1. Algemene kenmerken van het pensioenfonds

Transcriptie

1 Bijlage 5 Functieprofiel (plv.) bestuurslid en (plv.) voorzitter 1. Algemene kenmerken van het pensioenfonds Stichting Pensioenfonds Achmea (SPA) is een ondernemingspensioenfonds dat de Achmea pensioenregelingen uitvoert voor de vier aangesloten werkgevers Achmea Interne Diensten N.V., Achmea B.V., Inshared Holding B.V. en Inshared Nederland B.V. Meer informatie over SPA is te vinden op 2. Bestuurlijke inrichting SPA heeft een paritair bestuur dat bestaat uit tien leden, van wie vijf werkgeversvertegenwoordigers. De andere vijf bestuursleden zijn vertegenwoordigers namens de deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden. Het wettelijk intern toezicht wordt uitgevoerd door een Raad van Toezicht bestaande uit drie onafhankelijke leden. De Raad van Toezicht heeft naast haar toezichtstaak ook een aantal specifieke goedkeuringsrechten. Verder beschikt het fonds over een verantwoordingsorgaan dat vanaf 1 juli 2014 bestaat uit maximaal tien leden. Het bestuur legt aan dit orgaan verantwoording af over het gevoerde beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd, zo ook over beleidskeuzes voor de toekomst. Ook heeft dit orgaan adviesbevoegdheden ten aanzien van specifieke aangelegenheden. Ten behoeve van de werving, voordracht, benoeming en evaluatie van geschikte kandidaten voor de functie van (plaatsvervangend) bestuurslid heeft het bestuur dit functieprofiel opgesteld. Het functieprofiel bestaat uit generieke eisen die gelden voor elk (plaatsvervangend) bestuurslid en specifieke eisen voor deze vacature gelet op de huidige samenstelling van het bestuur. Ieder bestuurslid wordt benoemd op basis van zijn of haar potentiële bijdrage in termen van kennis, ervaring/ achtergrond en bekwaamheid op een of meerdere gebieden en in lijn met de behoefte van het bestuur op het tijdstip van de voordracht.

2 Voor de functie van (plaatsvervangend) voorzitter zijn aanvullende eisen opgesteld. 3. Taken en bevoegdheden van het bestuur Het bestuur is belast met het besturen en beheren van het pensioenfonds en bepaalt het dagelijks beleid van het pensioenfonds. Het bestuur is daarbij gehouden aan de Pensioenwet, de statuten van het pensioenfonds en andere relevante wet- en regelgeving. Het bestuur heeft de volgende kerntaken en bevoegdheden: het nemen van besluiten over alle zaken die betrekking hebben op de besturing van SPA; de verantwoordelijkheid dragen voor een goede uitvoering van de pensioenregelingen, waarbij de belangen van alle betrokkenen evenwichtig worden afgewogen; waarborgen dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving; het delegeren van taken aan het bestuursbureau en het initiëren van beleidswijzigingen; het geheel of gedeeltelijk delegeren van een of meer van zijn bevoegdheden aan een of meer door het bestuur uit zijn midden aangewezen commissies of aan derden. 4. Generieke individuele functie-eisen Voor elk bestuurslid geldt dat hij/zij voldoet aan de navolgende functie-eisen: beschikt bij aantreden (aantoonbaar) over geschiktheidsniveau A (conform de eindtermen van de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie). Dit niveau omvat deskundigheid, competenties en professioneel gedrag. Dit betekent dat elk bestuurslid:

3 de opbouw en het functioneren van de begrippen en systemen uit de pensioenmaterie kent, ook wel het pensioencomplex genoemd; de hoofdstructuur en het primaire begrippenkader van de deskundigheidsgebieden in hun onderlinge samenhang kent; in eigen woorden het pensioencomplex kan uitleggen; zicht heeft op de onderlinge samenhang van de deskundigheidsgebieden; onafhankelijk kan optreden in de besluitvorming door het bestuur, waarbij evenwichtige belangenafweging een belangrijke rol speelt; actief kan deelnemen aan de gedachtewisseling en oordeelsvorming die nodig zijn om een goed besluit te nemen. De deskundigheid van geschiktheidsniveau A omvat de volgende gebieden: het besturen van een organisatie; relevante wet- en regelgeving; pensioenregelingen en pensioensoorten; financieel-technische en actuariële aspecten: - actuariële aspecten en financiering - beleggingsbeleid en vermogensbeheer; - verslaggeving - balansmanagement; - herverzekering; administratieve organisatie en interne controle (AO en IC); communicatie; uitbesteding. beschikt afhankelijk van het lidmaatschap van een of meerdere commissies op een of meerdere van de bovengenoemde gebieden over geschiktheidsniveau B / B+ (conform de eindtermen van de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie); voldoet aan de eisen van betrouwbaarheid;

4 oefent geen andere functie uit op grond waarvan (de schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan; kan voldoende tijd besteden aan het uitvoeren van zijn/haar taak als bestuurslid (zie onderdeel 8. Tijdsbeslag ); voelt zich betrokken bij de gang van zaken en zet zich in voor het bereiken van de doelstellingen van het pensioenfonds; is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van geschiktheidsbevordering, waaronder het bijhouden van vakliteratuur, het volgen/bijwonen van cursussen, (vaardigheids)trainingen, opleidingen, congressen en seminars mede in het kader van het voor het bestuur geldende geschiktheidsplan; is bereid zijn zijn/haar functioneren als bestuurslid te laten toetsen (zelfreflectie); handelt conform wet- en regelgeving, statuten, reglementen, de normen en waarden van het pensioenfonds en maatschappelijke normen, mede op op basis van de gedragscode van SPA; betracht zorgvuldigheid in het functioneren als bestuurslid in de omgang met elkaar en anderen en in de omgang met verstrekte informatie; volgt actuele ontwikkelingen op pensioenterrein en kan deze vertalen in consequenties voor het pensioenfonds; woont vergaderingen van het bestuur bij en levert een constructieve inbreng tijdens de vergadering. 5. Specifiek functie-eisen bestuurslid gelet op huidige bestuurssamenstelling Gelet op de huidige bestuurssamenstelling en vanuit het oogpunt dat het bestuur rekening houdt met diversiteit in de samenstelling van het bestuur (in termen van opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd) zoekt het bestuur voor het bestuurslid namens de <geleding> een kandidaat die beschikt over de volgende specifieke kwaliteiten:

5 (Let op! De onderstaande teksten zijn specifiek per vacature in te vullen): beschikt bij voorkeur over geschiktheidsniveau B op het/de gebied(en) < >: Dit betekent dat het bestuurslid op <dit/deze> gebied(en): een verdiept inzicht heeft in het begrippenkader van dit/deze gebied(en); actuele ontwikkelingen op dit/deze gebied(en) met toegenomen souplesse weet te duiden; voor externe specialisten een actieve gesprekspartner is en dus meer dan een kritische vragensteller. Kan acties benoemen en uitvoeren om de eigen competenties te ontwikkelen en medebestuursleden hierin verder helpen. heeft ervaring met <afhankelijk van het/de deskundigheidsgebied(en) nader in te vullen>; is bij voorkeur <een man> / <een vrouw>/ <onder de 40 jaar> of <boven de 40 jaar> of <een pensioengerechtigde van het pensioenfonds>; heeft ten minste vier jaar ervaring in het besturen van een organisatie.

