en Internetprotocol Gemeente Loon op Zand

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Loon op Zand. Nr. CVDR490780_1 11 december en Internetprotocol Gemeente Loon op Zand en Internetprotocol Gemeente Loon op Zand. Inleiding Het gebruik van en internet heeft binnen de gemeente Loon op Zand een grote vlucht genomen. Naast de evidente voordelen voor zowel werkgever als werknemer zoals productiviteit, bereikbaarheid en snelheid hebben ook de negatieve kanten van deze media zich gemanifesteerd. De gemeente Loon op Zand heeft daarom de behoefte om het voorheen opgestelde protocol (April 2003) van het en internetgebruik aan te scherpen. In deze notitie zal worden ingegaan op de wijze waarop de gemeente Loon op Zand omgaat met in procesmatige zin en hoe de persoonlijke levenssfeer van de werknemer beschermd wordt. Algemeen Elektronische verzending van berichten wordt binnen de gemeente Loon op Zand de laatste jaren steeds vaker gebruikt. Behalve voor berichten wordt ook gebruikt om bestanden en documenten uit te wisselen zowel intern als extern. De voordelen van zijn groot. Afstanden spelen geen rol meer en de kosten zijn laag. zal als communicatiemiddel de bestaande schriftelijke en telefonische communicatie niet vervangen. Het is vooral een uitbreiding van bestaande communicatiemogelijkheden. De bijna onbeperkte mogelijkheden om berichten te ontvangen en te verzenden brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee voor de gebruikers. Wat haal je allemaal binnen en welke risico s zijn daaraan verbonden. Hoe regel je de registratie en archivering. Nog veel andere aspecten moeten hierbij in het oog worden gehouden. Redenen voor opstellen protocol De belangrijkste redenen voor het opstellen van regels en richtlijnen van de gemeente Loon op Zand voor het gebruik van en internet zijn: Privacy: om te voorkomen dat medewerkers lastig worden gevallen via en om medewerkers te informeren over het feit dat hun bezoek aan sites in beginsel niet wordt gemonitord. Ter bescherming van het recht van medewerkers op een persoonlijke levenssfeer op het werk en ter handhaving van het recht op briefgeheim; Informatief: om medewerkers te informeren over de standaardregels, over beschermingsmaatregelen en over de rechten en plichten van werkgever en werknemer inzake - en internetgebruik; Aansprakelijkheid: om ervoor te zorgen dat de naam van de gemeente Loon op Zand niet wordt geassocieerd met onethische of zelfs illegale praktijken en om hieruit voortvloeiende claims te voorkomen. Technisch: als gevolg van oneigenlijk gebruik lopen de prestaties van het netwerk terug. Daarnaast kunnen technische problemen ontstaan door het optreden van virusinfecties van de gebruikte computersystemen; Zakelijk: aan de tijd dat het systeem voor niet-zakelijke doeleinden wordt gebruikt zijn kosten verbonden, evenals aan het oplossen van problemen die ontstaan uit virussen en extra beheerwerkzaamheden. Hierdoor worden opbrengsten verminderd; Bij de twee laatstgenoemde redenen is de mate van (dreigende) schade voor de gemeente Loon op Zand aanleiding om al of niet over te kunnen gaan tot maatregelen in de persoonlijke levenssfeer van de individuele medewerker binnen de hiertoe opgestelde grenzen van dit protocol. Samenvatting Een - en Internetprotocol, als richtlijn, ontaard door de technische termen al gauw in een moeizaam leesbaar geheel. De richtlijn is dan nog uitsluitend bruikbaar als document om een overtreder achteraf mee om de oren te slaan, terwijl het juist bedoeld is om overtredingen tegen te gaan. Het protocol is bedoeld om aan te geven hoe we omgaan met en Internet. Wat mag een werknemer wel en wat niet. Wat mag een werkgever wel en wat niet. Deze samenvatting is dan ook bedoeld om in normaal Nederlands de regels weer te geven. De formele beschrijving volgt vanaf Pagina 8. Dit protocol is bedoeld voor de formele en voor het gebruik van Internet. Formele heeft alleen betrekking op die je vanuit je functie krijgt of verzend. Privé valt hier dus niet onder. Verder moet de een zeker belang hebben, een reclamefolder, spam etc. vallen hier dus niet onder. De officiële regel s staan vermeld op pagina, bij formele berichten. 1

