Haagse Schaakbond. Betreft: Uitnodiging Algemene Vergadering d.d. 8 mei Rotterdam, 22 april Beste Schaakcollega s,

Transcriptie

1 Haagse Schaakbond J.P. de Vries Buffelstraat 124b Opgericht 11 november AD Rotterdam aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Schaakbond Tel Mob Aan: De besturen van de bij de HSB aangesloten verenigingen, de ereleden van de HSB, de KNSB bondsraadleden van de HSB, het KNSB Bondsbureau, het bestuur van de LeisB en RSB en overige relaties. Betreft: Uitnodiging Algemene Vergadering d.d. 8 mei 2013 Rotterdam, 22 april 2013 Beste Schaakcollega s, Namens het HSB-bestuur nodig ik u uit voor de Algemene Vergadering van de HSB op woensdag 8 mei In deze vergadering zullen wijzigingen van het competitiereglement en huishoudelijk reglement behandeld worden. De vergadering vangt aan om 19:30 en zal plaatsvinden in de Bosbeskapel te Den Haag. Een korte routebeschrijving is toegevoegd. Graag zien wij u allen verschijnen op de 8 e van mei, maar mocht u onverhoopt verhinderd zijn, verneem ik dit graag voor aanvang van de vergadering. Om de vergadering soepel en zonder onnodig oponthoud te laten verlopen, ontvang ik vooraf graag uw tekstuele op- of aanmerkingen op de notulen. Als u extra punten in de agenda wilt zien dan verzoek ik u tevens dit van te voren schriftelijk aan te kondigen. Met vriendelijk groet, Jan-Pieter de Vries Algemeen bestuurslid Haagse Schaakbond Annexen: - Routebeschrijving - Agenda

2 Routebeschrijving Bosbeskapel Vergaderlocatie De Bosbeskapel Bosbesstraat PA Den Haag Plattegrond A = Bosbeskapel Openbaar vervoer Tram 2, halte Nieuwendamlaan (tramicoontje onder S104) Bus 23, Okkernootstraat (busicoontje links) Met de auto U kunt gebruik maken van (online) routeplanners. Er is betaalde parkeergelegenheid rondom de locatie. In de buurt van de volendamlaan en Nieuwendamlaan zijn er soms gratis parkeerplekken beschikbaar 2

3 Agenda algemene vergadering HSB van 8 mei Opening 2. Mededelingen en binnengekomen stukken 3. Vaststellen agenda 4. Notulen algemene vergadering 19 september Benoeming secretaris 6. KNSB a. Mededelingen KNSB b. Verslag Bondsraad n.a.v. HSB-voorzittersoverleg c. Overig 7. Formulieren voor verenigingen en aanpassing Huishoudelijk reglement a. Competitieformulier b. Verenigingsformulier c. Huishoudelijk reglement 8. Stemmen in de AV 9. Actieplan Begroting a. Contributievoorstel b. Begroting c. Verslag kascontrolecommissie 11. Benoeming reservelid Kascommissie 12. Jeugd a. Jeugdleider b. Jeugdcommissie 13. Activiteiten en communicatie 14. Competitie a. Competitiereglement b. Overig 15. W.v.t.t.k. 16. Rondvraag 17. Sluiting Pauze omstreeks 21:00 uur. Voorafgaand aan de pauze zal de zullen de prijzen voor de competitie en bekercompetitie worden uitgereikt. Toelichting op de agenda Ad 4. De notulen zijn te vinden in bijlage A. Ad 5. Het bestuur stelt voor Han Nicolaas te benoemen tot lid van het bestuur. Hij zal daarin de functie van secretaris op zich nemen. Han Nicolaas is geboren in 1963 en lid van Pomar. Ad 7. De formulieren voor verenigingen en het HH Reglement zijn te vinden in resp. bijlage B1 en B2 en bijlage C. (z.o.z.) 3

