Treasury Statuut. Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer 28-07

Transcriptie

1 Treasury Statuut Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer Datum: 15 september 2014

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 1.1 Verantwoording 1.2 Indeling Treasury Statuut 2. DOELSTELLING TREASURYFUNCTIE 2.1 Liquiditeit 2.2 Financieringskosten 2.3 Beleggingen 2.4 Betalingsverkeer 2.5 Derivaten 3. INTERNE ORGANISATIE TREASURYFUNCTIE 3.1 Plaats binnen de organisatie 3.2 Besluitvormingsstructuur & transacties 3.3 Uitvoering Beleid 3.4 Evaluatie Treasury Statuut 3.5 Controle accountant 4. TREASURYPLAN BIJLAGE 1 BIJLAGE 2 KREDIETWAARDIGHEIDSBEOORDELINGEN FINANCIËLE INSTRUMENTEN Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 2

3 1. INLEIDING 1.1. Verantwoording Instellingen in het onderwijs zijn in toenemende mate zelf verantwoordelijk voor hun financiën. Scholen/schoolbesturen en samenwerkingsverbanden krijgen jaarlijks een bedrag waaruit alle kosten moeten worden gedekt en waarmee waarborgen voor 'bedrijfsvoering' op langere termijn geschapen moeten worden. Op basis van het voor een instelling geldende risicoprofiel ligt het voor de hand dat reserves worden opgebouwd. En afgezien van het feit of de Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (Stichting Regsam) haar beschikbare reserves uit overheidsmiddelen heeft verkregen en/of verkrijgt past het in de eigen verantwoordelijkheid van de Stichting Regsam om de beschikbare middelen risicomijdend te beleggen. In de statuten van de Stichting Regsam is geen bepaling opgenomen met betrekking tot het voeren van beleid op dit onderdeel. Gezien het bovenstaande is het wenselijk de hierop betrekking hebbende afspraken en het te voeren beleid vast te leggen in een treasury statuut dat door het bestuur moet worden vastgesteld. In dit statuut wordt beschreven welke treasury taken en -verantwoordelijkheden van toepassing zijn voor Stichting Regsam. Tevens worden de beleidskaders vastgelegd voor diegenen die bij deze taken en verantwoordelijkheden betrokken zijn. Bij instemming van het bestuur met dit statuut zal vervolgens periodiek een treasury plan opgesteld worden waarin een stappenplan wordt opgenomen om te komen tot een praktische invulling van het gekozen beleid. In dit treasurystatuut worden afspraken over onderwerpen als beheersing van rentekosten en -risico's, financierings- en beleggingsvraagstukken vastgelegd. Afspraken ten aanzien van de procuratie van de stichting zijn vastgelegd in de procuratieregeling Stichting Regsam. 1.2 Indeling Treasury Statuut Hoofdstuk 2 behandelt de doelstellingen van de treasury functie. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de interne organisatie van de treasury functie besproken. In hoofdstuk 4 worden de richtlijnen voor het treasury plan weergegeven. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 3

