Communicatieplan Overstromingen Flevoland

Transcriptie

1 Communicatieplan Overstromingen Flevoland Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 1 van 54

2 Colofon Dit document is tot stand gebracht door de Regionale Werkgroep Crisiscommunicatie van de Veiligheidsregio Flevoland. Adres Samenstellers: Peter Niekerk Paul van Vilsteren Bronnen: Leidraad Voorlichting bij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen, deel 2: Draaiboek Voorlichting (COT, mei 2007). Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen, deel 3: Landelijk communicatiedraaiboek (ERC, 2 juni 2008). Concept Coördinatieplan Overstromingen Haaglanden (24 april 2008). Casusboek Dialogen en dilemma s : Het opzetten van een risicocommunicatietraject in 13 stappen (Provincie Noord-Brabant, projectgroep Risicocommunicatie ). Beleidsplan Crisisbeheersing, hoofdstuk 7: Risico- en crisiscommunicatie (BZK, juni 2004). Presentatie Communicatie bij overstromingen (BZK/ERC 2008). Documentatie Taskforce Management Overstromingen (TMO). Presentatie Risico- en crisiscommunicatie, TMO-driedaagse Flevoland (Paul van Vilsteren, 21 mei 2008). Aanvullingen communicatie EDO Flevoland D-x t/m D-0 (Reg. Werkgroep Crsisicommunicatie Flevoland, mei 2008). Uitwerking TMO-driedaagse Flevoland (19-21 mei 2008). Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 2 van 54

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Uitgangspunten Doelgroepen Relatie met andere planvorming Rijksfasering versus regionale fasering Leeswijzer Communicatieanalyse Risicoperceptie en voorbereidingsgedrag Noodzaak: aansluiten bij voorspelbaar menselijk gedrag Uitval van voorzieningen Risicocommunicatie bevorderd zelfredzaamheid Afstemmen communicatieboodschap met actoren en doelgroepen Andere organisatie van de communicatiefunctie Verplaatsing crisisstaven Communicatie als strategisch instrument Stappenplan crisiscommunicatie bij hoogwater en overstrmingen Omgevingsanalyse (stap 1) Strategieformulering (stap 2) Uitvoering (stap 3) Effect (stap 4) Fasering en communicatieaanpak per fase Bestuurlijke fasering en communicatieaanpak per fase Uitwerking communicatiestrategie per fase Organisatie en middelen Risicocommunicatie: organisatie, resultaten en middelen Crisiscommunicatie: organisatie resultaten en middelen...24 Coördinatiefase 1: Regionale afhandeling van de crisis...26 Coördinatiefase 2: Landelijke coördinatie van de crisis in de waterkolom...28 Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 3 van 54

4 Coördinatiefase 3a: Voorbereiding evacuatie wegens dreigende overstroming...30 Coördinatiefase 3t: Geen overstroming, terugkeer...32 Coördinatiefase 3b: Evacuatiefase...34 Coördinatiefase 3c: Acute fase...36 Coördinatiefase 3d: Stabilisatiefase...38 Bijlagen 1. Lijst met afkortingen Vragenlijst bij responsstrategie Informeren Vragenlijst bij responsstrategie Overtuigen Vragenlijst bij responsstrategie Instrueren Vragenlijst bij responsstrategie Consulteren en dialogiseren Internetlinks...51 Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 4 van 54

5 1. Inleiding Communicatie speelt een belangrijke rol in de voorbereiding op- en de bestrijding van een overstroming. De massaliteit van een overstroming in combinatie met de schaarste in hulpverleningsmateriaal en capaciteit en de beperkte tijd maken bijvoorbeeld een volledig gecoördineerde evacuatie door de overheid in de praktijk niet haalbaar. Daarnaast omvat een overstroming eigenlijk drie rampen tegelijk; een zware storm, een overstroming en uitval van vitale infrastructuur. Dit maakt crisiscommunicatie complex en risicocommunicatie, in de fase voorafgaand aan een overstroming, essentieel. 1.1 Uitgangspunten Deze handreiking richt zich op publieksvoorlichting rondom een overstroming. Publieksvoorlichting rondom een overstroming is te onderscheiden in 2 communicatiemomenten: 1. Risicocommunicatie: informeren van de inwoners over de risico s die zij in Flevoland lopen. 2. Crisiscommunicatie: informeren van de inwoners op het moment dat Flevoland wordt getroffen door een crisis of ramp. Goed geïnformeerde en geïnstrueerde burgers (risicocommunicatie) dragen bij aan een effectieve aanpak van een ramp of calamiteit (crisiscommunicatie). 1.2 Doelgroepen Risico- en crisiscommunicatie over overstromingen is in eerste instantie gericht op alle inwoners van de regio Flevoland. Daarnaast zal er in de communicatie extra aandacht zijn voor de volgende groepen: Inwoners bedreigde (risico) gebieden; Kwetsbare groepen (niet- of verminderd zelfredzame personen); Anderstaligen; Toeristen/forensen (ook niet Nederlandstalige); Ondernemers/bedrijven (in het bijzonder in de bedreigde gebieden); Hulpverleningsorganisaties; Media. Voor alle doelgroepen gelden twee vertrekpunten: 1. Eigen verantwoordelijkheid. Bedrijven en bewoners dienen zelf, voor zover zij hiertoe in staat zijn maatregelen te nemen vóór-, tijdens- en na de overstroming. 2. Zelfredzaamheid. De zelfredzaamheid van burgers en bedrijven ingeval van dreiging van overstroming moet niet worden onderschat. Daarom is het noodzakelijk dat de doelgroepen tijdig met gedragsadviezen wordt geïnformeerd zich in veiligheid te brengen. Hierdoor wordt handelingsperspectief geboden. In hoeverre gedragsadvies van overheidswege wordt opgevolgd, valt in dergelijke omstandigheden niet te controleren. 1.3 Relatie met andere planvorming Het Kabinet heeft gesteld dat Nederland eind 2008 voorbereid moet zijn op grootschalige overstromingen. Het ministerie van BZK heeft de Taskforce Management Overstromingen (TMO) ingesteld om overheden en betrokken organisaties in dit kader te ondersteunen bij hun multidisciplinaire voorbereiding via planvorming en oefening. Voor Flevoland heeft dit project geleid tot drie samenhangende plannen: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 5 van 54

6 Het Coördinatieplan Overstromingen Flevoland; Het Evacuatieplan Overstromingen Flevoland en Het Communicatieplan Overstromingen Flevoland. In het Coördinatieplan Overstromingen Flevoland zijn de uitgangspunten beschreven voor het bestuurlijk-, functioneel- en operationeel handelen bij (dreiging van)overstroming of wateroverlast. Daartoe zijn in het plan eenduidige verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden en procedures tussen de betrokken organisaties vastgesteld, waarbij drie hoofdscenario s worden onderkend: I. De Ergst Denkbare Overstroming (EDO), dit is het zgn. TMO-scenario; II. Overstroming door Langdurige Regenval c.q. Extreme Neerslag; III. Overstroming van één of meer Buitendijkse Gebieden. Daarnaast wordt rekening gehouden met het zogeheten Noodscenario, de situatie die ontstaat wanneer een waterkering rond Flevoland het begeeft en er niet voortijdig is geëvacueerd. Het Evacuatieplan Overstromingen omvat alle aspecten met betrekking tot gehele of gedeeltelijke evacuatie. Het Communicatieplan is een nadere uitwerking van hoofdstuk 8 van het Coördinatieplan Overstromingen Flevoland (versie 18 september 2008). Het Communicatieplan bevat alleen de bijzonderheden en uitzonderingen ten opzichte van andere maatramptypen. De basisorganisatie voor de crisiscommunicatie is neergelegd in het conceptplan Organisatie van de crisiscommunicatie in de Regio Flevoland (versie 4 van 2 oktober 2008). Deze basisorganisatie wordt praktisch vertaald in een regionaal model Draaiboek Risico- en Crisiscommunicatie. Net als het voorliggende plan worden ook het Organisatieplan en het Communicatieplan met bijbehorend draaiboek uitgewerkt door de regionale werkgroep Crisiscommunicatie, in opdracht van de Veiligheidsdirectie Flevoland. Beide plannen en het draaiboek verkeren nog in concept en worden later ter besluitvorming voorgelegd aan het Veiligheidsbestuur Flevoland. 1.4 Rijksfasering versus Regionale fasering Een hoogwater situatie kenmerkt zich door verschillende fasen van eerste waarschuwing, via dijkdoorbraak naar uiteindelijk de terugkeer van mensen naar hun woning. De fasering bepaalt op welke manier overheden en disciplines betrokken zijn bij de te nemen maatregelen. Faseringsmodel Rijk Het Rijk hanteert een faseringsmodel 1 voor haar eigen (inter)departementale opschaling-, coördinatie- en informatie-uitwisseling. Dit model wijkt enigszins af van de regionale fasering en ziet er als volgt uit (zie figuur op de volgende pagina): Fase 0: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Normale beheerssituatie Regionale afhandeling van de crisissituatie Landelijke coördinatie van de crisissituatie in de waterkolom (dreigende) overstroming als gevolg van hoogwater Fase 3a: Voorbereidingsfase: Periode tussen officiële waarschuwing en besluit tot al dan niet (gehele) evacuatie Fase 3b: Evacuatiefase: Periode tussen besluit tot wel- of geen evacuatie en moment van overstromen; Fase 3c: Acute fase; Fase 3d: Stabilisatiefase. Deel drie (Landelijk Communicatiedraaiboek) van het Nationaal Crisisplan Overstromingen (september 2008) geeft bij elke fase van bovengenoemd model een uitgewerkte 1 Bron: Deel 1 (Beleidsdraaiboek) van het Nationaal Responsplan Hoogwater en Overstromingen (januari 2007): thans het Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen (september 2008). Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 6 van 54

7 communicatiestrategie met een beschrijving van de doelgroep, de activiteit, de kernboodschap, het handelingsperspectief en de communicatiemiddelen. Faseringsmodel Rijk voor het IJsselmeergebied (Bron: Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen, september 2008) Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 7 van 54

8 Faseringsmodel Regio Het Coördinatieplan Overstromingen Flevoland hanteert een regionaal fasemodel ten aanzien van de operationele en bestuurlijke opschaling (GRIP). Dit houdt verband met het onderscheid in taken en verantwoordelijkheden tussen de functionele kolom (Min van V&W GC Dijkgraaf) en algemene of bestuurlijke kolom (Min van BZK CdK Burgemeester). Bovendien is in het regionale faseringsmodel bij elke fase de tijd (in uren) aangegeven voorafgaand aan een hit (T) en daarna. Faseringsmodel Regio Flevoland Kantelpunt regulier -> Fase I Fase I Tijdsindicatie T uur tot T - 36 uur Moment waarop de eerste verwachting dat een orkaan Nederland kan gaan treffen wordt afgegeven Kenmerken Grote onzekerheid of de orkaan Nederland daadwerkelijk zal treffen én of de kracht zo groot is dat een dijkdoorbraak waarschijnlijk is. Er is sprake van spontane evacuatie. Kantelpunt Fase I -> II Fase II Tijdsindicatie T - 36 uur tot T 12 Er worden door de overheid maatregelen getroffen die het openbare leven niet ingrijpend verstoren. Moment waarop met circa 30% zekerheid gezegd kan worden dat de orkaan Nederland zal treffen en de overheid maatregelen treft die sterk ingrijpen op het openbare leven. Kenmerken Kantelpunt Fase II -> III Er wordt massaal geëvacueerd op het besluit van de overheid. Het is redelijk waarschijnlijk dat de orkaan Nederland gaat treffen. Waar deze echter precies aan land gaat komen (noordwest of zuidwest) is nog onzeker. Vanwege de weersomstandigheden is het aanvaardbare risico voor hulpdiensten te hoog geworden om de hulpverlening te continueren. Fase III Tijdsindicatie T - 12 tot T + 24 uur Kenmerken Naarmate de tijd vordert en de orkaan langer duurt, is er sprake van toenemende schade aan (vitale) infrastructuur. Er is sprake van (steeds verder) afnemende mogelijkheden om centraal te coördineren en de beeldvorming in stand te houden. De overstroming vindt plaats (of niet). Kantelpunt Fase III -> IV Fase IV Tijdsindicatie Kenmerken De hulpdiensten kunnen, door de afname van de orkaan, een aanvang maken met de repressieve inzet. T + 24 uur tot T + 96 uur Er is grote schade aan (vitale) infrastructuur. Deze schade heeft (onder andere) tot gevolg dat het niet mogelijk is om centraal gecoördineerd op te treden door de hulpdiensten. De hulpverlening heeft te maken met schaarste. Kantelpunt Fase IV -> nafase Er is voldoende hulpverleningscapaciteit beschikbaar. Er is geen noodzaak meer tot (acute) redding en hulpverlening (anders dan 'regulier') én het is weer mogelijk om de inzet centraal te coördineren. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 8 van 54

9 In het faseringsmodel wordt gesproken over fasen en kantelpunten. De kantelpunten markeren de overgang naar de verschillende fasen. Deze kantelpunten worden telkens bij initiatie van het draaiboek in beeld gebracht op basis van de dan geldende omstandigheden. Definitie Kantelpunten: momenten waarop de uitvoering van de evacuatie sterk verandert en er beslissingen genomen moeten worden in verband met het vervolgtraject. 1. Besluit tot initiatie draaiboek. 2. Evacuatiebesluit met dreiging. 3. Evacuatiebesluit met calamiteit. 4. Stabilisatie. 5. Besluit tot afschalen crisisorganisatie. Definitie Fase: een periode waarin activiteiten en besluiten worden uitgevoerd. Deze fasen zijn karakteristieke perioden van een evacuatie en vormen de basis voor de rangschikking van activiteiten, besluiten en samenwerking in het netwerk. 0. Voorfase. 1. Initiatie draaiboek. 2. Verplaatsing en Opvang. 3. Terugkeer of herhuisvesting. 4. Herstel en nazorg. Combinatie fasemodellen Regio en Rijk Om gebruik te kunnen maken van beide fasemodellen is in paragraaf 4.4 van het Coördinatieplan een transponeringstabel opgenomen waarbij een relatie wordt gelegd tussen de onderscheiden fasen. Transponeringstabel fasering Regio en Rijk: Regio Transponeringstabel regionale -en Rijksfasering Rijk FASE I Coördinatiefase 1 geen rijksopschaling (alleen ambtelijk) FASE I Coördinatiefase 2 geen rijksopschaling (alleen ambtelijk) FASE I- II Coördinatiefase 3a rijksopschaling (ook bestuurlijk) FASE I-II Coördinatiefase 3b FASE III Coördinatiefase 3c FASE IV Coördinatiefase 3d In paragraaf 5.2 van het voorliggende Communicatieplan zijn doelgroepen-, middelen- en kernboodschappen matrices opgenomen. In deze matrices zijn de uitgangspunten van zowel het regionale- als het Rijksfasemodel verenigd in combinatie met de handreikingen uit deel drie (Landelijk Communicatiedraaiboek) van het Nationaal Crisisplan Overstromingen (september 2008). 1.5 Leeswijzer Dit communicatieplan beschrijft de specifieke acties op het gebied van voorlichting naar pers en publiek tijdens (dreigend)hoogwater en overstromingen, die vanuit de lokale overheid binnen het regionale samenwerkingsverband worden ondernomen op basis van: het Coördinatieplan Overstromingen Flevoland; het Evacuatieplan Overstromingen Flevoland; het conceptplan Organisatie van de crisiscommunicatie in de Regio Flevoland. Dit plan beschrijft o de piketorganisatie; o de wijze van alarmering en opschaling; o een regionaal draaiboek met checklists voor elke communicatiefunctie; o een doorlopend opleidings- en oefenprogramma; Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 9 van 54

