mau 8. Doekoe Kaloese Pikin Slee Electrician M BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE SUBREGIO III: SEMOISI T/M STONHOEKOE (25 dorpen) No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Pamari Bernice Semoisi Leerkracht V Koetoe Agaasi Viome Dawme Ontwikkelings- M werker 3. Albert Aboikoni Djumu Hoofd kapitein M Amoida Tenis Asidonhopo Ambtenaar (NH) M Aboikoni Lowrens Dangogo Penningmeester M Mau Ku Mau 6. Dinge Frits.N. Kajana Voorzitter srg. M Damiso/omroeper 7. Majokko Titia Begoon Voorzitter stg. V Lobi Mi 8. Pavion Denansion Stonhoekoe Bouwvakker M

14 2. RESSORT TAPANAHONY: Ressort Tapanahony bestaat uit 26 dorpen gelegen aan de Tapanahonyrivier en een honderdtal kampen aan de Boven Marowijne en Lawa. Vanwege de taalbarriere en logistieke redenen zullen de Inheemsen die woonachtig zijn in dit ressort (Apetina) worden meegenomen in de training voor het ressort Coeroeni. BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE SUBREGIO I: BENEDEN TAPANAHONY (Ampomatapoe, Lawa en Beneden Tapanahony tot met Tjon Tjon, 14 dorpen en de kampen) No. Naam Dorp Functie Geslacht 1. Ine Diso Ampomatapoe Ambtenaar/ lid V vrouwenorganisatie 2. Lucia Tanis Skinsani/ Lawa Lid V vrouwenorganisatie 3. Sonia Namo Gobaja-ini / Lawa Lid V vrouwenorganisatie 4 Rudewald Bromikkie Manlobi Lid Regionale M Organisatie 5. Moiboi Lima Benanoe Lid Regionale M Organisatie 6. Jovende Koempai Powi Lid Regionale M Organisatie 7. Jerrel Deel Stoelmanseiland Ambtenaar M BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE SUBREGIO II: BOVEN TAPANAHONY (Poeketie met Granbori, 12 dorpen ) No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Theo Misidjan Mooitaki Ontw. werker M / Adennie Velanti Dritabiki Ondernemer M Chiquita Lantiman Mainsi Lid vrouwenorganisatie V / Hilda Abosin Kisai Voorzitter vrouwenorganisatie V / Roy van Dijk Dritabiki Ambtenaar M Eugenie Awe Poolokaba Lid V vrouwenorganisatie 7. Martha Kwasi Godo-olo Voorzitter V vrouwenorganisatie 8. Gerda Kwasi Godo-olo Lid vrouwenorganisatie V

15 III PLANNING De BPC s in de ressorten Boven Suriname en Tapanahony zijn reeds samengesteld en getraind. Er moeten nog in 5 ressorten BPC s samengesteld worden. Zie werkplan. CONCLUSIE Het samenstellen van de Burgerparticipatie commissies in het district Sipaliwini verloopt goed. Er bestaat een goede samenwerking met het Commissariaat Sipaliwini met betrekking tot de voorbereiding, samenstelling en training van de BPC s. Tijdens de selectie van de kandidaten is er ruim aandacht geschonken aan het genderaspect. Een paar van de vrouwelijke kandidaten die voorgedragen en geselecteerd waren, hebben geen toestemming van hun partners gehad om zitting te nemen in de BPC. Dit voorval heeft zich afgespeeld in het ressort Boven Suriname. Daarnaast hebben een aantal geselecteerden zich teruggetrokken nadat zij vernomen hadden dat zij op vrijwilligersbasis zitting zullen nemen in de BPC. De deelnemers in het ressort Boven Suriname en Tapanahony hebben hun misnoegen geuit over het feit dat zij niet vergoed zullen worden door de overheid voor deelname in de BPC s. Er is een vergelijking gemaakt met de Ressort- en Districtsraad die wel vergoed worden. 15

16 Decentralisatie VOORTGAN GSRAPPORT TRAINING BURGER PARTICIPATIE COMMISSIES IN DISTRICT SIPALIWINI (II) Samengesteld door: Mw. Drs. Olvina Awanima Supervisor: Mw. Sheila Ketwaru Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s Decentralization and Local Government Strengthening Program Government of Suriname and the Inter-American Development Bank Paramaribo, Suriname April

17 INLEIDING De Surinaamse regering is met ondersteuning van de Inter-American Development Bank (IDB) thans bezig met de implementatie van het Decentralisatieprogramma II (DLGP II) in Suriname. Het programma heeft ten doel het versterken van de institutionele en financiéle capaciteit van de locale overheden en Burgerparticipatie in het land, alsook het wettelijke en reguliere raamwerk waarbinnen deze overheden moeten functioneren. Het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (MinRO) heeft het Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s (Stg. BFN) aangetrokken voor het verlenen van technische assistentie in de vorm van het samenstellen van de Burgerparticipatie commissies (BPC s) in het district Sipaliwini. Stg. BFN is na overleg met de betrokken actoren in januari 2010 van start gegaan met het samenstellen van de BPC s in Sipaliwini. Deze rapportage handelt over de Burgerparticipatie trainingen die georganiseerd zijn in de maand mei en wel in de ressorten Pamacca, Boven Coppename en Kabalebo. 17

18 I DE OPDRACHT Inst. Deliverables: 1 Action plan and Preparation of training methodology Stautus Gerealiseerd Production and reproduction of Trainings Manual (50 copies) Progress report 1 (meetings in 3 resorts) Progress report 2 (meetings in 2 resorts) Gerealiseerd Gerealiseerd (in ressort Boven Suriname januari 2010, ressort Tapanahony februari 2010, ressort Pamacca maart 2010) Gerealiseerd (in ressort Boven Coppename maart 2010, ressort Kabalebo maart 2010) 6 Progress report 3 (meeting in 2 resorts) In voorbereiding (ressort Coeroeni en Boven Saramacca) CPC Plan DVD and CD Final report Quarterly Progress report In voorbereiding In voorbereiding Nog niet gerealiseerd Nog niet gerealiseerd In middels zijn er reeds 5 Burgerparticipatie commissies samengesteld en getraind met name in de volgende ressorten 1) Boven Suriname, 2) Tapanahony, 3) Pamacca, 4) Boven Coppename en 5) Kabalebo. De BPC trainingen in de ressorten Coeroeni en Boven Saramacca zijn momenteel in voorbereiding en zullen georganiseerd worden in de maand april. 18

19 II OVERZICHT VAN DE SAMENGESTELDE BURGER PARTICIPATIE COMMISSIES NAAR RESSORT 3. RESSORT PAMACCA: Dit ressort telt 11 dorpen. In dit ressort is er 1 BPC samengesteld bestaande uit 10 personen. Hieronder een overzicht van de BPC in het ressort Pamacca: BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE RESSORT PAMACCA (11 dorpen) No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Ceder Konki Loka Loka Ontw. werker M 2. Asaiti Johannes Nason Secretaris M Anamakandi 3. Adawde Adriaan Atemsa Ondernemer M Amautan Rene Langatabiki Ondernemer M Tjappa Marietje Sebedukampoe Onderneemster V Kendo Wendela Snesi kondre Onderneemster V Blijer Diana Badaatabiki Lid vrouwenorga. V Jovende Frits Langatabikki Stationchef M Asalobi D Langatabiki Basia M Ceder Adam Langatabiki Ondernemer M Voor deze training waren er 14 personen uitgenodigd, waarvan 4 het hebben laten afweten. 7 van de uitgenodigden waren vrouwen. Van dit aantal hebben 3 personen gehoor gegeven aan de oproep. De BPC van dit ressort bestaat uit geschoolde mensen en zijn goed gemotiveerd. Ze hebben aangegeven tevreden te zijn met het nieuwe bestuursmodel dat de overheid aan het invoeren is. Ze zijn de mening toegedaan dat de overheid het binnenland niet tot ontwikkeling kan brengen, zonder de binnenlandbewoners effectief bij te bebrekken. Volgens hun gaat het om de welzijn en welvaart van het gebied en niemand anders de noden beter dan hun zelf kan aangegeven. 19

20 4. BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE RESSORT BOVEN COPPENAME (4 dorpen) Ressort Boven Coppename bestaat uit 2 Inheemse en 2 Marron dorpen. No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Arupa Mardo Donderskamp Voorz. Landb. M cooperatie 2. Banda Claudette Donderskamp Penningm V vrouwenorga 3. Alkantra Ricardo Donderskamp Basja M Kana Ruben Corneliskondre Ontw. werker M 5. Wirokame Steven Corneliskondre Ontw. werker M 6. Markus Lorenzo Witagron Lid jongeren M organisatie 7. Claudia Pinas Witagron Secretaris jong. V orga. 8. Clemens Melvin Witagron Voorzitter jong. orga. M Er bestaat een goede samenwerking tussen de inheemsen en de marrons die woonachtig zijn in dit ressort. De BPC wordt dan ook gevormd door vertegenwoordigers van beide etnische groepen. Het dorp Kaaimanston die eveneens in dit ressort is, is niet vertegenwoordigd in de commissie. Dit komt doordat het dorp bijna onbewoond is, de bewoners zijn voor het overgrote deel woonachtig in Paramaribo en andere delen van het land. Wel bestaat een goede onderlinge samenwerking tussen de marron dorpen Witagron en Kaaimanston. 5. BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE RESSORT KABALEBO (3 dorpen ) Dit ressort bestaat uit 3 inheemse dorpen. No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Williams Etta Apoera Ontw. werker V Armaketo Jeffrey Apoera Ondernemer M Seenanan Lorieta Apoera Bestuurslid V vrouwenorga. 4. Ebecilio Nelly Apoera Leerkracht/voorz. V Vrouwenorga. 5. Hendricks Richard Apoera Lid sportorga. M James Humphrey Washabo Ontw. werker M DeClerq Mark Apoera Ondernemer M Simon Ray Section Ontw. werker M Simon Ronnie Section Ontw. werker M

