Treasurystatuut. FidesWonen

Transcriptie

1 Treasurystatuut FidesWonen Versie 4.0 Middelharnis, 12 juli 2017

2 FidesWonen Langeweg KA Middelharnis Tel.: Internet: Datum van oprichting: 20 juli 1916 Datum en nummer Koninklijk Besluit waarbij de instelling is toegelaten: 7 augustus 1948, nr. B 1815 De vereniging is regionaal toegelaten en heeft als werkgebied de gemeente Goeree-Overflakkee. Nummer van inschrijving in het Handelsregister: Laatstelijk gewijzigde statuten ministerieel goedgekeurd bij beschikking: 18 november 2011 Nummer van inschrijving in Nationaal Register Volkshuisvestingsinstellingen: 949 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FidesWonen FidesWonen Versie 4.0, juli

3 Inhoudsopgave Inleiding Algemeen Treasuryorganisatie en besluitvorming Financieren Rentemanagement Beleggen Liquiditeitenbeheer Financiële logistiek Bijlage 1: Debiteurenbeheer Bijlage 2: Crediteurenbeheer Versie 4.0, juli

4 Inleiding FidesWonen is een woningcorporatie en als toegelaten instelling werkzaam in het kader van de volkshuisvesting. De legitimatie en kaders voor de bedrijfsuitoefening zijn ondermeer vastgelegd in de Woningwet en het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (BTiV). Het voldoen aan de volkshuisvestelijke taak en het waarborgen van de financiële continuïteit maken een gedegen financieel beleid en dito -uitvoering noodzakelijk. De treasuryfunctie bij FidesWonen geeft uitvoering aan het waarborgen van de financiële continuïteit en aan het beheersen van financiële risico s. Het richt zich in belangrijke mate op de leningenportefeuille, op de beheersing van renterisico s, de jaarlijkse rentekosten en het bewaken van de kasstromen. Vanuit een solide vermogenspositie dient FidesWonen te allen tijde aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. Het treasurystatuut is onderdeel van het toezichtskader van de Raad van Commissarissen (RvC). Het Reglement Financieel Beleid en Beheer bevat de bepalingen waarbinnen de treasuryfunctie actief is. Het treasurystatuut geldt als een gedragscode met betrekking tot het nemen van beslissingen op het gebied van financiering, beleggen, rentemanagement, liquiditeitenbeheer en de financiële logistiek. Het waarborgen van een blijvende toegang tot de kapitaalmarkt, het beheersen van financiële risico s, het realiseren van zo laag mogelijke kosten en het zekerstellen van voldoende liquiditeit, zijn dan ook de belangrijkste doelstellingen uit het treasurybeleid. Het treasurystatuut geeft aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Hiermee wordt het risicoprofiel (renterisico, beschikbaarheidsrisico, tegenpartijrisico e.d.) van FidesWonen bepaald, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. Het treasurystatuut sluit aan bij de bestaande wet- en regelgeving in de sector. Het vertrekpunt hierbij wordt gevormd door de Woningwet. Daarnaast is rekening gehouden met alle van toepassing zijnde regelgeving van externe instanties, zoals het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en de Autoriteit Woningcorporaties (AW). Als een wijziging van de wet- en/of regelgeving plaatsvindt waardoor strijdigheid met het vigerende treasurystatuut ontstaat, dan is het treasurystatuut ondergeschikt aan de wet- en regelgeving. Treasurymanagement is een proces. Het is van belang om: tekorten of overschotten in de financiering te kennen, te kwantificeren en in de gewenste richting te dirigeren; de (financiële) risico s te identificeren, te kwantificeren en in de gewenste richting te dirigeren; de kosten van de financiering en het financiële beheer en verkeer te beperken. Het treasuryproces geeft invulling en uitvoering aan volgende treasurytaken: Financieren Rentemanagement Beleggen Liquiditeitenbeheer Financiële logistiek Het treasurystatuut heeft de status van een bestuursbesluit en dient door de Raad van Commissarissen te worden goedgekeurd. Het statuut wordt jaarlijks getoetst aan de actualiteit en, indien nodig, gewijzigd. Vastgesteld, Goedgekeurd, door het bestuur op 12 juli 2017 door de Raad van Commissarissen op 4 juli 2017 G.J. van der Valk, S.J. Visser RA, mr. drs. D.P.J. van Lith-Woestenberg MA MA directeur-bestuurder. voorzitter. vice voorzitter. Versie 4.0, juli

