Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see

Transcriptie

1

2 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement

3 Andere uitgaven bij Van Haren Publishing Van Haren Publishing (VHP) is gespecialiseerd in uitgaven over Best Practices, methodes en standaarden op het gebied van de volgende domeinen: - IT-management, - Architecture (Enterprise en IT), - Business management en - Projectmanagement. Deze uitgaven worden uitgegeven in verschillende talen in series, zoals ITSM Library, Best Practice, IT Management Topics en I-Tracks. Van Haren Publishing biedt een groot aanbod aan whitepapers, templates, gratis e-books, docentenmateriaal etc. via de VHP Freezone: freezone.vanharen.net VHP is tevens de uitgever voor toonaangevende instellingen en bedrijven, onder andere: ASLBiSL Foundation, CA, Centre Henri Tudor, Gaming Works, Getronics, IACCM, IAOP, IPMA-NL, ITSqc, NAF, Ngi, PMI-NL, PON, Quint, The Open Group, The Sox Institute Onderwerpen per domein zijn: IT (Service) Management / IT Governance ASL BiSL CATS CMMI COBIT ISO ISO/IEC ISO/IEC ISPL IT Service CMM ITIL V3 ITSM MOF MSF SABSA Architecture (Enterprise en IT) Archimate TOGAF TM GEA Business Management EFQM escm ISA-95 ISO 9000 OPBOK SixSigma SOX SqEME Project-, Programmaen Riskmanagement A4-Projectmanagement ICB / NCB MINCE M_o_R MSP TM PMBOK Guide PRINCE2 TM Voor een compleet overzicht van alle uitgaven, ga naar onze website: en freezone.vanharen.net voor whitepapers, templates, gratis e-books, docentenmateriaal etc.

4 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement IPMA-Nederland Berenschot

5 IV Colofon Titel: Samenstelling: Opdrachtgevers: Projectmanager: Auteurs: Tekstredactie: Uitgever: Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement IPMA-Nederland en Berenschot John Verstrepen (IPMA-Nederland) Gerrit Koch (namens Berenschot) Jan van Beijnhem (Vision2Work) Edwin Baardman (PGGM) Gerard Bakker (Balance Technisch Management) Jan van Beijnhem (Vision2Work) Fritjof W. Brave (Berenschot) Peter Coesmans (P2 Managers) René Hombergen (A4) Hans van Leeuwen (Berenschot) Ariane Moussault (KIK Project Services) Ron J. Vinken (Getronics PinkRoccade) Tieneke Verheijen (Inform-IT) Van Haren Publishing, Zaltbommel, ISBN: Druk: Eerste druk, eerste oplage, November 2006 Eerste druk, tweede verbeterde oplage, April 2007 Eerste druk, derde oplage, Februari 2011 Redactie & zetwerk: Omslagontwerp: CO2 Premedia CO2 Premedia Voor verdere informatie over Van Haren Publishing, naar: info@vanharen.net Alle rechten voorbehouden; All rights reserved Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by the publisher. Hoewel deze uitgave met veel zorg is samengesteld, aanvaarden auteur(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze uitgave. Opmerking betreffende Auteursrecht van derden PRINCE2 is a registered trade mark and registered community trade mark of the Office of Government Commerce, and is registered in the U.S. Patent and Trademark Office. The PMBoK is a registered trademark of the Project Management Institute (PMI).

