De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna "de Commissie");

Transcriptie

1 1/11 De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Beraadslaging STAT nr 27/2008 van 8 oktober 2008 Betreft: aanvraag van het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BISA) om voor wetenschappelijk onderzoek en voor hulp bij de besluitvorming vanwege de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie gecodeerde studiegegevens te verkrijgen van de in 2008 uitgevoerde onderzoeken naar de arbeidskrachten. (STAT/MA/08/022) De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna "de Commissie"); Gelet op de wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek (hierna "wet openbare statistiek"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"); Gelet op het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "koninklijk besluit van 13 februari 2001"); Gelet op het koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van het Statistisch Toezichtscomité opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van BISA ontvangen op 10/07/2008;

2 Beraadslaging STAT 27/2008-2/11 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies van 04/09/2008 gericht aan de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie (Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie); Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 23/09/2008; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 8 oktober 2008, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvrager, het BISA van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, wenst vanwege de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (hierna ADSEI) mededeling te bekomen van gecodeerde studiegegevens die het resultaat zijn van in 2008 uitgevoerde onderzoeken naar arbeidskrachten met de bedoeling er wetenschappelijk onderzoek naar te voeren (berekenen van indicatoren kenmerkend voor de Brusselse arbeidsmarkt met de bedoeling ze te integreren in de Conjunctuurbarometer van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, een driemaandelijkse publicatie) en om te dienen als hulp bij de politieke besluitvorming. 2. De aanvraag betreft ook de goedkeuring van een vertrouwelijkheidscontract dat tussen de voormelde partijen moet worden afgesloten. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING Wet openbare statistiek 3. Krachtens de artikelen 15 en 15bis van de statistiekwet, is het Statistisch Toezichtscomité bevoegd om enerzijds de doorgifte te machtigen van gecodeerde studiegegevens door ADSEI aan de bestemmelingen vermeld in de statistiekwet? en anderzijds om het vertrouwelijkheidscontract goed te keuren dat tussen de betrokken partijen afgesloten moet worden.

3 Beraadslaging STAT 27/2008-3/11 4. Artikel 16 van het voormeld koninklijk besluit van 7 juni 2007 bepaalt dat de Commissie wordt belast met de opdrachten van het Statistisch Toezichtscomité tot aan de installatie en benoeming van de leden van dit comité. De WVP en het kb van 13 februari Op grond van artikelen 1, 1, en 3, 1 van de WVP en artikel 1, 3 van het kb van 13 februari 2001 zijn gecodeerde studiegegevens betreffende geïdentificeerde of identificeerbare personen, persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts mag gebeuren onder de in de WVP en het kb van 13 februari 2001 gestelde voorwaarden 1. B. WETTELIJKE BASIS VAN DE AANVRAAG 6. De aanvrager staat in de lijst van de in de statistiekwet limitatief opgesomde bestemmelingen, meer bepaald in artikel Onder deze bestemmelingen staan in het 1 lid, 2 inderdaad de ministeriële departementen van de gewesten en gemeenschappen vermeld. Het BISA is een dienst van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 8. De aanvrager kan dus een machtigingsaanvraag indienen om de bewuste gegevens te bekomen. C. DOELEINDEN 9. Persoonsgegevens moeten worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (art. 4, 1, 2 van de WVP). 1 Zie artikel 1, 3 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 en zie ook Memorie van Toelichting bij het wetsontwerp tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens, Parl. St. Kamer , nr. 1566/1 p. 12: Ook gecodeerde informatie waarbij door de verantwoordelijke voor de verwerking zelf niet kan nagegaan worden op welk individu de informatie betrekking heeft, vermits hij niet in het bezit is gesteld van de daarvoor noodzakelijke sleutels, wordt derhalve als persoonsgegevens beschouwd indien identificatie nog door iemand anders kan verricht worden.

