Verder groeien met videoconferencing

Transcriptie

1 WHITEPAPER Verder groeien met videoconferencing Deze whitepaper is samengesteld door 1

2 Verder groeien met videoconferencing Voordelen van intern video-gebruik omzetten naar externe kansen Videoconferencing verbetert samenwerken op afstand door barrières weg te nemen en verhoogt de productiviteit. Mede daarom staat het op dit moment naast en voice in de top drie van bedrijfsmatig ingezette communicatiemiddelen. Hoewel het voor de hand lijkt te liggen om deze voordelen ook buiten de organisatie te benutten, blijkt uit onderzoek van IDC dat 69 procent van de organisaties alleen intern videoconferencing gebruiken. Om de stap van intern naar extern te maken is een strategisch plan, met inachtneming van bestaande technologie noodzakelijk. Op cloud gebaseerde videoconferencing biedt voor deze doeleinden de meeste voordelen. gebruikt alleen intern videoconferencing Doelstelling Voordeel halen uit videoconferencing staat of valt bij inzet voor het juiste doel, en dat gaat verder dan besparen op reiskosten. De toegevoegde waarde van video in gesprekken komt vooral naar voren bij communicatie waar het non-verbale deel een belangrijke rol speelt, zoals overtuigen, onderhandelen en beslissingen nemen. In onderzoek van Wainhouse Research noemen gebruikers van videoconferencing de zachte voordelen als belangrijkste aanjagers om deze technologie in te zetten. Onder meer een verhoging van de efficiency, productiviteit, meer invloed in discussies en snellere beslissingsprocessen worden als belangrijkste voordelen genoemd. Dat is volgens experts op het gebied van videoconferencing niet vreemd. Het grote voordeel van video boven andere communicatiemiddelen is dat het nog maar één stap verwijderd is van een fysieke ontmoeting. Dat maakt het een uitstekend middel om zogenaamd sociaal onderhoud op afstand uit te voeren. Door via video frequent contact te houden met zakenpartners en vestigingen is bij een bezoek minder tijd nodig om op de dagelijkse problematiek in te gaan. Dat maakt meer tijd vrij om verdieping op te zoeken. 2

3 Ook generatie Y kiest voor videoconferencing als het gaat om communicatie. Zij zijn, meer nog dan voorgaande generaties, visueel ingesteld. Voorwaarde om aan de eisen van deze generatie te voldoen is wel dat de ingezette technologie op ieder apparaat werkt, zodat ze kunnen communiceren met de apparaten waar ze het meest vertrouwd mee zijn. Mobility Ad-hoc ondersteuning van apparaten is niet alleen een eis van generatie Y, maar ook een randvoorwaarde om videoconferencing mobiel in te zetten. Organisaties kunnen voor een belangrijk deel inspelen op mobiel videogebruik door reeds aanwezige middelen te gebruiken. Dankzij de consumerization van IT zijn camera s en microfoons ruimer dan ooit voorhanden binnen bedrijven; de gemiddelde medewerker met een smartphone, laptop en tablet heeft al minstens drie camera s en microfoons bij de hand. Bij het uitrollen van mobility is het dan ook essentieel dat ervoor wordt gezorgd dat de gekozen bedrijfsoplossing als een laag cement al deze middelen kan samenbinden. De cloud maakt het onderling verbinden van alle denkbare communicatiemiddelen eenvoudig. Zeker in moderne organisaties die volgens het Bring Your Own Device (BYOD) principe werken is dit een belangrijke toegevoegde waarde. De eigen IT-afdeling hoeft niet voor ieder verschillend apparaat de videoconferencing-applicatie bij te werken, maar kan terugvallen op ondersteuning door de cloud-leverancier. Het maakt dan niet meer uit met welk apparaat er aan de conversatie wordt deelgenomen, zelfs een klassieke telefoon kan in het gesprek haken. De cloud zorgt ook voor bridging tussen mobiel gebruik en volledig ingerichte videoconferencingkamers. In de meeste bedrijven zitten onnodige hindernissen tussen softwareoplossingen zoals Lync en de videoconferencing-toepassingen in de overlegruimtes. Dat zijn gemiste kansen, want met de juiste technologie zijn deze oplossingen goed aan elkaar te koppelen. Gebruikers kunnen dan naadloos vanuit verschillende omgevingen en met verschillende apparaten communiceren. 3

