1. Nadere regels voor eenmalige en jaarlijkse subsidies. Burgemeester en wethouders van Zoetermeer;

Transcriptie

1 Besluit van burgemeester en wethouders van Zoetermeer van 18 december 2012, nr , tot vaststelling van de Nadere regels 2012 voor jaarlijkse en eenmalige subsidies Burgemeester en wethouders van Zoetermeer; Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht; Overwegende dat: - het gewenst is overeenkomstig artikel 2, lid 2 Algemene subsidieverordening Zoetermeer 2011 nadere regels te stellen, waarin de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen, de hoogte en/of verdeling van de subsidie worden omschreven; Besluiten vast te stellen de volgende nadere regels subsidie: 1. Nadere regels voor eenmalige en jaarlijkse subsidies 1.1 Doelgroep De subsidieaanvrager kan zijn een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, een groep van natuurlijke personen of een natuurlijke persoon. Bij subsidieverlening aan een groep van natuurlijke personen dient de groep door een van de leden als aanvrager te worden vertegenwoordigd. De subsidieaanvraag dient te zijn voorzien van naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer van de vertegenwoordiger van de groep en dient te zijn ondertekend. 1.2 Dekkingsplan Het dekkingsplan in de zin van artikel 5, lid 2 Algemene subsidieverordening Zoetermeer 2011 betreft een sluitend dekkingsplan - met inbegrip van de aangevraagde subsidie - van de kosten van de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd. 1.3 Begrotingsvoorbehoud Bij een meerjarig subsidie wordt in de verleningbeschikking een begrotingsvoorbehoud opgenomen, dat impliceert dat de subsidie wordt verleend onder het voorbehoud dat de gemeenteraad bij de jaarlijkse begrotingsvaststelling t.a.v. de betreffende subsidie de financiële middelen beschikbaar stelt. 1.4 Gebroken boekjaar Bij jaarlijks verstrekte subsidies geldt het kalenderjaar als boekjaar, zijnde het uitgangspunt voor de subsidieverlening Het college kan op verzoek van een gesubsidieerde instelling een gebroken boekjaar als uitgangspunt voor de subsidieverlening toestaan, indien en voor zover bijzondere omstandigheden van de gesubsidieerde instelling dit rechtvaardigen. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, geeft het college daarbij aan welke gevolgen dit heeft ten aanzien van de aanpassing van de in de Algemene subsidieverordening genoemde termijnen en verantwoordingsmomenten, alsmede de wijze van bevoorschotting. 1

2 1.5 Weigeringsgronden Activiteiten die niet passen binnen de gemeentelijke beleidsdoelen of in dat kader onvoldoende prioriteit hebben (in de zin van artikel 8 Algemene subsidieverordening Zoetermeer), betreffen in ieder geval: 1. Activiteiten waarvan gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de aanvrager zonder subsidieverstrekking over voldoende middelen kan beschikken om de kosten van de activiteiten te dekken. Dit kan gaan om eigen middelen of middelen van derden waaronder deelnemersbijdragen en contributies. Bij de verlening van een subsidie houdt het college rekening met het eigen vermogen van de subsidieaanvrager, d.i. het feitelijk aanwezige vrij aanwendbare vermogen van een instelling, waaraan niet reeds een bepaalde bestemming is gegeven. Bij jaarlijks verstrekte subsidies wordt een eigen financieel vermogen van 10% van de totale jaaromzet als weerstandsvermogen aangemerkt en bij de beoordeling van de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag buiten beschouwing gelaten. Als voor de instandhouding van de organisatie van de subsidieaanvrager van de leden een contributie op jaarbasis wordt gevraagd, dient deze naar het oordeel van het college op een in de maatschappij algemeen aanvaardbaar peil te liggen. Ook pleegt de organisatie aantoonbaar inspanningen om de eigen middelen aan te vullen met sponsorbijdragen, deelnemersbijdragen, fondsen e.d. 2. Activiteiten van zelfhulporganisaties. De gemeente kan wel voorwaarden scheppen voor een goed functioneren van zelfhulpgroepen door medewerking te verlenen bij het vinden of beschikbaar stellen van accommodatie en door professionele instellingen ertoe te bewegen aan zelfhulpgroepen desgewenst ondersteuning en begeleiding te geven. 3. Jubilea en festiviteiten van organisaties, verenigingen en instellingen. Aanvragen voor subsidie in de kosten van activiteiten zoals symposia, die ter gelegenheid van een jubileum worden georganiseerd, kunnen op de gebruikelijke wijze worden afgewogen. 4. Kosten aankleding gebruiksruimte, verblijfskosten. 1.6 Verantwoording en controle van subsidies vanaf (controleprotocol) Normbedrag Een controleverklaring is vereist bij verleende subsidies vanaf De hoogte van de naar verwachting vast te stellen subsidie is niet bepalend voor het vereist zijn van een controleverklaring Verantwoordingsinformatie Artikel 17 Asv-2011 bevat de eisen inzake de aanvraag tot vaststelling van subsidie, waarbij een controleverklaring vereist is. Het financieel verslag dat de subsidieontvanger overlegt, bevat een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt en de hieraan verbonden inkomsten en uitgaven. Deze eisen zijn ook van toepassing op subsidies van de gemeente Zoetermeer die zijn gebaseerd op rijksbijdragen, doeluitkeringen e.d. Wanneer het rijk aanvullende eisen stelt, die gevolgen hebben voor de verantwoording door de subsidieontvanger, dan worden deze in de subsidiebeschikking van de gemeente opgenomen. Indien nodig geeft het college aanvullende richtlijnen en aanwijzingen. 2

