VA-keur richtlijn. Versie 2.0 d.d. 16 mei Deze richtlijn is eigendom van VA-keur. VA-keur is een handelsnaam van FEDECOM keur B.V.

Transcriptie

1 Versie 2.0 d.d. 16 mei 2017 Deze richtlijn is eigendom van VA-keur. VA-keur is een handelsnaam van FEDECOM keur B.V.

2 Introductie VA-keur richtlijn Deze richtlijn bevat criteria voor het uitvoeren van veiligheidskeuringen van arbeidsmiddelen door bij VA-keur aangesloten keuringsbedrijven. De criteria in deze richtlijn stellen eisen aan: de wijze waarop veiligheid, gezondheid en milieu binnen deze keuringsbedrijven is georganiseerd de kwaliteit en uitvoering van het keuringsproces binnen deze keuringsbedrijven. Bedrijven die lid zijn van Fedecom en aantoonbaar aan de in deze richtlijn genoemde eisen voldoen zijn gerechtigd om het VA-keur te voeren. Raad van Advies van VA-keur Revisie historie Versie Datum Wijziging betreft Structuur / indeling t.b.v. auditmogelijkheden op afstand Concept gereed voor publicatie Compleet document geschikt voor publicatie leden VA-keur Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, waaronder begrepen het reproduceren door middel van druk, offset, fotokopie of microfilm of in enige digitale, elektronische, optische of andere vorm of (en dit geldt zo nodig in aanvulling op het auteursrecht) het reproduceren (i) ten behoeve van een onderneming, organisatie of instelling of (ii) voor eigen oefening, studie of gebruik welk(e) niet strikt privé van aard is of (iii) voor het overnemen in enig dag-, nieuwsof weekblad of tijdschrift (al of niet in digitale vorm of online) of in een RTV-uitzending. Versie 2.0 d.d. 16 mei

3 Inhoudsopgave INLEIDING... 6 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN... 7 DEEL 1. CERTIFICATIEPROCEDURE Inleiding Certificatieproces Aanvraag Fase 1: Documentatiebeoordeling Fase 2: Implementatiebeoordeling Auditrapport en certificering Audittijd Bedrijf met meerdere vestigingen Voorwaarden aan bedrijf Voorwaarden aan auditrapport en certificaat Richtlijn aantal te bezoeken nevenvestigingen Certificatietermijn Geldigheidsduur Tussentijdse audits Verleningsaudit Wijziging werkgebied Schorsing en intrekking van het certificaat Gegevens op VA-keur certificaten Gebruik VA-keur logo Verstrekking certificaat Geheimhouding DEEL 2. INHOUDELIJKE EISEN MANAGEMENTVERANTWOORDELIJKHEID Kwaliteitshandboek Introductie en reikwijdte van het managementsysteem Beleidsverklaring Bekendmaking van het systeem Interne audit Directiebeoordeling Ongevallenfrequentie Versie 2.0 d.d. 16 mei

4 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN/BEVOEGDHEDEN Opleiding- en ervaringseisen Aanwijzingen Bevoegdheden Veiligheid en gezondheid functionaris VOORBEREIDEN VAN VEILIGHEIDSKEURINGEN Voorafgaand aan keuringen te maken afspraken UITVOEREN VAN VEILIGHEIDSKEURINGEN Eisen voor de uitvoering van keuringen Technisch Document Kenmerken van gekeurde arbeidsmiddelen REGISTRATIE VAN VEILIGHEIDSKEURINGEN Registratie van uitgevoerde keuringen Rapportage VGM-RISICOBEHEER Functiegerichte VGM-risico-inventarisatie en -evaluatie Taakrisicoanalyses Laatste Minuut Risico Analyse Persoonlijke Beschermingsmiddelen Preventieve milieumaatregelen Noodsituaties Werkplekinspecties DOCUMENTENBEHEER EN MEETINSTRUMENTEN Documentatie Archivering van data Verantwoordelijkheid voor databeheer Meetinstrumenten Kalibratie KEURING VAN ARBEIDSMIDDELEN Aanschaf Keuring van arbeidsmiddelen en PBM S OPLEIDINGEN Vakinhoudelijke deskundigheid Versie 2.0 d.d. 16 mei

5 9.2 Basiskennis op gebied van veiligheid Vereiste VGM kennis voor operationeel leidinggevenden Bedrijfseigen VGM instructie Toolboxen Opleidingseisen voor keurmeesters Keurmeesteropleidingen Opleidingseisen keuringverantwoordelijke Opfristrainingen Eigen verklaring werkgever BEDRIJFSGEZONDHEIDSZORG Inzet Arbodeskundigen en beoordelen medische geschiktheid Blootstellingsrisico s REGISTRATIE VAN ONGEVALLEN EN VGM-INCIDENTEN Meldingsprocedure Ongevallenonderzoek KLACHTENBEHANDELING EN KEURINGSFREQUENTIE Klachtenregistratie Keuringsfrequentie Bijlage A Eisen aan het auditrapport Bijlage B Monitoringsprotocol Bijlage C Sanctiereglement VA-keur Bijlage D. VA-keur Kwaliteitsborgingsysteem Bijlage E. Logo gebruik VA-keur Versie 2.0 d.d. 16 mei

6 INLEIDING Deze richtlijn bevat de criteria die zijn opgesteld om de uitvoering van veiligheidskeuringen door bij VA-keur aangesloten bedrijven te regelen. Bij het voldoen aan deze criteria is geborgd dat de keuringen beheerst, controleerbaar en op veilige wijze plaatsvinden. De hier genoemde eisen hebben betrekking op: 1. De kwaliteitsborging van de door het keuringsbedrijf te organiseren en uit te voeren veiligheidskeuringen; 2. De interne veiligheid- en milieueisen waaraan keuringsbedrijven voldoen; Door certificatie van het keuringsbedrijf, krijgen de belanghebbenden (o.a. beheerders, overheid en brancheorganisatie) het vertrouwen dat materieelkeuringen op een beheerste en veilige wijze volgens de geldende normen en voorschriften worden uitgevoerd en gerapporteerd. Deze VA-keur richtlijn is opgesteld in samenwerking met Kader, bureau voor kwaliteitszorg b.v. De VAkeur richtlijn is van kracht verklaard door de Raad van Advies van VA-keur en daarmee van kracht voor de VA-keur keuringsbedrijven die lid zijn van de brancheorganisatie FEDECOM. Deze richtlijn is tevens van toepassing in een contractuele relatie tussen de CBI en het keuringsbedrijf. Het certificatieonderzoek is een systematische doorlichting en beoordeling in hoeverre het vastgelegde kwaliteitssysteem voldoet aan deze VA-keur richtlijn. Een beoordeling van een uitgevoerde of uit te voeren keuring is onderdeel van het certificatieonderzoek. Indien door de CBI is vastgesteld dat een keuringsbedrijf aan deze VA-keur richtlijn voldoet, wordt het keuringsbedrijf gecertificeerd. De beslissing tot certificering wordt genomen door het certificatiemanagement van de CBI. Voorwaarde voor de afgifte van het certificaat VA-keur is, dat het keuringsbedrijf zowel de aspecten op het gebied van kwaliteit als veiligheid en milieu, zoals in deze richtlijn zijn verwoord aantoonbaar voldoet. Versie 2.0 d.d. 16 mei

7 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN In deze VA-keur richtlijn wordt verstaan onder: Veiligheidskeuringen Het uitvoeren van controlerende werkzaamheden aan arbeidsmiddelen aan de hand van de van toepassing zijnde normen en voorschriften met betrekking tot veiligheid. Werkgebied van VA-keur Het uitvoeren van veiligheidskeuringen. Beheerder Een natuurlijk- of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de veiligheid van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende arbeidsmiddelen. Keuringsbedrijf Een rechtspersoon, waarbij de bestuurder van het keuringsbedrijf de bestuursbevoegdheid heeft. Bestuurder van het keuringsbedrijf Een natuurlijk persoon onder wiens verantwoordelijkheid conform de geldende criteria veiligheidskeuringen door het keuringsbedrijf plaats vinden. Inspectieverantwoordelijke Een door het keuringsbedrijf aangestelde functionaris met de bevoegdheid veiligheidskeuringen uit te voeren, resultaten van veiligheidskeuringen te beoordelen en contacten met de beheerder hierover te onderhouden. Keurmeester De door het keuringsbedrijf aangewezen en opgeleide functionaris voor het uitvoeren van veiligheidskeuringen. VA-keur richtlijn VA-keur richtlijn, opgesteld door Kader, bureau voor kwaliteitszorg b.v. in samenwerking met de brancheorganisatie FEDECOM waarin de eisen ten aanzien van het bedrijfseigen veiligheid-, gezondheid- en milieusysteem en het keuringssysteem staan beschreven. Technisch document Document bevattende de keuringsaspecten gebaseerd op regelgeving en van toepassing zijnde Normen, in beheer van de Technische Commissie VA-keur. Kwaliteitssysteem De organisatorische verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen aangaande de keuringwerkzaamheden. Veiligheid-, gezondheid- en milieusysteem De organisatorische verantwoordelijkheden op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu en de bijbehorende, procedures, processen en voorzieningen aangaande zowel de keuringactiviteiten als de overige activiteiten van het keuringsbedrijf. Versie 2.0 d.d. 16 mei

8 VA-keur systeem Het gehele systeem waarin de eisen uit de VA-keur richtlijn zijn opgenomen. Certificatieovereenkomst Een tot het certificatiesysteem behorende overeenkomst, waarin de rechten en plichten van het keuringsbedrijf en van de CBI ten opzichte van elkaar zijn vastgelegd. Certificaat VA-keur Een document, inhoudende een schriftelijke verklaring van de CBI, waarin kenbaar wordt gemaakt dat een gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat het Kwaliteitssysteem en het veiligheids- en milieusysteem van het keuringsbedrijf voldoet aan de geldende criteria. Conformiteit Beoordelende Instantie (CBI) Een door VA-keur aan te stellen CBI, (in het verleden de certificatie-instelling) die de certificatieonderzoeken bij de VA-keur bedrijven uitvoert. VG Deze afkorting staat voor: Veiligheid en Gezondheid. VGM Deze afkorting staat voor: Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Verzuimongeval Een verzuimongeval is een ongeval waarbij het slachtoffer de werkdag volgend op het ongeval (ten gevolge van het ongeval) niet op het werk verschijnt. Versie 2.0 d.d. 16 mei

9 DEEL 1. CERTIFICATIEPROCEDURE 1. Inleiding De VA-keur richtlijn bevat een geïntegreerd kwaliteit-, veiligheid- en milieusysteem gericht op het borgen van de kwaliteit van uit te voeren veiligheidskeuringen en het veiligheid- en milieuzorgsysteem van keurbedrijven. De te volgen werkwijze, bij de evaluatie en certificatie van de VA-keur richtlijn, is in dit deel beschreven. De VA-keur richtlijn is gebaseerd op veiligheidseisen uit de arbowet, de veiligheid- en milieueisen zoals deze in de VCA* 2008/5.1* zijn verwoord, de eisen die voortkomen uit de Criteria voor het uitvoeren van Veiligheidskeuringen door Mechanisatiebedrijven en de Vebit-Richtlijn. VA-keur richtlijn is bestemd voor bij de branchevereniging FEDECOM aangesloten bedrijven. De VAkeur richtlijn is eigendom van VA-keur. VA-keur is een handelsnaam van FEDECOM keur B.V., een zelfstandige besloten vennootschap in eigendom van de branchevereniging FEDECOM. FEDECOM is een branchegroep van de Koninklijke Metaalunie. De Raad van Advies van VA-keur beheert deze richtlijn. 2. Certificatieproces 2.1 Aanvraag Een FEDECOM lid dat aantoonbaar aan de VA-keur richtlijn wil voldoen kan een door VA-keur aangewezen conformiteit beoordelende instantie (CBI) hiervoor opdracht geven. Ten behoeve van het kunnen uitbrengen van een formele offerte (aanpak, mandagen, kosten, etc.) zal de CBI de benodigde gegevens van het bedrijf opvragen, zoals: Juridische naam van het bedrijf; Adresgegevens van hoofdvestiging en eventuele nevenvestigingen; Overzicht van te certificeren bedrijfsactiviteiten en keuringsactiviteiten; Organisatieschema; Aantal medewerkers. Voorafgaand aan de audit ontvangt het FEDECOM lid tijdig een concept met daarin in ieder geval: Type audit (initieel, tussentijds, herhaling); Planning, locaties en tijdstippen van de audit; Werkgebied; Hoofdvestiging en eventuele nevenvestiging(en) inclusief de verschillende organisatorische eenheden (afdelingen) waar het onderzoek gaat plaatsvinden met vermelding van de te verwachten tijdsduur ; Welke auditor/auditoren met welke rol zitting heeft/hebben in het auditteam. Desgewenst kan het bedrijf onderbouwd bezwaar maken tegen de gekozen auditor(en) bij de CBI. Vraaggesprekken en verificaties met de in het VA-keursysteem genoemde verantwoordelijken op de hoofdvestiging; Verificatie van het op de juiste wijze invulling geven van het bij de operationele medewerkers en operationele leidinggevenden van het correct implementeren van het VA-keur systeem op de werkplekken; Controle van de juistheid van de opgestelde ongevallenfrequentie-index (IF). De Raad van Advies van VA-keur beslist welke CBI gerechtigd is om VA-keur audits uit te voeren. Versie 2.0 d.d. 16 mei

10 2.2 Fase 1: Documentatiebeoordeling Fase 1 van het certificatieonderzoek bestaat uit de beoordeling van de (al dan niet elektronische) documentatie op compleetheid, inclusief de planning van de in de VA-keur richtlijn genoemde eisen en borgingen, zoals directiebeoordeling, interne audits en risico-beoordelingen rekening houdend met het werkgebied. Tevens vindt als onderdeel van Fase 1 een interview met de bestuurder en keuringsverantwoordelijke van het keuringsbedrijf plaats. De Fase 1 audit vindt plaats op een locatie van het VA-keur bedrijf. Tijdens Fase 1 kan de auditor verzoeken om aanvullende gegevens. De auditor informeert het VA-keur bedrijf over de bevindingen en uitkomsten van de documentatiebeoordeling en maakt vervolgafspraken over het implementatieonderzoek (fase 2). 2.3 Fase 2: Implementatiebeoordeling Toetsing van de implementatie van de VA-keur richtlijn kan plaatsvinden als het VA-keur systeem tenminste drie maanden is geïmplementeerd. Toetsing vindt plaats door de CBI volgens een in overleg met het VA-keur bedrijf op te stellen auditplan, waarin o.a. opgenomen: 2.4 Auditrapport en certificering De auditor legt de resultaten van de documentatie- en implementatiebeoordeling vast in het auditrapport. De eisen die gelden voor het auditrapport staan beschreven in bijlage A van deze richtlijn. Het auditrapport wordt beoordeeld door de certificatiebeslisser van de CBI. De certificatiebeslisser beslist over het al dan niet verstrekken van het VA-keur certificaat aan het FEDECOM lid. Tegen beslissingen van de CBI kan bezwaar worden gemaakt bij de CBI. De CBI heeft hiervoor een bezwaarprocedure beschikbaar. 2.5 Audittijd De minimaal te besteden audit tijd voor de initiële certificering en 3-jaarlijkse verlengingsaudit is gebaseerd op de omvang van het bedrijf en het aantal (neven)vestigingen. De omvang van het bedrijf is te meten in aantal medewerkers. Initiële audit voor bedrijven tot 50 medewerkers: 1,0 mandag Initiële audit voor bedrijven vanaf 50 medewerkers: 1,25 mandag Indien nevenvestigingen bezocht dienen te worden in het kader van deze certificatie, bedraagt de minimale tijd per nevenvestiging per bezoek 0,25 mandag. 3. Bedrijf met meerdere vestigingen Bedrijven met meerdere vestigingen zijn eveneens op één certificaat op basis van één auditrapport te certificeren, mits de volgende voorwaarden in acht zijn genomen: 3.1 Voorwaarden aan bedrijf Het VA-keur bedrijf zorgt ervoor dat: Het VA-keur systeem centraal is opgezet; De activiteiten op de nevenvestigingen gelijksoortig zijn aan de activiteiten op de hoofdvestiging en dit is vastgelegd in zijn beleid. Door middel van interne audits aantoonbaar is vastgelegd dat het VA-keur systeem in de nevenvestigingen aan alle VA-keur eisen voldoet en wordt toegepast. 3.2 Voorwaarden aan auditrapport en certificaat De CBI zorgt voor: Vermelding van de hoofdvestiging en betrokken nevenvestigingen op het certificaat; Versie 2.0 d.d. 16 mei

11 Dat uit het auditrapport blijkt dat het VA-keur systeem betrekking heeft op en gelijk is voor alle betrokken nevenvestigingen. 3.3 Richtlijn aantal te bezoeken nevenvestigingen Het aantal te bezoeken nevenvestigingen bij initiële audit en 3-jaarlijkse verlengingsaudit is als volgt gedefinieerd: 1-4 nevenvestigingen: nevenvestigingen: nevenvestigingen: 4 21 en meer nevenvestigingen: 5 Te besteden tijd per nevenvestiging: minimaal 0,25 mandag. Eén mandag bestaat uit 8 uur. Indien bij certificatie van een bedrijf met meerdere vestigingen aan alle bovenstaande voorwaarden is voldaan, is een certificaat voor meerdere vestigingen te verstrekken. Is dit niet het geval, dan dient elke te certificeren vestiging afzonderlijk geaudit te worden en kunnen VA-keur certificaten uitsluitend per vestiging worden gecertificeerd, op basis het per vestiging opgestelde auditrapport. Bij tekortkomingen van een vestiging bij een certificaat voor meerdere vestigingen heeft dit gevolgen voor alle vestigingen en de hoofdlocatie. Deze consequenties gelden ook voor het nemen van corrigerende maatregelen en eventuele schorsing of intrekking van het certificaat. 4. Certificatietermijn 4.1 Geldigheidsduur Een VA-keur certificaat wordt verstrekt met een geldigheidsperiode van drie jaar. Aan het eind van deze periode is op basis van een verlengingsonderzoek het certificaat te verlengen. De geldigheidsduur kan worden verkort, als de resultaten van tussenliggende audits daar aanleiding toe geven, of het certificaat op verzoek van het VA-keur bedrijf wordt ingetrokken. 4.2 Tussentijdse audits Gedurende de geldigheid van het certificaat vinden tussentijdse audits plaats. Tussentijdse audits vinden plaats op basis van de VA-keur richtlijn, zoals die is gehanteerd bij de initiële audit of de verlengingsaudit. Tussentijdse audits vinden jaarlijks plaats, conform de door de CBI aangeboden auditplanning. Deze auditplanning is aan te passen indien bevindingen tijdens de audits daar aanleiding toe geven. Bij aanpassingen van de oorspronkelijke auditplanning dient te worden geborgd dat alle belangrijke aspecten van het VA-keur systeem worden geëvalueerd. Regels voor overgangstermijnen bij nieuwe versies zijn leidend voor eventueel extra onderzoek op locatie. In de tussentijdse audits komen de directiebeoordeling, interne audits, risicobeoordelingen, wijzigingen in het VA-keur systeem, klachten, verbeteringen, het VA-keur logogebruik (VA-keur bordje aan de muur, vermelding van VA-keur op de bedrijfseigen website, gebruik logo op het briefpapier) en de effectiviteit van genomen maatregelen naar aanleiding van eerder geconstateerde tekortkomingen aan de orde. Tevens wordt de jaarlijks te actualiseren ongevallenstatistiek beoordeeld. Het VA-keur bedrijf stelt voor de tussenliggende audit een rapportage op waarin de eigen beoordeling (interne audit) van het VA-keur systeem wordt voorgelegd aan de auditor. Deze voorlegging kan digitaal plaats vinden. Versie 2.0 d.d. 16 mei

12 De auditor legt de bevindingen van de tussenliggende audit vast in het auditrapport. Voor geconstateerde tekortkomingen dient het VA-keur bedrijf passende corrigerende maatregelen voor te stellen aan de CBI en met deze instelling een tijdsperiode af te spreken waarmee in deze tekortkomingen wordt voorzien. Indien de corrigerende maatregelen ten gevolge van tekortkomingen niet binnen de vastgestelde tijd (max. 3 maanden) zijn uitgevoerd, schorst de CBI het certificaat, totdat weer aantoonbaar wordt voldaan aan de eisen van de VA-keur richtlijn. Indien de auditor de corrigerende maatregel niet op afstand kan beoordelen, volgt een auditbezoek ter verificatie van de genomen maatregel. Het VA-keur bedrijf dient corrigerende maatregelen volgens de 4 O systematiek te behandelen (oorzaak, omvang, oplossing en operationaliteit). Oplossing bestaat uit een herstel van de afwijking en een corrigerende maatregel die er voor moet zorgen dat in de toekomst dezelfde afwijking niet weer voorkomt. Het toetsen of de corrigerende maatregel effectief is, is alleen mogelijk als bewijsvoering wordt overlegd. 4.3 Verleningsaudit Na afloop van de drie-jaarlijkse certificatieperiode en indien het VA-keur bedrijf het certificaat wenst te verlengen, moet opnieuw een certificatieonderzoek worden uitgevoerd (in principe 3 maanden voor het verlopen van het certificaat) door de CBI op basis van de op dat ogenblik geldende VA-keur richtlijn en rekening houdend met een eventuele overgangstermijn ingeval een nieuwe versie van de VA-keur richtlijn van kracht is of wordt. 4.4 Wijziging werkgebied Bij wijziging, beperking en/of uitbreiding van het werkgebied van het certificaat dient de CBI na te gaan of de certificatieovereenkomst moet worden aangepast. Zonodig zal de CBI middels een aanvullend onderzoek vaststellen of de voorgestelde wijziging past binnen de lopende certificatieovereenkoms. 5. Schorsing en intrekking van het certificaat Gedurende de drie-jarige certificatieperiode heeft de CBI het recht om door hen afgegeven VA-keur certificaten te schorsen indien: Het VA-keur bedrijf de corrigerende maatregelen niet aantoonbaar binnen de vastgestelde termijn (van uiterlijk drie maanden) uitvoert, of; Indien blijkt dat het bedrijf het logo of merkteken van de CBI of van VA-keur wordt misbruikt; Indien het VA-keur bedrijf zijn betalingsverplichtingen inzake VA-keur niet nakomt. De periode van schorsing duurt drie maanden. De schorsing wordt opgeheven zodra het bedrijf op adequate wijze de corrigerende maatregelen neemt die nodig zijn om de reden van de schorsing op te heffen. Indien het bedrijf deze maatregelen niet neemt wordt drie maanden na de schorsing het certificaat definitief ingetrokken. Gedurende de schorsing en na intrekking mag het VA-keur bedrijf niet meer suggereren en/of uiten dat zij VA-keur gecertificeerd zijn. 6. Gegevens op VA-keur certificaten Een VA-keur certificaat bevat minimaal de gegevens: a. Gegevens van het gecertificeerde bedrijf: Versie 2.0 d.d. 16 mei

13 Volledige bedrijfsnaam (volgens KvK); Vestigingsplaats, indien er binnen één (woon)plaats meerdere vestigingen zijn, moet ook het adres worden vermeld, zodat unieke identificatie van de gecertificeerde organisatorische eenheid/vestiging mogelijk is; Scope; Nevenvestigingen waarop het certificaat betrekking heeft, indien van toepassing. b. Gegevens CBI: Naam; Vestigingsplaats; Logo/woordmerk. c. Overige gegevens certificaat: Duidelijke aanduiding van het type certificaat; Tekst moet aangeven dat bedrijf voldoet aan de eisen gesteld in de VA-keur richtlijn, versie.. 1 ; Geldigheidsduur: geldig tot / geldig vanaf ; Handtekening certificatiebeslisser van CBI; VA-keur woord- en beeldmerk. 7. Gebruik VA-keur logo Zodra het VA-keur bedrijf is gecertificeerd is hij gerechtigd het VA-keur (woord- en beeldmerk) te voeren met betrekking tot zijn gecertificeerde activiteiten. 8. Verstrekking certificaat De CBI verstrekt binnen één maand, na beslissing van de certificatiebeslisser over een uitgevoerde audit, het auditrapport en het (al dan niet gewijzigde) certificaat aan het bedrijf. Tevens verstrekt de CBI op dat moment op basis van de overeenkomst tussen VA-keur en de CBI, (gewijzigde) VA-keur certificaten en bijbehorende auditrapporten in kopie aan VA-keur. De CBI verstrekt maandelijks, een lijst van ingetrokken en geschorste certificaten aan VA-keur inclusief de redenen van intrekking of schorsing binnen de geldende geheimhoudingsplicht. De CBI meldt intrekkingen en schorsingen binnen 2 weken na besluit aan het secretariaat van VA keur. De CBI publiceert schorsingen en intrekkingen op haar website. 9. Geheimhouding CBI s zullen, voor zover niet in strijd met nationale wetgeving, VA-keur gegevens, die onder het beroepsgeheim vallen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet vrijgeven aan welke instantie dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het gecertificeerde dan wel te certificeren bedrijf, een en ander behoudens de certificatiestatus, die altijd wordt gepubliceerd. De gegevens die op het certificaat vermeld staan, zijn uiteraard wel openbaar. 1 Hier dient de versie vermeld te worden op grond waarvan het bedrijf is gecertificeerd. Versie 2.0 d.d. 16 mei

14 DEEL 2. INHOUDELIJKE EISEN 1 MANAGEMENTVERANTWOORDELIJKHEID Dit hoofdstuk gaat over de verantwoordelijkheid van het management. 1.1 Kwaliteitshandboek Het keuringsbedrijf moet een managementsysteem documenteren en onderhouden waarin de inhoudelijke eisen van deze VA-keur richtlijn zijn opgenomen. 1.2 Introductie en reikwijdte van het managementsysteem. In dit managementsysteem dient het keuringsbedrijf tenminste het volgende op te nemen; Beleid met betrekking tot Veiligheid, Gezondheid en Milieuaspecten binnen het keuringsbedrijf en het beleid met betrekking tot het uitvoeren van veiligheidskeuringen; Organisatiestructuur met aanduiding van de verschillende leidinggevende niveaus tot en met operationeel leidinggevenden; Werkgebied van het keuringsysteem; Werkgebied van het VGM systeem; Plaats van de keuringverantwoordelijke in de structuur met directe toegang tot de directie Plaats van de VG-functionaris in de structuur met directe toegang tot de directie; Functieomschrijvingen met taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle functionarissen met betrekking tot het keuringssysteem en alle leidinggevenden m.b.t. VGM; Voor betrokken functionarissen en leidinggevenden zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden gedefinieerd; Formulieren en keuringslijsten voor de in het werkgebied opgenomen keuringswerkzaamheden. 1.3 Beleidsverklaring Door middel van een beleidsverklaring geeft het keuringsbedrijf aan hoe het beleid op het gebied van Veiligheid, Gezondheid, Milieu en het organiseren en uitvoeren van veiligheidskeuringen is verwoord. veiligheidskeuringen, zoals in de VA-keur richtlijn zijn omschreven, zal voldoen. De beleidsverklaring bevat minimaal: Het voldoen aan de in de VA-keur richtlijn omschreven eisen; Het beleid is gericht op het voorkomen van persoonlijk letsel, materiële en milieuschade; Het beleid gericht zich voortdurend inspant om verbeteringen op het gebied van Veiligheid, Gezondheid en Milieu te realiseren. De beleidsverklaring is ondertekend door de hoogst verantwoordelijke persoon in de organisatie. Regelmatig (minimaal 1x3 jaar) wordt de beleidsverklaring herzien en indien nodig geactualiseerd. De beleidsverklaring is medegedeeld aan alle medewerkers binnen het bedrijf. Het op de hoogte brengen van de medewerkers met de inhoud van de beleidsverklaring wordt periodiek (minimale frequentie van 1x3 jaar en zodra de beleidsverklaring is gewijzigd) herhaald. Beleidsverklaring. Versie 2.0 d.d. 16 mei

15 1.4 Bekendmaking van het systeem Het keuringsbedrijf dient ervoor te zorgen dat medewerkers die veiligheidskeuringen uitvoeren of anderszins te maken hebben met aspecten van dit managementsysteem, de voor hen relevante eisen uit de VA-keur richtlijn begrijpen en dat hier in de praktijk aan wordt voldaan. Schriftelijke registratie van de bekendmaking van het systeem aan de medewerkers. Verslag van de bekendmaking. 1.5 Interne audit Het keuringsbedrijf dient interne audits uit te voeren. Het doel van de interne audit is om informatie te verkrijgen of het VA-keur systeem in de organisatie: Overeenkomst met de eisen van de VA-keur richtlijn; Voldoet aan de interne gestelde eisen voor het VA-keur systeem; Doeltreffend is geïmplementeerd en actueel is binnen het keuringsbedrijf. Interne audits dienen minimaal jaarlijks plaats te vinden; Verantwoordelijkheden dienen schriftelijk vast te liggen; De gehanteerde methodiek van de interne audit dient schriftelijk vast te liggen; Er dient een programma ten behoeve van de interne audit te zijn; In een periode van drie jaar dienen alle aspecten van het managementsysteem middels de interne audit onder de loep genomen zijn; Objectiviteit en onpartijdig t.a.v. interne audits dient te worden geborgd; Resultaten van interne audits dienen minimaal drie jaar te worden bewaard. Procedure t.b.v. de interne audit; Verslag interne audit met daarin opgenomen of verwijzingen naar bewijsmateriaal van de constateringen/bevindingen. 1.6 Directiebeoordeling De keuringsorganisatie dient jaarlijks een directiebeoordeling uit te voeren om de continue geschiktheid, adequaatheid en doeltreffendheid van het managementsysteem te bewerkstelligen. De periode waarop de directiebeoordeling betrekking heeft is sinds het opzetten en invoeren van het managementsysteem, waarbij als deze periode langer is dan drie jaren, tenminste drie jaren in de directiebeoordeling worden meegenomen; In de directiebeoordeling worden waar nodig maatregelen voorgesteld en bewaakt om de doeltreffendheid van het kwaliteit en VGM- systeem te verbeteren; De directiebeoordeling vindt tenminste jaarlijks plaats; In de directiebeoordeling is aandacht voor het volgende: o status van acties als gevolg van eerder uitgevoerde directiebeoordelingen mits beschikbaar; o wijzigingen in interne en externe onderwerpen die relevant zijn voor het managementsysteem; o afwijkingen en corrigerende maatregelen; o resultaten van monitoren en meten; o auditresultaten; Versie 2.0 d.d. 16 mei

16 o kansen voor continue verbetering; o resultaten van (bijna) ongevallenonderzoek en de status van maatregelen met betrekking tot de ongevallen frequentie. De resultaten van de directiebeoordeling moet beslissingen omvatten met betrekking tot kansen voor continue verbetering en de noodzaak voor wijzigingen in het managementsysteem. Procedure t.b.v. de directiebeoordeling; Verslag directiebeoordeling met daarin verwijzingen naar bewijsmateriaal van de constateringen/bevindingen; Actielijst, met een planning en waaruit tevens de voortgang van acties blijkt. 1.7 Ongevallenfrequentie Het keuringsbedrijf stelt jaarlijks de doelstelling met betrekking tot de ongevallen frequentie index (IF frequentie) vast, zoals weergegeven in de tabel in bijlage A. Er is een actieplan met actiepunten voortkomende uit de doelstelling, verantwoordelijkheden voor de uitvoering en toetsing en een tijdsplanning aangaande het terugdringen van ongevallen; Indien de index al gedurende een periode van 3 jaar nul is, dan is daarmee aan deze eis voldaan; Minimaal 1x/jaar vindt evaluatie van de realisatie van de doelstellingen en acties plaats; Uit de evaluatie komen voorstellen voor corrigerende maatregelen (op basis van de 4-O systematiek, namelijk oorzaak, omvang, oplossing en operationaliteit) die in het actieplan worden opgenomen. Actieplan; (bijna)ongevallen register en onderzoeksrapporten. Versie 2.0 d.d. 16 mei

17 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN/BEVOEGDHEDEN 2.1 Opleiding- en ervaringseisen Het keuringsbedrijf dient te documenteren, gebaseerd op gevolgde opleidingen en werkervaring, welke medewerker(s) als keurmeester(s) verantwoordelijk is/zijn voor het uitvoeren van de veiligheidskeuringen. Overzicht keurmeesters met welke keurdiscipline ze bevoegd zijn; Ingevulde werkervaringsverklaring ondertekend door werkgever en keurmeester. Overzicht met keurmeesters (zit in keurregistratiesysteem); Ondertekende werkervaringsverklaringen. 2.2 Aanwijzingen Het keuringsbedrijf dient aan te geven wie in de organisatie als keuringverantwoordelijke is aangewezen. Hij dient aan te geven op welke wijze de onafhankelijkheid van de keuringverantwoordelijke functie binnen de organisatie is gewaarborgd. Het beoordelen van uitgevoerde veiligheidskeuringen dient steeds onafhankelijk van andere taken te worden uitgevoerd. Het keuringsbedrijf dient te documenteren welke medewerker(s) bevoegd is/zijn om resultaten van visuele keuringen, metingen en beproevingen te beoordelen, te accepteren en geïnspecteerde arbeidsmiddelen vrij te geven. Procedure met betrekking tot het aanwijzen van keuringsverantwoordelijken en keurmeesters; Vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de keuringsverantwoordelijke. Procedure aanwijzen keuringsverantwoordelijke; Registratie van aanwijzingen. 2.3 Bevoegdheden Het keuringsbedrijf dient aan de keuringverantwoordelijke bevoegdheden toe te kennen om: - Afspraken met de beheerder van de arbeidsmiddelen te maken; - Over frequenties van veiligheidskeuringen te beslissen; - De resultaten van de uitgevoerde veiligheidskeuringen te beoordelen en te interpreteren; - Tekortkomingen ten opzichte van de geldende veiligheidseisen vast te stellen; - Over de bevindingen van de uitgevoerde veiligheidskeuringen met de beheerder contact op te nemen. Bovengenoemde toegekende bevoegdheden liggen vast op papier. Registratie van toegekende bevoegdheden. Versie 2.0 d.d. 16 mei

18 2.4 Veiligheid en gezondheid functionaris Het keuringsbedrijf dient aan te geven wie in de organisatie als veiligheids- en gezondheidsfunctionaris is aangesteld. Deze VG-functionaris coördineert de VG-aspecten van het bedrijf en waarborgt de inbreng van expertise daarbij. De VG-functionaris rapporteert rechtstreeks aan de directie en de functie is opgenomen in het organogram; In de functieomschrijving van de VG-functionaris worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk omschreven; De VG-functionaris beschikt over de nodige deskundigheid 2, of doet aantoonbaar een beroep op interne/externe deskundigen 3 die over deze deskundigheid beschikken; De VG-functionaris is bekend binnen de organisatie inclusief de werkvloer; In het managementsysteem ligt met naam vast wie de VG-functie bekleedt. Organogram; Functieomschrijving VG functionaris; Bewijs van behaalde diploma s of aantoonbaar beroep doen op externe deskundigheid. 2 Minimaal MVK (opleiding toegelaten door Hobéon SKO). Indien door de VG-functionaris een beroep wordt gedaan op externe deskundigheid, dient de VG-functionaris tenminste te beschikken over de VCA kwalificatie VOL-VCA.) 3 Externe ondersteuning dient minimaal jaarlijks plaats te vinden en in ieder geval bij het opstellen of actualiseren van de RI&E en bij ongevallenonderzoek (arbeidsongeval met ziekenhuisopname, blijvend letsel of dodelijke afloop) Versie 2.0 d.d. 16 mei

19 3 VOORBEREIDEN VAN VEILIGHEIDSKEURINGEN 3. 1 Voorafgaand aan keuringen te maken afspraken Het keuringsbedrijf dient met de beheerder van de te inspecteren arbeidsmiddelen het volgende overeen te komen: - Aan welke arbeidsmiddelen veiligheidskeuringen moeten worden uitgevoerd; - Afspraken over de wijze van rapportage; - Te hanteren normen en voorschriften. Bovengenoemde onderwerpen dienen vooraf te worden vastgelegd, dan wel in de rapportage te worden opgenomen. Procedure waarin deze werkwijze vastligt. De uitkomsten van deze werkwijze ligt van in het keurregistratiesysteem. Versie 2.0 d.d. 16 mei

20 4 UITVOEREN VAN VEILIGHEIDSKEURINGEN 4.1 Eisen voor de uitvoering van keuringen Het uitvoeren van veiligheidskeuringen vindt plaats volgens het keuringssysteem van het keuringsbedrijf met in acht name van wat verder specifiek met de beheerder van de te inspecteren arbeidsmiddelen is overeengekomen. Procedure voor het uitvoeren van keuringen. De uitkomsten van deze werkwijze ligt van in het keurregistratiesysteem. 4.2 Technisch Document De veiligheidskeuringen worden uitgevoerd aan de hand van het Technisch Document dat in beheer is bij de Technische Commissie van VA-keur. Dit met in achtneming van wettelijke eisen, normen en voorschriften. Bekendheid met het Technisch Document. Het technisch document is beschikbaar via het keurregistratiesysteem en via de keurmeesteropleidingen. 4.3 Kenmerken van gekeurde arbeidsmiddelen Elk goedgekeurd arbeidsmiddel dient te worden voorzien van een door het VA-keur uitgegeven genummerde sticker. Werkwijze vastleggen in een procedure. Registratie vindt plaats via het keurregistratiesysteem. Versie 2.0 d.d. 16 mei

21 5 REGISTRATIE VAN VEILIGHEIDSKEURINGEN 5.1 Registratie van uitgevoerde keuringen Van de uitgevoerde veiligheidskeuringen dient van elk arbeidsmiddel een registratie te worden bijgehouden in het door VA-keur gefaciliteerde keuringsregistratiesysteem. Binnen de registratie dient het volgende zichtbaar te zijn; Soort en type arbeidsmiddel; Gehanteerde Normen en voorschriften; Gehanteerde meetinstrumenten; Uitgevoerde visuele controles, metingen en beproevingen; Alle opmerkingen en afkeurpunten, ook al worden die tijdens de keuringen hersteld; Uitgegeven VA-keur sticker met uniek nummer; Aanbevolen keuringsfrequentie; Naam keurmeester. Termijnen van afmelden en steekproeven op de gekeurde machines die vallen binnen het zware regime, staan in bijlage B. Procedure waarin deze werkwijze vastligt. Registratie vindt plaats via het keurregistratiesysteem. 5.2 Rapportage Het keuringsbedrijf dient over elke uitgevoerde veiligheidskeuring aan de beheerder te rapporteren. Soort en type arbeidsmiddel; Gehanteerde Normen en voorschriften; Uitgevoerde visuele controles, metingen en beproevingen; Geconstateerde afwijkingen; Uitgegeven VA-keur sticker met uniek nummer; Aanbevolen keuringsfrequentie. Procedure waarin deze werkwijze vastligt; Daar waarin de beheerder gebruikt maakt van de klantenlogin, dient deze mogelijkheid in de procedure te zijn verwerkt. Rapportages dienen (digitaal) beschikbaar te zijn middels het keurregistratiesysteem. Versie 2.0 d.d. 16 mei

22 6 RISICOBEHEERSING 6.1 Functiegerichte VGM-risico-inventarisatie en -evaluatie Pas als gevaren bekend zijn en ingeschat is hoe groot de risico s zijn, zijn doeltreffende maatregelen te treffen die deze risico s wegnemen, of zoveel mogelijk reduceren. Per functie, waarvan is vastgesteld dat de functie risicovolle taken omvat dient het keuringsbedrijf VGM-risico-inventarisaties en - evaluaties op te stellen en actueel te houden. VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties vinden plaats: Aan de hand van een vaste methodiek; Waarbij de VG-functionaris 4, zoals genoemd in artikel 2.4. een actieve bijdrage levert Waarbij een overzicht van de geinventariseerde gevaren wordt opgesteld; Waarbij per gevaar het risico wordt bepaald; Waarbij elk risico wordt geëvalueerd; Waarbij bij het bepalen van de maatregelen de bronaanpak de voorkeur verdient (volgens de algemene preventieprincipes). Acties voortkomend uit de VGM-risico-inventaristies en evaluaties komen in een actieplan (plan van aanpak), met daarin: Actiepunten; De verantwoordelijke(n) voor de uitvoering en toetsing; Prioriteit van en planning voor de uitvoering. Toetsing van het actieplan, vindt minimaal jaarlijks plaats. Minimaal één keer per drie jaar vindt evaluatie van de opgestelde VGM-risico-inventarisaties en - evaluaties plaats, waarbij de VG-functionaris 4 aantoonbaar een actieve rol heeft. Jaarlijks vindt op basis van (bijna)ongevallen en VGM-incidenten een evaluatie van de VGM-risicoinventarisaties en evaluaties plaats, waarbij zonodig aanpassingen worden doorgevoerd en bekend worden gemaakt. Methodiek VGM-risico-inventarisaties en evaluaties; Actieplan; Verslagen van toetsing; Overzicht corrigerende maatregelen; Overzicht VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties; RI&E s VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties. 6.2 Laatste Minuut Risico Analyse Op de werkplek stellen medewerkers vast dat de daar aanwezige risico s zijn bekend en onderkend en dat er adequate beheersmaatregelen zijn getroffen. Het uitgangspunt is hierbij dat risicovolle werkzaamheden pas dan starten, als de genomen beheersmaatregelen het veilig uitvoeren van de werkzaamheden mogelijk maken. Medewerkers beschikken over een instructie dat zij vóór aanvang van de werkzaamheden een LMRA uitvoeren; Medewerkers voeren daadwerkelijk LMRA s uit; 4 minimaal MVK (opleiding toegelaten door Hobéon SKO). Indien door de VG-functionaris een beroep wordt gedaan op externe deskundigheid, dient de VG-functionaris tenminste te beschikken over de VCA kwalificatie VOL-VCA Versie 2.0 d.d. 16 mei

23 Procedure / instructie. Uitgevoerde LMRA s hoeven niet schriftelijk te worden vastgelegd, het gaat om de bewustwording bij de medewerker dat zij op het laatste moment vóór aanvang van de werkzaamheden zich ervan gewissen dat het uitvoeren van de werkzaamheden veilig kan plaatsvinden. 6.3 Taakrisicoanalyses In een procedure ligt vast wanneer (voor welke werkzaamheden, omstandigheden, situaties en in welke omgeving) een taakrisicoanalyse dient te worden opgesteld. Taakrisicoanalyses vinden plaats door omschrijving van: Welke taken in welke specifieke omgeving verricht dienen te worden; Wat de risico s van deze taken in de specifieke omgeving zijn; Welke maatregelen vervolgens getroffen dienen te worden om de risico s weg te nemen of te reduceren. De methodiek die gehanteerd wordt voor de Taakrisicoanalyse De verantwoordelijkheid van een betrokken verantwoordelijke lijnfunctionaris. Deze lijnfunctionaris beschikt over voldoende vakkundigheid, kennis en ervaring met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden en veiligheid en is verantwoordelijk voor de communicatie met alle uitvoerenden op de werkplek. Bij het bepalen van risicobeheersende maatregelen, verdient bronaanpak de voorkeur. Na ieder ongeval met verzuim worden taakrisicoanalyse geëvalueerd en zo nodig aangepast. Procedure met daarin opgenomen de minimumeisen voor taakrisicoanalyses; Overzicht actuele taakrisicoanalyses; Taakrisicoanalyses. Indien er geen TRA s zijn uitgevoerd in de organisatie is voldaan aan deze eis. 6.4 Persoonlijke Beschermingsmiddelen Medewerkers ontvangen de juiste PBM S om letsel en/of beroepsziekten te voorkomen. De verstrekte PBM S zijn gebaseerd op de in de RI&E en TRA genoemde beheersmaatregelen; Medewerkers beschikken over de juiste PBM S; De verstrekking, incl. onderhoud/omruil, is gratis; De medewerkers ontvangt gebruikersinstructies bij de PBM s; Het keuringsbedrijf heeft een richtlijn voor het geven van deze instructies. Lijst van ter beschikking te stellen/beschikbaar gestelde PBM; Richtlijn gebruiksinstructies. Versie 2.0 d.d. 16 mei

24 6.5 Preventieve milieumaatregelen Het keuringsbedrijf dient preventieve milieumaatregelen te nemen gericht op het voorkomen van bodemverontreiniging en het effectief beheren van afvalstoffen. Er is een inventarisatie van de risico s gericht op het voorkomen van bodemverontreiniging en het beheer van afvalstoffen (in relatie tot de bedrijfsactiviteiten); Het keuringsbedrijf treft gebaseerd op de inventarisatie de nodige preventieve maatregelen. Afvalstoffenbeheer is in een procedure geregeld. Onderdelen daarin zijn: o De wijze van verzamelen en opslaan van afvalstoffen; o Vastlegging van wie, op welke wijze, naar welke erkende afvalverwerker, afval afvoert; o Toezicht op de naleving van de werkwijze omtrent het afvalstoffenbeheer; o Rapportage van naleving van de milieumaatregelen. Afvalstoffenbeheer is onderdeel van de directiebeoordeling. Procedure met daarin de minimumeisen inzake de milieumaatregelen; Overzicht van de betreffende afvalstoffen met bijbehorende risico s; Overzicht van de door het keuringsbedrijf ingeschakelde erkende verwerkers. 6.6 Noodsituaties Het keuringsbedrijf dient voorbereid te zijn op het effectief optreden in geval van noodsituaties. Dit effectief optreden in geval van noodsituaties geldt zowel op het eigen terrein als ingeval van werkzaamheden bij de opdrachtgever ook dat van de opdrachtgever. Er is een bedrijfsnoodplan, waarin het melden, waarschuwen, alarmeren en ontruimen in noodsituaties vast ligt; Medewerkers zijn op de hoogte met de voor hen relevante inhoud van het bedrijfsnoodplan; Op de werkplek/project zijn de nodige EHBO middelen en brandbestrijdingsmiddelen voortdurend in voldoende mate aanwezig Genoemde middelen zijn in de juiste staat van onderhoud; De organisatie (mensen, middelen, procedures en oefeningen), om aan noodsituaties het hoofd te kunnen bieden, is adequaat. Bedrijfsnoodplan en/of alarmkaart. 6.7 Werkplekinspecties. Periodiek dienen operationeel leidinggevenden werkplekinspecties uit te voeren met als doel om een veilige werkomgeving in stand te houden, dan wel te verbeteren en mogelijke verbeterpunten te signaleren. Er is een procedure waarin de uitvoering van werkplekinspecties vast ligt. Daarbij staat beschreven, hoe de afhandeling van geconstateerde tekortkomingen plaats vindt; Tijdens de werkplekinspectie maken verantwoordelijke medewerkers gebruik van een checklist; Werkplekinspecties vinden minimaal eenmaal per maand door de operationeel leidinggevenden plaats per werkplek of werklocatie. Bij kortdurende werkzaamheden op locatie, zorgt het bedrijf Versie 2.0 d.d. 16 mei

25 dat deze werkplekken naar rato worden meegenomen in planning van de werkplekinspecties, rekening houdend met de risico s op locatie; Rapportages van werkplekinspecties bevatten geconstateerde tekortkomingen, verbeteracties, de verantwoordelijken en de termijn en prioriteit van de verbeteracties; De verantwoordelijke maakt een analyse van de werkplekinspecties en stelt een overzicht van de actiepunten op met daarbij de verantwoordelijke voor de uitvoering, verificatie en de planning; De rapportage van de werkplekinspecties is onderdeel van de directiebeoordeling. Werkplekinspectieprocedure met daarin de opgenomen de minimumeisen; Rapportages van uitgevoerde werkplekinspecties, acties en follow-up van de acties; Versie 2.0 d.d. 16 mei

26 7 DOCUMENTENBEHEER EN MEETINSTRUMENTEN 7.1 Documentatie Het keuringsbedrijf dient een overzicht beschikbaar te hebben met alle voor het uitvoeren van de veiligheidskeuringen voor zijn werkgebied benodigde documenten, waaronder eisen, normen en voorschriften. Deze documenten zijn samengevat in het Technisch Document waarvan de laatste versie in het door VA-keur gefaciliteerde keuringsregistratiesysteem beschikbaar is. Keurmeesters dienen te beschikken over de inlog in het keurregistratiesysteem. Overzicht keurmeesters. 7.2 Archivering van data Het keuringsbedrijf dient alle resultaten van de veiligheidskeuringen, waaronder meet- en beproevingsresultaten, rapporten en vastgestelde afwijkingen, te verzamelen en op traceerbare wijze op te bergen. Procedure waarin deze werkwijze staat beschreven. 7.3 Verantwoordelijkheid voor databeheer Het keuringsbedrijf dient aan te geven wie verantwoordelijk is voor het beheren en up to date houden van deze documenten. Functieomschrijving van de keuringsverantwoordelijke waarin deze taak vast ligt. Functieomschrijving keuringsverantwoordelijke. 7.4 Meetinstrumenten Het keuringsbedrijf dient minimaal die instrumenten beschikbaar te hebben die voor het uitvoeren van veiligheidskeuringen in de gespecificeerde werkgebieden noodzakelijk zijn. In een procedure dient het beheer van meetinstrumenten vast te liggen; Overzicht van de beschikbare meetinstrumenten. Procedure met daarin de minimumeisen; Overzicht meetinstrumenten. Versie 2.0 d.d. 16 mei

27 7.5 Kalibratie Het keuringsbedrijf dient er voor te zorgen dat de voor de veiligheidskeuringen noodzakelijke meetinstrumenten zijn gekalibreerd ten opzichte van gewaarmerkte middelen, die een herkenbare en geldige herleidbaarheid hebben tot nationale erkende standaarden. Hij dient er voor te zorgen dat de frequentie en de status van de kalibratie per instrument zichtbaar is. Procedure voor het beoordelen van kalibratieresultaten; De beoordeling van het kalibratieresultaat dient aantoonbaar te zijn. Procedure; Kalibratiecertificaten. Versie 2.0 d.d. 16 mei

28 8 KEURING VAN ARBEIDSMIDDELEN Het keuringsbedrijf dient te borgen dat medewerkers alleen gebruik maken van materialen, arbeidsmiddelen en PBM S die aan de VGM-eisen voldoen. 8.1 Aanschaf Het keuringsbedrijf inventariseert welke materialen, arbeidsmiddelen en PBM s, binnen het bedrijf worden gebruikt, stelt een lijst op met relevante eisen en hanteert deze lijst als inkoopcirteria voor de aanschaf van materialen, arbeidsmiddelen en PBM s, zodat geborgd is dat de werknemers gebruik maken van VGM verantwoorde materialen, arbeidsmiddelen en PBM S. Inventarisatie welke risicovolle materialen, arbeidsmiddelen en PBM S worden gebruikt; Overzicht van de VGM-eisen waaraan ze moeten voldoen om risico s te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken; Bij het aanschaffen van materialen, arbeidsmiddelen en PBM S borgen dat aan de VGM-eisen wordt voldaan; Periodiek de VGM-eisen voor materialen, arbeidsmiddelen en PBM s evalueren en zonodig aanpassen; In een procedure de inventarisatie, risicobeoordeling en evaluatie van risicovolle materialen, arbeidsmiddelen en PBM s vastleggen. Inventarisatie van periodiek te keuren arbeidsmiddelen en PBM; Registratie middels het keurregistratiesysteem. Procedure met daarin de minimum VGM-eisen ten behoeve van arbeidsmiddelen en PBM s 8.2 Keuring van arbeidsmiddelen en PBM S Het keuringsbedrijf dient er zorg voor te dragen dat arbeidsmiddelen en PBM S die in gebruik zijn periodiek worden gekeurd, waarbij ze zo nodig worden beproefd. Dit om vast te stellen en te borgen dat Arbeidsmiddelen en PBM S blijven voldoen aan de vastgestelde VGM-eisen. Overzicht van de te keuren arbeidsmiddelen en PBM S; Overzicht van welke eisen gelden voor de verschillende keuringen, met daarbij de keuringsfrequentie per keuring (minimaal eenmaal per jaar met schriftelijke motivering bij een afwijkende termijn); Overzicht van de vereiste deskundigheid voor keurende personen; In de procedure opnemen op welke wijze geborgd is dat alleen goedgekeurde arbeidsmiddelen en PBM S worden gebruikt; Aangeven op welke wijze identificatie van arbeidsmiddelen en PBM s plaats vindt, inclusief het aanbrengen van VA-keur sticker met keuringsvervaldatum op arbeidsmiddelen; Registratie middels het keurregistratiesysteem. Procedure met daarin de minimumeisen. Versie 2.0 d.d. 16 mei

29 9 OPLEIDINGEN 9.1 Vakinhoudelijke deskundigheid De medewerkers beschikken over benodigde vakkennis en vaardigheden voor de door hen uit te voeren werkzaamheden. Er is een overzicht met daarop per functie de vakopleidings- en ervaringseisen; Dit overzicht wordt aantoonbaar in de organisatie gehanteerd. Lijst van vereiste vakopleidingen en ervaring; Procedure met daarin de minimumeisen; 9.2 Basiskennis op gebied van veiligheid De operationele medewerkers beschikken over VGM-basis kennis. Medewerkers werkzaam in de operatie, beschikken, zodra ze drie maanden of langer in dienst zijn, over een geldig diploma of certificaat Basisveiligheid VCA, voorzien van het VCA logo. Overzicht van operationele medewerkers; Diploma s en/of certificaten. 9.3 Vereiste VGM kennis voor operationeel leidinggevenden. De operationele leidinggevende medewerkers beschikken over uitgebreidere VGM-basiskennis. Leidinggevende medewerkers in de operatie beschikken, zodra ze langer dan drie maanden in dienst zijn, over een geldig diploma of certificaat Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA, voorzien van het VCA logo. Overzicht van leidinggevende medewerkers in de operatie Diploma s en/of certificaten. 9.4 Bedrijfseigen VGM instructie Elke medewerker heeft aantoonbaar kennis genomen van de bedrijfseigen VGM-regels en voorschriften. Tevens is de medewerker op de hoogte van specifieke VGM-instructies met betrekking tot de aan hen opgedragen werkzaamheden op de plek waarin zij doorgaans werkzaam zijn. In deze bedrijfseigen voorlichting is aandacht besteed aan: Het bedrijfsbeleid op het gebied van VGM; Algemene en specifieke veiligheidsregels en voorschriften; Werkgerelateerde risico s; Veiligheidsmaatregelen en persoonlijke beschermingsmiddelen; Omgaan met en melding van onveilige situaties en handelingen; Procedures bij (ernstig) letsel en noodsituaties; Klachtenprocedure; Er dient te zijn vastgesteld welke specifieke VGM-instructies gelden bij specifieke werkzaamheden en op welke werkplekken deze instructies gegeven dienen te worden; Daarnaast geldt de eis dat op locatie bij de opdrachtgever eveneens beschikt dient te worden over de specifieke instructies die gelden op locatie van deze opdrachtgever en dat medewerkers deze Versie 2.0 d.d. 16 mei