rapport Treasurystatuut Versie 1.1 Datum 22 november 2012 Frank aan de Wiel Patrimonium Barendrecht

Transcriptie

1 rapport Treasurystatuut Versie 1.1 Datum 22 november 2012 Auteur Frank aan de Wiel Afdeling Financiën Patrimonium Barendrecht

2 Inhoud Inleiding Algemeen Treasuryorganisatie & -besluitvorming Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Besluiten Transactievoorstellen Informatievoorziening en verantwoording Randvoorwaarden integer handelen Financieren Definitie Doelstellingen Randvoorwaarden Beleggen Definitie Doelstellingen Randvoorwaarden Rentemanagement Definitie rentemanagement Doelstellingen Randvoorwaarden renterisico Rente-instrumenten Definitie Doelstellingen Randvoorwaarden Tegenpartijrisico Liquiditeitsrisico Kostprijs hedge-accounting Liquiditeitenbeheer Definitie Doelstellingen Randvoorwaarden Financiële logistiek Definitie Doelstellingen Randvoorwaarden Bijlage 1: Begrippenlijst Bijlage 2: Randvoorwaarden treasury jaarplan

3 Inleiding Op de balans van Patrimonium Barendrecht (verder: Patrimonium) is de leningenportefeuille dominant aanwezig. Uit de Winst- en Verliesrekening blijkt dat de factor rente een belangrijke stempel drukt op het jaarresultaat. De treasuryfunctie bij Patrimonium richt zich daarom in belangrijke mate op de leningenportefeuille, op de beheersing van renterisico s en de jaarlijkse rentekosten. De contouren waarbinnen besluiten worden genomen op het gebied van treasury zijn vastgelegd in dit treasurystatuut. Met betrekking tot de verantwoordelijkheden, ook met betrekking tot de treasury activiteiten, gelden onverminderd de vigerende statuten van de corporatie. Het treasurystatuut geldt als een gedragscode met betrekking tot het nemen van beslissingen op het gebied van financiering, beleggen, rentemanagement, liquiditeitenbeheer en de financiële logistiek. Het waarborgen van een blijvende toegang tot de kapitaalmarkt, het beheersen van financiële risico s, het realiseren van zo laag mogelijke kosten en het zekerstellen van voldoende liquiditeit, zijn dan ook de belangrijkste doelstellingen uit het treasurybeleid. Treasurymanagement is een proces. Het is van belang om: - tekorten of overschotten in de financiering te kennen, te kwantificeren en in de gewenste richting te dirigeren; - de (financiële) risico s te identificeren, te kwantificeren en in de gewenste richting te dirigeren; - de kosten van de financiering en het financiële beheer en verkeer te beperken. Het treasuryproces geeft invulling en uitvoering aan volgende treasurytaken: Financieren Beleggen Rentemanagement Liquiditeitenbeheer Financiële logistiek Het treasurystatuut is relatief gedetailleerd beschreven. Hier is bewust voor gekozen om zodoende grijze gebieden te vermijden. Dit als gevolg van het feit dat, terecht na ernstige incidenten in de branche, het vergrootglas van externe partijen gericht is op de treasury organisatie. Deze gedetailleerde uiteenzetting heeft echter als nadeel dat het overall beeld vertroebeld. Daarom is hieronder in het kort beschreven hoe Patrimonium aankijkt tegen treasury. Waarom: Hoe: Patrimonium ontkomt er niet aan om externe financiering aan te trekken voor het realiseren van onze ondernemingsdoelstellingen. We proberen echter minimaal extern te financieren. Overtollige geldmiddelen kunnen alleen ontstaan door een tijdelijke mismatch tussen inkomsten en uitgaven en moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Wanneer deze situatie zich toch voordoet is het zaak deze, binnen financiële kaders, zo spoedig mogelijk op te laten lossen. Treasury is een ingewikkeld vakgebied. Wij onderkennen dat wij hiervoor externe kennis moeten inschakelen. Maar we blijven wel zelf in control. Uiteindelijk besluit de directeurbestuurder, na overleg met de manager financiën en de extern adviseur. En besluiten moeten passen binnen de plannen die jaarlijks vooraf en achteraf getoetst worden door de RvC (inclusief audit commissie). Wij streven naar transparantie om te vermijden dat door ongewenst gedrag de treasuryfunctie van Patrimonium niet goed vervuld wordt. Patrimonium vindt dat zij als maatschappelijke organisatie gedegen om moet gaan met haar vermogen. Risico s worden daarbij vermeden. Wij maken gebruik van solide producten. Alle producten die wij gebruiken moeten passen bij het doel waar we ze voor hanteren en moeten passen binnen de beleidsregels die voor ons als Patrimonium gelden. Met wie: Patrimonium doet alleen zaken met solide en betrouwbare partijen. 3

4 Het treasurystatuut heeft de status van een bestuursbesluit en dient door de Raad van Commissarissen te worden goedgekeurd. Het statuut wordt jaarlijks getoetst aan de actualiteit en, indien nodig, gewijzigd. Vastgesteld Goedgekeurd Datum Naam Functie Handtekening 4