4 Beraadslaging STAT 27/2008-4/ De aanvrager wenst de gecodeerde studiegegevens te verkrijgen van de onderzoeken naar arbeidskrachten, die plaatsvonden tijdens het eerste, tweede, derde en vierde trimester, met de bedoeling er wetenschappelijk onderzoek naar te voeren en om te dienen als hulp bij de politieke besluitvorming en waardoor het mogelijk wordt: - de interne werkgelegenheid te berekenen; - de werkloosheidsgraad ( de OIT) te berekenen; - de activiteits- en werkgelegenheidsgraad te berekenen per leeftijd, regio, geslacht, kwalificatieniveau en nationaliteit; - de inadequatie-index van de kwalificaties te berekenen; - het intergewestelijk pendelen te berekenen; - het profiel van de arbeidskrachten te analyseren. 11. De omschreven doeleinden beantwoorden aan de vereisten van de WVP. 12. Artikel 15 van de statistiekwet bepaalt dat voor wetenschappelijke of statistische doeleinden gecodeerde gegevens doorgegeven dienen te worden. Dit is hier het geval. 13. Uit de aanvraag en het ontwerp van vertrouwelijkheidscontract blijkt dat de aanvrager die gegevens alleen mag gebruiken voor de vermelde analyse en studie en voor het opstellen van globale, anonieme statistieken en dat de verkregen gegevens niet aan derden kunnen worden doorgegeven of gebruikt worden voor controle- of repressiemaatregelen. 14. De vereisten van de statistiekwet aangaande de doeleinden zijn dus nageleefd. D. PROPORTIONALITEIT Gevraagde gegevens 15. Het gaat om gegevens die onder SPSS-vorm (Statistical Package for the Social Sciences) naar twee afzonderlijke bestanden worden gestuurd. De aanvraag omschrijft uitdrukkelijk en gedetailleerd welke gecodeerde gegevens nodig zijn. 16. Het technische en juridisch advies verduidelijkt dat er onmogelijk een verband kan worden gelegd tussen beide bestanden omdat de identificeerbare elementen niet voorhanden zijn.

5 Beraadslaging STAT 27/2008-5/11 Noodzaak van het verkrijgen van de gecodeerde gegevens 17. De onderzoeker mag enkel de gecodeerde persoonsgegevens ontvangen indien de verwerking van anonieme gegevens niet de mogelijkheid biedt de statistische of wetenschappelijke doeleinden die hij betracht, te verwezenlijken (artikel 4 van de WVP) 18. Uit de aanvraag kan impliciet worden begrepen dat het onderzoek alleen met gecodeerde gegevens gerealiseerd kan worden Noodzaak van het verkrijgen van ieder gegeven 19. Uit het aanvraagformulier blijkt dat hier geen bewijs wordt geleverd per gegeven maar in functie van het geheel van de gevraagde gegevens. 20. De aanvraag verduidelijkt dat zonder de gecodeerde studiegegevens het onmogelijk is de indicatoren te berekenen die van wezenlijk belang zijn om de studie te realiseren. Alleen de noodzakelijke variabelen werden geselecteerd. Het technisch en juridisch advies stelt dat de gevraagde cijfers van het Brussels Gewest maar ook die van de andere gewesten noodzakelijk zijn om de resultaten te kunnen vergelijken en om het intergewestelijk pendelen te kunnen berekenen. 21. Daaruit volgt dat de meegedeelde gegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (art. 4, 1, 3 van de WVP). Frequentie van de mededeling 22. De verstrekte gegevens betreffen gecodeerde studiegegevens aangeleverd uit onderzoeken naar arbeidskrachten en dit voor elk trimester van Zij staan ter beschikking van het BISA nadat de ADSEI ze heeft verspreid.

