Offerteaanvraag. Rijk van Nijmegen

Transcriptie

1 Offerteaanvraag Rijk van Nijmegen Europese aanbesteding Hulp bij het huishouden Openbare procedure Referentienummer 12ink002 Dit document is opgesteld door: Auteur Werkgroep Europese aanbesteding Datum Versie Definitief Projectnummer 12ink002 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende dienst. Bij overtreding van het bovenstaande, wordt het auteursrecht geschonden.

2 Begrippenlijst In het navolgende document worden onderstaande begrippen gehanteerd. Deze worden in de onderhavige Offerteaanvraag met een hoofdletter beschreven. Begrip Aanbestedende dienst Aanbestedingsstukken Bao CPV Dienstverlener Eigen verklaring Gunningbeslissing Ondernemer Inschrijving Definitie Het Rijk van Nijmegen, bestaande uit de Aanbestedende diensten Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen, Ubbergen en Wijchen Alle documenten in een aanbestedingsprocedure die door de Aanbestedende dienst in de procedure zijn gebracht. Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Dit besluit van 16 juli 2005, gepubliceerd in Staatsblad 408 en gewijzigd bij besluit van 7 december 2005, Staatsblad 2005, 650, houdende regels betreffende procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, strekt ter implementatie van Richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten, vastgesteld bij verordening (EG) nr van het Europees parlement en de Raad van de Europese Unie van 5 november 2002 betreffende de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV) (PbEG L340). Een ieder die diensten op de markt aanbiedt. Verklaring van een ondernemer waarin deze aangeeft of en op welke wijze hij voldoet aan de in de aankondiging of in de aanbestedingsstukken gestelde geschikheidseisen en/of uitsluitingsgronden van toepassing zijn. De keuze van de Aanbestedende dienst voor de ondernemer met wie hij een raamovereenkomst wil sluiten of aan wie hij een overheidsopdracht wil gunnen. Een ondernemer (of een combinatie van ondernemers) die inschrijft op een aanbesteding. Een Inschrijving van Ondernemer uitgebracht aan de Aanbestedende dienst gebaseerd op de eisen en wensen van Offerteaanvraag pag. 2

3 Klant Leverancier Nota van Inlichtingen Inschrijving Offerteaanvraag Ondernemer Openbare procedure Overheidsopdracht Raamovereenkomst Schriftelijk Standaardformulier(en) de Aanbestedende dienst zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Een ieder die op grond van de Wmo of op grond van door de Aanbestedende dienst bepaalde regelgeving is aangewezen op Hulp bij het Huishouden Een ieder die producten op de markt aanbiedt. Document waarin de geanonimiseerde vragen en antwoorden op vragen van Ondernemers zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen van de Offerteaanvraag en/of andere aanbestedingsstukken. De Nota van inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van de Offerteaanvraag en prevaleert boven de Offerteaanvraag en/of andere aanbestedingsdocumenten. De door een Ondernemer ingediende Inschrijving naar aanleiding van de publicatie van deze Offerteaanvraag. Onderhavig document inclusief alle bijlagen waarin de Aanbestedende Dienst informatie heeft opgenomen die relevant is voor het kunnen uitbrengen van een Inschrijving in het kader van de Europese aanbesteding waarop dit document betrekking heeft. Aannemer, leverancier of dienstverlener. Procedure waarbij ondernemers mogen inschrijven. Een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen, een overheidsopdracht voor diensten of een raamovereenkomst. Een overeenkomst tussen een of meer Aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden betreffende te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Elk uit woorden of cijfers bestaand geheel dat kan worden gelezen, gereproduceerd en vervolgens medegedeeld, dat met elektronische middelen overgebrachte of opgeslagen informatie kan bevatten. Formulier dat de Aanbestedende dienst aan deze Offerteaanvraag heeft toegevoegd om maximale vergelijkbaarheid van de Inschrijving te bewerkstelligen. De standaardformulieren gelden als dwingend voorgeschreven format voor oplevering van informatie. Offerteaanvraag pag. 3

4 Inhoudsopgave 1 INLEIDING... 6 INLEIDING De Aanbestedende dienst Over ons Aard en omvang van de Aanbestedende dienst Balkenendenorm Onderwerp van de aanbesteding Wet maatschappelijke ondersteuning Maatschappelijke ontwikkelingen DE AANBESTEDING Algemene regelgeving Verloop van de Aanbestedingsprocedure Communicatie Gelegenheid tot vragen stellen Indienen Inschrijving Tijdstip van indiening Inschrijving Wijze van indiening Besluitvorming betreffende de gunning Overige Voorwaarden Voorwaarden aan Ondernemer Voorbehouden van de Aanbestedende dienst Rechtsverwerking ONDERWERP VAN DE AANBESTEDING Beschrijving van de opdracht Specificatie opdracht Nadere specificering van de werkzaamheden Procesbeschrijving Programma van eisen Kwaliteit Omvang en duur opdracht Omvang Looptijd Percelen Raamovereenkomst DE INSCHRIJVING Inschrijvings- en uitvoeringsvoorwaarden Standaard document: Eigen Verklaring Algemene voorwaarden bij het invullen van de Eigen Verklaring Onderdeel 1 van de Eigen Verklaring: Algemene bedrijfsgegevens bij inschrijving Onderdeel 2 van de Eigen Verklaring: Uitsluitingsgronden Onderdeel 3 van de Eigen Verklaring: Geschiktheidcriteria Onderdeel 4 van de Eigen Verklaring: Eisen voor uitvoering van werkzaamheden \ Indeling inschrijving inschrijving en beoordeling GUNNINGCRITERIA EN BEOORDELING Gunningcriteria Programma van Wensen Kwaliteit Indiening Beoordeling Programma van Wensen Prijs Indiening Beoordeling Offerteaanvraag pag. 4