10 o een omschrijving van de randvoorwaarden (huisvesting, verbindingen, middelen en vervoer); o een kostenindicatie en de wijze van financiering; o de wijze van implementatie, borging en doorontwikkeling. Twee onderdelen van het organisatieplan zijn in concept beschikbaar, namelijk: - Sleutelfuncties, piket, alarmering en opschaling (versie 5 van 14 oktober 2008); - Regionaal model Draaiboek Risico- en Crisiscommunicatie, gebaseerd op de GRIP- Flevoland 2008 (versie 2.0 van 9 september 2008). In het voorliggende communicatieplan wordt aangegeven wanneer de landelijke overheid de coördinatie van bovengenoemde acties overneemt. Hoofdstuk 2 bevat een analyse van de communicatiestrategie bij hoogwater en overstromingen. Bron: deel 3 (Landelijk Communicatiedraaiboek) uit het Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen. Hoofdstuk 3 beschrijft hoe communicatie als strategisch instrument ingezet kan worden door het volgen van een stappenplan: omgevingsanalyse, strategieformulering, uitvoering en monitoring van het effect. Hoofdstuk 4 beschrijft de Rijksfasering die bij het maatramptype overstroming wordt toegepast voor bestuurlijke opschaling, coördinatie en informatie-uitwisseling. Aan elke fase is een communicatiestrategie gekoppeld, conform het Landelijk Communicatiedraaiboek van het Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen. In hoofdstuk 5 wordt de verbinding gemaakt van scenario s-, fasering- en opschaling naar organisatie en middelen, voor zowel risico- als crisiscommunicatie. Paragraaf 5.2 bevat zeven tabellen waarin de Rijks- en Regionale faseringen zijn gecombineerd, samen met de tijdbalk voor de scenario s I, II en III. Elke tabel geeft informatie over de situatie, communicatiestrategie, communicatiedoelstelling, procesverantwoordelijke, procesondersteuner, aard van de werkzaamheden, doelgroep, activiteit, kernboodschap, handelingsperspectief en de communicatiemiddelen. In de bijlagen zijn vragenlijsten opgenomen, afkomstig uit de Leidraad Voorlichting bij Evacuaties in Hoogwatersituaties en bij Overstromingen (TMO september 2008). De vragenlijsten zijn bedoeld om communicatieprofessionals voor te bereiden op vragen die burgers zullen stellen bij een hoogwatersituatie en/of een situatie waarin een evacuatieproces op gang moet worden gebracht. De vragen zijn gerangschikt naar communicatiestrategie: informeren, overtuigen, instrueren en consulteren. In de preparatiefase wordt het beantwoorden van deze vragen uitgezet via de regionale werkgroep Crisiscommunicatie. Zodra de antwoorden beschikbaar zijn worden zij als bijlage aan dit communicatieplan toegevoegd. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 10 van 54

11 2. Communicatieanalyse Bron: Deel 3 (Landelijk Communicatiedraaiboek) van het Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen Inleiding Dit hoofdstuk bevat een analyse van de communicatiestrategie bij hoogwater en overstromingen. Aspecten als risicoperceptie, voorbereidingsgedrag en (snelle)informatiebehoefte spelen een belangrijke rol bij de realisatie van communicatiedoelen en het afstemmen van boodschappen op doelgroepen. Als het aankomt op evacueren dan is communicatie van doorslaggevend belang voor de crisisbeheersing. Uitval van vitale infrastructuur zoals elektriciteit vormt daarbij een extra handicap. Moderne en snelle communicatiemiddelen zijn dan onbruikbaar. Bovendien zullen crisisstaven en mogelijk ook (gemeentelijke)actiecentra vóór een overstroming naar veilig gebied worden verplaatst. Dit vergt een aangepaste organisatie van ondermeer de crisiscommunicatie. 2.1 Risicoperceptie en voorbereidingsgedrag Nederland is historisch belast met de strijd tegen het water. Uit onderzoek van TNS-nipo 1 blijkt dat bijna een kwart van de ondervraagden bang is voor een overstroming vanuit zee of een rivier. Deze ramp staat bovenaan het lijstje, hoger nog dan een ernstig ongeval op de weg, een ziektegolf, het vrijkomen van gevaarlijke stoffen of een aanslag. Hoewel driekwart van de respondenten zich betrekkelijk veilig voelt achter de dijk, verandert dit gevoel als men al eens te maken heeft gehad met een evacuatie. De mate van voorbereiding die burgers treffen om zich tegen een overstroming of hoog water te wapenen is ronduit zorgelijk. Slechts 3% geeft aan zich op enigerlei wijze voorbereid te hebben. De behoefte aan snelle, betrouwbare en adequate informatie over dit onderwerp is tijdens een (dreigende) crisis groot, zeker in vergelijking tot andere onderwerpen. Burgers en andere getroffenen zullen actief op zoek gaan naar relevante informatie. Dit vergemakkelijkt het communicatieproces, maar stelt wel hoge eisen aan de afzender van de boodschap. Overigens blijkt uit dit onderzoek dat de burger de gemeente ziet als belangrijkste informatiebron. Het bedrijfsleven dient aparte aandacht te krijgen in de communicatie; zo zijn agrariërs veel minder geneigd om kritiekloos de instructies van de gemeente op te volgen. Hun bedrijfsbelang is immers groot. Vandaar dat zij in deze handreiking als aparte doelgroep worden genoemd. 2.2 Noodzaak: aansluiten bij voorspelbaar menselijk gedrag Het is bekend dat menselijk gedrag moeilijk te beïnvloeden is als het gaat om feitelijke voorbereiding op rampsituaties 2. Mensen staan pas open voor instructieve vormen van risico- en crisiscommunicatie als de tijd daarvoor rijp is. In het geval van een dreigende overstroming is dat op zijn vroegst enkele dagen voor de feitelijke overstroming of de noodzakelijke evacuatie. Dit betekent voor de communicatie naar kwetsbare groepen en direct- en indirect getroffenen het benodigde instructiemateriaal klaar moet zijn ruim voordat sprake is van een dreiging. Op het moment zelf is er geen tijd om dit materiaal aan te laten maken. Communicatiemateriaal, zoals flyers, evacuatiekaarten en zelfredzaamheidinstructies dienen digitaal beschikbaar te zijn voor de verschillende doelgroepen. 2.3 Uitval van voorzieningen Tijdens een overstroming vallen gas, elektriciteit, telefoon- en drinkwatervoorzieningen uit. Waarschijnlijk ook buiten het getroffen gebied. Voor communicatie betekent dit dat gebruik gemaakt zal moeten worden van andere, soms traditionele communicatiemiddelen. Daarnaast zullen mogelijk veel mensen (en dieren) geëvacueerd en dus geïnstrueerd moeten worden. Dit 1 TNS-nipo: Risicoperceptie bij overstromingen in relatie tot evacuatiebereidheid, mei 2006 (uitgevoerd i.o.v. het ERC) 2 Zie resultaten Denk Vooruit campagne, Ministerie van BZK, ERC, januari 2008 Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 11 van 54

12 heeft gevolgen voor de evacués zelf en voor de bewoners van de opvanggebieden. Dit stelt hoge eisen aan de (crisis)communicatie naar de bewoners in die gebieden. Maatwerk per gebied en naar inwoners is noodzakelijk. Dit zal zoveel mogelijk regionaal ingevuld moeten worden. Ook hulpverleningsdiensten krijgen te maken met uitval van communicatiemiddelen. In de tabellen van paragraaf 5.2 is aangegeven welke traditionele communicatiemiddelen ingezet kunnen worden. 2.4 Risicocommunicatie bevorderd zelfredzaamheid Uit capaciteitsberekeningen blijkt dat hulpverleningsdiensten niet in staat zullen zijn om alle getroffenen te redden of tegelijkertijd hulp aan te bieden, zeker waar het gaat om de zogenoemde EDO-scenario s (Ergst Denkbare Overstromingen). Er zal geïnvesteerd moeten worden om de zelfredzaamheid van burgers te bevorderen voor hoogwater en overstromingsrisico s. Risicocommunicatie is een instrument om bij te dragen aan zelfredzaamheidsbevordering. Op nationaal niveau is en wordt massamediaal campagnemateriaal hiervoor ontwikkeld (Denk Vooruit, Nederland leeft met Water, communicatieacties in kader van Waterveiligheid 21-ste eeuw) 1. De Veiligheidsregio Flevoland maakt gebruik van het nationale campagnemateriaal en ontwikkelt dit materiaal dus niet zelf. 2.5 Afstemmen communicatieboodschap met actoren en doelgroepen Opkomend water houdt zich niet aan gemeentegrenzen en treft al snel een groot gebied. Dit maakt de coördinatie en de aansturing van het crisisbeheersingsproces lastig. Het speelveld is groot, zowel binnen de waterkolom als de bestuurlijke kolom. Ons coördinatieplan geeft aan hoe hiermee omgegaan dient te worden. Naast lokale en regionale bestuurders onderkennen we voor dit draaiboek de volgende doelgroepen: - Direct getroffenen Mensen die schade ondervinden van de overstroming Mensen die spontaan gaan evacueren, terwijl dit niet gewenst is Mensen die geëvacueerd moeten worden Mensen die niet geëvacueerd kunnen worden Mensen die niet geëvacueerd willen worden - Indirect getroffenen Verwanten die op zoek gaan naar familieleden / slachtoffers Mensen die in opvanggebieden wonen - Mensen die onder het regime van anderen leven Gedetineerden Mensen in ziekenhuizen en verpleeghuizen Schoolkinderen Alleenwonenden niet-zelfredzamen Allochtonen die de Nederlandse taal niet / onvoldoende beheersen Strenggelovigen die niet beschikken over radio en tv - Professionele doelgroepen Agrariërs en veehouders (Bedrijfs)leiding (vitale) bedrijven en instellingen Hulpverleners en hun familie - Media Lokaal Regionaal, m.n. de regionale calamiteitenzender Nationaal, m.n. de publieke omroepen als nationale calamiteitenzender (na ministeriële aanwijzing) Internationaal 1 Zie capaciteitsplan Nationale Veiligheid Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 12 van 54

13 2.6 Andere organisatie van de communicatiefunctie In lijn met de GRIP structuur in Flevoland wordt per zone 1 Commandoteam Plaats Incident (CoPI) ingericht. Alle eenheden van de Overheidshulpdiensten (OHD) die binnen deze zone worden ingezet bij de hulpverlening vallen dan onder de operationele leiding van deze CoPI s. Systeemtechnisch functioneren dan dus onder het ROT Flevoland 3 CoPI s. Deze multidisciplinair samengestelde CoPI s worden gefaciliteerd (logistiek, aflossing etc.) en aangestuurd vanuit het ROT en rapporteren periodiek via situatierapportages aan het ROT. Het CoPI is van evident belang bij de organisatie van de Crisiscommunicatie. Vanuit het CoPI ontvangen de communicatieanalisten in het ROT en de gemeentelijke Actiecentra Voorlichting veelal informatie van de voorlichter(s) ter plaatse. Deze peilen ondermeer de stemming op en rond de plaats incident en verwijzen door naar andere communicatiekanalen. Er kunnen zich situaties voordoen waarin de communicatiemogelijkheden c.q. coördinatiemechanismen tussen ROT en CoPI (al dan niet tijdelijk) wegvallen. De CoPI s zullen in dergelijke situaties met een duidelijk operationeel inzetbevel tot nader order moeten kunnen doorfunctioneren. Zij krijgen daarmee dan zelf de status van ROT in de eigen zone en worden daarmee zelfstandig functionerende Decentrale Operationele Teams (DOT s) binnen de desbetreffende zone. In paragraaf 6.1 van het Coördinatieplan Overstromingen is aangegeven hoe wij dit in Flevoland organiseren. Als de communicatiekanalen vanaf de CoPI s / DOT s geheel of gedeeltelijk wegvallen, dan moet het Gemeentelijk/Regionaal Beleidsteam zich inspannen om zichzelf in communicatietermen een beeld te verschaffen van de situatie ter plaatse (in casu: binnen de eigen gemeentegrenzen). Dit kan bijvoorbeeld door gemeenteambtenaren die de situatie ter plaatse continue monitoren en daarover rapporteren en door nauwgezette rapportages vanuit het Waterschaps Operationeel Team en Rijkswaterstaat. Het is evident dat inzichten die het Gemeentelijk Beleidsteam verwerft, worden doorgeven aan het Regionaal Operationeel Team, het Regionaal Beleidsteam en het NVC. 2.7 Verplaatsing crisisstaven In paragraaf van het Coördinatieplan Overstromingen Flevoland is aangegeven, dat het Regionaal Operationeel Team (ROT) en het Regionaal Beleidsteam (RBT) voor het moment van overstromen verplaatst worden naar Apeldoorn. Vooralsnog is onduidelijk of-, hoelang- en waar het Gemeentelijk Beleidsteam(GBT), het Gemeentelijk Managementteam(GMT) en de gemeentelijke actiecentra (waaronder Voorlichting) zullen functioneren. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 13 van 54

14 3. Communicatie als strategisch instrument Bronnen: Deel 3 (Landelijk Communicatiedraaiboek) van het Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen. Leidraad Voorlichtingbij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008). Inleiding Toen Jan Mans na de Vuurwerkramp in Enschede de pers te woord stond, hield hij zichzelf voor om vijf minuten voor het hele uur de pers te woord te staan. Op die manier werd het laatste nieuws meegenomen in de ANP-bulletins en hield hij, zo zei hij zelf, de lead in het managen van de media. Het was een les die hij had opgedaan van collega Ed van Thijn, die hetzelfde mechanisme hanteerde na de Bijlmerramp. Sinds die bewuste 13e mei 2000 is het nodige veranderd in het medialandschap. Het is de vraag of media management in deze vorm nog bestaat. Bovenstaand voorbeeld geeft aan dat de setting waarin de overheid communiceert over risico s en crises aan het veranderen is. Wij leven in een risicovolle wereld en de burger is zich daar in meerdere of mindere mate van bewust. Zodra een risico zich echter manifesteert als een concrete dreiging, is de burger er als de kippen bij om zich te laten informeren via tal van kanalen, waarvan de overheid er slechts één is. De ervaring leert dat de burgemeester en in zijn kielzog de overheid onder deze omstandigheden de regie verliest wanneer hij nog solistisch nastreeft om de brenger van nieuw nieuws te zijn. Anno 2008 is de burgemeester vooral degene geworden die de crisis moet duiden, nieuws dat klopt bevestigd, geruchten ontkracht en oog houdt voor de belangen die met de crisis gemoeid zijn. Geen aloude voorlichting, maar concrete sturing van gedrag, belevingen en percepties. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe communicatie bij (dreiging van)hoogwater en overstromingen als strategisch instrument kan worden ingezet. 3.1 Stappenplan crisiscommunicatie bij hoogwater en overstromingen Niet alleen de feitelijke situatie kan aanleiding zijn om het communicatieproces met de bevolking op te starten, maar ook de mate van media-aandacht kan daarbij een rol spelen. In het algemeen geld dat de risicoperceptie 1 en de publieke beleving ten aanzien van het overheidshandelen tijdens een dergelijke crisis vanuit communicatieoogpunt leidend moet zijn. Analyse van de omgeving dient als vertrekpunt van het communicatieproces gehanteerd te worden. In het communicatiewerkproces worden de volgende stappen onderscheiden: 1 Risicoperceptie(waarneming) en media aandacht zijn nauw met elkaar verwant Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 14 van 54