21 De leden van deze BPC zijn ook goed gemotiveerd. Opgemerkt kan worden dat dit gedeelte van het binnenland in vergelijking met de rest beter ontwikkeld is. Zelfwerkzaamheid en het willen ondernemen staan hoog aangeschreven bij de bewoners. Daarnaast is de gemeenschap goed georganiseerd. Mevrouw James Dawn, ondervoorzitter van de vrouwenorganisatie Uma Jepi Makandra (UJEMA), heeft ook deelgenomen aan die training en zal als vervanger optreden. CONCLUSIE De BPC s in de ressorten Pamacca, Boven Coppename en Kabalebo zijn inmiddels samengesteld en getraind. Bij de indentificatie en registratie van de participanten heeft de leiding van de ressorten een belangrijke bijdrage geleverd. De opstelling van de leden is positief en ze hebben aangegeven blij te zijn met het Decentralisatieproces. Dit proces zullen zij als middel gebruiken om hun district en hun ressort in het bijzonder tot ontwikkeling te brengen. De kwestie over de rol van het traditoneel gezag is eveneens in bovengenoemde ressorten aangehaald. Volgens de deelnemers van Boven Coppename zal de plaats en de rol die toebedeeld wordt aan het traditioneel gezag van invloed zijn op de succesvolle uitvoering van het Decentralisatieproces in dit district. 21

22 Decentralisatie VOORTGAN GSRAPPORT TRAINING BURGER PARTICIPATIE COMMISSIES IN DISTRICT SIPALIWINI (III) Samengesteld door: Mw. Drs. Olvina Awanima Supervisor: Mw. Sheila Ketwaru Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s Decentralization and Local Government Strengthening Program Government of Suriname and the Inter-American Development Bank Paramaribo, Suriname April

23 INLEIDING De Surinaamse regering is met ondersteuning van de Inter-American Development Bank (IDB) thans bezig met de implementatie van het Decentralisatieprogramma II (DLGP II) in Suriname. Het programma heeft ten doel het versterken van de institutionele en financiéle capacitet van de locale overheden en Burgerparticipatie in het land, alsook het wettelijke en reguliere raamwerk waarbinnen deze overheden moeten functioneren. Het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (MinRO) heeft het Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s (Stg. BFN) aangetrokken voor het verlenen van technische assistentie in de vorm van het samenstellen van de Burgerparticipatie commissies (BPC s) in het district Sipaliwini. Stg. BFN is na overleg met de betrokken actoren in januari 2010 van start gegaan met het samenstellen van de BPC s in Sipaliwini. Deze rapportage handelt over de Burgerparticipatie trainingen die georganiseerd zijn in de maand mei en wel in de ressorten Coeroeni en Boven Saramacca. 23

24 I DE OPDRACHT Inst. Deliverables: 1 Action plan Stautus Gerealiseerd Production and reproduction of Trainings Manual (50 copies) Preparation of training methodology Progress report 1 (meetings in 3 resorts) Progress report 2 (meetings in 2 resorts) Progress report 3 (meeting in 2 resorts) CPC Plan DVD and CD Final report Quarterly Progress report Gerealiseerd Gerealiseerd Gerealiseerd (in ressort Boven Suriname januari 2010, ressort Tapanahony februari 2010, ressort Pamacca maart 2010) Gerealiseerd (in ressort Boven Coppename maart 2010, ressort Kabalebo maart 2010) Gerealiseerd (ressort Coeroeni en Boven Saramacca) In voorbereiding In voorbereiding Nog niet gerealiseerd Nog niet gerealiseerd Inmiddels zijn alle 7 Burgerparticipatie Commissies samengesteld en getraind in het district Sipaliwini t.w in de ressorten: 1) Boven Suriname, 2) Tapanahony, 3) Pamacca, 4) Boven Coppename, 5) Kabalebo, 6) Coeroeni en 7) Boven Saramacca. Hieronder volgt een overzicht van samengestelde BPC s in de ressorten Coeroeni en Boven Saramacca. 24

25 II OVERZICHT VAN DE SAMENGESTELDE BURGER PARTICIPATIE COMMISSIES NAAR RESSORT 6. RESSORT COEROENI: In dit ressort zijn alleen inheemse woonachtig welliswaar van verschillende stammen. De heer Koepoeroe van het dorp Kwamalasamutu, die als tolk gefungeerd heeft tijdens de Burger participatie Training is bezig met de vertaling in het Arowaks. BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE RESSORT COEROENI (10 dorpen ) No. Naam Dorp Functie Geslacht Contactnr. 1. Timpico Sita Kawenhaken Ontw. werker V Neni Johan Apetina Ontw. werker M - 3. Koepoeroe Kwamalasamutu Ontw. werker M Reshoede Nimsi Kwamalasamutu Leerkracht M Loepeng Erotajari Palumeu Motorist METS M Vanwege de uitgestrektheid van dit ressort is er met de leiding van het ressort overeengekomen om de BPC training in Paramaribo te organiseren. Voor het ressort Coeroeni was gepland om één Burgerparticipatie commissie samen te stellen bestaande uit 9 personen. Via de leiding van het ressort heeft de selectie van de deelnemers plaatsgevonden. De geselecteerden zijn daarna op de hoogte gebracht en hebben bevestigd zitting te willen nemen in de te vormen BPC. Door de hevige regens in de periode 8 t/m 18 april waren de meeste airstrips in het binnenland gesloten, waaronder 25

26 die in de dorpen Tepu en Kwamalasamutu. Hierdoor hebben niet alle participanten van deze dorpen kunnen deelnemen aan de training. Van de 4 participanten uit Kwamalasamutu hebben 2 wel kunnen deelnemen. De twee vertoefden reeds in Paramaribo. Het hoofd van de afdeling Burgerparticipatie is gelijk op de hoogte gebracht over de ontstane situatie. Ondanks er maar 5 personen aanwezig waren heeft BFN toestemming gekregen om de geplande training uit te voeren. Er is afgesproken dat er zal worden nagegaan hoe de overige personen alsnog getraind kunnen worden om eventueel het bestaande BPC in ressort Coeroeni aan te vullen. Deze BPC moet nog met maximaal 4 personen worden aangevuld. Vanwege de taalbarriére hebben 2 personen tijdens de training als tolk gefungeerd. 7. RESSORT BOVEN SARAMACCA: Dit ressort telt 21 dorpen dorpen. Participanten bezig in een werkgroep met het discussieren over een opdracht die uitgevoerd moest worden. Mr. Elmont, woonachtig in het dorp Nw. Jacobkondre, geeft hierbij zijn mening. Mevr. Fonie, uiterst rechts, deed een opmerkelijke uitspraak tijdens de training: wie weri foe tana baka, na a bevoegdheid u moes kisie da wi o sori lanti sa wi mang doelend op de bevoegdheden die zij (de burgers) met de uitvoering van het Decentralisatieproces verkrijgen om beslissingen over hun district te nemen. 26

27 BURGER PARTICIPATIE COMMISSIE RESSORT BOVEN SARAMACCA (21 dorpen ) No. Naam Dorp Functie Geslacht 1. Henkie Hendrik Pijetie Medewerker RO M 2. Elmont Renee Baling Ontw. werker M 3. Fonie Truida L. Baling Pastoraal medewerkster V 4. Eva Harvey Vertrouw M 5. Elmont Titia E. Nw. Jacobkondre Schoonmaakter V 6. Tweeling Edson Nw. Jacobkondre Kapitein M 7. Asaf Rinia Nw. Jacobkondre Lid vrouwenorganisatie M 8. Benker Engracia Mi Sa Libie Lid vrouwenorganisatie- V Het identificeren van leden ten behoeve van deze BPC is gedaan door de leiding van het ressort in samenspraak met de actieve organisaties van het gebied. Met het samenstellen en trainen van deze BPC beschikken alle ressorten in het district nu over een BPC. In totaal zijn er 9 BPC s samengesteld. 27

28 CONCLUSIE Het district Sipaliwini verschilt in vele opzichten van de overige districten en de ontwikkeling van dit deel van Suriname vereist dan ook een andersoortige aanpak. Eén waarbij de inwoners van dit district een centrale plaats moeten innemen. De mentaliteit van de overheid moet het doen zal moeten veranderen wil men het district daadwerkelijk tot ontwikkeling brengen. Het component BURGERPARTICIPATIE geeft invulling hieraan. In het kader van de uitvoering van het Decentralisatieproces zijn in de periode januari tot en met april 7 BPC trainingen in het district Sipaliwini georganiseerd. Er zijn zoals eerder aangehaald 9 BPC s samengesteld in dit district. De reacties tijdens van de participanten en uit het veld geeft aan dat het district het Decentralisatieproces toejuicht. Dit proces wordt als een mogelijkheid gezien om de achterstandspositie waarin het binnenland verkeert in te lopen. Dat het district tot ontwikkeling moet worden gebracht is een feit en de inwoners willen en zijn bereid dat samen met de overheid realiseren. Volgens de deelnemers moet de rol van het traditioneel gezag, dat erkend wordt in het binnenland en door de overheid, zo snel als mogelijk vastgesteld worden. Sommige zijn de mening toegedaan dat het toebedelen van een rol aan het traditioneel gezag één van de eerste zaken is die aangepakt zou moeten worden. In principe zou dit niet achteraf moeten gebeuren. Ze zijn verder de mening toegedaan dat de rol die het traditioneel gezag zal innemen van invloed zal zijn op het succesvol uitvoeren van het Decentralisatieproces in dit district. Een ander aspect dat tijdens de training naar voren is gekomen is het misnoegen over het feit dat de leden van de commissies op vrijwilligersbasis zitting moeten nemen in de BPC s. De deelnemers hebben een vergelijking gemaakt met de Ressort- en Districtsraad die wel vergoed worden. Volgens hun zijn deze organen in het leven geroepen en worden betaald om het ontwikkelingsproces in de verschillende ressorten richting te helpen geven, hetgeen volgens hun niet adequaat gebeurt. Ze zijn de mening toegedaan dat deze organen aan een evaluatie toe zijn. De verschillende organen, instanties en organisaties in het binnenland moeten samenwerken en één doel voor ogen hebben n.l. het binnenland tot ontwikkeling brengen. Samen zijn we sterk. 28

