Huishoudelijk Reglement Wmo-raad Culemborg

Transcriptie

1 Het doel van de Wmo-raad Culemborg Huishoudelijk Reglement Wmo-raad Culemborg De Wmo-raad Culemborg adviseert het college van B&W en indirect de gemeenteraad over zaken rond het gemeentelijk beleid Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdzorg. De Wmo-raad vervult een verbindende rol tussen burgers en de gemeente door in gesprek te gaan met maatschappelijke organisaties en individuele burgers. Door de Wmo-raad worden (on)gevraagde adviezen uitgebracht over het Wmo- en Jeugdbeleid. Signalen vanuit burger-en cliëntorganisaties versterken de advisering aan het college van B&W op inhoud. Advisering over de Participatiewet wordt uitgevoerd door de Cliëntenraad Wet werk en bijstand van de gemeente Culemborg. Samenwerking tussen de Wmo- raad en Cliëntenraad is voor de toekomst belangrijk omdat de Wmo/Jeugdwet en Participatiewet meerdere raakvlakken hebben. De Wmo-raad heeft ten doel dat cliënten en/of hun vertegenwoordigers en/of personen en organisaties die op andere wijze betrokken zijn bij de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en Jeugdwet, invloed kunnen uitoefenen op de beleidsontwikkeling, beleidsontwikkeling en evaluatie Werkwijze De Wmo-raad geeft gevraagde en ongevraagde adviezen op het gebied van het Sociaal Domein aan het college van B&W. Rondom de Participatiewet werkt de Wmo-raad intensief samen met de Cliëntenraad Werk en Inkomen omdat met name daar erg veel deskundigheid op dit gebied aanwezig is. 1. De samenstelling van de Wmo-raad Culemborg a. De leden van de Wmo-raad beschikken over aantoonbare betrokkenheid bij de ontwikkeling en uitvoering van het sociaal domein b. De leden van de Raad hebben affiniteit met één of meer leefgebieden van het sociaal domein. De eventuele deskundigheid is verkregen door eigen ervaring of (vrijwilligers)werkervaring. De leefgebieden zijn: meedoen en ontmoeten, werk, rondkomen, huishouden, wonen, opgroeien, leren en zorgen. c. De leden van de Wmo-raad hebben zonder last of ruggespraak zitting in de Raad en beschikken over een relevant netwerk,die ze raadplegen waar dat nodig wordt geacht. Contacten met het netwerk worden actief onderhouden. De leden van de Wmo-raad zijn in staat een klankbordgroep te ontwikkelen en te coördineren. 1

2 De Wmo-raad zorgt voor een (vaste) vertegenwoordiging voor deelname aan het netwerkoverleg Wmo raden Rivierenland d.. Het Dagelijks Bestuur van de Wmo-raad bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. 2. De zittingsduur en het rooster van aftreden a. De zittingsduur van de leden van de Wmo-raad is 4 jaar. b. De Raad stelt een rooster van aftreden vast. De secretaris beheert dit rooster van aftreden. c. In elk geval wordt één maal per jaar het rooster van aftreden geagendeerd in een Wmoraadsvergadering. d. Wanneer er een vacature ontstaat, zal de Raad, in afstemming met de verantwoordelijk wethouder, met een nieuwe voordracht van een kandidaat komen om aan het aantal van 10 leden inclusief voorzitter te voldoen. Het aantal van 10 leden is vastgesteld door het college van B&W tot einde raadsperiode Het instellen van werkgroepen binnen de Wmo-raad De Wmo-raad heeft uit haar midden verschillende werkgroepen ingesteld voor de volgende onderwerpen: - Wmo - Jeugd - Participatie Een vierde werkgroep houdt zich bezig met de communicatie/publiciteit door de gemeente en door de Raad zelf richting burgers. Taken van de werkgroepen - Legt de (schriftelijke) basis voor de gevraagde en ongevraagde advisering door de Wmo-raad aan B en W - Neemt initiatieven als het gaat om de ongevraagde adviezen onder meer op basis van publicaties en overleg met een bestaand of te ontwikkelen netwerk - Bestaat met voorkeur uit 4 personen waarvan 2 Wmo-raadsleden - Benoemt de 2 externe deskundigen, na goedkering door dagelijks bestuur - Benoemt uit haar midden één van de raadsleden tot coördinator/aanspreekpunt die activiteiten begeleidt en initieert en die het contact met het dagelijks bestuur en de andere coördinatoren onderhoudt - Onderhoudt het contact met de betreffende beleidsambtenaar en maakt afspraken over de inhoud en werkwijze van het regelmatige overleg - Doet tijdens de Raadsvergaderingen maandelijks verslag over de lopende zaken in principe op basis van een beknopt schriftelijk verslag van de werkgroepvergaderingen - Kan - al dan niet in samenwerking met een andere werkgroep - projectgroepen instellen 2