15 3.2 Omgevingsanalyse (stap 1) Het ERC maakt op verzoek van overheden (zoals departementen, waterschappen, gemeenten) of op eigen initiatief verschillende analyses die samen de omgevingsanalyse vormen. Deze analyse vormt de basis voor de communicatiestrategie of de aanpassing daarvan. Delen van de analyse worden ook opgenomen in sitrap s van het NCC en ter toelichting gebruikt in ACO s, IBT s en MBT s. Als bronnen worden gebruikt: analyse van mediaberichtgeving, internetberichten, publieks- en persvragen; waarnemingen van oren en ogen Plaats(en) Incident (veelal Copi-voorlichters); zoekgedrag op de site of andere ingezette websites; belevingsonderzoek (crisisthermometer). De analyse geeft een beeld van hoe de buitenwereld (algemeen publiek, specifieke doelgroepen) aankijkt tegen het overheidsoptreden. Het ERC kan de complete omgevingsanalyse leveren, alsook één of meer onderdelen daarvan. 3.3 Strategieformulering (stap 2) Op basis van de analyse en de te nemen beleidsmaatregelen/acties wordt een communicatiestrategie t.b.v. de Veiligheidsregio, het ACO / IBT / MBT ontworpen en voorgelegd ter besluitvorming. Algemene uitgangspunten bij de uitvoering van alle basisstrategieën zijn: Doelgroepgericht, dus maatwerk: o De ontvanger van de boodschap staat centraal in het communicatieproces. Zijn beleving / ontvangstcondities bepalen de wijze waarop hij door de overheid benaderd wordt. o Er moet rekening gehouden worden met extra kwetsbaren in de samenleving als het gaat om hoog water en overstromingen. Minder zelfredzamen, ondernemers en meer specifiek de agrarische bedrijven en de dierhouders worden vaak extra getroffen en verdienen specifieke aandacht in de communicatie. Snel, feitelijk, open en eerlijk: o Persoonlijk letsel, materiele schade en angst zijn de belangrijkste gevolgen van overstromingen. Daarom is het van belang de samenleving direct helder te maken dat de overheid al het mogelijke doet om schade te beperken en consequent te vertellen wat gedaan wordt om de gevolgen te bestrijden (procesinformatie), ook als alle feiten nog niet bekend zijn. Men heeft behoefte aan openheid. Burgers willen benoemd zien wat nog niet bekend is, maar ook wanneer het wel bekend zal zijn. Het merendeel van de Nederlanders begrijpt en accepteert dat niet alles bekend kan zijn of bekend mag worden. Op het niveau van de zender: o Eenheid in woordvoering en tone of voice zijn cruciaal voor het verdienen en managen van het publiek vertrouwen; o Het is verstandig de communicatie vanaf een vroeg stadium vanuit een centraal punt te laten coördineren en af te laten stemmen. Het ERC vervult deze specifieke functie. o Inzet van deskundigen bij het verspreiden van informatie wordt aanbevolen. Deskundigen zijn bij voorkeur afkomstig vanuit de Landelijke Coördinatiecommissie Overstromingsdreiging LCO). Zij stelt een landelijk beeld op, op waterstaatkundig gebied. Dit beeld wordt door het DCC van V&W naar het NCC gebracht. Op het niveau van de in te zetten middelen: o De middelen moeten zoveel mogelijk aansluiten bij de beleving van het publiek, dus geen koud persbericht als de bevolking persoonlijk contact wenst met een bestuurder. Geen internetsite in de lucht brengen als de mogelijkheden om de site te bekijken ontbreken. In een dergelijk geval moet teruggevallen worden op meer traditionele communicatiemiddelen, zoals de radio, geluidswagens, etc. o Daarnaast moet rekening gehouden worden met een toestroom aan (internationale) media. optimale facilitering van de media met zoveel mogelijk voorspelbaar handelen vanuit de overheid (bijv. vaste persmomenten, vaste woordvoerders, inzet eigen deskundigen) beïnvloedt de publieke opinie over het overheidsoptreden. Op het niveau van de boodschap: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 15 van 54

16 o o o De ramp zelf communiceert ook, dus de voor het publiek zichtbare beleidsmaatregelen, zoals de voorbereidingen die getroffen worden voor evacuatie, moeten een plek krijgen in de boodschap 1. Ook moet de boodschap aansluiten bij de wens / gedachten van de ontvangers. Dat betekent dat in de boodschap empathie moet doorklinken. De overheid moet weten en beseffen hoe de bevolking zich voelt, dus geen koude cijfers en feiten maar oprechte uitingen die aansluiten bij wat er leeft en speelt onder de bevolking; De eerste verklaringen na de overstroming zijn bepalend voor verdere communicatie met, en de beeldvorming in de samenleving. Bijsturen is na de eerste cruciale uren moeilijk. Belangrijk is om direct na een overstroming de gebeurtenissen in een kader plaatsen en er zo betekenis aan te geven. Alle andere uitingen / boodschappen dienen vervolgens in dezelfde context te worden geplaatst. Basis communicatiestrategieën zijn hierbij: Informeren: Deze strategie is toepasbaar als de risicoperceptie en het feitelijke risico nog relatief laag is; Overtuigen: Deze strategie moet worden toegepast als de risicoperceptie laag blijkt te zijn, maar het feitelijk risico hoog ingeschat moet worden. Dit is het geval als mensen de ernst van de situatie niet serieus nemen en niet tot noodzakelijk voorbereidingsgedrag overgaan; Instrueren: Als het feitelijke risico en de perceptie hoog te noemen is, dan staat men open voor instructies. De verschillende doelgroepen willen weten wat zij moeten doen of juist moeten nalaten. De boodschappen zijn kort, helder geformuleerd en niet voor tweeërlei uitleg vatbaar; Consulteren: Deze basisstrategie wordt toegepast als het feitelijk risico laag is, maar men nog steeds een hoge risicoperceptie heeft. Dit kan het geval zijn als het gevaar al geweken is, maar uit het gedrag blijkt dat mensen niet gerustgesteld zijn. Het is zaak om dan op zoek te gaan naar waar die angst precies vandaan komt. Een consultatieronde is noodzakelijk om inzicht te krijgen voor het juist vormgeven van de communicatie naar die doelgroepen. De keuze voor een bepaalde communicatiestrategie is afhankelijk van de kans dat een situatie zich daadwerkelijk kan voordoen en van de risicoperceptie bij de te bereiken doelgroep. Schematisch ziet e.e.a. er als volgt uit: 1 In de uitwerking per fase worden de voor het publiek zichtbare maatregelen dan ook als eerste genoemd Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 16 van 54

17 3.4 Uitvoering (stap 3) De uit te voeren communicatiestrategie volgt voor een deel uit de kaders die in deze handreiking zijn gesteld. Daarnaast heeft de omgevingsanalyse een belangrijke functie voor het verfijnen van de strategie, de in te zetten middelen en de kernboodschappen. Na goedkeuring in het ACO, IBT / MBT wordt de strategie uitgevoerd met de ter beschikking staande middelen o.g.v. pers- en publieksvoorlichting. Er zijn vier benaderingswijzen denkbaar: 1. Massamediaal: - Indien mogelijk inzetten van internet en intranet, tv, radio, kranten etc. Echter bij uitval elektriciteit kan het zijn dat deze middelen niet beschikbaar/bruikbaar zijn. In dat geval moet teruggevallen worden op meer conventionele middelen, zoals hieronder genoemd; 2. Massaal: - bijeenkomsten, luidsprekerauto s, boten met omroepinstallaties, posters, flyers; 3. Groepsgewijs / via intermediairs: - kerkgemeenschappen, (buurt)verenigingen, scholen, pers, leden fracties/raad, buurgemeenten, deskundigen op het gebied van overstromingen; 4. Individueel: - zoveel mogelijk beperken. Hier is in crisissituaties bijna geen tijd voor. Mensen (als het mogelijk is) doorverwijzen naar internet, callcenter, radio en dergelijke voor actuele informatie. 3.5 Effect (stap 4) De communicatieacties leiden tot een effect in de buitenwereld. Deze effecten zijn weer input voor stap 1. Deze effecten worden afgezet tegen de doelen die gesteld zijn. Hiermee is een eenmaal geformuleerde communicatieaanpak geen statisch geheel. Al naar gelang het crisisbesluitvormingsproces een volgende fase doormaakt zal de gekozen strategie wellicht aangepast moeten worden. Een onderbouwde meting (omgevingsanalyse) van het communicatieeffect is daarom cruciaal om te bepalen of de gestelde doelen gehaald zijn. Schematisch ziet dit continue werkproces er als volgt uit: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 17 van 54

18 4. Fasering en Communicatieaanpak per fase Bronnen: Deel 3 (Landelijk Communicatiedraaiboek) van het Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen. Leidraad Voorlichtingbij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008). Inleiding Een hoogwater situatie kenmerkt zich door verschillende fasen van eerste waarschuwing, via dijkdoorbraak naar uiteindelijk de terugkeer van mensen naar hun woning. De fasering bepaalt op welke manier overheden en disciplines betrokken zijn bij de te nemen maatregelen. In paragraaf 1.4 werden de faseringsmodellen van Rijk en Regio besproken. Deel drie (Landelijk Communicatiedraaiboek) van het Nationaal Crisisplan Overstromingen (september 2008) geeft bij elke fase van bovengenoemd model een uitgewerkte communicatiestrategie met een beschrijving van de doelgroep, de activiteit, de kernboodschap, het handelingsperspectief en de communicatiemiddelen. Deze informatie is in dit communicatieplan verwerkt in tabellen (zie paragraaf 5.2). 4.1 Bestuurlijke fasering en communicatieaanpak per fase Synchrone opschaling De overstromingsscenario s in combinatie met de bestuurlijke fasering zijn leidend voor de communicatieaanpak. Daar waar de hiernavolgende scenario s belangrijke kenmerken hebben is dit in de fasering verder uitgewerkt. Voor de fasering geldt dat de Minister van V&W verantwoordelijk is voor het vaststellen van de fasen 1 en 2. De Minister van BZK is verantwoordelijk voor het vaststellen van de fasen 3a t/m 3d. Hieraan wordt ook de verantwoordelijkheid voor het inzetten van communicatie als beleidsinstrument gekoppeld. In het beleidsdraaiboek worden dit de reguliere opschalingschema s genoemd. Hiervan is sprake als er wordt opgeschaald vanuit de waterkolom, via de regio naar het nationale niveau. Dit is een vorm van synchrone opschaling. In de reguliere opschaling vindt opschaling plaats op basis van feitelijke waterstanden en met een grote mate van zekerheid voorspelde waterstand (Rijks)fasering Fase 0: normale beheersituatie Fase 1: regionale afhandeling van de crisis Fase 2: landelijke coördinatie van de crisis in de waterkolom Fase 3: (dreigende) overstroming als gevolg van hoogwater - Fase 3a: Voorbereidingsfase, periode tussen officiële waarschuwing en besluit tot (algehele) evacuatie - Fase 3t: Geen overstroming, terugkeer - Fase 3b: Evacuatiefase, periode tussen besluit tot wel/niet evacueren en moment van overstromen - Fase 3c: Acute fase - Fase 3d: Stabilisatiefase Vanaf fase 1 wordt aan de bevolking vroegtijdig (overeenkomstig de maximale voorspellingstijd) een alarmering afgegeven: Het alarm (de kernboodschap) Bij fase 1 heet het alarm: overstromingswaarschuwing (strategie: informeren) Een overstromingswaarschuwing houdt in dat de bevolking in het betreffende gebied gewaarschuwd wordt voor een mogelijke overstroming op de langere termijn (4-6 dagen), zodat de inwoners van dat gebied tijdig op de hoogte gebracht zijn van het risico ter voorbereiding op het treffen van individuele maatregelen Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 18 van 54

19 Bij fase 2 heet het alarm: overstromingsalarm (strategie: informeren en instrueren) Overstromingsalarm houdt in dat de bevolking in het betreffende gebied gealarmeerd wordt voor een mogelijke overstroming op de korte termijn (1-2 dagen), zodat zij nog in staat zijn om individuele maatregelen te treffen of zich voor moeten bereiden op collectieve maatregelen vanuit de overheid, nader te bepalen door de betreffende beleidsteams Bij fase 3a heet het alarm: evacuatiewaarschuwing (strategie: informeren, overtuigen instrueren en Consulteren) Een evacuatiewaarschuwing wordt gegeven 1-2 dagen voor de mogelijkheid van een overstroming met daarbij de noodzaak tot evacueren van mensen en / of dieren in een bepaald gebied. Bij fase 3b heet het alarm: evacuatiealarm (strategie: informeren en instrueren) Een evacuatiealarm wordt direct gegeven nadat het besluit tot evacuatie is genomen door de overheid. Het evacuatiealarm houdt niet alleen in dat er geëvacueerd moet worden, maar tevens geeft het aan hoe het evacuatieproces moet verlopen waar de evacués opgevangen worden. Deze alarmeringen dienen door alle betrokken partijen te worden vastgesteld. In de risicocommunicatie (voorbereiding van bevolking en specifieke doelgroepen over dergelijke risico s) dienen deze alarmeringen uitgebreid gecommuniceerd te worden, zodat daar door de bevolking de juiste betekenis aan kan worden gegeven inclusief de bijbehorende handelingsperspectieven Asynchrone opschaling Asynchrone opschaling voor de communicatiefunctie kan plaatsvinden, indien de mediadruk of de publieke perceptie daartoe aanleiding geeft. In dat geval zal vanuit het ERC worden aangedrongen op het snel in werking stellen van de NVC structuur. Dit is nodig om tijdig omgevingsanalyses voor te kunnen leggen en een bijbehorende communicatiestrategie aan de stad/bestuurders te kunnen voorleggen. Beeldvorming over de situatie en publieke perceptie verlopen immers in een andere tijdspanne dan weersvoorspellingen of bestuurlijke opschalingstructuren. In dat geval geldt voor dit draaiboek dat, nadat daartoe het besluit is genomen voor asynchrone opschaling, de Veiligheidsregio Flevoland onmiddellijk de sturing en coördinatie op de communicatie voor haar rekening neemt. 4.2 Uitwerking communicatiestrategie per fase Uitgangspunt communicatiestrategie: bij (dreigende)overstroming vindt alarmering- en opschaling plaats conform de GRIP Flevoland. Een uitwerking van de strategie per fase, met daarbij een omschrijving van de doelgroepen-, activiteiten-, kernboodschappen-, handelingsperspectieven- en communicatiemiddelen is opgenomen in de tabellen in paragraaf 5.6. Fase 0 Er is sprake van normaal waterstaatkundig beheer door de waterbeheerders. Er is geen sprake van een acute crisis. Er is geen inhoudelijke bemoeienis vanuit het nationale niveau. Het bestuur van de Veiligheidsregio Flevoland dient nog nader te bepalen of- en in welke mate er in deze fase aan risicocommunicatie wordt gedaan. Fase 1: Regionale afhandeling van de crisissituatie Er bestaat een verhoogd risico op het waterstaatkundig beheer. De calamiteitenorganisaties in de waterkolom worden in regionaal verband opgestart. Er is geen inhoudelijke bemoeienis vanuit het nationale niveau dan alleen op aanvraag van de betreffende regio. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 19 van 54

20 Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 1 (GRIP 3 of 4) Bestuurders van lokale- en regionale overheidsinstanties Dit is de fase waarin een overstromingswaarschuwing aan de bevolking wordt afgegeven door de / het RBT( s) Rijkswaterstaat, c.q. het betreffende waterschap. Gemeenten en regio s bepalen zelf welke communicatiemiddelen zij inzetten: Low profile, aansluiten bij landelijke campagnes. Bevolking Informeren over: Wat is het feitelijke risico? Waar moet men rekening mee houden Hoe moet men zich hierop voorbereiden? Waar kan men de informatie vinden? Hoe blijft men op de hoogte? Fase 2: Landelijke coördinatie van de crisissituatie in de waterkolom Het verhoogde risico op het waterstaatkundig beheer is aanwezig. Voor wat betreft de coördinatie in deze fase wordt verwezen naar het beleidsdraaiboek Hoogwater en overstromingen van het Ministerie van V&W. Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 2 (GRIP 3 of 4) GBT s, RBT s, RWS en waterschappen Regionaal Operationeel Team (ROT) voert uit i.s.m. de gemeentelijke Actiecentra Voorlichting ERC monitort en ondersteunt op aanvraag ERC doet voorwaarschuwing uit naar blauwe pool NVC Dit is de fase waarin een overstromingsalarm aan de bevolking wordt afgegeven door het / de RBT( s). Regio s bepalen zelf welke communicatiemiddelen zij inzetten. Direct getroffenen Mensen die onder het regime van een ander vallen Professionele doelgroepen Informeren en instrueren over: De termijn waarbinnen de overstroming wordt verwacht Welke individuele maatregelen men dient te treffen om zich hierop voor te bereiden; Welke collectieve maatregelen de overheid voorbereidt in het geval de overstroming anders gaat verlopen dan verwacht; Waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte gehouden te worden van de overstroming. Fase 3: (dreigende) overstroming als gevolg van hoog water In deze fase wordt duidelijk wanneer zich welke risico s gaan voordoen, in welk gebied en in welk tijdsgewricht. Dit inzicht is nodig om tijdig het besluit te kunnen nemen om alle inwoners tijdig uit het rampgebied te evacueren. De Minister van BZK kondigt deze fase af en is daarmee eindverantwoordelijk. Vakdepartementen blijven hun eigen communicatieverantwoordelijkheid t.a.v. dit thema houden. De nationale crisisorganisatie is volledig ingericht. In deze fase ligt de nadruk op de voorbereiding van besluitvorming over evacueren en de voorlichting hierover naar pers en publiek. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 20 van 54

