Retributiereglement op de terbeschikkingstelling van lokalen en de ontlening van materialen van de gemeente Hove Gemeenteraad 30 mei 2016

Transcriptie

1 Retributiereglement op de terbeschikkingstelling van lokalen en de ontlening van materialen van de gemeente Hove Gemeenteraad 30 mei 2016 ALGEMENE BEPALINGEN Dit reglement regelt de terbeschikkingstelling van lokalen en de ontlening van materialen van het gemeentebestuur van Hove, Geelhandlaan 1, 2540 Hove. Het bevat de te betalen retributies. Het reglement werd positief geadviseerd door het Beheersorgaan van het Gemeenschapscentrum Hove (6 oktober 2014) en de Cultuurraad (28 oktober 2014) en goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 30 maart Het reglement geldt van 1 april 2015 tot 31 december HOOFDSTUK 1: LOKALEN TITEL 1: INLEIDENDE BEPALINGEN ARTIKEL 1.1 Het gemeentebestuur stelt lokalen die eigendom zijn van of gehuurd worden door het gemeentebestuur ter beschikking. Dit reglement omvat de volgende gebouwen in de gemeente Hove: - Da Capo, Lintsesteenweg 1A; - De Markgraaf, Kapelstraat 8 (zaal 1 - Rik Blomme, zaal 2 - Frans Lambrechts en zaal 3 Hélène Van Dijck); - Kostershuisje, Kapelstraat 6; - Vergaderzaal Onderwijshuis, Onderwijsstraat 19; - Overdekte speelplaats kleuters A. Rodenbachschool, Onderwijsstraat 19. ARTIKEL 1.2 De mogelijke gebruikers van de zalen kunnen ingedeeld worden in vijf groepen: 1) verenigingen die lid zijn van een erkende gemeentelijke of waarvan een aanvraag tot lidmaatschap op 1 januari van het jaar van de aanvraag lopend is en Hovese politieke partijen; 2) verenigingen met zetel of woonplaats te Hove die geen lid zijn van een erkende ; 3) ; 4) particulieren; 5) gemeentepersoneelsleden (gemeente en OCMW). De gebruikers kunnen terecht in alle ter beschikking aangeboden lokalen, met uitzondering van de en particulieren: zij kunnen enkel terecht in Da Capo. ARTIKEL 1.3 De gebruikers dienen de hierna vermelde voorwaarden te respecteren. Gebeurt dit niet of onvoldoende, dan kan het college van burgemeester en schepenen desgevallend gepaste maatregelen treffen, vermeld in dit reglement. ARTIKEL 1.4 De gemeente- en OCMW-diensten, evenals de Hovese gemeentelijke instellingen en commissies, de Hovese gemeentelijke adviesraden, de Hovese onderwijsinstellingen en hun oudercomités en het Rode Kruis (enkel voor de activiteiten in het kader van het bloedgeven) mogen de lokalen gratis gebruiken voor zover het niet werd

2 voorbehouden voor andere verenigingen. Dit houdt in dat ook zij de lokalen vooraf dienen te laten voorbehouden. ARTIKEL 1.5 De gebruiker die een activiteit organiseert die openstaat voor publiek mag hiervoor vrij een toegangsprijs bepalen. Voor activiteiten georganiseerd door de gemeente zal de gemeenteraad per evenement en rekening houdende met de kostprijs de toegangsprijs voor het publiek bepalen. ARTIKEL 1.6 De zalen kunnen worden gebruikt van 9 tot 23 uur. Voor Da Capo kan vooraf een uitzondering op het sluitingsuur worden aangevraagd aan het college van burgemeester en schepenen, met een laatste sluitingsuur van 2 uur. ARTIKEL 1.7 De aanvragen dienen schriftelijk (per brief of ) gericht te worden tot de dienst verhuur lokalen en materialen, Geelhandlaan 1 te 2540 Hove of verhuurlokalen@hove.be en dit ten minste twee weken voor de datum van gebruik. Is er geen probleem met de aanvraag, dan wordt dit per post of aan de aanvrager gemeld en wordt gevraagd het verschuldigde bedrag opgenomen in dit retributiereglement te betalen. De gebruiker ontvangt hiervoor een factuur. ARTIKEL 1.8 Bij het behandelen van de aanvragen wordt prioriteit verleend volgens de datum van de aanvraag. TITEL 2: TARIEVEN ARTIKEL 1.9 De gebruikers zijn ertoe gehouden de volgende tarieven te betalen. Deze tarieven gelden per activiteit per dag. Zaal Da Capo kan op maandag niet worden gehuurd. De grote zaal van Da Capo beschikt over een scherm, beamer en podium. De Markgraaf Zaal 1 Rik Blomme (incl. bar en keuken) Zaal 2 Frans Lambrechts (incl. keuken) Zaal 3 Hélène Van Dijck Zaal 3 Hélène Van Dijck (incl. keuken en zaal 2) Onderwijshuis Vereniging die lid is van een Hovese + gemeentepersoneel Vereniging die geen lid is van een Hovese 4,00 EUR 8,00 EUR 2,00 EUR 4,00 EUR 10,00 EUR 20,00 EUR 12,00 EUR 24,00 EUR Vereniging die lid is van een Hovese Vereniging die geen lid is van een

