Huishoudelijk reglement van de Adviesraad Sociaal Domein Woudenberg.

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement van de Adviesraad Sociaal Domein Woudenberg. Dit huishoudelijk reglement is een toevoeging aan de Verordening Adviesraad Sociaal Domein Woudenberg 2016, die is vastgesteld door de gemeenteraad van Woudenberg op 18 februari De artikelen in dit reglement mogen niet strijdig zijn met de verordening. Onderwerpen die beschreven zijn in de verordening, zijn niet in het onderhavige huishoudelijk reglement opgenomen. Bij de onderwerpen wordt verwezen naar de artikelnummering in de verordening. Dit huishoudelijke reglement is vastgesteld in de vergadering van de Adviesraad d.d. 16 maart Artikel 1. De samenstelling van de Adviesraad (art. 6 verordening). 1. De leden worden geworven op basis van hun affiniteit tot de bij het sociaal domein behorende leefgebieden. 2. De leden van de Adviesraad hebben zonder last of ruggespraak zitting in de raad en beschikken over een relevant netwerk, die ze raadplegen waar dat nodig wordt geacht. Contacten met het netwerk worden actief onderhouden. 3. De leden van de Adviesraad hebben de functie signalen uit de samenleving met betrekking tot het sociaal domein te wegen en te onderzoeken of deze signalen onder de aandacht van de gemeente moeten worden gebracht. 4. De leden van de Adviesraad zijn - indien nodig - gemachtigd experts te betrekken bij het geven van een advies en om de daarbij behorende werkzaamheden te coördineren. 5. Het dagelijks bestuur (regiegroep) van de Adviesraad bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. Artikel 2. De zittingsduur en het rooster van aftreden (art. 7 verordening) 1. De Adviesraad stelt een rooster van aftreden vast. De secretaris beheert dit rooster van aftreden. 2. In elk geval wordt één maal per jaar het rooster van aftreden geagendeerd in een vergadering van de Adviesraad. 3. Wanneer er een vacature ontstaat, zal de Adviesraad, in afstemming met de verantwoordelijk wethouder, met een nieuwe voordracht van een kandidaat komen om aan het aantal van maximaal 12 leden inclusief de voorzitter te voldoen. Artikel 3. De sollicitatieprocedure en -commissie (art. 7 en 9 verordening) 1. De Adviesraad organiseert een open wervingsprocedure bijvoorbeeld door middel van plaatsing van een advertentie in de Woudenberger en op de websites van de Adviesraad en de gemeente Woudenberg. 2. In de advertentie wordt het functieprofiel opgenomen. 3. De Adviesraad roept na ontvangst van een schriftelijke sollicitatie binnen twee weken de sollicitanten op voor een gesprek en adviseert het college van B&W over de benoeming. 4. Het College van B&W benoemt de leden na afronding van de sollicitatieprocedure. 5. Wanneer een lid aftreedt, wordt er een sollicitatiecommissie gevormd die bij voorkeur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en een lid van de Adviesraad.

2 6. Aftredende leden en de voorzitter blijven - zo mogelijk - hun functie waarnemen tot in hun opvolging is voorzien. 7. Dit geldt niet in geval van ontslag door het College van B&W op grond van het disfunctioneren van een Adviesraadslid. Artikel 4. De voorzitter De Adviesraad benoemt uit zijn midden een voorzitter met de volgende taken: 1. Roept de vergadering van de Adviesraad bijeen. 2. Stelt in overleg met de secretaris de agenda op voor de vergaderingen van de Adviesraad. 3. Heeft de algemene leiding van de vergaderingen. 4. Kan de vergadering zo nodig schorsen. 5. Peilt de meningen bij stemmingsprocedures en deelt de uitslag mee van de stemmingen. 6. Is de vaste woordvoerder naar buiten. 7. Is belast met het onder de aandacht brengen, aanbevelen en uitdragen van door de Adviesraad geformuleerde adviezen. 8. Onderhoudt, eventueel met de secretaris, het contact met de beleidsambtenaren. 9. Onderhoudt contacten met andere officiële adviesorganen van de gemeente Woudenberg, eventueel met de secretaris. 10. De Adviesraad wijst een plaatsvervangend voorzitter aan die bij ontstentenis van de voorzitter de Adviesraadsvergadering voorzit. 11. De voorzitter is verantwoordelijk voor een goede overdracht van zijn/haar werkzaamheden aan de plaatsvervangend voorzitter. 12. De voorzitter regelt minimaal vier keer per jaar een voortgangsoverleg met de betreffende wethouder of vaker als daar aanleiding toe is. Van die contacten met de wethouder wordt schriftelijk verslag gemaakt door de secretaris en toegezonden aan de leden. In de vergadering van de Adviesraad wordt zo nodig een toelichting gegeven. Artikel 5. De secretaris. De Adviesraad benoemt uit zijn midden een secretaris met de volgende taken: 1. Is belast met het voorbereiden van de agenda, in samenspraak met de voorzitter en indien nodig - de penningmeester. 