5 1. Algemeen - Het beleid van FidesWonen is erop gericht een blijvende toegang tot de financiële markten te waarborgen teneinde de beschikbaarheid van voldoende financiële middelen zeker te stellen. Dit wordt onder meer bewerkstelligd door blijvend te voldoen aan de door geldgevers en sectorinstituten (WSW en AW) gestelde eisen. - Met betrekking tot de verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ook voor de treasury-activiteiten, gelden onverminderd de laatst goedgekeurde statuten van FidesWonen en het laatst goedgekeurde Reglement Financieel Beleid en Beheer. Als een wijziging van de statuten of het Reglement Financieel Beleid en Beheer plaatsvindt waardoor strijdigheid met het vigerend treasurystatuut ontstaat, dan is het treasurystatuut ondergeschikt. - Binnen FidesWonen wordt aan de treasury geen winstverantwoordelijkheid toegekend. De primaire taak van de treasury is het beheren en beheersen van financiële posities die voortvloeien uit de normale bedrijfsdiensten, en wel op een zodanige wijze dat - de daaraan verbonden risico s worden beheerst. - de daarmee gepaard gaande kosten worden geminimaliseerd/beperkt. - de te realiseren opbrengsten worden gemaximaliseerd/verhoogd. - Beschikbare middelen worden primair binnen de eigen organisatie aangewend. Aanwending van middelen van buiten de eigen organisatie is het gevolg van een mismatch tussen inkomende en uitgaande geldstromen. - Het aangaan van transacties en het afnemen van bancaire diensten geschiedt (aantoonbaar) tegen marktconforme voorwaarden. Offertes worden bij minimaal 2 partijen verkregen en offertes worden gebenchmarkt. - Transacties, in het bijzonder het beleggen, het uitzetten van tijdelijk overtollige liquide middelen, dan wel het aangaan van rente-instrumenten, worden overeengekomen met uitsluitend kredietwaardige partijen. De kredietwaardigheid van tegenpartijen dient door een onafhankelijk rating agency (momenteel Standard & Poor s; Moody s; en Fitch) te worden vastgesteld. - De opzet en werking van de AO/IC rondom treasury zijn beschreven. Periodiek wordt de werking ervan getoetst als onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. Versie 4.0, juli

6 2. Treasuryorganisatie en besluitvorming Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de functionarissen die een rol spelen in het treasuryproces. Van ieder worden de belangrijkste taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden samengevat. Een aantal van hen is deelnemer aan een periodiek treasuryoverleg. Vervolgens wordt beschreven hoe besluiten (op basis van een transactievoorstel) worden genomen en uitgevoerd en waar een transactievoorstel minimaal aan moet voldoen. Tot slot komt de verantwoording aan bod Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Commissarissen - Geeft goedkeuring aan het treasurystatuut en de eventuele wijzigingen daarin. - Geeft goedkeuring aan geldleningen boven een limiet die jaarlijks door de Raad van Commissarissen wordt vastgesteld. - Geeft goedkeuring aan transactievoorstellen die buiten het bereik van het treasurystatuut vallen. - Laat zich informeren over en houdt toezicht op het gevoerde treasurybeleid. - Verleent goedkeuring aan het gevoerde treasurybeleid via de commissarissenverklaring bij de jaarrekening Directeur-bestuurder - Stelt het treasurystatuut en eventuele wijzigingen hierin vast. - Benoemt de extern deskundige. - Stelt de werkwijze (processen en procedures) binnen de treasury vast. - Laat zich periodiek informeren over de treasury-activiteiten. - Neemt besluiten op grond van schriftelijke transactievoorstellen, die binnen de door de Raad van Commissarissen vastgestelde limiet en binnen het bereik van het treasurystatuut vallen. - Legt transactievoorstellen die buiten het bereik van het treasurystatuut en financiële limiet vallen, ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen. - Legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. - Fiatteert de door de manager bedrijfsvoering en projecten ingediende voorstellen met betrekking tot liquiditeitenbeheer en beleggingen. Business controller - Adviseert de directeur-bestuurder over de inhoud van het treasurystatuut. - Toetst de werking van de AO/IC ten aanzien van het naleven van het treasurystatuut en ziet toe op de in het kader van dit treasurystatuut af te leggen verantwoordingsstukken. - Ziet erop toe dat de condities die FidesWonen aangaat in financiële contracten, worden uitgevoerd conform de vigerende statuten, reglementen en het treasurystatuut. Manager bedrijfsvoering en projecten In zijn algemene hoedanigheid - Initieert en coördineert de beleidsvoorbereidende informatievoorziening. - Houdt toezicht op de naleving van besluiten en richtlijnen door medewerkers binnen het treasuryproces. - Legt verantwoording af over de uitvoering van het treasurybeleid aan de directeurbestuurder. - Vertegenwoordigt FidesWonen bij banken en de sectorinstituten WSW en CFV. In zijn hoedanigheid als treasurer - Houdt marktinformatie bij en interpreteert deze. - Bereidt de bijeenkomsten van de treasurycommissie voor. - Beoordeelt de in het treasuryoverleg ingebrachte rapportages en analyses op consistentie en volledigheid. - Stelt ten behoeve van de treasurycommissie rapportages en analyses op. - Voert, op basis van vastgelegde procedures, de operationele treasury-activiteiten op het gebied van het liquiditeitenbeheer (< 2 jaar) uit. - Werkt op basis van ingebrachte rapportages en analyses, indien nodig, transactievoorstellen uit. - Geeft uitvoering aan de operationele treasury-activiteiten op het gebied van financieren, beleggen en renterisicobeheer. Versie 4.0, juli