3 De indeling van de balans is in principe gelijk aan die van voorafgaande jaren. Eventuele veranderingen worden toegelicht, onder meer door middel van een cijfermatige analyse van de verschillen. De balans met toelichting verschaft inzicht in eventuele reserves en voorzieningen en plannen tot aanwending daarvan. Af- en toenames in het verslagjaar worden toegelicht Accountant Een controleverklaring wordt afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, lid 2, van Boek 2 van het Burgerlijk wetboek Controleprotocol Bij de verantwoording en controle van subsidies vanaf wordt het Controleprotocol Zoetermeer 2012 in acht genomen, dat als bijlage bij de Nadere regels eenmalige en jaarlijkse subsidies 2012 is opgenomen. 1.7 Vaststelling subsidie (10%-regeling) Met betrekking tot de in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen prestaties per activiteit wordt, zonder gevolgen voor de subsidievaststelling, een niet-realisering van 10% aanvaardbaar geacht. Wanneer de niet-realisering groter is dan 10%, kan de subsidie voor het totale niet gerealiseerde percentage lager vastgesteld en teruggevorderd worden. 1.8 Termijnen bevoorschotting Hier worden de termijnen voor de bevoorschotting vermeld. 1.9 Accommodatie Bij de aanvraag om subsidie geeft de aanvrager aan of voor zijn huisvesting behoefte bestaat aan het gebruik van een gemeentelijke accommodatie. De nota Integraal huisvestingsbeleid welzijnsaccommodaties is van toepassing Subsidieaanvragers met een huisvestingsbehoefte maken bij voorkeur gebruik van een gemeentelijke accommodatie tenzij geen geschikte accommodatie beschikbaar is. Ten aanzien van subsidieaanvragers die een passende gemeentelijke accommodatie is aangeboden, maar daar geen gebruik van wensen te maken, wordt besloten dat van de subsidieaanvraag de huisvestingskosten niet subsidiabel zijn Huurkosten van gemeentelijke accommodaties worden verrekend met het voorschot op de subsidie. Voor instellingen die op grond van de Asv-1999 een productsubsidie ontvingen, kan hierop gedurende een overgangsperiode tot uiterlijk 2015 een uitzondering worden gemaakt. 3

