Aanbevelingen en contactgegevens

Transcriptie

1

2 Aanbevelingen en contactgegevens Gedegen evenementenorganisatie, heldere afspraken, flexibiliteit, het besef dat een evenement bij het beleid moet passen en tevreden bezoekers. Ik kan u de City Beach Tour aanraden. Claudia Blomert, Evenementencoördinator Dordrecht Marketing Elke zomer is de Grote Markt van Groningen het decor voor de City Beach! Tour. Een prachtig plaatje: de 96 meter hoge Martinitoren, het neoclassicistische stadhuis, een fantastische sfeer en aankleding en 550 kubieke meter zand. Sabine Burkunk, Marketing Groningen De City Beach! Tour staat als een huis. Al vijftien jaar aanwezig door heel Nederland, dat zegt toch voldoende? Dit is promotie voor stad, beleid, merk, sport en organisatie. Ton Hendrickx, Marketing & Communicatiespecialist en City Marketeer De kracht van dit zomerspektakel ligt volgens mij in de combinatie van elementen. Voor ons is sportstimulering voor de schooljeugd het belangrijkste element. Scholen staan elk jaar weer te trappelen om mee te doen. Maar als je daarbij de actieve en passieve deelnamemogelijkheden, goede promotie, pressionele aankleding en attractieve demonstraties cadeau krijgt wil elke stad dit evenement omarmen. Antoine Brandenburg, Sportservicepunt Gemeente Capelle aan den IJssel Go Marketing Lex C.J. Bouwer Laan Nieuwer Amstel 3 [email protected] JR AMSTELVEEN [email protected]

3 Basiskenmerken City Beach Tour Samenkomst van doelstellingen De City Beach Tour is een platform waarin meerdere doelstellingen samenkomen. De serie van zomerse publieksevenementen in de centra van steden door heel Nederland bevat elementen welke directe raakvlakken hebben met city marketing, met stimulatie van sport & bewegen, met de strijd tegen overgewicht en met top- en breedtesport. Convenanten met sociaal bewogen partners De City Beach Tour kent uitgebreide samenwerkingsverbanden met vier nationale sportbonden te weten de Koninklijke Nederlandse Voetbalbond (KNVB), de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB), de Nederlandse Volleybal Bond (NeVoBo) en het Nederlands Handbal Verbond (NHV). Met name de NeVoBo en de KNVB zijn al langere tijd actief en beleidsmatig aan de slag gegaan met de beach varianten van hun sporten. Inmiddels hebben de KNLTB en het NHV ook stappen genomen om beleid te ontwikkelen rondom beach tennis en beach handbal. Go Marketing is veelvuldig in overleg met deze bonden en is actief betrokken bij de planvorming. Met name op het gebied van beach volleyball en beach soccer zijn er opleidingsprogramma s opgesteld voor trainers, begeleiders en scheidsrechters, is er beleid ontwikkeld op het gebied van verenigingsondersteuning en de ontwikkeling van permanente beach sport accommodaties door heel Nederland. Er zijn inmiddels beach sport verenigingen ontstaan en er zijn bestaande verenigingen die een afdeling beach in hun activiteitenpakket hebben opgenomen dit van plan zijn te doen. De promotie van 12 maanden per jaar sporten Voor de meeste sporten geldt dat er middels de Nederlandse sportverenigingen gedurende ongeveer acht maanden per jaar competitie en organisatie wordt geboden. In de resterende vier maanden gebeurt er weinig tot niets terwijl meer en meer blijkt dat de behoefte om twaalf maanden per jaar te sporten overduidelijk aanwezig is. Beach sporten geven invulling aan deze behoefte, juist omdat deze hodzakelijk plaatsvinden in de zomerperiode wanneer de meeste reguliere competities stilliggen. De City Beach Tour brengt de meerwaarde van beach sport op een frisse en prettige wijze onder de aandacht van het publiek. De strijd tegen te weinig beweging en overgewicht Onlangs heeft Go Marketing ook een samenwerkingsconvenant gesloten met het Nederlands Kanker Instituut. De moverende reden daartoe is dat het steeds duidelijker begint te worden dat overgewicht in combinatie met te weinig bewegen één van de belangrijke oorzaken is van kanker. Go Marketing ziet de City Beach Tour als een platform om zowel actief als promotioneel het gevecht aan te gaan met overgewicht en de gigantische problemen die daaruit gaan ontstaan. De City Beach Tour biedt meerdere kansen om deze strijd aan te gaan: De presentatie van topsport als zijnde een positief voorbeeld; De realisatie van sportkennismakingsclinics voor middelbare en basisscholieren; De realisatie van breedtesporttoernooien voor lokale en/ regionale doelgroepen; De eventuele koppeling aan lokale initiatieven op het gebied van beach sporten. City Marketing; kijken, meedoen en beleven Naast de sportieve elementen kent de City Beach Tour uitgebreide raakvlakken met City Marketing. Het evenement kan actief bijdragen aan de leefbaarheid van uw gemeente als stad om te bezoeken, de prilering van uw gemeente door aandacht in de media, het genereren van economische spin f en het beïnvloeden van de economische attractiviteit. De City Beach Tour staat voor een pressionele aankleding, een gepokte en gemazelde organisatie (15 jaar ervaring), in veel gevallen uitgebreide samenwerkingsverbanden met lokaal en regionaal betrokken partijen zoals horeca, middenstand, verenigingen, gemeentelijke instanties, opleidingsinstituten en sportverenigingen en het uitgangspunt dat een City Beach Tour evenement in het absolute hart van de stad gepositioneerd is. Deze kenmerkende eigenschappen worden gecombineerd met de positieve uitstraling van beach sporten, passend gepresenteerde activiteiten, muziek, entertainment en aantrekkelijke side events.