2 Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met je afdelingshoofd of met iemand van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV.) Het protocol streeft normaal en fatsoenlijk gebruik van de en van Internet na. Een burger wil na het insturen van een of formulier gewoon weten: hebben jullie het ontvangen en wanneer krijg ik antwoord. Dus een technisch bevestiging (automatisch) en een melding dat we het bericht in behandeling nemen, geen aanvullende vragen hebben (of juist wel). De burger stelt het zeer op prijs als we in staat zijn om over een jaar een vraag over zijn aanvraag nog te beantwoorden. Dus we moeten de bewaren en terug kunnen vinden. Dit kun je doen vanuit je eigen postmap in outlook, maar dan gaan we je bellen tijdens vakanties etc. Beter is het om de aanvraag (formele ) door te sturen naar De afdeling DIV verzorgt dan de registratie en de archivering. Naar buiten toe, naar de burgers en bedrijven, maken we alleen het centrale adres bekend: deze wordt dan door DIV geregistreerd, gearchiveerd en gedistribueerd. Maar natuurlijk krijg je tijdens vakanties etc. nog steeds op je eigen adres. Deze s worden niet verwerkt. Dus zorg ervoor dat bij afwezigheid je afwezigheidsassistent (Wizard afwezigheid) aan staat en dat je leidinggevende eventueel bij je kan komen. Bij de helpdesk kun je terecht voor vragen over je afwezigheids-assistent. en Internet mogen in beperkte mate voor privé doeleinden gebruikt worden. De werkgever heeft hier geen inzage in. De werkgever mag het gebruik van websites en de ingaande en uitgaande e- mailadressen wel registreren, zonder hierbij de naam van de medewerker vast te leggen. De werkgever kan dus wel zien hoe vaak een bepaalde site bezocht is, waneer deze bezocht is maar niet door wie. Hetzelfde geld voor de . Pas bij een serieus vermoeden van misbruik mag er een onderzoek op naam gestart worden. Hier is opdracht van je afdelingshoofd of van de directie voor nodig. Als werkgever vragen wij om je te houden aan de normale fatsoensnormen: Denk aan je taalgebruik, blijf beleefd naar de burgers, bezoek geen websites waarvan je kunt weten dat de werkgever dat niet op prijs stelt. In het kort: Bewaar de belangrijke s (DIV), zorg dat je mailbox bereikbaar is, dat bij je afwezigheid de afwezigheidsassistent aanstaat. Wees en blijf beleefd en aardig en doe geen dingen waarvan je kunt weten dat het niet mag. De controle op deze regels is minimaal en dat willen we graag zo houden. Dat kan met jullie hulp en medewerking. Alvast bedankt. En dan nu het formele stuk. 1. Begripsbepaling Het begrip wordt in dit protocol als synoniem gebruikt voor elektronisch bericht. Het betreft het samenstel van de tekst van het bericht, de contextgegevens (afzender, geadresseerde(n), tijdstip verzending, enz.) en de eventueel bijgevoegde bestanden. Eén bestaat dus uit twee of meer componenten. Er zijn twee hoofdindelingen van die een rol spelen bij het opstellen van omgangsregels: Functioneel en niet functionel;e Schematisch weergegeven ziet deze indeling er als volgt uit: 2

3 Functionele / Privé De die een medewerker uit hoofde van zijn (of haar) functie ontvangt / verzendt is functionele . Alle die een medewerker als privé persoon ontvangt of verzendt, en die dus niet is gerelateerd aan het feit dat de medewerker een functie binnen de overheid bekleed, wordt getypeerd als privé e- mail. Archiefwaardige (formeel) / Niet archiefwaardige (niet-formeel) Indien een functioneel is dient vastgesteld te worden of deze in aanmerking komt voor archivering. Hiervoor gelden in principe dezelfde criteria (uit de Archiefwet 1995) als voor normale post die op papier wordt verzonden of ontvangen. De opsteller c.q. de ontvanger van het bericht is degene die in eerste instantie de selectie uitvoert of het bericht wel of niet gearchiveerd dient te worden. Elektronische post / berichten: Deze begrippen zijn in dit protocol synoniem. Informatie die langs elektronische weg verzonden wordt. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan berichten, webformulieren en SMS berichten. De verzendinformatie en het aan het bericht toegevoegde elektronische document maken integraal onderdeel uit van het elektronische postbericht. Algemene postbus Elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Loon op Zand, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld info@loonopzand.nl Persoonlijke postbus Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Loon op Zand. Gemeentelijk adres Elektronisch postadres eindigend Gemeentelijke website De internetsite van de gemeente Loon op Zand, Datum/tijdstip ontvangst 3