7 - Is uitsluitend bevoegd te handelen op basis van getekende transactievoorstellen. - Legt verantwoording af aan de directeurbestuurder over de uitgevoerde transacties. - Adviseert, indien nodig, over wijzigingen in het treasurystatuut en stelt deze op. Financieel-economisch medewerker - Legt iedere treasurytransactie vast in de (financiële) administratie. Tevens worden verplichtingen als gevolg van het afsluiten van financieringen en/of derivaten in de (financiële) administratie geregistreerd. - Draagt zorg voor het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen en financiële administratie. - Is verantwoordelijk voor het afhandelen van het contante en girale geldverkeer. - Houdt het borgingsplafond bij het WSW bij. - Stelt maandelijks de liquiditeits- en per drie maanden de meerjarenkasstroomprognose op. - Legt verantwoording af aan de manager bedrijfsvoering & projecten en rapporteert aan het MT. Extern deskundige - Brengt kennis in van financiële markten en de werking van financiële producten. - Geeft second opinion over de in het treasury-overleg ingebrachte rapportages en analyses en beoordeelt deze op consistentie en volledigheid. - Het (mede)beoordelen van transactievoorstellen op aanwezige markt- en productrisico s en marktconformiteit. - Vervult een informatie- en klankbordfunctie voor directeurbestuurder en manager bedrijfsvoering & projecten van FidesWonen. - Meld binnen twee weken een eventuele downgrading van een financiële instelling waarmee FidesWonen zaken doet. Budgethouders (ingevolge de procuratieregeling) - Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan afdeling bedrijfsvoering & projecten over toekomstige uitgaven en ontvangsten. - Het zorgdragen voor het tijdig aandragen van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan afdeling bedrijfsvoering & projecten. - Het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten waarvan zij in de begroting als budgethouder zijn aangewezen. Externe accountant - Voert controle uit op de werking van de AO/IC ten aanzien van het naleven van het Treasurystatuut en de door de Autoriteit Woningcorporaties opgestelde beleidsregels - Geeft Assurance-rapporten af t.b.v. de Autoriteit Woningcorporaties op basis van de door de Inspecteurgeneraal Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT nieuw) gegeven richtlijnen Treasurycommissie Periodiek vindt overleg plaats over treasury aangelegenheden. Dit overleg vindt als regel eens per zes maanden, doch ten minste eenmaal per jaar, plaats. De treasurycommissie bestaat uit de volgende functionarissen: - De directeurbestuurder - De business controller - De manager bedrijfsvoering & projecten - De financieel-economisch medewerker - De extern deskundige De bijeenkomsten van de treasurycommissie worden voorgezeten door de directeurbestuurder. Besluiten, die passen binnen het treasurystatuut, worden uiteindelijk genomen door de directeurbestuurder op basis van schriftelijke transactievoorstellen. De overige leden van de treasurycommissie adviseren de directeurbestuurder gevraagd en ongevraagd over treasuryvraagstukken. De overwegingen die tot het besluit van de directeurbestuurder hebben geleid, worden genotuleerd. De effecten van de te nemen besluiten op toekomstige financieringsbehoefte en risicoposities worden inzichtelijk gepresenteerd. Versie 4.0, juli