29 Decentralisatie HANDLEIDING CREEREN EN TRAINEN VAN BURGERPARTICIPATIE- COMMISSIES IN DIST RICT SIPALIWINI Samengesteld door: Mw. Drs. Olvina Awanima Supervisor: Mw. Sheila Ketwaru Bureau voor de Dienstverlening aan NGO s Decentralization and Local Government Strengthening Program Government of Suriname and the Inter-American Development Bank Paramaribo, Suriname November

30 Inleiding Na de afronding van de eerste Decentralization of Local Strenghtening Program (DLGP) in 2008 is de Surinaamse regering thans met ondersteuning van de Inter-American Development Bank (IDB) bezig met de implementatie van (DLGP II). Het doel van dit programma is om de institutionele en financiële capaciteit van de lokale overheden in het land verder te versterken, alsook het wettelijke en reguliere raamwerk waarbinnen de locale overheden moeten functioneren. Het district Sipaliwini werd in 2008 als pilot district opgenomen in DLGP I. Hierbij werd de nadruk gelegd op het versterken van de lokale capaciteiten door middel van het ontwikkelen van bewustwordings- en communicatie strategieën voor dit district. In het kader hiervan werden mensen van Sipaliwini als trainers opgeleid met als doel de lokale capaciteiten te vergroten om de bewustwording en participatie van de burgers te bevorderen. Bevolkingsparticipatie is een belangrijke component binnen het Decentralisatieproces. Deze vorm van participatie is een recht en een plicht van elke burger om zich uit te spreken en om de aanhoudende zorgen en verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het leven in de gemeenschap te tonen. Wij wensen u heel veel succes, met de aanvang van dit spannende proces van verhoogde betrokkenheid van het publiek en in het versterken van de relatie tussen de burgers en de overheid. Deze relatie vormt de basis van een gedecentraliseerde overheid; een realistische wijze om van DE BURGERS de lokale overheid te maken. 30

31 INHOUDSOPGAVE Inleiding Traningsmodule I: Decentralisatie 3 Traningsmodule II: Communicatie 6 Traningsmodule III: Het organiseren van activiteit 7 Traningsmodule IV: Vergadertechnieken 9 Traningsmodule V: Participatie 15 Traningsmodule VI: Pro-actief 17 Traningsmodule VII: Het maken van een begroting 18 Traningsmodule VIII: Lobbyen en netwerken 20 Traningsmodule IX: Fondsenwerving 24 31

32 TRAININGSMODULE I: DECENTRALISATIE WAT HOUDT DLGP IN? Het DLGP Programma is een capaciteitsversterkingsprogramma (trainingsprogramma) dat het scheppen van krachtigere districtsoverheden mogelijk moeten maken, evenals de noodzakelijke stap voor decentralisatie en de geleidelijke groei van besluitvorming en macht voor lokale overheden. Anders gezegd: de districten worden klaargemaakt om hun nieuwe rol te vervullen. Ze krijgen versterking door: training: hoe ze inkomsten moeten genereren, beheren en uitgeven; een districtsadministrateur (econoom) die al in dienst is genomen; de Districtsraad: hoe zij districtswetten en plannen moeten opstellen; de technische dienst: hoe zij wegenonderhoud projecten moeten uitvoeren, kleine watervoorzieningsprojecten aanleggen, etc.; bestuursdienst: hoe zij klantvriendelijk moeten werken en hoe de burgers inspraak te geven in de beslissingen die de Districtsraad gaat nemen. Ook wanneer zij gaan beslissen welke problemen aangepakt zullen worden en hoeveel geld dat gaat kosten; Burgers: hoe zij o.a. hun milieu gezond moeten houden. Het programma gaat over financiële decentralisatie; d.w.z. versterken van de financiële positie van de districten. Zonder geld, kan je geen problemen oplossen. WAT KUNNEN WE VERSTAAN ONDER DECENTRALISATIE? Decentralisatie betekent dat de districten minder afhankelijk zijn van de overheid in Paramaribo (centrale overheid), dus meer bevoegdheden krijgen om beslissingen over hun district te nemen. Deze bevoegdheden bestaan uit het maken van een eigen districtsplan het maken eigen districtsbegroting het heffen innen en behouden districtsbelastingen het benoemen van districtsbestuur en districtspersoneel. Hieronder volgt een uiteenzetting van wat decentralisatie betekent: DELEN VAN MACHT: Decentralisatie betekent overdracht van verantwoordelijkheden voor planning en bestuur en het innen van eigen geldmiddelen, en de toewijzing van midden door de centrale overheid en haar instituties, aan lokale bestuurseenheden. ZELFBESTUUR: Decentralisatie is een alternatief in de richting van zelfbestuur, het volledig uitoefenen van participatieve democratie; politieke, financiële en administratieve autonomie. Het bevordert de efficiency in de relatie die de 32

33 overheid onderhoudt met de verschillende delen in het land, omdat zij verplicht is om onmiddellijke veranderingen tot stand te brengen en direct antwoorden te geven. NIEUW BESTUURLIJK MODEL: Decentralisatie is een politiekadministratief model dat een nauwere verbinding tussen overheid en samenleving mogelijk maakt, waarbij invloedsferen van beide worden gerespecteerd, maar er een bredere, directe en continue elatie tussen burger en overheid wordt gestimuleerd. OVERHEID-BURGER DIALOOG: Decentralisatie is een optie die de civiel society de mogelijkheid beidt om de noodzakelijke dialoog tussen autoriteit en burgers tot stand brengen en die nastreeft om burgers de vaardigheden en verantwoordelijkheden terug te geven om hun eigen levensomstandigheden te verbeteren. Decentralisatie stelt de lokale besturen in staat naast het zelf innen van (belasting)gelden, richtlijnen vast te kunnen stellen en op basis daarvan hun activiteiten te kunnen financieren. Dit gebeurt niet alleen op het gebied van belasting, maar ook van bijvoorbeeld grondbeheer, regeermacht en administratie, met andere woorden het omvat alles. WORDT NAGESTREEFD MET DECENTRALISATIE? De efficiëntie van de overheid verhogen door middel van het versterken van lokale eenheden van administratie en bestuur. Versterken van de institutionaliteit en efficiency van overheidsdiensten. Betere verdeling van overheidsuitgaven met de bedoeling dat de kwaliteit leven van de mensen wordt verbeterd. Stimuleren van autonome en democratische ontwikkeling van de gemeenschappen Bijdragen aan een transparante en efficiënte overheid Democratie met meer inspraak van de burgers. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN EFFECTIEVE DECENTRALISTIE? Het verhoogt de capaciteit en snelheid om aan plaatselijke behoeften tegemoet te komen; Er worden mechanismen en ruimten geschapen die transparantie en verantwoordelijkheid van plaatselijke autoriteiten bevorderen; Het zorgt voor verbetering in het leveren van de belangrijkste basisdiensten van de overheid; Het stimuleert burgerparticipatie bij de planning en management van ontwikkelingsprogramma s, waardoor de duurzaamheid van deze programma s wordt verbeterd; Overheid optreden wordt integraler en beter gecoördineerd uitgevoerd; wat een betere manier is om conflicten op te lossen. 33

34 WAT IS BEVOLKINGSPARTICIPATIE Bevolkingsparticipatie is simpelweg een bijdrage aan informatievergaring en dat burgers worden aangehoord door degenen wiens taak het is om de eindbeslissingen te nemen. Het is niet ontworpen om zowel de macht als de moeilijke taak weg te nemen van degenen die verantwoordelijk zijn voor de eindresultaten en de kwaliteit van het leven in de districten en ressorten van Suriname. Echter staat het toe dat het gewicht van deze besluiten wordt verdeeld door middel van discussie, informatie uitwisseling en verbeterde communicatie in beide richtingen. Met andere woorden: de burgers hebben inbreng in de besluitvorming. Het ware doel van bevolkingsparticipatie is niet om de burgers een forum te verschaffen om hun stem te laten horen, maar om hun een gelegenheid te bieden verandering te brengen en gebruik te maken van hun unieke en ware kennis van de gemeenschap, evenals de behoeften van die gemeenschap om het leven te verbeteren. Bij het introduceren van effectieve bevolkingsparticipatie in uw district zijn een ruimdenkende houding, een welwillende overheid en vele vaardigheden noodzakelijk, waarvan sommige nieuw voor u zullen zijn. Van u wordt niet verwacht dat u alle informatie, die in deze handleiding staat vermeld, meteen toepast. In feite gebruikt u waarschijnlijk reeds vele van de technieken of instrumenten, die hierin worden beschreven. 34

35 TRAININGSMODULE II: COMMUNICATIE In het verleden kan communicatie naar beneden toe (Top-down communicatie), van de bestuurders naar de bestuurden, efficiënter zijn geweest. Maar in deze vorm van bestuur is de burger een passieve ontvanger van overheidsdiensten; hij of zij is geen participant in het overheidsproces. Deze methode van communicatie kan aangenaam en lonend zijn voor gekozen functionarissen, maar het is geen echte democratie. Onder communicatie kan je verstaan het communiceren tussen 2 of meer mensen. Wat is communicatie? Communicatie is als de ene persoon tegen de andere praat. Communicatie is een vorm van leren. Belangrijk bij communicatie is luisteren naar de ander. Communicatie is dus een tweerichtingsrelatie in een effectieve democratie: de districtscommissaris en lokale gekozen functionarissen dienen de burgers en communiceren met hen in de cyclus van overheidsaangelegenheden. Burgers communiceren ook regelmatig met hun lokale overheid en wachten niet op verkiezingen om hun mening en hun wil kenbaar te maken. Er kan op verschillende manieren gecommuniceerd worden, in contact komen met de ander. Communiceren kan met woorden (praten of schrijven= schriftelijk praten) of zonder woorden. Vb: ik kan zeggen kom hier dan hoor je mijn stem of ik kan je wenken met mijn hand, dan praat ik niet. Toch weet je dat je moet komen. Communicatie instrumenten: 1) De stem: belangrijk rustig of schreeuwend praten: v.b:kom) 2) De ogen: knipogen, scheel aankijken, lief kijken. 1) Het lichaam: v.b: houding, lopen, zitten, bewegen met de handen, knikken, boos kijken of een zoen). Na doen en hen vragen wat je daarmee wil zeggen. 2) De persoonlijke ruimte: anderen mogen niet te dichtbij je komen. Om je zelf te beschermen. Bij communicatie heb je 3 dingen t.w: een zender, een ontvanger en een boodschap. v.b: de DC laat de bestuursopzichters van Sipaliwini weten dat zij een training ivm DLGP in moeten bijwonen. De zender is de persoon die de boodschap stuurt en de ontvanger is de persoon die boodschap ontvangt. Indien de boodschap niet rechtstreeks gestuurd kan worden, kan er gebruik gemaakt worden van een tussenpersoon of ding. Dit noemen we een medium. v.b van een: een boodschapper, via de radio, via de TV, via de radiozender, via een brief, via internet, via een apintidrum, telefoon, etc. Als het bericht niet goed aankomt, is er storing opgetreden. Oorzaken hiervan zijn storingszenders; tussen de zender en de ontvanger komt er een storing. De boodschap kan hierdoor vervormd worden. 35