3 4. De sollicitatieprocedure en sollicitatiecommissie a. De Wmo-raad organiseert namens het College van B&W een open wervingsprocedure door middel van plaatsing van een oproep/advertentie in een plaatselijk verschijnend huisaan-huisblad, een oproep/advertentie op de gemeentepagina in het huis-aan-huisblad en op de respectieve websites van de Wmo-raad en de gemeente Culemborg. b. In de oproep/advertentie wordt ondermeer het functieprofiel opgenomen. c. De Wmo-raad roept na ontvangst van een schriftelijke sollicitatie binnen twee weken de sollicitanten op voor een gesprek en adviseert het college over de benoeming. d. Het College van B&W benoemt de leden na afronding van de sollicitatieprocedure. e. Wanneer een lid aftreedt, wordt er een sollicitatiecommissie gevormd die bij voorkeur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en een lid van de Wmo-raad.. f. Aftredende leden en de voorzitter blijven, zo mogelijk, hun functie waarnemen tot in hun opvolging is voorzien. g. Dit geldt niet in geval van ontslag door het College van B&W op grond van het disfunctioneren van een Wmo-raadslid. 5. De voorzitter De WMO-raad benoemt uit zijn midden een voorzitter met de volgende taken: a. Roept de vergadering van de Wmo-raad bijeen. b. Stelt in overleg met de secretaris de agenda op voor de vergaderingen van de Wmo-raad. c. Heeft de algemene leiding van de vergaderingen. d. Kan de vergadering zo nodig schorsen. e. Peilt de meningen bij stemmingsprocedures en deelt de uitslag mee van de stemmingen. f. Is de vaste woordvoerder naar buiten. g. Is belast met het onder de aandacht brengen, aanbevelen en uitdragen van door de Wmoraad geformuleerde adviezen. h. Onderhoudt, eventueel met de secretaris, het contact met de beleidsambtenaren voor zover dit niet gebeurt via de werkgroepen. i. Onderhoudt contacten met andere officiële adviesorganen van de gemeente Culemborg. j. De Wmo-raad wijst een plaatsvervangend voorzitter aan die bij ontstentenis van de voorzitter de WMO raadsvergadering voorzit. k. De voorzitter is verantwoordelijk voor een goede overdracht van zijn/haar werkzaamheden aan de plaatsvervangend voorzitter. l. De voorzitter regelt minimaal eenmaal per jaar een voortgangsoverleg met de betreffende wethouder of vaker als daar aanleiding toe is. Van die contacten met de wethouder wordt schriftelijk verslag gemaakt door de Wmo-raad en in de vergadering van de Wmo-raad wordt een toelichting gegeven. 6. De secretaris De Wmo-raad benoemt uit zijn midden een secretaris met de volgende taken: a. Is belast met het voorbereiden van de agenda, in samenspraak met de voorzitter en de penningmeester. b. Bepaalt in overleg met de voorzitter dag en uur van de Wmo-raadsvergadering en de plaats van de vergadering die - behoudens uitzonderingen - in het kantoor van de gemeente wordt gehouden(jaarlijkse planning). Zorgt maandelijks voor publicatie van de vergaderdatum en verwijst voor de stukken naar de website Culemborg kan meer. c. Is belast met het regelen van onderstaande zaken: - het regelen van de verslaglegging van de vergaderingen van de Wmo-raad in de vorm van een besluitenlijst; 3