2. Bepaalt in overleg met de voorzitter dag en uur van de Adviesraadsvergadering en de plaats van de vergadering die - behoudens uitzonderingen - in het kantoor van de gemeente wordt gehouden (jaarlijkse planning). 3. Onderhoudt, eventueel met de voorzitter, het contact met de beleidsambtenaren. 4. Is belast met het regelen van onderstaande zaken: De verslaglegging van de vergaderingen van de Adviesraad; het vergaren en verspreiden van de vergaderstukken; het opstellen en verzenden van vergaderverslagen; het opstellen en verzenden van de door de Adviesraad geformuleerde adviezen; het opstellen en verzenden van de correspondentie; het bijhouden van een ordelijk archief; het doen publiceren van de vergaderdata, de agenda, de goedgekeurde verslagen en de uitgebrachte adviezen op de website van de Adviesraad, wat kan worden gedelegeerd aan één of meer leden van de Adviesraad. 5. Houdt een lijst van adressen, telefoonnummers en adressen bij van de leden van de Adviesraad. 6. Is belast met het maken van een jaarplanning afgestemd op de termijnagenda van de gemeenteraad en stemt de jaarplanning van eventuele adviesaanvragen af met de beleidsambtenaar. 7. Voert de correspondentie namens de Adviesraad. 8. Beheert het rooster van aftreden van de Adviesraadsleden.

3 9. Beheert een lijst met de externe cliënt- en burgerorganisaties. 10. Stelt het concept jaarverslag op in maart van elk jaar. Artikel 6. De penningmeester De Adviesraad benoemt uit zijn midden een penningmeester met de volgende taken: 1. Is lid van de regiegroep en woont het overleg met de wethouder bij. 2. Voert het geldelijke beheer en is belast met het opstellen en bewaken van het budget van de Adviesraad. 3. Stelt jaarlijks een begroting op ten behoeve van de aanvraag om subsidie bij het College van B&W. 4. Stelt de jaarrekening van het voorgaand jaar op t.b.v. het jaarverslag. 5. Voor het beschikken over banksaldi is de handtekening van de penningmeester voldoende. Een tweede bankpas is in het bezit van de voorzitter. 6. Verrekent de onkosten van de Adviesraadsleden. 7. In geval van ziekte o.i.d. is de voorzitter c.q. de secretaris gemachtigd over de banksaldi te beschikken. Artikel 7. De vergaderingen van de Adviesraad 1. De leden worden tijdig voor de vergaderingen uitgenodigd. 2. De regiegroep bereidt de vergaderingen voor. 3. Wanneer een lid de vergadering niet bij kan wonen dan dient dit tijdig te worden gemeld bij de secretaris van de Adviesraad. 4. De voorzitter geeft leiding aan de vergadering. 5. De vergaderingen vinden in de regel één of twee keer per twee maanden plaats. Gestreefd wordt naar minimaal en maximaal 6 vergaderingen per jaar. 6. Op verzoek van de voorzitter en/of ten minste vier leden kan, onder opgave van redenen, een extra vergadering bijeen worden geroepen. 7. Adviesraadsleden kunnen te allen tijden of vóór de opening van een reguliere Adviesraadsvergadering via respectievelijk de secretaris of voorzitter agendapunten indienen. 8. Per vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vastgelegd in het verslag en wordt een besluitenlijst en actielijst gemaakt. 9. Het verslag, de besluiten- en actielijst worden in de eerstvolgende vergadering door de leden van de Adviesraad vastgesteld. 10. De vastgestelde besluitenlijst met bijbehorende actielijst wordt verstuurd aan de leden en de beleidsambtenaar en wordt gepubliceerd op de website van de Adviesraad. Een samenvatting van de besproken thema s wordt gepubliceerd bij de mededelingen van de gemeente Woudenberg in de Woudenberger. 11. De Adviesraad kan beleidsambtenaren, externe deskundigen of vertegenwoordigers uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting en/of advies aan de leden van de Adviesraad. 12. Toehoorders bij een vergadering van de Adviesraad kunnen de voorzitter bij aanvang van de vergadering om spreektijd verzoeken over zaken die op de agenda zijn vermeld. De voorzitter bepaalt of aan dit verzoek gehoor wordt gegeven. 13. De leden van de Adviesraad verplichten zich bij minimaal 80% van de vergaderingen aanwezig te zijn. Artikel 8. De besluitvorming 1. Tot besluitvorming wordt slechts overgegaan indien tenminste tweederde deel van het aantal leden van de Adviesraad aanwezig is. 2. De besluiten van de Adviesraad worden genomen bij meerderheid. 3. Blanco stemmen(onthoudingen) en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.

4 4. Diegene die blanco of ongeldig hebben gestemd, blijven meetellen voor het quotum. 5. Besluiten kunnen uitsluitend worden genomen met betrekking tot geagendeerde onderwerpen. 6. Indien bij het nemen van een besluit over een persoon of een zaak door geen van de aanwezige leden stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. 7. Stemming over zaken geschiedt mondeling; stemming over personen schriftelijk. 8. Indien de stemmen staken, wordt bij stemming over zaken de stemming in een volgende vergadering herhaald. 9. Indien bij stemming over een persoon in een vergadering de stemmen staken, wordt in dezelfde vergadering een herstemming gehouden. Indien de stemmen dan weer staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 10. De leden onthouden zich van deelneming aan een advies- en besluitvormingsprocedure betreffende keuzes, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk aangaan. 11. De leden van de Adviesraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden die zij in hun hoedanigheid als lid vernemen en die een vertrouwelijk karakter dragen. Artikel 9. Uitbrengen van gevraagd en ongevraagd advies (art. 3 en 4 verordening) 1. Elk lid van de Adviesraad heeft het recht voorstellen in te dienen tijdens de vergaderingen van de Adviesraad om ongevraagd advies aan het College van B&W uit te brengen. 2. Deze voorstellen kunnen leiden tot het opstellen van ongevraagd advies van de Adviesraad aan het College van B&W. Hierover dient in de Adviesraadsvergadering een stemming te hebben plaatsgevonden waarbij de meerderheid van de Adviesraadsleden heeft ingestemd met het voorstel. 3. In geval van ongevraagd advies wordt in de inleiding van het advies gemotiveerd wat de aanleiding is geweest dat de Adviesraad dit ongevraagd advies uitbrengt aan het College van B&W. 4. In geval van adviesaanvragen van regionale diensten, regionaal onderzoek en/of regionale inkoop van diensten met betrekking tot het sociaal domein brengt de Adviesraad primair zijn advies uit aan het College van B&W. Het College blijft namelijk verantwoordelijk voor haar eigen gemeentelijke uitvoering van het beleid, ook al is de opdracht buiten de gemeente aan regionale diensten uitbesteed. 5. Een (gevraagd of ongevraagd) advies kan alleen worden uitgebracht aan het College van B&W na bespreking hiervan in de Adviesraad, waarbij de besluitvorming plaatsvindt overeenkomstig artikel 8. Daarvoor is vooraf een schriftelijke notitie/adviesaanvraag betreffende onderhavig voorstel tijdens de Adviesraadsvergadering voor de Adviesraadsleden beschikbaar. 6. Een advies aan het College van B&W wordt in concept voorbereid door één of twee leden van de Adviesraad. Hierbij is altijd een lid van de regiegroep aanwezig. Deze leden betrekken zo nodig deskundigen/experts uit hun netwerk bij het redigeren van dit advies en leggen dit vervolgens via de secretaris voor aan de Adviesraad, waarna besluitvorming plaatsvindt. 7. Voor het opstellen van het uiteindelijke officiële advies aan het College van B&W is de secretaris verantwoordelijk. Artikel 10. Het jaarverslag 1. Jaarlijks stelt de secretaris samen met de penningmeester vóór 1 maart in concept een inhoudelijk en financieel jaarverslag samen van de werkzaamheden van de Adviesraad over het afgelopen jaar. Het concept jaarverslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter voordat het in de vergadering wordt behandeld. 2. Vóór 1 april stelt de Adviesraad het jaarverslag over het afgelopen jaar vast. 3. In dit jaarverslag zijn ten minste de onderstaande onderwerpen vastgelegd, te weten: de activiteiten die de Adviesraad heeft ondernomen; de adviezen die de Adviesraad in het betreffende jaar heeft uitgebracht; de samenstelling en het eventuele verloop van de leden van de Adviesraad; een opgave van de lidmaatschappen en externe vertegenwoordigingen;

5 financiële verantwoording van het toegekende budget door het College van B&W waaronder de verantwoording van de onkostenvergoeding. 4. Het jaarverslag wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld en getekend door de voorzitter en de secretaris. 5. De secretaris verstrekt een goedgekeurd en vastgesteld jaarverslag namens de Adviesraad aan het College van B&W, de leden van de Gemeenteraad, de betrokken beleidsambtenaar en eventueel andere betrokkenen. Het jaarverslag wordt gepubliceerd op de website. Artikel 11. De Financiën, vergoedingen en kosten 1. De leden van de Adviesraad ontvangen presentiegelden op basis van de begroting die is vastgesteld ten behoeve van de subsidieaanvraag van de gemeente en de goedkeuring hiervan. Voor 2016 is dit een bedrag van 25,00 per bijgewoonde vergadering van de Adviesraad. 2. De leden van het dagelijks bestuur ontvangen een vast bedrag per jaar, op basis van de begroting ten behoeve van de subsidieaanvraag bij de gemeente en de goedkeuring hiervan. Voor 2016 is dit bedrag vastgesteld op 600,00 per jaar. 3. De presentiegelden zijn gebaseerd op het bijwonen van de reguliere vergaderingen van de Adviesraad. De frequentie is vastgesteld 6 vergaderingen per jaar. 4. De Adviesraad beschikt over een jaarlijks vastgesteld werkbudget, beheerd door de penningmeester. Hierbij gaat het om kosten van het onafhankelijk secretariaat, lidmaatschappen, reis-en verblijfskosten voor cursussen en seminars, onkostenvergoedingen, de presentiegelden, kosten website en overige onkosten door de leden enz. 5. Een eventueel restant bedrag wordt verrekend met het werkbudget van het volgend jaar. Artikel 12. De lidmaatschappen 1. De leden van de Adviesraad kan kunnen (externe) lidmaatschappen aangaan mits het lidmaatschap niet de onafhankelijke adviesfunctie van de Adviesraad in gevaar brengt. 2. De Adviesraad publiceert in zijn jaarverslag een lijst van lidmaatschappen. Artikel 13. De evaluatie (art. 16 Verordening) 1. De Adviesraad evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren en het functioneren van het periodiek overleg met de wethouder, de contactambtenaar en de secretaris. 2. De Adviesraad evalueert jaarlijks het effect van de adviezen met de wethouder. 3. In de regel vindt deze evaluatie plaats na het uitbrengen van het jaarverslag. 4. De Adviesraad evalueert zijn werkwijze en dit kan aanleiding geven tot het bijstellen van het: huishoudelijk reglement; rooster van aftreden; rooster van werkzaamheden; budgetverschuivingen binnen de begroting van de Adviesraad; het plannen van nieuwe activiteiten en budgettering van die nieuwe activiteiten in het lopende boekjaar dan wel voor het volgende boekjaar. Artikel 14. De slotbepalingen 1. Het lidmaatschap van de Adviesraad betekent dat ingestemd wordt met het huishoudelijk reglement. 2. Nieuwe leden van de Adviesraad ontvangen de volgende kopieën: De Verordening Adviesraad Sociaal domein gemeente Woudenberg; het huishoudelijk reglement; informatie over de onkostenvergoeding; het meest recente jaarverslag- en jaarrekening van de Adviesraad; 3. Het vastgestelde huishoudelijk reglement van de Adviesraad treedt in werking na de vergadering van de Adviesraad, waarin het besluit tot vaststelling wordt genomen en op de dag dat het College van B&W heeft ingestemd.

6 4. In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de Adviesraad. 5. Dit reglement wordt voor een periode van 1 jaar vastgesteld en geldt dus tot 1 april 2017.