5 1. Algemeen Het beleid van Patrimonium is erop gericht een blijvende toegang tot de financiële markten te waarborgen teneinde de beschikbaarheid van voldoende financiële middelen zeker te stellen. Dit wordt onder meer bewerkstelligd door blijvend te voldoen aan de door geldgevers en sectorinstituten (WSW en CFV) gestelde eisen. Binnen Patrimonium wordt aan de treasury geen winstverantwoordelijkheid toegekend. De primaire taak van de treasury is het beheren en beheersen van financiële posities die voortvloeien uit de normale bedrijfsdiensten, en wel op een zodanige wijze dat - de daaraan verbonden risico s worden beheerst. - de daarmee gepaard gaande kosten worden geminimaliseerd/beperkt. - de te realiseren opbrengsten worden gemaximaliseerd/verhoogd. Beschikbare middelen worden primair binnen de eigen organisatie aangewend. Aanwending van middelen van buiten de eigen organisatie is het gevolg van een mismatch tussen inkomende en uitgaande geldstromen. Het aangaan van transacties en het afnemen van bancaire diensten geschiedt (aantoonbaar) tegen marktconforme voorwaarden. Offertes worden bij minimaal 2 partijen gevraagd en offertes worden gebenchmarkt. Indien het niet mogelijk blijkt om een concurrerende offerte te verkrijgen (bijvoorbeeld vanwege een tekort aan aanbieders bij bepaalde looptijden van een financiering), moet dit feit duidelijk worden beschreven in het transactievoorstel en de terugkoppeling van de transactie. Tevens moet daarin worden beschreven hoe men toch tot de vaststelling van een marktconform tarief is gekomen. De opzet en werking van de AO/IC rondom treasury moeten zijn beschreven. Periodiek wordt de werking ervan getoetst als onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. Treasury activiteiten worden pas uitgevoerd wanneer er voldoende zekerheid is over de noodzaak. Indien er, door wat voor oorzaak dan ook, wijzigingen in het treasuryjaarplan moeten worden doorgevoerd (wijzigingen in de rentestructuur of de noodzaak tot inzet van andere instrumenten dan in het treasuryjaarplan staan), dan is hiervoor een mogelijkheid. Hiertoe maken de manager financiën en de directeur bestuurder een uitzonderingsvoorstel. In spoedeisende situaties kan een uitzonderingsvoorstel worden uitgevoerd indien een door de Raad van Commissarissen aangewezen lid dat heeft goedgekeurd. Indien er wijzigingen ten opzichte van het treasurystatuut worden gemaakt, dan moet het uitzonderingsvoorstel eerst door de Raad van Commissarissen worden goedgekeurd voordat de wijzigingen mogen worden doorgevoerd. Dit mag niet leiden tot wijzigingen die in strijd zijn met de regels van de sectorinstituten WSW en CFV. 5

6 2. Treasuryorganisatie & -besluitvorming Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de functionarissen die een rol spelen in het treasuryproces. Van ieder worden de belangrijkste taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden samengevat. Een aantal van hen is deelnemers aan een periodiek treasuryoverleg. Vervolgens wordt beschreven hoe besluiten (op basis van een transactievoorstel) worden genomen en uitgevoerd en waar een transactievoorstel minimaal aan moet voldoen. Tot slot komt de verantwoording aan bod. 2.1 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Commissarissen Geeft goedkeuring aan het treasurystatuut en de eventuele wijzigingen daarin. Geeft goedkeuring aan het treasuryjaarplan. De randvoorwaarden van dit jaarplan zijn opgenomen in de bijlage. Geeft goedkeuring aan transactievoorstellen die buiten het bereik van het treasurystatuut vallen. Laat zich informeren over en houdt toezicht op het gevoerde treasurybeleid. Verleent décharge aan de directeur-bestuurder over het gevoerde treasurybeleid. Directeur-bestuurder Stelt het treasurystatuut en eventuele wijzigingen hierin vast. Stelt de werkwijze (processen en procedures) binnen de treasury vast. Laat zich periodiek informeren over de treasury-activiteiten. Neemt besluiten op grond van schriftelijke transactievoorstellen. Legt transactievoorstellen die buiten het bereik van het treasurystatuut vallen vooraf ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen. Verleent décharge aan de bij de uitvoering betrokken medewerkers binnen het treasuryproces. Stelt het treasuryjaarplan vast. Legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Manager financiën Voert, op basis van vastgelegde procedures, de operationele treasury-activiteiten op het gebied van het liquiditeitenbeheer uit. Beoordeelt de in het treasuryoverleg ingebrachte rapportages en analyses op consistentie en volledigheid. Stelt het treasuryjaarplan op. Beoordeelt transactievoorstellen op wenselijkheid. Houdt toezicht op de naleving van besluiten en richtlijnen door medewerkers binnen het treasuryproces. Legt verantwoording af over de uitvoering van het treasurybeleid aan de directeur-bestuurder. Onderhoudt contacten met banken en de sectorinstituten WSW en CFV. Initieert en coördineert de beleidsvoorbereidende informatievoorziening. Legt iedere treasurytransactie vast in de (financiële) administratie. Tevens worden verplichtingen als gevolg van het afsluiten van financieringen en/of derivaten in de (financiële) administratie geregistreerd. Draagt zorg voor het beheren van debiteuren en crediteuren. Stelt minimaal één maal per kwartaal de liquiditeitsprognose op. Legt verantwoording af aan de directeur bestuurder. Draagt zorg voor het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen en financiële administratie. Houdt het beschikbare faciliteringsvolume bij het WSW bij en draagt periodiek zorg voor de aanvraag van nieuw volume bij het WSW. 6