6 V Totstandkoming van dit boek Dit boek een gezamenlijk initiatief van IPMA Nederland en Berenschot en is ook als project gestuurd. Daarbij is een stuurgroep samengesteld uit vertegenwoordigers van Berenschot (Gerrit Koch), IPMA-NL (John Verstrepen) en de uitgever Van Haren Publishing (Bart Verbrugge). De operationele besturing lag in handen van een kernteam van vier van de negen auteurs (Ron Vinken, Ariane Moussault, Fritjof Brave en Jan van Beijnhem). Het kernteam vormde samen met de vijf overige auteurs een expertteam waar de ideeën werden uitgewerkt en teksten werden geschreven. Het expertteam heeft daarbij tevens hulp van buiten het project gekregen. Er zijn verschillende mensen geïnterviewd waarvan een drietal interviews zijn opgenomen in dit boek. Daarnaast wordt het boek ondersteund met uitspraken uit deze en andere interviews. Door verschillende deskundigen zijn tekstvoorstellen gedaan die vooral in hoofdstuk vier terecht zijn gekomen als samenvattingen van de projectmanagementmethoden. Een overzicht van de mensen die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dit boek: De auteurs: Edwin Baardman (PGGM) Gerard Bakker (Balance Technisch Management) Jan van Beijnhem (Vision2Work) Fritjof W. Brave (Berenschot) Peter Coesmans (P2 Managers) René Hombergen (A4) Hans van Leeuwen (Berenschot) Ariane Moussault (KIK Project Services) Ron J. Vinken (Getronics PinkRoccade) Overige personen die hebben bijgedragen aan de totstandkoming: Stef Blom (Ondersteuning in Management) Bert Hedeman (Insights International) John Hermarij (Dhirata) Angelique Hermeling (interim projectmanager) Alex van den Honert Gerrit Koch (Berenschot) Peter van Tuyl (Cap Gemini) Bart Verbrugge (Van Haren Publishing) John Verstrepen (IPMA-NL) Geïnterviewden: Mike Doyle Dingeman Schakel Peter Storm Rodney Turner Richard Rijper Harrie Rorije Robertjan Zonneveld

7 VI

8 VII Voorwoord Eén van de eerste stappen naar professionalisering van projectmanagement in een organisatie is het kiezen van een projectmanagementmethode. Hierdoor daalt de kans op begripsverwarring en worden de rollen en taken duidelijker verdeeld. Ook wordt projectinformatie makkelijker uitwisselbaar. De keuze voor een projectmanagementmethode is echter niet eenvoudig. Speciaal voor bedrijven en projectmanagers die zich beraden op deze keuze geeft dit boek een compact overzicht van de openbaar beschikbare methoden in Nederland en beschrijft wanneer en hoe deze methoden het best toepasbaar zijn. Dit boek schetst de ontstaansgeschiedenis van een aantal stromingen en geeft zo inzicht in de opvattingen achter deze methoden. Met behulp van een ordeningsmodel en een meetprocedure worden de verschillende projectmanagementmethoden met elkaar vergeleken. Hierdoor wordt duidelijk hoe ze zich tot elkaar verhouden. Het afsluitende overzicht geeft aan welke projectmanagementmethode in welke context het best toepasbaar is. Het bevat geen algemene projectmanagementstandaard. Ook spreekt het geen voorkeur uit voor een bepaald model. Dit omdat uw keuze afhankelijk is van het type projecten in uw organisatie én van de context van deze projecten. Dit boek kwam tot stand door samenwerking van het IPMA Nederland en Berenschot. IPMA-NL is de vakvereniging voor project-, programma- en portfoliomanagers. Het doel van IPMA-NL is het professionaliseren van het vakgebied projectmanagement. IPMA-NL heeft circa 2300 leden en is aangesloten bij de International Project Management Association (IPMA). Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met circa vierhonderd medewerkers in de Benelux. Berenschot is partner in de E-I Consulting Group, een Europees samenwerkingsverband van toonaangevende adviesbureaus. Berenschot is lid van de Raad van Organisatie-Adviesbureaus (ROA) en volgt de gedragscode van deze brancheorganisatie. Zowel Berenschot als IPMA-NL zijn ervan overtuigd dat dit boek bijdraagt aan de ontwikkeling van het vak. Al is het alleen maar door de verschillende stromingen te positioneren. Wellicht is dit initiatief een aanzet om te groeien naar een algemeen geaccepteerde standaard voor een projectmanagementmethode. Wij zijn veel dank verschuldigd aan de auteurs die als vrijwilligers hebben deelgenomen aan dit avontuur. IPMA-NL zet het geld dat het boek oplevert in om het vakgebied van projectmanagement verder te ontwikkelen. John Verstrepen, directeur IPMA-NL Gerrit Koch, projects director Berenschot