3 + gemeentepersoneel Hovese Vergaderzaal 2,00 EUR 4,00 EUR A. Rodenbachschool Overdekte Speelplaats kleuters (geen keuken beschikbaar) Kostershuisje Geheel (incl. keuken) Da Capo Vereniging die lid is van een Hovese + gemeentepersoneel Vereniging die geen lid is van een Hovese 80,00 EUR 160,00 EUR Vereniging die lid is van een Hovese + gemeentepersoneel Vereniging die geen lid is van een Hovese 10,00 EUR 20,00 EUR Vereniging die lid is Vereniging die van een Hovese geen lid is van een + Hovese gemeentepersoneel Foyer Da Capo 15,00 EUR 30,00 EUR 45,00 EUR Grote zaal Da Capo met keuken zonder warme toestellen 100,00 EUR 200,00 EUR 300,00 EUR Grote zaal Da Capo met volledige keuken (incl. oven, kookfornuis en afwasmachine) Volledige infrastructuur voor tentoonstelling voor maximum 1 week (exclusief maandag) 150,00 EUR 300,00 EUR 450,00 EUR 300,00 EUR 600,00 EUR 900,00 EUR ARTIKEL 1.10a Bij het niet opvolgen van het gebruikersreglement (zie gebruikersreglement, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 maart 2015) worden volgende bijkomende retributies aangerekend: - bij niet poetsen van de zaal of achterlaten van afvalrecipiënten wordt een bijkomende retributie van 100 EUR, vermeerderd met de kostprijs voor personeelsen andere kosten aangegeven in de factuur, opgelegd; - indien de conciërge het lokaal niet op tijd kan afsluiten (en bijgevolg later dient terug te keren), dient een bijkomende retributie van 25 EUR betaald te worden.

4 ARTIKEL 1.10b - Voor het gebruik van de grote zaal van Da Capo dient een waarborg betaald te worden van 250 EUR voorafgaandelijk aan de organisatie van de activiteit. - Wie alleen de foyer van Da Capo wil huren dient er rekening mee te houden dat op hetzelfde moment de bovenzaal kan worden verhuurd aan een andere gebruiker. - De gebruiker dient er zich van te vergewissen bij ingebruikname van de zaal dat de aanwezige materialen overeenstemmen met de meegedeelde inventaris. Eventuele tekorten of het niet-aanwezig zijn van de bepaalde geïnventariseerde stukken zullen door de gebruiker dienen vergoed te worden. - Het gebruik van de toestellen (kookfornuis, afwasautomaat, en.) is uitsluitend toegestaan aan hetzij professionelen, hetzij gebruikers die voldoende kennis hebben om deze toestellen te gebruiken. Foutief gebruik kan aanleiding geven tot beschadiging die door de gebruiker dient vergoed te worden. - Regiekamer en de toegevoegde, gekleurde verlichting in Da Capo worden op afstand en via domotica geregeld. Ook hier dient de gebruiker aan te tonen dat hij voldoende kennis heeft. Foutief gebruik kan aanleiding geven tot beschadiging die door de gebruiker dient vergoed te worden. TITEL 3: OVERIGE BEPALINGEN ARTIKEL 1.11 Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht. ARTIKEL 1.12 Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde: - de verleende toelating wijzigen of intrekken. Indien van dit recht gebruik wordt gemaakt zal vooraf overleg worden gepleegd met de betrokken gebruiker; - bij niet-naleving van de in dit reglement opgenomen voorschriften aan nalatige gebruikers de toegang tot de infrastructuur ontzeggen, voor bepaalde of onbepaalde tijd. ARTIKEL 1.13 De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten of het gebruik van de lokalen en/of uitrusting. Zij kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor het verlies, de beschadiging of de diefstal van persoonlijke bezittingen en dergelijke tijdens de activiteit. De gemeente kan bovendien niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet naleven, door de gebruiker, van wettelijke en reglementaire verplichtingen. ARTIKEL 1.14 Een aantal van de materialen omschreven in hoofdstuk 2 zijn in Da Capo aanwezig. Met het oog op het vermijden van beschadiging, is het in principe verboden om grote stukken zonder toelating naar Da Capo te verhuizen. Indien dit toch dient te gebeuren kan dit na toelating via de brandtrap of via de lift. HOOFDSTUK 2: MATERIALEN