4 Ad 8. Dit agendapunt is doorgeschoven van de vergadering van 2 mei Aangezien aangekondigde wijzigingsvoorstellen niet zijn ontvangen, legt het bestuur het eerder ingediende voorstel opnieuw voor. Het voorstel, bestaande uit twee alternatieven omtrent het aantal stemmen in de Algemene Vergadering is te vinden in bijlage D. Ad 9. Het actieplan is te vinden in bijlage E. Ad 10. De begroting is te vinden in bijlage F. Ad 11. Voordracht DSC. Ad 12. Op 12 april is een aan de verenigingen gestuurd waarin het aftreden van de jeugdleider, de heer E. van der Marel, werd meegedeeld. Naar aanleiding van dit aftreden heeft de heer T. Bottema bedankt als lid van de Jeugdcommissie. Eerder had de heer J. Voorberg zich al uit de Jeugdcommissie teruggetrokken. Het Bestuur zal een toelichting geven op deze ontwikkelingen en aangeven welke stappen het heeft gezet om te komen tot een oplossing. Ad 14. Twee redactionele wijzigingen in het competitiereglement zijn de vinden in bijlage G. 4

5 Bijlage A. Notulen Algemene vergadering van de HSB op 19 september 2012, te Zoetermeer. Aanwezigen Bestuur: R. Kunnen (voorzitter), J.P. de Vries (secretaris), J. Nienhuis (Penningmeester), L. Wulffers (competitieleider), E. van der Marel (jeugdleider), A. Wagner (activiteiten en communicatie) Verenigingen: Bobby Fischer-Wassenaar, Botwinnik, Corbulo-RHC-Arena, DCSV, DD, DSC, Haeghe Ooievaar, HSV, Lierse, Pomar, Promotie, Rijswijk, RSC-Belgisch Park, Schaakmat, Scheve Toren, SHTV, Voorburg, WSC Overigen: M. Bosman (Penningmeester KNSB), M. Glimmerveen (LeiSB) Afwezigen Verenigingen: Paris, Prometheus, Schaakhuis, SIO, Pionnetjes Overigen: T. Vissers (erelid) 1. Opening De voorzitter opent om 19:30 uur de vergadering 2. Mededelingen De voorzitter geeft het woord aan de secretaris en deze deelt mee dat de verenigingen Prometheus en Paris zich hebben afgemeld. Daarnaast zijn er enkele redactionele opmerkingen binnengekomen. Zo stond op de uitnodiging het jaartal 2011 vermeld. Dit moest uiteraard 2012 zijn. 3. KNSB De voorzitter geeft aan dat in de stukken ondermeer de nieuwsbrief van de KNSB te vinden is, en verzoekt de verenigingen deze goed door te lezen en gebruik te maken van de geboden faciliteiten. De heer Bosman (KNSB) bied zijn excuses aan voor zijn verlate komst. Hij benadrukt vervolgens, net als de heer Schuyer in de voorjaarsvergadering heeft gedaan, de benarde financiële situatie van de KNSB. Daarnaast brengt hij het probleem ontrent het aanmelden van leden ook nogmaals ter sprake. De voorzitter licht nogmaals toe dat het hem als lid van de KNSB-werkgroep verbaasde in welke vormen het zwarte lidmaatschap soms voorkwam. Zo licht de heer Bosman (KNSB) toe, dat er een kind was, dat niet aangemeld was bij de KNSB, maar wel kampioen werd bij zijn regionale PK. Dit zou normaliter inhouden dat het desbetreffende kind niet naar het NK zou mogen. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat internetschaak als bedreiging wordt gezien voor de verenigingen. De heer Bosman (KNSB) geeft aan dat er bij de verenigingen een groot maatschappelijk plus zou moeten zijn aan gezelligheid en sociale contacten. Het internetschaak voorziet in de behoefte van kinderen en mensen die het daar te druk voor hebben. Daarbij geeft hij aan dat deze twee vormen van schaken elkaar juist aan zouden 5