36 TRAININGSMODULE III: HET ORGANISEREN VAN EEN ACTIVITEIT Bij het vaststellen van een trainingsschema of het organiseren van een activiteit moet de trainer er op toezien dat het niet gebaseerd is op hun eigen gerief of timing van ander werk. Bij de planning en uitvoering moet rekening gehouden worden met de volgende aandachtspunten: WAT wil je doen? Stel de activiteiten vast die je wilt uitvoeren. WIE is de doelgroep? (hoeveel personen? besluit voor wie je de activiteit organiseert: grootte, leeftijd, geslacht, woongebied(en) en andere kenmerken van de doelgroep). WAAROM wil je het doen? Bepaal het doel dat je wilt bereiken met de activiteit. WANNEER wil je het doen? Kies een geschikte periode: dag en tijd niet dichtbij een feestdag, in de algemene vakantieperiode, tijdens drukke werkperioden (zoals de tijd van openkappen of bewerken van de kostgrondjes en oogsten), of wanneer toekomstige participanten overstelpt worden met andere training of reis verplichtingen) WAAR wil je het doen? (kies een geschikte locatie, is het redelijk aan te nemen dat alle participanten de locatie kunnen bereiken in een redelijke tijdsduur?, is de ruimte adequaat om mensen te accommoderen in een goede leeromgeving?, zijn de noodzakelijke hulpmiddelen aanwezig die de training effectief zullen maken (zoals schrijfbord, krijt, en overige schrijfmatetriaal, etc.), of moet alles worden getransporteerd naar de trainingslocatie?, is er voeding op de locatie te verkrijgen of zal het moeten worden aangedragen?, zal het treffen van deze voorzieningen de verantwoordelijkheid zijn van de trainers of de organisatoren) WAARMEE ga je het doen? Maak een begroting (middelen, geld). De HOE Vragen: HOE wil je te werk gaan? Ga na of je werkgroepen óf alleen één persoon verantwoordelijk wil stellen voor de planning en uitvoering van de deeltaken. HOE ga je controleren of alles goed verloopt? Vergader regelmatig en maak een checklist om te controleren hoe de voorbereiding verloopt. In de checklist staan alle afspraken vermeld, met naam van de verantwoordelijke, welke afspraken zijn gemaakt, voor wanneer, enz. HOE ga je bekendheid geven aan je activiteit? Ga na hoe je de doelgroep het best kan mobiliseren (activeren). Er zijn verschillende manieren om dit te doen: uitnodigen per brief of pamflet, via de media (radio, tv, krant), spandoeken en posters en mondeling (Mofo Koranti). Je mag ook een combinatie van deze verschillende manieren gebruiken. HOE ga je het succes van je activiteit meten? Na de uitvoering is een evaluatie belangrijk om na te gaan of je het gestelde doel hebt bereikt en hoe je dit kunt meten (bijvoorbeeld hoeveel bezoekers zijn er geweest, heb je winst gemaakt of verlies geleden, is alles goed georganiseerd verlopen, iedere medewerker heeft zich aan afspraken gehouden, enz.). Uit fouten kan je natuurlijk leren. 36

37 De HOEVEEL Vragen: HOEVEEL voorbereidingstijd is er nodig? Ga na hoeveel tijd je nodig hebt om alles goed voor te bereiden en begin tijdig met je voorbereiding. HOEVEEL hulpkrachten heb je nodig? Plan hoeveel mensen je nodig hebt om je te helpen bij de planning en uitvoering van de activiteit. Maak duidelijke afspraken over de taakverdeling en zorg ervoor dat iedereen goed begrijpt wat zijn/haar verantwoordelijkheid is. Geef ook leden een taak bij de planning en uitvoering. HOEVEEL gaat het kosten? Maak een nauwkeurige begroting van de kosten voor materiaal, huur van een ruimte, transport, enz. HOEVEEL gaat het opbrengen? Schat de inkomsten die je kunt verdienen. HOEVEEL geld kom je tekort en hoe ga je fondsen werven? Ga na hoe je ondersteuning in natura kan krijgen, kortingen, krediet en sponsoring. HOORZITTINGEN Een hoorzitting is een zitting van (meestal) een overheidsinstelling (bijvoorbeeld een ressortraad), waarbij verschillende partijen en belanghebbenden hun mening kunnen geven (zij worden gehoord ). Een hoorzitting wordt door een externe voorzitter voorgezeten. Anders gezegd: Bij een hoorzitting is er sprake van een overheidsorgaan dat van zijn burgers wilt weten hoe die over een bepaalde zaak denken. Het idee daarbij dat het overheidsorgaan beter met de wensen van de burger rekening kan houden. Een hoorzitting is in het algemeen openbaar. Een hoorzitting heeft tegenwoordig ook een wettelijke regeling in de Wet op Regionale Organen (WRO) artikel 54. Deze wet geeft regels hoe een bestuursorgaan tot een besluit kan komen. Bij bepaalde besluiten moeten belanghebbenden al van te voren in de gelegenheid gesteld worden om hun ideeën (zienswijze) schriftelijk maar ook mondeling kenbaar te maken. Hoorzittingen zijn vereist bij de opstelling van de districtsbegroting volgens de Wet op Regionale Organen (WRO) artikel 54. De Districtraad (DR) is verantwoordelijk voor de participatie van de burgers. Er moeten hoorzittingen worden gehouden tijdens de openbare vergaderingen in overleg met de Ressortraad (RR). De DR maakt gebruik van dezelfde capaciteit die DLGP ten behoeve van het Districtsbestuur heeft opgezet: District Financiering Plan (DFP), District Administrateur (DA), Burgerparticipatie commissie/ platform en het ontwikkelen van de burger participatieve planning en begrotingsmethodologie middels hoorzittingen zoals uitgewerkt in het Bevolking Participatie Plan. Om een effectieve participatie te hebben van de burgers tijdens de hoorzittingen moet er: 1. voldoende bekendheid zijn van de vergaderingen 2. ter inzage legging van de concept begrotingstukken 3. voldoende ruimte voor de bevolking om de vergadering bij te wonen 37

38 TRAININGSMODULE IV: VERGADERTECHNIEKEN De vergadering Het bijeenkomen van de vergadering heeft ten doel gezamenlijk tot resultaten te komen. Het welslagen van de bijeenkomst is niet alleen afhankelijk van het optreden van de voorzitter en de secretaris. Alle aanwezigen behoren in gelijke mate bij te dragen tot een doelmatig verloop. Voorbereiding De basis voor een vruchtbare vergadering moet gelegd worden in de fase van de voorbereiding. Het zal moeten gebeuren via een goed samenspel tussen de voorzitter en de secretaris. Tips bij de voorbereiding: 1) Zorg ervoor dat de deelnemers voldoende schriftelijk geïnformeerd worden. 2) Zend met de agenda met bijlagen tijdig van te voren, zodat de deelnemers voldoende de gelegenheid hebben zich deze eigen te maken. 3) Ga na welke acties er naar aanleiding van de laatste vergadering ondernomen zouden worden. 4) De voorzitter moet nagaan als alles volgens afspraak verlopen is. 5) Zorg bij lange vergaderingen voor voldoende rustpauzes. Vergader niet langer dan 2 uur zonder onderbrekingen. 6) Zorg voor consumptie. 7) Zorg voor een geschikte vergaderruimte met goed meubilair Vaste onderdelen van een vergadering Iedereen weet vooraf wanneer en waar de vergadering plaatsvindt. Deelnemers worden uitgenodigd (voorzitter en secretaris) Deelnemers krijgen een agenda met bijbehorende informatie (voorzitter) Vooraf is duidelijk wie notulen maakt en wie de vergadering voorzit. Spelregels Op tijd aanwezig zijn. Vorige notulen en agenda van de vergadering meenemen (pen en papier). Anderen laten uitpraten. Rol van de voorzitter aanvaarden. Kort en bondig formuleren. Discussie beperken tot het agenda punt dat aan de orde is. Goed luisteren naar anderen. Na de vergadering doen wat je beloofd hebt. Accepteer door de meerderheid genomen besluiten. 38