4 Mobility binnen videoconferencing gaat over de koppeling van telefoons, tablets en laptops aan professionele videoruimtes. Die brugfunctie, waarmee in eerste instantie mensen binnen de organisatie verbonden worden, is een uitstekend uitgangspunt om ook extern videoconferences aan te bieden. Marktonderzoeker emarketer stelt dat er eind 2014 tegen de 1,75 miljard smartphones op de wereld in gebruik zijn. Mobility intern invoeren maakt de communicatielijnen van de organisatie klaar om via video ook met die enorme groep mensen te communiceren smartphones op de wereld in 2014 Gebruiksgemak Gebruiksgemak is essentieel om videoconferencing te stimuleren binnen en buiten de eigen organisatie. Een hoogwaardige cloudoplossing maakt gesprekken mogelijk volgens het Meet Me -principe. Dat betekent dat degene die een videosessie wil opzetten niet veel meer hoeft te doen dan een uitnodiging sturen per mail, sms, of sociale media. De ontvanger klikt op de uitnodiging en de verbinding wordt volledig achter de schermen opgezet. Deze inzet van cloud-gebaseerde technologie helpt ook op een andere manier de gebruiksvriendelijkheid te verhogen. De gebruiker ziet namelijk één uniforme gebruikersinterface, ongeacht hoe de verbinding in eerste instantie tot stand komt. Het maakt niet uit of de uitnodiging in een mail staat, als agendaherinnering tevoorschijn komt, of op het web geplaatst is. Zodra de video-omgeving start, is de interface hetzelfde. Videoconferencing in de cloud biedt ook schaalvoordelen. Dat maakt het voor de IT-afdeling eenvoudiger om nieuwe gebruikers de dienst te bieden, wat op zijn beurt bijdraagt aan het gebruiksgemak. Dat vraagt wel om een cloud-partner die groot genoeg is om groei binnen de organisatie op te vangen. Of er nu honderd, duizend of tienduizend extra aansluitingen nodig zijn, voor serieuze cloud-leveranciers blijft dat een klein deel van het totale aantal gebruikers en daarom geen enkel probleem. Hoe nuttig schaalbaarheid is, blijkt als naar cases gekeken wordt waarin organisaties met succes videoconferencing uitbreiden. Voor de IT Europa Awards meldde huidige klanten dat het na overstap van een interne oplossing naar cloud het aantal videoconferences 4

5 zag stijgen. Waren dat er minder dan tien per week vóór de overstap, erna werden het er meer dan honderd per week. In de eerste elf maanden steeg het totaalgebruik van gespreksminuten met 327 procent. Daarbij wordt het gebruiksgemak als belangrijkste factor voor de stijging genoemd, mensen hadden minder moeite met het aanvragen van een verbinding en met het leggen van contact. 327 % meer gespreksminuten Kwaliteit Naast gebruiksvriendelijkheid en mobiliteit, is het verstandig om ook de bestaande mogelijkheden van videoruimtes en systemen onder de loep te nemen. De juiste inzet van videoconferencing gaat niet alleen om BYOD, maar juist om de koppeling tussen ad-hoc gekozen apparaten en hoogwaardige, professionele videoruimtes. Naast een universele videoconferencing-omgeving waarbij met allerlei verschillende apparatuur deelgenomen kan worden, biedt de cloud ook schaalbare multipointomgevingen met hoge kwaliteit. Schaalbaar in de zin dat groeiend gebruik binnen de organisatie opgevangen kan worden, maar ook schaalbaar in de zin dat er met 25 of meer participanten tegelijk videogesprekken te voeren zijn. Wie zoekt naar multipoint ondersteuning in een gemixte omgeving met minimaal kwaliteitsverlies, zal overigens een korte lijst met mogelijke cloud-partners hebben. Bij investeringen in video mag de praktische inrichting van de videoruimte niet vergeten worden. Door voor de juiste belichting en inrichting te zorgen, verhoogt u eenvoudig en met beheersbare kosten de kwaliteit van uw videoconferences. Ervaren leveranciers van oplossingen op dit gebied kunnen assisteren door een adviseur op locatie mee te laten kijken. Minstens zo belangrijk is de beeldkwaliteit. Nieuwere camera s bieden niet alleen een kwalitatief hoogwaardiger beeld, maar hebben ook andere voordelen zoals tegenlichtcompensatie en automatische zoom. Videoconferencing op topniveau zet gebruikers bij elkaar aan tafel en voelt zo levensecht dat ze tijdens het gesprek vergeten dat ze met technologie bezig zijn. HD videoconferencing vereist beschikbaarheid van bandbreedte, zeker op de plek waar de servers staan die de multipoint genereren. Cloudleveranciers lossen dit probleem op door datacenters te hosten met directe toegang tot de internetbackbone. Dat levert een 5