6 moeten vullen, in plaats van beconcurreren. Vervolgens geeft hij een voorbeeld van een vereniging in Noord Brabant, waar tegen de trend in ledengroei is, door het enthousiasme van de vrijwilligers. De voorzitter licht toe dat de gevolgde lijn wel is dat er tegen het niet aanmelden van leden opgetreden wordt, maar dat de uiteindelijke controle en sancties niet buiten de regionale bonden om mogen gaan. Daarnaast geeft hij aan dat het KNSB lidmaatschap geld kost, en dan het aan de KNSB is om hier duidelijk wat tegenover te zetten. De heer Bosman (KNSB) voegt hieraan toe dat er beter gecommuniceerd gaat worden. De heer ter Veen (DCSV) vraagt naar de mogelijkheden om de Nederlandse Sport Federatie (NSF) weer los te maken van het NOC of opnieuw op te richten om de subsidie wegval zo weer terug te krijgen. De heer Bosman denkt dat deze constructie niet werkt, omdat het rijk hier niet aan mee zal werken. 4. Notulen AV 2 mei De secretaris geeft aan dat er per mail twee wijzigingen doorgegeven zijn, namelijk: Bij de aanwezigen stond Bobby Fischer zonder c geschreven. En onder punt twee stond de heer Croes met een K geschreven. De notulen worden goedgekeurd met inachtneming van deze wijzigingen. 5. Jaarverslag Een door de jeugdleider geprinte versie van het jaarverslag wordt aan iedere aanwezige club uitgedeeld. Extra exemplaren kunnen bijbesteld worden. De heer ter Veen meldt enige onjuistheden in het jaarverslag gevonden te hebben, te weten: -1.6 ledentabel, hier ontbreekt de peildatum en staan de jaartallen onjuist vermeld. Daarbij staat er de HSB ligt, i.p.v. licht. -pag 19. Hoordgroep moet zijn Hoofdgroep -pag 20. Er komt een stippellijn waar de groep is opgesplitst. -pag juli 2011 moet zijn 1 juli pag 22. Om het NK, woordje om wordt weggehaald -pag 33. Ondehoud moet zijn onderhoud -pag 34. Er staat een + teken waar een teken hoort te staan. -pag 37. Het gaat om het 85, en niet het 80 jarig bestaan van de HSB. De heer Michielen neemt namens de kascontrolecommissie het woord en licht toe dat de commissie de financiële gegeven van de HSB heeft beoordeeld en tot de conclusie is gekomen dat het bestuur conform de besluiten van de AV heeft gehandeld. De kascontrolecommissie stelt voor decharge te verlenen aan het bestuur. Bij acclamatie wordt dit bevestigd. Het Jaarverslag wordt met inachtneming van de correcties goedgekeurd. 6

7 6. Benoeming bestuur De voorzitter licht toe dat alle bestuursleden herkiesbaar zijn. Bij acclamatie wordt het bestuur herbenoemd. De voorzitter deelt mee dat de vacature van secretaris vacant blijft - de secretariaatswerkzaamheden zullen onder de bestuursleden worden verdeeld. Het adres van het secretariaat blijft voorlopig hetzelfde. 7. Commissie van beroep De gehele commissie, bestaande uit de heren De Bas (DSC), Tan (Promotie), Van den Ende (Schaakmat, WSC), Perluka (Botwinnik) en Hulshof (Rijswijk), heeft zich herkiesbaar gesteld, en wordt bij acclamatie herbenoemd. 8. Kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestond in het seizoen uit de heren Michielen (Botwinnik), Milort (RSC-Belgisch Park). De heer Bartel (DD) was reservelid. De heer Michielen is aftredend en wordt opgevolgd door de heer Bartel. DSC is gevraagd om een reservelid te zoeken en door te geven. 9. Afvaardiging Bondsraad De afvaardiging voor de Bondsraad wordt ongewijzigd aangenomen. De afvaardigingbondsraad bestaat uit de heren: Kunnen (HSB-bestuur) De Vries (HSB-Bestuur) Barbier (Haeghe Ooievaar, reservelid) Nienhuis (HSB-bestuur, reservelid). 10. Mededeling samenstelling jeugdcommissie. De leden van de jeugdcommissie, de heren Voorberg (WSC/SIO), Van Dijk en Gijssen maken ook komend seizoen deel uit van de jeugdcommissie. De heren Reinout van Rijkom en Timo Bottema zullen de jeugdcommissie versterken. 11. Mededeling ledenadministrateur De heer Brinkman (Promotie) zal de ledenadministratie blijven verzorgen. 12. Mededeling Kalendercoördinator Mevrouw de Jong (Lierse) zal aanblijven als kalendercoördinator 13. Mededeling Archivaris De heer Barbier Haeghe ooievaar) blijft archivaris. 14. Mededeling materiaalcommissaris De heer Nienhuis (Voorburg) blijft aan als materiaalcommissaris. 7