39 Agenda De agenda is een lijst met onderwerpen die aan de orde komen in een vergadering. Meestal staan de belangrijkste zaken bovenaan. Soms staan bij de agenda ook actiepunten vermeld van de vorige vergadering, zodat besproken kan worden in hoeverre geplande acties ook zijn uitgevoerd. De voorzitter kan bij aanvang van de vergadering bij de deelnemers nagaan of ze nog punten op de agenda willen plaatsen. Er moet op de volgende zaken gelet worden bij het plaatsen van agendapunten. 1. zijn de agendapunten belangrijk genoeg om een vergadering te beleggen? 2. dienen zij in de vergadering behandeld te worden of kan het erbuiten evengoed? 3. kunnen de agendapunten zo besproken worden of moeten daartoe nog voorbereidinen getroffen worden? 4. worden de agendapunten goed omschreven? 5. behoeven sommige punten een toelichting? Actielijst Sommige voorzitters vinden het prettig om te werken met een actie- of besluitenlijst van de vorige vergadering(en). Daarin staat aangegeven wat besloten is of wie wat moet doen op welk moment. Afhankelijk van wat men gewend is, voegt men de actielijst toe aan de agenda. De agenda bepaalt dan de volgorde van de onderwerpen, de actielijst geeft aan welke activiteiten besproken moeten worden. Tips: 1) Zet de punten, die de meeste tijd kosten, in volgorde van belangrijkheid. 2) Behandel aan het slot van de vergadering die punten, welke in de volgende vergadering nader aan de orde gesteld worden. 3) Zorg ervoor dat de agenda niet overladen wordt en vermeld de streeftijd. Hoe ziet een goede agenda er uit? Opening: de voorzitter heet een ieder welkom en behandeld de agenda. De voorzitter stelt de aanwezigen eventueel in de gelegenheid om belangrijke punten die niet op de agenda staan op te nemen bij Wat ter tafel komt Bespreking en goedkeuring notulen vorige vergadering:.het is belangrijk eerder besproken zaken, vooral de besluiten, goed vast te leggen. Bij de behandeling van de notulen (nagaan of de notulen goed in elkaar is gezet) kunnen onzuiverheden in de tekst worden aangegeven. Bijvoorbeeld, iemand is verkeerd geciteerd of de strekking van een onderwerp is foutief aangegeven. In sommige (soort)_ vergaderingen wordt dit agendapunt overgeslagen. Ingekomen stukken en mededelingen: hier worden de ingekomen brieven/uitnodigingen medegedeeld en belangrijke activiteiten waaraan is deelgenomen worden kort behandeld. Is er iemand afwezig, in dit geval wordt 39

40 zulks medegedeeld en aangegeven of de persoon heeft afgezegd. Zo niet, dan wordt de afwezigheid in het verslag aangemerkt afwezig zonder bericht. Is er iets belangrijks gebeurd? Bespreking van de agendapunten: deze punten zijn in principe de hoofdreden van de vergadering. De agendapunten die besproken moeten worden, komen in de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp aan de orde. Het gaat om onderwerpen waarover besluiten moeten worden genomen of om activiteiten in uitvoering waarover men de vorderingen wil bespreken. De onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn een geplande activiteit of project, een jaarplan of jaarbegroting, etc. Wat ter tafel komt (WTTK); er kunnen korte maar belangrijke onderwerpen zijn die een aanwezige nog wil bespreken. Dit moet al bij aanvang van de vergadering kenbaar zijn gemaakt. De participanten besluiten of het aangevraagde onderwerp in de agenda wordt opgenomen en bij WTTK besproken. Rondvraag: aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets te vragen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw! Sluiting: ter afsluiting van de vergadering kan de voorzitter de gehele besluitenlijst of de belangrijkste besluiten en afspraken herhalen zodat iedereen het goed opneemt. Er wordt soms direct een datum gekozen voor een volgend overleg. Fasen in de vergadering De volgende drie fasen: doelen stellen, leidinggeven/voorzitten en notuleren/ verslaglegging zijn te onderscheiden in de vergadering: 1. Doelen stellen Iedere vergadering heeft een doel. Hoe wordt dit doel bereikt; bijvoorbeeld indien een probleem moet worden opgelost? 1) De deelnemers moeten allen dezelfde informatie krijgen. Weet waar u over praat en houdt u strikt aan het onderwerp. Wat is het probleem en alle daaraan verbonden aspecten en oorzaken? 2) Er wordt gediscusieerd over mogelijke oplossingen. De mogelijke oplossingen worden op een rij gesteld. 3) Er wordt een keuze gemaakt uit de mogelijke oplossingen. 4) Er wordt een besluit genomen. 2. Leidinggeven / Voorzitten Als voorzitter bewaak je de gang van zaken tijdens een vergadering. Dat begint al bij een goede voorbereiding: het zorgen een vergaderinglokatie, het uitnodigen van deelnemers en het verspreiden van de agenda en de bijbehorende informatie. 40

41 Ga na of iedereen zich kan verenigen met de agenda. Vraag of er opmerkingen zijn over het verslag van de vorige vergadering. (Heropen echter niet de discussie van die vergadering). In alle gevallen moet de voorzitter serieus blijven en de discussie sturen naar een eindconclusie. De voorzitter moet de agenda bewaken door bijvoorbeeld lange discussies af te kappen en samen te vatten. De voorzitter moet eveneens ervoor zorgdragen dat mensen naar elkaar luisteren. Hij vat samen en herhaalt indien nodig, formuleert afspraken en besluiten. Daarmee creeert hij een overzicht voor alle deelnemers, maar helpt ook degene die voor de notulen zorgt (de notulist). 3. Notuleren / verslaglegging Notulen zijn een vrijwel letterlijke weergave van wat in de vergadering is gezegd en door wie. Een verslag daarentegen is meer een algemene samenvatting van de belangrijkste zaken en deze vorm wordt het meest toegepast. De taak van een notulist is om van een vergadering een ordelijke en relevante samenvatting te geven. Tijdens de vergadering komt het aan op goed luisteren en opschrijven wat voor alle deelnemers straks het belangrijkste is om te weten. Na de vergadering moet de notulist dat kort en bondig formuleren in een vergaderverslag, zodat iedereen weet wat is afgesproken. Centraal staat de vastlegging van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Doel notulen / verslag Verslag, ook voor de niet aanwezigen Geheugensteun voor alle deelnemers Bewijsstuk van gemaakte afspraken De basis voor nieuwe vergadering of acties Archief of documentatie Valkuilen Eigen mening of waardeoordeel laten merken in de notulen Feiten of informatie toevoegen of verbeteren Knelpunten vergadering De op de vergadering besloten actiepunten dienen nagekomen te worden. De voorzitter en/ of secretaris zullen dit regelmatig nagaan en eventueel de betrokkenen erop moeten wijzen. Tijdens de vergadering zal men op een aantal punten alert moeten zijn: - houdt in de gaten, dat alle punten van een onderwerp ook aan de orde komen; - zie toe dat niet van het onderwerp wordt afgedwaald; - hoe beoordelen de deelnemers de naar voren gebrachte argumenten; - luisteren de deelnemers voldoende naar elkaar; - reageert men niet te emotioneel; - besef dat u in groepsverband tot resultaten zult moeten komen. 41

42 Het verloop van de vergadering is niet te voorspellen. Probeer eventueel gerezen moeilijkheden te onderkennen en stel deze in de vergadering aan de orde. Hierdoor wordt een beter inzicht verkregen in de problemen van het vergaderen. Deelnemers Periodieke vergaderingen worden meestal bijgewoond door veel deelnemers. Zijn de deelnemers er beslist bij nodig? Voor een goed verloop van de vergadering kan ten aanzien van het aantal deelnemers als globale norm gelden: voor vergaderingen met het doel informatie uit te wisselen maximaal 40; om mogelijke oplossingen te zoeken maximaal 25; om besluiten te nemen maximaal 15. Soorten deelnemers in een vergadering In een vergadering kunnen verschillende deelnemerstypen voorkomen (personen met diverse persoonlijkheden). A. Deelnemerstypen die een discussie/ vergadering kunnen bemoelijken zijn: 1. De betweter Deze mensen zijn ervan overtuigd dat zij alles beter weten en kunnen erg storend zijn in een vergadering. Ze luisteren niet naar anderen, praten te veel en remmen het groepsdenken. Dit kan aggresiviteit bij de andere sterke persoonlijkheden in de groep wekken. Aanpak: degene die de vergadering leidt kan de betweter de status van deskundige geven en hem vragen in een korte uiteenzetting zijn informatie met de groep te delen. Daarna wordt af en toe aan hem om commentaar of aanvullende informatie gevraagd. 2. De verwaande De verwaande lijkt heel veel op de betweter. De verwaande zwijgt vaak tijdens vergaderingen. Ook wanneer hij door de groep ertoe wordt uitgedaagd zijn mening te geven, zal hij niet spoedig toegeven. Aanpak: de discussieleider kan de verwaander ertoe bewegen tot een uiteenzetting van zijn opvattingen. 3. De negatieve Dit zijn mensen die altijd tegen de stroom ingaan, die bijvoorbeeld wit zeggen als anderen zwart zeggen. Deze houding komt meestal voor bij mensen die niet-aangepast zijn bij de cultuur (de waarden, normen, gewoonten) van de groep. Deze mensen willen opvallen in de groep en hangen de negatieve uit. Aanpak: de discussieleider moet de persoon in kwestie vertrouwen geven, de groep ertoe brengen aandachtig te luisteren naar wat de negeatieve te zeggen heeft, hem de mogelijkheid geven om zich uit te drukken. 4. De agressieve De agressieve is erg prikkelbaar, neemt tegenspraak gemakkelijk op als een aanval op zijn persoon, en heeft moeite om zich in toom te houden. Aanpak: de discussieleider en anderen moeten vermijden de aggresiviteit uit te lokken. In permanente gespreksgroepen, waarin de partners elkaar goed kennen, weet men dat sommige deelnemers erg gevoelig zijn voor bepaalde woorden, uitdrukkingen, 42