8 In de reguliere bijeenkomsten van de treasurycommissie worden ten minste de volgende onderwerpen behandeld: - Ontwikkelingen en financiële transacties over de afgelopen periode. - Het borgingsplafond bij het WSW en de kasstroomtoets (rapportage) van het WSW. - Liquiditeitsprognoses (eerste jaar op maandbasis en een reeks van 10 jaar op jaarbasis). Deze prognose wordt minimaal vóór iedere bijeenkomst van de treasurycommissie geactualiseerd. - Risico analyses. - Renteontwikkelingen en verwachtingen. - Ingebrachte (transactie)voorstellen, inclusief effecten op risicoprofiel en financieringsbehoefte. Van elke bijeenkomst wordt een verslag met actiepunten gemaakt. Dit verslag wordt naar de leden van de treasurycommissie gezonden. De directeurbestuurder stuurt een afschrift van het verslag naar de RvC-leden van de auditcommissie Transactievoorstellen en besluitvorming De transactievoorstellen worden doorlopend genummerd en deugdelijk gearchiveerd. Transactievoorstellen worden (waar mogelijk en zinvol) voorzien van een kosten/baten analyse. Een transactievoorstel dient minimaal de volgende onderwerpen te beschrijven: Uitgangssituatie: Geeft een beschrijving van de situatie die aanleiding geeft tot het voorstel. Marktomstandigheden: Geeft indicaties van actuele marktverhoudingen en tarieven. Doel: Geeft een korte beschrijving van wat met het voorstel wordt beoogd (het doel) en de wijze waarop het beoogde doel gerealiseerd zal worden. Risico s: Er kunnen risico s ontstaan voor bijvoorbeeld leningen die worden aangetrokken voor projecten waartoe weliswaar is besloten maar die nog niet in opdracht zijn gegeven en/of waarvan nog niet bekend is wanneer deze projecten in uitvoering worden genomen. Dit betreft risico s op het vlak van een eventuele mismatch tussen werkelijke investering en geraamde investering. Hier dient in het transactievoorstel rekening mee te worden gehouden. Alternatieven: Geeft (voor zover aanwezig) andere mogelijkheden om hetzelfde doel te bereiken, met eventuele voor en nadelen. Randvoorwaarden: Geeft de beperkingen aan waarbinnen de transactie kan/mag worden uitgevoerd. Besluit: Is de formele en ondertekende vastlegging van het besluit door de directeurbestuurder, op advies van de treasurycommissie en geldt als een mandaat voor de treasurer voor de uitvoering er van. Het besluit wordt ter informatie geagendeerd binnen het MT en opgenomen in het besluitenregister van FidesWonen. De uitvoering van besluiten op het gebied van financieren, beleggen en rentemanagement geschiedt uitsluitend op basis van een schriftelijke machtiging en dienen te passen binnen de randvoorwaarden van het treasurystatuut en door de Raad van Commissarissen vastgestelde financiële limiet. De uitvoeringsbesluiten op het gebied van het liquiditeitenbeheer worden genomen binnen de vaste kaders van vastgestelde procedures. Versie 4.0, juli

9 2.4. Verantwoording Zodra de manager bedrijfsvoering & projecten een transactie op basis van het transactievoorstel uitvoert, informeert hij terstond hierover de directeurbestuurder en de overige leden van treasurycommissie. De directeurbestuurder heeft de plicht te (laten) controleren of de overeenkomst is uitgevoerd binnen de randvoorwaarden van het goedgekeurde transactievoorstel. De manager bedrijfsvoering & projecten legt als regel maandelijks doch ten minste één maal per drie maanden verantwoording af aan de directeurbestuurder over het gevoerde treasurybeleid en de resultaten van geëffectueerde transacties en maatregelen. De directeurbestuurder legt als regel een maal per drie maanden en in ieder geval jaarlijks (jaarverslag) verantwoording af aan de Raad van Commissarissen over het gevoerde treasurybeleid. Versie 4.0, juli