5 ARTIKEL 2.1 Het gemeentebestuur van Hove stelt materiaal ter beschikking aan de Hovese verenigingen en gemeentepersoneel (van gemeente en OCMW) (alle in artikel 2.16 vermelde materialen) en aan particulieren en (enkel stoelen, tafels, tenzij bij in artikel 2.17 vernoemde straat- en wijkfeesten). Indien de materialen vast aanwezig zijn in de zaal, dient hiervoor niet apart betaald te worden. ARTIKEL 2.2 De gemeente- en OCMW-diensten, de Hovese gemeentelijke adviesraden, de Hovese onderwijsinstellingen en hun oudercomités en het Rode Kruis (enkel voor de activiteiten in het kader van het bloedgeven) mogen het materiaal gratis gebruiken voor zover het niet werd voorbehouden voor andere verenigingen. Dit houdt in dat ook zij het materiaal vooraf dienen te laten voorbehouden. ARTIKEL 2.3 De ontlening wordt beperkt tot de duur van de activiteit. De tarieven (zie artikel 2.16) Worden aangerekend per vijf dagen. Als het materiaal de dag waarop het diende teruggebracht te worden niet om 12 uur is binnengebracht, wordt deze dag als een volledige uitleendag aangerekend. ARTIKEL 2.4 De aanvragen dienen schriftelijk (per brief of ) gericht tot de dienst verhuur lokalen en materialen, Geelhandlaan 1 te 2540 Hove of verhuurlokalen@hove.be en dit ten minste twee weken voor de datum van gebruik. Is er geen probleem met de aanvraag, dan wordt dit per post of aan de aanvrager gemeld en wordt gevraagd om het verschuldigde bedrag opgenomen in dit retributiereglement voor het gebruik van gemeentelijke materialen te betalen. De gebruiker ontvangt hiervoor een factuur. ARTIKEL 2.5 Bij het behandelen van de aanvragen wordt prioriteit verleend volgens de datum van de aanvraag. ARTIKEL 2.6 Indien de ontlener niet voor vervoer van het materiaal kan zorgen kan dit, mits melding bij aanvraag van het materiaal, door de gemeentediensten geleverd en opgehaald worden aan 120 EUR per ontlening, tenzij anders vermeld in artikel ARTIKEL 2.7 Bij het niet tijdig inleveren van het materiaal wordt een bijkomende retributie van 25 EUR per dag aangerekend, verhoogd met het voor het materiaal te betalen bedrag. ARTIKEL 2.8 De ontlener verbindt zich ertoe het ontleende materiaal in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden. Ingeval van verdere uitlening of verhuring wordt een bijkomende retributie aangerekend van 50 EUR per werkdag en wordt de ontlener uitgesloten tot verder gebruik van het materiaal. ARTIKEL 2.9 Het ontleende materiaal kan, in geval van vastgesteld misbruik, onmiddellijk

6 teruggevorderd worden. ARTIKEL 2.10 Bij het niet terugbrengen van het materiaal wordt de actuele nieuwwaarde van het materiaal aangerekend. ARTIKEL 2.11 In geval van niet naleving van dit reglement bestaat de kans tijdelijk of definitief van verdere ontlening uitgesloten te worden. ARTIKEL 2.12 Het niet betalen van aangerekende kosten brengt opschorting van het recht op latere ontlening met zich mee. ARTIKEL 2.13 Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal of uit eventuele gebreken hiervan. Bij de materialen wordt een gebruiksaanwijzing voorzien en een formulier met eventuele tekortkomingen. ARTIKEL 2.14 Door het ontlenen van bedoeld materiaal verklaart de ontlener de bepalingen van dit reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen. ARTIKEL 2.15 Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten met een aangetekend schrijven, gericht aan het college van burgemeester en schepenen, uiterlijk vijf werkdagen, nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan, medegedeeld worden. Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht. ARTIKEL 2.16 Tarieven: de hierna vermelde tarieven worden aangerekend per stuk per periode van maximum vijf dagen. Type materiaal Vereniging die lid is van een Hovese en gemeentepersoneel Vereniging die geen lid is van een Hovese Stoel 0,25 EUR 0,50 EUR 0,50 EUR Tafel 0,75 EUR 1,50 EUR 1,50 EUR Podium 50,00 EUR (vervoer 100,00 EUR (vervoer Tentoonstellingskast 5,00 EUR (vervoer 10,00 EUR (vervoer