4 2. DOELSTELLING TREASURYFUNCTIE Treasury heeft bij Stichting Regsam primair als doel het beheren van financiële risico s en secundair het reduceren van financieringskosten. De primaire doelstelling van Stichting Regsam is het vormen en in stand houden van een regionaal samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs voor de leerlingen uit regio Zoetermeer, het realiseren van een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen alle betrokken scholen, het realiseren van een ononderbroken ontwikkelingsproces en het realiseren van een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs voor de betrokken leerlingen, een en ander vastgelegd in de statuten van de stichting. Als gevolg hiervan is het financieren en beleggen ondergeschikt en dienend aan de primaire doelstelling. De algehele doelstelling voor de treasuryfunctie bij Stichting Regsam is dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt. Dit wordt in de volgende doelstellingen en voorwaarden gesplitst: Liquiditeit op korte en lange termijn Lage financieringskosten Liquideerbare (snel te verkopen) en risicomijdende beleggingen Kosteneffectief betalingsverkeer Inzet rente-instrumenten 2.1 Liquiditeit Stichting Regsam zal ervan verzekerd moeten zijn te allen tijde aan haar verplichtingen te kunnen voldoen en zo nodig ook altijd middelen te kunnen aantrekken. Het aantrekken van middelen zal zowel op korte als op lange termijn verzekerd moeten zijn. Voor het plannen van de omvang en het tijdstip waarop middelen benodigd zijn, is een goede informatievoorziening vanuit de organisatie noodzakelijk. Het gaat dan met name om inzicht in de kasstromen die de bedrijfsprocessen met zich meebrengen. Stichting Regsam zal een zodanige omvang aan liquide middelen c.q. kredietruimte aanhouden dat zij steeds aan haar korte termijn verplichtingen zal kunnen voldoen. Ter financiering van kortstondige liquiditeitsbehoefte (korter dan 1 jaar) zal een totale kredietfaciliteit van tenminste 10% van de jaaromzet, circa , aangehouden worden, voldoende voor 1 tot 2 maanden. Hierbij is uitgegaan van de baten op termijn onder aftrek van de ondersteuningsbekostiging VSO/LWOO/PRO. De ondersteuningsbekostiging zal namelijk rechtstreeks worden afgerekend met de betreffende onderwijsinstellingen en vormt als zodanig geen onderdeel van de liquiditeitsbehoefte van de Stichting. In het geval van (tijdelijk) overtollige middelen kan dit aanleiding zijn om een deel van de beschikbare middelen liquide aan te houden en het resterende deel zodanig te beleggen dat dit zonder al te veel kosten snel liquide te maken is. De hoogte van dit bedrag en de termijn van uitzetting zijn afhankelijk van de te verwachten inkomsten en uitgaven op basis van het treasury plan resp. de liquiditeitsbegroting. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 4

5 In principe wordt een zo laag mogelijk saldo van direct beschikbare en dus liquide middelen nagestreefd. Liquiditeiten die 3 maanden of korter worden uitgezet mogen uitsluitend worden geplaatst bij een financiële instelling waarbij minimaal door twee van de volgende kredietbeoordelaars, Moody s, Standard & Poors en Fitch, minstens een A rating is afgegeven, overeenkomstig de regeling beleggen en belenen 16 september Dezelfde rating is van toepassing op de liquiditeiten die worden aangehouden op de reguliere betaalrekeningen van de stichting. Wanneer het saldo structureel te hoog dreigt te worden dient onderzocht te worden hoe dit kan worden weg gewerkt. Alle uitzettingen langer dan 3 maanden worden beschouwd als beleggingen en moeten voldoen aan de criteria van de Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek. Alle beleggingen moeten voldoen aan de regeling beleggen en belenen 16 september 2010 en worden in eerste instantie gedaan op basis van een openbare kredietwaardigheidsbeoordeling van Standard & Poors, Moody s of Fitch waarbij minimaal twee van deze beoordelaars een minimale rating hebben afgegeven, conform de hieronder gestelde eisen. De beleggingen moeten volgens de regeling beleggen en belenen voldoen aan de volgende criteria: Beleggingen in de vorm van waardepapieren waarvoor een solvabiliteitsratio van 0 procent geldt, of Beleggingen al dan niet tegen waardepapieren bij financiële ondernemingen in lidstaten in vormen waarvan de hoofdsom bij opname intact is De ratingseisen voor de instellingen zijn voor beleggingen en beleningen met een looptijd voor een periode tot en met drie maanden ten minste een A-rating, afgegeven door minstens twee ratingbureaus De ratingseisen voor de instellingen zijn voor beleggingen en beleningen met een looptijd van meer dan drie maanden ten minste een AA-rating, afgegeven door minstens twee ratingbureaus Gelet op voorstaande eisen zal in de praktijk bijvoorbeeld geen gebruik worden gemaakt van financiële producten als aandelen en derivaten. Uitleg en betekenis van ratings is terug te vinden in bijlage 1. De lange liquiditeit en de mogelijkheid tot het aantrekken van lange financiering zijn (in grote mate) afhankelijk van garantiestellingen door de rijks- en gemeentelijke overheid. Dit hangt samen met de bekostigingsregels van het voortgezet onderwijs en heeft nagenoeg uitsluitend betrekking op de huisvesting. Alleen voor boventalligheid in de omvang van de huisvesting zal Stichting Regsam zelf middelen moeten aantrekken, waarvoor garantiestellingen waarschijnlijk niet te verkrijgen zijn. Derhalve zal Stichting Regsam daarvoor afhankelijk zijn van de ontwikkelingen op de (onderhandse) kapitaalmarkt. Stichting Regsam zal zich dan op de hoogte moeten houden van de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt. Met name bij grote veranderingen in de planning en organisatie met investeringen als gevolg speelt financieringsruimte een rol. Een beoordeling mede op basis van middellange en lange termijnprognoses is dan noodzakelijk. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 5