8 15. Werkgroep communicatie. De heren Koks (DSC) en Nicolaas (Pomar) zullen deze werkgroep versterken en zullen vooral voor publicaties en communicatie zorgdragen. 16. Formulier voor verenigingen en Huishoudelijk reglement. De secretaris licht toe dat het formulier voor verenigingen bedoeld is om op een eenvoudige en inzichtelijke manier alle informatie van elke vereniging te bundelen, en deze zo in een keer op te sturen naar het HSB bestuur. De aanwezigen waren hier in principe allemaal zeer over te spreken, maar er deed zich een belangrijk probleem voor. De competitiegegevens moeten namelijk voor 1 augustus binnen zijn, terwijl de meeste bestuurswisselingen juist hierna pas plaatsvinden. Geconstateerd wordt dat 1 formulier daarom niet voldoet, en het bestuur zal zich geen buigen over het maken van 2 formulieren. Voor de voorjaarsvergadering zal het bestuur daarom met een nieuw voorstel komen en dit zal te zijner tijd gepubliceerd en rondgestuurd worden. 17. Competitie De competitieleider krijgt het woord en geeft aan competitiegidsen te hebben voor elke vereniging. Daarna doet hij een oproep aan de verenigingen om de wedstrijdformulieren vlotter door te sturen. Indien deze gescand worden is de vraag om te controleren of deze leesbaar zijn. Bij het aanmelden van nieuwe leden wordt gevraagd een CC te sturen naar de competitieleider, zodat hij rekening kan houden met mogelijke nieuwe invallers. Mevrouw Westerveld (Botwinnik) vraagt of het een leuk idee zou zijn als de derde klasse ook een gezamenlijke slotronde zou krijgen. Er vindt enige discussie plaats, o.a. over de reistijden en voor een aantal verenigingen het vervallen van een thuiswedstrijd. De conclusie is dat er aarzelingen zijn, en om die reden zal er geen gezamenlijke slotronde komen voor de derde klasse. Het principe zal opnieuw geëvalueerd worden en mogelijk terugkomen op de voorjaarsvergadering. Om inval problemen te voorkomen wordt voorgesteld om de slotronden van de promotie- en de 2 e klasse samen te doen, en de eerste en derde klasse samen te voegen. Als algemene opmerking wordt gevraagd om tijdens deze slotronde voor voldoende frisse lucht te zorgen. En dus ook met de rookmogelijkheden wordt gevraagd deze te beperken tot de buitenruimten die niet hinderlijk zijn voor de spelers in de zaal. 18. Jeugdcommissie De jeugdleider neemt het woord en benadrukt nogmaals dat er versterking heeft plaatsgevonden van de jeugdcommissie, hetgeen hem zeer verheugt. Daarnaast geeft hij aan dat het Huttontoernooi vervroegd door de HSB georganiseerd gaat worden, en dat de voorbereidingen hiervoor in volle gang zijn. Zo is er al een geschikte locatie gevonden, op loopafstand van het Centraal Station. Daarnaast deelt hij mee dat er weer Grand Slam toernooien voor de jeugd georganiseerd worden, wat qua moeilijkheid tussen een Grand Prix 8