4 2. Nadere regels voor eenmalige subsidies De aanvragen eenmalige subsidie, die voldoen aan de geldende beoordelingscriteria, worden toegewezen, totdat het subsidieplafond is bereikt. Indien een subsidieplafond dreigt te worden overschreden, geeft het college bij de verdeling van de beschikbare middelen aan die aanvragen voorrang, waarvan de inwilliging in vergelijking met andere aanvragen naar verwachting: a. van groter belang is voor realiseren van het gemeentelijk beleid; b. meer zal bijdragen aan de verwezenlijking van het doel van de subsidie. Indien op grond hiervan redelijkerwijs geen voorrang kan worden bepaald, verdeelt het college het beschikbare subsidiebudget volgens de verdelingscriteria in de specifieke beleidsregels (beleidsregels voor specifieke beleidsterreinen) en vervolgens in de volgorde van ontvangst van de aanvragen. Voor aanvragen geldt als datum van binnenkomst de datum waarop alle gegevens compleet zijn aangeleverd en er sprake is van een ontvankelijke subsidieaanvraag. 3. Nadere regels voor eenmalige subsidies welzijn en zorg (maatschappelijke ontwikkeling c.a.) Op het terrein van welzijn en zorg c.a. (sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening) kan eenmalige subsidie worden verstrekt voor de volgende activiteiten: - Evenementen, gericht op het realiseren van de doelstellingen van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), het lokaal gezondheidsbeleid en het cultuurbeleid; - Vernieuwende activiteiten, gericht op de verdere ontwikkeling van het beleid op het terrein van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en het lokaal gezondheidsbeleid; - Reguliere activiteiten gericht op de uitvoering van het Meerjarenbeleidsplan Wmo en de nota Lokaal gezondheidsbeleid. Evenementen zijn manifestaties met een openbaar, voor iedereen toegankelijk karakter. Voor evenementen wordt per aanvraag maximaal verstrekt. Vernieuwende activiteiten hebben een vernieuwend, bijzonder of experimenteel karakter. Met vernieuwend wordt bedoeld een activiteit met een eindresultaat dat binnen Zoetermeer nog niet bestaat en dat iets toevoegt aan het bestaande aanbod. Met bijzonder wordt bedoeld een activiteit die zich onderscheidt door vorm of aanpak. Onder experimenteel wordt verstaan een activiteit waarvan de beoogde uitkomst bij succes wordt opgenomen in het reguliere (al dan niet gesubsidieerde) activiteitenaanbod. Voorbeelden daarvan zijn activiteiten die een verbinding leggen tussen beleidsvelden, waar deze nog niet bestaat, die netwerken verbinden die nog niet zijn verbonden, of een nieuwe productiewijze introduceren voor bestaande behoeften, die beantwoorden aan het programma Welzijn nieuwe stijl. Vernieuwende activiteiten die succesvol blijken, en waarvan in gezamenlijk overleg is vastgesteld dat voortzetting wenselijk is, maar dat aantoonbaar niet kunnen bij gebrek aan voldoende middelen, kunnen in aanmerking komen voor voortzetting van de subsidie voor maximaal twee jaar, waarbij de subsidie voor het tweede of derde jaar telkens maximaal de helft van dat van het voorgaande jaar bedraagt. 4

5 De overige, reguliere activiteiten liggen in het verlengde van de doelstellingen van het vigerende Meerjarenbeleidsplan Wmo en de nota Lokaal gezondheidsbeleid. Voor deze categorie activiteiten wordt per aanvraag maximaal verstrekt. Voor de Vernieuwende activiteiten en de Reguliere activiteiten wordt bij de afweging van de aanvragen om subsidie prioriteit aangebracht op basis van de volgende verdelingscriteria: Activiteiten: - bereiken en ondersteunen kwetsbare inwoners; - worden op eigen kracht gecontinueerd, zonder gemeentelijke financiële bijdrage; - zijn vernieuwend qua inhoud, aanpak of werkwijze; o Nieuwe communicatiemiddelen inzetten zoals, ICT, social media o Social marketing o Project is nieuw in Zoetermeer - zijn gericht op de (WOP) wijk of de buurt; - gaan uit van de vraag / behoefte van de burger, de buurt of de doelgroep; - gaan uit van de eigen mogelijkheden en verantwoordelijkheden van de burger; - gaan uit van een integrale, samenhangende aanpak van de problemen en de behoeften van de burger; - gaan uit van samenwerking tussen groepen inwoners, met vrijwilligersorganisaties, tussen professionele organisaties onderling, of met het bedrijfsleven; - zijn na afloop overdraagbaar en de continuïteit waarborgen 4. Nadere regels voor eenmalige subsidies Cultuurprojecten Op het terrein van kunst en cultuur kan eenmalige subsidie worden verstrekt ter ondersteuning van bijzondere culturele activiteiten (cultuurprojecten) gericht op artistieke presentaties die in Zoetermeer plaatsvinden. Voor de aanvragen om subsidie gelden de volgende beoordelingscriteria: Activiteiten dienen: - eenmalig te zijn; - in Zoetermeer plaats te vinden; - iets toe te voegen aan het bestaande kunst- en cultuuraanbod; - een kwalitatieve bijdrage te leveren aan het culturele klimaat in de stad; - gericht te zijn op het vergroten van de actieve en/of receptieve cultuurdeelname van groepen Zoetermeerders die daarin nu niet of nauwelijks participeren; - openbaar toegankelijk te zijn, waaraan door publiciteit ruime bekendheid wordt gegeven; Bij de afweging van de aanvragen om subsidie wordt prioriteit aangebracht op basis van de volgende verdelingscriteria: - het vernieuwende of experimentele karakter van de activiteiten en/of - het gericht zijn op samenwerking tussen verschillende kunstdisciplines en/of - het gericht zijn op samenwerking tussen professionele- en amateurkunstorganisaties. Instellingen die een jaarlijkse subsidie ontvangen van de gemeente Zoetermeer, komen alleen dan voor subsidie in aanmerking als de culturele activiteit op projectbasis plaatsvindt en buiten het reguliere takenpakket valt en/of buiten de met de aanvrager gemaakte budgetafspraken valt. Voor ontvangers van een jaarsubsidie geldt dat ten hoogste eenmaal per jaar een subsidieaanvraag voor een eenmalige bijzondere culturele activiteit kan worden ingediend. 5

6 Een eenmalige subsidie uit het stimuleringsbudget Cultuurprojecten bedraagt maximaal 50% van de totale begroting van de activiteiten met een maximum van Zoetermeer, 18 december 2012 Burgemeester en wethouders voornoemd, De secretaris, de burgemeester, (drs. H.M.M. Koek) Ch.B. Aptroot 6

7 Bijlage Nadere regels jaarlijkse en eenmalige subsidies 2012 ( ) Controleprotocol gemeente Zoetermeer 2012 Dit protocol is bestemd voor het bestuur en de accountant van de door de gemeente Zoetermeer gesubsidieerde instelling, hierna te noemen: subsidieontvanger. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit protocol aan de accountant. In verband met de aanvraag tot vaststelling van subsidie geeft de subsidieontvanger opdracht tot onderzoek van de verantwoording. De accountant onderzoekt of de verantwoording voldoet aan de daaraan gestelde eisen met in achtneming van dit controleprotocol. De accountant geeft de uitslag van zijn onderzoek weer in een schriftelijke verklaring over de verantwoording. In dit controleprotocol is de reikwijdte van de accountantscontrole aangegeven, evenals de wijze waarop over de uitkomsten van deze controle dient te worden gerapporteerd. De controleverklaring De controleverklaring, zoals bedoeld in art. 17, lid 2 Algemene subsidieverordening Zoetermeer 2011 geeft een oordeel over: 1. de getrouwheid van de door de subsidieontvanger verstrekte financiële informatie en de mate waarin de verantwoording voldoet aan de daaraan gestelde eisen; 2. de naleving door de subsidieontvanger van de verplichtingen, die aan de subsidie verbonden zijn. Verplichtingen vloeien rechtstreeks voort uit (d.w.z. zijn geregeld in) titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene subsidieverordening Zoetermeer 2011, (voor zover van toepassing) de specifieke verordening, genoemd in de subsidiebeschikking, en de Nadere regels jaarlijkse en eenmalige subsidies 2012 óf zijn op grond van deze regelgeving opgelegd bij de subsidieverlening. Een accountant kan vier soorten verklaringen afgeven, afhankelijk van de geconstateerde onjuistheden in de verantwoording/besteding of onzekerheden in de controle, gemeten in procenten van de subsidiabele kosten: 1. De goedkeurende verklaring (de gecontroleerde verantwoording is met inachtneming van de goedkeuringstoleranties goed); 2. De verklaring met beperking (de verantwoording bevat, met inachtneming van de goedkeuringstoleranties, nog onjuistheden van materieel belang en/of er blijven nog onzekerheden van materieel belang); 3. De verklaring van oordeelonthouding (de verantwoording is, met inachtneming van de goedkeuringstoleranties, op bepaalde punten goed, maar er blijven onzekerheden in de controle die de getrouwheid wezenlijk kunnen aantasten); 4. Afkeurende verklaring (de verantwoording is, met inachtneming van de goedkeuringstoleranties, fout als gevolg van onjuistheden, die de getrouwheid wezenlijk aantasten). Daarnaast wordt door de accountant een rapport van feitelijke bevindingen uitgebracht indien een andere verklaring wordt verstrekt dan een goedkeurende, of indien een goedkeurende verklaring wordt verstrekt, met toelichtende paragraaf. Dit rapport dient gelijktijdig met de controleverklaring overlegd te worden. Goedkeurings- en rapportagetoleranties zijn aan elkaar gelijk. Review van de accountantscontrole De externe accountant van de gemeente Zoetermeer, of een door de gemeente aan te wijzen toezichthouder, kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de verantwoording. De met de controle van de verantwoording belaste accountant, verstrekt 7

8 de toezichthouder die namens de gemeente de review uitvoert, desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals deze laatste dat wenselijk acht. Goedkeuringstoleranties Voor de strekking van de controleverklaring - goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeurend - zijn de volgende toleranties bepalend: Uitkomst van de controle in % van de subsidiabele kosten Onjuistheden in de verantwoording Goedkeuring Beperking Afkeuring Goedkeuring Onzekerheden in de controle Beperking Oordeelonthouding 1 >1 en <3 3 3 >3 en <10 10 Alle geconstateerde onjuistheden die herstelbaar zijn, dienen te worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. De niet herstelde onjuistheden wegen mee in de oordeelsvorming over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. 8