7 Treasurer (extern) Houdt marktinformatie bij en interpreteert deze. Brengt kennis in van financiële markten en de werking van financiële producten. Bereidt de bijeenkomsten van de treasurycommissie voor. Stelt ten behoeve van de treasurycommissie rapportages en analyses op. Werkt op basis van de ingebrachte rapportages en analyses, indien nodig, transactievoorstellen uit. Geeft uitvoering aan de operationele treasuryactiviteiten op het gebied van financieren, beleggen en renterisicobeheer. Ziet erop toe dat de condities die Patrimonium aangaat in financiële contracten, waaronder derivatencontracten, passend zijn. Legt binnen twee weken, nadat de rating van de tegenpartij van een uitzetting, belegging of een rente-instrument verlaagd wordt tot een niveau lager dan Strong (A), een advies aan de treasurycommissie en de directeur-bestuurder voor. In dit advies komt ten minste de vraag aan de orde of het beëindigen van het contract met deze partij mogelijk resp. wenselijk is, dan wel andere maatregelen moeten worden getroffen. Is uitsluitend bevoegd te handelen op basis van door de directeur-bestuurder getekende transactievoorstellen. Legt verantwoording af aan de directeur-bestuurder over de uitgevoerde transacties. Adviseert, indien nodig, over wijzigingen in het treasurystatuut. Budgethouders Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan afdeling financiën over toekomstige uitgaven en ontvangsten. Het zorgdragen voor het tijdig aandragen van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan afdeling financiën. Het fiatteren van kosten en opbrengsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten waarvan zij in de begroting als budgethouder zijn aangewezen (conform de geldende procuratieregeling). 2.2 Besluiten Periodiek vindt overleg plaats over treasury aangelegenheden. Dit overleg vindt minimaal viermaal per jaar plaats in de treasurycommissie. De treasurycommissie bestaat uit de volgende functionarissen: De directeur-bestuurder De manager financiën De externe treasurer De bijeenkomsten van de treasurycommissie worden bijgewoond door de directeur-bestuurder. Besluiten, die passen binnen het treasurystatuut, worden genomen door de directeur-bestuurder op basis van schriftelijke transactievoorstellen. De leden van de treasurycommissie adviseren de directeur-bestuurder gevraagd en ongevraagd over treasuryvraagstukken. De overwegingen die tot het besluit hebben geleid worden genotuleerd. De effecten van de te nemen besluiten op toekomstige financieringsbehoefte en risicoposities worden inzichtelijk gepresenteerd. In de reguliere bijeenkomsten van de treasurycommissie worden ten minste de volgende onderwerpen behandeld: Ontwikkelingen en financiële transacties over de afgelopen periode Het faciliteringsvolume bij het WSW Liquiditeitsprognoses (eerstvolgende 12 maanden en reeks van minimaal 5 jaren). Deze prognose wordt vóór iedere bijeenkomst van de treasurycommissie geactualiseerd. Risico analyses Renteontwikkelingen en verwachtingen 7

8 De kasstroomtoets van het WSW Ingebrachte (transactie)voorstellen (inclusief effecten op risicoprofiel en financieringsbehoefte) Van elke bijeenkomst wordt een verslag met actiepunten gemaakt. Dit verslag wordt naar de directeur-bestuurder en de leden van de treasurycommissie gezonden. De uitvoering van besluiten op het gebied van financieren, beleggen en rentemanagement geschiedt uitsluitend op basis van een schriftelijke machtiging en dienen te passen binnen de randvoorwaarden van het treasurystatuut. De uitvoeringsbesluiten op het gebied van het liquiditeitenbeheer worden genomen binnen de vaste kaders van vastgestelde procedures. 2.3 Transactievoorstellen De transactievoorstellen worden doorlopend genummerd en deugdelijk gearchiveerd. Transactievoorstellen worden (waar mogelijk en zinvol) voorzien van een kosten/baten analyse. Een transactievoorstel dient minimaal de volgende onderwerpen te beschrijven: 1. Uitgangssituatie: Geeft een beschrijving van de situatie die aanleiding geeft tot het voorstel. 2. Marktomstandigheden: Geeft indicaties van actuele marktverhoudingen en tarieven. 3. Transactievoorstel: Doel van de transactie: Geeft een korte beschrijving van wat met het voorstel wordt beoogd. Uitwerking: Geeft een korte beschrijving van de wijze waarop het beoogde doel gerealiseerd zal worden. 4. Alternatieven: Geeft (voor zover aanwezig) andere mogelijkheden om hetzelfde doel te bereiken, met eventuele voor- en nadelen. 5. Randvoorwaarden: Geeft de beperkingen aan waarbinnen de transactie kan/mag worden uitgevoerd. 6. Besluit: Is de formele vastlegging van het genomen besluit door middel van ondertekening ervan door de directeur-bestuurder en geldt als een mandaat voor de uitvoering er van. 2.4 Informatievoorziening en verantwoording Zodra de treasurer (extern) een transactie uitvoert, informeert hij terstond hierover de directeurbestuurder en de leden van de treasurycommissie. De manager financiën heeft de plicht te (laten) controleren of de overeenkomst is uitgevoerd binnen de randvoorwaarden van het goedgekeurde transactievoorstel. De manager financiën legt iedere drie maanden verantwoording af aan de directeur-bestuurder over het gevoerde treasurybeleid en de resultaten van geëffectueerde transacties en maatregelen. De Raad van Commissarissen wordt onder andere via de kwartaalrapportages hierover geïnformeerd door de directeur bestuurder. 8

9 Taak Uitvoering Autorisatie Registratie Advisering Omschrijving Opstellen treasury Manager RvC Treasury Meerjarige statuut financiën en commissie doelstellingen Opstellen treasury jaarplan Treasury kwartaalrapportages Treasury paragraaf jaarverslag Lange liquiditeitsprognose Korte liquiditeitsbegroting bestuurder Manager financiën en directeur bestuurder Manager financiën Manager financiën en directeur bestuurder Manager financiën Manager financiën RvC Directeur bestuurder RvC Directeur bestuurder Directeur bestuurder Treasury commissie Treasury commissie Vooruitblik treasury activiteiten komende begrotingsjaar Uitwerking beleid voor komend jaar Rapportage van treasury activiteiten 2.5 Randvoorwaarden integer handelen Patrimonium is van mening dat transparant handelen de integriteit bevorderd. Daarom worden de volgende randvoorwaarden gehanteerd: Alle documentatie met betrekking tot het aangaan van treasury verplichtingen (bijvoorbeeld transactievoorstellen, treasury-rapportages, lening overeenkomsten) zijn te allen tijde beschikbaar voor zowel de RvC als de extern toezichthouders. De beloning van de extern treasury adviseur is niet afhankelijk van het aantal transacties. De extern treasury adviseur heeft een vergunning op grond van de Wet op het financieel toezicht en staat onder toezicht van de Autoriteit Financiële markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB). 9