4 Als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt.(artikel 2:17 awb) Attachments Ofwel bijlagen. Het is mogelijk om met een bericht één of meerdere bijlagen mee te sturen. Alles wat digitaal opgeslagen kan worden kan als bijlage meegestuurd worden, zoals tekstdocumenten, foto s en programma s. De gemeente De gemeente Loon op Zand. Disclaimer Om problemen te voorkomen ten aanzien van de status van een bericht moet ieder extern verzonden bericht worden voorzien van een disclaimer. Zie pagina 16 voor de tekst van de disclaimer. Origineel De formele post zoals die door de gemeente ontvangen dan wel verzonden is. Afschrift Een kopie, waarvan de inhoud identiek is aan die van het origineel Archiefexemplaar De digitale kopie van het elektronisch bericht dat door een medewerker aan DIV wordt aangeboden. Een archiefexemplaar is qua vorm, inhoud en structuur identiek aan het door een medewerker of derde opgestelde bericht. Interne Afzend- en bestemmingsadres zijn gelegen binnen de organisatie van de gemeente Loon op Zand. Externe Afzend- dan wel bestemmingsadres is gelegen buiten de organisatie van de gemeente Loon op Zand. Archivering De bij de wet gestelde normen voor bewaring en vernietiging van overheidsdocumenten gelden onverkort voor elektronische documenten. Hierbij wordt toegestaan dat afdelingen en personen rechtstreeks ontvangen en verzenden, waarbij onderscheid wordt gemaakt in twee soorten e- mail: De groep formele met aanvragen en dergelijke die gearchiveerd dienen te worden. Iedereen die de mogelijkheid heeft te ontvangen en te versturen heeft de verantwoordelijkheid om binnenkomende op zijn persoonlijk adres te beoordelen op het formele karakter en indien nodig door te sturen naar het info@loonopzand.nl adres. Daar wordt het afgedrukt en geregistreerd en gearchiveerd. Als correspondentieadres naar buiten wordt in principe alleen het infoadres bekend gemaakt. De groep informele welke de status heeft van een telefoongesprek. Voor de afhandeling van de informele kan de betrokken functionaris zelf zorgdragen. Voor de duidelijkheid, niet functionele c.q. privé valt hoe dan ook buiten deze beoordeling Observatie Het onderzoeken van het gebruik van binnen de technische infrastructuur van de gemeente door kennis te nemen van de inhoud van elektronische postbussen en door het genereren van kengetallen omtrent het gebruik. Medewerker Persoon (m/v) met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Loon op Zand, alsmede stagiaires, inleen-/uitzendkrachten, gedetacheerden en overige (externe) medewerkers. Behandelaar Medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast. 2. Wet en regelgeving Op het formele elektronische verkeer is de volgende regelgeving van toepassing: 1. Archiefwet

5 2. Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) 3. Wet openbaarheid van bestuur 4. Algemene wet bestuursrecht 5. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer 3. Reikwijdte 1. Het protocol is van toepassing op alle berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk adres. 2. Het protocol is van toepassing op inkomende functionele berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. 3. Het protocol is niet van toepassing op overige vormen van inkomend en uitgaand elektronisch verkeer. 4. Doeleinden 1. Naar de eigen organisatie verschaft dit protocol duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van berichten. 2. Naar overige partijen maakt het protocol kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de gemeente Loon op Zand te verzenden en verschaft het duidelijkheid in de voorwaarden die de gemeente Loon op Zand stelt aan het gebruik van de elektronische weg. 3. Beschikbaarheid van informatie op organisatieniveau waar dat noodzakelijk wordt geacht, met andere woorden, de persoonlijke postbus is een integraal onderdeel van de afdelingen; 4. Traceerbaarheid van aanwezige informatie door middel van registratie van relevante stukken; 5. Beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie op langere termijn; 6. Juiste toepassing van bestaande bevoegdheden; 7. Waakzaamheid met het oog op mogelijke manipulatie van elektronisch opgeslagen of aangeleverde gegevens, ter beveiliging van voor de gemeente Loon op Zand belangrijke informatie; 8. Een verzorgde wijze van communiceren, bijdragend aan de beoogde uitstraling van de gemeente Loon op Zand. 5. Verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid Vanuit het integraal management is ieder afdelinghoofd verantwoordelijk voor het naleven van dit protocol. Dit ontslaat de medewerk(st)ers niet van de verantwoordelijkheid om functionele berichten conform dit protocol te behandelen. 6. Bereikbaarheid Bereikbaarheid 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Loon op Zand verzonden worden. 2. Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een webformulier wordt aangeboden staat de elektronische weg niet open. 3. Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden en berichten die de maximale grootte overschrijden worden niet in behandeling genomen. 7. Regels bij het gebruik van Inkomende a) Iedere medewerker die de beschikking heeft over faciliteiten controleert dagelijks zijn postbus op ingekomen berichten. Bij langere afwezigheid dient de afwezigheidsassistent aangezet te worden. Het afdelingshoofd controleert hierop. b) Elke medewerk(st)er van de gemeente Loon op Zand, die toegang heeft tot het gemeentelijk netwerk, beschikt over een adres, als volgt opgebouwd: c) die ontvangen wordt op het persoonlijke adres heeft de status van een telefoongesprek en wordt in beginsel aangemerkt als informeel of niet functioneel. d) Als op een persoonlijk adres van een medewerker berichten binnenkomen die voldoen aan het begrip formele post stuurt de betreffende ontvanger deze post door naar het centrale e- mail adres, waar het geprint wordt en op de normale manier afgehandeld wordt. e) Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen. 5

6 f) Iedere gebruiker zorgt dat zijn faciliteiten het functioneren van het netwerk niet verstoren, bijvoorbeeld door het binnenhalen of versturen van extreem grote bestanden (groter dan 3 Mb). Indien dit functioneel is neemt de gebruiker vooraf contact op met de helpdesk. (helpdesk@loonopzand.nl) g) Teneinde de opslagcapaciteit van de centrale server niet onnodig te belasten is elke medewerk(st)er die beschikt over een adres gehouden zijn/haar postbus regelmatig op te schonen. Berichten in de persoonlijke mailbox van de gebruiker blijven max. 50 dagen bewaard. h) Naar buiten wordt als regel het centrale adres van de gemeente bekend gemaakt: info@loonopzand.nl i) De afdeling DIV beheert de centrale postbus van de gemeente en zorgt dat de berichten zo nodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet behandelen. j) Het gebruik maken van een adres via een andere provider voor functionele berichten is niet toegestaan. k) Ook voor geldt dat de manier waarmee er mee wordt omgegaan en het taalgebruik de goede naam van de gemeente niet mag aantasten. l) Medewerkers zijn gerechtigd het systeem te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke berichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is of ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. Hierbij wordt ook naar het vastgestelde privacy reglement verwezen. De algemeen geldende fatsoensnormen dienen in acht te worden genomen, waarbij de medewerkers gebonden zijn aan de volgende voorwaarden: 1) De werkgever is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de persoonlijke berichten. 2) Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te versturen. m) Voor uitgaande geldt het volgende: 1. Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande niet-formele post dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend via een standaard disclaimer. 2. Van originelen mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden door de ambtenaar zelf. 3. Verzonden afschriften moeten in het elektronisch postbericht duidelijk als afschrift zijn aangemerkt. 4. Het is niet toegestaan als vertrouwelijke aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan per elektronische post te verzenden. 5. Iedere externe verzonden wordt automatisch voorzien van een disclaimer via het ondertekeningsblok. Bij thuiswerkzaamheden ten behoeve van werkgever zijn alle hierboven genoemde voorwaarden vanzelfsprekend eveneens van toepassing. 8. Centrale elektronische postbus 1. Er is een centrale gemeentelijke dienstpostbus voor inkomende elektronische post, met als naam info@loonopzand.nl 2. Het beheer van de postbus geschiedt door de medewerk(st)ers van Documentaire Informatie Voorziening en valt onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening. 3. De medewerk(st)ers van Documentaire Informatie Voorziening dragen zorg voor de registratie en (elektronische) distributie van postberichten die worden ontvangen op de centrale dienstpostbus. 4. Afschriften van formele elektronische postberichten dienen vanuit de centrale dienstpostbus te worden verzonden. 9. Afhandeling Ontvangstbevestiging Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website of via wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is. Afhandeling 1. De afzender van een formeel bericht ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie weken na ontvangst een reactie van de gemeente. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht is ontvangen. 6