5 5.4 Afronding beoordeling Verificatie van bewijsstukken Gunning VERDELING VAN DE OPDRACHT Uitgangspunten bij de verdeling van bestaande en nieuwe klanten Verdeling van de opdracht bij bestaande klanten Verdeling van de opdracht bij nieuwe klanten vanaf 1 april 2013 tot 1 oktober Verdeling van de opdracht bij nieuwe klanten vanaf 1 oktober Minimale en maximale capaciteit Ondernemer Voorkeurslijst Kwaliteitsmeting BIJLAGE 1: STANDAARDFORMULIER INDIENEN VRAGEN BIJLAGE 2: EIGEN VERKLARING BIJLAGE 3: PROGRAMMA VAN EISEN/CONFORMITEITENLIJST BIJLAGE 4: CONCEPT RAAMOVEREENKOMST BIJLAGE 5: INKOOPVOORWAARDEN RIJK VAN NIJMEGEN BIJLAGE 6: PRIJZENBLAD INCLUSIEF CAPACITEIT BIJLAGE 7: CVS BESTANDFORMAT FACTUUR BIJLAGE 8: KLANTEN/UREN HH1 EN HH2 PER GEMEENTE BIJLAGE 9 BEVOLKINGSPROGNOSE REGIO NIJMEGEN LEEFTIJDSOPBOUW BIJLAGE 10 VOORBEELD TOEKENNING KLANTEN OVER DE ONDERNEMERS BIJLAGE 11: REFERENTIES CONFORM EIGEN VERKLARING 3.2.C Offerteaanvraag pag. 5

6 1 Inleiding Inleiding Voor u ligt de offerteaanvraag voor hulp bij het huishouden krachtens de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De procedure wordt gezamenlijk uitgevoerd en aanbesteed door de Aanbestedende dienst die samen het Rijk van Nijmegen vormt. 1.1 De Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst is voornemens een Opdracht voor hulp bij het huishouden te verstrekken. Voor het aanbesteden van deze Opdracht heeft de Aanbestedende dienst vrijwillig gekozen voor een Europese openbare aanbesteding, gezien de opdrachtwaarde en het eigen inkoopbeleid. Hoewel sprake is van een zogenaamde 2B-dienst en dientengevolge een verlicht aanbestedingsregime geldt, heeft de Aanbestedende Dienst ervoor gekozen een Europese Openbare procedure te volgen. De condities voor deze procedure zijn weergegeven in onderliggend document, de zogenaamde Offerteaanvraag. Het doel van De Aanbestedende dienst is het selecteren en contracteren van minimaal 3 ondernemers of zoveel meer als nodig is om de benodigde uren te garanderen voor de levering van hulp bij het huishouden voor een periode van twee jaar met de mogelijkheid om de raamovereenkomst nog vier maal 1 jaar te verlengen. Hulp bij het huishouden bestaat uit huishoudelijke hulp 1 en 2. Bij huishoudelijke hulp 1 gaat het om eenvoudige huishoudelijke werkzaamheden/ schoonmaakwerkzaamheden waarbij de burger in staat is om de hulp aan te sturen. Bij huishoudelijke hulp 2 gaat het om huishoudelijke werkzaamheden met ondersteuning in de huishouding. De burger kan geen of onvoldoende regie voeren, er wordt aanvullende hulp geboden bij het organiseren van het huishouden Over ons Het Rijk van Nijmegen wordt gevormd door de gemeenten Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen, Ubbergen en Wijchen. Per 1 april 2013 willen deze partijen ieder afzonderlijk een Overeenkomst afsluiten voor de levering van hulp bij het huishouden Aard en omvang van de Aanbestedende dienst Hieronder volgt een korte beschrijving van elke gemeente, gezamenlijk vormen deze de Aanbestedende dienst. Offerteaanvraag pag. 6

7 Beuningen is een groene plattelandsgemeente aan de westkant van Nijmegen en heeft de kernen Beuningen, Ewijk, Weurt en Winssen. De ruim inwoners genieten van het prettige karakter van hun dorpen met een rijk verenigingsleven. Druten ligt geheel westelijk binnen het Rijk de Nijmegen en heeft inwoners verdeeld over vijf kerkdorpen: Afferden, Deest, Druten, Horssen en Puiflijk. De gemeente biedt de voordelen van het landelijk wonen, een centrale ligging en goede voorzieningen. Groesbeek ligt in het Zuidoosten van de regio en heeft haar inwoners verdeeld over de kernen Berg en Dal, Breedeweg, De Horst, Groesbeek en Heilig Landstichting. De gemeente heeft een bijzonder heuvellandschap met stuwwallen en kent een rijk verenigingsleven. Heumen ligt net onder Nijmegen en heeft haar inwoners verdeeld over de kernen Heumen, Malden, Nederasselt en Overasselt., Millingen aan de Rijn heeft bijna 6000 inwoners <>. Mook en Middelaar ligt ten zuiden van Nijmegen, in Noord-Limburg. De gemeente telt inwoners, verdeeld over de kernen Molenhoek, Mook en Middelaar-Plasmolen. Offerteaanvraag pag. 7

8 Nijmegen is met bijna inwoners de grootste stad van de provincie Gelderland en heeft een centrumfunctie voor de regio. Nijmegen heeft een lange geschiedenis die soms nog zichtbaar is in het oude centrum. De stad is van landelijke betekenis door de Universiteit. De gezondheidszorg is sterk vertegenwoordigd in Nijmegen door een academisch ziekenhuis en een topklinisch ziekenhuis. Ubbergen ligt ten oosten van Nijmegen en heeft circa 9000 inwoners met de kernen Beek, Ubbergen, Ooij, Leuth, Kekerdom, Erlecom, Persingen en een deel van Berg en Dal. De dorpen zijn gelegen in een agrarisch gebied. Wijchen ligt ten zuidoosten van Nijmegen en heeft circa inwoners verdeeld over Alverna, Balgoij, Batenburg, Bergharen, Hernen, Leur, Niftrik en Wijchen Balkenendenorm In navolging van de landelijke discussie over de situatie dat bestuursleden werkzaam in organisaties in de publieke sector een salaris ontvangen dat hoger is dan dat van de minister-president (de zogenaamde Balkenende-norm), willen wij bij deze aanbesteding het signaal afgeven dat in de publieke sector geen salarissen verdiend mogen worden die boven de Balkenende-norm uitkomen. Wij zijn ons ervan bewust dat wij ons standpunt juridisch niet kunnen afdwingen. De Balkenende-norm kan niet als gunningscriterium gehanteerd worden omdat het onvoldoende verband houdt met de inkoop van hulp bij het huishouden (het voorwerp van de opdracht). Verder is het geen wettelijke norm die is vastgelegd in een algemeen verbindend verklaarde CAO. Toch vinden wij het belangrijk om dit signaal af te geven omdat hulp in de huishouding in het kader van de WMO wordt gefinancierd met publieke middelen. 1.2 Onderwerp van de aanbesteding Wet maatschappelijke ondersteuning Offerteaanvraag pag. 8