10 3. Financieren 3.1 Definitie Onder financieren wordt verstaan het voor langere termijn aantrekken van gelden bij derden. Hierbij geldt een minimale looptijd van twee jaar. 3.2 Doelstellingen Stabiliteit in de jaarlijkse rentekosten Doordat jaarlijks slechts een deel van de financieringsbehoefte onderhevig is aan een renteaanpassing blijven de fluctuaties in de jaarlijkse rentekosten beperkt. Realisatie van zo laag mogelijke financieringskosten Eén en ander binnen de kaders van het rentemanagement (hoofdstuk 5). Flexibiliteit Binnen de leningenportefeuille moet voldoende ruimte bestaan om adequaat in te spelen op wijzigingen in de financieringsbehoefte. 3.3 Randvoorwaarden De financieringsbehoefte wordt vastgesteld op basis van een actuele prognose. Deze prognose kent een planningshorizon van minimaal vijf jaar. De opbouw van de huidige leningenportefeuille en meerjarige kasstroomprognoses zijn bepalend voor het aantrekken van leningen. De keuze van modaliteiten (looptijd, hoofdsomverloop en rentebetalingen en -conversies) van financiering mag niet leiden tot bovenmatige renterisico s. Er worden geen leningen aangetrokken met een storting die meer dan drie jaar in de toekomst ligt. De coupondata dienen zoveel mogelijk over de maanden van het jaar verspreid te liggen. Hierdoor wordt het liquiditeitenbeheer geoptimaliseerd. Patrimonium zal blijvend voldoen aan de door het WSW gestelde eisen. Hiertoe zal: Niet meer dan 50% van de WOZ-waarde van het bezit met vreemd vermogen worden gefinancierd. Minimaal worden voldaan aan de kasstroomtoets van het WSW, waarbij over de eerstvolgende 5 jaar vanuit de exploitatiekasstroom de rente en fictieve aflossing van 2% kunnen worden voldaan. Aan de minimale rentedekking ( Interest Coverage Ratio (ICR)) van 1,3 moet worden voldaan. Door de treasurycommissie zal telkens worden getoetst of aan bovengenoemde voorwaarden wordt voldaan. 10

11 4. Beleggen 4.1 Definitie Het onttrekken van beschikbare middelen aan de liquiditeit met het doel het realiseren van rendement. Hierbij geldt een minimale looptijd van twee jaar. 4.2 Doelstellingen Het realiseren van een zo hoog mogelijk rendement op beschikbare middelen. Middelen zullen tegen de hoogste rente worden uitgezet bij tegenpartijen die ten minste als solide ( Strong (A) volgens minimaal twee rating agencies) worden beoordeeld. 4.3 Randvoorwaarden Beleggen is niet toegestaan. 11

12 5. Rentemanagement 5.1 Definitie rentemanagement Rentemanagement betreft het geheel aan maatregelen ter beheersing van renteresultaten en bescherming van het eigen vermogen tegen de nadelige invloed van rentebewegingen. Om het renterisico meetbaar te maken hanteert Patrimonium twee methodes. Het betreft de WSW-methode en de Bedrijfseconomische methode. Om het renterisico te kunnen beheersen wordt voor beide methodes een norm gesteld. WSW-methode Patrimonium betrekt hierin ook de spelregels van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Het WSW stelt dat "Het bedrag waarover een corporatie risico loopt vanwege vervolgfinanciering of renteherziening wordt geacht maximaal 15% per jaar te zijn, gerekend over het rentedragend vreemd vermogen". Bedrijfseconomische-methode Aanvullend op de WSW-methode wordt het renterisico ook afgezet tegen de nettofinancieringsbehoefte. Bij deze wijze van risicometing worden naast de risico s uit de leningenportefeuille ook de risico s voortkomend uit de kasstromen uit de exploitatie en de (des)investeringen meegenomen. De omvang van het renterisicovolume wordt gemeten aan de hand van het (netto) geldvolume dat in enige opvolgende periode van twaalf maanden gevoelig is voor rentebewegingen. Dit omvat de totale kasstroom aangevuld met renteconversies en leningen met een variabel rentetype, na aftrek van het matigende effect van rente-instrumenten. Voor de beoordeling van de omvang van het risicovolume wordt de jaarlijkse risicopositie (totale cashflow, renteconversies en leningen met een variabel rentetype, gecorrigeerd voor het gebruik van rente-instrumenten) uitgedrukt in een percentage van het totaal van de financiering aan het einde van het jaar waar dit risico betrekking op heeft (= relatief risico). De totale financiering wordt gevormd door het totaal van opgenomen leningen vermeerderd met de jaarlijkse financieringsbehoefte en verminderd met eventuele vastrentende beleggingen en beschikbare liquiditeiten. 5.2 Doelstellingen Evenwichtige spreiding van risico s Door jaarlijks een beperkt deel van de financiering een renteaanpassing te laten ondergaan wordt het jaarresultaat minder gevoelig voor renteschommelingen in enig jaar. Beperking van rentekosten Het realiseren van een zo laag mogelijke vermogenskostenvoet van het vreemd vermogen. 5.3 Randvoorwaarden renterisico Het relatieve renterisico op basis van de bedrijfseconomische methode mag maximaal 15% bedragen in enig jaar. Het portefeuillerisico (WSW-methode) mag maximaal 15% bedragen. Er worden geen renteafspraken gemaakt voor rente(conversies) op leningen, (voorwaartse fixaties) of rente-instrumenten die verder dan drie jaar in de toekomst liggen (conform de eisen van het WSW). Ter afdekking van het renterisico wordt het gebruik van rente-instrumenten toegestaan. De regels waaraan het gebruik van rente-instrumenten is onderworpen worden in het hoofdstuk Rente-instrumenten nader uitgewerkt. 12