10 3. Financieren 3.1. Definitie Onder financieren wordt verstaan het voor langere termijn aantrekken van gelden bij derden. Hierbij geldt een minimale looptijd van twee jaar Doelstellingen - Stabiliteit in de jaarlijkse rentekosten Doordat jaarlijks slechts een deel van de financieringsbehoefte onderhevig is aan een renteaanpassing blijven de fluctuaties in de jaarlijkse rentekosten beperkt. - Realisatie van zo laag mogelijke financieringskosten Eén en ander binnen de kaders van het rentemanagement (hoofdstuk 5). - Flexibiliteit Binnen de leningenportefeuille moet voldoende ruimte bestaan om adequaat in te spelen op wijzigingen in de financieringsbehoefte Randvoorwaarden - De financieringsbehoefte wordt vastgesteld op basis van een actuele prognose. Deze prognose kent een planningshorizon van tien jaar. - De opbouw van de huidige leningenportefeuille en meerjarige kasstroomprognoses zijn bepalend voor het aantrekken van leningen. De keuze van modaliteiten (looptijd, hoofdsomverloop en rentebetalingen en - conversies) van financiering mag niet leiden tot bovenmatige renterisico s (zie 5.3). - Er worden geen leningen aangetrokken ter dekking van een financieringsbehoefte die meer dan zes maanden in de toekomst ligt. - De coupondata dienen zoveel mogelijk over de maanden van het jaar verspreid te liggen. Hierdoor wordt het liquiditeitenbeheer geoptimaliseerd. - FidesWonen zal blijvend voldoen aan de door het WSW gestelde eis dat niet meer dan 50% van de WOZ-waarde van het bezit met vreemd vermogen mag worden gefinancierd. - FidesWonen zal in de planningsperiode vanuit de exploitatiekasstroom de rente en een fictieve aflossing van minimaal 2% op de leningportefeuille, kunnen voldoen Aanvullende randvoorwaarden bij financiering zonder WSW borging Zekerhedenbeleid - Zekerheden (bijvoorbeeld hypothecaire zekerheid) voor de financiering van een project dat niet in aanmerking komt voor WSW borging, worden in eerste instantie gegeven op basis van de waarde van het project. - Aanvullende zekerheden (bijvoorbeeld hypothecaire zekerheid) kunnen door FidesWonen worden verstrekt op basis van het bestaand bezit dat niet behoort tot het sociale woningbezit of door het verstrekken van een bankgarantie. - Alle zekerheden die FidesWonen verstrekt worden nauwkeurig omschreven en zijn altijd begrensd in omvang en looptijd. Er vindt vooraf overleg met het WSW plaats. - In geval van zekerheidsstelling wordt het WSW vooraf geïnformeerd. - Te verstrekken zekerheden moeten de goedkeuring hebben van de Raad van Commissarissen. - Te verstrekken zekerheden worden integraal opgenomen in het financieringsadvies. Verantwoordelijkheden Directeurbestuurder - De directeurbestuurder is eindverantwoordelijke voor het project en vanuit die rol opdrachtgever voor de manager bedrijfsvoering & projecten om de financiering van het project ter hand te nemen. Financierbaarheid van niet borgbare projecten is een voorwaarde voor het starten van het project. - De directeurbestuurder neemt het advies van de manager bedrijfsvoering & projecten betreffende de Versie 4.0, juli

11 financierbaarheid expliciet mee in de overwegingen in het beslisdocument. Manager bedrijfsvoering & projecten - De manager bedrijfsvoering & projecten is verantwoordelijk voor het uitbrengen van een advies of het project financierbaar is en zo ja tegen welke condities en garanties. - De manager bedrijfsvoering & projecten is verantwoordelijk voor het gehele proces. Van de onderhandelingen met de financiers tot aan het aantrekken van de financiering. Besluitvorming - In de treasurycommissie vindt periodiek overleg plaats over de treasuryaangelegenheden van de projecten die niet WSW borgbaar zijn. Het is mogelijk om buiten de reguliere treasurycommissie overleg te hebben (bijvoorbeeld n.a.v. de financieringsaanvraag voor een specifiek project). - De manager bedrijfsvoering & projecten toont in het transactievoorstel gericht aan de treasurycommissie, de borgbaarheid en financierbaarheid van het project aan en schrijft een financieringsadvies. Dit advies bevat de financierings (on)mogelijkheden van het project, de gegevens waarop het advies is gebaseerd, de financiële gevolgen voor FidesWonen en de aannames die daarbij zijn gedaan. - Na een positief advies door de treasurycommissie en een goedkeurend besluit door de directeurbestuurder, is de manager bedrijfsvoering & projecten verantwoordelijk voor de contacten met de financiers en voor het aantrekken van de financiering voor het project. Versie 4.0, juli