6 2.2 Financieringskosten Stichting Regsam wil binnen aanvaardbare risico's financiering aantrekken tegen zo laag mogelijke financieringskosten. Hiertoe zal Stichting Regsam per geval onderzoeken of garantiestelling door rijks- of gemeentelijke overheid mogelijk is. Daarnaast zal Stichting Regsam vaste afspraken maken met de huisbankier over een overeen te komen kredietfaciliteit. 2.3 Beleggingen Met inachtneming van het onder 2.1 gestelde zullen overtollige middelen altijd worden belegd. Gaan de beleggingen het bedrag van ,= te boven dan zal gestreefd worden naar een (nader uit te werken) termijn(verval)kalender. Uit de beleggingen mogen nooit nieuwe risico's ontstaan. Gezien het feit dat de kredietwaardigheid van tegenpartijen onderhevig kan zijn aan veranderingen, zal de lijst met gegoede debiteuren periodiek herzien worden in het treasury plan. Er zal gewerkt worden met partijen met een openbare kredietwaardigheidsbeoordeling zoals gesteld in Betalingsverkeer Gezien de omvang van het betalingsverkeer is het van belang dat de financiële logistiek optimaal is ingericht. Stichting Regsam zal haar betalingsverkeer zo inrichten dat het kosteneffectief kan worden beheerd. De bankrelaties van Stichting Regsam zullen minimaal eens in de 3 jaar, afhankelijk van de met de bank(en) gemaakte afspraken, worden geëvalueerd. 2.5 Derivaten De Stichting Regsam zal geen gebruik maken van derivaten. Onder derivaten wordt verstaan: contract met betrekking tot een transactie gericht op het beperken van financiële risico s, waarin is bepaald dat het moment waarop deze transactie zal of kan plaatsvinden afhankelijk is van bepaalde voorwaarden en dat de waarde van deze transactie afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 6