9 en een officieel toernooi inzit. Dit is voor de jeugd dus een uitermate goede manier om de overgang te maken tussen Grand Prix s en de officiële senioren toernooien. Hier was vraag naar vanuit de jeugd zelf. 19. Overige activiteiten Het bestuurslid voor activiteiten en communicatie deelt mee dat het PK wordt gehouden in De Mantel, de speellocatie van de nieuwe vereniging Raadsheer Corbulo, die is ontstaan door een fusie van van RHC-Arena en Corbulo. Het is een mooie locatie, waarbij een goede barvoorziening aanwezig is. Daartegenover staat dat de zaal wat gehorig is, waar nog een oplossing voor gevonden moet worden. Al met al is hij blij dat hier in de toekomst toernooien georganiseerd kunnen worden. Spreker geeft aan dat hij bij het organiseren van het PK wel de ondersteuning miste, die hij in de Schilp gewend was. Deze locatie is echter niet meer beschikbaar doordat dit als jeugdhonk ingericht is. Tot slot verwijst de spreker iedereen naar de website voor informatie over alle mooie activiteiten die zich binnen de HSB afspelen. 20. Kalender Er zijn geen vragen of opmerkingen betreffende de kalender. 21. W.v.t.t.k. De jeugdleider brengt ter tafel dat de HSB een boekje heeft samengesteld over de geschiedenis van de HSB. Voor elke club is een exemplaar aanwezig. Dit boekje is met behulp van Bob Barbier (archivaris) samengesteld. Daarnaast is het hele archief doorgewerkt en opgeschoond. De vraag is of men dit boekje na wil kijken op missende zaken en onjuistheden, en hier eventuele aanvullingen op wil geven. De Vergadering bedankt de jeugdleider voor het gedane werk middels een groot applaus. Het algemene streven van de HSB is om het archief dubbel compleet te hebben. Zo wordt er naar gestreefd om zelf het complete archief te beheren, en daarnaast ook bij de KB een compleet archief te hebben staan. Gevraagd wordt of de KB hier ruimte voor heeft. De activiteiten en communicatieleider geeft aan dat de KB deze zowel hard-copy als digitaal wil en zal bewaren. Er is dus al een kopie van de digitale data beschikbaar gemaakt. Qua ruimte is er geen probleem, gezien de KB in beginsel alle stukken zal accepteren om te archiveren. 22. Rondvraag De heer Wiersma (DSC) stelt de gezamenlijke competitie aan de orde. Twee jaar geleden was door hem namelijk een handreiking naar de LeiSB gedaan om na te denken over samenwerking tussen de bonden wat de competitie betreft. De vergadering is verdeeld over dit idee, gezien een deel van de aanwezigen zich zorgen maakt over de reistijden die zullen 9

10 ontstaan door eventuele versmelting van de competitie. Daar tegenover staat dat er ook clubs zijn die in het idee een mogelijkheid zien om tegen meer tegenstanders te kunnen spelen en zo meer variatie te krijgen in de competitie. Het bestuur zal zich verder over de kwestie buigen en in de voorjaarsvergadering verslag doen van eventuele voortgang. De heer van der Meijden (SHTV) geeft aan deelgenomen te hebben aan de gezellige zomercompetitie van Haeghe Ooievaar. Het probleem is echter dat deze zaal enkele weken dicht moet. De vraag is of er binnen de HSB misschien een wat meer gecentreerde vorm van zomercompetitie plaats kan vinden. De heer Barendse (DSC) antwoordt dat dit bij DSC al georganiseerd wordt, waarbij iedereen welkom is. De voorzitter geeft aan dat Promotie in Zoetermeer ook een open zomercompetitie organiseert. Hij zegt toe het verzoek van de heer Van der Meijden te bespreken in het bestuur. 23. Sluiting De voorzitter sluit om 22:07 uur de vergadering. 10

11 Bijlage B1. Competitieformulier. 1. Naam van de vereniging: Aanmeldingsformulier HSB competitie (1 pagina) -In te sturen naar de competitieleider van de HSB voor 1 augustus- 2. Hoeveel teams schrijft de vereniging in voor het seizoen Deze spelen in de volgende klasse(n) Promotieklasse: 1 e klasse: 2 e klasse: 3 e klasse: 4 e klasse: (in de 4 e klasse bestaat een team uit 6 spelers) 3. Wil de vereniging jeugdteams (spelers geboren na ) inschrijven? 4. Volledig adres en telefoonnummer van het speellokaal: 5. Te bereiken met: 6. De speelavond is: 7. Kunnen er twee thuiswedstrijden op dezelfde avond worden gespeeld? 8. Is de vereniging bereid partijen vooruit te spelen? 9. Wil de vereniging deelnemen aan de HSB-bekercompetitie? 10. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van de wedstrijdsecretaris: Naam: Telefoonnummer: adres: 11. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van contactpersoon 2 (bij onbereikbaarheid wedstrijd secretaris): Naam: Telefoonnummer: adres: 12. Zijn er nog wensen met betrekking tot het wedstrijdrooster? 11