9 VIII Inhoudsopgave Colofon... IV Totstandkoming van dit boek...v Voorwoord... VI Inhoudsopgave... VIII 1 Inleiding Leeswijzer Beroepsverenigingen voor projectmanagement Disclaimer Het nut van een methode Wat is een projectmanagementmethode? Wat is het voordeel van een projectmanagementmethode? Valkuilen en voorwaarden bij het gebruik van een projectmanagementmethode Andere benaderingen voor verhoging van projectsucces Tien projectmanagementmethoden vergeleken Ontstaan en ontwikkeling van projectmanagementmethoden Inleiding Hoofdlijnen in de ontwikkeling van projectmanagementmethoden Nieuwe methoden...21 Interview: Dingeman Schakel Projectmanagementmethoden A4 projectmanagement DSDM: the Dynamic Systems Development method LAD/SDM Lineair Application Development/System Development Methodology New Product Development (NPD) voor Fast Moving Consumer Goods (NPD 4 FMCG) PMBoK PRINCE2 Projects IN Controlled Environment Procesmanagement ProjectMatig Werken (PMW)...66

10 IX 4.9 Projectmatig Creëren Systems Management...75 Interview: Peter Storm Tien projectmanagementmethoden vergeleken Inleiding Het hoofdaspect Technisch Het hoofdaspect Gedrag Het hoofdaspect Omgeving De PM-methoden uit de ICT-familie : LAD, PRINCE2 en DSDM Historische ontwikkeling: Systems Management, Projectmatig werken en Projectmatig Creëren Geografische spreiding en culturen: PMBoK, PRINCE2 en Projectmatig Creëren Overige methoden: A4 en NPD De toepasbaarheid, type project Beschikbaarheid Slotconclusies Interview: Gerrit Koch Keuze van een projectmanagementmethode Een projectmanagementmethode voor mijn organisatie Een projectmanagementmethode voor een project Samenvatting Bijlage A: PM Vergelijkingsmodel en gehanteerde definities Bijlage B: PM Vergelijkingsmodel Scores A4 Projectmanagement DSDM LAD New Product Development PMBoK PRINCE Procesmanagement Projectmatig Creëren Projectmatig werken Systems Management...133

11 X Bijlage C: Gebruikte literatuur bij de vergelijkingen Bijlage D: Scoreformulier projectmanagementaspecten Bijlage E: Definities van gebruikte begrippen Bijlage F: Over de auteurs Index

12 1 Inleiding Nieuwsgierigheid is de aanleiding voor dit boek. Nieuwsgierigheid naar welke projectmanagementmethoden er zijn, hoe ze toegepast kunnen worden en wat de overeenkomsten en verschillen zijn. Zelfs de meest briljante projectmanager begint niets zonder een methode. Een projectmanagementmethode is in mijn ogen het basisgereedschap voor elke projectmanager. (Mike Doyle) De initiatiefnemers voor dit boek, IPMA-NL en Berenschot, willen de stand van zaken op het gebied van projectmanagementmethoden in Nederland in beeld brengen. Dit om projectmanagers en organisaties te helpen bij het beantwoorden van de vraag: Welke methode is voor ons de beste? Een vraag die ze vaak stellen aan IPMA-NL en Berenschot. Projectmanagers willen weten wat de beste methode voor hun project is en organisaties willen antwoord op de vraag welke methode het meest geschikt is om als bedrijfsstandaard in te voeren. Omdat een goed overzicht en inzicht tot op heden ontbreekt hebben IPMA-NL en Berenschot een groep ervaren projectmanagers bijeengebracht om dit boek te schrijven. Ook hun drijfveer is nieuwsgierigheid. Iedere deelnemer heeft vele jaren ervaring met diverse methoden, maar er is geen duidelijk beeld welke methode nu de beste, meest geschikte of handigste is. Natuurlijk heeft iedereen zo zijn eigen voorkeuren, maar het blijkt niet mogelijk om die voorkeuren met feiten te staven, zoals die bijvoorbeeld uit een vergelijkingsmodel met heldere criteria voortkomen. Het relatief jonge vakgebied van projectmanagement omvat naar schatting tussen de zestigen negentigduizend projectmanagers in Nederland. Het vakgebied moet blijven professionaliseren om het vertrouwen van de opdrachtgevers en afnemers van projecten te verhogen. Recente rapporten over de succesratio van projecten geven namelijk nog steeds een zorgwekkend beeld. Negatieve publiciteit over grote ICT- en infrastructurele projecten maakt de situatie nog zorgelijker. De nieuwsgierigheid naar de beste methode heeft ook een financiële achtergrond. Een toenemende succesratio kan organisaties namelijk veel geld besparen. Verschillende kenners uit het vakgebied schatten de invloed van de projectmanagementmethode op het projectsucces niet hoog in. De percentages waarin de mate van invloed wordt uitgedrukt verschillen per onderzoek of publicatie. Maar ook een kleine bijdrage aan het projectsucces leidt tot verbeteringen van uiteenlopende aard. Een juiste keuze levert bestuur