4 Positie City Beach Tour op de Nederlandse evenementenranglijst Ranglijst top 10 sportevenementen 2010 Positie Evenement Aantal bezoekers Plaats 1 Fortis Marathon Rotterdam Rotterdam 2 DelfSail Delfzijl 3 Internationale Vierdaagse Nijmegen Nijmegen 4 ENECO Tour Landelijk 5 Bavaria City Racing Rotterdam 6 City Beach Tour Landelijk 7 Ronde van Spanje/Vuelta in Nederland Landelijk 8 Dam tot Damloop Zaandam 9 Amstel Gold Race Maastricht 10 Amsterdam Marathon Amsterdam Ranglijst top 10 jongerenevenementen 2010 Positie Evenement Aantal bezoekers Plaats 1 Vierdaagsefeesten Nijmegen Nijmegen 2 Ortel Zomercarnaval Rotterdam 3 Bavaria City Racing Rotterdam 4 Lakenfeesten Leiden 5 City Beach Tour Landelijk 6 Fit For Free Dance Parade Rotterdam 7 Radio 538 Koninginnedag Amsterdam 8 Parkpop Den Haag 9 Haagse KoninginneNach Den Haag 10 Luchtmachtdagen Landgraaf Bron: Respons Evenementen Monitor

5 Synergie Samen sterk De organisatie achter de City Beach Tour heeft niet de intentie om zomaar even een evenement neer te zetten. Het realiseren van een project als de City Beach Tour dient ons inziens vanuit een breed samenwerkingsverband op lokaal en/ regionaal niveau plaats te vinden. Door deze gezamenlijke inzet ontstaat een draagvlak dat vele malen groter is dan wanneer een externe organisatie op eigen houtje een dergelijk evenement in een stad zou willen realiseren. De belangrijkste partijen voor een dergelijk evenement zijn: gemeente en eventueel provincie; stadsmarketing horeca lokale en regionale middenstand lokale en regionale media lokale en regionale opleidingsinstituten lokale en regionale sportverenigingen en culturele instanties Gemeente (en provincie) De gemeente (soms ondersteund op provinciaal niveau) is onontbeerlijk als het gaat om vergunningen en facilitaire ondersteuning. Maar ook op financieel gebied is hulp veelal nodig. Daarnaast spelen gemeente en provincie vaak een belangrijke rol bij de communicatie en de contacten richting scholen, wijken en sportverenigingen en eventuele overige instanties. Stadsmarketing De hulp en inzet van stadsmarketing is uitermate belangrijk voor zowel het evenement als de stad in relatie tot het afstemmen van de city marketing doelstellingen op het evenement. Horeca Schoenmaker, blijf bij je leest. De organisatie achter de City Beach Tour houdt zich niet bezig met eigen horeca-activiteiten. De samenwerking met plaatselijke horeca (-verenigingen) levert niet alleen economische spin f op voor deze lokale evenement partners, maar is tevens erg belangrijk voor de kwaliteit van het evenement. Middenstand Net zoals dat geldt voor de horeca werken samenwerkingsverbanden met de plaatselijke middenstand versterkend. Het evenement biedt mogelijkheden voor bedrijfssporttoernooien en sponsoring op lokaal niveau. Het uitgangspunt