43 onderwerpen, of dat zij in een discussie gemakkelijk door hun gevoelens laten meeslepen. Men moet proberen dit te vermijden. 5. De praatvaar en de omslachtig Sommige mensen horen zichzelf graag praten en kijken dan niet naar de tijd die zij in beslag nemen. De praatvaar kan remmend werken op het discussieproces door lang te spreken en voortdurend in hehaling te treden. De omslachtige is iemand, die veel woorden nodig heeft om zijn gedachten uit te drukken, niet zoals de praatvaarder, terwille van het genoegen te praten. Aanpak: de discussieleider kan al te lange toespraak of beurt in korten door hem te helpen formuleren of demonstratief gebruik van zijn horloge de groep op de verlopende tijd opmerkzaam te maken. 6. De zwijger en de schuchtere Er zijn mensen die verlegen worden wanneer zij in het openbaar het woord moeten voeren. Verlegenheid is meestal te wijten aan een gevoel van onzekerheid. Een nieuweling in de groep kan terecht menen dat het beter is de eerste keer de anderen te observeren. Aanpak: de discussieleider moet hen de kans geven zich in het gesprek te mengen, zoals door het geven van voorbeelden. De discussieleider zal niet te sterk aandringen, wanneer na herhaalde uitnodigingen de betrokken deelnemer toch blijft zwijgen. De negatieve typen wekken weerstand, remmen het goede verloop van discussies/ vergaderingen. De discusieleider moet een passende groepsklimaat weten te scheppen en te onderhouden en dat soort van mensen helpt hun eigen moeilijkheden te overwinnen en de positieve kanten, die zij ook hebben, te benutten. B. Deelnemerstypen die een discussie/ vergadering kunnen bevorderen Er zijn ook eigenschappen die de samenwerking en samendenken bevorderen te weten: 1. De organisator Hij is de persoon die vooral oog heeft voor de goede samenwerking in de groep.hij helpt de doeleinden klaar te stellen, de goede procedure te vinden en houdt de vooruitgang van de discusie in het oog. 2. De kritische denker Hij neemt niet dikwijls het woord, omdat hij geneigd is de discussie te observeren. Hij is een te waarderen helper voor het bouwen van het logische denken, door het kritisch beoordelen van de opmerkingen van de andere deelnemers. 3. De animator Hij weet het enthousiasme bij de groep op te wekken en te onderhouden, legt de klemtoon op het belang van de discussie. Hij looft de deelnemers die interessante bijdragen leveren, en wekt de passieven tot meewerken op. 4. De verzoener Hij weet zowel meningsverschillen door compromisvoorstellen weg te ruimen, emotionele conflicten tussen deelnemers te minimaliseren, te objectiveren en bij te 43

44 leggen. Hij zorgt ervoor dat de groep samen blijft en helpt de groep tot een éénparige conclusie te komen. 5. De opbouwer Hij geeft zich geheel om de discussie-inhoud belangrijker te maken. Hij brengt nieuwe gadachten aan, geeft zijn oordeel over de meningen van de anderen, vraagt zich af wat men reeds heeft bereikt. 6. De helper Hij is het goedmenende lid van de groep, die met voorbeelden helpt, de verzoener ondersteunt, met de opmerkingen van anderen werkt, toelichtingen vraagt en bereid is om te helpen bij de voorbereidingen en nazorg van de vergadering. Tip: om efficiënt deel te nemen aan discussies geldt: kent u zelf, ken uw zwakke en uw sterke kanten, weet uw zwakheden te beheersen en uw talenten produktief te maken ten bate van uzelf en de groep. 44

45 TRAININGSMODULE V: PARTICIPATIE Participatie betekent actieve deelname. Participatie is iets anders dan "mee mogen doen" of "inspraak hebben". Het betekent dat mensen zich uitgenodigd voelen om hun bijdrage te leveren en dat die bijdrage serieus genomen wordt. Participatie betekent ook dat denken en doen zo min mogelijk gescheiden worden. Geen plannen bedenken voor anderen, maar voor je eigen vervolgacties. Wanneer over participatie wordt gesproken, is er altijd sprake van een subject en een object, ook als dat niet expliciet wordt gemaakt: een persoon of een groep die deelneemt (het subject) en dat genen waaraan zij deelnemen (het object). Participatie kan in beginsel betrekking hebben op allerlei subjecten (bijvoorbeeld jongeren, burgers, vrouwen) en op allerlei objecten (bijvoorbeeld: politiek, arbeid, onderwijs, gezondheidzorg). Het woord participatie heeft een sterk maatschappelijke, vaak politieke bijbetekenis. Als die bij betekenis er niet is, wordt meestal van deelname gesproken. Er zijn verschillende vormen van participatie bijvoorbeeld: Arbeidsparticipatie (deelname van een bepaalde groep aan de arbeidsmarkt) en sociaal-culturele participatie (deelname van een bepaalde groep aan sociaal-culturele activiteiten). Participatieladder Hoeveel invloed hebben burgerparticipanten op het te ontwikkelen beleid? Met andere woorden, op welk niveau wordt er geparticipeerd? Het participatieniveau heeft vooral te maken met de houding van de betrokken overheid. Om het niveau van participatie te kunnen benoemen gebruiken we het model van een participatieladder. 1. Informeren/ Raadplegen Het politiek bestuur bepaalt in hoge mate zelf de politieke agenda voor besluitvorming. De betrokken burgers en organisaties worden gezien als gesprekspartners bij de ontwikkeling van beleid. De gespreksresultaten vormen mogelijke bouwstenen voor beleid. Politieke bestuurders verbinden zich niet aan de resultaten die uit de gesprekken voorkomen. 2. Consulteren/ Adviseren Het politiek bestuur stelt de politieke agenda samen. De betrokken burgers en organisaties hebben de gelegenheid om problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren. 3. Actief deelnemen Het politiek bestuur en de betrokken burgers en organisaties komen gezamenlijk een probleemagenda overeen, waarna gezamenlijk naar oplossingen wordt gezocht. Bestuurders kunnen bij de uiteindelijke besluitvorming beargumenteerd afwijken van de inbreng van de deelnemers, maar hun commitment is veel zwaarder dat bij participatieniveau adviseren. 45

46 4. Meebeslissen Besluitvorming wordt aan de betrokkenen gedelegeerd. Het politiek bestuur verbindt zich aan deze besluiten. Vergeet niet, dat volwassenen met respect en op een serieuze wijze dienen te worden benaderd. Ze willen niet als kinderen worden behandeld, waarbij iemand hen vertelt wat beter is. Gebruik goede technieken om uw punt te maken en verkrijg betrokkenheid en consensus aangaande moeilijke zaken. Schenk aandacht aan hoe u wordt overtuigd om een idee uit te proberen en bekijk of u dezelfde methoden kunt toepassen om de burgers voor uw zaak te winnen. Het belang van bevolkingsparticipatie is om de burgers ervan te overtuigen, dat hun participatie de moeite waard en van betekenis is. 46

47 TRAININGSMODULE VI: CTIEF TRAININGSMODULE VI: PROACTIEF Pro-actief gedrag is een bepaalde vorm van initiatiefrijk gedrag van mensen waarbij men oplossingen en gunstige verbeteringen aanbrengt. Het heeft voornamelijk te maken met het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid voor je leven en voor je werk. Iemand die pro-actieve initiatieven ontplooit, daagt de bestaande statusquo uit (de toestand waarin zich iets bevindt op een bepaalde tijd), vraagt naar het waarom van zaken en anticipeert op kansen. Dit soort gedrag is belangrijk voor het goed lopen van een organisatie, maar het is ook gedrag dat niet altijd in even goede aarde valt. De pro-actieve persoon doet de dingen niet omdat ze nu eenmaal altijd zo gedaan worden, maar die probeert ook extra waarde toe te voegen en vernieuwing (innovatie). Om door pro-actief gedrag waarde toe te voegen, is het hebben van een bepaalde mate van kennis en expertise een belangrijke voorwaarde. Aan de basis van pro-actief gedrag ligt zelfsturing. Als je pro-actieve initiatieven wilt ontwikkelen, moet je zèlf aan het stuur van je schip staan. Jij bent degene die de doelen en de koers bepaalt en je wilt anderen daarbij betrekken en meekrijgen. Je ontwikkelt nieuwe ideeën en initiatieven en dat maakt je een zelfstuurder. Om dit te kunnen doen, moet je persoonlijke verantwoordelijkheid nemen voor de kant die je op gaat, de consequenties daarvan en de keuzes die je daarin maakt. 47

48 TRAININGSMODULE VII: HET MAKEN VAN EEN BEGROTING Een begroting geeft de financiële gevolgen van een beslissing weer. Begrotingen worden onder andere gebruikt bij elke instelling die met geldstromen te maken heeft. Dit zijn onder andere bedrijven, overheden en stichtingen. De begroting is een inter-actieve afstemming tussen de wensen en de mogelijkheden. Wat is een begroting? Een begroting is een raming (schatting) van inkomsten en uitgaven. Een begroting houdt het stellen van prioriteiten in. Stel dat u niet alles kan verwezenlijken/ uitvoeren wegens te weinig geld, wat is dan het allerbelangrijkste dat moet plaatsvinden? (keuzen maken) Een begroting is geen doel op zich, maar een werk-instrument. (leidraad) Een begroting zult u voortdurend moeten toetsen aan de realiteit en eventueel tussentijds bijstellen. Anders gezegd: een begroting is een instrument dat kan worden gebruikt ter beheersing van de kosten die voor het leveren van prestaties gemaakt zouden mogen worden. De begroting wordt vaak voorgelegd aan belanghebbenden ter goedkeuring. Periodiek worden de resultaten vergeleken met de begroting. Indien er iets dreigt mis te gaan moet er ingegrepen worden. Aan het eind van het jaar moet voor bepaalde organisaties een jaarrekening (een jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een bedrijf/ organisatie) gesteld. Afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening worden geanalyseerd. Functies: 1. het geven van een overzicht van toekomstgerichte activiteiten en de hiermee te bereiken resultaten respectievelijk doelstellingen 2. het fungeren als taakopdracht voor de verantwoordelijke personen 3. de machtiging om uitgaven te doen respectievelijk verplichtingen aan te gaan. 4. een instrument om het beleid en de uitvoering van het beleid te toetsen. 5. een middel voor de betrokken functionaris om verantwoording af te leggen over de door hun gedelegeerde bevoegdheden. Het is een coordinatiemiddel voor de leiding van een organisatie. 48