13 2 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement ders van organisaties een aanzienlijke besparing op. De projectmanager kan zijn projecten nog beter leiden, tot tevredenheid van zijn opdrachtgever en klanten. Methoden voor projectmanagement geven maar zo n tien procent van de werkelijkheid weer. Op zich is dat niet zo erg, als je dat maar beseft. Een methode is gebaseerd op een model van projectmanagement. Dat model is beperkt, maar kan in zijn beperking wel werken. (Peter Storm) Dit boek is geschreven vanuit vier gezichtspunten: de projectmanager, de opdrachtgever, de lijnmanager met projectmanagement in zijn portefeuille en de projectmanager in opleiding. Voor ieder gezichtspunt bevat dit boek handige inzichten, informatie en handreikingen. De schrijvers hebben een projectmanagementvergelijkingsmodel ontworpen. De basis voor dit model is het compententiemodel in de IPMA Competence Baseline version 3 (ICB) van de International Project Management Association (IPMA)). De competenties die een projectmanager moet beheersen kunnen worden verdeeld in drie hoofdaspecten: 1. Technisch 2. Gedrag 3. Omgeving Deze zijn uitgesplitst naar aspecten van projectmanagement en verder uitgewerkt in subaspecten. Zij vormen een onuitputtelijke verzameling onderwerpen die een rol spelen bij het managen van een project. Ieder subaspect bepaalt mede hoe het project wordt geleid en dus ook hoe groot het projectsucces is. Dit boek is nadrukkelijk niet bedoeld als een kookboek dat de juiste hoeveelheden voorschrijft van de subaspecten of iets dergelijks. Het geeft wel inzicht in hoe de tien gekozen methoden ingaan op de subaspecten. Dit is gebaseerd op de basishandboeken en -literatuur waarin deze methoden zijn beschreven of vastgelegd. 1.1 Leeswijzer Het door de auteurs ontwikkelde projectmanagementvergelijkingsmodel (PM vergelijkingsmodel) vormt het middelpunt van dit boek. Het staat beschreven in hoofdstuk 5. Eerst wordt de context van de projectmanagementmethoden geschetst. Om de invloed van een projectmanagementmethode op het projectsucces te plaatsen in een breder perspectief gaat hoofdstuk 2 in op het nut van een methode in algemene zin. De stamboom van projectmanagementmethoden en de vele gesprekken met goeroes uit het vakgebied in hoofdstuk 3 schetsen de historische context van de verschillende methoden. De