13 6. Rente-instrumenten 6.1 Definitie Rente-instrumenten zijn financiële producten, waarmee renterisico s kunnen worden afgedekt of het rentetype van een onderliggende financiering worden veranderd. Er vindt geen uitwisseling van hoofdsommen plaats bij het toepassen ervan. Rente-instrumenten worden ingezet om renterisico s af te dekken, maar kunnen tegelijkertijd ook risico s oproepen, namelijk het tegenpartijrisico (hoofdstuk 6.4) en liquiditeitsrisico (hoofdstuk 6.5). 6.2 Doelstellingen Lange rentevast perioden mogelijk maken zonder hoge liquiditeitsopslagen voor de onderliggende lening. Een lange vastrentende lening brengt hoge liquiditeitsopslagen met zich mee. Door de lening korter te sluiten worden deze vermeden. Flexibiliteit door het ontkoppelen van lening en rentelooptijd. Hierdoor kan de rente alvast worden overeengekomen voordat de lening wordt afgesloten of andersom. Verder geven rente-instrumenten meer mogelijkheden om de rentetypische looptijd tegen aanvaardbare kosten te wijzigen. 6.3 Randvoorwaarden Patrimonium conformeert zich aan de meest actuele beleidsregels van het CFV. Onderstaande randvoorwaarden zijn gebaseerd op de beleidsregels die het fonds op 28 september 2012 heeft gepubliceerd. Het gebruik van de volgende (standaard) rente-instrumenten is toegestaan: - Cap - Interest Rate Payers Swap Het is uitsluitend toegestaan om rentecaps en payer swaps, gericht op het afdekken van opwaartse renterisico s op bestaande leningen, af te sluiten. Voor de payer swaps geldt dat de looptijd niet langer mag zijn dan het lopende jaar en de eerstvolgende negen kalenderjaren daarna. Voor de rentecaps geldt de algemene bepaling dat de looptijd van het derivaat die van te hedgen variabele lening niet mag overtreffen. Er dient steeds een verband te bestaan tussen enerzijds de opbouw van de leningenportefeuille en beleggingen en/of nieuw aan te trekken middelen en anderzijds het gebruik van rente-instrumenten. Het volume en de looptijd van de rente-instrumenten moeten aansluiten bij de omvang en duur van de gesignaleerde risico s. Het gebruik van rente-instrumenten is uitsluitend toelaatbaar om het rentetype van de leningenportefeuille te veranderen dan wel om de renterisico s te beperken. Patrimonium trekt uitsluitend financiële derivaten aan van een financiële instelling als zij door deze instelling in het kader van de zorgplichtregels van de Wet op het financieel toezicht, in het bijzonder artikel 4:90 als niet professionele belegger worden beschouwd.. Er mogen in of ten aanzien van aan te trekken financiële derivaten geen clausules worden gehanteerd die op enigerlei wijze de uitoefening van het toezicht Patrimonium kunnen belemmeren. Voor het aangaan van rente-instrumenten worden de rechten en verplichtingen van contractpartijen vastgelegd in een raamovereenkomst. Deze documentatie mag niet strijdig zijn met de regelgeving van het WSW en de beleidsregels van het CFV. Indien nieuwe documentatie (ISDA, OFD, RFD) wordt aangegaan, zal Patrimonium per geval beoordelen of deze documentatie wordt getoetst door een gespecialiseerd onafhankelijk jurist. 13

14 6.4 Tegenpartijrisico Anders dan bij leningen, waarbij het tegenpartijrisico geheel bij de financier ligt, kan bij renteinstrumenten het tegenpartijrisico bij (één van) beide partijen liggen. Om te voorkomen dat de tegenpartij niet aan haar verplichtingen kan voldoen, wil Patrimonium haar tegenpartijrisico beperken. Hiervoor staan Patrimonium de volgende instrumenten ter beschikking: Spreiding van transacties over meerdere partijen. Het overeenkomen van verplichte periodieke marktwaardeverrekening (bijvoorbeeld in de vorm van een Credit Support Annex ( CSA ; een bijlage met specifieke afspraken over marktwaardeverrekening). Dit heeft echter wel tot gevolg dat Patrimonium zelf mogelijk op enig moment liquide middelen moet stallen bij haar tegenpartij. Dit resulteert in een liquiditeitsrisico. Teneinde het tegenpartijrisico te beperken, hanteert Patrimonium de volgende uitgangspunten: Als Patrimonium met een tegenpartij een CSA overeenkomt, zal altijd minimaal sprake zijn van gelijkwaardige tweezijdigheid. Rente-instrumenten mogen alleen worden aangegaan met solide tegenpartijen. Aan deze tegenpartijen worden de volgende eisen gesteld: - Hoofdvestiging in een lidstaat van de Europese Unie, Zwitserland, Japan of de Verenigde Staten van Amerika. - De kredietwaardigheid dient door minimaal twee rating agencies als minimaal Strong (A) beoordeeld te zijn. Dit geldt voor zowel de tegenpartij zelf, als voor de staat waarin zij gevestigd is. - Indien de rating van een tegenpartij, dan wel de staat waarin deze gevestigd is, verlaagd wordt ( downgrading ), tot een niveau lager dan Strong (A), zal onderzocht worden of het gewenst en mogelijk is om lopende rente-instrumenten af te wikkelen. Binnen twee weken na de downgrading zal daartoe aan de directeur-bestuurder een voorstel ter goedkeuring worden voorgelegd. In dit voorstel wordt een berekening opgenomen van de kosten van het afwikkelen van de rente-instrumenten en een analyse van de consequenties voor het renterisico van Patrimonium. 6.5 Liquiditeitsrisico Als een vorm van verplichte marktwaardeverrekening wordt overeengekomen, ontstaat een liquiditeitsrisico: bij een negatieve marktwaarde moeten immers liquide middelen worden gestald bij de tegenpartij. Om dit risico te beheersen gelden de volgende voorwaarden: Patrimonium houdt een liquiditeitsbuffer aan die ten minste groot genoeg is om aan de uit de derivatenportefeuille voortvloeiende liquiditeitsverplichtingen ten gevolgen van een daling van de vaste rente in de markt met 2%-punt te kunnen voldoen. Als Patrimonium rente-instrumenten in portefeuille heeft waarop geen verplichte marktwaardeverrekening van toepassing is, maar wel een break (zowel optional als mandatory) op een moment dat minder dan twee jaar in de toekomst ligt, worden ook deze swaps in bovenstaande berekening van het liquiditeitsrisico meegenomen. Break clauses worden zoveel mogelijk gespreid in de tijd. Per individuele tegenpartij zal niet meer dan één breakmoment per jaar van toepassing zijn. Zolang het, volgens bovenstaande methodiek, berekende liquiditeitsrisico de omvang van 4 mln. (liquiditeitsnorm) niet overschrijdt, mogen nieuwe derivaten worden afgesloten. Voorwaarde is wel dat de nieuwe derivaten vervolgens niet tot een overschrijding van deze liquiditeitsnorm leiden. 14