21 Fase 3a: voorbereidingsfase Van officiële waarschuwing tot aan besluit al dan niet geheel (of zeer gedeeltelijk) evacueren. Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 3a (Geen regionale coördinatie meer) NVC, na besluit daartoe genomen in IBT / MBT Dit is de fase waarin een overstromingsalarm en een evacuatiewaarschuwing afgegeven kan worden door de nationale overheid, op advies van de LCO en het NVC. Alle overheidsinformatie wordt vanaf dit moment zoveel mogelijk via 1 loket aan pers en publieksgroepen verstrekt. Het NVC zet in als middelen publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie website crisis.nl SMS-alertering Cell-broadcast berichten (in de nabije toekomst) Eenduidige informatie op regionale calamiteitenzenders en op de nationale publiekszenders Eenduidige woordvoering naar de media (ook internationaal) crisisbarometer Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van anderen leven Professionele doelgroepen Informeren, overtuigen, instrueren en consulteren over: De termijn waarbinnen de overstroming wordt verwacht Welke collectieve maatregelen de overheid voorbereid om de gevolgen voor mens, dier en vitale infrastructuur zo beperkt mogelijk te houden; Wat men moet weten en doen om zich voor te bereiden op een evacuatie De termijn waarbinnen die evacuatie gaat plaatsvinden en hoe het evacuatieproces dient te verlopen; Het effect van spontane en ongewenste evacuatie; Waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte gehouden te worden van de overstroming en het geplande evacuatieproces. Fase 3b: evacuatiefase Van besluit tot al dan niet evacueren tot aan moment van overstromen. Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 3b (Geen regionale coördinatie meer) NVC Dit is de fase dat een evacuatiealarm afgegeven wordt door de rijksoverheid, direct nadat het IBT / MBT daartoe besloten heeft. In ieder geval worden dezelfde middelen door het NVC ingezet als bij de voorgaande fase, aangevuld met specifieke middelen, zoals watervaste evacuatiekaarten voor het betreffende gebied of gebieden. Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van anderen leven Professionele doelgroepen Instrueren en informeren over: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 21 van 54

22 De ernst van de dreiging Het geplande evacuatieproces; Het verloop van het gaande evacuatieproces; De opvang van slachtoffers in de opvanggebieden; De omvang en effecten op de korte en langere termijn van de overstroming en de evacuatie; Waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte gehouden te worden van de overstroming en het evacuatieproces. Fase 3c: acute fase De waterkeringen overstromen en/of breken door. Er is sprake van een ramp in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen. Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 3c (Geen regionale coördinatie meer) NVC Dit is de fase waarin geen alarmeringen gegeven kunnen worden, omdat de betreffende gebieden overstroomd zijn en het evacuatieproces al heeft plaatsgevonden. De overheid zal afgerekend worden op het al dan niet juist handelen en op de mate waarin het met gevoel voor wat er leeft en speelt onder de bevolking de situatie kan duiden. Dit is de fase niet alleen de MP, maar ook het staatshoofd een rol zal krijgen in de communicatie naar direct getroffenen, slachtoffers en nabestaanden en hulpverleners. Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Informeren en consulteren. De nadruk in deze fase ligt voor communicatie op het informeren van getroffenen en slachtoffers en verwanten over de omvang van de ramp en de gevolgen op korte en langere termijn. Daarnaast zal de zorg voor slachtoffers en nabestaanden een grote rol moeten spelen in deze fase. Weten wat er daadwerkelijk leeft en speelt onder de bevolking is van cruciaal belang in deze fase om het vertrouwen in de overheid te verdienen en te behouden?? Empathie is een belangrijk element in de uit te voeren strategie. Fase 3d: stabilisatiefase De acute fase van de hoogwatercrisis is voorbij, er ontstaat gaandeweg een stabiele situatie. Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Communicatiedoelstelling in deze fase Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 3d (Geen regionale coördinatie meer) NVC Dit is de fase waarin het gevaar grotendeels geweken is en dat de overheid voorbereidingen treft om de mensen terug te laten gaan naar hun woongebieden. Alle acties zijn erop gericht om het herstel zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Ook de communicatie moet hieraan een duidelijk zichtbare bijdrage leveren. Het proces van schadeafhandeling en nazorg kan veel vragen opleveren. De communicatiefunctie is ingericht om deze vraag adequaat, eenduidig en efficiënt af te handelen. Direct getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Informeren, instrueren en consulteren over: Het verloop van het a.s. terugkeerproces; Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 22 van 54

23 de afhandeling van schade en het bieden van nazorg; waar de emoties liggen t.a.v. het overheidshandelen en het verdere verloop van de ramp; waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte gehouden te worden van het terugkeerproces. Fase 3t: geen overstroming, terugkeer Het gevaar is geweken, men kan terugkeren naar de woongebieden. Wie verantwoordelijk voor communicatie Specifieke aandachtspunten Communicatiedoelstelling in deze fase Meest betrokken doelgroepen Communicatiestrategie Overzichtstabel fase 3t (Geen regionale coördinatie meer) NVC, mogelijkheid tot afschaling naar departementaal niveau na besluit daartoe in MBT. Dit is de fase waarin de normale situatie hersteld wordt. Men kan terugkeren naar de woongebieden. De overheid zal de herstelmaatregelen bekendmaken, evenals hoe het nazorgtraject inhoudelijk zal verlopen naar getroffenen. Ook hier zal de MP en het staatshoofd een nadrukkelijke rol in de communicatie moeten vervullen voor nationale duiding en het kanaliseren en verwoorden van gevoelens van slachtoffers, nabestaanden en andere getroffenen. Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Informeren, instrueren en consulteren over: het verloop van het terugkeerproces; de afhandeling van schade en het bieden van nazorg; waar de emoties liggen t.a.v. het overheidshandelen en het verdere verloop van de ramp; waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte gehouden te worden van het terugkeerproces. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 23 van 54

24 5. Organisatie en Middelen Inleiding Proactieve risicocommunicatie vergroot het bewustzijn van de inwoners van de regio Flevoland ten aanzien van het overstromingsrisico en de mogelijke effecten daarvan ( kennis en houding ). Bewustzijn van dit risico is een voorwaarde om de zelfredzaamheid van inwoners van de regio Flevoland middels handelingsperspectieven te vergroten ( gedrag ). Het veranderen of sturen van gedrag door middel van communicatie is niet makkelijk. Daarvoor is structurele, eenduidige communicatie nodig die zich richt op de persoonlijke situatie van mensen. Risicocommunicatie kan bovendien een bijdrage leveren aan het vergroten van het vertrouwen tussen de burger en de overheid. 5.1 Risicocommunicatie Organisatie risicocommunicatie Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten hebben op grond van o.a. de Wet Rampen en Zware Ongevallen en de Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding een wettelijke taak ten aanzien van het communiceren over alle risico s waaronder overstromingsrisico s. Gezien alle gemeenten binnen de regio Flevoland te maken hebben met het overstromingsrisico, is het aan te bevelen een regionale strategie voor risicocommunicatie over overstromingen op te zetten met de afzonderlijke gemeenten als afzender. Kortom: regionale coördinatie, lokaal maatwerk Resultaten risicocommunicatie Bevordert het bewustzijn ten aanzien van het overstromingsrisico en de mogelijke effecten daarvan; Bevordert de zelfredzaamheid; Geeft een reëel inzicht in de (on)mogelijkheden van hulpdiensten; Schept vertrouwen tussen de inwoners van Flevoland en de hulpdiensten/overheid Middelen risicocommunicatie Gemeentelijke brief en folder/kaartmateriaal; Ondersteunende artikelen in o.a. lokale huis-aan-huis bladen; Filmmateriaal op regionale televisiezender (RTV Flevoland)/gemeentelijke website; Q&A lijsten op gemeentelijke website/website Hoogheemraadschap; Risicokaart ( Folder/kaart materiaal gemeentelijke balies/openbare gebouwen. Indien het Bestuur van de Veiligheidsregio Flevoland besluit om risicocommunicatie rondom overstromingsrisico s te starten, volgt hiervoor een apart plan van aanpak. 5.2 Crisiscommunicatie Organisatie Crisiscommunicatie In de regio Flevoland is een specifieke voorlichtingsstructuur in het leven geroepen die aansluit bij de structuur van de rampenbestrijdingsorganisatie. Aangezien er tijdens een overstroming direct wordt opgeschaald naar GRIP 4 verlopen de communicatielijnen en verantwoordelijkheden volgens het schema op de volgende pagina. In dit schema is het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) in werkelijkheid het Regionaal Beleidsteam (RBT): Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 24 van 54

25 Operationeel Bestuurlijk - Lid ROT Brandweer - Lid ROT Politie - Lid ROT GHOR - Lid ROT Gemeente - Logboek/ Sitrapschrijver - Plotter/Informatiemedewerker - ICT-medewerker - Overig personeel Operationeel Leider (OL) Regionaal Operationeel Team (ROT) - Officier Veiligheidsregio RMC/Def - AdHoc Liaisons/ Adviseurs SGBO Politie Actiecentrum Brandweer Actiecentrum GHOR CGP Gemeenten Voorlichter ROT (uit de gemeenten) Burgemeester Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) - Burgemeester - Gemeentesecretaris - Ambtenaar OOV - Adviseur Crisisbeheersing & Rampenbestrijding - Logboek/ Sitrapschrijver - Plotter/ Informatiemedewerker Voorlichter GBT (uit de gemeenten) - Regionaal Commandant Brandweer - Korpschef Politie - Directeur GHOR - Hoofdofficier van Justitie = Communicatielijn Voorlichting = Bevelslijn Voorlichter CoPI (uit de operationele diensten) Coördinator Actiecentrum Voorlichting Leider CoPI Cluster Pers / Media Cluster Facilitair Cluster Publiek Commando Plaats Incident (CoPI) Coördinator Persvoorlichting Ass. Coördinator AC Voorlichting Coördinator Publieksvoorlichting - OVD-Brandweer - OVD-Politie - OVD-GHOR - Liaison gemeente - AdHoc Liaisons/ Adviseurs Veldeenheden - Logboek/ Sitrapschrijver - Plotter/Informatiemedewerker - VC + COH - Persvoorlichter - Voorlichter Rampterrein - Contactpersoon Rampenzender - Logger / Notulist - ICT-specialist - Mdw Representatie en nazorg - Mediawatcher / Omgevingsanalist - Liaison Interne Communicatie - Plotter - Publieksvoorlichter(s) - (Web)redacteur - Liaison Verwantencommunicatie CRIB - Voorlichter Opvanglocatie KCC / IAC - Communicatieadv. Voorlichter Rampterrein (uit het Actiecentrum Voorlichting gemeente) Pers / Media Overheden Medew. / Hulpverl. Intermediairs Publiek Betrokkenen Resultaten crisiscommunicatie Zorgt voor een adequate informatievoorziening voor alle doelgroepen; Verschaft een duidelijke boodschappen met handelingsperspectief; Biedt ondersteuning aan de taken van hulpdiensten; Voorkomt onrust en zet zich in voor het vertrouwen van de afzender Middelen Crisiscommunicatie In de onderstaande tabellen zijn per fase de communicatiestrategie, de doelgroep/activiteit, de kernboodschap, het handelingsperspectief en het communicatiemiddel vermeld 1. Deze tabellen kunnen als checklist dienen voor de crisiscommunicatie, echter afhankelijk van de daadwerkelijke situatie, de gevolgen en effecten zal de crisiscommunicatie verder ingevuld moeten worden en de uiteindelijke strategie bepaald moeten worden. 1 Bron: Nationaal Crisisplan Hoogwater en Overstromingen, deel 3: Landelijk communicatiedraaiboek. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 25 van 54

26 Coördinatiefase 1 (Rijk): Regionale afhandeling crisissituatie (Regio Fase I) Scenario I (EDO) Indicatie: T-120 tot T-36 uur Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T-120 tot T-48 Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T-120 tot T-36 Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden Verhoogd risico waterstaatkundig beheer. Opstart crisisorganisatie Regionale diensten en waterkolom. In 1 e instantie operationeel, als hoogwater doorzet ook bestuurlijk. Alarmeringsfase GRIP 3. Mogelijkheid van beperkte dijkbewaking. Informeren Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak van de overheid in deze fase. Waakzaamheid bevolking in getroffen gebied bewerkstelligen. Informeren bevolking over getroffen maatregelen door de overheid. Verduidelijken van de fase waarin de situatie zich bevindt. GBT / RBT (conform GRIP 3/4), geadviseerd door RWS en Waterschappen. ROT voert uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. ERC en monitort (op aanvraag én pro-actief). Opstarten/maken planningen/voorbereiden van: o concrete maatregelen; o bestuurlijke en operationele besluiten. Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Activiteit Bevolking geruststellen, maar wel alert maken Sturen op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid Overstromingswaarschuwing Verder informeren over: Wat is het feitelijke risico? Waar moet men rekening mee houden? Hoe moet men zich hierop voorbereiden? Waar kan men aanvullende informatie vinden? Hoe blijft men op de hoogte? Blijf luisteren/kijken naar de regionale en landelijke RTV en Teletekst. Als de situatie verslechtert, zal een overstromingsalarm worden afgegeven met nadere instructies. Sirenenet RTV Flevoland RTV Almere Videoscherm Grote Markt Gemeentelijke websites Provinciale website Website Bijzondere aandacht voor verminderd zelfredzamen / kwetsbare groepen Consistentie afstemmen communicatie met andere partijen Hulpverleners Aanreiken handelingsperspectieven Verwanteninformatie Voorbereiden verwanteninfo en CRIB-registratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 26 van 54

27 Acties ERC in fase 1: Monitort en ondersteunt op aanvraag van de betreffende regio(s); Zoekt pro-actief contact met communicatieprofessionals van de betreffende waterschappen, veiligheidsregio(s) en provincies; Adviseert/ondersteunt bij te nemen communicatieacties; Stemt af met betrokken partijen over afgeven eenduidige boodschap naar de bevolking; Start procedures op voor inzet van en vertaalbureau.; Start (op verzoek) de analysefunctie op. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 27 van 54

