HUISHOUDELIJK REGLEMENT NEVENACTIVITEITEN GROEP BIOMEDISCHE WETENSCHAPPEN EN UZ LEUVEN

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT NEVENACTIVITEITEN GROEP BIOMEDISCHE WETENSCHAPPEN EN UZ LEUVEN Versie Voor wie is deze procedure van toepassing Definities... 2 a. Activiteiten met beroepsmatige kennis... 2 b. Activiteiten zonder beroepsmatige kennis... 2 c. Onverenigbare activiteiten Modaliteiten... 2 a. Activiteiten met beroepsmatige kennis die via de instelling verlopen... 2 b. Activiteiten met beroepsmatige kennis als privépersoon Melden van nevenactiviteiten... 4 a. Jaarlijkse bevraging... 4 b. Afzonderlijke aanvragen... 4 c. Communicatie Verdere verduidelijking over politieke mandaten Wettelijke en reglementaire basis Voor wie is deze procedure van toepassing Deze procedure is van toepassing voor volgende personeelsleden: - ZAP en AAP-leden met een voltijdse aanstelling aan de rechtspersoon KU Leuven - ZAP en AAP-leden met een aanstelling vanaf 50% aan de rechtspersoon KU Leuven - stafleden met een contractuele verbintenis aan UZ Leuven als VMS al dan niet met academische aanstelling, of als EMS 1. Er wordt aan herinnerd dat medische stafleden een klinische praktijk exclusief in UZ Leuven uitoefenen. Uitzonderingen moeten worden voorgesteld door het directiecomité en goedgekeurd door het Bestuurscomité. - personeelsleden met contractuele verbintenis vanaf 50% aan UZ Leuven andere dan VMS gecombineerd met een academische aanstelling Doctoraatsbursalen moeten rekening houden met het feit dat zij geen enkele beroepsactiviteit mogen uitoefenen die verband houdt met hun doctoraatsonderzoek. Voor andere activiteiten buiten het kader van het doctoraatsonderzoek kan het groepsbestuur toelating verlenen, op voorwaarde dat de activiteiten het voltijds karakter van het doctoraatsonderzoek niet in het gedrang brengen (intern reglement doctoraatsbeurzen, art. 11, 1 VMS = voltijdse medische staf (vanaf 80%), EMS = enkelvoudig medische staf, dit zijn stafleden met een tewerkstelling lager dan 80% en met exclusieve klinische activiteit in UZ Leuven. 1

2 2. Definities a. Activiteiten met beroepsmatige kennis Personeelsleden zoals hierboven gedefinieerd hebben de vrijheid hun beroepsmatige kennis en kunde ten dienste te stellen van derden. Ingeval het personeelslid activiteiten uitoefent met beroepsmatige kennis ten dienste van derden, dient hij/zij te bepalen of die activiteiten via de instelling of als privépersoon worden uigeoefend. Het laatste vermelde geval, de activiteiten met beroepsmatige kennis ten dienste van derden als privépersoon uitgeoefend, worden als nevenactiviteiten beschouwd. Medische stafleden (VMS en EMS) oefenen een klinische praktijk uit exclusief in UZ Leuven. Uitzonderingen moeten worden voorgesteld door het directiecomité en goedgekeurd door het Bestuurscomité. De tijdsbesteding voor activiteiten met beroepsmatige kennis ten dienste te stellen van derden dient verenigbaar te zijn met de beroepsactiviteiten: voor een voltijds personeelslid mag de omvang van de activiteiten met beroepsmatige kennis ten dienste van derden geen twee halve dagen per week overschrijden. Voor VMS en EMS mag de omvang van de activiteiten met beroepsmatige kennis ten dienste van derden niet meer dan 10 werkdagen per jaar bedragen. Voor een deeltijdse tewerkstelling wordt die omvang verrekend volgens de proportie van aanstelling. b. Activiteiten zonder beroepsmatige kennis Activiteiten zonder beroepsmatige kennis (zoals bv. Lidmaatschap van een culturele vereniging, sportclub, etc.) worden uitgeoefend als privépersoon en vallen binnen de privésfeer van personeelsleden. Het spreekt voor zich dat de omvang van deze activiteiten geen invloed mag hebben op de voltijdse beschikbaarheid van een personeelslid 2. Zolang hieraan voldaan is dienen deze nevenactiviteiten niet ter goedkeuring worden voorgelegd. c. Onverenigbare activiteiten Voor bepaalde activiteiten wordt aangenomen dat ze meer dan twee halve dagen per week in beslag nemen. Het gaat over politieke ambten en het uitoefenen van een vrij of een ander zelfstandig beroep of van een mandaat van zaakvoerder of gedelegeerd bestuurder van een burgerlijke vennootschap of van een handelsvennootschap. Voor deze activiteiten zijn specifieke principes van toepassing (zie onder 5). 3. Modaliteiten Voor de te onderscheiden activiteiten gelden specifieke modaliteiten: a. Activiteiten met beroepsmatige kennis die via de instelling verlopen Onderstaande activiteiten dienen in principe steeds via de instelling te verlopen: - activiteiten waar het personeelslid een belangenconflict heeft tussen die activiteit en zijn/haar uitoefening van de beroepsactiviteit aan de rechtspersoon KU Leuven 2 de volledige tijd conform het tewerkstellingspercentage 2

3 - activiteiten waarbij patiëntengegevens en patiëntenmateriaal worden gebruikt - activiteiten die gebruik maken van personeel, studenten, infrastructuur of diensten van de KU Leuven - activiteiten die betrekking hebben op intellectuele rechten die eigendom zijn van KU Leuven of tot stand gekomen zijn in KU Leuven - lidmaatschap van een raad van bestuur van een andere rechtspersoon in opdracht van de instelling - tewerkstelling aan VIB Wanneer voor die activiteiten een overeenkomst gevraagd wordt, wordt die opgemaakt door LRD of UZ Leuven, volgens de bepalingen in het document Taakverdeling (afsprakendocument tussen LRD en UZ Leuven-CTC). In die overeenkomst wordt de inzet van personeel, infrastructuur, diensten van de instelling verwerkt, worden de modaliteiten qua vermogensrechten op vindingen en auteursrechten op werken opgenomen. b. Activiteiten met beroepsmatige kennis als privépersoon Wanneer voor deze nevenactiviteiten een overeenkomst gevraagd wordt, sluit het personeelslid deze zelf in eigen naam en voor eigen rekening met de opdrachtgever. Er dient absolute duidelijkheid te bestaan dat de KU Leuven als rechtspersoon niet verbonden wordt. Het personeelslid is eigenaar van de inkomsten uit deze nevenactiviteiten inclusief de hierbij horende fiscale en sociale verplichtingen. De uitgaven en kosten in het kader van deze activiteiten dienen buiten de financieringsstromen van de KU Leuven gehouden te worden. Voor VMS en EMS geldt hierop één uitzondering voor sprekersvergoedingen. Die sprekersvergoedingen kunnen geïnd worden op een D-krediet in UZ Leuven. Bij nevenactiviteiten kan geen gebruik gemaakt worden van personeel, studenten, infrastructuur of diensten van de universiteit. Evenmin kunnen vermogensrechten op vindingen die personeelsleden in het kader van hun onderzoek tot stand brengen of hebben gebracht via een nevenactiviteit worden overgedragen aan een derde. Anderzijds, aangezien auteursrechten op werken die men als personeelslid tot stand brengt niet toebehoren aan de KU Leuven, kan een private adviesovereenkomst wel bepalingen omtrent de overdracht van die rechten bevatten. Op dezelfde basis dienen auteursovereenkomsten met uitgevers ook in eigen naam en voor eigen rekening aangegaan te worden. Men dient steeds belangenconflicten te vermijden. Dit geldt zowel voor situaties waarbij men, als academisch specialist, advies- en beleidsfuncties opneemt binnen en buiten de instelling (adviesraden van overheden in binnen- en buitenland, ad hoc adviesvragen door dergelijke overheden, evaluaties van projectaanvragen, ) als voor het onderschrijven van wetenschappelijke publicaties (meestal leggen de tijdschriften daar specifieke conflict of interest verklaringen op). 3

4 4. Melden van nevenactiviteiten a. Jaarlijkse bevraging Elk jaar in april/mei ontvangen de betrokken personeelsleden (zie 1.) een vanuit de KU Leuven Personeelsdienst met de vraag om de nevenactiviteiten die ze het komende academiejaar wensen uit te voeren mee te delen. Hierbij dienen alle activiteiten met beroepsmatige kennis als privépersoon (zie 2.a) te worden meegedeeld. Personeelsleden die geen activiteiten met beroepsmatige kennis zullen uitoefenen, dienen dit eveneens expliciet mee te delen. Activiteiten zonder beroepsmatige kennis (zie 2.b) dienen te worden aangegeven van zodra de totale omvang van deze activiteiten een invloed kan hebben op de voltijdse beschikbaarheid. Het meedelen, bevestigen of schrappen van die activiteiten kan via KU Loket (Personeel > Personeelsdossier > Mijn gegevens > Curriculum vitae). De personeelsleden wordt gevraagd mee te delen waar en op welke dagen in de week die activiteiten worden uitgeoefend. Medische stafleden dienen aan te geven gedurende hoeveel dagen per jaar de nevenactiviteiten zullen uitgeoefend worden. Alle geregistreerde nevenactiviteiten worden bezorgd aan het betrokken departementsbestuur en vervolgens aan het groepsbestuur, zodat een check kan gebeuren op de tijdsbesteding en op potentiële onverenigbaarheden. Nevenactiviteiten van in aanmerking komende UZ personeelsleden worden bovendien bezorgd aan het medisch diensthoofd. Nevenactiviteiten van departementsvoorzitters worden rechtstreeks voorgelegd aan het Groepsbestuur. Nevenactiviteiten van medische diensthoofden worden bezorgd aan de hoofdgeneesheer en aan het groepsbestuur. Nevenactiviteiten van de ZAP-leden van het groepsbestuur worden bezorgd aan de Raad van Bestuur. Voor de leden van het UZ Directiecomité is het Bestuurscomité bevoegd, de nevenactiviteiten worden door de vicerector geagendeerd op het Bestuurscomité. b. Afzonderlijke aanvragen Wie voor het lopende academiejaar een activiteit met beroepsmatige kennis wil melden, kan dit doen via een schriftelijke mededeling gericht aan de vicerector, met kopie aan de departementsvoorzitter. In aanmerking komende UZ personeelsleden moeten bovendien het medisch diensthoofd een kopie bezorgen. Nevenactiviteiten van departementsvoorzitters worden rechtstreeks voorgelegd aan het Groepsbestuur. Nevenactiviteiten van medische diensthoofden worden bezorgd aan de hoofdgeneesheer en aan het Groepsbestuur. Nevenactiviteiten van GeBu-leden en de ZAP-leden van het groepsbestuur worden bezorgd aan de Raad van Bestuur. Voor de leden van het UZ Directiecomité is het Bestuurscomité bevoegd. Net als bij de jaarlijkse aanvraagronde moet het personeelslid meedelen hoeveel tijd de nevenactiviteit in beslag neemt en op welke momenten deze wordt uitgevoerd. Medische stafleden dienen aan te geven gedurende hoeveel dagen per jaar de nevenactiviteiten zullen uitgeoefend worden. 4

5 c. Communicatie Indien nodig wordt een brief opgemaakt (zie onder), die gebruikt kan worden wanneer hieromtrent verklaringen dienen te worden afgelegd ten opzichte van derden. 5. Verdere verduidelijking over politieke mandaten Voor het ZAP en AAP gaat de decreetgever ervan uit dat de volgende politieke nevenactiviteiten meer dan 2 halve dagen per week in beslag nemen en dus een omvang van meer dan 20% hebben: het lidmaatschap van het Europees of Belgisch parlement, van een gemeenschaps- of gewestraad, van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, van een regering op nationaal (federaal) niveau of gemeenschaps- of gewestniveau; het ambt van gouverneur, vicegouverneur, bestendig afgevaardigde, burgemeester, schepen of O.C.M.W.-voorzitter in een gemeente met meer dan inwoners (Besluit van de Vlaamse Regering van 5 mei 1993, art. 1). 6. Wettelijke en reglementaire basis Artikelen V.12 V.17/1 Codex Hoger Onderwijs. Besluit van de Vlaamse Regering van 5 mei Reglement van het academisch personeel, art.8 tot 9. Decreet van 22 februari 1995 i.v.m. de wetenschappelijke of maatschappelijke dienstverlening; nu artikelen IV.71 tot IV.77 Codex Hoger Onderwijs. Intern reglement inzake de wetenschappelijke of maatschappelijke dienstverlening, van toepassing sinds 1 januari Beslissingen van de Raad van Bestuur van 22 juni 2010 (m.b.t. politieke mandaten als nevenactiviteit) en van 21 september 2010 (m.b.t. aanpassing beslissingsbevoegdheid overeenkomstig het nieuwe organiek reglement). 5

6 Bijlage: modelbrief goedkeuring [BRIEFHOOFD VICE-RECTOR] TO WHOM IT MAY CONCERN Leuven, [DATE] Dear madam, dear sir, In accordance with the rules and regulations applicable to the performance of consulting and other outside activities by University staff (including University Hospitals staff), we hereby declare and confirm that [NAME] has obtained such approval by the competent university authorities. This approval shall be valid for the period (dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy+1). No further declarations in this regard will be provided on behalf of the University. Any additional declaration of certifications you may require will need to be provided by [NAME] personally. If you wish to notify the University of the performance of specific services by [NAME], such notification should be addressed to: [ ] / [address]. By using this letter as a proof of the required approval and signing it, [NAME] also confirms that he/she has no conflict of interest in the performance of services on your behalf, nor that the performance of such services will cause a conflict of interest with his/her other obligations, both within the University and towards third parties. Yours sincerely, [NAME] [VICE-RECTOR] 6