49 Vereisten voor een goede begroting: Een begroting moet onderdeel zijn van een gehele planning. Een begroting moet gedetailleerd zijn, alle delen van de activiteit of het project moeten hun plaats hebben. Wanneer iemand uw begroting bekijkt, moet die precies kunnen aflezen en begrijpen waarover uw activiteit gaat. Een begroting moet realistisch en eerlijk zijn, dat wil zeggen dat de opgebrachte kosten moeten overeenkomen met de realiteit en met de meest voordelige kosten. Het heeft geen zin u zelf zand in de ogen te strooien. U moet immers aan de slag met deze cijfers! Hoe te beginnen met het maken van een begroting: Als U eerder met een begroting heeft gewerkt, moet u letten op: Was ze volledig? Wat werd over- of onderbegroot? U zult de oorzaken moeten opsporen en de begroting hieraan aanpassen. Planning bekijken. Overleg met andere personen: penningmeester, bestuur, voorzitter, verantwoordelijken. Je hebt géén vroegere begroting: Denk na aan welke zaken u geld gaat uitgeven en waar u uw inkomsten vandaan haalt. De inkomsten en uitgaven moet dekkend zijn, m.a.w. gelijk. Denk bij deze posten na hoeveel uitgaven en/of inkomsten u denkt te hebben gedurende het werkjaar. Tel alle posten op en bekijk ze: is de begroting in evenwicht: geen probleem Vertoont de begroting een tekort: uitgaven verminderen / inkomsten vermeerderen? Is er een overschot: afspreken wat ermee gebeurt Overleg met andere personen: penningmeester, bestuur, voorzitter, verantwoordelijken. Mogelijke begrotingsposten: Uitgaven telefoonkosten kantoorbenodigdheden transport vergoedingen aan externen (aannemer, trainer, etc.) huur materialen onvoorziene kosten ( een percentage of een bedrag om kosten op te vangen die eerder niet te overzien waren. Het is niet om kosten te betalen die men vergeten heeft te begroten). 49

50 Inkomsten verhuur van eigen materialen ( bijvoorbeeld cassavemolen, gereedschappen, enz.) fondswervingsactiviteiten (verkoopdag, drank- en voedingverkoop) belastinginkomsten sponsors en donoren Voorbeeld van een begroting voor het organiseren van een voorlichtingsaktiviteit Inkomsten Srd Uitgaven Srd Donatie politieke partij 500 Transport deelnemers 1000 Fundraising 1000 Huur generator 100 Schenking stg. Abra 600 Huur stoelen 50 Consumptie 250 Omroep/ promotie 50 Voorlichters 250 Totaal In een begroting zet je je inkomsten en uitgaven naast elkaar. Zo zie je snel of je genoeg geld hebt. 50

51 TRAININGSMODULE VII: LOBBYEN EN NETWERKEN Om zaken gerealiseerd te krijgen voor uw woongebied kunt u niet altijd op de overheid wachten. Er zullen stappen ondernomen moeten worden om zaken gedaan te krijgen. In zulke gevallen kan lobbyen en netwerken als instrument gehanteerd worden. Lobby: systematisch en langs informele weg beïnvloeden van machthebbers. Belangrijk in deze definitie zijn: Systematisch: lange termijn gericht (niet ad hoc of naar aanleiding van incidenten) Informeel: dus naast formele kanalen ( die ook bruikbaar en beschikbaar zijn!!) Machthebbers: degenen die besluiten nemen (of invloed op hen kunnen uitoefenen). Lobbyen is iets voor half sterken : de boven bazen hebben het niet nodig en de ongeorganiseerden hebben geen kansen.. Voorwaarden voor lobby: Legitimiteit (Wie geeft u het recht hier te spreken) Mogelijke antwoorden: mijn leden; mijn kennis; expertise; mijn buitenlandse vrienden; anders, nl... Geloofwaardigheid (Waarom zou ik u geloven?) Mogelijke antwoorden: vanwege mijn werk; vanwege mijn relaties; anders, nl... (Doet u zelf wat u belooft?) Mogelijke antwoorden: onze records ; onze transparantie; eerlijkheid; anders nl... Veranderkracht (Kunt u iets wel veranderen?) Mogelijke antwoorden: onze leden/doelgroep; onze vasthoudendheid; onze donoren; anders, nl... Wat is een pro-actieve lobby? vroegtijdig en uit eigen beweging invloed uitoefenen voorstellen doen (ipv later tegenwerken of terugdraaien) zelf aanpassende procedures helpen ontwikkelen (deel)verantwoordelijkheid nemen voor de uitkomsten Hoe worden we pro-actief in het lobbyen 1. investeren in relaties vroeg en goed geïnformeerd zijn (sleutelpersonen in de structuur vinden) weten wat op de agenda van beslissers staat (bijvoorbeeld door strategische gesprekken per kwartaal/ half jaar/ jaar) actoranalyse (smaakmakers bepalen en de echte beslissers bij de beleidsmakers identificeren) advocaten en vrienden kweken: tevreden cliënten, oud politici, enz.) 51

52 2. investeren in veranderingen tijd reserveren in je werkplan voor incidentele lobby en onderhoudslobby goede documentatie aanleggen van het onderwerp en deze grondig bestuderen analyse van de potentiële grootste toegevoegde verandering bij een lobby prioriteiten voor de lobby stellen (urgentie van het probleem, onmisbaarheid van besluiten in de publieke sector, kans op succes, draagvlak) eigen doelen scherp formuleren/ bepalen. een goed doordachte lobbystrategie met streefdatum (deadlines) uitzetten voor de te ondernemen acties Posities van de lobbyist De lobbyist kan verschillende posities (plaatsen) innemen om zijn lobbywerkzaamheden uit te voeren. Hieronder volgen enkele vormen van lobbyen: - een lobbyist die één is met zijn organisatie en zich zo weinig mogelijk met de overheid bezig houdt; - een lobbyist die de boodschap van zijn organisatie aan de overheid overbrengt; - een lobbyist die zijn eigen positie kiest en naar twee kanten onderhandelt. - een betaalde lobbyist die in opdracht van een organisatie of groep van organisaties onderhandelt Netwerken Netwerken is het leggen en onderhouden van contacten die u verder kunt helpen in uw werk, carrière en privéleven. Maar dat is slechts één kant van de medaille. Dat netwerk is er niet alleen voor u, het is de bedoeling dat ook de anderen er iets wijzer van worden. Netwerken is geven en nemen. Dus ook u helpt mensen in uw netwerk aan informatie en nieuwe contacten en geeft iemand bijvoorbeeld net die tip over die ene leuke baan die goed bij haar past. Zo helpt u elkaar. De basis van een goed netwerk is vertrouwen. Doel netwerken: is het delen van kennis, informatie en contacten. Belangrijk is dat u weet wat u wilt bereiken en hoe u uw netwerk gebruikt, onderhoudt en uitbreidt. Wat wil je bereiken met je netwerk? Netwerken gaat makkelijker als u weet wat uw doelen zijn, want dan kunt uer met anderen over praten. Op kortere termijn kunt u op een rij zetten wat u de komende tijd op uw werk moet realiseren. 52

53 Wie zitten er in je netwerk? In principe is iedereen die u kent of gekend hebt én die een positieve indruk van u heeft, uw netwerk: uw vrienden, familie, oude klasgenoten, docenten, mensen van uw sportvereniging, (oud-)collega s, etc. Uw netwerk is groter dan u denkt. Bovendien hebben mensen uit uw netwerk zelf ook weer een netwerk. Zo kun u uw netwerk dus weer uitbreiden door gebruik te maken van contacten van anderen. Er is ooit uitgerekend dat u binnen drie schakels (de vrienden van de vrienden van uw vrienden) toegang hebt tot alle mensen in Suriname. Met goed netwerken moet u dus bijna bij iedereen aan tafel kunnen komen. Breng je netwerk in kaart Het van belang om uw netwerk in kaart te brengen. Het is aan te raden uw eigen netwerk eens een keer voor uzelf in kaart te brengen en te ordenen. Elk netwerk bestaat uit een aantal velden. Een veld is bijvoorbeeld uw vorige werk, sport of mensen die u van een opleiding kent. Bouw je netwerk uit Het op- en uitbouwen van uw netwerk gaat vaak vanzelf. In uw werk en privé ontmoet u nieuwe mensen en daarmee nieuwe mogelijkheden. Natuurlijk kunt u mensen ook gericht benaderen voor uw doelen, bijvoorbeeld door iemand te bellen voor een afspraak. Hoewel veel mensen dat lastig vinden, is het vooral een kwestie van doen. Dan zult u vanzelf merken dat netwerken vaak heel erg leuk is. Bedenk voor uzelf maar eens een situatie waarbij u anderen advies geeft, omdat u op een bepaald terrein meer kennis hebt dan de ander. Dat doet u waarschijnlijk met veel plezier en inzet. En dit geldt ook voor de persoon die u benadert om te netwerken. In het algemeen geldt: als u met mensen praat, luister en vraag goed door. Zo kunt u aan een heleboel informatie komen waar u wat aan heeft, of waarmee u de ander wellicht verder kan helpen. Goede gelegenheden om te netwerken Netwerken kan overal en altijd. De volgende gelegenheden zijn bij uitstek geschikt: 1. congressen, workshops en seminars 2. verjaardagen (al moet u oppassen dat u niet de hele tijd over uw werk zit te praten) 3. opleidingen, trainingen en cursussen 4. door u aan te sluiten bij een vak- of regionaal netwerk 53