9 De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zorgt ervoor dat mensen met een beperking kunnen meedoen aan de samenleving en zelfstandig kunnen blijven wonen. De Wmo is er voor mensen met een lichamelijke, psychische en/of verstandelijke beperking. Zij kunnen de gemeente vragen om ondersteuning. Met de komst van de Wmo is een vernieuwend concept bij gemeenten geïntroduceerd: de compensatieplicht. Artikel 4 van de wet bepaalt dat gemeenten burgers moeten compenseren bij het voeren van een huishouden, het verplaatsen in en om de woning, het lokaal verplaatsen per vervoermiddel en het kunnen aangaan van sociale contacten. In tegenstelling tot de Wvg, één van de voorgangers van de Wmo, zijn gemeenten niet meer gebonden aan het verstrekken van een aantal omschreven individuele voorzieningen, maar hebben ze de vrijheid om zelf keuzes te maken over de manier waarop zij burgers ondersteunen bij hun deelname aan de samenleving. De gemeente heeft de inspanningsverplichting samen met de burger te zoeken naar mogelijkheden om het probleem op te lossen. Samen met de burger betekent dus dat ook de burger zelf een inspanningsverplichting heeft. De compensatieplicht is uitgewerkt in acht resultaten 1 : - Wonen in een schoon en leefbaar huis - Wonen in een geschikt huis - Beschikken over goederen voor primaire levensbehoeften - Beschikken over schone, draagbare en doelmatige kleding - Het thuis kunnen zorgen voor gezonde kinderen die tot het gezin behoren - Zich verplaatsen in en om de woning - Zich lokaal verplaatsen per vervoermiddel - De mogelijkheid om contacten te hebben met medemensen en deel te nemen aan recreatieve, maatschappelijke en religieuze activiteiten De gemeente moet zorgen dat iedereen deze resultaten kan bereiken. De resultaten worden niet alleen behaald door het bieden van individuele voorzieningen, zoals hulp bij het huishouden of een 1 De acht resultaten zijn opgesteld door de VNG, de Chronisch zieken en Gehandicapten Raad Nederland en de CSO (koepel van ouderenorganisaties) Offerteaanvraag pag. 9

10 scootmobiel. Het resultaat kan ook bereikt worden door de inzet van het sociale netwerk van de burger of met een algemene voorziening, zoals een vrijwillige boodschappendienst of een maaltijdservice. Als deze voorliggende voorzieningen niet toereikend of niet beschikbaar zijn, zal de gemeente een individuele voorziening moeten verstrekken. De taak van de gemeente is om aan de hand van de compensatieplicht en de acht resultaten, in kaart te brengen wat de ondersteuningsbehoefte van de burger is en passende oplossingen aan te bieden of te faciliteren. Daarbij houdt de gemeente rekening met de persoonskenmerken en behoeften van de burger. De oplossing kan dus voor iedere burger anders zijn. De oplossing kan gevonden worden in de volgende soorten voorzieningen: De beperkingen die burgers ondervinden bij het voeren van een huishouden kunnen dus op verschillende manieren worden opgelost, huishoudelijke hulp kan burgers hierbij van ondersteuning zijn. Huishoudelijke hulp omvat het ondersteunen bij of overnemen van activiteiten op het gebied van het verzorgen van het huishouden van een persoon dan wel van de leefeenheid waartoe de persoon behoort. Gemeenten hebben veel beleidsvrijheid om de uitvoering zelf vorm te geven waardoor de uitvoering per gemeente kan verschillen. Ondernemers zijn gebonden aan het indicatiebesluit. Zij worden wel geacht om significante afwijkingen of tekorten in de thuissituatie van de hulpvrager te signaleren en te rapporteren aan de gemeente. Door de vergrijzing en huishoudverdunning is het mogelijk dat het aantal aanvragen toeneemt. De Aanbestedende dienst wil de uitgaven voor Hulp bij het Huishouden beheersbaar houden zodat deze hulp beschikbaar blijft voor iedereen die het nodig heeft Maatschappelijke ontwikkelingen Offerteaanvraag pag. 10

11 We streven als gemeenten binnen het Rijk van Nijmegen naar een toekomstbestendige hulp bij het huishouden. De huidige tijd van kostenreductie vraagt om creatieve oplossingen. Gemeenten hebben minder geld. Daarnaast verandert de maatschappij. We zien dat in de toekomst eerder meer dan minder mensen behoefte zullen hebben aan hulp bij het huishouden door extramuralisering, vergrijzing en de toename van één persoonhuishoudens. Als gemeenten spelen we op deze ontwikkelingen in door andere manieren van indiceren te introduceren. Ook zorgen we ervoor dat minder mensen dan vroeger gebruik hoeven te maken van voorzieningen door bevordering van zelfredzaamheid en samenredzaamheid. We proberen klanten langer zelfstandiger te houden en meer gebruik te laten maken van hun (sociale) netwerk. Op die manieren proberen we samen met Ondernemers de burger zo weinig mogelijk te laten merken van de bezuinigingen. Offerteaanvraag pag. 11

12 2 De Aanbesteding 2.1 Algemene regelgeving De aanbesteding geschiedt op basis van de richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, die in Nederland is geïmplementeerd via het besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Bao). Het onderwerp van deze aanbesteding vormt onderdeel van de in Bijlage 2: Diensten als bedoeld in artikel 1, onderdeel j, Onderdeel B omschreven diensten in de Bao. Conform artikel 21 van de Bao wordt bij het gunnen van de opdracht de artikelen 23 en 35, twaalfde tot en met zestiende lid, toegepast. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd aan de hand van de openbare procedure. 2.2 Verloop van de Aanbestedingsprocedure In onderstaande tabel staat de indicatieve planning weergegeven. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Activiteit Datum/ tijdstip Verzenden aankondiging van overheidsopdracht en publicatie 4 oktober 2012 Aanbestedingsstukken Binnenkomst vragen Nota van Inlichtingen 8 november 2012 Verzending Nota van Inlichtingen 15 november 2012 Sluitingsdatum indienen Inschrijving 21 november om 12 uur Beoordeling Inschrijving december 2012 Presentatie 13 december 2012 Voorgenomen gunning 15 maart 2013 Gunning 30 maart 2013 Ingangsdatum van de overeenkomst 1 april Communicatie Alle communicatie dient te verlopen via onderstaand contactpersoon van de gemeente Nijmegen. Het is gegadigden/inschrijvers niet toegestaan om gedurende de aanbestedingsprocedure met andere personen contact op te nemen dan de hieronder genoemde contactpersoon op straffe van uitsluiting. T.a.v. Gemeente Nijmegen Bureau Inkoop Offerteaanvraag pag. 12