12 4. Rentemanagement 4.1. Definitie Rentemanagement betreft het geheel aan maatregelen ter beheersing van renteresultaten en bescherming van het eigen vermogen tegen de nadelige invloed van rentebewegingen. Renterisico wordt gedefinieerd als de mogelijkheid dat het resultaat en/of de vermogensverhoudingen in de toekomst nadelig worden beïnvloed als gevolg van ontwikkeling in de rente Doelstellingen - Evenwichtige spreiding van renterisico s Door jaarlijks een beperkt deel van de financiering een renteaanpassing te laten ondergaan wordt het jaarresultaat minder gevoelig voor renteschommelingen in enig jaar. - Beperking van rentekosten Het realiseren van een zo laag mogelijke vermogenskostenvoet van het vreemd vermogen. - Terughoudend gebruik van rente-instrumenten Het gebruik van rente-instrumenten is uitsluitend toelaatbaar om het rentetype van de leningenportefeuille te veranderen dan wel om renterisico s te beperken van zowel een rentestijging als van een rentedaling Randvoorwaarden - Het relatieve renterisico (per 12 maanden voortschrijdend) mag maximaal 15% van het saldo uitstaande leningen bedragen in enig jaar. Voor de beoordeling van de omvang van het risicovolume wordt de jaarlijkse risicopositie (totale cashflow, renteconversies en leningen met een variabel rentetype, gecorrigeerd voor het gebruik van rente-instrumenten) uitgedrukt in een percentage van het totaal van de financiering aan het einde van het jaar waar dit risico betrekking op heeft (= relatief risico). De totale financiering wordt gevormd door het totaal van opgenomen leningen vermeerderd met de jaarlijkse financieringsbehoefte en verminderd met eventuele vastrentende beleggingen en beschikbare liquiditeiten. - Er worden geen renteafspraken gemaakt voor rente(conversies) op leningen, (voorwaartse fixaties) of renteinstrumenten die verder ligt dan de geldende regelgeving van het WSW. - Bij voorkeur wordt bij het beheersen van het renterisico gebruik gemaakt van het oormerken van beleggingen, aantrekken van leningen met een uitgestelde storting en vroegtijdig vastleggen van renteafspraken bij renteconversie. Bij het inzetten van rentederivaten worden alle modaliteiten en risico s besproken met de extern deskundige. - Rente-instrumenten dienen een fixerende dan wel een afschermende werking te hebben bij een rentestijging en een rentedaling zoals payer swaps en rentecaps. Rente-instrumenten dienen te voldoen aan de specifieke treasury bepalingen opgenomen in hoofdstuk3, paragraaf 3.2 van het Reglement Financieel Beleid en Beheer FidesWonen. - Rente-instrumenten worden alleen aangetrokken bij solide debiteuren met een goede kredietwaardigheid. Deze kredietwaardigheid dient door minimaal twee rating agencies als Strong plus (A+) beoordeeld te zijn. Versie 4.0, juli

13 5. Beleggen 5.1. Definitie Het onttrekken van beschikbare middelen aan de liquiditeit met het doel het realiseren van rendement. Hierbij geldt een minimale looptijd van twee jaar Doelstellingen Het realiseren van een zo hoog mogelijk rendement op beschikbare middelen, te realiseren binnen de randvoorwaarden gesteld in dit statuut. Middelen zullen tegen de hoogste rente worden uitgezet bij tegenpartijen die ten minste als solide plus ( Strong plus volgens minimaal twee rating agencies) worden beoordeeld Randvoorwaarden Algemeen: Beleggingen zijn geen kernactiviteiten van de corporatie. - De beschikbaarheid van middelen komt voort uit een tijdelijke en onvoorziene mismatch van geldstromen. Near banking activiteiten, zijnde het aantrekken van middelen met als specifiek doel deze uit te zetten bij een andere partij, zijn niet geoorloofd. - Beleggingen dienen te voldoen aan de specifieke treasury bepalingen opgenomen in hoofdstuk 3, paragraaf 3.3 van het Reglement Financieel Beleid en Beheer FidesWonen. - Beleggingen hebben een maximale looptijd van 5 jaar. - Beschikbare middelen worden zodanig belegd dat ze vrijkomen op het moment dat zich naar verwachting een financieringsbehoefte of renteconversie voordoet. - De looptijd van een belegging dient in verhouding te staan tot de periode waarin de belegde middelen feitelijk niet benodigd zijn om aan de lopende financiële verplichtingen te kunnen voldoen, zoals blijkend uit de kasstroomprognose. - De intentie van de belegging is dat deze tot aan het eind van de looptijd wordt aangehouden. Versie 4.0, juli