7 3. INTERNE ORGANISATIE TREASURY FUNCTIE Zaken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle op het gebied van treasury zullen worden opgenomen als een aparte paragraaf in het AO-handboek Stichting Regsam. Hierin gaat het met name over de uitvoering en delegatie van de treasury taken. In dit hoofdstuk van het treasury statuut wordt een bondige AObeschrijving gegeven van de treasury functie binnen Stichting Regsam. 3.1 Plaats binnen de organisatie Het treasury statuut wordt vastgesteld door het bestuur. De directeur adviseert het bestuur in deze. De uitvoering van de treasury functie wordt opgedragen aan de directeur. Het bestuur is verantwoordelijk voor de totale uitvoering van het treasury beleid. 3.2 Besluitvorming & transacties - beleid Voorstellen tot beleidswijzigingen zullen worden gedaan door de directeur en worden vervolgens vastgesteld door het bestuur. - treasuryplan Het treasury plan maakt onderdeel uit van de begrotingsstukken en is daarbij onderdeel van beoordeling. Middels de goedkeuring van het treasury plan verleent het bestuur mandaat aan de directeur om te handelen volgens de afspraken in het plan. - uitzonderingen indien er wijzigingen in de rentestructuur ontstaan, zodanig dat als gevolg hiervan andere beslissingen genomen moeten worden dan in het treasury plan zijn opgenomen of indien de directeur instrumenten in wil zetten die niet zijn aangegeven in het treasury plan maakt de directeur een uitzonderingsrapportage. De directeur bespreekt deze uitzonderingsrapportage met het bestuur. Slechts na verkregen instemming van het bestuur mag actie worden ondernomen. De volgende functionarissen zijn bevoegd tot het uitvoeren van handelingen en transacties: Handeling of transactie Eerste functionaris Tweede functionaris Het openen, sluiten, wijzigen van Directeur Twee personen van de kring van bankrekeningen (na goedkeuring van Bestuur) voorzitter, secretaris en penningmeester Het vastzetten van deposito s en Directeur Twee personen van de kring van storten/opnemen van gelden op spaarrekeningen boven ,- en/of voor langer dan 3 maanden. (na goedkeuring van Bestuur) voorzitter, penningmeester secretaris en Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 7

8 Het vastzetten van deposito s tot ,- en korter dan 3 maanden. Storten/opnemen van gelden op spaarrekeningen tot ,- en korter dan 3 maanden. Directeur (na goedkeuring van Bestuur) Directeur Twee personen van de kring van voorzitter, secretaris en penningmeester Twee personen van de kring van voorzitter, secretaris en penningmeester 3.4 Uitvoering beleid Het treasury beleid zal worden uitgevoerd door de directeur. Voor het aangaan van kredietovereenkomsten (bijvoorbeeld rekening courant krediet, kasgeldleningen, onderhandse en andere meerjarige leningen) worden minstens 2 offertes aangevraagd. Het besluit tot het aangaan van de betreffende overeenkomst van geldlening wordt genomen door het bestuur. 3.5 Evaluatie Treasury Statuut Het statuut wordt uiterlijk na 3 jaar, voor het eerst uiterlijk op , geëvalueerd en eventueel aangepast. Die evaluatie (en het besluit tot eventuele aanpassingen) vindt plaats in een bestuursvergadering. 3.6 Controle accountant De externe accountant zal in de reguliere controle van de boekhouding op jaar ultimo een rapportage opnemen over de financiële positie van Stichting Regsam inclusief de aangegane off-balance instrumenten en mogelijk open posities. Impliciet betekent dit dat de accountant controleert in hoeverre het treasury statuut wordt nageleefd. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 8

9 4. TREASURY PLAN Het treasury plan maakt onderdeel uit van de begroting. Jaarlijks voor ultimo november maakt de directeur een treasury plan, waarin de volgende zaken zijn opgenomen: - Liquiditeiten planning (korte en middenlange termijn) De liquiditeiten planning voor de eerstvolgende 12 maanden is grotendeels gebaseerd op historische patronen, aangevuld met exacte gegevens voor zover voor handen. De planning op middellange termijn (2 jaar) is tevens een weergave van de verwachtingen ten aanzien van investeringen. - Rentevisie banken De rentevisie van meerdere banken is gewenst om als basis voor rentescenario's te dienen. - Renterisico (indien en voor zover van toepassing) De leenmomenten, de renteaanpassingen en de samenstelling van de huidige leningenportefeuille worden weergegeven, doorgerekend met enkele rentescenario's. - Beschikbaarheid (korte en langere termijn) Op basis van de korte termijn planning kan worden aangegeven hoeveel kasgeld minimaal en maximaal noodzakelijk is. Tevens wordt aangegeven bij welke banken kasgeldfaciliteiten beschikbaar zijn voor Stichting Regsam. - Geld- en kapitaalmarktpartijen Hier wordt aangegeven (inclusief hoofdsommen en looptijden) waar Stichting Regsam middelen mag beleggen. haar overtollige Uit het treasury plan volgt een voorstel met geplande acties. Per treasury taak zal vooraf aangegeven moeten worden welke acties ondernomen zullen worden en bij welke renteniveaus de geanalyseerde risico's ingedekt worden en van welke instrumenten gebruik gemaakt mag worden. Indien het bestuur een bepaald rente-instrument verwacht in te zetten zal het hiervan in het treasury plan melding maken. Het zal hierbij vermelden onder welke omstandigheden het instrument ingezet zal worden. Financiële instrumenten waarvoor geen expliciete toestemming is verkregen via het treasury plan of een uitzonderingsrapportage zijn uitgesloten. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 9