28 Coördinatiefase 2 (Rijk): Landelijke coördinatie van de crisissituatie in de waterkolom (Regio Fase I) Scenario I (EDO) Indicatie: T-36 tot T-12 uur Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T-48 tot T-12 Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T-36 tot T-12 Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden Uitvoering blijft nog in de regio. Informatievoorziening en advisering wordt op Nationaal niveau gecoördineerd door de LCO (Landelijke Coördinatiecommissie Overstromingsdreiging). Alarmeringsfase GRIP 4. Waterschappen stellen uitgebreide dijkbewaking in. Informeren en instrueren Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak van de overheid in deze fase. Alertheid algemeen publiek en boeren in getroffen gebied bevorderen. Informeren van deze doelgroepen over getroffen maatregelen door de overheid. Verduidelijken van de fase waarin de situatie zich bevindt. Bieden van handelingsperspectieven voor algemeen publiek en boeren. GBT / RBT (conform GRIP 4), RWS en Waterschappen; ROT voert uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. ERC monitort en ondersteunt (op aanvraag én pro-actief); ERC doet voorwaarschuwing uit naar blauwe pool NVC. Gericht op het nemen van operationele en bestuurlijke besluiten Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Activiteit Bevolking op de hoogte houden en geruststellen, maar wel alert maken Sturen op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid Bijzondere aandacht voor verminderd zelfredzamen / kwetsbare groepen Sterke relatie met verkeersmanagement en evacuatie Consistentie Regeling regionale crisiscommunicatie Overstromingsalarm: De mogelijkheid van een overstroming wordt niet uitgesloten. Verder informeren en instrueren over: De termijn waarbinnen de overstroming wordt verwacht; Welke individuele maatregelen men dient te treffen om zich hierop voor te bereiden; Welke collectieve maatregelen de overheid voorbereidt in het geval de overstroming anders gaat verlopen dan verwacht; Waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte te blijven van de overstroming. Zorg dat u een radio op batterijen heeft en blijf luisteren naar de regionale radio, televisie en teletekst. Volg de instructies op die u van de overheid krijgt. Zorg dat u een noodvoorraad in huis heeft. Bedenk alvast bij wie u terecht kunt als u uw huis zou moeten verlaten vanwege overstromingsgevaar. Bedenk ook een alternatieve route mochten de wegen vol staan. Als de situatie verslechtert, zal een overstromingsalarm en een evacuatiewaarschuwing worden afgegeven met nadere instructies. Kijk voor actuele info op of bel met vragen naar Sirenenet RTV Flevoland RTV Almere Videoscherm Grote Markt Gemeentelijke websites Provinciale website Website Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 28 van 54

29 Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Hulpverleners Verwanteninformatie Voorbereiden verwanteninfo en CRIB-registratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Aanreiken handelingsperspectieven Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Acties ERC in fase 2: ERC doet voorwaarschuwing uit naar blauwe pool; ERC schaalt op naar NVC-structuur (formeren taakgroepen analyse / advies en strategie / persen publieksvoorlichting en coördinatiefunctie); Opstarten regulier overleg met de communicatieprofessionals van DCO V&W, andere departementen, betrokken waterschappen, veiligheidsregio s en provincies (conference calls); Adviseren en ondersteunen bij te nemen communicatieacties en (her)formuleren van de communicatiestrategie als dat vanuit analyse noodzakelijk blijkt; Afstemmen met betrokken partijen/verantwoordelijken van eenduidige boodschap naar de bevolking; Formuleren van aanvullende boodschappen voor professionele en voor specifieke doelgroepen, bijvoorbeeld agrariërs, anderstaligen en mensen die onder het regime van een ander leven; Prepareren middelen zoals woordvoeringslijsten, persberichten, FAQ s, webteksten, scripts voor call-centre, enzovoort; Maken van omgevingsanalyses (media, internet, publieksvragen, enzovoort); Voorwaarschuwen oproepen NVC leden (blauwe pool). Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 29 van 54

30 Coördinatiefase 3 (Rijk): (Dreigende)overstroming, sprake van nationale crisis Coördinatiefase 3a: Voorbereiding evacuatie (Regio Fase I-II) Scenario I (EDO) Indicatie: T-36 tot T-12 uur Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T-48 tot T-12 Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T-36 tot T-12 Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden BZK kondigt fase 3 af en neemt de regie over; De nationale crisisorganisatie is volledig ingericht; Er ontstaat duidelijkheid over de risico s in welk gebied / tijdsgewricht; Voorbereiden besluitvorming over evacueren en pers&publieksvoorlichting; Fase waarin overstromingsalarm en evacuatiewaarschuwing afgegeven kan worden door de nationale overheid, op advies van de LCO en het NVC; Alarmeringsfase GRIP 4. Informeren, overtuigen, instrueren en consulteren. Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak van de overheid in deze fase. Alertheid algemeen publiek en boeren in getroffen gebied blijft hoog. Informeren van deze doelgroepen over getroffen maatregelen door de overheid. Verduidelijken van de fase waarin de situatie zich bevindt. Bieden van handelingsperspectieven voor algemeen publiek en boeren, met name gericht op de mogelijkheid van een evacuatie. Tonen van empathie indien uit de omgevingsanalyses blijkt dat dit nodig is. Zodra vaststaat wat de exit points en evacuatieroutes zijn, het evacuatieproces bekent maken. NVC, na besluit daartoe genomen in IBT / MBT; Voor zover mogelijk voert ROT uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. NVC. Gericht op het nemen van operationele en bestuurlijke besluiten; Gericht op schuilen, rusten en voorbereiden repressie. Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Activiteit Bevolking op de hoogte houden Bevolking geruststellen, maar wel alert maken Sturen op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid Bijzondere aandacht voor Overstromingsalarm en Evacuatiewaarschuwing: De mogelijkheid van een overstroming in de volgende gebieden is bereikt. Dit betekent dat er door de overheid uitgebreide dijkbewaking is ingesteld en dat er technische voorbereidende maatregelen voor een overstroming en een eventuele evacuatie zijn getroffen. Verder informeren en instrueren over: De termijn waarbinnen de overstroming wordt verwacht; Zorg dat u een radio op batterijen heeft en blijf luisteren naar de regionale radio, televisie en teletekst. De overheid maakt bekend hoe er geëvacueerd wordt en hoe u opgevangen wordt buiten het rampgebied.volg de instructies die u van de overheid krijgt op. Als uw woon- of verblijfgebied wordt aangewezen om geëvacueerd te worden zal een evacuatiealarm worden afgegeven met nadere instructies. Als u moet evacueren of als het water tot aan uw huis komt, schakel gas en elektriciteit uit. Maak een evacuatiepakket klaar met daarin in ieder geval een radio op batterijen, een zaklamp, publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie website hiernaar verwijzen voor actuele persinformatie, ook voor de landbouw en de scheepvaart voor specifieke informatie SMS-alertering Cell-broadcast berichten (in de nabije toekomst) Eenduidige informatie op regionale calamiteitenzenders en op de nationale publiekszenders Eenduidige woordvoering naar de media (ook internationaal) Nieuws- en verkeersberichtgeving Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 30 van 54

31 Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel verminderd zelfredzamen / kwetsbare groepen Sterke relatie met verkeersmanagement en evacuatie Consistentie Mogelijk inzet conventionele communicatiemiddelen i.v.m. uitval elektriciteit en ICT Welke individuele maatregelen men dient te treffen om zich hierop voor te bereiden; De gemeenten in het risicogebied treffen voorbereidingen voor het inrichten van zogenaamde exit points en evacuatieroutes binnen en buiten het rampterrein; Waar men meer of aanvullende informatie kan vinden om op de hoogte te blijven van de overstroming. noodzakelijke medicijnen, een eerste hulp kit en een fluitje om hulpverleners te waarschuwen. Als de tijd het toelaat; sla waardevolle spullen op een hoger gelegen plaats op. Als u niet weg kunt, ga dan naar het hoogste punt van uw huis en neem uw radio op batterijen en noodpakket mee. Kijk voor actuele informatie op of bel (het liefst met een vaste lijn) naar Eigen deskundigen inzetten op interviewaanvragen Persconferenties na ieder MBT Hulpverleners Verwanteninformatie Voorbereiden verwanteninfo en CRIB-registratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Acties NVC in fase 3a: NVC is operationeel. Dit betekent dat communicatieprofessionals van de meest betrokken departementen en specialisten vanuit de waterkolom feitelijk aanwezig zijn en werken op het NVC; Regulier overleg met de communicatieprofessionals van DCO V&W, andere departementen, betrokken veiligheidsregio s en waterschappen; NVC maakt afspraken met V&W over communicatie weggebruikers als de evacuatie daar is via services (ANWB, Tom Tom, RWS bewegwijzering, cell broadcast); Adviseren en ondersteunen bij te nemen communicatieacties en (her) formuleren van de strategie als dat vanuit analyse noodzakelijk blijkt; Afstemmen eenduidige boodschap met betrokken partijen naar de bevolking Formuleren aanvullende boodschappen voor professionele doelgroepen en voor mensen die onder het regime van een ander vallen; Uitvoering van pers- en publieksvoorlichting met de ingezette middelen; Sturing zetten op eenduidige boodschap naar bevolking vanuit het kabinet (IBT / MBT) Uitvoering middelen zoals woordvoeringslijsten, persberichten, FAQ s, webteksten, scripts voor call-center, enzovoort. Permanent maken van omgevingsanalyses (media, internet, publieksvragen, enzovoort), inzet crisisbarometer, consultatierondes om perceptie te meten en te weten. Advies potentiële knelpunten coördinatie ter bespreking in NCC en eventueel ter besluitvorming in IBT. Advies opstellen (potentiële) knelpunten ogv risicoperceptie, pers- en publieksvoorlichting en inbrengen in sitrap NCC tbv IBT / MBT. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 31 van 54

32 Coördinatiefase 3 (Rijk): (Dreigende)overstroming, sprake van nationale crisis Coördinatiefase 3t: Geen overstroming, terugkeer (Regio Fase I-II) Scenario I (EDO) Indicatie: T-36 tot T-12 uur Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T-48 tot T-12 Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T-36 tot T-12 Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden Regie ligt bij BZK, de nationale crisisorganisatie is volledig ingericht; Het gevaar is geweken, men kan terugkeren naar de woongebieden; Alarmeringsfase GRIP 4. Informeren, instrueren en consulteren. Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak van de terugkeer en de hulpverlening in deze fase. Algemeen publiek en boeren in getroffen gebied blijven optimaal geïnformeerd over de wijze van terugkeer en overige hulpverleningsacties. Bieden van handelingsperspectieven voor algemeen publiek en boeren, met name gericht op de wijze van terugkeer. Bekendmaken van herstelmaatregelen, nazorg en de eventuele mogelijkheden van schadevergoeding. NVC, mogelijkheid tot afschaling naar departementaal niveau na besluit daartoe in MBT; Voor zover mogelijk voert ROT uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. NVC. Gericht op verloop van het terugkeerproces; Gericht schadeafhandeling en nazorg. Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Activiteit Bevolking op de hoogte houden Bevolking geruststellen, maar wel alert maken Sturen op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid Bijzondere aandacht voor verminderd zelfredzamen / kwetsbare groepen Sterke relatie met verkeersmanagement en evacuatie De waterkeringen breken niet / stromen niet (langer) over en de overheid verwacht ook niet meer dat dit nog gaat gebeuren. De acute fase van de hoogwatercrisis is daarmee voorbij; u kunt terugkeren naar uw woonplaats. Volg de aanwijzingen die door de hulpverleningsdiensten worden gegeven onverwijld op. Daarmee bespoedigt u een snelle terugkeer en herstel van de situatie. Blijf luisteren naar uw regionale radio en TV zender. Kijk voor actuele informatie op of bel (het liefst met een vaste lijn) naar Op crisis.nl en via de media wordt aangeven hoe u terug kunt keren naar uw woonplaats. Volg daaarbij de aanwijzingen van overheid en hulpverleners op. Beperk nog steeds het gebruik van mobiele telefoons, overbelasting van het mobiele net kan de hulpverlening en een soepele terugkeer beperken. Over de schadeafhandeling en nazorg wordt u door de overheid geïnformeerd op via de lokale autoriteiten. Bij vragen kunt u bellen (liefst via eden vaste lijn) met publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie website hiernaar verwijzen voor actuele persinformatie, ook voor de landbouw en de scheepvaart voor specifieke informatie SMS-alertering Cell-broadcast berichten (in de nabije toekomst) Eenduidige informatie op regionale calamiteitenzenders en op de nationale publiekszenders Eenduidige woordvoering naar de media (ook internationaal) Nieuws- en verkeersberichtgeving Eigen deskundigen inzetten op interviewaanvragen Persconferenties na ieder MBT Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 32 van 54

33 Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Consistentie Hulpverleners Aanreiken handelingsperspectieven Verwanteninformatie Voorbereiden verwanteninfo en CRIB-registratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Acties NVC in fase 3t: Adviseren en ondersteunen bij te nemen communicatieacties en (her) formuleren van de strategie als dat vanuit analyse noodzakelijk blijkt; Afstemmen eenduidige boodschap met betrokken partijen naar de bevolking; Formuleren aanvullende boodschappen voor professionele doelgroepen en voor mensen die onder het regime van een ander vallen; Adviseren rond inzet van VIP s, leden Koninklijk Huis, HM, MP, e.d.; Uitvoering van pers- en publieksvoorlichting met de ingezette middelen, ook voor verwanteninformatie; Sturing zetten op eenduidige boodschap naar bevolking vanuit het kabinet (IBT / MBT); Prepareren middelen voor de volgende fase (woordvoeringslijnen, persberichten, FAQ s, webteksten, scripts voor call-center, etc, etc.); Permanent maken van omgevingsanalyses (inzet crisisbarometer, consultatierondes om perceptie te meten en te weten) Advies opstellen (potentiële) knelpunten ogv risicoperceptie, pers- en publieksvoorlichting en inbrengen in sitrap NCC tbv IBT / MBT. Met DCO van V&W wordt overleg gevoerd over mogelijkheid tot afschaling van het NVC naar departementale verantwoordelijkheid. Het MBT neemt het uiteindelijke besluit tot afschaling. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 33 van 54

34 Coördinatiefase 3 (Rijk): (Dreigende)overstroming, sprake van nationale crisis Coördinatiefase 3b: Evacuatiefase (Regio Fase I-II) Scenario I (EDO) Indicatie: T-36 tot T-12 uur Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T-48 tot T-12 Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T-36 tot T-12 Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden Fase van besluit tot wel/niet evacueren tot aan moment van overstromen; Regie ligt bij BZK, de nationale crisisorganisatie is volledig ingericht; Er ontstaat duidelijkheid over de risico s in welk gebied / tijdsgewricht Voorbereiden besluitvorming over evacueren en pers&publieksvoorlichting; Alarmeringsfase GRIP 4. Informeren en instrueren. Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak van de evacuatie en de hulpverlening in deze fase. Alertheid algemeen publiek en boeren in getroffen gebied blijft hoog. Zij worden optimaal geïnformeerd over de wijze van evacuatie en overige hulpverleningsacties. Bieden van handelingsperspectieven voor algemeen publiek en boeren, met name gericht op de wijze van evacueren en het verloop ervan en over de opvang en verzorging van slachtoffers in het rampgebied. Tonen van empathie voor slachtoffers in de getroffen gebieden en de wijze waarop hulpverleners hun werk doen. NVC; Voor zover mogelijk voert ROT uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. NVC. Gericht op het nemen van operationele en bestuurlijke besluiten; Gericht op schuilen, rusten en voorbereiden repressie. Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Activiteit Bevolking op de hoogte houden Bevolking geruststellen, maar wel alert maken Sturen op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid Bijzondere aandacht voor verminderd zelfredzamen / kwetsbare groepen Evacuatiealarm: De volgende gebieden zullen binnen x tijd overstromen. Dit betekent dat tot evacuatie van de bevolking wordt overgegaan. Het evacuatieproces verloopt als volgt: Indien u niet geëvacueerd kan worden, wordt voor opvang in het rampgebied gezorgd. Volg daartoe altijd de aanwijzingen van de overheid op. Aan de rand van het evacuatiegebied zijn opvangpunten ingericht, waar u terecht kunt voor hulpverlening en voedselverstrekking. Zorg dat u een radio op batterijen heeft en blijf luisteren naar de regionale radio, televisie en teletekst. De overheid maakt bekend hoe er geëvacueerd wordt en hoe u opgevangen wordt buiten het rampgebied.volg de instructies die u van de overheid krijgt op. Als u gaat evacueren of als het water tot aan uw huis komt, schakel gas en electriciteit uit. Beperk het gebruik van uw mobiele telefoon voor echte noodsituaties. Het mobiele telefoonnet zal naders snel overbelast raken en snel onbruikbaar zijn. Als u niet weg kunt, ga dan naar het hoogste punt van uw huis en neem uw radio op batterijen en publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie website hiernaar verwijzen voor actuele persinformatie, ook voor de landbouw en de scheepvaart voor specifieke informatie SMS-alertering Cell-broadcast berichten (in de nabije toekomst) Eenduidige informatie op regionale calamiteitenzenders en op de nationale publiekszenders Persverklaring van de MP op de publieke zenders (empatische boodschap) Eenduidige woordvoering naar de media (ook internationaal) Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 34 van 54