6 6. Vereiste individuele competenties Ieder bestuurslid dient over de volgende competenties te beschikken: Denken Strategisch denken Multidisciplinair denken en oordeelsvorming Verantwoordelijkheid Reflecterend vermogen Voelen Loyaliteit Samenwerken Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door ze in een meer omvattend begrippenkader te plaatsen en van daaruit te handelen. De grote lijnen en voornaamste implicaties van gebeurtenissen in beeld hebben en houden. Verder kijken en denken dan de dagelijkse focus. Dwarsverbanden en de samenhang zien en communiceren tussen de verschillende domeinen/deskundigheidsgebieden. Kan mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en logische conclusies trekken en tot realistische beoordelingen komen. Heeft inzicht in externe en interne belangen, weegt zorgvuldig af en legt verantwoording af. Toont lerend vermogen en is zich bewust van de verantwoordelijkheid die de functie met zich meebrengt. Erop toezien dat zaken volgens afspraak en/of overeenkomstig bepaalde (afgesproken) normen tijdig worden uitgevoerd teneinde de doelstelling van het fonds te realiseren. Niet twijfelen in te grijpen als de omstandigheden daar om vragen. Handelen in het bewustzijn van de professionele taak en van de eigen positie, kennis en vaardigheden. Eigen denken en handelen en dat van het bestuur kritisch kunnen bezien en beoordelen. Een grote morele betrokkenheid hebben bij de organisatie, de doelstellingen en de belanghebbenden. Samen met anderen de activiteiten richten op een gemeenschappelijk doel. Het gezamenlijke resultaat op de eerste plaats stellen en zich daarvoor naar beste kunnen inzetten. Een goede onderlinge sfeer bevorderen. Communicatief vermogen Meningen, ideeën en gecompliceerde zaken in begrijpelijke taal duidelijk kunnen maken in woord en geschrift, gebruikmakend van ter zake doende middelen. Kan luisteren vanuit empathie. Belangrijke boodschappen oppikken uit communicatie, aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners. Ingaan op reacties, ook non-verbaal. Relevante vragen stellen en doorvragen.

7 Omgevingsbewustzijn Kracht Stressbestendigheid Onafhankelijkheid Authenticiteit Besluitvaardigheid Onderhandelingsvaardigheid Klant-, kwaliteit- en resultaatgerichtheid Strategische sturing Overtuigingskracht Weten en begrijpen hoe een pensioenfonds en diens omgeving (denk aan: VO, IT, sociale partners, toezichthouders, uitvoerders, adviseurs, etc.) werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren teneinde de gestelde doelen te bereiken. Kunnen verwerken van spanningen binnen het bestuur. Effectief blijven presteren onder tijdsdruk en bij onvoldoende middelen, tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Staan voor de eigen opvattingen en principes en bereid zijn anderen met meer macht en invloed hiermee te confronteren. Verantwoordelijkheid nemen en dragen voor eigen doen en laten. Is waarachtig in doen en zijn. What you see is what you get, geen dubbele agenda s. Weloverwogen beslissingen nemen door het ondernemen van acties of zich vastleggen door het uitspreken van meningen, zelfs als belangrijke informatie ontbreekt of onvolledig is. In staat om tot acceptabele akkoorden te komen en een goede balans te bereiken in het spel van geven en nemen. Weet een win-win-win-situatie te creëren. De klant en de doelstellingen van de organisatie door en door kennen. Acties en beslissingen richten op het daadwerkelijk realiseren en verbeteren van beoogde resultaten. Gedrag laten zien dat getuigt van het stellen van hoge eisen aan de uitvoering van de activiteiten en processen van het fonds. Heeft visie op toekomstige ontwikkelingen en de betekenis daarvan voor de langetermijndoelen van het fonds. Anderen weten te overtuigen van een bepaald standpunt of met goede argumenten zo ver weten te krijgen tot het nemen van een bepaald besluit of het behalen van een bepaald resultaat.