7 Tentoonstellingsbord Vlaggenmast 2,50 EUR (vervoer 2,50 EUR (vervoer 5,00 EUR (vervoer 5,00 EUR (vervoer Vlag 2,50 EUR 5,00 EUR Nadarafsluiting 1,50 EUR (vervoer 3,00 EUR (vervoer Spreekgestoelte 5,00 EUR 10,00 EUR Diascherm 5,00 EUR 10,00 EUR Schrijf/magneetbord 5,00 EUR 10,00 EUR Flip-over 5,00 EUR 10,00 EUR Projectietafel 5,00 EUR 10,00 EUR LCD-projector zonder laptop LCD-projector met laptop Toneelverlichting (2 spots met verstelbare steunvoet) 2 grote luidsprekers met versterker 2 kleine luidsprekers met versterker JBL of Coomber (luidspreker met één microfoon, enkel voor gebruik binnen) Tafelmicrofoon met statief Vloermicrofoon met statief Draadloze handmicrofoon 25,00 EUR 50,00 EUR 50,00 EUR 100,00 EUR 20,00 EUR/set van twee 40,00 EUR/set van twee 150,00 EUR (vervoer 50,00 EUR (vervoer 300,00 EUR (vervoer 100,00 EUR (vervoer 30 EUR 60 EUR 5,00 EUR 10,00 EUR 5,00 EUR 10,00 EUR 5,00 EUR 10,00 EUR

8 ARTIKEL 2.17 Vrijstelling van retributie voor gebruik van gemeentelijke materialen, met uitzondering van audiovisueel materiaal, wordt verleend aan de organisatoren van Hovese straaten wijkfeesten of aan organisatoren van activiteiten die het gemeenschapsgevoel bevorderen of gemeenschapsvormend zijn. Onder gemeenschapsvorming wordt verstaan: alle activiteiten die de kwaliteit en de samenhang van de lokale gemeenschap versterken, met bijzondere aandacht voor participatie van diverse kansengroepen en ondersteuning van verenigingen en vrijwilligers. Dit betekent dat de gemeente in de eerste plaats faciliteert wat door het middenveld wordt georganiseerd en in tweede instantie zelf gemeenschapsvormende activiteiten organiseert voor niet-vervulde behoeften. Organisatoren van feesten op de openbare weg moeten hiervoor een toelating van de lokale politie hebben en het online evenementenformulier invullen. Organisatoren van straat- of wijkfeesten kunnen alleen vrijstelling krijgen indien zij ook een aanvraag tot subsidie voor het inrichten van een straatfeest indienen en daarvoor de nodige bewijsstukken aanleveren zoals voorzien in het reglement voor ondersteuning van buurtactiviteiten en wijkfeesten in Hove, goedgekeurd door de gemeenteraad op 23 november Ook bezigheidsclubs van personen met een beperking kunnen voor het gebruik en eventueel vervoer van gemeentelijke materialen vrijstelling van retributie verkrijgen. Om vrijstelling te vragen dient de organisatie minstens drie weken vooraf een schriftelijke aanvraag aan het college van burgemeester en schepenen, Geelhandlaan 1 te 2540 Hove te richten. Uitgesloten van deze vrijstelling zijn privéfeesten, familiefeesten en feesten met een politiek, religieus of filosofisch karakter, evenals activiteiten met winstoogmerk. SLOTBEPALINGEN Dit retributiereglement zal definitief zijn indien geen bezwaren ingediend worden gedurende het onderzoek van commodo et incommodo. Dit retributiereglement vervangt het desbetreffende reglement van 30 maart 2015 en geldt van 1 juni 2016 tot 31 december Het reglement wordt aan de toezichthoudende overheid en de financieel beheerder bezorgd.