14 6. Liquiditeitenbeheer 6.1. Definitie Onder liquiditeitenbeheer wordt verstaan het beheer van saldi in rekening-courant en de portefeuille geldmarkttransacties met een oorspronkelijke looptijd van maximaal twee jaar Doelstellingen - Het zekerstellen van de beschikbaarheid van middelen. Er moeten te allen tijde voldoende liquiditeiten en faciliteiten beschikbaar zijn om aan alle lopende betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. - Het realiseren van een hoger rendement. Geldmarkttransacties moeten tot doel hebben het korte termijn renteresultaat over liquiditeitsoverschotten en tekorten te verbeteren (maximalisatie van renteopbrengsten, minimalisatie van rentekosten) Randvoorwaarden - Besluiten worden genomen op basis van een liquiditeitsplanning. De planning wordt minimaal viermaal per jaar geactualiseerd en kent een horizon van minimaal twaalf maanden. - Uitzettingen zijn toegestaan in de vorm van rekening-courant, onderhandse leningen, deposito s of hiermee vergelijkbare rentedragende spaar- en beleggingsproducten. - Alle beleggingen, waaronder mede begrepen de kortlopende uitzettingen, dienen te voldoen aan de specifieke treasury bepalingen opgenomen in hoofdstuk 3, paragraaf 3.3 van het Reglement Financieel Beleid en Beheer FidesWonen. - Uitzettingen bij andere corporaties zijn toegestaan mits de tegenpartij beschikt over voldoende additionele borgingsruimte bij het WSW. Collegiale financiering per corporatie is toegestaan voor maximaal 50% van diens totale financieringsbehoefte passend binnen het door het WSW vastgestelde borgingsplafond. - In het lopende kalenderjaar mag maximaal 2½ % van de omvang van de materiële vaste activa (gewaardeerd tegen marktwaarde in verhuurde staat) worden gefinancierd door middel van rente-typisch kortlopend bankkrediet. - Het besluit van de directeur-bestuurder tot het verstrekken van een bankgarantie aan derden t.b.v. een bouwproject legt beslag op (een gedeelte van) de liquiditeiten en dient terstond gemeld te worden aan de manager bedrijfsvoering & projecten. - Per geldnemer kan maximaal 5 mln worden uitgezet, rekening houdend met alle beleggingen en/of financiële tegoeden bij diezelfde partij. - Het saldo dat bij de huisbank in rekening courant en spaartegoeden wordt aangehouden mag niet hoger zijn dan 10 mln. Versie 4.0, juli

15 7. Financiële logistiek 7.1. Definitie Financiële logistiek heeft betrekking op: - de structuur en het gebruik van betaalrekeningen bij banken, - de organisatie van het betalingsverkeer over deze rekeningen, - het gebruik van betaalinstrumenten, en - de informatievoorziening over dit betalingsverkeer. De kosten van het betalingsverkeer worden onderverdeeld in provisies en vaste tarieven Doelstellingen - Minimalisatie van de kosten van het betalingsverkeer. - Het voorkomen van fraude en vergissingen bij het betalingsverkeer en het beheer van liquiditeiten. Door een stelsel van maatregelen (preventief en repressief) wordt voorkomen dat geldmiddelen op onrechtmatige wijze aan FidesWonen kunnen worden onttrokken. De maatregelen daaromtrent en de beheersing maken onderdeel uit van het systeem van administratieve organisatie en interne beheersing. - Goede informatievoorziening. Optimalisatie van de informatievoorziening over het betalingsverkeer waardoor te allen tijde (elektronisch) inzicht bestaat in de beschikbare liquiditeiten Randvoorwaarden - De bankprocuratie is vastgelegd in de procuratieregeling van FidesWonen. De regeling maakt deel uit van de procedures op het gebied van de AO/IC. - Bankrekeningen mogen alleen geopend of gesloten worden door de directeur-bestuurder. - Alle betalingsverkeer loopt over betaalrekeningen bij de huisbank(en). De huisbank wordt beschouwd als een strategische partner. De volgende eisen worden aan de huisbank gesteld: - vestiging in Nederland; - voldoende kennis op het gebied van volkshuisvesting; - marktconforme tarieven (betalingsverkeer, credit- en debetrente); - pro-actieve advisering (zowel gevraagd als ongevraagd); en - in staat om een rol te vervullen bij de financiering van eventuele dochtermaatschappijen en/of niet WSW borgbare activiteiten. - De kostenstructuur van het betalingsverkeer dient steeds inzichtelijk te zijn. Minimaal iedere 3 jaar worden de tarieven getoetst op marktconformiteit en vindt een evaluatie plaats van de dienstverlening door de bank. Mocht hierover twijfel bestaan, dan wordt bij minimaal één andere bank offerte aangevraagd. Versie 4.0, juli