54 Tien tips voor het goed gebruiken van je netwerk 1. Netwerk het liefst met mensen waar u het goed mee kunt vinden. Dat zorgt er ook voor dat u elkaar begrijpt in wat u nodig heeft. Bovendien is een goede netwerkrelatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Wees dan ook open en oprecht in uw interesse in anderen. 2. Verzamel visitekaartjes en berg ze gesystematiseerd op. Schrijf bij het kaartje waar u diegene hebt ontmoet, en wat jullie eventueel voor elkaar kunnen betekenen. 3. Als u weet wat u wilt en daar met anderen over praat, komen informatie en contacten van uw netwerkpartner vaak als vanzelf naar boven. 4. Houdt er ook tijdens een gesprek op uw verzoek rekening mee dat netwerken altijd wederzijds is. Netwerken begint vaak met het meedenken met een ander, oftewel: u begint meestal met geven voordat je gaat nemen. 5. Zorg ervoor dat u een goede naam hebt en houdt. Verwijst bijvoorbeeld geen mensen door naar uw contacten als u twijfelt aan hun motieven. 6. Denk bij netwerken ook aan de lange termijn. Misschien kunt u nu nog niets met een contact, over een half jaar blijk u ineens een vraag te hebben waar dit contact u mee kan helpen. 7. Bedankt mensen die iets voor u hebben gedaan de volgende dag nog even met een mailtje/ telefoontje, en vertel wat u eraan gehad heeft. 8. Krijgt u een uitnodiging waarop u niet kunt ingaan, laat dat even weten. Zo houdt u uw contacten warm. 9. Waardeert het als u van iemand een tip krijgt, ook al kunt u er zelf niets mee. Misschien kunt u een ander er blij mee maken. Vertel dat ook aan de tipgever. "Het sloot niet aan bij mijn ervaring, maar ik denk dat een vriendin daarvoor uitermate geschikt zou zijn. Is het goed als ik dit aan haar doorgeef?" 10. Bent u met iemand op goede voet, stuur een kaartje met verjaardagen en laat ook eens iets van u horen als u hem of haar niet nodig hebt. Niet doen - Doen alsof u interesse in de ander heeft. - Verwachten dat anderen u helpen. - Roddelen of andere minder nette manieren van interne kantoorpolitiek. Negatieve uitspraken over anderen komen altijd als een boemerang bij u terug. Wat moet u kunnen om goed te netwerken? Goed kunnen luisteren, sociaal vaardig zijn, inlevingsvermogen hebben, snel verbanden kunnen leggen, kunnen adviseren, breed geïnteresseerd zijn en hulpvaardig zijn. 54

55 TRAININGSMODULE VI: FONDSENWERVING Het werven van fondsen om een (non-profit) organisatie of goed doel te ondersteunen kan moeilijk zijn en veel tijd in beslag nemen. De meeste organisaties slagen er met moeie in Een strategie voor fondsenwerving Als fondsenwerving een wezenlijk onderdeel van de werkzaamheden van uw organisatie is of moet worden, is het cruciaal om een strategie te ontwikkelen. Deze strategie gaat alleen werken als deze breed gedragen wordt en voldoende aansluit bij de mogelijkheden die uw organisatie heeft. Hieronder volgende belangrijke aandachtspunten bij het vaststellen van strategie voor fonsenwerving: 1) Waar staan we nu? Wat gaat al goed, welke successen hebben we al geboekt bij het werven van fondsen? Wat kan er verbeterd worden, wanneer en waarom zijn we er niet in geslaagd om fondsen te werven? Hoe is onze fondsenwerving georganiseerd, wie werft fondsen, hoeveel tijd en inspanning stoppen we in fondsenwerving? 2) Waar willen we naartoe en waarom willen we dat? Wat is onze ambitie wat betreft fondsenwerving? Voor welke doelen willen we fondsen werven? Welke ethische en praktische vraagstukken spelen er rond fondsenwerving? Wat voor soort fondsen hebben we nodig (geld, goederen, menskracht of diensten)? Zijn we ook bereid om onze diensten en producten te verkopen? 3) Wat kunnen we zelf doen? Wat zijn onze (hulp)bronnen, wat hebben we in huis? Wat willen we zelf doen, en wat kunnen wij niet? Wie kan ons daarbij helpen? Organisaties kunnen veel zelf organiseren om aan geld te komen, bijvoorbeeld traditionele activiteiten zoals een verkoopdag of bazaar, dansavond, kleurkaartenactie, wandelloop, loterij, enz. Ook kunnen niet traditionele activiteiten worden georganiseerd om meer structureel fondsen te werven middels dienstverlening, zoals het aanbieden van trainingen, vaste verkoop van producten en de exploitatie van een revolverend fonds. 4) Welke route willen we nemen voor financiering door derden? Het gebaande pad, de parallelweg of de speurtocht: welke route is voor ons het meest realistisch en haalbaar? En waarom dan? 5) Wat heeft onze keuze voor praktische consequenties? Hoe geven we onze fondsenwervingsstrategie vorm binnen onze organisatie: planning (wanneer), logistiek (hoe en waar), menskrach (wie) en hulpbronnen (wat)? 55

56 6) Welke stappen gaan we als eerste zetten? Kunnen we snelle successen of goede praktijkvoorbeelden identificeren? Moeten we eerst investeren in b.v. vrijwilligersmanagement, werving en bestuurskracht voordat we effectief fondsen kunnen werven? Drie mogelijke wegen die bewandeld kunnen worden bij fondsenwerving: 1) Het gebaande pad Fondsen werven via het gebaande pad betekent dat u doorgaat met wat al werkt. U investeert vooral in de relatie met uw belangrijkste partners. U zorgt dat zij er alle belang bij hebben om uw projecten te blijven financieren. Grootste voordeel: u doet waarin u goed bent. Nadeel: u mist wellicht kansen omdat u zich zo sterk richt op de partners waarmee u al ervaring heeft. 2) De parallelweg Als u de parallelweg kiest, ontwikkelt u een aantal nieuwe manieren naast de bestaande. U benut het gebaande pad, maar kijkt ook naar de wegen die daarnaast lopen. Deze strategie is vooral van belang voor organisaties die traditioneel middelen ontvangen van één of een paar partners. Voor deze organisaties is het van belang om de mogelijkheden van andere partners te onderzoeken, naast het onderhouden van relaties met de bestaande. Bij de parallelweg zoekt u naar die wegen die het best aansluiten bij wat u al doet. Voordeel: u geeft zichzelf meer mogelijkheden voor fondsenwerving en vermindert daardoor uw kwetsbaarheid ten opzichte van enkele partners. Nadelen: 1) u moet de vaak schaarse middelen verdelen over meerdere wegen, 2) het kan een tijdje duren voor u succes boekt en 3) het gevaar bestaat dat u zich vooral richt op de parallelweg en de bestaande financierders vergeet. 3) De speurtocht De meest radicale route is de speurtocht. U gaat op zoek naar iets nieuws, een manier van fondsen werven die u niet gewend bent. U laat daarbij los wat u altijd al deed. Deze route is interessant voor organisaties die óf geen fondsen meer (zullen) krijgen van hun traditionele financierders óf vinden dat ze een nieuwe richting moeten inslaan. Een speurtocht is niet makkelijk en brengt risico s met zich mee; een goede voorbereiding is essentieel. Een speurtocht is een langer durende investering in menskracht en middelen. Een organisatie moet daar klaar voor zijn en het echt willen. Voordeel: biedt u een kans om radicaal te breken met het verleden en nieuwe mogelijkheden te ontdekken en ontwikkelen. Daardoor kunt u de organisatie nieuwe en meer activiteiten bieden. Nadelen: 1) de resultaten kunnen lang op zich laten wachten en 2) een speurtocht naar fondsen kan ertoe leiden dat de hele organisatie overhoop gehaald wordt. 56

57 Succesvolle fondswerving is afhankelijk van enkele belangrijke factoren: 1. demonstreren van uw capaciteiten. Laat uit uw projectvoorstel blijken dat u over de nodige capaciteit beschikt, kundig bent, op tijd en volgens afspraak aflevert, resultaten instand weet te houden, een achterban en andere partners heeft, enz. 2. betrouwbaarheid van de organisatie. Betrouwbaarheid is iets dat wordt opgebouwd. Middels goede inhoudelijke en financiële rapportage van elke activiteit of project verschaft u anderen, met name de donor, inzage in hoe de middelen zijn besteed. 3. onderhouden van relaties. Stuur regelmatig informatie naar uw donoren over uw organisatie en activiteiten, ook als zij u op dat moment niet financieren. Zend ook uitnodigingen en bedankbrieven. De fondsenmatrix De fondsenmatrix is een hulpmiddel om snel inzicht te krijgen waar u welke fondsen vandaan haalt of waar u zich op wilt richten. U kunt de matrix invullen voor uw huidige situatie of juist gebruiken om uw fondsenwervingsstrategie in te vullen. Daarbij is het van belang om niet alleen kruisjes te zetten, maar om zo concreet mogelijk aan te geven wat u bedoeld met de combinatie van een soort fonds en een partner. Bijvoorbeeld: van bedrijven in onze gemeenschap willen we graag meer kennis over financiële verantwoording en computers voor ons kantoor. De kernvragen bij het invullen van de matrix zijn: bij welke (potentiële) partners willen en kunnen we fondsen werven? welke typen fondsen hebben we nodig om onze projecten of activiteiten te kunnen uitvoeren? welke type fonds kunnen we bij welke partners verkrijgen? Uw insteek kan daarbij zijn dat u vooral vanuit de (potentiële) partners redeneert (we willen graag meer met partucliere fondsen doen) of juist meer vanuit de fondsen die u nodig heeft (we zijn vooral op zoek naar menskracht voor dit project). Waar haalt u welke fondsen vandaan (of zult u ze vandaan halen)? Vul de matrix zo specifiek mogelijk in. 57

58 Voorbeeld van een fondsenmatrix Geld Goederen Menskracht Diensten/ kennis Overheid Particuliere fondsen Bedrijven Leden Publiek Zelf-financiering Er zijn geen mislukkingen in bevolkingsparticipatie. Er zijn technieken en modellen die niet werken in een bepaald gebied of voor een bepaald probleem. Maar de realiteit, dat u probeerde een tweerichtingsdialoog met uw electoraat (de burgers) op gang te brengen, zal nu waarheid worden. Democratisch bestuur is afhankelijk van deze tweerichtingscommunicatie. Het is afhankelijk van het delen van beslissingen en het ondernemen van belangrijke stappen in een besef van echt partnerschap. Het brengen van het bestuur naar de burgers via versterkte communicatie en participatie is een lonende ervaring voor alle betrokkenen. 58