15 Patrimonium zorgt ervoor dat zij te allen tijde kan beschikken over bovengenoemd bedrag voor het storten van margin calls. Dit kan in de vorm van faciliteringsvolume bij het WSW, ruimte op variabele roll-over leningen of het niet opgenomen gedeelte van de bancaire kredietfaciliteit. Indien op enig moment sprake is van (dreigende) overschrijding van de norm door exceptionele marktontwikkelingen, zal in overleg met de bank(en) worden getracht het liquiditeitsrisico terug te brengen. 6.6 Kostprijs hedge-accounting De waardeveranderingen van derivaten kunnen van invloed zijn op het resultaat. Om de waardeveranderingen van derivaten buiten de resultatenrekening te houden, is het van belang de derivaten voor accounting doeleinden te koppelen aan leningen. Voor het gebruik van interest rate swaps past Patrimonium daarom hedge accounting toe. Patrimonium maakt daarbij gebruik van het kostprijs hedge accounting model, zoals opgenomen in de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, Richtlijn 290, Financiële Instrumenten. Voor toepassing van hedge accounting dient sprake te zijn van een effectieve relatie tussen het derivaat en de onderliggende lening. Deze hedge effectiviteit wordt in ieder geval één keer per jaar, te weten op 31 december, beoordeeld. 15

16 7. Liquiditeitenbeheer 7.1 Definitie Onder liquiditeitenbeheer wordt verstaan het beheer van saldi in rekening-courant en de portefeuille geldmarkttransacties met een oorspronkelijke looptijd van maximaal twee jaar. 7.2 Doelstellingen Het zekerstellen van de beschikbaarheid van middelen. Er moeten te allen tijde voldoende liquiditeiten en faciliteiten beschikbaar zijn om aan alle lopende betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. Het realiseren van een hoger rendement. Geldmarkttransacties moeten tot doel hebben het korte termijn renteresultaat over liquiditeitsoverschotten en tekorten te verbeteren (maximalisatie van renteopbrengsten, minimalisatie van rentekosten). 7.3 Randvoorwaarden Besluiten worden genomen op basis van een liquiditeitsplanning. De planning wordt minimaal driemaal per jaar geactualiseerd en kent een horizon van minimaal twaalf maanden. Uitzettingen zijn toegestaan in de vorm van rekening-courant, onderhandse leningen, deposito s of hiermee vergelijkbare rentedragende spaarproducten. Uitzettingen mogen alleen plaatsvinden bij solide debiteuren, met een hoofdvestiging in een lidstaat van de Europese Unie, Zwitserland, Japan of de Verenigde Staten van Amerika. De soliditeit van de debiteur dient door een onafhankelijk rating agency te worden vastgesteld. Deze kredietwaardigheid dient door minimaal twee rating agencies als Strong (A) beoordeeld te zijn. Dit geldt voor zowel de debiteur zelf, als voor de staat waarin zij gevestigd is. Indien de rating van een debiteur, dan wel de staat waarin deze gevestigd is, verlaagd wordt ( downgrading ), tot een niveau lager dan Strong (A), zullen de controller en treasurer onderzoeken de of lopende uitzettingen afgewikkeld kunnen worden. Binnen twee weken na de downgrading zal de treasurer aan de Raad van Commissarissen een voorstel ter goedkeuring voorleggen over het eventuele afwikkelen de betreffende uitzettingen. In dit voorstel dient een berekening opgenomen te worden van de kosten van het afwikkelen van de uitzetting. Uitzettingen bij andere corporaties zijn toegestaan mits de tegenpartij beschikt over voldoende additionele financieringsruimte bij het WSW. Collegiale financiering per corporatie is toegestaan voor maximaal 25% van diens additionele faciliteringsvolume. De hoofdsom per tegenpartij bedraagt, ongeacht het faciliteringsvolume van de tegenpartij, maximaal 5 mln. In het lopende kalenderjaar mag maximaal 7½ % van de omvang van de materiële vaste activa (gewaardeerd tegen bedrijfswaarde) worden gefinancierd door middel van rente-typisch kortlopend bankkrediet (conform de uitgangspunten van het WSW). 16