7 2. De afzender van een niet-formeel bericht ontvangt binnen drie weken na ontvangst een reactie van de behandelaar. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente ontvangen is. 3. Onder een reactie wordt verstaan: a. een inhoudelijke reactie ter afhandeling van het inkomende bericht; b. een behandelbericht waarin wordt aangegeven binnen welke termijn de afzender een inhoudelijke reactie kan verwachten. 4. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is. In het geval van formele berichten ligt de verantwoordelijkheid bij de gemeente. 5. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan: a. afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn; b. bij ontbreken van een wettelijke termijn, afhandeling binnen een termijn van zes weken. 6. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar een vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit bericht de reden van vertraging. 7. Uitsluitend elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die via het daarvoor bestemde webformulier worden ingediend, worden in behandeling genomen. De afzender wordt hierover per omgaande van in kennis gesteld. De termijn van indiening van bezwaarschriften wordt hierdoor niet verlengd. 8. De formele afhandeling van formele berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien: a. de geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt lang elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn; b. het uitgaande bericht, indien van toepassing, ondertekend is middels een met voldoende waarborgen omgeven elektronische handtekening. 9. De formele afhandeling van overige functionele berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien voldaan is aan de eis uit punt 8 onder a. 10. Registratie en archivering Registratie 1. Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde informatiesysteem. 2. Archiefwaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus info@loon op Zand.nl worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde informatiesysteem. 3. Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Archivering 1. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het ter registratie en archivering aanbieden van archiefwaardige berichten, die rechtstreeks zijn ontvangen op of verstuurd vanaf zijn persoonlijke postbus. 2. Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren stukken. 3. Het aanbieden van berichten ter archivering vindt plaats via de daarvoor door de afdeling documentaire informatievoorziening aangewezen weg. 4. De sectie documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor het toetsen van de aangeboden berichten aan de registratiecriteria en het registreren en archiveren van deze berichten. 11. Privacy Op de controle van het gebruik van en internet op de werkplek is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Hiertoe zijn regels opgesteld die in het privacyreglement van de gemeente Loon op Zand, dat op 1 april 2003 is vastgesteld, zijn opgenomen 12. Observatie van het gebruik van 1. Doel van observatie is te onderzoeken hoe het gebruik van zich in kwalitatieve en kwantitatieve zin ontwikkelt; of de beschikbare faciliteiten in het algemeen conform de geldende regels worden benut; 7

8 of het gebruik doelmatig is. 2. De observatie zoals omschreven in lid 1 zal geanonimiseerd, d.w.z. los van personen plaats vinden en slechts worden gebruikt om ontwikkelingen in algemene zin met betrekking tot het gebruik te beschrijven. 3. Alleen de leden van het directieteam, het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening en de systeembeheerder zijn bevoegd om het gebruik te observeren. 13. Onderzoek naar mogelijk misbruik 1. Een ieder die een ernstig vermoeden van misbruik van faciliteiten heeft, meldt dit aan zijn of haar afdelingshoofd. 2. De afdelingshoofden en de directieleden kunnen het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening en de systeembeheerder opdragen om het gebruik van een of meerdere personen te onderzoeken. 3. De directieleden maken voorafgaand aan een onderzoek melding aan de ondernemingsraad. 14. Sancties 1. Overtreding van het - en internetprotocol door de ambtenaar, merken wij aan als plichtsverzuim zoals beschreven in artikel 16:1:1 CAR/UWO 2. Overtreding kan leiden tot: Toepassing van een (of meerdere) disciplinaire straf(fen), zoals beschreven in artikel 16:1:2 CAR/UWO; Het in het vervolg niet meer toestaan van, al dan niet tijdelijk, gebruik van internet en e- mailfaciliteiten; 3. Overtreding van dit Privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in: 1. Het verbreken van de contractuele overeenkomst voor de ingehuurde kracht; 2. Het stopzetten van de werkzaamheden. 3. Maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen. 15. Overige bepalingen Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester en wethouders. Inwerkingtreding Dit protocol treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden. Toelichting 1. Begrippen Uitgangspunt is dat formele berichten geregistreerd en gearchiveerd dienen te worden, waarbij dezelfde regels en criteria gelden als bij de conventionele post. Disclaimer Indien dit bericht niet voor u bestemd is verzoeken wij u dit aan de afzender te melden en het bericht uit uw bestanden te verwijderen. U mag dit bericht niet verder verspreiden. Bij de verzending van berichten via dient u, omdat deze berichten via derden worden verzonden, rekening te houden met de mogelijkheid van bijvoorbeeld vertragingen of fouten in de overbrenging. Ook is het mogelijk dat virussen buiten medeweten van de gemeente of haar medewerkers via haar e- mail worden verspreid. De Gemeente Loon op Zand erkent geen aansprakelijkheid voor schade welke voortvloeit uit de verzending van , of niet-tijdige of onjuiste overbrenging daarvan. Aan de inhoud van berichten kunnen geen rechten jegens de gemeente Loon op Zand of een van haar bestuursorganen worden ontleend. Indien u een officiële beslissing van de gemeente wilt waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn (zoals een vergunning, een subsidiebesluit of een overeenkomst) is een bericht onvoldoende. U kunt dan om een ondertekende brief verzoeken. 2. Wet- en regelgeving De volgende wetgeving is van toepassing op het gebruik van internet en 8

9 Wet elektronisch bestuurlijk verkeer Met ingang van 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer van kracht geworden. Hierdoor mogen aanvragen, zoals vergunningen, subsidies, ontheffingen en bezwaarschriften, ook elektronisch ingediend worden, mits het overheidsorgaan de mogelijkheid tot elektronisch verkeer expliciet open heeft gesteld. De wet verplicht het digitale verkeer niet. Het papieren verkeer blijft dan ook bestaan. De bepalingen van deze wet zijn opgenomen in afdeling 2.3 van de algemene wet bestuursrecht. Archiefwet Alle bescheiden door een overheidsorgaan opgemaakt of ontvangen en naar hun aard bestemd daaronder te berusten zijn / ongeacht hun vorm / archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet Dit betekent dat ze in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te worden bewaard en tijdig moeten worden geselecteerd t.b.v. bewaring of vernietiging. Ook digitale gegevens, waaronder berichten, vallen onder deze wetgeving en dienen als dusdanig te worden behandeld. Wet bescherming persoonsgegevens Het geheel van elektronisch opgeslagen berichten wordt beschouwd als een bestand bedoeld in de Wbp. In artikel 8 Wbp worden de voorwaarden voor verwerking weergegeven. De (elektronische) verwerking van persoonsgegevens is daarmee beschermd. Er dient altijd naast het voldoen aan deze wetgeving een zorgvuldige afweging van privacybelangen plaats te vinden. Wet openbaarheid van bestuur De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) bepaalt dat, behoudens uitzonderingen, de gegevens van de overheid openbaar zijn. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt naar het type informatiedrager van het document. Dat wil zeggen dat een elektronisch document even toegankelijk moet zijn als een papieren document. Formele berichten worden dus beschouwd als documenten in de zin van de Wob. De WOB definieert een document als: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. berichten bevatten op een elektronische drager opgeslagen gegevens en moeten derhalve beschouwd worden als documenten in de zin van Wob. Extern e- mailberichtenverkeer dient voor toepassing van de Wob op dezelfde wijze opgevat te worden als briefwisseling met derden. Alle die bewaard is door de overheid valt dan ook onder de WOBverplichtingen. Hierbij gelden dezelfde toetsingscriteria die ook bij documenten op papier worden gehanteerd. Algemene wet bestuursrecht Besluiten van bestuursorganen dienen ingevolge de Awb (art.1) schriftelijk te worden vastgelegd en te worden bekendgemaakt/meegedeeld aan geadresseerden en aan belanghebbenden. Ook dient een aanvraag volgens de Awb schriftelijk te gebeuren. Indien op een elektronisch ingediende aanvraag een besluit wordt genomen is er niets aan de hand. Een aanvrager heeft, nadat hij de gelegenheid om zijn aanvraag aan te vullen ongebruikt heeft gelaten, echter geen rechtsmiddelen als een elektronische aanvraag uiteindelijk niet in behandeling wordt genomen. 