4 - het vergaren en verspreiden van de vergaderstukken; - het opstellen en verzenden van vergaderverslagen; - het opstellen en verzenden van de door de Wmo-raad geformuleerde adviezen; - het opstellen en verzenden van de correspondentie; - het bijhouden van een ordelijk archief. - het publiceren van de agenda, goedgekeurde besluitenlijsten en uitgebrachte adviezen op de website Culemborg kan meer en de gemeentelijke website d. Houdt een adressenlijst bij en een lijst met adressen van de Wmo-raadsleden, de leden van Wmo-raadswerkgroepen en overige externe werkgroepleden. e. Stelt in overleg met de Wmo-raad respectievelijk de werkgroepen een rooster van werkzaamhedenop. f. Is belast met het maken van een jaarplanning afgestemd op de termijnagenda van de gemeenteraad en stemt de jaarplanning van eventuele adviesaanvragen af met de beleidsambtenaar. g. Voert de correspondentie namens de Wmo-raad. h. Beheert het rooster van aftreden van de Wmo-raadsleden. i. Beheert een lijst met de externe cliënt-en burgerorganisaties j. Stelt het concept jaarverslag op in maart/april. k. De secretaris kan ook de functie van penningmeester beheren. 7. De Penningmeester De Wmo-raad benoemt uit zijn midden een penningmeester met de volgende taken: a. Voert het geldelijke beheer en is belast met het opstellen en bewaken van het budget van de Wmo-raad. b. Stelt de jaarrekening van het voorgaand jaar op. Brengt het concept hiervan maart/april ter kennis van de Wmo-raad in verband met het vaststellen van het jaarverslag. c. Voor het beschikken over banksaldi is de handtekening van de penningmeester voldoende. d. Verrekent de onkosten van de Wmo-raadsleden. e. In geval van ziekte o.i.d. is de voorzitter c.q. de secretaris gemachtigd over de banksaldi te beschikken. f. Is belast met het opstellen van het financiële verslag over het voorgaand jaar. g. Levert op tijd de publicatie van de financiële verantwoording af aan de secretaris ten behoeve van het jaarverslag, uiterlijk maart/april. 8. De vergaderingen van de Wmo-raad a. De voorzitter geeft leiding aan de vergadering. b. De vergaderingen vinden in de regel een maal per één of twee maanden plaats met een maximum van 10 vergaderingen per jaar. c. Op verzoek van de voorzitter en/of ten minste vier leden kan, onder opgave van redenen, een extra vergadering bijeen worden geroepen, doch nooit meer dan 10. d. Wmo-raadsleden kunnen te allen tijden of vóór de opening van een reguliere Wmo-raadsvergadering via respectievelijk de secretaris of voorzitter agendapunten indienen. e. Per vergadering wordt een presentielijst ingevuld en wordteen besluitenlijst en actielijst gemaakt. f. De besluitenlijst en actielijst worden in de eerstvolgende vergadering door de leden van de Wmo-raad vastgesteld en door de voorzitter en secretaris ondertekend. g. De vastgestelde besluitenlijst met bijbehorende actielijst wordt verstuurd aan de leden, de contactambtenaar en de Raadsgriffier. Een samenvatting wordt gepubliceerd op de website Culemborg kan meer en de gemeentelijke website. h. De Wmo-raad kan beleidsambtenaren, externe deskundigen of vertegenwoordigers van 4

5 groepen per onderwerp uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting en/of advies aan de leden van de Wmo-raad. i. Toehoorders bij een vergadering van de Wmo-raad kunnen de voorzitter bij aanvang van de vergadering om spreektijd verzoeken over zaken die op de agenda zijn vermeld. De voorzitter bepaalt of aan dit verzoek gehoor wordt gegeven. j. De leden van de Wmo-raad verplichten zich om de vergaderingen zoveel mogelijk bij te wonen. 9. De besluitvorming a. Indien er geen meerderheid is tot het nemen van een besluit, heeft ieder lid van de Wmoraad het recht tot het uitbrengen van één stem tijdens een stemmingsronde. b. Tot besluitvorming wordt slechts overgegaan indien tenminste tweederde deel van het aantal leden van de Wmo-raad aanwezig is. c. De besluiten van de Wmo-raad worden genomen bij meerderheid. d. Blanco stemmen(onthoudingen) en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. e. Diegene die blanco of ongeldig hebben gestemd, blijven meetellen voor het quorum. f. Besluiten kunnen uitsluitend worden genomen met betrekking tot geagendeerde onderwerpen. g. Indien