14 Inleiding 3 onderlinge relaties tussen de methoden en afstamming geven een beeld van brede familiebanden en kruisbestuivingen over en weer. Dit boek beschrijft de tien gekozen methoden op hoofdlijnen volgens een standaardin deling. Deze beschrijvingen vormen een eerste kennismaking met de methoden. Hoofdstuk 4 beschrijft iedere methode volgens dezelfde structuur: de definitie van een project de kern van de methode een uitgebreide beschrijving in de bewoordingen van de bedenkers of beheerders van de methode het toepassingsgebied de beschikbaarheid de belangrijkste kenmerken de sterke kanten en valkuilen de informatie over het beheer van de methode Hoofdstuk 5 vergelijkt de tien methoden met elkaar door middel van het PM vergelijkingsmodel. Dit geeft van elk van de gekozen methoden aan in welke mate zij de projectmanager ondersteunen bij het managen van tien verschillende managementaspecten. Tijdens het schrijven en vergelijken ontstond de behoefte om enkele handreikingen te geven aan de lezer die wil zien op welke wijze de resultaten van hoofdstuk 5 zouden kunnen worden toegepast in de eigen praktijksituatie. Deze handreikingen staan in hoofdstuk 6. Ze zijn gesplitst in twee situatieschetsen: 1. Handreikingen voor de keuze van één methode als standaard voor alle projecten binnen een organisatie. 2. Handreikingen voor de keuze van een methode voor één specifiek project. Dit boek geeft dus veel informatie over projectmanagementmethoden en plaatst deze methoden in een bredere context. Het is de bedoeling van de auteurs dat projectmanagers, maar ook anderen, zich in de geschetste situaties herkennen en dat het boek hulp biedt bij de keuze van een methode. Voor de leesbaarheid van dit boek is gekozen voor de mannelijke vorm, zonder dat dit verder betekenis heeft. Daar waar hij wordt gebruikt mag ook zij worden gelezen. 1.2 Beroepsverenigingen voor projectmanagement Het jonge vakgebied kent al vele centres of Excellence, gebruikersgroepen rond specifieke methoden en special interest groups. In Nederland zijn twee beroepsverenigingen voor projectmanagers actief, namelijk IPMA- Nederland, gelieerd aan IPMA, met circa 2300 leden en het PMI Netherlands Chapter, geli

15 4 Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement eerd aan PMI-USA, met circa zeshonderdvijftig leden. Beide verenigingen vertegenwoordigen samen meer dan drieduizend projectmanagers in Nederland en dit aantal groeit gestaag. Het verschil tussen de beide verenigingen zit in de wijze van benadering door de moederorganisatie. IPMA laat veel ruimte voor de locale invulling van de landenorganisaties. PMI- USA streeft naar één structuur over alle aangesloten landenorganisaties. Beide verenigingen hebben een certificeringstructuur. Bij IPMA is de ICB (IPMA Competence Baseline) de basis en bij PMI-USA is de PMBoK (Project Management Body of Knowledge) de basis. Meer informatie over de beide verenigingen is te vinden op internet: IPMA-NL - PMI Netherlands chapter Disclaimer Alle methodebeschrijvingen en de methodevergelijkingen zijn deels gebaseerd op waarnemingen, ervaringen en zelfs persoonlijke meningen van de auteurs, en deels op feitelijkheden uit de beschrijvingen van de methoden zelf. Deze beschrijvingen zijn naar eer en geweten geschreven en gecontroleerd daar waar dat mogelijk dan wel zinvol was. Er kan echter op de auteurs en uitgever van dit boek geen enkele aanspraak worden gemaakt vanwege onjuist heden, de keuze van de methoden voor het boek of een verschil van inzicht met de meningen van de auteurs. In discussie treden met IPMA-NL, Berenschot en de auteurs kan natuurlijk altijd. We verwijzen daartoe graag naar het discussieplatform op de IPMA- NL website en de website van Berenschot. De scores in hoofdstuk 5 zijn nauwgezet berekend op basis van de als leidend aangemerkte literatuur. De metingen waarop de scores zijn gebaseerd blijven natuurlijk mensenwerk. De keuze voor de tien methoden is uitgevoerd door de redactie van dit boek op grond van zelfstandig opgestelde criteria. Nieuwe inzichten en ervaringen zullen worden verwerkt bij een volgende druk van dit boek. De auteurs staan daarom open voor uw aanvullingen en verbeteringen. Schroom niet om uw mening te geven op één van de hiervoor genoemde websites. Om de in dit boek beschreven methoden toe te kunnen passen zult u minimaal de primaire literatuur van die methode ook moeten bestuderen. Dit boek is een handreiking bij uw keuze voor een methode. U zult zelf de afwegingen moeten maken in uw specifieke situatie.