35 Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Sterke relatie met verkeersmanagement en evacuatie Consistentie Mogelijk inzet conventionele communicatiemiddelen i.v.m. uitval elektriciteit en ICT We begrijpen dat een dergelijke maatregel grote consequenties voor u heeft, maar de overheid is hiertoe genoodzaakt om uw veiligheid op deze manier te waarborgen. In het rampgebied worden uw eigendommen door de overheid beschermd. noodpakket mee. Kijk voor actuele informatie op of bel (het liefst met een vaste lijn) naar Nieuws- en verkeersberichtgeving Eigen deskundigen inzetten op interviewaanvragen Persconferenties na ieder MBT Evacuatiekaarten (watervast verpakt) verspreiden op logische distributiepunten waar mensen naartoe gaan voordat de evacuatie een feit is (tankstations en supermarkten) Hulpverleners Verwanteninformatie Voorbereiden verwanteninfo en CRIB-registratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Acties NVC in fase 3b: NVC is operationeel: tolken, vertalers aanwezig op NVC; Regulier overleg met de communicatieprofessionals van DCO V&W, andere departementen, betrokken veiligheidsregio s en waterschappen; NVC maakt aanvullende afspraken met V&W over communicatie weggebruikers over de evacuatie via services (ANWB, Tom Tom, RWS bewegwijzering, cell broadcast); Adviseren en ondersteunen bij te nemen communicatieacties en (her) formuleren van de strategie als dat vanuit analyse noodzakelijk blijkt; Afstemmen eenduidige boodschap met betrokken partijen naar de bevolking; Formuleren aanvullende boodschappen voor professionele doelgroepen en voor mensen die onder het regime van een ander vallen; Uitvoering van pers- en publieksvoorlichting met de ingezette middelen; Sturing zetten op eenduidige boodschap naar bevolking vanuit het kabinet (IBT / MBT); Prepareren middelen voor de volgende fase (woordvoeringslijnen, persberichten, FAQ s, webteksten, scripts voor call-center, etc, etc.); Permanent maken van omgevingsanalyses (inzet crisisbarometer, consultatierondes om perceptie te meten en te weten); Advies opstellen (potentiële) knelpunten ogv risicoperceptie, pers- en publieksvoorlichting en inbrengen in sitrap NCC tbv IBT / MBT. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 35 van 54

36 Coördinatiefase 3 (Rijk): (Dreigende)overstroming, sprake van nationale crisis Coördinatiefase 3c: Acute fase (Regio Fase III) Scenario I (EDO) Indicatie: T-12 tot T+24 uur Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T-12 tot T+12 Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T-12 tot T+24 Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden Regie ligt bij BZK, de nationale crisisorganisatie is volledig ingericht; De waterkeringen overstromen en/of breken door. Er is sprake van een ramp in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen. Alarmeringsfase GRIP 4. Informeren en consulteren. Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak en de hulpverlening in deze fase. Bieden van handelingsperspectieven voor algemeen publiek en boeren, met name gericht op de wijze van hulpverlening over opvang en verzorging, primaire levensbehoeften, registratie van getroffenen, redden en bergen van slachtoffers in en buiten de overstroomde gebieden. Bekendmaken van handelingsperspectieven o.g.v. openbare orde en verkeersmaatregelen. Tonen van empathie voor slachtoffers in de getroffen gebieden en de wijze waarop hulpverleners hun werk doen. NVC; Voor zover mogelijk voert ROT uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. NVC; Gericht op het nemen van operationele en bestuurlijke besluiten; Gericht op schuilen, rusten en voorbereiden repressie. Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Activiteit Bevolking op de hoogte houden Bevolking geruststellen, maar wel alert maken Sturen op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid Bijzondere aandacht voor verminderd zelfredzamen / kwetsbare groepen Consistentie De kernboodschap moet afgeleid zijn van: wat er leeft en speelt op emotioneel gebied in de samenleving; wat de overheid doet om de gevolgen van de ramp zoveel mogelijk te beperken; wat mensen zelf kunnen doen in deze fase Blijf luisteren naar uw regionale radio en TV zender. Kijk voor actuele informatie op of bel (het liefst met een vaste lijn) naar Op crisis.nl heeft de nationale overheid een condoleanceregister geopend. U kunt hierop uw medeleven betuigen. Beperk het gebruik van mobiele telefoons, overbelasting van het mobiele net kan de hulpverlening beperken. Volg de aanwijzingen van overheid en hulpverleners op. Over de schadeafhandeling en nazorg wordt u later geïnformeerd. Indien nog elektriciteit: Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Website hiernaar verwijzen voor actuele persinformatie, ook voor de landbouw en de scheepvaart voor specifieke informatie en het nationaal condoleanceregister SMS-alertering Cell-broadcast berichten (in de nabije toekomst) Eenduidige informatie op regionale calamiteitenzenders en op de nationale publiekszenders Persverklaring van de MP op de publieke zenders (empatische boodschap) Inzet VIPS, zoals HM, MP, leden Kon. Huis voor kanaliseren gevoelens van Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 36 van 54

37 Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Inzet conventionele communicatiemiddelen i.v.m. uitval elektriciteit en ICT nationale rouw. Eenduidige woordvoering naar de media (ook internationaal) Nieuws- en verkeersberichtgeving Eigen deskundigen inzetten op interviewaanvragen Persconferenties na ieder MBT Condoleanceregister op Indien geen elektriciteit: Huis-aan-huis verstrekken van vooraf geproduceerde schriftelijke (geplastificeerde) communicatiemiddelen; Luidsprekers/megafoon op auto s, boten; Rampenzender (te beluisteren via autoradio, radio op batterijen e.d.); Sirenenetwerk (als urgentie /dreiging acuut wordt) Zendamateurs Hulpverleners Aanreiken handelingsperspectieven Verwanteninformatie Verwanteninfo en CRIBregistratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Acties NVC in fase 3c: Adviseren en ondersteunen bij te nemen communicatieacties en (her) formuleren van de strategie in IBT/MBT als dat vanuit analyse noodzakelijk blijkt; Afstemmen eenduidige boodschap met betrokken partijen naar de bevolking; Formuleren aanvullende boodschappen voor professionele doelgroepen en voor mensen die onder het regime van een ander vallen; Adviseren rond inzet van VIP s, leden Koninklijk Huis, HM, MP, e.d.; Uitvoering van pers- en publieksvoorlichting met de ingezette middelen, ook voor verwanteninformatie; Openen van nationaal condoleanceregister op Claimen zendtijd bij de publieke omroep ingevolge art. van de Mediawet. Sturing zetten op eenduidige boodschap naar bevolking vanuit het kabinet (IBT / MBT); Formuleren aanvullende boodschappen voor specifieke doelgroepen (bijv. boeren, buitenlanders, enz.). Prepareren middelen voor de volgende fase (woordvoeringslijnen, persberichten, FAQ s, webteksten, scripts voor call-center, etc, etc.); Permanent maken van omgevingsanalyses (inzet crisisbarometer, consultatierondes om perceptie te meten en te weten); Advies opstellen (potentiële) knelpunten ogv risicoperceptie, pers- en publieksvoorlichting en inbrengen in sitrap NCC tbv IBT / MBT. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 37 van 54

38 Coördinatiefase 3 (Rijk): (Dreigende)overstroming, sprake van nationale crisis Coördinatiefase 3d: Stabilisatiefase (Regio Fase IV) Scenario I (EDO) Indicatie: T-+24 uur en verder Scenario II (langdurige en extreme regenval) Indicatie: T+12 uur en verder Scenario III (overstroming buitendijkse gebieden) Indicatie: T+24 uur en verder Situatieschets Communicatiestrategie Communicatiedoelstelling Procesverantwoordelijke Procesondersteuner Aard van werkzaamheden Regie ligt bij BZK, de nationale crisisorganisatie is volledig ingericht; Na de acute fase ontstaat gaandeweg een stabiele situatie; Gevaar grotendeels geweken, overheid treft voorbereidingen terugkeer; Acties gericht op spoedig verloop van het herstel; Proces schadeafhandeling en nazorg kan veel vragen opleveren; Alarmeringsfase GRIP 4. Informeren, instrueren en consulteren. Het publiek heeft vertrouwen in de aanpak van de overheid en de hulpverlening in deze fase. Algemeen publiek en boeren in getroffen gebied blijven optimaal geïnformeerd over de wijze van terugkeer en de herstelwerkzaamheden en de berging van slachtoffers. Bieden van handelingsperspectieven voor algemeen publiek en boeren, met name gericht op de wijze van terugkeer. Bekendmaken van herstelmaatregelen, nazorg en de eventuele mogelijkheden van schadevergoeding. Dialoog wordt opgestart met getroffenen om collectieve gevoelens van rouw te kanaliseren. NVC; Voor zover mogelijk voert ROT uit i.s.m. gemeentelijke Actiecentra Voorlichting. NVC; Gericht terugkeer, herstel, nazorg slachtoffers/getroffenen; Gericht op handhaving openbare orde, verkeerscirculatie, berging/uitvaartverzorging. Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel Bevolking Direct getroffenen Indirect getroffenen Mensen die onder het regime van een ander leven Professionele doelgroepen Activiteit Bevolking op de hoogte houden Sturen op het opvolgen van boodschap en aanwijzingen overheid/ hulpverleners Bijzondere aandacht voor verminderd zelfredzamen / De hoogwatercrisis is voorbij, de overheid treft voorbereidingen om u terug te laten keren naar uw woning. De ramp heeft een diepe wond geslagen in onze samenleving. Onze zorg en medeleven gaan uit naar slachtoffers en nabestaanden. Alle acties van de overheid zijn erop gericht om het herstel zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Indien u hulp wil geven kunt u zich richten tot de plaatselijke autoriteiten / hulpverleners Blijf luisteren naar uw regionale radio en TV zender. Kijk voor actuele informatie op of bel (het liefst met een vaste lijn) naar Op crisis.nl heeft de nationale overheid een condoleanceregister geopend. U kunt hierop uw medeleven betuigen. Hierop is ook aanvullende informatie te vinden over de hulpvraag die leeft, over schadeafhandeling en nazorg. Beperk het gebruik van mobiele telefoons, overbelasting van het mobiele net kan de hulpverlening Indien nog elektriciteit: Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Website hiernaar verwijzen voor actuele persinformatie, ook voor de landbouw en de scheepvaart, voor informatie over hulpvraag, herstel, terugkeer, schadeafhandeling, nazorg en het nationaal condoleanceregister. SMS-alertering. Cell-broadcast berichten (in de nabije toekomst). Eenduidige informatie op regionale calamiteitenzenders en op de nationale Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 38 van 54

39 Risico- en crisiscommunicatie Doelgroep / Activiteit Kernboodschap Handelingsperspectief Middel kwetsbare groepen Consistentie Inzet conventionele communicatiemiddelen i.v.m. uitval elektriciteit en ICT Over de schadeafhandeling en nazorg wordt u geïnformeerd op de volgende wijze:.. beperken. Volg de aanwijzingen van overheid en hulpverleners op. publiekszenders. Persverklaring van de MP op de publieke zenders (empathische boodschap). Inzet VIPS, zoals HM, MP, leden Kon. Huis. voor kanaliseren gevoelens van nationale rouw. Eenduidige woordvoering naar de media (ook internationaal). Nieuws- en verkeersberichtgeving, met name over terugkeerroutes. Eigen deskundigen inzetten op interviewaanvragen. Persconferenties na ieder MBT. Indien geen elektriciteit: Huis-aan-huis verstrekken van vooraf geproduceerde schriftelijke (geplastificeerde) communicatiemiddelen; Luidsprekers/megafoon op auto s, boten; Rampenzender (te beluisteren via autoradio, radio op batterijen e.d.); Sirenenetwerk (als urgentie /dreiging acuut wordt) Zendamateurs Hulpverleners Aanreiken handelingsperspectieven Verwanteninformatie Verwanteninfo en CRIBregistratie i.o.m. Coördinator proces Nazorg Publieksinformatienummer , ook in te zetten voor verwanteninformatie Callcentre Almere (KCC) Acties NVC in fase 3d: Adviseren en ondersteunen bij te nemen communicatieacties en (her) formuleren van de strategie in IBT/MBT als dat vanuit analyse noodzakelijk blijkt; Met DCO van V&W wordt overleg gepleegd over de mogelijkheid van afschaling naar departementale verantwoordelijkheid. Het MBT neemt uiteindelijk het besluit tot afschaling. Afstemmen eenduidige boodschap met betrokken partijen naar de bevolking; Formuleren aanvullende boodschappen voor professionele doelgroepen en voor specifieke doelgroepen, zoals mensen die onder het regime van een ander vallen, boeren, anderstaligen, enzovoort; Adviseren rond inzet van VIP s, leden Koninklijk Huis, HM, MP, e.d. Uitvoering van pers- en publieksvoorlichting met de ingezette middelen, ook voor verwanteninformatie; Sturing zetten op eenduidige boodschap naar bevolking vanuit het kabinet (IBT / MBT) Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 39 van 54

40 Prepareren middelen voor de volgende fase (woordvoeringslijnen, persberichten, FAQ s, webteksten, scripts voor call-center, etc, etc.) Permanent maken van omgevingsanalyses (inzet crisisbarometer, consultatierondes om perceptie te meten en te weten) Advies opstellen (potentiële) knelpunten ogv risicoperceptie, pers- en publieksvoorlichting en inbrengen in sitrap NCC tbv IBT / MBT. Nationaal condoleanceregister op Voorbereiden en uitvoeren herdenkingsactiviteiten inzake nationale rouwverwerking. Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 40 van 54

41 Bijlage 1: Lijst met afkortingen AID AZ BOGI BORI BOT-mi BUZA BZK CdK CEV CGOR COPI CRAS CRIB C&I DCC DCO DIC DOC DG DR DWW EPAn ERC EU EZ GHOR GRIP HDJZ HOvJ IAC IBT IGZ IVW KANgebied KFD KLPD KNMI KVNR KWC LCI LNV LCO LOCC LSO LVNL MBT MGFB MOD NBC Algemene Inspectie Dienst Ministerie van Algemene Zaken Back Office Geneeskundige Informatie Back Office Radiologische Informatie Beleids Ondersteunend Team milieu incidenten Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Commissaris van de Koningin Centrum Externe Veiligheid Centrum voor Gezondheidsonderzoek bij Rampen Commando Plaats Incident Centrale Registratie- en Aanmeldingspunt voor Schade Centraal Registratie en Inlichtingen Bureau Communicatie & Informatie Departementale Coördinatiecentra Directie communicatie Departementaal Infocentrum Defensie Operatiecentrum Directoraat Generaal Dienst Regelingen, Agentschap van het Ministerie van LNV Dienst Weg en Waterbouwkunde Eenheid Planning en Advies nucleair Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie Europese Unie Ministerie van economische Zaken Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdingsprocedure Hoofddirectie juridische zaken Hoofdofficier van Justitie Informatie en Advies Centrum Interdepartementaal Beleidsteam Inspectie voor de Gezondheidszorg Inspectie verkeer en waterstaat Knooppunt Arnhem en Nijmegen Kernfysische Dienst Korps landelijke politiediensten Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut Koninklijke vereniging van Nederlandse Reders Kustwachtcentrum Landelijke Coördinatiestructuur Infectieziektebestrijding Ministerie van Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit Landelijke Coördinatiecommissie Overstromingsdreiging Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum Laboratorium voor Stralingsonderzoek Luchtverkeersleiding Nederland Ministerieel Beleidsteam Militair Geneeskundig facilitair Bedrijf Milieu Ongevallen Dienst nucleair, biologisch, chemisch Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 41 van 54