3. Reikwijdte Het - en internetprotocol geeft regels voor alle interne en externe medewerkers van de gemeente Loon op Zand en heeft betrekking op alle elektronische berichten. 4. Doeleinden Het - en internetprotocol heeft als doel het scheppen van duidelijkheid en veiligheid betreffende de elektronische berichten en de opslag daarvan. 5. Verantwoordelijkheid De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor zowel de inhoud van documenten als de processen die daarmee samenhangen. Dit geldt voor de fysieke en dus ook voor de elektronische post. Omdat een afdelingshoofd niet alles kan controleren, heeft elke medewerk(st)er de eigen verantwoordelijkheid om de afgesproken procedures en regelingen zorgvuldig te handhaven. Het grote verschil tussen de traditionele papieren post en berichten is dat de laatste bij elke medewerker persoonlijk kan binnenkomen terwijl de eerste centraal ontvangen wordt. De medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de juiste behandeling van inkomende berichten. Daarnaast is er een centrale postbus aanwezig die valt onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening en waarbij het dagelijkse beheer uitgevoerd wordt door de DIV medewerkers. Het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de centrale digitale postbus, zowel inhoudelijk, procedureel als wat betreft beveiliging. 9

10 6. Bereikbaarheid Bereikbaarheid Dit item heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene Wet Bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Loon op Zand geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Loon op Zand. Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Loon op Zand, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. 7. Spelregels 1. Iedere medewerker die de beschikking heeft over faciliteiten, controleert dagelijks zijn persoonlijke postbus op ingekomen berichten. Tijdens afwezigheid langer dan twee dagen, bijv. vakantie, wordt de afwezigheidsagent ingesteld, zodat de afzender weet dat zijn bericht niet direct gelezen wordt. In het afwezigheidsbericht kan verwezen worden naar een ander adres voor spoedgevallen. De afdelingshoofden zijn er verantwoordelijk voor dat dit door de medewerkers wordt geregeld. 2. Iedere gebruiker zorgt dat zijn faciliteiten het functioneren van de technische infrastructuur niet verstoren, bijvoorbeeld door het binnenhalen of versturen van extreem grote bestanden (groter dan 5 Mb). Indien dit functioneel is, neemt de gebruiker vooraf contact op met systeembeheer. 3. Ook voor niet-functionele geldt dat de manier waarmee er mee omgegaan wordt en het taalgebruik de goede naam van de gemeente niet mag aantasten. 4. die ontvangen wordt op het persoonlijke adres heeft de status van een telefoongesprek en wordt in beginsel aangemerkt als informeel of niet functioneel. 5. Het berichtenverkeer wordt automatisch gescand en gecontroleerd op virussen e.d. Indien een gebruiker een bericht of bijlage (attachment) niet vertrouwt, neemt hij/zij direct contact op met systeembeheer. In geen geval wordt dat bericht doorgestuurd. 6. Werknemers zijn gerechtigd het gemeentelijk systeem beperkt te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke berichten, zowel intern als extern, mits dit niet storend is of ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. 7. In de elektronische communicatie worden dezelfde regels gehanteerd als in het dagelijkse intermenselijke verkeer. De volgende acties zijn met betrekking tot de (interne en externe) faciliteiten niet toegestaan: a. verzending of doorsturen van kettingbrieven en ongevraagde commerciële informatie; b. verzending of doorsturen van anonieme berichten; c. verzending of doorsturen van dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten. 8. De werkgever is gerechtigd om vanuit het oogpunt van het bewaren van de goede bedrijfsnaam en het handhaven van fatsoensnormen het berichtenverkeer met behulp van specifieke software ook op de inhoud onpersoonlijk te laten scannen en controleren door systeembeheer in opdracht van de gemeentesecretaris. In geval van ernstig vermoeden van misbruik van de faciliteiten kan de gemeentesecretaris een persoonlijk onderzoek instellen. Indien hierdoor aangetoond wordt dat er bewust misbruik is gemaakt van de faciliteiten, kan hoofdstuk 16 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de CAR/UWO toegepast worden. 9. Medewerkers mogen zelf wel hun eigen adres verstrekken aan anderen, maar niet het e- mailadres van een collega. 10. Alle uitgaande s worden voorzien van de tekst: Op al onze mail is onze disclaimer van toepassing. De disclaimer wordt op de website geplaatst en het woord 'disclaimer' wordt een hyperlink. 10