is dat indien horeca en middenstand een belang hebben bij het evenement er een lokale betrokkenheid ontstaat die voor alle partijen meerwaarde oplevert. Het evenement krijgt, meer dan veel andere nationale evenementenseries, een eigen gezicht en herkenbaarheid binnen de gemeente. Media De City Beach Tour kent een nationaal mediaplan waaronder een samenwerking met het nationale radiostation SlamFM. Maar ook op lokaal en regionaal niveau zijn er, samen met de plaatselijke media, veel mogelijkheden om het evenement, de sportieve doelstellingen en city marketing doelstellingen onder de aandacht te brengen. Opleidingsinstituten, sportverenigingen en culturele instanties De enthousiaste inzet van sportverenigingen en opleidingsinstituten draagt bij aan drukbezette breedtesport toernooien; in veel gevallen wordt de programmering mede afgestemd op deze partijen. Culturele instanties worden vaak betrokken bij het evenement om zodoende aanvullende side events rondom de City Beach Tour te realiseren. U kunt hierbij denken aan optredens van street dance groepen optredens van lokale/regionale artiesten.

6 Voorbeeld programmering Onderstaande programmering dient als voorbeeld. Uiteraard is het programma in te korten, te verlengen en inhoudelijk aan te passen. Woensdag uur plaatsing zand en opbouw evenemententerrein Donderdag uur sportkennismakingsclinics/ beach sport toernooien voor basis- en voortgezet onderwijs uur beach sport activiteiten in het kader van naschoolse activiteiten uur studenten beach sport toernooi Vrijdag uur sportkennismakingsclinics/ beach sport toernooien voor basis- en voortgezet onderwijs uur beach sport activiteiten in het kader van naschoolse activiteiten uur bedrijven beach sport toernooi Zaterdag uur Sportmarkt; de lokale/regionale sportverenigingen presenteren zich middels een stand op het evenemententerrein inclusief eventuele sportdemonstraties uur Eredivisie Beach Volleyball Eredivisie Beach Soccer KNVB Kids Beach Soccer Spektakel uur Presentator uur Actie 4 Kids; gratis knippen/knutselen/plakken/spelletjes op het zand voor kinderen tot 12 jaar onder pressionele en ervaren begeleiding uur Diverse side events zoals: -street dance competitie -trial bike demoteam -mobiele klimmuur uur Diverse optredens Beach Cheerleaders uur Open Beach Sport Toernooi zoals: -beach soccer -beach tennis -beach volleyball -beach handball -beach rugby -beach footvolley Zondag uur Open Beach Sport Toernooi Classic Beach; klassieke muziek op het stadsstrand Finalerondes Eredivisie Beach Volleyball Actie 4 Kids Diverse side events uur afbouw evenemententerrein Maandag uur verwijdering zand en schoon opleveren evenemententerrein Eventuele muzikale entertainmentprogramma s worden uitsluitend op verzoek van en samen met de lokale horeca gepland en gerealiseerd.