6 Beraadslaging STAT 27/2008-6/11 Bewaartermijn 23. Het onderzoek duurt ongeveer 1 maand per driemaandelijkse barometer. De gegevens mogen niet langer worden bewaard dan het onderzoek duurt. De gegevens van ieder trimester 2008 moeten evenwel beschikbaar blijven tot de opmaak van de laatste driemaandelijkse barometer van het jaar. De ADSEI aanvaardt deze termijn daar ze gerechtvaardigd is door de wens bepaalde onderzoeksresultaten a posteriori te verbeteren of te controleren. In ieder geval vernietigt de aanvrager onmiddellijk de gegevens en de back-ups zodra het statistisch doel definitief is bereikt. De Commissie stelt vast dat de bewaartermijn niet langer is dan de tijd die noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken (art. 4, 1, 5 van de WVP). E. AANGIFTE 24. De aanvrager moet vooraleer hij begint met de verwerking van de bewuste gecodeerde gegevens daarvan aangifte doen bij de Commissie (art. 17 van de WVP). F. BEVEILIGING 25. De aanvrager moet er over waken dat de verkregen studiegegevens beschermd en beveiligd zijn (art. 16 van de WVP en 15bis van de statistiekwet). Veiligheidconsulent 26. Uit de bij de aanvraag gevoegde documenten blijkt dat de aanvrager beschikt over een veiligheidsconsulent. Veiligheidsbeleid 27. Uit de vragenlijst blijkt dat aan alle punten uit de lijst een positief antwoord werd gegeven. 28. De aanvraag vermeldt dat: de gegevens bewaard worden op 1 PC, beveiligd met een login en een paswoord. De PC bevindt zich in het lokaal van de gemachtigde gebruikers;

7 Beraadslaging STAT 27/2008-7/11 de gegevens in een apart register worden opgeslagen; dit register is bovendien beveiligd met een login en paswoord; de gegevens gecodeerd zijn; het lokaal alleen toegankelijk is voor de gemachtigde personen via hun badge; een back-up wordt genomen van de bewuste gegevens en dat deze gegevens worden gezet op een externe harde schijf die gecodeerd en beschermd is met een login en paswoord; de gegevens niet langer dan nodig worden bewaard en vernietigd worden zodra dit na het onderzoek mogelijk is : er wordt maar 1 exemplaar van de gegevens en back-up bewaard (alle kopieën die bijv. dienden om de gegevens door te geven worden onmiddellijk vernietigd) en de termijn dat de gegevens worden bijgehouden is beperkt tot maximum 14 maanden. De ADSEI en de Commissie stellen dat de gegevens in alle gevallen moeten worden vernietigd zodra de onderzoeken werden beëindigd (cf. punt 23). Verantwoordelijke natuurlijke persoon 29. De identiteit van de verantwoordelijke natuurlijk persoon werd meegedeeld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen en van de bepalingen van onderhavige beslissing van de Commissie. Hij is eveneens verantwoordelijk voor de daadwerkelijke controle van het wettelijk gebruik van de verkregen gegevens. Personen die de studiegegevens gebruiken en de lijst van deze personen 30. een beperkt aantal personeelsleden (4 personen) zullen gebruik maken van de verstrekte gegevens. Scheiding van andere verwerkingen 31. De aanvrager moet de gegevensverwerking waarvan hier sprake is, apart houden van eventuele andere gegevensverwerkingen waarvoor hij de verantwoordelijk zou zijn. Verbod op decodering 32. De aanvrager verbindt er zich toe om alles in het werk te stellen zodat een eventuele identificatie van de personen van wie de gegevens worden verwerkt onmogelijk is.

8 Beraadslaging STAT 27/2008-8/11 Koppelverbod 33. De aanvrager verbindt er zich toe dat hij niets zal ondernemen om de verkregen persoonsgegevens te koppelen aan gegevens die hij reeds in het kader van andere machtigingen heeft verkregen. Vertrouwelijkheid 34. De aanvrager verbindt er zich toe de vertrouwelijkheid van de studiegegevens te respecteren en erover te waken dat die gegevens uitsluitend gebruikt worden door zijn personeel voor het bedoeld onderzoek. De vragenlijst vermeldt dat de personeelsleden ingelicht zijn over hun plichten inzake vertrouwelijkheid en veiligheid. G. ANDERE GEBRUIKSVOORWAARDEN Verspreiding van de gegevens 35. De aanvrager moet ervoor zorgen dat, na analyse en gebruik van de gegevens, de gepubliceerde resultaten anoniem en globaal blijven, zodat de persoonsgegevens er niet rechtstreeks of onrechtstreeks uit geïdentificeerd kunnen worden. 36. Het BISA voegt eraan toe dat de gegevens niet worden gepubliceerd wanneer de tabel cellen bevat met minder dan 10 gevallen (niet gewogen). De ADSEI benadrukt dat elke driemaandelijkse berekening met minder dan eenheden en elke jaarlijkse berekening met minder dan 5000 eenheden met grote voorzichtigheid moeten worden geïnterpreteerd. 37. Ten minste 15 dagen voor de verspreiding moet de aanvrager de resultaten voorleggen aan de ADSEI die dan eventueel de verspreiding kan verbieden. De term "verspreiding" moet in brede zin worden begrepen want moet rekening houden met de evolutie in de informatiemaatschappij en omvat elke schriftelijke, mondelinge of online verspreiding.