12 Bijlage B2. Verenigingsformulier 1. Naam van de vereniging: Jaarlijks formulier HSB (1 pagina) -in te sturen voor 1 oktober naar de secretaris van de HSB- 2. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van de voorzitter: Naam: Telefoonnummer: adres: 3. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van de secretaris: Naam: Telefoonnummer: adres: 4. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van de penningmeester: Naam: Telefoonnummer: adres: 5. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van de wedstrijdsecretaris: Naam: Telefoonnummer: adres: 6. Naam, adres en telefoonnummer (en adres) van de jeugdleider: Naam: Telefoonnummer: adres: 7. Naam, functie, adres en telefoonnummer (en adres) van overige bestuursleden: Naam: Telefoonnummer: adres: 8. Zijn er mensen binnen de vereniging die behoefte hebben aan cursussen? (geef tussen haakjes aan welke stap of welk niveau het betreft, en per niveau het aantal cursisten). Arbiter: Indelingsdeskundige: Trainer: 9. Heeft de vereniging behoefte aan schaakmateriaal, en zo ja, hoeveel? Schaakklokken: 10. Is de vereniging van plan een jubileum te vieren? Ingevuld door: Datum: 12

13 Bijlage C. Wijzigingsvoorstel Huishoudelijk reglement HSB n.a.v. nieuwe formulieren Origineel Administratie Artikel 7 1. De aangesloten verenigingen zijn ieder jaar verplicht voor 1 oktober aan de secretaris van de HSB een opgave te verstrekken van de namen van hun bestuursleden met vermelding van hun functies, adressen en telefoonnummers. Voorts zijn zij verplicht van elke wijziging in deze opgave onmiddellijk melding te doen aan de secretaris. Voorstel: Administratie Artikel 7 1. De aangesloten verenigingen zijn ieder jaar verplicht om voor 1 augustus het competitieformulier van de HSB ingevuld toe te zenden aan de competitieleider. Tevens zijn zij verplicht voor 1 oktober aan de secretaris van de HSB het ingevulde verenigingsformulier toe te zenden. Voorts zijn zij verplicht van elke wijziging in deze opgave onmiddellijk melding te doen aan de secretaris. 13

14 Bijlage D. Stemmen in de algemene vergadering. De stemgerechtigdheid in de Algemene Vergadering Vraag In de Algemene Vergadering van 14 september 2011 is kort gesproken over de stemgerechtigdheid in de Algemene Vergadering. In de AV van 14 september werd, naar aanleiding van het samenwerkingsverband tussen RHC-Arena, Voorburg en Corbulo (RVC), de vraag gesteld of verenigingen met veel dubbelleden in de Algemene Vergadering een aantal stemmen moet hebben dat gelijk is aan het aantal van hun leden. Met name bij koepelverenigingen, zoals RVC en WSC, zou dit tot een scheef beeld kunnen leiden, omdat een groot aantal schakers dubbel zou worden vertegenwoordigd. De vraag was of voor dergelijke koepelverenigingen niet een aparte regeling zou moeten worden getroffen. Aan het Bestuur is gevraagd zich over deze kwestie te buigen en in de volgende vergadering met een standpunt hierover te komen. Mening Bestuur Het Bestuur heeft zich over de kwestie gebogen en heeft besloten twee alternatieven aan de AV voor te leggen. Overweging De vraag die vanuit de AV is gesteld, is begrijpelijk en legitiem. Door een koepelvereniging op te richten zouden verenigingen hun gewicht bij stemmingen in de AV kunnen vergroten, in extreme gevallen verdubbelen. De huidige situatie is als volgt: De HSB heeft gewone leden, dat wil zeggen: aangesloten schaakverenigingen, ereleden en leden van verdienste. In de Algemene Vergaderingen hebben alleen de gewone leden stemrecht. Elke vereniging (elk gewoon lid) kan evenveel stemmen brengen als het leden heeft. De stem van grote verenigingen telt daardoor zwaarder dan die van kleine verenigingen. Art van de Statuten van de HSB luidt: Stemgerechtigd in de algemene vergadering zijn voormelde gewone leden. Een gewoon lid brengt een aantal stemmen uit dat gelijk is aan het aantal natuurlijke personen die bij dat lid zijn aangemeld als lid bij de HSB op de eerste dag van het verenigingsjaar waarin de vergadering wordt gehouden. Volgens dit artikel tellen dubbelleden meerdere malen mee bij de bepaling van het aantal stemmen dat een vereniging in de AV kan uitbrengen. Gewoonlijk is dat geen probleem, 14