16 Bijlage 1: Debiteurenbeheer Het debiteurenbeheer richt zich op de beperking van de uitstaande debiteurenpositie en de daarmee samenhangende rentederving. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen het traject tot facturering en de maatregelen om een correcte en tijdige ontvangst te bewerkstelligen (het invorderingstraject). Huurdebiteuren Facturering van de te ontvangen huren geschiedt uiterlijk 5 dagen vóór de maand waarop de huur betrekking heeft. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van automatische incasso. Het streefpercentage automatische incasso s bedraagt tenminste 80% en is gebaseerd op de effectiviteit (om storneringen en extra werk te voorkomen) in de werkzaamheden. De volgende invorderingsmaatregelen zijn van kracht: - De huur is verschuldigd per de 1 e van de maand. Bij niet tijdige betaling vindt invordering plaats overeenkomstig de binnen FidesWonen vastgestelde incassoprocedure. - Automatische incasso vindt plaats op de 1e van de maand. - Gestorneerde automatische betalingen worden direct na berichtgeving van de bank verwerkt in de huuradministratie. Overige debiteuren Facturering vindt maandelijks plaats aan de hand van de onderhoudsadministratie en overige gegevens. Debiteuren krijgen tenzij anders overeengekomen, 21 dagen de gelegenheid te betalen. Invordering vindt plaats overeenkomstig de binnen FidesWonen vastgestelde incassoprocedure. Versie 4.0, juli

17 Bijlage 2: Crediteurenbeheer Het crediteurenbeheer richt zich enerzijds op de maatregelen die moeten voorkomen dat FidesWonen onnodig eerder betaalt dan noodzakelijk of gewenst is, waardoor er sprake is van rentederving en anderzijds op de maatregelen die moeten voorkomen dat de corporatie wordt geconfronteerd met boetes of extra rentelasten door te late betaling. In het algemeen wordt gestreefd naar een uiterste betalingstermijn van 30 kalenderdagen na ontvangst factuur (datum poststempel), als de prestatie is verricht en de factuur is geverifieerd. Met crediteuren kan in bijzondere gevallen een kortere betalingstermijn worden overeengekomen. Daarnaast wordt uiteraard rekening gehouden met eventuele met leverancier gemaakte afspraken over de betaalwijze en betaaltermijnen. Het afgeven van machtigingen tot het uitvoeren van automatische incasso s (Sepa incasso bedrijven), wordt uitgesloten. Het maken van een uitzonderingen op deze regel is uitsluitend mogelijk in zeer bijzondere situaties. Goedkeuring is voorbehouden aan de manager bedrijfsvoering & projecten. Facturen worden op de dag van binnenkomst administratief verwerkt. Hierbij wordt een vervaldatum in het systeem aangemaakt, rekening houdend met het hiervoor genoemde uitgangspunt. Betaalvoorstellen worden op afroep door het systeem gegenereerd. In de betaalprocedure is voorzien in het herstellen van fouten en het genereren van een definitief betaalvoorstel. Alvorens tot betaling over te gaan worden de facturen op juistheid gecontroleerd. Bij het invoeren van de vervaldata wordt door de financiële administratie gelet op de mogelijkheid van eventuele kortingen, rekening houdend met eventuele rentenadelen. Kredietbeperking wordt als regel altijd verrekend met de factuur. Versie 4.0, juli