17 8. Financiële logistiek 8.1 Definitie Financiële logistiek heeft betrekking op: de structuur en het gebruik van betaalrekeningen bij banken, de organisatie van het betalingsverkeer over deze rekeningen, het gebruik van betaalinstrumenten, en de informatievoorziening over dit betalingsverkeer. De kosten van het betalingsverkeer worden onderverdeeld in provisies en vaste tarieven. 8.2 Doelstellingen Minimalisatie van de kosten van het betalingsverkeer. Het voorkomen van fraude en vergissingen bij het betalingsverkeer en het beheer van liquiditeiten. Door een stelsel van maatregelen (preventief en repressief) wordt voorkomen dat geldmiddelen op onrechtmatige wijze aan Patrimonium kunnen worden onttrokken. 8.3 Randvoorwaarden Er bestaat te allen tijde inzicht in de verwachte inkomsten en uitgaven voor de eerstvolgende maand, de beschikbare ruimte op de rekening-courant faciliteit, eventuele kasgeldfaciliteit en opnameruimte op eventuele roll-over leningen met variabele hoofdsom. De huisbank wordt beschouwd als een strategische partner. De volgende eisen worden aan de huisbank gesteld: Vestiging in Nederland; Voldoende kennis op het gebied van volkshuisvesting; Marktconforme tarieven (betalingsverkeer, credit- en debetrente); Actieve advisering (zowel gevraagd als ongevraagd); Heeft een minimale credit rating van strong (zie begrippenlijst) De kostenstructuur van het betalingsverkeer dient steeds inzichtelijk te zijn. De voorkeur gaat daarom uit naar een kostenstructuur op basis van stukstarieven. Minimaal iedere 3 jaar worden de tarieven getoetst op marktconformiteit en vindt een evaluatie plaats van de dienstverlening door de bank. Mocht hierover twijfel bestaan, dan worden bij minimaal twee andere banken offertes aangevraagd. Bankrekeningen mogen alleen geopend of gesloten worden na goedkeuring van de directeurbestuurder. Betaalrekeningen worden aangehouden bij een daartoe aangewezen huisbank. De rekeningen maken deel uit van een saldo- en rentecompensatieregeling per bank. Bankprocuratie voor het betalingsverkeer is geregeld in een interne machtigingsregeling. 17

18 Bijlage 1: Begrippenlijst Aflossingsvrije (=fixe) lening: Lening waarbij gedurende de looptijd alleen rentebetalingen plaatsvinden. Aflossing van de hoofdsom vindt plaats aan het eind van de looptijd. Annuïtaire lening: Lening waarbij jaarlijks een vast bedrag aan rente en aflossing wordt betaald. In de beginjaren zal de jaarlijkse betaling voor het grootste deel uit rente bestaan, in de eindjaren voor het grootste deel uit aflossing op de hoofdsom. Callgeld: Een overeenkomst tussen twee partijen om voor 1 dag een vast bedrag tegen een vaste vergoeding met elkaar uit te wisselen. Wanneer de overeenkomst geldt voor enkele dagen spreekt men van een Call-fixe. Cap: Een Cap is een renteoptie met een afschermende werking. De koper van de Cap ontvangt, als de geldmarktrente op vooraf bepaalde data hoger is dan de contractrente (strike), het verschil van de verkoper. Bij een lagere geldmarktrente vindt geen verrekening plaats. De koper van een Cap betaalt een premie die onder meer afhankelijk is van de looptijd en de contractrente. CSA: Een CSA is een Credit Support Annex : dit is een bijlage die in aanvulling op de ISDA Master Agreement en Schedule - kan worden overeengekomen. Hierin worden specifieke condities met betrekking tot periodieke marktwaardeverrekening tussen de contractpartijen beschreven, zoals: de hoogte van de Threshold, Minimum Transfer Amount en frequentie van verrekening. Deposito: Het beleggen van een vast bedrag gedurende een vaste periode (meestal een veelvoud van een maand) tegen een van te voren afgesproken vergoeding. Derivaten: Zie rente-instrumenten. Downgrading: Een credit rating kan door de rating agency die deze heeft verstrekt, neerwaarts worden bijgesteld. Dit wordt een downgrading genoemd. Een downgrading kan zowel het gevolg zijn van algemene (markt)omstandigheden als van specifieke zaken waarmee de betreffende organisatie te maken heeft. Euribor Staat voor Euro InterBank Offered Rate. Het is het tarief dat banken elkaar in rekening brengen voor kortlopende financiering. Het geldt als de gangbare referentierente voor kortlopende leningen. Financieringsrisico: Het risico dat geen nieuwe financiering kan worden aangetrokken. ISDA: Een ISDA is een raamovereenkomst voor het aangaan van derivaten. Deze is ontwikkeld door de International Swaps and Derivatives Association. De ISDA bestaat ten minste uit een Master Agreement en een Schedule. In de Master Agreement worden geen aanpassingen gemaakt: voor afwijkingen van en aanvullingen op condities uit de Master Agreement wordt de Schedule gebruikt. In aanvulling op deze documenten ka ook een CSA worden overeengekomen. De ISDA is een Engelstalig, tamelijk technisch geschreven document. Kasgeldlening: Het lenen van een vast bedrag gedurende een vaste periode (meestal een veelvoud van een maand) tegen een van te voren afgesproken vergoeding. 18