15 omdat het aantal dubbelleden beperkt is en deze bovendien redelijk gespreid zijn over meerdere verenigingen. Daar komt bij dat voor deze dubbelleden de tweede (en eventueel derde of vierde ) vereniging kennelijk zo aantrekkelijk zijn dat hij bereid is twee of meer keren contributie te betalen. Dat hiervoor geen dubbele afdracht aan de HSB en KNSB is vereist, maakt lidmaatschap van meerdere verenigingen alleen maar aantrekkelijker. In het geval van een koepelvereniging echter, zijn de dubbelleden van enkele verenigingen geconcentreerd in één vereniging. Het effect op stemverhouding in de AV kan daardoor aanzienlijk zijn. De koepelvereniging neemt bovendien een bepaalde taak (externe competitie) van de gewone verenigingen over. Voor de dubbelleden is de koepelvereniging daarom niet een tweede vereniging, maar een vereniging met een belangrijke complementaire functie. Deze overwegingen kunnen ervoor pleiten om de statuten zodanig te veranderen dat koepelverenigingen niet als gewone leden worden beschouwd. Het bezwaar daarvan is dat bijvoorbeeld WSC leden heeft die geen lid zijn van een van de moederclubs. Een oplossing zou zijn dubbelleden niet mee te tellen bij het bepalen van het aantal stemmen dat een vereniging (gewoon lid) in de AV heeft. Dubbelleden zouden dan worden toegeschreven aan hun hoofdvereniging. Ook hiervoor is een statutenwijziging nodig. Procedureel is dit tamelijk omslachtig, maar een groter bezwaar is dat niet zeker is of het betreffende dubbellid zich door zijn hoofdvereniging of door zijn andere vereniging (waarvan hij misschien veel langer lid is) wil laten vertegenwoordigen. Het bestuur heeft bij het Bondsbureau KNSB geïnformeerd of bekend is hoe andere regionale bonden met dit probleem omgaan. Er bleken bij de regionale bonden geen bepalingen over het stemrecht van dubbelleden te zijn. De KNSB adviseert om de statuten of huishoudelijk reglement hierop niet zomaar aan te passen, omdat het dubbellidmaatschap een lidmaatschapsvorm is die uitsluitend iets zegt over het contributieniveau en niet over het stemrecht in de ALV. Besluit Het Bestuur stelt de AV voor een keuze te maken uit één van de volgende alternatieven. 1. De Algemene Vergadering van de HSB besluit om bij het vaststellen van het aantal stemmen dat gewone leden hebben in de Algemene Vergadering geen correctie aan te brengen voor het aantal dubbelleden 2. De Algemene Vergadering besluit art van de Statuten van de HSB de passage aangemeld als lid bij de HSB te wijzigen in aangemeld als HSBcontributie afdragend lid bij de HSB. Het gehele artikel gaat dan luiden: Stemgerechtigd in de algemene vergadering zijn voormelde gewone leden. Een gewoon lid brengt een aantal stemmen uit dat gelijk is aan het aantal natuurlijke personen die bij dat lid zijn aangemeld als HSB-contributie afdragend lid bij de HSB op de eerste dag van het verenigingsjaar waarin de vergadering wordt gehouden. 15

16 Alternatief 2 wordt in stemming gebracht. Voor een statutenwijziging is tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen nodig. Als alternatief 2 niet wordt aangenomen (verworpen of staking der stemmen), blijft de situatie onveranderd (alternatief 1). 16