11 8. Centrale elektronische postbus Voor de distributie van elektronische postberichten die op het centrale punt worden ontvangen is een centrale afdelingspostbus ingericht. Een afdelingspostbus is een technische maatregel waarbij een elektronisch postadres wordt gemaakt onder de naam Het beheer van de elektronische postbus geschiedt door de medewerkers van DIV onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Informatie en dienstverlening 9. Afhandeling Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel en formeel bericht op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure middels een behandelbericht. In dit behandelbericht wordt aangegeven wanneer de afzender een antwoord kan verwachten. Wanneer een functioneel bericht binnen drie weken wordt beantwoord is het sturen van een behandelbericht niet nodig. Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn ook in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen acht weken. Gezien het snelle karakter van elektronische berichten verdient het de voorkeur om deze berichten zo snel mogelijk af te handelen. Voor de afhandeling van formele en functionele berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig opgelost worden door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is. Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen en formele berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn. 10. Registratie en archivering Registratie Archiefwaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en archiefwaardige berichten die binnenkomen op op Zand.nl worden vastgelegd in het Document Management Systeem door medewerkers van de afdeling documentaire informatievoorziening. Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben. Archivering De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van archiefwaardige berichten ter archivering berust bij de medewerkers zelf. Omdat archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website reeds geregistreerd worden betreft het hier uitsluitend berichten die rechtstreeks binnenkomen op een persoonlijk adres en uitgaande berichten. Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een: beleidswaarde de inhoud van het bericht is van invloed op het te voeren beleid; juridische waarde hierbij moet gedacht worden aan berichten inhoudende afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen, e.d.; procesondersteunende waarde de inhoud van het bericht heeft betrekking op (de voortgang van) een procedure; cultuurhistorische waarde het bericht moet bewaard worden op grond van archiefwetgeving; informatieve waarde het bericht bevat kennis die later weer gebruikt kan worden. 11

12 De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen. 11. Privacy Hierbij wordt verwezen naar het privacyreglement van de gemeente Loon op Zand waarin wordt besproken hoe de gemeente Loon op Zand omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van een tot een persoon herleidbare data omtrent - en internetgebruik. Met als doel een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. 12. Observatie van het gebruik van Dit artikel regelt het doel van de observatie. Waarbij de regels van de Wet bescherming persoonsgegevens in acht worden genomen. De observatie is niet gericht op privé , maar in de eerste plaats op functionele . Aangezien de observatie steekproefsgewijs plaatsvindt, moet er rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat als privé bedoelde berichten ook in de observatie kunnen worden betrokken. Slechts op basis van een ernstig vermoeden van misbruik kunnen uitsluitend de genoemde functionarissen, dit vermoeden aan de directie voorleggen. Deze kan besluiten om de e- mail van een medewerker inhoudelijk te onderzoeken. De directie doet van een dergelijk geval vooraf melding aan de OR. 13. Onderzoek naar mogelijk misbruik Iedere medewerker van de gemeente Loon op Zand wordt geacht mogelijk misbruik van - en intgernetfaciliteiten te melden. Het vermoeden van mogelijk misbruik wordt gemeld aan de direct leidinggevende die dit vervolgens weer meldt aan de directie. Indien melding aan de direct leidinggevende problematisch is kan men zich direct wenden tot de directie. 14. Sancties De sancties zijn van toepassing bij overtreding van dit - en internetprotocol. 12