9 Beraadslaging STAT 27/2008-9/11 Controle 38. De aanvrager stemt er uitdrukkelijk mee in dat vertegenwoordigers van de Commissie altijd en zonder voorafgaande ingebrekestelling toegang krijgen tot de lokalen en tot de informatica-infrastructuur waar de verstrekte gegevens worden bewaard om na te gaan of de bepalingen van de voorliggende machtiging en van de wet openbare statistiek en haar uitvoeringsbesluiten, alsook de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract, worden uitgevoerd. 39. Op eenvoudig verzoek kan de Commissie toegang krijgen tot andere lokalen en ICTsystemen om te controleren of er geen inbreuk gepleegd wordt op de bepalingen van de beslissing van de Commissie en de wet openbare statistiek, haar uitvoeringsbesluit en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract. Onderaanneming 40. Bij onderaanneming vereist het artikel 16 van de WVP dat een contract wordt afgesloten waarin de veiligheidsmaatregelen en de andere punten die in dit artikel aan bod komen, vermeld worden. III. VERTROUWELIJKHEIDSCONTRACT 41. Het vertrouwelijkheidscontract, dat als bijlage werd gevoegd bij de aanvraag en dat de voorwaarden vastlegt waaronder de studiegegevens kunnen worden verstrekt aan de aanvrager, moet overeenstemmen met de vereisten van artikel 15bis van de statistiekwet. Er is overeenstemming. 42. Na afloop van het contract mag de vertrouwelijkheid van de gegevens zelf niet worden verbroken. Dit laatste moet onbeperkt in de tijd geëerbiedigd worden. 43. Het contract kan op geen enkele manier afbreuk doen aan de voorwaarden van de beslissing van de Commissie inzake de mededeling van gegevens. 44. De contractuele bepalingen die betrekking hebben op de privacy en vertrouwelijkheid maken integraal deel uit van onderhavige beslissing waardoor ook de personen vreemd aan het vertrouwelijkheidscontract zich kunnen wenden tot de Commissie voor de controle op de naleving van het gebruik van de gegevens door de aanvrager.

10 Beraadslaging STAT 27/ /11 IV. ALGEMEEN BESLUIT 45. De aanvrager moet bij de verwerking van de verkregen persoonsgegevens rekening houden met de WVP, de wet openbare statistiek, hun uitvoeringsbesluiten en elke andere wettelijke of reglementaire bepaling tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de bepalingen van de onderhavige beslissing van de Commissie, en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract die hij heeft afgesloten met de ADSEI. V. SPECIFIEK BESLUIT 46. De Commissie is van oordeel dat: - de mededeling aan het BISA van studiegegevens uit de in 2007 uitgevoerde onderzoeken naar arbeidskrachten is toegelaten voor de wetenschappelijke doeleinden vermeld in punt 10; - de mededeling van de gegevens plaatsvindt nadat ADSEI ze heeft verspreid; - de gegevens en back-ups moeten onmiddellijk door de aanvrager worden vernietigd zodra het statistisch doel is bereikt en tenminste 14 maanden nadat ze werden verstrekt. OM DEZE REDENEN, Machtigt de Commissie de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie om de bedoelde gecodeerde studiegegevens onder de voormelde voorwaarden mee te delen aan het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

11 Beraadslaging STAT 27/ /11 De Commissie keurt het vertrouwelijkheidscontract goed. De machtiging voor mededeling is in werking vanaf de ondertekening van het contract. Voor de Administrateur, m.v. De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere