1. Concept Halve Triatlon Knokke-Heist

Transcriptie

1 Oproep Fundraising Halve Triatlon Knokke-Heist editie 2019 De gemeente Knokke-Heist doet een oproep voor het verkrijgen van sponsoring voor de Halve Triatlon Knokke-Heist editie 2019, die plaatsvindt op zaterdag 7 september Gemeente Knokke-Heist is met name op zoek naar (zie hieronder titel 3.): - één partnership titelsponsor (lot 1) - één partnership presenting partner (lot 2) - maximaal 5 partnerships sponsor (lot 3) - maximaal 3 partnerships supplier goodiebag (lot 4) - één partnership supplier kledij (lot 5) - één partnership supplier sportvoeding en sportdrank (lot 6) - één partnership supplier fruit (lot 7) - één partnership supplier sportmassage (lot 8) Hierna ook individueel benoemd als partner of gezamenlijk als partners. 1. Concept Halve Triatlon Knokke-Heist 1.1. Historiek De sportdienst van Knokke-Heist organiseert op de 1 ste woensdag van september reeds 20 jaar lang de Zwintriathlon. Dit is een internationale ¼ triatlon met start te Sluis en aankomst op het strand van Knokke-Heist. De deelnemers gaan daarbij de uitdaging aan om 1 km te zwemmen in de Damse Vaart, 45 km te fietsen in de Nederlands-Belgische polders en 10 km te lopen op de Zeedijk van Knokke-Heist. In de Zwintriathlon starten pure recreanten in dezelfde wedstrijd als echte wereldtoppers. Door de jaren heen is deze midweek-wedstrijd tot een fenomeen uitgegroeid, waarbij de vraag om deel te nemen het aanbod van plaatsen elk jaar overstijgt. Deze Zwintriathlon is het absolute speerpunt van de triatlonhype in Knokke-Heist, dat met de organisatie van o.a. de Love Bike & Run, een zwemloop, een duatlon, de Iron Kid (3 tot 12-jarigen, 990 deelnemers) en de Finishers Triatlon (+12-jarigen, 550 deelnemers) ongeziene vormen aanneemt en resulteert in o.a. meerdere florerende triatlonclubs. De organisatoren pakken dan ook graag uit met de leuze Knokke-Heist, waar triatleten thuis zijn!. Maar er is meer! Door de jaren omarmde Knokke-Heist niet alleen de triatlonsport, het zond ook zijn dochters en zonen uit naar alle uithoeken van de wereld. Niet minder dan 78 triatleten woonachtig in Knokke- Heist zijn er zo al in geslaagd om 1 of meer triatlons over de volledige afstand tot een goed einde te brengen. Zij zijn de fiere leden van de Ironman club Knokke-Heist. De afgelopen jaren weerklonk dan ook nadrukkelijker de vraag om het triatlon aanbod uit te breiden met een wedstrijd over de halve afstand. Met o.a. de realisatie van de A11 en de verhuis in 2018 van de aankomst van de Zwintriathlon naar een nieuwe locatie op het strand in Duinbergen boden zich nieuwe mogelijkheden aan om deze uitdaging effectief te realiseren. De eerste editie van de Halve Triatlon Knokke-Heist werd dan ook georganiseerd op zaterdag 8 september De winst van de Franse toptriatleet Romain Guillaume benadrukte de internationale ambities van deze nieuwe wedstrijd. Deze 70.3 triatlon (1,9 km zwemmen, 90 km fietsen en 21 km lopen) was voor gans triatlon minnend België een verjaardagsgeschenk naar aanleiding van de 20 ste editie van de Zwintriathlon. Ondanks een late start van de inschrijvingen (24 februari 2018), mochten we 286 individuele triatleten en 54 trio s aan de start te Sluis verwelkomen. Pagina 1

2 Deze editie was tevens de aanzet om in de nabije toekomst een internationaal label binnen te halen en zo de ambitie kracht bij te zetten om een mondiaal high-end doelpubliek naar Knokke-Heist en de Zwinregio te halen voor een meerdaags verblijf Organisatie De sportdienst van Knokke-Heist heeft de ambitie om van de Halve Triatlon van Knokke-Heist een totaalbelevenis te maken voor deelnemer en toeschouwer. Voor de deelnemer wordt onderstaand scenario voorzien. Inschrijven kan vanaf 1 januari tot en met 30 juni De inschrijvingen gebeuren via het online platform Active. Men kan individueel deelnemen of in trio (relay). De deelnemer ontvangt op 28 augustus een gepersonaliseerde mail met de wedstrijdbriefing in. Deze wedstrijdbriefing is een digitale Halve Triatlon Gazette met alle relevante detailinformatie voor de deelnemer. Elke deelnemer moet zich op vrijdag 6 september aanmelden in het wedstrijdsecretariaat in sporthal Laguna om zich te registreren en het wedstrijd- en promotiemateriaal in ontvangst te nemen. Het betreft o.a.: een chip voor de tijdsregistratie een genummerde badmuts 1 wedstrijdnummer 1 zadelpensticker een wedstrijd T-shirt Hierna richt elke triatleet de wisselzone fietsen lopen in en kan hij aan de aankomst een materiaaltas afgeven in de vestiaire. Op zaterdag 7 september start de wedstrijd in Sluis met een call out van een beperkt aantal toptriatleten. Om 10 uur zwemt dit select groepje dames en heren de wedstrijd op gang. De overige deelnemers starten aansluitend individueel volgens het principe van de rolling starts. Er moet 1,9 km worden gezwommen met 2 keerpunten. Het zwemtraject wordt beveiligd door redders en duikers. Na de wissel zwemmen fietsen vertrekt de triatleet voor een fietsproef van 90 km in de polders van Sluis, Damme en Knokke-Heist (Zwinregio). De Halve Triatlon Knokke-Heist is een nondrafting wedstrijd. Dit wil zeggen dat men geen voordeel mag halen uit het fietsen in groep. Tijdens het fietsen passeert elke deelnemer 2 maal een centrale bevoorradingspost met o.a. sportdrank en sportvoeding. Er wordt aan deze bevoorrading tevens een ecozone voorzien waar elke deelnemer zijn afval verplicht moet droppen. Er worden op het fietsparcours en op het loopparcours meerdere muzikale animaties voorzien. Na de wissel fietsen lopen in de Elizabethlaan in Heist wacht er elke deelnemer een afsluitende loopproef over 21 km. Er wordt gelopen op de Zeedijk van Knokke-Heist tussen Duinbergen en Het Zoute. Elke triatleet kan zich op dit traject 6 maal bevoorraden met drank, fruit en sportvoeding. De triatleten finishen onder daverend applaus op het Evenementenstrand in Duinbergen. Direct na hun aankomst kunnen de triatleten hun tijd aflezen op een grote lichtkrant. Alle deelnemers ontvangen een medaille, 2 drankjetons en 3 eetjetons. Ze kunnen hun materiaal ophalen in de vestiaire, zich opfrissen in de opfriszone, genieten van een professionele massage en de reserves terug aanvullen aan de food en drankstand. Dit gebeurt op het strandterras in een strandzetel: voetjes in het zand, muzikale beats op de achtergrond, lekker keuvelend met de familie en supporters. Verschillende ludieke animaties zorgen voor extra sfeer. De overall laureaten (dames, heren, relays) en de laureaten van de verschillende age groups worden systematisch gehuldigd op het centraal podium. Pagina 2

3 Een week na de wedstrijd wordt er een afsluitende mail gemaakt naar de deelnemer met de definitieve uitslag, een link naar een in te vullen enquête, een link naar de eventfoto s en een link naar aankomstfilmpjes en eventuele TV reportages. 2. Voorwaarden 2.1. Voorwerp De gemeente Knokke-Heist organiseert op zaterdag 7 september 2019 de 2 de editie van de Halve Triatlon Knokke-Heist met start te Sluis (NL) en aankomst op het Evenementenstrand in Knokke- Heist (B). De gemeente Knokke-Heist engageert zich om van deze Halve Triatlon (1,9 km zwemmen, 90 km fietsen en 21 km lopen) een kwalitatief totaalconcept te maken Schatting aantal deelnemers Gemeente Knokke-Heist schat de maximale opkomst voor editie 2019 op ca. 750 individuele deelnemers en 100 relays, zijnde een totaal aantal deelnemers van Dit betreft een loutere schatting, preciezere aantallen kunnen niet gegeven worden gezien de Halve Triatlon slechts voor de tweede maal georganiseerd wordt. De kandidaten dienen in hun voorstel rekening te houden met deze marge. Het correcte aantal deelnemers zal bekend zijn na het afsluiten van de inschrijvingen op 30 juni Na afsluiten van de verschillende sponsorovereenkomsten kan de gemeente Knokke-Heist op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld door de partner ingevolge het niet- halen van het geschatte aantal deelnemers, dan wel het overschrijden van het geschatte aantal deelnemers Communicatieplan Om de Halve Triatlon Knokke-Heist te promoten, wordt onderstaand communicatieplan uitgerold door de afdeling Communicatie & Marketing van de gemeente Knokke-Heist. Dit communicatieplan wordt opgehangen aan zowel de communicatie naar de potentiële deelnemers voordat het deelnemersveld is samen gesteld, de communicatie naar de deelnemers eens het deelnemersveld is samen gesteld als een algemene promotie naar het brede publiek toe. Dit communicatieplan vertegenwoordigt een mediawaarde van tot Het realiseren van dit communicatieplan volgens onderstaande onderdelen tot en met is een inspanningsverbintenis van de gemeente Knokke-Heist. Door omstandigheden kunnen hierin aanpassingen of verschuivingen gebeuren, kunnen acties vervangen worden door gelijkwaardige acties, of in beperkte mate ingekrimpt worden. De gemeente Knokke-Heist kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld door de partner m.b.t. de uitvoering van deze inspanningsverbintenis. Print media KH Magazine is een 3 maandelijks glossy magazine met een oplage van (Nl) en 5500 (Fr). Tweedeverblijvers krijgen het magazine aangeboden op hun domicilie-adres. Het valt gratis in de bus bij alle inwoners van Knokke-Heist. Het magazine is tevens te raadplegen op Opname in de event kalender van de editie juli - september Redactionele aandacht in de editie juli - september Mediawaarde: 5000 Pagina 3

4 De Zomeragenda is de dag aan dag agenda voor de periode juni september. Het is de pocket bijbel voor de bezoeker op zoek naar beleving in Knokke-Heist en de kustregio. De Zomeragenda wordt lokaal verdeeld op een oplage van exemplaren. De Zomeragenda valt gratis in de bus bij alle inwoners van Knokke-Heist en is tevens te raadplegen op Opname in de kalender Opname van een advertentie van het event Mediawaarde: 1000 KH Nieuws is een 2 maandelijks gemeentelijk informatieblad met een oplage van exemplaren dat lokaal verdeeld wordt. KH Nieuws is tevens te raadplegen op Opname in de event kalender van de editie augustus - september Mediawaarde: 1000 Het event wordt opgenomen in de planning van het Clear Channel affiches in de gemeente. De eventaffiche (B 120 x H 160) zal gedurende 2 weken in augustus en 1 week in september zichtbaar zijn op onderstaande toeristische toplocaties. 1 exemplaar op de Zeedijk van Heist t.h.v. het Heldenplein 1 exemplaar op de Zeedijk van Duinbergen t.h.v. De Wandelaar 1 exemplaar op de Zeedijk t.h.v. het Casino 1 exemplaar op de Zeedijk van Knokke t.h.v. het Lichttorenplein 1 exemplaar in de Natiënlaan, de centrale inkomlaan naar Knokke-Heist Mediawaarde: Er wordt een advertentie voorzien in Transition magazine, het magazine van de Nederlandse Triathlon Bond met lifestyle verhalen, nieuws en achtergronden. Mediawaarde: 2000 Er wordt een advertentie (B 100 mm x H 256 mm) voorzien in de 8 edities van de Krant van West- Vlaanderen, het weekblad in de provincie. Mediawaarde: 2000 Er wordt een flyer aangemaakt op 2500 exemplaren die lokaal verspreid wordt vanaf mei. Mediawaarde: 500 Om de toeschouwers in de aanloop naar en op het event te informeren van het deelnemersveld en wedstrijd specifieke elementen wordt een Halve Triatlon Gazette gedrukt op 5000 exemplaren. Mediawaarde: 3000 Digitale media Er wordt op een eventpagina aangemaakt. Er wordt op een eventpagina aangemaakt. Mediawaarde: 3000 Pagina 4

5 De sportdienst van Knokke-Heist voorziet op 1 januari een mailing naar 7000 adressen om de start van de inschrijvingen aan te kondigen. Deze mailing wordt nog 3 maal hernomen om potentiele deelnemers aan te moedigen in te schrijven voor een volgende wijziging van de inschrijvingsprijs. De inschrijvingen worden afgesloten op 30 juni. Het event wordt in de periode januari juni 5 maal opgenomen in mailings om het aanbod van sportevents te promoten. Deze mailings worden verstuurd naar 7000 mailadressen. Eind augustus voorziet de sportdienst een mailing van de briefing naar alle deelnemers. Alle informatie voor de deelnemer wordt verwerkt in de digitale Halve Triatlon Gazette die tevens te raadplegen is op sport.knokke-heist.be. Op de wedstrijddag wordt er s avonds een mailing gestuurd naar de deelnemers met de voorlopige uitslag. Een week na de wedstrijd wordt er een afsluitende mail gemaakt naar de deelnemers met de definitieve uitslag, een link naar een in te vullen enquête, een link naar de eventfoto s en een link naar aankomstfilmpjes en eventuele TV reportages. Elk aankomstfilmpje wordt voorafgegaan door een aan te leveren advertentie van 10 seconden van de titelsponsor. Mediawaarde: Er worden tussen 1 januari en 30 juni 2 posts voorzien op de Facebook pagina van de sportdienst van Knokke-Heist. Deze pagina telt momenteel 7500 volgers. Er wordt in augustus 1 post en in september 2 posts voorzien op de Facebook pagina van Toerisme Knokke-Heist. Deze pagina telt momenteel volgers. Mediawaarde: 3000 Er worden tussen 1 januari en 30 juni 2 posts voorzien op de Instagram account van de sportdienst van Knokke-Heist. Deze account telt momenteel 850 volgers. Er wordt in augustus 1 post en in september 2 posts voorzien op de Instagram account van Toerisme Knokke-Heist. Deze account telt momenteel 7500 volgers. Mediawaarde: 2500 Het event wordt in de periode januari augustus 3 maal opgenomen in maandelijkse nieuwsbrief van de sportdienst van Knokke-Heist. Deze nieuwsbrief wordt verstuurd naar 2500 mailadressen. Het event krijgt 6 vermeldingen in de nieuwsbrief van Toerisme Knokke-Heist in de periode juni september. Deze nieuwsbrief wordt verstuurd naar 5000 mailadressen. Mediawaarde: 2500 Er wordt in de periode februari april een advertentie voorzien op 3athlon.be, het digitaal platform voor Belgische combinatiesporter. Mediawaarde: 1000 Er wordt in de periode februari maart een advertentie voorzien op triatlonwedstrijden.be, de digitaal kalender voor Belgische combinatiesporter. Mediawaarde: 1000 Toerisme Knokke-Heist zal op de triatlons van Leuven (19/05) en Challenge 70.3 Geraardsbergen (16/06) promotie voeren d.m.v. geo-location promotion. Mediawaarde: 5000 Pagina 5

6 Pers Er wordt in de aanloop naar het event een campagne gevoerd naar de pers op basis van verschillende persberichten. Zo wordt er een relatie opgebouwd met zowel de specifieke nationale triatlonreporters in België en Nederland alsook met de lokale en regionale (sport)verslaggevers. Bijkomend worden er verregaande inspanningen geleverd om het event onder de aandacht te brengen van zowel de regionale als nationale TV zenders. Al deze perscontacten worden uitgenodigd om het event zelf te kunnen volgen vanop bevoorrechte plaatsen. Er wordt een persverantwoordelijke aangesteld om hun werking te faciliteren. Mediawaarde: tot Lot 1: Partnership titelsponsor De partner verbindt de naam van het bedrijf of van een product aan het event. De titelsponsor betaalt een financiële bijdrage van minimaal 75000, heeft een dominante aanwezigheid in de communicatie en kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Aanwezigheid in de communicatie Opname van het logo op de flyer Opname van het logo in de mailings van de sportdienst over de Halve Triatlon Knokke-Heist. Opname van het logo op de Clear Channel affiches. Opname van het logo op de voorpagina van de 1 ste editie van de Halve Triatlon Gazette. Dit is een digitaal krantje i.f.v. de communicatie met de deelnemers. Opname van het logo in de footer (elke pagina) van de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/1 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Opname van het logo op de voorpagina van de Halve Triatlon Gazette 2, een mini-krantje dat de dag zelf onder het publiek verdeeld wordt. Opname van het logo in de footer van de Halve Triatlon Gazette 2. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/1 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Opname van het logo in advertentie in de Zomeragenda Opname van het logo in de advertentie in de Krant van West-Vlaanderen. Opname van het logo in de advertentie in Transition Magazine. Opname van het logo in de advertentie op 3athlon.be Opname van het logo in de advertentie op triatlonwedstrijden.be Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf of het product. Opname van het logo op de eventpagina op myknokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf of het product. Naamvermelding op alle Facebook posts. Naamvermelding op alle Instagram posts. Naamvermelding in alle artikels van de nieuwsbrieven toerisme en van de sportdienst. Pagina 6

7 Naamvermelding in alle geo-location promotion acties. Naamvermelding in alle persartikels die zullen verspreid worden naar aanleiding van de Halve Triatlon Knokke-Heist. Branding en locatiepubliciteit Opname van het logo op de officiële wedstrijd T-shirt voor de deelnemers Opname van het logo op de kledij van de medewerkers (T-shirts of polo) Opname van het logo / de naam op de wedstrijdnummers. Opname van het logo / de naam op de zadelpenstickers. Opname van het logo / de naam op de medailles Opname van het logo op het interviewbord Mogelijkheid tot het plaatsen van 10 spandoeken in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 10 spandoeken aan de startzone te Sluis. Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken aan de bevoorradingspost van het fietsen. Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken in de wisselzone fietsen - lopen. Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken aan het oostelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken aan de oostelijke bevoorradingspost van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken aan de westelijke bevoorradingspost van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken aan het westelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van onderstaande publiciteitsdragers t.h.v. de aankomst op de Zeedijk: titelbalk op de aankomstportiek 10 kanaalplaten aan de nadars t.h.v. de aankomstzone in de strook -10 / +20 m 10 beachflags aan de nadars t.h.v. de aankomstzone Opname van het logo op het aankomsttapijt Opname van het logo op de rugmuur van het huldigingspodium Inlassing van een aan te leveren advertentie van 10 seconden voor in elk individueel aankomstfilmpje. De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een gadget of een product of een informatie toe te voegen aan de promotietas die elke deelnemer na aanmelding in het wedstrijdsecretariaat ontvangt. De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een promostand te integreren in het wedstrijdsecretariaat. De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een opblaasbare structuur, een promostand of een product te plaatsen aan de aankomstsite. Pagina 7

8 Bedrijfsrepresentatie De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 30 gratis individuele deelnames en 15 gratis deelnames in trio in te vullen. Een vertegenwoordiger van het bedrijf geeft om 10 uur het startschot van de wedstrijd. De mogelijkheid om 30 vertegenwoordigers van het bedrijf te laten genieten van een VIPticket waarmee men het aankomstgebeuren vanaf 13 uur kan volgen van op bevoorrechte plaatsen. Een vertegenwoordiger van het bedrijf wordt betrokken bij de huldiging van de overall laureaten (dames, heren en relays) op het huldigingspodium Lot 2 : Partnership presenting partner De partner verbindt de naam van het bedrijf aan het event door de toevoeging van de baseline presented by bedrijfsnaam aan de titel van het event. De presenting partner betaalt een bijdrage van minimaal en kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Aanwezigheid in de communicatie Opname van het logo op de flyer Opname van het logo in de mailings van de sportdienst over de Halve Triatlon Knokke-Heist. Opname van het logo op de Clear Channel affiches. Opname van het logo in de footer (elke pagina) van de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/1 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Opname van het logo in de footer van de Halve Triatlon Gazette 2. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/1 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Opname van het logo in advertentie in de Zomeragenda Opname van het logo in de advertentie in de Krant van West-Vlaanderen. Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf of het product. Opname van het logo op de eventpagina op myknokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf of het product. Naamvermelding in alle artikels van de nieuwsbrieven toerisme en van de sportdienst. Naamvermelding in alle persartikels die zullen verspreid worden naar aanleiding van de Halve Triatlon Knokke-Heist. Pagina 8

9 Branding en locatiepubliciteit Opname van het logo op de officiële wedstrijd T-shirt voor de deelnemers Opname van het logo op de kledij van de medewerkers (T-shirts of polo) Opname van het logo op het interviewbord Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 6 spandoeken aan de startzone te Sluis. Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken aan de bevoorradingspost van het fietsen. Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken in de wisselzone fietsen - lopen. Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken aan het oostelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken aan de oostelijke bevoorradingspost van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken aan de westelijke bevoorradingspost van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken aan het westelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van onderstaande publiciteitsdragers t.h.v. de aankomst op de Zeedijk: logo op de aankomstportiek 6 kanaalplaten aan de nadars t.h.v. de aankomstzone in de strook m Opname van het logo op de rugmuur van het huldigingspodium De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een gadget of een product of een informatie toe te voegen aan de promotietas die elke deelnemer na aanmelding in het wedstrijdsecretariaat ontvangt. De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een promostand te integreren in het wedstrijdsecretariaat. Bedrijfsrepresentatie De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 20 gratis individuele deelnames en 10 gratis deelnames in trio in te vullen. De mogelijkheid om 20 vertegenwoordigers van het bedrijf te laten genieten van een VIPticket waarmee men het aankomstgebeuren vanaf 13 uur kan volgen van op bevoorrechte plaatsen. Een vertegenwoordiger van het bedrijf wordt betrokken bij de huldiging van de laureaten van de age groups (dames en heren) op het huldigingspodium. Pagina 9

10 2.6. Lot 3 : Partnership sponsor De sponsor betaalt een bijdrage van minimaal en kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Aanwezigheid in de communicatie Opname van het logo op de flyer Opname van het logo in de mailings van de sportdienst over de Halve Triatlon Knokke-Heist. Opname van het logo op de Clear Channel affiches. Opname van het logo in de footer (elke pagina) van de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/1 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Opname van het logo in de footer van de Halve Triatlon Gazette 2. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Opname van het logo in advertentie in de Zomeragenda. Opname van het logo in de advertentie in de Krant van West-Vlaanderen. Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf of het product. Branding en locatiepubliciteit Opname van het logo op de officiële wedstrijd T-shirt voor de deelnemers Opname van het logo op de kledij van de medewerkers (T-shirts of polo) Opname van het logo op het interviewbord Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan de startzone te Sluis. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken in de wisselzone fietsen - lopen. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan het oostelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan de oostelijke bevoorradingspost van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan de westelijke bevoorradingspost van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan het westelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van onderstaande publiciteitsdragers t.h.v. de aankomst op de Zeedijk: logo op de aankomstportiek 4 kanaalplaten aan de nadars t.h.v. de aankomstzone in de strook m Opname van het logo op de rugmuur van het huldigingspodium De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een gadget of een product of een informatie toe te voegen aan de promotietas die elke deelnemer na aanmelding in het wedstrijdsecretariaat ontvangt. Pagina 10

11 Bedrijfsrepresentatie De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 10 gratis individuele deelnames en 5 gratis deelnames in trio in te vullen. De mogelijkheid om 10 vertegenwoordigers van het bedrijf te laten genieten van een VIPticket waarmee men het aankomstgebeuren vanaf 13 uur kan volgen van op bevoorrechte plaatsen Lot 4: Partnership supplier goodiebag De supplier levert een relevant product voor in de goodiebag van elke deelnemer. De producten die niet verbruikt werden tijdens de Halve Triatlon Knokke-Heist, komen kosteloos toe aan de gemeente Knokke-Heist. De supplier kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan de aankomstzone, strook m. De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 2 gratis individuele deelnames in te vullen Lot 5: Partnership Kledij supplier De supplier levert een relevant sportief kledijstuk voor elke deelnemer en kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf of het product. Opname van het logo in de mailings van de sportdienst over de Halve Triatlon Knokke-Heist. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan de startzone te Sluis. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken in de wisselzone fietsen - lopen. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan het oostelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan het westelijk keerpunt van het Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken aan de aankomstzone, strook m Lot 6: Partnership supplier sportdrank en sportvoeding De supplier levert voldoende producten voor 1 bevoorradingspost op het fietsparcours (2 passages per deelnemer), 3 bevoorradingsposten op het loopparcours (6 passages per deelnemer) en de eindbevoorrading. Pagina 11

12 Voor het geschatte deelnemersveld van 750 individuele deelnemers en 100 relays (300 deelnemers) bedraagt deze bevoorrading minimum: 1600 drinkbidons van 0,5 l met isotone sportdrank voor op de fietsbevoorrading 850 gels voor op de fietsbevoorrading Isotone sportdrank voor 6 passages van elke loper 5000 bekers 2000 bars voor op het loopparcours 2000 gels voor op het loopparcours Hersteldrank of shake voor alle individuele en relay deelnemers Na het afsluiten van de inschrijvingen op 30 juni 2019 behoudt het gemeentebestuur zich het recht voor om het aantal eenheden per productgroep naar beneden of boven bij te stellen op basis van het werkelijke aantal deelnemers. Het gemeentebestuur pleegt hierover overleg met de supplier, maar behoudt het finale beslissingsrecht. De producten die niet verbruikt werden tijdens de Halve Triatlon Knokke-Heist, worden kosteloos teruggenomen door de supplier. De supplier kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Opname van het logo op de flyer Opname van het logo in de mailings van de sportdienst over de Halve Triatlon Knokke-Heist. Opname van het logo in de footer (elke pagina) van de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Opname van het logo in de footer van de Halve Triatlon Gazette 2. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf. Opname van het logo op het interviewbord Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 spandoeken in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken aan de startzone te Sluis. Mogelijkheid tot het aankleden van de bevoorradingspost van het fietsen d.m.v. tentjes, 4 spandoeken en 6 beachflags. Mogelijkheid tot het aankleden van de bevoorradingspost in de wisselzone fietsen lopen d.m.v. tentjes, een opblaasbare structuur en 6 beachflags. Mogelijkheid tot het aankleden van de westelijke bevoorradingspost van het lopen d.m.v. tentjes, een opblaasbare structuur en 4 spandoeken. Mogelijkheid tot het aankleden van de oostelijke bevoorradingspost van het lopen d.m.v. tentjes, een opblaasbare structuur en 4 spandoeken. Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 spandoeken in de aankomstzone in de strook m. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 roll up s aan de eindbevoorrading. De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een gadget of een product of een informatie toe te voegen aan de promotietas die elke deelnemer na aanmelding in het wedstrijdsecretariaat ontvangt. Pagina 12

13 De mogelijkheid om na overleg en goedkeuring een promostand te integreren in het wedstrijdsecretariaat. De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 5 gratis individuele deelnames en 5 gratis deelnames in trio in te vullen. De mogelijkheid om 4 vertegenwoordigers van het bedrijf te laten genieten van een VIPticket waarmee men het aankomstgebeuren vanaf 13 uur kan volgen van op bevoorrechte plaatsen Lot 7: Partnership supplier fruit De supplier levert onderstaand fruit voor de lunchpakketten van de medewerkers, voor 1 bevoorradingspost op het fietsparcours, voor 2 bevoorradingsposten op het loopparcours op de Zeedijk en voor de eindbevoorrading: 500 appels 8 bakken bananen 4 bakken appelsienen 2 bakken pitloze witte druiven Voor het pakket fruit is uitgegaan van een geschat deelnemersveld van 750 individuele deelnemers en 100 relays. Na het afsluiten van de inschrijvingen op 30 juni 2019 behoudt het gemeentebestuur zich het recht voor om het aantal eenheden per product naar beneden of boven bij te stellen op basis van het werkelijke aantal deelnemers. Het gemeentebestuur pleegt hierover overleg met de supplier, maar behoudt het finale beslissingsrecht. De producten die niet verbruikt werden tijdens de Halve Triatlon Knokke-Heist, komen kosteloos toe aan de gemeente Knokke-Heist. De supplier kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 roll up s aan de eindbevoorrading. De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 2 gratis individuele deelnames en 2 gratis deelnames in trio in te vullen Lot 8: Partnership supplier massage De supllier staat op de wedstrijddag van tot uur borg voor een professionele massagestand. De supplier levert minimum 10 masseurs evenals alle bijhorende materiaal om de deelnemers op een kwalitatieve manier te kunnen masseren. De supplier kan hiervoor rekenen op onderstaande return. Opname van het logo in de footer (elke pagina) van de Halve Triatlon Gazette 1. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 1. Opname van het logo in de footer van de Halve Triatlon Gazette 2. Inlassing van een fullcolor advertentie (1/2 pagina) in de Halve Triatlon Gazette 2. Pagina 13

14 Opname van het logo op de eventpagina op sport.knokke-heist.be met een link naar de website van het bedrijf. Mogelijkheid tot het plaatsen van 2 roll up s in het wedstrijdsecretariaat. Mogelijkheid tot het plaatsen van 4 roll up s en 4 beachflags in de massageruimte. De mogelijkheid tot uiterlijk 30 juni om 3 gratis individuele deelnames en 3 gratis deelnames in trio in te vullen Duur van de sponsorovereenkomst De sponsorovereenkomst wordt afgesloten voor de Halve Triatlon Knokke-Heist editie 2019, ingaand op datum van de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De overeenkomst is niet verlengbaar Gemeentelijk kaderreglement sponsoring De partner dient het kaderreglement sponsoring, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 31 januari 2019 na te leven bij de uitvoering van de sponsorovereenkomst (bijlage bij deze oproep) Algemene bepalingen Het gemeentebestuur engageert zich om de partner na de Halve Triatlon een evaluatiedossier te bezorgen om zo aan te tonen op welke wijze de return naar de partner werd gerealiseerd. De partner zal het publiciteitsmateriaal gratis ter beschikking stellen van de gemeente. Al het publiciteitsmateriaal zal aangebracht en verwijderd worden door medewerkers van de gemeente. De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele diefstal van of vandalisme aan dit publiciteitsmateriaal. De standaard afmetingen van spandoeken bedragen maximaal 420 x 75 cm. De partner verklaart zich akkoord dat het publiciteitsmateriaal enkel in veilige omstandigheden kan gebruikt worden. Het aantal publiciteitskanalen op locatie en de wijze van bevestigen kan mogelijks moeten aangepast worden aan de weersomstandigheden teneinde de veiligheid van de deelnemers en de toeschouwers niet in het gedrang te brengen. De partner zal wijzigingen aan de huisstijlregels tijdig melden aan de gemeente en de nodige specificaties digitaal ter beschikking stellen. De gemeente zorgt er voor dat het logo van de partner niet gebruikt wordt in aanstootgevende, beledigende of lasterlijke toepassingen en communicatiekanalen. Het Belgische recht zal van toepassing zijn op de af te sluiten sponsorovereenkomsten. Bij betwisting zijn de rechtbanken van het rechtsgebied Brugge bevoegd. 3. Procedure van toewijzing 3.1. Algemene bepalingen van toepassing voor alle loten De kandidaat maakt zijn voorstel op in het Nederlands. De documenten (voorstel met inschrijvingsformulier en eventueel andere bijlagen) worden door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend. Door de indiening van zijn voorstel aanvaardt de kandidaat alle voorwaarden van dit oproepdocument en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van het voorstel wordt vastgesteld dat er door de kandidaat voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de kandidaat zonder voorbehoud akkoord met de voorwaarden van huidig document, behoudt de gemeente zich het recht voor om hetzij het voorstel af te wijzen als onregelmatig, hetzij verduidelijking te vragen aan de kandidaat. Pagina 14

15 Het voorstel op papier + op elektronische drager (USB) wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Het voorstel wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met volgende vermelding: Fundraising Halve Triatlon Knokke-Heist lot - sector. De kandidaat vult zelf het betreffende lotnummer en naam aan, evenals de economische sector waarin de kandidaat actief is. Die gesloten omslag wordt in een tweede gesloten omslag geschoven met vermelding voorstel Fundraising Halve Triatlon Knokke-Heist geadresseerd aan: Gemeentebestuur Knokke-Heist t.a.v. dienst Contractbeheer A. Verweeplein Knokke-Heist Uiterste indieningsdatum van het voorstel : 4 maart Teneinde de vergelijkbaarheid van voorstellen per lot te garanderen, is de gemeente gerechtigd om verduidelijkingen te vragen aan de verschillende kandidaten. De gemeente dient bij de toewijzing van de verschillende loten het kaderreglement sponsoring, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 31 januari 2019, na te leven. Dit kaderreglement vormt een bijlage bij dit document. Voorstellen die niet voldoen aan dit kaderreglement worden geweerd als onregelmatig. Het bestuur behoudt zich het recht voor te onderhandelen met één of meerdere kandidaten in elke fase van de procedure. De gemeente is nooit verplicht om toe te wijzen Loten 1 tot en met 4 De toewijzing van loten 1 tot en met 4 zal gebeuren volgens één geïntegreerde procedure en fasen, zoals onderstaand beschreven. Loten 1 tot en met 4 zijn toegankelijk voor spelers uit alle economische sectoren, met uitzondering van de sectoren sportkledij, sportvoeding en drank, fruitleveranciers en sportmassage. De uitsluiting van fruitleveranciers houdt geenszins een algemene uitsluiting van algemene voedingsbedrijven en supermarkten in. Kandidaten kunnen deelnemen aan één lot of meerdere loten 1, 2, 3 en 4. Lot 1 Partnership titelsponsor. In een eerste fase wordt lot 1 toegewezen. Toewijzing gebeurt aan de kandidaat die de hoogste financiële bijdrage voor dit lot aanbiedt, met dien verstande dat de bijdrage minimaal dient te bedragen, op straffe van onregelmatigheid van het voorstel. Er wordt slechts één partnership titelsponsor gekozen, aan wie sectorexclusiviteit wordt gegarandeerd voor de Halve Triatlon Knokke-Heist. Indien de kandidaat aan wie lot 1 wordt toegewezen ook een voorstel heeft ingediend voor één of meerdere van de resterende loten 2, 3 en 4, wordt zijn voorstel voor de resterende loten 2, 3 en 4 niet meegenomen in de vergelijking. Na toewijzing van lot 1, worden de kandidaten voor de resterende loten 2, 3 en 4 die tot dezelfde sector behoren als de laureaat van lot 1 niet meer meegenomen in de vergelijking voor de resterende loten. Pagina 15

16 Lot 2 Partnership presenting partner. Lot 2 wordt als tweede toegewezen. Toewijzing gebeurt aan de kandidaat die de hoogste financiële bijdrage aanbiedt voor dit lot, met dien verstande dat de bijdrage minimaal dient te bedragen, op straffe van onregelmatigheid. Er wordt slechts één partnership presenting partner gekozen, aan wie sectorexclusiviteit wordt gegarandeerd voor de Halve Triatlon Knokke-Heist. Indien de kandidaat aan wie lot 2 wordt toegewezen ook een voorstel heeft ingediend voor één of meerdere van de resterende loten 3 en 4, wordt zijn voorstel voor de resterende loten 3 en 4 niet meegenomen in de vergelijking. Na toewijzing van lot 2, worden de kandidaten voor de resterende loten 3 en 4 die tot dezelfde sector behoren als de laureaat van lot 2 niet meer meegenomen in de vergelijking voor de resterende loten. Lot 3 Partnership sponsor. Lot 3 wordt als derde toegewezen. Binnen lot 3 worden maximaal 5 partnerships sponsors gekozen, in volgorde van de aangeboden financiële bijdrage. De aangeboden financiële bijdrage dient minimaal te bedragen op straffe van onregelmatigheid. Na keuze van de eerste laureaat voor lot 3, worden de resterende kandidaten voor lot 3 die tot dezelfde sector behoren als de eerste laureaat niet meer meegenomen in de vergelijking voor lot 3. Eenzelfde werkwijze wordt gehanteerd voor de achtereenvolgende keuze van de laureaten 2 tot maximaal 5. Indien een laureaat/laureaten van lot 3 ook een voorstel heeft/hebben ingediend voor lot 4, wordt zijn voorstel voor lot 4 niet meegenomen in de vergelijking. Na volledige toewijzing van lot 3, worden de kandidaten voor het resterende lot 4 die tot dezelfde sectoren behoren als de laureaten van lot 3 niet meer meegenomen in de vergelijking voor lot 4. Lot 4 Supplier goodiebag Lot 4 wordt in de laatste en vierde fase toegewezen. Toewijzing gebeurt volgens het criterium kwaliteit en bruikbaarheid voor de deelnemers (50 op 50 punten). Binnen lot 4 worden maximaal 3 suppliers goodiebag gekozen. Na keuze van de eerste laureaat voor lot 4, worden de resterende kandidaten voor lot 4 die tot dezelfde sector behoren als de eerste laureaat niet meer meegenomen in de vergelijking voor lot 4. Eenzelfde werkwijze wordt gehanteerd voor de keuze van de overige laureaten tot maximaal Loten 5 tot en met 8 Toewijzing gebeurt volgens een afzonderlijke procedure per lot. Lot 5 Kledij supplier Lot 5 is enkel toegankelijk voor spelers gespecialiseerd in professionele sport- of vrijetijdskledij. Pagina 16

17 Toewijzing gebeurt volgens het criterium kwaliteit van het aangeboden relevante sportief kledijstuk (o.a. materiaalkeuze, ontwerp, ) (50 op 50 punten). Lot 6 Supplier sportdrank en sportvoeding Lot 6 is enkel toegankelijk voor spelers gespecialiseerd in professionele sportvoeding en sportdrank. Toewijzing gebeurt volgens het criterium kwaliteit van het aangeboden pakket sportvoeding en drank per deelnemer (o.a. kwaliteit van de aangeboden drank en voeding, duurzaam karakter van de gebruikte verpakkingen, ) (50 op 50 punten). Op straffe van onregelmatigheid van het voorstel van de kandidaat, dient het aangeboden pakket sportvoeding en -drank de producten en de aantallen te omvatten zoals opgenomen onder punt 2.9 (zie hierboven). Lot 7 Supplier fruit Lot 7 is enkel toegankelijk voor spelers gespecialiseerd in fruit. Op straffe van onregelmatigheid van het voorstel van de kandidaat, dient het aangeboden pakket fruit de producten en de aantallen te omvatten zoals opgenomen onder punt 2.10 (zie hierboven). Lot 8 Supplier massage Lot 8 is enkel toegankelijk voor spelers gespecialiseerd in professionele sportmassage. Toewijzing gebeurt volgens het criterium kwaliteit (o.a. referenties van de masseurs inzake sportmassage, inrichting en materiaal aanwezig in de massagestand) (50 op 50 punten). De kandidaat dient minimaal 10 masseurs te voorzien, op straffe van onregelmatigheid van het voorstel. Pagina 17