13 Yvonne Muris Postbus HG Nijmegen tel: / mailadres: Gelegenheid tot vragen stellen Uitsluitend schriftelijke vragen (per ) worden in behandeling genomen. De vragen dienen uiterlijk conform de gestelde datum in paragraaf 2.2., schriftelijk te zijn gesteld en ontvangen op adres: De vragen worden schriftelijk en geanonimiseerd, middels een Nota van Inlichtingen, beantwoord op uiterlijk de in paragraaf 2.2. vernoemde datum. Deze Nota van Inlichtingen wordt gepubliceerd op de website U dient uw vragen in, middels Microsoft-Word Standaardformulier indienen vragen in bijlage 1, onder vermelding van verwijzing naar paragraaf, en pagina. Indien een Ondernemer een vraag heeft gesteld, respectievelijk bezwaar heeft gemaakt, en het antwoord naar zijn oordeel onbevredigend is, dient hij op straffe van verval van recht zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 7 dagen voor de uiterlijke datum van het indienen van de aanbieding, de Aanbestedende Dienst ter zake in kort geding te betrekken door het rechtsgeldig betekenen van een kort gedingdagvaarding aan het adres van de Aanbestedende dienst. 2.4 Indienen Inschrijving Tijdstip van indiening Inschrijving De gesloten Inschrijving dient vóór 21 november om 12 uur, in het bezit te zijn van: Gemeente Nijmegen Bureau Inkoop Ter attentie van Yvonne Muris Bezoekadres Nieuwe Dukenburgseweg 21 Postcode 6534 AD Nijmegen Postadres Postbus 9105 Postcode 6500 HG Nijmegen Indien op deze datum en tijdstip geen Inschrijving is ontvangen van Ondernemer, wordt de Inschrijving geacht niet meer deel te nemen aan deze procedure. Een Inschrijving die binnenkomt na bovenstaande datum en tijdstip blijft gesloten en wordt direct geretourneerd Wijze van indiening Offerteaanvraag pag. 13

14 Uw Inschrijving, inclusief alle bijlagen, moet door een rechtsgeldige vertegenwoordiger ondertekend ingediend worden conform de in paragraaf 2.2. genoemde datum en tijdstip met inachtneming van het bepaalde in paragraaf Bij indiening van Inschrijving moet het volgende in acht worden genomen: Gesloten verpakking zonder firmanaam van Ondernemer (geen adresgegevens en/of logo zichtbaar); Op de verpakking dient duidelijk leesbaar te zijn vermeld: NIET OPENEN Aanbestedingsnummer: 12ink002 Niet te openen vóór 21 november om 12 uur. T.a.v. Yvonne Muris Bezorging en/of aflevering tijdens kantooruren; Rechtsgeldige ondertekening; De Inschrijving dient volledig anoniem opgesteld te worden, zonder vermelding van de naam of het logo van uw organisatie. Let er op dat ter wille van de anonimiteit de Eigen Verklaring (bijlage 2) en de tevredenheidsverklaring (bijlage 11) als deel van de referentie als losse bijlage toegevoegd worden. De Inschrijving dient aangevuld te worden met een brief waarin wel de naam, contactpersoon en adresgegevens van de subsidieaanvrager vermeld staan; Eén digitale versie op Cd-rom of USB Inschrijvingen die per fax of worden aangeboden worden niet geaccepteerd. Indien de Inschrijving per post of koerier wordt verzonden, rust het risico van postvertraging bij Ondernemer; Indien de Inschrijving persoonlijk door of namens Ondernemer wordt overhandigd op onderstaand adres, kan een ontvangstbewijs worden verkregen. Daartoe dient Ondernemer zich te legitimeren; Via post wordt Inschrijving ingeboekt in een postregistratiesysteem; Met strafport bezwaarde zendingen worden niet geaccepteerd; Datum en tijdstip dienen als een fataal moment te worden beschouwd. Ondernemer is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van de Inschrijving. Opening: De opening van Inschrijvingen zal plaatsvinden op 21 november om 12 uur. Deze opening is niet openbaar. Na afloop van de opening wordt een Proces Verbaal opgesteld. 2.5 Besluitvorming betreffende de gunning Besluitvorming vindt als volgt plaats: Offerteaanvraag pag. 14

15 1. Inschrijvingen worden door een commissie beoordeeld aan de hand van de procedure, zoals omschreven in deze Offerteaanvraag. Dit resulteert in een voorstel voor gunningbeslissing. 2. Dit gunningvoorstel zal worden voorgelegd aan de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de Gemeentes. De afzonderlijke Colleges van Burgemeesters en Wethouders nemen op voordracht van de beoordelingscommissie het gunningbesluit. 3. De Aanbestedende dienst zal dit besluit middels een voornemen tot gunning bekendmaken aan Ondernemers. Alle Ondernemers worden gelijktijdig schriftelijk geïnformeerd door de Aanbestedende dienst over de uitkomst van de aanbestedingsprocedure. 4. Inschrijvers/ Ondernemers krijgen een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van het voornemen tot gunning om tegen dit voornemen op te komen. Indien de inschrijver binnen deze 15 kalenderdagen (tevens) geen kort geding aanhangig heeft gemaakt bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Arnhem door middel van het betekenen van een kort gedingdagvaarding, dan wel de Aanbestedende dienst niet al schriftelijk tussentijds is teruggekomen op haar beslissing, verwerkt een inschrijver/ondernemer zijn recht om tegen het verdere verloop van de procedure op te komen. Niet inachtneming van de bezwaartermijn als hiervoor bedoeld, betekent bovendien dat de inschrijver / ondernemer zijn eventuele rechten verwerkt om ter zake in een bodemprocedure van de Aanbestedende dienst bepaalde (rechts)handelingen en/ of een schadevergoeding (met succes) te vorderen. Ook indien een inschrijver / ondernemer bezwaar heeft tegen de (onvolledige) motivering van de afwijzing en de selectie respectievelijk het voornemen tot gunnen en/ of het begin en/ of einde van voornoemde termijn van 15 dagen, verwerkt hij alle rechten indien hij de Aanbestedende dienst niet (tevens) binnen 15 dagen na het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing in kort geding heeft gedagvaard. Indien tijdig een kort geding tegen het voornemen tot gunnen respectievelijk afwijzing aanhangig is gemaakt, zal de Aanbestedende dienst niet eerder tot definitieve gunning overgaan totdat de voorzieningenrechter in eerste aanleg uitspraak heeft gedaan. Ingeval er niet (tijdig) een kort geding aanhangig wordt gemaakt en/ of de uitspraak in eerste aanleg van een tijdig aanhangig gemaakt kort geding zich niet tegen de definitieve gunning respectievelijk de gesloten overeenkomst verzet, zal een eventueel hoger beroep of een bodemprocedure nimmer kunnen leiden tot enige aansprakelijkheid (bijvoorbeeld inzake gemaakte kosten of gederfde winst) van de Aanbestedende dienst jegens een (begunstigde en/ of verliezende) inschrijver / ondernemer. 5. Er zal worden gegund aan de geldige inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Ingeval een (strategische dan wel manipulatieve) inschrijver op basis van de in dit document neergelegde gunningcriteria als eerste voor gunning in aanmerking komt, maar deze inschrijving evident niet de economisch meest voordelige inschrijving is, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor (voorlopig) te gunnen aan de inschrijver met de evident (wel) economisch meest voordelige inschrijving 6. De Aanbestedende dienst zal de Opdracht definitief gunnen aan de Ondernemer met de evident economisch meest voordelige Inschrijving, indien binnen de termijn van 15 dagen geen bezwaren op de voorgeschreven wijze bekend zijn gemaakt of als zij die bezwaren heeft onderzocht en ongegrond heeft bevonden en er bovendien geen andere redenen zijn om niet tot definitieve gunning Offerteaanvraag pag. 15