10 BIJLAGE 1 KREDIETWAARDIGHEIDSBEOORDELINGEN LANGE TERMIJN RATINGS Standard & Poors Moody s Extreem sterke capaciteit om aan financiële verplichtingen te voldoen. AAA Aaa Zeer sterke capaciteit om aan financiële verplichtingen te voldoen. Veiligheidsmarges echter minder hoog dan bij AAA. AA Aa Sterke capaciteit om aan financiële verplichtingen te voldoen. Echter gevoeliger voor veranderende omstandigheden. A A Adequate capaciteit om aan financiële verplichtingen te voldoen. Veranderende omstandigheden kunnen de capaciteit verzwakken. Lager dan BBB beleggen wordt als speculatief gezien. BBB Baa KORTE TERMIJN RATINGS Extreem sterke respectievelijk sterke capaciteit om aan financiële verplichtingen te voldoen. A-1 (+) P-1 Voldoende capaciteit om aan verplichtingen te voldoen. Echter gevoeliger voor veranderende omstandigheden. A-2 P-3 Adequate capaciteit om aan financiële verplichtingen te voldoen. Veranderende omstandigheden kunnen de capaciteit verzwakken. A-3 P-3 Tegenpartij is kwetsbaar Beleggen is speculatief. B Geen rating Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 10

11 BIJLAGE 2 FINANCIËLE INSTRUMENTEN Lening-types Rentetypische looptijd Beschikbaarheid geld Kasgeld (en Deposito) Kort Kort Fixe lening Lang Lang Annuïteiten lening Lang Lang Lineaire lening Lang Lang Roll-over Kort Lang Rente-instrumenten 1 Doel instrument Karakteristiek FRA (Forward Rate Agreement) Fixeren toekomstige korte rente Afspraak over toekomstige van kasgeld of roll-over. rente, geen afsluitkosten. Swap (Interest rate swap) Een lange rente verruilen voor een korte rente of vice versa ter indekking van roll-over of serie kasgelden. Afspraak om gedurende x jaar het verschil tussen de lange en korte rente te verrekenen, geen afsluitkosten. Cap (en Floor) Een maximum (en Minimum) niveau overeenkomen voor toekomstige korte rente ter bescherming van roll-overs of kasgelden. Een langlopende optie (tot 10 jaar) op de toekomstige korte rentes. Bij aanschaf is er een premieafdracht voor de optie. Swapton / obligatie-optie Een maximum (en minimum) niveau overeenkomen voor de toekomstige lange rente ter indekking van lang rentende leningen. Een kortlopende optie (tot 2 jaar) op de toekomstige lange rente. Bij aanschaf is er premieafdracht voor de optie. 1 De rente-instrumenten zijn feitelijk afspraken c.q. opties op het renteniveau van leningen. Alleen de leningen verschaffen daadwerkelijk financiering, de rente-instrumenten niet. De rente-instrumenten worden ingezet om de rentelasten van de traditionele leningen te beheren. Treasurystatuut Stichting Regsam Pagina 11