19 Liquiditeitsrisico: Onder liquiditeitsrisico wordt verstaan het risico dat een partij niet tijdig aan alle betalingsverplichtingen kan voldoen. Looptijd: De periode die resteert tot het moment dat de voorwaarden van een lening of belegging wijzigingen. Onderscheid wordt gemaakt naar: Liquiditeitstypische looptijd: de periode die resteert tot het moment dat de lening (o/g) moet worden afgelost dan wel een belegging (u/g) vrijvalt. Rentetypische looptijd: de periode die resteert tot het moment dat de rente op een lening of belegging een herziening ondergaat. Medium Term Note (MTN): Een standaard schuldtitel waarin de kenmerken van een obligatie en een onderhandse lening zijn samengevoegd. MTN s zijn courant verhandelbaar. Minimum Transfer Amount ( MTA ): De Minimum Transfer Amount is een drempel in aanvulling op een andere drempel, de zgn. Threshold: pas als de marktwaarde van een groep derivaten de som van Threshold en MTA overschrijdt, moet daadwerkelijk een afstorting van middelen door de ene contractpartij aan de andere partij plaatsvinden. Netto financiering(sbehoefte) Het totaal van opgenomen leningen waarop de aanwezige beleggingen en liquide middelen in mindering zijn gebracht. Bij een negatief saldo liquide middelen heeft dit het effect dat de netto financieringsbehoefte toeneemt. Obligatie: Verhandelbaar bewijs van deelname in het vreemde vermogen van een onderneming voor een van te voren overeengekomen periode tegen een van te voren overeengekomen vergoeding (couponrente). Optie: Een optie is een rente-instrument waaraan de koper, tegen betaling van een premie, bepaalde vast omschreven rechten kan ontlenen. Tegen ontvangst van een premie gaat de verkoper bepaalde vast omschreven verplichtingen aan. Gangbare renteopties zijn Cap, Floor, en Swaption. Onderhandse lening: Onverhandelbaar bewijs van deelname in het vreemde vermogen van een onderneming voor een van te voren overeengekomen periode tegen een van te voren overeengekomen vergoeding. Rating agency Onafhankelijke organisatie die zich onder meer toelegt op de beoordeling van de lange termijn kredietwaardigheid van tegenpartijen. Bekende rating agencies zijn Standard & Poor (S&P), Moody s en Fitch. Kwalificaties voor een goede kredietwaardigheid zijn als volgt: S&P Moody s Fitch Extremely strong AAA Aaa AAA Very strong AA Aa2 AA Strong A A2 A Rating trigger: In een financieel contract, zoals een ISDA, kan een afspraak worden gemaakt over de gevolgen die een bepaalde verlaging van de credit rating ( downgrading ) van een der partijen zal hebben: zo kan op voorhand worden overeengekomen dat in dat geval een Threshold wordt aangepast, de frequentie van marktwaardeverrekening wordt aangepast of een contract vervroegd kan worden ontbonden. Renteconversie: Bij een renteconversie dient over een bestaande lening de rente voor de opvolgende rentevastperiode opnieuw te worden overeengekomen. 19

20 Rente-instrument: Een rente-instrument (derivaat) is een financieel contract waarmee het renterisico over een lening of belegging kan worden veranderd of beïnvloed. Onderscheid wordt gemaakt naar instrumenten met een fixerende werking (het tarief wordt vastgelegd) en instrumenten met een beschermende werking (het tarief wordt gelimiteerd). Een rente-instrument kan het (her)financieringsrisico niet beïnvloeden. Renterisico: De mogelijkheid dat het toekomstige resultaat en/of vermogensverhoudingen nadelig worden beïnvloed als gevolg van ontwikkelingen in de rente. Het risico in absolute zin is de optelsom van jaarlijkse cashflow en renteaanpassingen in een bepaalde periode (meestal van 12 maanden). Aanpassingen in de rente kunnen betrekking hebben op leningen en beleggingen, maar ook op rente-instrumenten. Bij het risico in relatieve zin wordt het absolute renterisico gedurende een bepaalde periode (meestal 12 maanden) in een percentage van de netto financieringsbehoefte ultimo periode uitgedrukt. Rentevisie: Een min of meer geformaliseerde verwachting over de ontwikkelingen van de rente in de (nabije) toekomst. De rentevisie is ondersteunend voor het moment waarop een transactiebesluit wordt uitgevoerd. RFD: Een Raamovereenkomst Financiële Derivaten ( RFD ) is een Nederlandstalige overeenkomst waarin de condities van swaps en andere derivaten kunnen worden vastgelegd. De RFD is de tegenhanger van de Engelstalige ISDA. DE RFD wordt i.t.t. de ISDA tegenwoordig vooral gehanteerd voor contracten waarin de tegenpartij van de bank betrekkelijk klein van formaat is of weinig ervaring heeft met het gebruik van derivaten. Roll-over lening: Een Roll-over lening is een overeenkomst tussen twee partijen om gedurende een langere periode (meestal tussen 2 en 10 jaar) geld te lenen waarbij de rente periodiek wordt herzien. De rente is meestal gekoppeld aan het Euribortarief. Bij een Roll-over met variabele hoofdsom kan bij renteaanpassing eveneens de hoofdsom worden gewijzigd (tussen 20% en 100%). Een Roll-over met variabele hoofdsom combineert de voordelen van een lange financiering (lage bancaire opslagen, langdurige beschikbaarheid) met de voordelen van kasgeldfinanciering (grote flexibiliteit, lage tariefstelling) Swap: Het Engelse woord Swap staat voor ruil. Bij een Swap (ook wel Renteswap) komen twee partijen overeen renteverplichtingen met elkaar te ruilen. De ene partij betaalt gedurende de looptijd van de swap een vaste rente aan de tegenpartij waarbij de tegenpartij als tegenprestatie een variabele rente betaalt (meestal Euribor). De onderliggende hoofdsom waarover de renteberekening plaats vindt, wordt niet uitgewisseld. De hoogte van de vaste rente wordt aan het begin van de looptijd van de Swap afgesproken. De variabele rente hangt af van de ontwikkeling van de geldmarktrente (meestal Euribor). De gangbare rentetypische looptijd voor de vaste rente is twee tot tien jaar, de gangbare variabele rente is drie of zes maanden. Er wordt onderscheid gemaakt naar: Payers Swap: de koper van een Payers Swap betaalt een lange rente (Swaptarief) in ruil voor de ontvangst van een korte rente (Euribor) Swaprate: Het is het tarief dat banken met een hoge kredietwaardigheid (AA-rating) elkaar in rekening brengen bij het aangaan van een renteswap. Het tarief geldt als de gangbare referentierente voor langlopende leningen. Tegenpartijrisico: Dat is het risico dat een tegenpartij bij een transactie niet aan de aangegane verplichting kan voldoen, zoals bij een faillissement. 20