6 praktisch ongelimiteerde bandbreedte op. Hoe meer datacenters een cloud-leverancier heeft, hoe groter dat voordeel. Hoogwaardige gesprekken vragen om een datacenter in iedere tijdzone. Dat garandeert een optimale kwaliteit, waar de gesprekspartners zich ook bevinden. Vanzelfsprekend zal de beeldkwaliteit van mobiele en BYOD-deelnemers aan gesprekken afhangen van de kwaliteit van hun verbinding. Maar door op een verstandige manier te investeren in de kwaliteit van deze ruimtes, schept u wel plaatsen met de juiste uitstraling voor overleg op hoog niveau. Zo sluit kwaliteit aan op mobiliteit. Waar mobility de keuze biedt om overal te werken, vraagt kwaliteit om na te denken over ruimtes waar de gesprekskwaliteit optimaal is. Interoperabiliteit Unified communications, het samenvoegen van alle verschillende communicatieplatformen tot één geheel, behelst vanzelfsprekend ook videoconferencing en vraagt om interoperabiliteit van de verschillende systemen. Op enterprise-niveau is Microsoft Lync het leidende platform om invulling aan unified communications te geven. Deze oplossing maakt chat-, voice- en desktop videocommunicatie mogelijk. Het ligt voor de hand om interoperabiliteit te waarborgen tussen Linc en andere videoconference platformen, zowel om te kunnen profiteren van investeringen die al gedaan zijn in videoconferencing alsook om de inzet van video buiten de organisatie te faciliteren. Bij de keuze voor een cloud-partner is het dan ook een zeer relevante vraag of die bridging kan uitvoeren tussen Linc, H.323 en andere video endpoints. Om videogesprekken uit het domein van interne communicatie te halen, is het noodzakelijk om zo eenvoudig mogelijk te kunnen verbinden met externe systemen. Dat vereist dat de gekozen oplossing bestaande technologie zoals videoruimtes kan koppelen aan softwareoplossingen en mobiele apparaten. Verder moet de oplossing naadloos kunnen verbinden met vergelijkbare systemen van derden, en gesprekspartners die nog niet uitgerust zijn met video moeten kunnen deelnemen via een gastlink op een device naar keuze of via een normale telefoon. Hoewel dit met eigen hardware mogelijk is, 6

7 is het vele malen eenvoudiger en goedkoper om te realiseren via de cloud. De zorg voor onderhoud, compatibiliteit en de inzet van nieuwe hardware om de schaalbaarheid te garanderen liggen dan bij een andere partij. Veiligheid Met alle aandacht voor privacygevoelige informatie op internet, is veiligheid een aspect van communicatie dat niet vergeten mag worden. Videoconferencing biedt voordelen ten opzichte van en chat die vergelijkbaar zijn met telefonie. Een videogesprek is een real-time communicatiestroom die niet meer bestaat als het gesprek beëindigd is. Net als bij een telefoongesprek is er wel de mogelijkheid om het gesprek op te nemen, maar dit is een bewuste keuze van de gebruiker en in tegenstelling tot bijvoorbeeld is dit niet het uitgangspunt. Voor vertrouwelijke gesprekken blijft het van belang om goede beveiliging van het gesprek en de eventueel gedeelde gegevens te kunnen garanderen. Bij de keuze van een videoconferencing-dienst is daarom stevige encryptie op basis van betrouwbare principes essentieel. Een goede leidraad is kijken of een dienst standaard AES encryptie toepast op alle gesprekken. Ieder gesprek krijgt dan zijn eigen unieke AES-sleutel en de mediastroom zal geheel versleuteld plaatsvinden. Dit maakt het praktisch onmogelijk voor niet-genodigden om mee te kijken of te luisteren. Om zekerheid te hebben dat beveiliging geactiveerd is, moet de oplossing voorzien zijn van een on-screen melding die aangeeft dat de encryptie toegepast wordt. Het Meet Me -principe heeft nog een ander beveiligingsvoordeel. Er vinden slechts uitgaande gesprekken plaats en het uitgaande IPadres is altijd dat van de cloud-leverancier. De firewall kan zo ingericht worden dat alleen uitgaande gesprekken mogelijk zijn naar één vertrouwd IP-adres. Vijf thema s, één oplossing Voor interne communicatie is videoconferencing niet weg te denken als communicatiemiddel. En de voordelen gaan verder dan alleen kostenbesparing. Juist zaken als sneller beslissen en beter overtuigen worden door gebruikers genoemd als de werkelijke verdien- 7

8 sten. Hierdoor is het van belang dat er niet alleen intern kan worden gecommuniceerd via videoconferencing, maar ook extern. Daar zijn nog grotere voordelen te behalen. Gebruikers willen moeiteloos, overal en met alle apparaten ook via video kunnen communiceren. Bovendien is het van belang om bestaande omgevingen te kunnen blijven gebruiken, aangezien er al navenante investeringen op dit gebied zijn gedaan. Een goede oplossing moet daarom aan veel eisen voldoen. Dat lijkt problematisch. Verschillende hard- en softwareoplossingen weten individueel op veel punten goed te scoren, maar hebben stuk voor stuk ook duidelijk zwakke kanten. Bestaande videoconferencing en UC-oplossingen aanvullen met een cloud-dienst is een logische stap. Cloud-oplossingen zijn schaalbaar en laten organisaties met de vraag naar video meegroeien. Onderhoud en ontwikkeling zijn uitbesteed en de zorg voor interoperabiliteit ligt in handen van specialisten. Een platformonafhankelijke cloudoplossing zit niet vast aan één leverancier en is daarom het best gepositioneerd om met iedereen en alles verbinding te leggen. Wie zijn videoconferencing breder wil inzetten dan alleen in de eigen organisatie doet er daarom goed aan om voor videoconferencing een cloud-dienst in overweging te nemen. QConferencing Telefoon: +31 (0)