42 NCC NCTb NVC NVIC OCM OCW OG OT PCC PD (P)SG PSH RBT RCC RGF RIKILT RIKZ RIVM RIZA (R)MR RW RWS ROT SG SVSD SZW VenW VGP VROM VWA VWS WDIJ Wrzo Wvb Nationaal Coördinatie Centrum Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding Nationaal Voorlichtingscentrum Nederlandse Vereniging voor Intensive Care Overleg Crisismanagement Ministerie van Operationele groep Operationeel Team Provinciaal Coördinatie Centrum Plantenziektenkundige Dienst Plaatsvervangend SG Psychosociale Hulpverlening Regionaal Beleidsteam Regionaal Coördinatie Centrum Regionaal Geneeskundig Functionarissen Instituut voor voedselveiligheid Rijksinstituut voor Kust en Zee Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (Rijks)ministerraad Rijksdienst voor keuring van Vee en Vlees Directie verkeer en waterstaat Regionaal Operationeel Team Secretaris Generaal Stormvloedwaarschuwingsdienst Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Verkeer en Waterstaat Voeding, Gezondheidsbescherming en Preventie Ministerie van Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieu Voedsel en Waren Autoriteit Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport Waarschuwingsdienst voor het IJsselmeer Wet rampen en zware ongevallen Wet verplaatsing bevolking Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 42 van 54

43 Bijlage 2: Vragenlijst bij responsstrategie Informeren Bron: Leidraad Voorlichting bij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008) Informeren (er is sprake van een laag gepercipieerd risico en een laag feitelijk risico). Dit is de situatie waarin bijvoorbeeld het water stroomopwaarts in Keulen reeds aan het stijgen is, maar nog geen sprake is van een grote dreiging stroomafwaarts. Vragen die aan de orde komen zijn: 1. Heeft de situatie elders invloed op de situatie in Nederland? 2. Wanneer wordt de situatie in Nederland dreigend? 3. Hoe is Nederland voorbereid op hoogwater in de rivieren en/of hoogwater vanuit zee? 4. Hoe is onze bescherming tegen hoogwater in de wet geregeld? 5. Hoe is het nationaal erfgoed (musea en collecties) beschermd tegen overstromingen? 6. Wie heeft de leiding als er in Nederland een overstromingsramp zou ontstaan? 7. Hoe komt de besluitvorming rond overstromingen tot stand? 8. Wie neemt een eventueel besluit tot evacuatie? 9. Waar kan ik informatie vinden over de hoogte van de waterstanden en hoe actueel is deze informatie? 10. Welke maatregelen heeft de overheid genomen om het risico op een overstroming te verkleinen? 11. Wat zijn de lessen van het hoogwater uit 1995? 12. Wat is de rol van het waterschap bij een overstroming? 13. Wat zijn de taken van de brandweer rond (een verhoogde kans op) een overstroming? 14. Wat zijn de taken van de politie rond (een verhoogde kans op) een overstroming? 15. Wat zijn de taken van de gemeente rond (een verhoogde kans op) een overstroming? 16. Wat zijn de taken van de nationale overheid rond (een verhoogde kans op) een overstroming? 17. Wat zijn de taken van de GHOR/GGD rond (een verhoogde kans op) een overstroming? 18. Waardoor kan een dijk bezwijken? En een waterkering? 19. Hoe beïnvloeden noodmaatregelen de kans op een overstroming? Hebben zandzakken, folie en tijdelijke damwanden wel nut? 20. Welke delen van het land lopen het grootste gevaar wanneer het mis gaat? 21. Wat kan ik doen om me voor te bereiden op een overstroming? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 43 van 54

44 Bijlage 3: Vragenlijst bij responsstrategie Overtuigen Bron: Leidraad Voorlichting bij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008) Overtuigen (er is sprake van een laag gepercipieerd risico, maar een hoog feitelijk risico). Dit is de situatie waarin het water stroomopwaarts in Keulen reeds aan het stijgen is en er een reële dreiging is dat in een later stadium tot een evacuatie stroomafwaarts (bijv. Betuwe) moet worden overgegaan. Vragen die aan de orde komen zijn: 1. Waar komt het water opeens vandaan? 2. Is het risico op overstromingen de afgelopen jaren toegenomen? 3. Hoe bereid ik mij voor op een mogelijke overstroming? 4. Waarom werden we niet eerder gewaarschuwd? 5. Waar vind ik uitleg over technische begrippen die in de berichtgeving worden gebruikt? 6. Wat is een overschrijdingskans? 7. Wat is een overstromingskans? 8. Wat is een overstroming? 9. Wat is een waterkering? 10. Wat is een verzadigde dijk? 11. Welke veiligheidsnormen worden er in Nederland gehanteerd ten opzichte van overstromingen? Is dit reëel? Waarom dan? 12. Is de huidige situatie het gevolg van gebrek aan onderhoud van dijken of gemalen? 13. Waar kan ik zien welke zwakke plekken er zijn in de Nederlandse dijken en hoe wordt hiermee omgegaan? 14. Waar bevinden zich in Nederland waterkeringen en wat is het nut van deze keringen? 15. Wie onderhoudt de waterkeringen? 16. Kunt u mij exact vertellen welk gebied bij een verhoogd risico op een overstroming wordt ontruimd? Waarom is gekozen voor dit gebied? 17. Hoeveel tijd zit er tussen een verhoogd risico op overstromingen en een daadwerkelijke evacuatie? 18. Als de (zee)dijk doorbreekt, komt mijn huis dan onder water te staan? En zo ja, hoe hoog komt het water dan? 19. Kan ik helpen met het vullen en/of aanbrengen van zandzakken of andere overstromingvertragende initiatieven? 20. Moet ik bij een evacuatiebevel verplicht het evacuatiegebied verlaten of is dat mijn eigen keuze? 21. Welke criteria zijn de basis om tot een besluit te komen over horizontaal of verticaal evacueren en kan ik hier als burger invloed op uitoefenen? 22. Wat is horizontaal evacueren? 23. Wat is vertikaal evacueren? 24. Kan een defect gemaal een overstroming tot gevolg hebben? 25. Hoe hoog is het overstromingsrisico en hoe wordt dit risico bepaald? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 44 van 54

45 26. Wie is er verantwoordelijk voor het onderhoud van dijken en gemalen in de streek waar ik woon? 27. Hoe lang duurt het na een overstroming voordat voorzieningen zoals stromend water, gas en elektriciteit zijn hersteld? 28. Welke processen en gebieden of ondernemingen hebben hierbij prioriteit? 29. Een stuk van de rivier-/zeedijk is verzakt, bij wie moet ik dit melden? 30. Hoe kom ik aan zandzakken om mijn huis te beschermen tegen het water. Worden zandzakken kosteloos ter beschikking gesteld? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 45 van 54

46 Bijlage 4: Vragenlijst bij responsstrategie Instrueren Bron: Leidraad Voorlichting bij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008) Instrueren (er is sprake van een hoog gepercipieerd risico en een hoog feitelijk risico). Dit is de situatie waarin burgers doordrongen zijn van de ernst van de situatie en de overheid de evacuatie in gang zet. Vragen die aan de orde komen zijn de volgende (gerangschikt naar a) het besluit, b) het evacuatieproces en c) vragen over de terugkeer): Vragen over het besluit tot evacueren: 1. Ik hoor op TV en op de radio allerlei bewindvoerders, burgemeesters en experts praten, maar ze zeggen allemaal iets anders. Naar wie moet ik luisteren? 2. Wat is een evacuatie? Wat houdt dit in? 3. Hoe weet u dat er daadwerkelijk sprake is van een ernstige dreiging die een evacuatie rechtvaardigt? Is de situatie zodanig dat een evacuatie echt noodzakelijk is? 4. Kan ik tijdens de evacuatie, als nog geen sprake is van een overstroming mijn huis nog in? 5. Waar kan ik een ontheffing krijgen om niet te evacueren? 6. Moet ik me eerst bij een instantie melden voordat ik het gebied verlaat? Zo ja, waar? En moet ik mij melden als ik me moet evacueren en het gebied heb verlaten? Kan dit telefonisch, per , per sms, op internet of moet het face-to-face op een vaste locatie? 7. Welke papieren/documenten moet ik altijd meenemen tijdens een evacuatie? 8. Wie betaalt de (bijkomende) kosten van mijn evacuatie? 9. Is mijn werkgever verplicht mij vrijaf te geven om een evacuatie voor te bereiden en/of uit te voeren? 10. Ik woon vlakbij het overstromingsgebied, maar niet binnen de evacuatiezone. Ik wil graag ruimte in mijn woning beschikbaar stellen aan evacués. Hoe kan ik dit het beste doen? 11. Krijg ik een vergoeding als ik mensen opvang? 12. Ik weiger om te evacueren. Om in contact te blijven met de buitenwereld wil ik graag weten of mijn (mobiele) telefoon blijft werken bij een overstroming. En internet? En de televisie? 13. Ik neem aan dat de overheid garant staat voor deze voorzieningen? 14. Hoe kan ik mij bij een evacuatie of overstroming snel op de hoogte laten brengen van de feitelijke situatie? (lokale omroep, internet!) 15. Betekent de verplichte evacuatie dat ik horizontaal of verticaal moet evacueren (naar hoger gelegen kamer/ruimte of daadwerkelijk huis en haard verlaten en vertrekken naar een ander gebied)? 16. Volgens het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens kunt u mij niet verplichten het huis te verlaten. Klopt dat? 17. Als ik weiger om te vertrekken word ik dan aangehouden? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 46 van 54

47 Vragen over evacuatieproces: 18. Ik hoor op de rampenzender dat mijn huis binnen enkele uren onder water komt te staan. Naar welke opvangplaats kan ik toe? 19. Ik weiger te vertrekken. Wat moet ik doen? 20. Hoe is de hulpverlening voor achterblijvers geregeld? 21. Mag ik mijn huisdieren meenemen naar de opvangplaats? Zo nee, waarom niet? 22. Is er een speciale opvangplaats voor huisdieren? 23. Wat gebeurt er met mijn familielid in het ziekenhuis/bejaardenhuis? 24. Wat mag/moet ik allemaal meenemen naar de opvanglocatie? 25. Ik durf mijn huis niet te verlaten omdat ik bang ben voor plunderaars. Hoe voorkomt u dat er geplunderd wordt? 26. Welke route moet ik nemen om het snelst uit het gebied weg te komen? 27. Ik hoor dat er bussen rijden om iedereen naar opvangplaatsen te brengen. Waar is de opstapplek bij mij in de buurt? Hoe vaak rijdt die bus? 28. Ik moet mijn huis verlaten, maar wanneer kan ik weer terug? 29. Wat moet ik precies bij me hebben om het een paar dagen zonder hulp te redden? 30. Moet ik bij het verlaten van mijn huis het gas, water en licht afsluiten? Hoe doe ik dat dan precies? 31. Gebeuren deze huisbezoeken onder begeleiding? 32. Moet ik naast mijn paspoort nog andere eigendommen/papieren meenemen? 33. Op welke wijze kan ik mijn huis/eigendommen het beste prepareren op een mogelijke overstroming? 34. Ik wil mijn huis niet verlaten omdat ik bang ben voor plunderaars. Hoe voorkomt u dat er geplunderd wordt tijdens een evacuatie? Wordt mijn huis bewaakt tijdens de evacuatie? Zo ja, door wie dan? 35. Wat mag/moet ik meenemen naar een opvanglocatie? 36. Bij welke instantie kan ik terecht voor tijdelijke huisvesting en heeft u een telefoonnummer van die instantie? 37. Ik ben slecht ter been en kan niet zelfstandig evacueren. Hoe en wanneer komt u mij ophalen? 38. Ik heb een (chronische) aandoening waar ik medicijnen voor gebruik. Zijn deze medicijnen verkrijgbaar op de opvanglocatie(s)? 39. Hoe kom ik op een tijdelijke locatie aan mijn medicijnen? 40. Wat voor gratis eten en drinken wordt er verzorgd op de opvanglocaties (ik heb een speciaal dieet)? 41. Wat voor faciliteiten zijn er op de opvanglocatie voor mijn kinderen? Worden ze in de gelegenheid gesteld om naar school te gaan op een alternatieve locatie? 42. Bij wie moet ik mijn kinderen aanmelden om voor dit onderwijs in aanmerking te komen? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 47 van 54

48 43. Ik ben (vee)boer en wil weten hoe en waar ik mijn vee in veiligheid kan brengen. Niemand heeft naar mij gecommuniceerd. Met wie kan ik in contact treden om mijn dieren in veiligheid te brengen? 44. Door alle evacuaties kan ik geen transporteur meer vinden. Kunt u mij van dienst zijn? 45. Bij wie kan ik de gemaakte kosten voor transport, opvanglocatie en onvoorziene andere kosten declareren? 46. Als agrariër ben ik voor mijn levensonderhoud afhankelijk van mijn gewassen. Is er een mogelijkheid om deze zoveel mogelijk te beschermen en waar kan ik terecht voor eventuele hulp en/of compensatie naar aanleiding van geleden schade? 47. Bij de vorige hoogwatersituatie moesten wij als boeren heel lang wachten voordat duidelijk werd gecommuniceerd hoe en wanneer ons vee werd geëvacueerd. Velen van ons hebben toen zelfstandig maatregelen genomen, wat tot enige misverstanden heeft geleid. We willen dat in de toekomst graag voorkomen. Welke procesmatige afspraken kunnen we nu al maken? 48. Kan ik mijn huisdier(en) meenemen naar de opvanglocatie? Zo nee, waarom niet? 49. Is er een speciale opvanglocatie voor huisdieren? 50. Kan ik mijn huisdier thuis achterlaten op een kamer met voldoende eten en sanitaire mogelijkheden? 51. Wat doe ik met waardevolle spullen, sieraden en dergelijke? 52. Mijn kinderen verblijven in het buitenland. Hoe blijf ik met hen in contact nadat ik mijn woning moet verlaten? Zij willen graag weten of hun ouders veilig zijn. 53. Wordt er ook vervoer naar huis georganiseerd zodra het overstromingsgevaar is geweken? 54. Mijn buurman zegt dat wij ons niet in het aangewezen evacuatiegebied bevinden. Ik twijfel. Bij wie of waar kan ik meer duidelijkheid over de situatie krijgen? 55. Als hulpverlener word ik bij een evacuatie in dienst geroepen. Wie zorgt ervoor dat mijn eigen familie en eigendommen worden geëvacueerd? Wie informeert hen over mijn eigen welzijn? 56. Kan ik het risicogebied via alle normale wegen verlaten? Of zijn sommige wegen afgesloten vanwege het overstromingsrisico? 57. Hier in de straat bevinden zich ook enkele zwervers. Deze mensen weten niet dat ze moeten evacueren. Hoe worden deze mensen op de hoogte gesteld van de situatie en vervoerd? 58. Ik woon bovenop een dijk in het overstromingsgebied. Mijn huis ligt altijd droog. Moet ik nu ook verplicht evacueren? 59. Ik ben de eigenaar van een transportbedrijf. Kan ik op een of andere manier ondersteuning bieden bij de evacuatie? 60. Mijn kind is zwaar gehandicapt en wij hebben daarom een aangepast huis met voorzieningen die hem in leven houden. Waar wordt mijn kind opgevangen? Komt er een ambulance om hem daarheen te brengen? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 48 van 54