bij het nemen van een besluit over een persoon of een zaak door geen van de aanwezige leden stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. h. Stemming over zaken geschiedt mondeling; stemming over personen schriftelijk. i. Indien de stemmen staken, wordt bij stemming over zaken de stemming in een volgende vergadering herhaald. j. Indien bij stemming over een persoon in een vergadering de stemmen staken, wordt in dezelfde vergadering een herstemming gehouden. Indien de stemmen dan weer staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. k. De leden onthouden zich van deelneming aan een advies- en besluitvormingsprocedure betreffende keuzes, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk aangaan. l. De leden van de Wmo-raad zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden die zij in hun hoedanigheid als lid vernemen en die een vertrouwelijk karakter dragen. 10. De openbaarheid a. De vergaderingen van de Wmo-raad zijn in principe openbaar. Belangstellenden dienen zich vooraf aan te meldden bij de secretaris, zodat hiermee bij de agenda rekening gehouden kan worden. b. Het Dagelijks Bestuur kan eventueel een niet-openbare vergadering bijeenroepen indien zij dat nodig acht. c. Ten minste twee leden van de Wmo-raad kunnen met opgave van redenen een verzoek bij de voorzitter indienen met de vraag om bepaalde agendapunten in besloten vergadering te bespreken. d. De data en agenda van de openbare vergaderingen van de Wmo-raad worden gepubliceerd op de gemeentepagina van de plaatselijke krant, de website van de gemeente en de website Culemborg kan meer.. e. De adviezen van Wmo-raad zijn openbaar. f. De adviezen van de Wmo-raad worden op de voornoemde websites gepubliceerd. g. De adviezen van de Wmo-raad die betrekking hebben op een raadsvoorstel, worden met het besluit van het College van B&W ter kennisneming verzonden aan de leden van de Gemeenteraad. De Raadsgriffier is verantwoordelijk voor de uitvoering van verzending aan de gemeenteraadsleden. 5

6 11. De aanwezigheid in vergaderingen a. De leden worden tijdig voor de vergaderingen uitgenodigd. b. Wanneer een lid de vergadering niet bij kan wonen dan dient dit tijdig te worden gemeld bij de secretaris van de Wmo-raad. 12. Het uitbrengen van gevraagd en ongevraagd advies a. Elk Wmo-raadslid heeft het recht voorstellen in te dienen tijdens de vergaderingen van de Wmo-raad om ongevraagd advies aan het College van B&W uit te brengen. b. Deze voorstellen kunnen leiden tot het opstellen van ongevraagd advies van de Wmo-raad aan het College van B&W. Hierover dient in de Wmo-raadsvergadering een stemming te hebben plaatsgevonden waarbij de meerderheid van de Wmo-raadsleden heeft ingestemd met het voorstel. c. In geval van ongevraagd advies wordt in de inleiding van het advies gemotiveerd wat de aanleiding is geweest dat de Wmo-raad dit ongevraagd advies uitbrengt aan het College van B&W. d. In geval van adviesaanvragen van regionale diensten, regionaal onderzoek en/of regionale inkoop van diensten met betrekking tot het sociaal domein brengt de Wmo-raad primair zijn advies uit aan het College van B&W. Het College blijft namelijk verantwoordelijk voor haar eigen gemeentelijke uitvoering van het beleid, ook al is de opdracht buiten de gemeente aan regionale diensten uitbesteed. e. Bij advies aan het College van B&W over regionale dienstverlening, onderzoek en aanbestedingsprocedures, wordt een kopie van het onderhavige advies ook verzonden aan de regionale bestuursdienst, ter attentie van het regionale portefeuillehouders. f. Een (gevraagd of ongevraagd) advies kan alleen worden uitgebracht aan het College van B&W na een stemmingsronde in de Wmo-raad. Daarvoor is vooraf een schriftelijke notitie/adviesaanvraag betreffende onderhavig voorstel tijdens de Wmo-raadsvergadering voor de Wmo-raadsleden beschikbaar. g. Voor het opstellen van het uiteindelijke officiële advies aan het College