8 7. Benoemingsprocedure Het bestuur benoemt de bestuursleden na het horen van de Raad van Toezicht. De voordracht voor de benoeming van bestuursleden namens de deelnemers en de pensioengerechtigden vindt plaats door een voordrachtscommissie. De samenstelling, de taak en de werkwijze van deze commissie is vastgelegd in het benoemingsreglement. (Plv.) bestuursleden namens de werkgevers worden voorgedragen door de aangesloten ondernemingen (in onderling overleg). De zittingsduur voor bestuursleden bedraagt vier jaar en zij kunnen eenmaal worden herbenoemd. Onderdeel van de benoemingsprocedure is de toets op geschiktheid en betrouwbaarheid door De Nederlandsche Bank aan de hand van dit functieprofiel en in de context van de samenstelling van het overige bestuur. 8. Tijdsbeslag Jaarlijks vinden er ten minste zes tot acht bestuursvergaderingen en per commissie zes tot tien commissievergaderingen plaats (het aantal vergaderingen verschilt per commissie). Daarnaast overlegt het bestuur ten minste twee keer per jaar met het verantwoordings-orgaan en ten minste twee per jaar met de Raad van Toezicht. Ook kunnen er studie- of themadagen plaatsvinden, waarop het bestuur wordt bijgepraat over ontwikkelingen op het pensioen- en beleggingsgebied. Bestuursleden nemen indien mogelijk deel aan opleidingen, seminars of andere bijeenkomsten, waarop onderwerpen aan de orde komen die voor het onderhouden van hun kennisniveau nuttig zijn. Ook worden bestuursleden geacht vakliteratuur bij te houden. Over het jaar gemeten wordt de benodigde tijd per bestuurslid geschat op minimaal 1 werkdag per week (0,2 VTE). Dit is mede afhankelijk van de ontwikkelingen op pensioengebied en de financiële markten, alsmede de behoefte aan persoonlijke voorbereiding voor vergaderingen en scholing. 9. Beloning/vergoeding Bestuursleden die geen dienstverband hebben met een van de aangesloten ondernemingen ontvangen een vergoeding op basis van de geldende Regeling vacatie- en kostenvergoedingen leden bestuur. De overige bestuursleden ontvangen geen vergoeding.

9 Aanvullende eisen voor de (plaatsvervangend) voorzitter De (plaatsvervangend) voorzitter van het bestuur beschikt in aanvulling op de functie-eisen die worden gesteld aan een bestuurslid over de volgende kwaliteiten: is voorzittersvaardig: kan vergaderingen op efficiënte en effectieve wijze leiden en is in staat om te sturen op besluitvorming. Is in staat een sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor een efficiënte en effectieve taakvervulling en de verantwoordelijkheid van anderen; is resultaatgericht: richt acties en beslissingen op het daadwerkelijk realiseren en verbeteren van beoogde resultaten. Laat gedrag zien dat getuigt van het stellen van hoge eisen aan de uitvoering van de activiteiten en processen van SPA; kan strategisch denken: verschaft breder of dieper inzicht in problemen of situaties door ze in een meer omvattend begrippenkader te plaatsen en van daaruit handelen. Brengt en houdt de grote lijnen en voornaamste implicaties van gebeurtenissen in beeld. Kijkt en denkt verder dan de dagelijkse focus; is communicatievaardig: kan meningen, ideeën en gecompliceerde zaken in begrijpelijke taal duidelijk maken in woord en geschrift, gebruik makend van ter zake doende middelen; kan luisteren: pikt belangrijke boodschappen op uit mondelinge communicatie. Geeft aandacht en ruimte aan gesprekspartners. Gaat in op reacties, ook non-verbaal. Stelt relevante vragen en vraagt door; beschikt over empathisch vermogen: kan zich verplaatsen in de gevoelens en denkbeelden van een ander; beschikt over relatienetwerken: heeft collegiale en/of invloedrijke (zakelijke) relaties. Toont zich op gelegenheden waar men anderen kan ontmoeten, weet wat er leeft en speelt en oefent daar invloed op uit. Bouwt en onderhoudt lange termijn relaties en benut deze effectief voor het eigen pensioenfonds;

10 toont sociabiliteit: kan gemakkelijk contacten leggen en onderhouden met mensen van uiteenlopende aard en uiteenlopend niveau. Toont zich bewust van andere mensen en de omgeving, alsmede de eigen invloed hierop. Pikt belangrijke informatie op uit mededelingen. Onderkent gevoelens en behoeften van anderen; is stressbestendig: is in staat spanningen te verwerken binnen het bestuur. Blijft effectief presteren onder tijdsdruk en bij onvoldoende middelen, tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Extra tijdbesteding in aanvulling op bestuurslidmaatschap De benodigde extra tijd voor de functie van (plaatsvervangend) voorzitter wordt over het jaar gemeten geschat op minimaal een halve werkdag per week (0,1 VTE). In totaal bedraagt de benodigde tijd voor de voorzitter minimaal 1,5 werkdagen per week (0,3 VTE) op jaarbasis.