16 over te gaan. Definitieve gunning kan alleen plaatsvinden als de Ondernemer op het moment van definitieve gunning nog steeds voldoet aan de selectiecriteria en minimumeisen en de aan te leveren extra informatie zoals aangegeven in de Eigen Verklaring de geen aanleiding geeft om op haar voorlopige gunningbeslissing terug te komen. 2.6 Overige Voorwaarden Voorwaarden aan Ondernemer 1. Inschrijving dient te geschieden in overeenstemming met de bepalingen als gesteld in deze Offerteaanvraag. 2. De Inschrijving dient tot tenminste 120 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding geldig te zijn (gestanddoeningstermijn). In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningbeslissing rechtsmiddelen worden aangewend, dient de Ondernemer de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 15 kalenderdagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter in een kort geding voor zover deze termijn later eindigt dan de periode in de eerste volzin. 3. De Inschrijving dient rechtsgeldig te worden ondertekend inclusief alle gevraagde bijlagen. De bevoegdheid van de ondertekenaar dient te blijken uit een actueel, correct uittreksel uit het handels- of beroepsregister van het land van vestiging van Ondernemer, welk uittreksel in ieder geval niet ouder dan zes maanden (gerekend vanaf de dag van indiening Inschrijving) mag zijn. Indien de bevoegdheid niet blijkt uit het handelsregister, dient bij de inschrijving tevens een rechtsgeldig ondertekende volmacht te worden overgelegd waaruit de bevoegdheid blijkt. 4. Ondernemer verklaart zich door inschrijving zonder voorbehoud akkoord met het concept van de Overeenkomst (bijlage 4) en de Inkoopvoorwaarden van de Aanbestedende dienst (bijlage 5) en de overige aanbestedingsstukken. 5. Alle gevraagde bijlagen dienen volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te zijn. 6. Het is, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan medewerk(st)ers van de Aanbestedende dienst tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen omtrent deze aanbestedingsprocedure, anders dan verwoord in dit document. 7. Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de Aanbestedende dienst. 8. Ondernemer verklaart verder zich te onthouden van verklaringen van welke aard dan ook die andere betrokkenen kunnen schaden. Schending van deze voorwaarde kan tot gevolg hebben dat Ondernemer van verdere deelname wordt uitgesloten. 9. Het is niet toegestaan dat een Ondernemer meer dan éénmaal (individueel dan wel in combinatie) een Inschrijving doet. 10. Door het indienen van een Inschrijving verklaart u zich akkoord met alle voorwaarden en het daaromtrent gestelde in de Aanbestedingsstukken. 11. De gehanteerde minimumprijs is voorlopig en wordt pas definitief op het moment dat alle gemeenteraden van de Aanbestedende Dienst ingestemd hebben met de basistarieven. Deze basistarieven worden bekend gemaakt door middel van het publiceren van de Nota van Inlichtingen op 15 november 2012 of eerder, als de verschillende gemeentereaden eerder hebben Offerteaanvraag pag. 16

17 ingestemd.. Door het indienen van de Inschrijving verklaart u zich akkoord met de voorwaarde dat de definitieve basistarieven/minimumprijzen op 15 november 2012 bekend gemaakt zullen worden. De definitieve bekendmaking van de basistarieven/minimumprijzen op 15 november 2012 (of zoveel later als de verschillende gemeenteraden hebben ingestemd) kan nooit leiden tot een wezenlijke wijziging van de te gunnen opdracht/raamovereenkomst. 12. De inhoud van de Aanbestedingsstukken dient als een vertrouwelijk te worden behandeld. Ondernemer dient er zorg voor te dragen dat slechts die medewerkers die betrokken zijn bij de Inschrijving, inzage hebben in de Aanbestedingsstukken. Evenmin zal door Ondernemer op enigerlei wijze aan derden kennis worden gegeven van de gegevens die in het kader van de Aanbestedingsstukken door de Aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt. De Aanbestedende dienst zal de door Ondernemer ingediende documenten als vertrouwelijk behandelen. Slechts de leden van het Inkoopteam hebben inzage in de Inschrijving. De vertrouwelijkheid wordt bewaard, ongeacht of een Inschrijving wel of niet tot een overeenkomst zal leiden voor Ondernemer. 13. De omvang van de ruimte van de standaardformulieren is een dwingend format. Ondernemer dient de ruimte te gebruiken inclusief eventuele bijlagen zoals voorgeschreven in de hierna volgende hoofdstukken en paragrafen. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om de vaste tekst van de standaardformulieren aan te passen. 14. Het auteursrecht op de Aanbestedingsstukken en de contractuele voorwaarden berusten bij Aanbestedende dienst. 15. Daar waar in de Aanbestedingsstukken een merk- of fabricaatnaam staat vermeld, dient daarbij de toevoeging of daarmee gelijkwaardig gelezen te worden. 16. Er worden geen (tussentijdse) (prijs)onderhandelingen gevoerd. De prijzen en percentages zoals vermeld in de Inschrijving zijn definitief, met inachtneming van artikel Alle communicatie met de Aanbestedende Dienst geschiedt in de Nederlandse taal Voorbehouden van de Aanbestedende dienst 1. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle gegevens uit de ingediende Offerte inclusief bijlagen evenals de daarin genoemde documenten op juistheid te controleren. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor onvolledige inschrijvingen aan te (laten) vullen. De Aanbestedende dienst kan nimmer door een inschrijver/ondernemer worden verplicht tot aanvulling over te gaan dan wel een aanvulling achterwege te laten, respectievelijk ongedaan te maken. De inschrijver/ ondernemer dient op het verzoek tot aanvulling binnen de door de Aanbestedende dienst gegeven termijn te reageren. Na ontvangst maakt de aanvullende informatie een integraal onderdeel uit van de inschrijving. Aanvulling van de inschrijving mag nooit tot (inhoudelijke) wijziging van de inschrijving leiden. 2. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de door Ondernemer ingediende documenten die niet voldoen aan de regels van de aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. Offerteaanvraag pag. 17

18 3. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen, op te schorten dan wel te beëindigen, zonder opgave van reden en zonder vergoeding van gemaakte kosten door Ondernemer bij diens Inschrijving en/of andere kosten (ongeacht de aard van die kosten) 4. Indien Ondernemer gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat men de voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich eveneens het recht voor Inschrijvingen om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen. Indien de Ondernemer zijn relevante bedrijfsactiviteiten staakt is hij verplicht om de Aanbestedende dienst hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen. 5. Als er discrepantie bestaat tussen de inhoud van de papieren versie en de digitale versie van een Inschrijving, is de papieren versie te allen tijde leidend voor alle partijen. 6. Indien geen van de Ondernemers voldoende voldoet aan de eisen in de Aanbestedingsstukken, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om bijvoorbeeld bij het ontbreken van geschikte Inschrijving en/of in het geval van slechts één Inschrijving, de aanbestedingsprocedure te annuleren of de onderhandelingsprocedure conform artikel 31 BAO te starten. 7. Ondernemers hebben in geen enkele situatie recht op vergoeding van de kosten gemaakt in het kader van de aanbesteding. 8. Een inschrijving onder voorwaarden is ongeldig. 9. De Aanbestedende Dienst behoudt zich expliciet alle rechten voor om eventuele wijzigingen gedurende de aanbestedingsprocedure en gedurende de uitvoering van de opdracht aan te brengen in verband met de gevraagde dienstverlening zonder dat er sprake is van een wezenlijke wijziging (en er zodoende evenmin sprake is van een nieuwe opdracht). Door inschrijving stemt de ondernemer/inschrijver hier expliciet mee in 10. Indien na de definitieve gunning van de opdracht blijkt dat de inschrijver /ondernemer aan wie de opdracht definitief gegund is - om wat voor reden dan ook - niet (meer) aan zijn contractuele verplichtingen blijkt te kunnen voldoen, is de Aanbestedende Dienst gerechtigd (het restant van) de opdracht voor zover mogelijk- uit te laten voeren door de rechtmatig opvolgend inschrijver zonder dat voorafgaand aan die opdrachtverstrekking een aanbestedingsprocedure nodig is. Inschrijvers /ondernemers dienen om deze reden al bij inschrijving rekening te houden met een lange(re) gestanddoeningstermijn van de eventueel in te dienen offertes. 2.7 Rechtsverwerking Aan het opstellen van dit document is veel zorg besteed. Mochten inschrijvers/ondernemers desondanks stuiten op onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden, dan dient hij de contactpersoon daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen, en wel op zodanig moment dat deze onduidelijkheden, tegenstrijdigheden of onvolkomenheden nog ongedaan gemaakt kunnen worden. Indien blijkt dat er onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en/ of onvolkomenheden waren en deze niet tijdig (voor het verstrijken van de termijn voor het stellen van vragen ten behoeve van de nota van inlichtingen) door de gegadigde naar voren zijn gebracht en/ of de (niet-)beantwoording door de aan- Offerteaanvraag pag. 18

19 besteder door de gegadigde onvoldoende wordt beoordeeld maar de gegadigde desondanks geen nadere (rechts)maatregelen neemt vóór inschrijving, dan kan inschrijver/ondernemer zich daar in een later stadium (bijvoorbeeld bij afwijzing) niet op beroepen (rechtsverwerking)hieruit vloeit onder meer voort, conform jurisprudentie, dat het recht om na indiening Inschrijving te klagen over onduidelijkheden of onvolkomenheden in de procedure is verwerkt indien niet tijdig, voorafgaand aan indiening Inschrijving, om opheldering wordt gevraagd. Ondernemer / inschrijver dient tijdens deze procedure te allen tijde proactief te handelen. De Aanbestedende dienst wijst er op dat van zorgvuldig handelende Ondernemers ook wordt verwacht dat zij redelijk omgaan met de mogelijkheid van stellen van vragen. Dat impliceert onder meer dat de vragen waar mogelijk beknopt en slechts één maal worden gesteld. Indien Ondernemer na kennisneming van de Nota van Inlichtingen nog altijd meent dat de procedure ondeugdelijk is, dient Ondernemer vóór indiening Inschrijving een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Arnhem. De Aanbestedende dienst moet van de procedure in kennis gesteld worden door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van de Aanbestedende dienst conform het bepaalde in paragraaf 2.5. Op onderhavige aanbestedingsprocedure is het Nederlands recht van toepassing. Offerteaanvraag pag. 19

20 3 Onderwerp van de aanbesteding 3.1 Beschrijving van de opdracht Deze aanbesteding betreft de levering van Hulp bij het huishouden in natura voor burgers, woonachtig in de gemeenten die behoren tot de Aanbestedende dienst, die op grond van de Wmo gecompenseerd worden voor de beperkingen die zij ondervinden bij het voeren van een huishouden. De Aanbestedende dienst stelt binnen deze aanbesteding basistarieven en maximumtarieven voor de te leveren Hulp bij het huishouden vast. De Aanbestedende dienst is verantwoordelijk voor de indicatiestelling. De Aanbestedende dienst bepaalt tijdens de contractperiode wat op klantniveau maximaal aan hulp ingezet mag worden. De indicatie voor de te leveren hulp wordt gesteld op een maximaal aantal in te zetten uren/ minuten. Het resultaat is een schoon huis. Bij huishoudelijke hulp 1 gaat het om eenvoudige huishoudelijke werkzaamheden/ schoonmaakwerkzaamheden waarbij de burger in staat is om de hulp aan te sturen. Bij huishoudelijke hulp 2 gaat het om huishoudelijke werkzaamheden met ondersteuning in de huishouding. De burger kan geen of onvoldoende regie voeren, er wordt aanvullende hulp geboden bij het organiseren van het huishouden. 3.2 Specificatie opdracht Nadere specificering van de werkzaamheden Huishoudelijke hulp 1 Omschrijving Licht en zwaar huishoudelijk werk Warme en koude maaltijden verzorgen Verzorging kleding en linnengoed Boodschappen doen voor het dagelijks leven Glasbewassing buiten Funtie-eisen Aan de medewerkers stellen we geen specifiek opleidingsniveau De medewerker dient de Nederlandse taal minimaal op NT-2 niveau te beheersen Medewerker is minimaal 18 jaar Medewerker is kwalitatief en kwantitatief in staat het werk uit te voeren Medewerker is in staat om de signaleringsfunctie te kunnen vervullen Medewerker heeft een klantvriendelijke houding en heeft communicatieve vaardigheden, passend bij de doelgroep Medewerker kan een verklaring omtrent het gedrag overleggen waaruit blijkt dat er geen bezwaar is de functie uit te oefenen Offerteaanvraag pag. 20

21 Huishoudelijke hulp 2 Omschrijving Alle aspecten genoemd onder huishoudelijke hulp 1 én tevens: Opvang en/of verzorging van kinderen/volwassenen huisgenoten Dagelijkse organisatie van het huishouden Instructie, advies en voorlichting gericht op het huishouden Sturing of stumulering bij het (deels) zelf uitvoeren van activiteiten Uitgebreide signaleringsfunctie Funtie-eisen Alle aspecten genoemd onder huishoudelijke hulp 1 én tevens: Kennis en ervaring hebben met huishoudelijke taken, pedagogiek en structurering van een huishouden Diploma Helpende niveau 2 of middels compententies dit niveau behaald Procesbeschrijving Intake De gemeente geeft de indicatie af. Dit kan een standaard- of maatwerkindicatie zijn. Middels een intakegesprek tussen klant en Ondernemer worden op basis van de indicatie van de gemeente de werkafspraken vastgesteld en vastgelegd. Ook wordt op die manier een zo goed mogelijke match tussen medewerker van Ondernemer en klant bewerkstelligd. Ondersteuningsplan en klantinformatie Per klant wordt tijdens een intakegesprek aanbieder een individueel ondersteuningsplan opgesteld. Hiervoor hanteert Ondernemer een intakeprotocol. Het originele exemplaar van het ondersteuningsplan wordt door Ondernemer aan klant als onderdeel van de zorgmap verstrekt. Het ondersteuningsplan is op te vragen door de Aanbestedende dienst. 3.3 Programma van eisen Kwaliteit De Aanbestedende dienst heeft zijn eisen in de vorm van een programma van eisen in bijlage 3 geformuleerd. De Ondernemer dient aan alle eisen genoemd in het programma van eisen te voldoen en daar waar dat geëist wordt, een toelichting te geven. Het niet of niet volledig voldoen aan het programma van eisen leidt tot uitsluiting. Hieronder worden de eisen uit bijlage 3 toegelicht waaraan de inschrijving en/of de inschrijver op straffe van uitsluiting respectievelijk ongeldigverklaring onverkort dient te voldoen. PE1 Continuïteit van dienstverlening Onder continuïteit wordt verstaan dat de hulp zowel in omvang als in categorie conform de indicatie wordt verleend en dat zoveel mogelijk dezelfde hulpverlener wordt ingezet bij een klant. Bij een noodzaak tot vervanging van de vaste hulpverlener wegens ziekte, verlof, scholing en dergelijke, wordt zoveel mogelijk een vaste vervanger ingeschakeld. Offerteaanvraag pag. 21

22 Huishoudelijke Hulp 1: Tijdens de schoolvakantie van de basisschool (regio Zuid-Nederland) hoeft in de eerste twee weken van de vakantie van de vaste medewerker niet voor vervanging gezorgd te worden. De rest van het jaar is het verplicht om na één week voor vervanging te zorgen. In totaal is het toegestaan om per klant maximaal zes weken per jaar geen vervanging te regelen, tenzij het belang van de klant zich hiertegen verzet. Dit wordt bij de start van de zorgperiode door de gemeente kenbaar gemaakt en opgenomen in de zorgmap. Als op basis van de signaleringsfunctie van de Ondernemer blijkt dat het belang van de klant dusdanig is dat de hulp continu aangeboden dient te blijven, dan dient Ondernemer deze continuïteit te bieden. Ondernemer meldt verlof tijdig bij de klant zodat de klant eventueel zijn netwerk kan inschakelen voor het tijdelijk leveren van hulp. Huishoudelijke Hulp 2: De uitgevallen hulp wordt altijd door de Ondernemer vervangen. PE2 Signaleringsfunctie De signalering bij Huishoudelijke hulp (HH1) beperkt zich tot het kunnen signaleren van veranderingen in de leefsituatie of hulpbehoefte van de klant. Bij Huishoudelijke Hulp 2 (HH 2) verwachten wij een brede signalering van de zorgverlener. Het gaat hierbij om het signaleren van wijzigingen in brede zin zoals het signaleren van lichamelijke problemen, (psycho)sociale problemen, emotionele problemen, veranderingen in de zorgbehoefte, veranderingen in de mogelijkheden van de mantelzorger en signalering van overbelasting en knelpunten op het gebied van de zorgverlening. Als onderdeel van kwaliteitswens KW4 geeft de Ondernemer geeft een beschrijving van de aanpak en borging van de signaleringsfunctie bij HH2. PE3 Capaciteit De Aanbestedende dienst wil inzicht in het minimale aantal uren huishoudelijke hulp die inschrijver kan leveren. Dit is noodzakelijk om te kunnen bepalen of de gezamenlijke inschrijvers voldoende volume hebben om alle klanten binnen het Rijk van Nijmegen te kunnen bedienen. Daarom dient Ondernemer in bijlage 6 aan te geven welke minimum aantal uren huishoudelijke hulp deze gegarandeerd leveren. Ondernemer kan geen rechten ontlenen aan het opgegeven aantal uren. Op het moment dat de door Ondernemer opgegeven minimumcapaciteit nog niet is bereikt, is deze verplicht een klant diensten te verlenen, op straffe van een boete van 50, - per klant per dag totdat de hulp daadwerkelijk conform indicatie wordt ingezet. Houd hierbij rekening met de eis dat binnen het hele verzorgingsgebied van het Rijk van Nijmegen diensten geleverd dienen te worden. Ondernemer is verplicht om onverwijld aan te geven of hij capaciteitsproblemen voorziet. Het is Ondernemer te allen tijde toegestaan meer hulp te leveren dan de door hem opgegeven gegarandeerde capaciteit. Offerteaanvraag pag. 22

23 PE4 Overname personeel Medewerkers in dienst van de Ondernemer werken krachtens de Collectieve Arbeidsovereenkomst voor de Verpleeg-, Verzorgingshuizen en Thuiszorg, Kraam- en Jeugdgezondheidszorg en het onderhandelaarakkoord CAO voor de Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg d.d. 22 mei Conform de CAO neemt Ondernemer personeel van een Ondernemer over als deze Ondernemer na deze aanbesteding niet meer voor een contract in aanmerking komt, zonder dat daarvoor toepassing van de Wet Overgang van Onderneming (WOO) van overeenkomstige toepassing hoeft te zijn. Hoewel de Aanbestedende dienst geen formele partij is in dit overleg, wil zij daar waar mogelijk ondersteunen dan wel bemiddelen en op de hoogte gehouden worden over de voortgang en de uitkomst van het overleg tussen huidige en nieuwe Ondernemer. Na gunning ontvangt ondernemer nadere informatie over het huidige personeel dat voor overname in aanmerking komt. PE5 Eigen risico Bij werkzaamheden in een huis kan er natuurlijk altijd iets misgaan. Een medewerker kan iets beschadigen of kapot maken. We willen niet dat klanten uit onze kwetsbare doelgroep daar hinder van ondervinden. De klant heeft daarom een eigen risico van maximaal 50.- per kalenderjaar. De klant wordt daarop gewezen bij de start van de hulpperiode. PE6 Klachtenregeling Bij het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening zijn niet alleen inhoudelijke aspecten van de dienstverlening van belang, maar minimaal even belangrijk is dat de klant op een correcte wijze wordt bejegend. Daarom dient Ondernemer er op toe te zien dat de dienstverlening aan de klant op een zorgvuldige wijze plaatsvindt en dat er een adequate klachtregeling is. Van deze klachtregeling verwachten wij minimaal het volgende: Klachten kunnen door de klant mondeling en schriftelijk worden kenbaar gemaakt; Mondeling ontvangen klachten worden door Ondernemer op schrift gesteld; Klachten worden binnen een termijn van 21 kalenderdagen afgehandeld; Klant krijgt bij de start van de hulp de klachtenregeling van de Ondernemer in de zorgmap; Eenmaal per kwartaal krijgt de Aanbestedende dienst inzicht in de aard en de omvang van de klachten en de afhandeling; Ondernemer formuleert beleid op trends in klachten. PE7 Communicatie en managementinformatie Voor een goede communicatie tijdens de duur van het contract zijn goede afspraken daarover essentieel. We stellen een zo efficiënt mogelijke manier van overleg voor. Volgens onderstaand schema verwachten wij gegevens van u: Offerteaanvraag pag. 23

24 Managementinformatie Wat Per jaar Rapport van feitelijke bevindingen Per half jaar Termijn Voor 1 mei van het volgende kalenderjaar Regionaal of per gemeente Regionaal Aantal terechte signalen vermindering uren (par. 6.5) en het totaal aantal verminderde uren HH over het voorliggende half jaar Voor 1 september en 1 maart van elk kalenderjaar Social Return prestatiecijfers 2 keer per kalenderjaar Regionaal Per kwartaal Regionaal (uitgesplitst per gemeente) Klachten of andere signalen Suggesties voor mogelijke innovaties die de kwaliteit van de HH verbeteren en/of de (maatschappelijke) kosten verlagen Lokale praktijkervaringen Social Return Per periode Levering gegevens aan CAK Gespecificeerde factuur over periode conform format in bijlage 7 Per direct Melding gewenste aanpassing indicatie Melding HH ingezet bij klant Tenminste één week voor het geplande kwartaaloverleg Binnen 4 weken na afloop van de leveringsperiode Binnen 4 weken na het verstrijken van de leveringsperiode van 4 weken. Per direct Per gemeente Regionaal of per gemeente Per gemeente n.v.t. Per gemeente Bij Wmo-consulent van betreffende gemeente Overlegmomenten Wat Strategisch Overleg Tactisch Overleg (contractbeheer) Termijn Naar behoefte Regionaal/per gemeente Directie/management van Ondernemers en het management van de Aanbestedende dienst die belast is met de uitvoering van HH en/of het gemeentebestuur. - Regionale trends - Uitkomsten kwaliteitscontrole en Twee keer per jaar Regionaal Offerteaanvraag pag. 24

25 - Voorkeurslijst - Steekproefsgewijze controle of de ingeschakelde hulpen voldoen aan functie-eisen - Innovatie op regionaal niveau - Prestatiecijfers Social Return Operationeel Overleg (uitvoering) - Bijzonderheden uitvoering - Binnengekomen klachten - Bespreking kwartaalcijfers (klanten, uren, levertijd) - Social return, de lokale praktijkervaringen - Continuïteit - Innovaties op gemeenteniveau Per kwartaal Per gemeente PE8 Uitvoeringstechnische eisen De in te zetten zorg in natura dient te voldoen aan de eisen die de wetgever op grond van de Wmo hieraan stelt. De in te zetten hulp dient te voldoen aan de eisen die de Aanbestedende dienst er aan stelt. De Aanbestedende dienst controleert deze steekproefsgewijze. De HH moet geleverd kunnen worden op werkdagen tussen 8.00 uur en uur en HH2 op werkdagen tussen 7.00 en uur. Indien noodzakelijk zal Ondernemer de hulp buiten deze uren moeten leveren. Ondernemer is verplicht hulp te leveren binnen het gehele verzorgingsgebied van het Rijk van Nijmegen. De duur van de indicatie is daarbij niet van belang. Met andere woorden: ook wanneer voor 30 minuten geïndiceerd wordt is Ondernemer verplicht een hulp in te zetten. De Ondernemer dient binnen maximaal 15 kalenderdagen na de ontvangst van een (her)indicatiebesluit huishoudelijke hulp te leveren aan nieuwe klanten. Uitgangspunt is dat dit zoveel mogelijk met een vaste hulp plaatsvindt. Ondernemer dient uiterlijk binnen 48 uur huishoudelijke hulp te leveren wanneer de Aanbestedende dienst aangeeft dat de zorg met spoed geleverd dient te worden. Het is de plicht van de Ondernemer om de Aanbestedende dienst onmiddellijk (binnen 24 uur) in kennis te stellen als de gevraagde zorg niet binnen de afgesproken termijn geleverd kan worden. De Ondernemer doet er alles aan om wachtlijsten te voorkomen en geeft ongevraagd aan de Aanbestedende dienst inzicht in deze wachtlijsten, in de acties om wachtlijsten te voorkomen en om deze, wanneer opportuun, te verhelpen. Offerteaanvraag pag. 25