7 Wetenswaardigheden en veelgestelde vragen Meerjarigheid Naar onze mening dient het de doelstelling te zijn om de City Beach Tour niet eenmalig in een stad te realiseren. Het beste uitgangspunt is een jaarlijks terugkerend evenement te realiseren dat zich ieder jaar verder ontwikkelt in kwaliteit en bereik. Meten is weten Graag willen wij vooraf met de belanghebbende partijen de doelstellingen en criteria van succes vaststellen. Op deze wijze wordt het evenement meetbaar en kunnen toekomstige beslissingen relatief eenvoudig worden genomen. Hoe zit het met de kosten? De basis van een City Beach Tour evenement wordt gefinancierd door Go Marketing en haar nationaal opererende partners (sportbonden en commerciële partijen zoals een automerk en een strandmodemerk). Go Marketing is daarmee de risicodragende partij: als blijkt dat de op de begroting aangegeven inkomsten door wat voor reden dan ook niet binnen blijken te komen wordt het evenement even goed en volgens de afgesproken programmering uitgevoerd. Go Marketing is tevens de risicodragende partij voor wat betreft de inkomsten van lokale en regionale sponsoren en de inschrijfgelden van breedtesporttoernooien. De hoogte van de bijdrage die wij vanuit een stad vragen is afhankelijk van de lokale wensen en de onderdelen van de programmering die buiten de basiskosten vallen. Na inventarisatie van deze lokale wensen op het gebied van de sportieve invulling en de totaalprogrammering wordt een open begroting opgesteld waaruit blijkt wat de lokale investering zou zijn. Veelal worden de kosten voor de stad gedragen door meerdere partijen. U kunt hierbij denken aan gemeente (vanuit de afdelingen Sport, Economische Zaken en City Marketing), de provincie, woningcoöperaties en ondernemersverenigingen. Naast de financiële bijdrage is het uitgangspunt dat er op lokaal niveau gezorgd wordt voor het zand en de eventuele logistieke kosten daaromtrent. In zeer veel steden waarmee wij reeds samenwerken is dit zand dat na het evenement gebruikt wordt voor bestratingsprojecten, aanvulling van reeds bestaande beach sport accommodaties sportvelden. Waarom in de binnenstad? De City Beach Tour speelt zich bij voorkeur af in het hart van de stad, ondanks dat er soms logistiek bezien eenvoudigere locaties zijn. De redenen daartoe is dat binnenstadslocaties met hoge bezoekers- en passantenaantallen en veel raakeenheden perfect aansluiten op de belangen van alle betrokkenen met een boodschap: gemeente/provincie en stadsmarketing, horeca en middenstand, sponsors en sportbonden. Waarom Go Marketing? Go Marketing heeft een 15-jarige ervaring in het plannen, realiseren en uitbouwen van evenementen in de binnenstad. In de afgelopen jaren is de City Beach Tour onder andere te gast geweest in Leiden, Rotterdam, Tilburg, Gouda, Den Haag, Haarlem, Groningen, Breda, Apeldoorn, Dordrecht, Enschede, Scheveningen, Amsterdam, Amstelveen, Eindhoven, Assen, Heerenveen, Utrecht, Delft, Almere en Leeuwarden. Go Marketing heeft door de investeringen van haar partners de mogelijkheid om pressioneel gepresenteerde evenementen welke per stad zijn afgestemd op de plaatselijke doelstellingen aan te bieden tegen relatief lage kosten voor de betreffende stad. Go Marketing gaat uit van de filosie dat samenwerking met lokaal betrokkenen de enige juiste weg is naar succesvolle en resultaatgerichte evenementen met een lange adem.