van B&W is de secretaris verantwoordelijk. Ook leden van de werkgroepen dragen de inhoud van het concept-advies aan. 13. Het jaarverslag a. Jaarlijks stelt de secretaris samen met de penningmeester vóór 1 maart/ april in concept een inhoudelijk en financieel jaarverslag samen van de werkzaamheden van de Wmo-raad over het afgelopen jaar. b. Vóór 1 april stelt de Wmo-raad het jaarverslag over het afgelopen jaar vast. c. In dit jaarverslag zijn ten minste de onderstaande onderwerpen vastgelegd, te weten: - de activiteiten die de Wmo-raad en/of werkgroepen van de Wmo-raad hebben ondernomen; - de adviezen die de Wmo-raad in het betreffende jaar heeft uitgebracht; - de samenstelling en het eventuele verloop van de leden van de Wmo-raad; - een opgave van de lidmaatschappen en externe vertegenwoordigingen; - de financiële verantwoording van het toegekende budget door het College van B&W waaronder de verantwoording van de onkostenvergoeding. d. Het jaarverslag wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld en getekend door de voorzitter en de secretaris. e. De secretaris verstrekt een goedgekeurd en vastgesteld jaarverslag namens de Wmo-raad aan het College van B&W, de leden van de Gemeenteraad, de Raadsgriffier, de betrokken contactambtenaar en de eventuele externe leden van de werkgroepen van de Wmo-raad. 6

7 14. De Financiën, vergoedingen en kosten a. De leden van de Wmo-raad ontvangen presentiegelden conform de regeling van de gemeente. b. De presentiegelden zijn gebaseerd op het bijwonen van de reguliere vergaderingen van de Wmo-raad. De frequentie is vastgesteld maximaal 10 vergaderingen per jaar tot het einde van de gemeenteraadsperiode c. De Wmo-raad beschikt over een werkbudget ad per jaar, beheerd door de penningmeester. Hierbij gaat het om kosten zoals secretariaatskosten, reis- en verblijfskosten voor cursussen en seminars. Een eventueel restant bedrag wordt verrekend met het werkbudget van het volgend jaar. 15. De lidmaatschappen a. De Wmo-raad kan (externe) lidmaatschappen aangaan mits het lidmaatschap niet de onafhankelijke adviesfunctie van de WMO in gevaar brengt. b. De WMO- publiceert in zijn jaarverslag een lijst van lidmaatschappen. 16. De evaluatie a. De Wmo-raad evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren en het functioneren van het periodiek overleg met de wethouder, de contactambtenaar en de notulist?. b. De Wmo-raad evalueert jaarlijks het effect van de adviezen met de wethouder. c. In de regel vindt deze evaluatie plaats na het uitbrengen van het jaarverslag. d. De Wmo-raad evalueert zijn werkwijze en dit kan aanleiding geven tot het bijstellen van het: - Huishoudelijk Reglement; - reglement onkostenvergoeding; - rooster van aftreden; - rooster van werkzaamheden; - budgetverschuivingen binnen de begroting van de Wmo-raad; - het plannen van nieuwe activiteiten en budgettering van die nieuwe activiteiten in het lopende boekjaar dan wel voor het volgende boekjaar. e. De onkostenvergoedingsregeling Verordening geldelijke voorziening raads- en commissieleden wordt ook jaarlijks bij de evaluatie betrokken 17. De slotbepalingen a. Het lidmaatschap van de Wmo-raad betekent dat ingestemd wordt met het Huishoudelijk Reglement. b. Nieuwe leden van de Wmo-raad ontvangen de volgende kopieën: - het Nieuw vastgestelde Reglement voor adviesraden van juli 2015; - het huishoudelijk Reglement - informatie over de onkostenvergoeding; - het meest recente jaarverslag- en jaarrekening van de Wmo-raad; c. Het vastgestelde Huishoudelijk Reglement van de Wmo-raad treedt in werking als na de Wmo-raadsvergadering, waarin het besluit tot vaststelling wordt genomen en op de dag dat het College van B&W heeft ingestemd d. In gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist de Wmo-raad. 18. De inwerkingtreding van het Huishoudelijk Reglement Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld in de vergadering van 10 september 15. 7