49 61. Hoe worden bejaarden opgevangen die normaliter in een bejaardencomplex of verzorgingstehuis wonen? 62. Ik wil mijn woning niet verlaten. Is er een overzicht van zaken te krijgen waaraan een standaard overlevingspakket moet voldoen? 63. Hoe lang kan ik op een dergelijk pakket in mijn behoeften voorzien? 64. Kan ik zelf een keuze maken tussen de verschillende opvanglocaties? 65. Indien een opvanglocatie mij niet bevalt, kan ik dan op kosten van de overheid mijn intrek nemen in een hotel? 66. Ik ben eigenaar van enkele platbodems met een buitenboordmotor. Kunnen dergelijke boten bij een verhoogde dreiging op een overstroming in beslag worden genomen door de hulpverlening? Wie en hoe garandeert men indien dat zo is dat ik mijn eigendom terugzie? 67. Tot wanneer kan ik nog boodschappen doen in het bedreigde gebied? Vragen over terugkeer: 68. Hoe lang gaat de evacuatie naar alle waarschijnlijkheid duren? 69. In gemeente A mogen mensen terug naar hun huis, maar hier, in gemeente Z geeft u aan dat dit niet is toegestaan. Wat mag nu wel en wat niet? En waarom niet? 70. Is mijn inboedel verzekerd tegen waterschade als gevolg van een overstroming? Keert de overheid geld uit om geleden schade te compenseren? Bij wie kan ik eventuele schade aan mijn eigendommen verhalen? 71. Bestaat er een kans op permanente schade als gevolg van een overstroming? Kan ik überhaupt ooit nog terugkeren naar mijn huis en eigendommen? 72. Hoe kom ik erachter of ik weer naar mijn huis terug kan keren? 73. Hoe lang duurt het voordat ik terug kan? 74. Hoe lang duurt het voordat het water is weggepompt? Komt de brandweer het water dat in mijn huis is gelopen wegpompen? 75. Zijn er dingen die ik moet doen bij terugkeer in mijn huis, zoals het luchten van vertrekken of desinfecteren van vloeren en muren? 76. Hoe moet ik gas- elektriciteit en water weer aansluiten? 77. Moet ik de kraan eerst laten doorstromen voor ik het weer kan gebruiken? 78. Is het gevaarlijk om door het water te lopen/zwemmen? Is het water giftig? 79. Brengt een overstroming een verhoogde kans op (infectie)ziekten met zich mee? 80. Hoe bescherm ik mijn gezin (inclusief huisdieren) tegen infectieziekten als het tot een overstroming komt? 81. Moet ik ergens melden dat ik weer ben teruggekeerd? 82. Hoe leg ik de schade aan mijn eigendommen vast? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 49 van 54

50 Bijlage 5: Vragenlijst bij responsstrategie Consulteren en dialogiseren Bron: Leidraad Voorlichting bij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008) Consulteren en dialogiseren. Dit is de situatie vooraf waarin burgers niet altijd doordrongen zijn van de ernst van de situatie en er met behulp van risicocommunicatie wordt gewerkt aan het sluiten van de gap tussen perceptie en werkelijkheid. Ook is deze fase van toepassing op de nafase, wanneer de situatie weer moet worden genormaliseerd en de evacuées terugkeren. Vragen die aan de orde komen zijn: 1. Wat heeft de overheid van deze (bijna) ramp geleerd? Wat wordt er gedaan om overstromingen in de toekomst te voorkomen? 2. Wordt mijn huis minder waard nu blijkt dat ik in een gebied woon waar het overstromingsgevaar groot is? 3. Mijn ervaring met de hulpdiensten die ondersteuning boden bij de evacuatie was fantastisch/verschrikkelijk hoe kan ik mijn complimenten/klachten overbrengen naar deze mensen? 4. Hoe worden overstromingsrisico s in de toekomst beperkt? 5. Als gevolg van de traumatiserende gebeurtenissen rond de laatste evacuatie en (bijna) overstroming ervaar ik psychische problemen. Is er een instantie waar ik met mijn problemen terecht kan? 6. Ik wil graag meedenken over de potentiële gevolgen van een overstroming en de daaraan verbonden risico s en maatregelen. Is er een instantie die dit soort burgerinitiatieven op het gebied van overstromingen begeleid en waar ik me kan aanmelden? Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 50 van 54

51 Bijlage 6: Internetlinks Bron: Leidraad Voorlichting bij evacuaties in hoogwatersituaties en bij overstromingen (TMO september 2008) Taskforce Management Overstromingen Na de storm Katrina en de overstromingen in New Orleans is in Nederland de Taskforce Management Overstromingen opgezet, om Nederland beter voor te bereiden op grootschalige overstromingen. In november 2008 organiseert de taskforce een grote overstromingsoefening. Zie: Leven met Water Leven met Water is een kennisimpuls programma met als kernboodschappen: een nieuwe plek voor water, stimuleren van innovatief waterbeheer, ontwikkeling en versterking van de kennisinfrastructuur. Het Algemeen Bestuur wordt gevormd door vertegenwoordigers vanuit waterschappen, universiteiten, kennisinstellingen, adviesbureaus, gemeenten, provincies, NGO s, uitvoerend bedrijfsleven, bank- en verzekeringswezen. Zie: Waterschappen De Nederlandse waterschappen zijn verenigd in de Unie van Waterschappen. De Unie behartigt op nationaal en internationaal niveau de belangen van de waterschappen voor een goede waterstaatsverzorging binnen het waterschapsbestel. Zie: Het Waterschapshuis is de regie- en uitvoeringsorganisatie voor de waterschappen op het gebied van Informatie en Communicatie Technologie (ICT). Zie: Droppiewater is een stripfiguur in het leven geroepen door de waterschappen om voorlichting te geven aan kinderen. Via de website geeft droppiewater voorlichtingsmateriaal voor basisscholen over de plek die water inneemt in onze maatschappij en leert kinderen dat schoon water niet vanzelfsprekend is. De gevaren en het belang van water komen uitgebreid aan bod. Zie: Waterland.net is een knooppunt van waterinformatie en -kennis op internet. Waterland bundelt bestaande waterinformatie in Nederland. De informatie wordt op een overzichtelijke manier gepresenteerd en toegankelijk gemaakt voor zowel professionals als voor het brede publiek. Zie: Hulpverleningsdiensten De Nederlandse brandweer als zodanig bestaat niet. De brandweer in Nederland kent ruim 450 gemeentelijke en 25 regionale korpsen. De gemeentelijke korpsen hebben taken bij de basisbrandweerzorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing. Burgemeester en wethouders vormen het bestuur van de gemeentelijke brandweer. Zie: In de rampenbestrijding en crisisbeheersing spelen diverse geneeskundige instanties een rol, zoals ziekenhuizen, de GGD (Gemeentelijke Gezondheidsdienst), ambulancediensten, het Rode Kruis, huisartsen en instellingen in de geestelijke gezondheidszorg die zijn belast met psychosociale opvang en nazorg. Deze instanties werken samen binnen de Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen (GHOR). Zie De politie is betrokken bij grootschalige optredens en crisissituaties met een openbare orde aspect. Het gaat dan om grootschalige optredens bij conflicten en crises. Klik door voor informatie over de veelzijdigheid van de politieorganisatie. Zie: Rijksoverheid Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wil samen met alle betrokken partijen werken aan terrorismebestrijding en crises- en rampenbeheersing, maar ook aan de problemen in de wijk. Dít is de kern van het veiligheidsbeleid waar het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, samen met het Ministerie van Justitie, voor staat. Zie: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 51 van 54

52 Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat heeft taken en verantwoordelijkheden op het terrein van crisisbeheersing van vervoer, infrastructuur, communicatie en water. Zie: Het Ministerie van Defensie ontwikkelt zich tot een volwaardige veiligheidspartner in Nederland. Ingeval de capaciteit van de civiele hulpverleningsdiensten tekort schiet, verleent de krijgsmacht militaire steun en bijstand. Zie: Het Ministerie van LNV heeft op crisisgebied met name taken rond dierziekten en voedselveiligheidsvraagstukken. Zie: Het Ministerie van VROM is verantwoordelijk voor het milieubeleid. Daarom heeft het ministerie ook een belangrijke taak bij milieuongevallen. VROM kan dan het beleidsondersteunend team Milieuincidenten (BOT-mi) bijeenroepen. Daarnaast is VROM betrokken bij crises op het werkterrein van de minister voor Wonen, Wijken en Integratie. Zie: Het ministerie van VWS is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de (medische en psychosociale) gezondheidszorg en hulpverlening en voor de organisatie daarvan voor zover relevant voor de kwaliteit van zorg. Zie: Landelijke ondersteuning bij crises De website crisis.nl kan tien miljoen hits per 5 minuten aan en is daarmee een van de belangrijkste websites waarlangs de overheid de burger en bedrijfsleven informeert tijdens grote crises. De website wordt onderhouden door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Zie: Als er geen crisissituatie is, leidt deze site bezoekers door naar de site Een site waarop wordt aangegeven hoe men zich op de verschillende ramptypen kan voorbereiden. De website van de European Media Monitor houdt overzichtelijk de nieuwsberichten over internationale crises bij. Op vergelijkbare wijze is Nederlandse berichtgeving via de Nederlandse site van Google te volgen. Zie: en De missie van het Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie is enerzijds het ontwikkelen van risico- en crisiscommunicatiebeleid, het bundelen van kennis en het adviseren en ondersteunen van de overheidsinstellingen op het gebied van risico- en crisiscommunicatie. Zie: Bij de Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding in Zoetermeer worden hulpgoederen opgeslagen die van pas kunnen komen bij calamiteiten en rampen. Het agentschap LFR draagt zorg voor de realisatie, innovatie en instandhouding van de communicatieen informatiesystemen die bij rampen worden ingezet. Zie: Het Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum (LOCC) in Driebergen draagt zorg voor de landelijke coördinatie van de operationele inzet tijdens rampen, calamiteiten en grootschalige evenementen. Zie: Het Nationaal Crisiscentrum organiseert onder meer de bestuurlijke coördinatie bij de voorbereiding op gebeurtenissen met een landelijke uitstraling, evenementen en incidenten. Het NCC is gehuisvest op de 15e verdieping van het ministerie van BZK. Zie: Het NAVI (Nationaal Adviescentrum Vitale Infrastructuur) brengt overheid en bedrijfsleven samen bij het beschermen van de vitale infrastructuur in Nederland. Centraal staat het voorkomen van uitval van vitale sectoren door moedwillig menselijk handelen. Zie: Op de website van Postbus 51 leest u hoe u zich kunt voorbereiden op een ramp, wat u moet doen als de sirene gaat en hoe u moet handelen als er een ramp in uw omgeving gebeurt. Verder vindt u informatie over de manier waarop de overheid de crisisbeheersing heeft georganiseerd. De telefoondesk van Postbus 51 kan worden ingezet via het ERC. Zie: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 52 van 54

53 USAR is de Nederlandse bijstandseenheid voor het zoeken en redden van ingesloten of bedolven slachtoffers bij rampen in binnen- en buitenland. Zie: Het KNMI is in Nederland vooral bekend van de weersverwachtingen en waarschuwingen, maar als nationaal data- en kenniscentrum voor weer, klimaat en seismologie doet het veel meer. Het KNMI is een kennisbron over water, neerslag en weersomstandigheden die kunnen leiden tot (extreme) omstandigheden en wateroverlast. Ook coördineert het KNMI het weeralarm. Zie: Het Rode Kruis biedt na een ramp op verschillende manieren hulp. Als eerste kunnen ze coördinerende taken bij geneeskundige hulp verrichten. Verder helpen ze contacten tussen familieleden te herstellen en zorgen ze voor onderdak en verzorging van mensen bij bijvoorbeeld evacuaties. Zie Stichting DARES, waarvan de deelnemers gelicenseerde en gekwalificeerde radiozendamateurs zijn. DARES is centraal door een alarmering in te zetten, nadat een waakvlamovereenkomst met hen is aangegaan. Meer informatie over de stichting DARES op Informatie over de Amerikaanse zusterorganisatie is terug te vinden op Katrina gerelateerde websites CNN onderhoud nog steeds een dossier over Katrina. Via de site wordt de wederopbouw in beeld gebracht en worden dilemma s en beslissingsmomenten die daarbij horen ontsloten. Zie: De staat Louisiana is intensief betrokken bij de nafase en wederopbouw als gevolg van Katrina. Om overheidsinitiatieven en wederopbouw ontwikkeling breed te communiceren is deze speciale website in het leven geroepen. De website geeft inzichten in verantwoordelijkheden die overheden moeten nemen bij het omgaan met de gevolgen van een overstroming en biedt slachtoffers een overzicht van instanties die hulp kunnen bieden bij het verwerken van de ramp, bij financiële problemen en hulp bij de terugkeer naar huis en haard. Zie: Het Amerikaanse Federal Emergency Management Agency is onderdeel van het ministerie van Homeland Security. Het agentschap richt zich op het minimaliseren van slachtoffers en schade aan de infrastructuur bij alle mogelijke soorten gevaren en (natuur)rampen die een maatschappij kunnen bedreigen. De FEMA heeft een ingrijpende reorganisatie ondergaan sinds Katrina. Zie Zie voor de Louisiana Citizen Awareness and Disaster Evacuation Guide de website In de Verenigde Staten is sinds de orkaan Katrina veel gebeurd op het gebied van preparatie. Floodsmart is opgezet door de FEMA en geeft mensen inzichten en adviezen over hoe zich het beste kunnen prepareren op eventuele toekomstige wateroverlast. Daarnaast ondersteunt Floodsmart mensen die zijn getroffen door wateroverlast via slimme en betaalbare verzekeringsmodellen. Dit stelt mensen in staat direct nadat ze getroffen zijn aan de wederopbouw van huis en haard te beginnen. Zie: Katrina.com wil families herenigen en ondersteunen nadat ze zijn getroffen door een zware (natuur)ramp. De organisatie achter de site heeft bijzonder veel ervaring opgedaan met het bundelen van hulp en zoeken naar fondsen om een wederopbouw van een getroffen gebied te stimuleren. Daarnaast hebben ze een database ontwikkeld om uit elkaar geslagen families te herenigen. Zie Overige internationale websites Het Britse environment agency is een Britse overheidsinstelling die adviseert over water en milieu. Naast een permanent up-to-date waarschuwingssysteem voor extreme waterstanden, extreme waterstanden en vloedverwachtingen wordt brede informatie aangeboden over de kans op overstromingen, preparatie op overstromingen en voorzorgsmaatregelen die in normale tijden genomen kunnen worden om persoonlijk letsel en schade aan eigendommen te minimaliseren. Daarnaast geeft het environment agency advies over terugkeer en wederopbouw. Bij dit alles is Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 53 van 54

54 rekening gehouden met leeftijd, mobiliteit en eventuele zorgbehoeften. De site biedt adviezen en gestandaardiseerde protocollen voor bedrijven en particulieren. Zie: De bond van Engelse verzekeraars heeft in samenwerking met het environment agency besloten proactief haar klanten te informeren over wat gedaan kan worden als een eigendom is overstroomd en hoe de schade door overstromingen geminimaliseerd en later hersteld kan worden. Zie: The Construction Center is ontwikkeld om slachtoffers van overstromingen te helpen. Het betreft een particulier initiatief. Naast hulp aan slachtoffers worden personen en organisaties die zich zorgen maken over overstromingen geadviseerd over het risico daarop. De site geeft inzichten in de informatiebehoefte van mensen in relatie tot overstromingen en overstromingsrisico s. Zie: De Canadian Water Resources Association is een nationale organisatie die zich in Canada bezig houdt met watermanagement. Binnen de CWRA worden vanuit publieke en private achtergronden onderzoek, praktijk en theorie bij elkaar gebracht. De kennis wordt via de website ontsloten. Zie: The Associated Program on Flood Management is een gezamenlijk initiatief van de World Meteorological Organization (WMO) en het Global Water Partnership (GWP). Het stimuleert het concept van geïntegreerd management van overstroming als een nieuwe benadering om de potentiële gevolgen van een overstroming te minimaliseren door slimme infrastructurele oplossingen. Het programma wordt door de Nederlandse en Japanse overheid financieel ondersteund. Zie: International Strategy for Disaster Reduction (ISDR) wil gemeenschappen beter voorbereiden op rampen en ongevallen via infrastructurele aanpassingen, preparatie en bewustwording. Ze streeft ernaar dit integraal onderdeel te maken van opleidingen en opvoeding. Achterliggende gedachte is zelfredzaamheid stimuleren en potentiële slachtoffers bij rampen of ongevallen minimaliseren. Zie: Versie 3.0, d.d. 22 oktober 2008 Pagina 54 van 54