17 Bijlage E. Actieplan. Evaluatie actieplan en Actieplan Een verslag en evaluatie van de kerntaken van de HSB (HSB-competitie, de verschillende PK s en teamkampioenschappen, het jeugdschaken, het financiële beheer, de administratie en de ledenadministratie) vindt u in het Jaarverslag dat in september verschijnt. Deze notitie betreft extra initiatieven die tot doel hebben het schaken in de regio Den Haag te versterken en de ledengroei te stimuleren. 1. Experimenten laagdrempeligheid en nieuwe vormen van schaakorganisatie Evaluatie Bij dit actiepunt werd gedacht aan Schaken overdag / schaakcafé / denksportcentrum (laagdrempeligheid) en Schaken: korter en vaker (nieuwe vormen). Dit zou kunnen worden gecombineerd met schaakcursussen voor beginners. Het streven was om op enkele plaatsen in de HSB-regio experimenten met laagdrempeligheid en nieuwe vormen van schaakorganisatie te beginnen. Op grond van de intredingsregeling en de subsidieregeling starterscursussen voor volwassenen konden experimenten financieel worden ondersteund. Er zijn door de verenigingen geen experimenten aangemeld. Actieplan De intredingsregeling en de subsidieregeling starterscursussen voor volwassenen blijven bestaan. In de toekomst moet de relatie met de ledenwerving worden verbeterd. Dat is mogelijk door als voorwaarde te stellen dat een ledenwerfplan moet zijn ingediend voordat subsidie kan worden aangevraagd. De voorwaarden voor subsidie worden daarom aangescherpt. Deze staan beschreven in bijlage 2 bij dit Actieplan. Om de verenigingen die dat wensen te ondersteunen bij het maken en uitvoeren van een actieplan, kan de hulp van het ledenwerfteam van de KNSB worden ingeroepen. 2. Versterking (jeugd)schaken in Voorburg-Leidschendam-Leidschenveen Evaluatie De afgelopen jaren is hebben enkele veranderingen plaatsgehad. Corbulo en RHC-Arena zijn gefuseerd tot de schaakvereniging Raadsheer-Corbulo. De nieuwe vereniging is samen met Voorburg onder de naam RVC in de HSB-competitie uitgekomen. Het HSB-bestuur heeft hiervoor toestemming gegeven, hoewel RVC nog geen erkende vereniging was. In het seizoen zal RVC echter alleen tot de competitie worden toegelaten als aan alle statutaire verplichtingen wordt voldaan. De versterking van het jeugdschaken in dit gedeelte van de HSB-regio blijft nog enigszins achter. Het HSB-bestuur was bereid om in het seizoen betrokken te blijven bij de versterking 17

18 van het jeugdschaken als de verenigingen daar prijs op stelden. Er is echter geen beroep op het bestuur gedaan. Actieplan Geen verdere acties. 3. Kadervorming Evaluatie Van de HSB-trainerspool is ook dit seizoen geen gebruik gemaakt. Dat is enigszins teleurstellend, omdat in het verleden het gebrek aan trainers en schaakdocenten werd genoemd als een probleem dat het opzetten van beginnerscursussen e.d. belemmerde. De voorgenomen opfriscursus voor de trainers en schaakdocenten is niet doorgegaan vanwege onvoldoende deelnemers. Het afgelopen seizoen is door diverse mensen deelgenomen aan kadercursussen van de KNSB. Actieplan De subsidieregelingen voor de deelname aan kadercursussen blijven van kracht. 4. Communicatie: website en PR a. PR Evaluatie Het afgelopen seizoen hebben Paul Koks en Han Nicolaas de berichtgeving over de HSBcompetitie op de site verzorgd. Dit heeft geleid tot meer uitgebreide berichtgeving waardoor ook belangstelling van de bezoekers van de site is toegenomen. Actieplan Paul Koks is een netwerk van correspondenten aan het opbouwen en zal daarmee doorgaan. Han Nicolaas wordt voorgedragen als secretaris van het bestuur en zal minder tijd aan de PR kunnen besteden. b. Website Evaluatie De verbetering van de website gaat gestaag door. De meest opvallende verandering is de vermelding van de meest recente uitslagen op de homepagina. Actieplan Het beleid van wordt voortgezet. 5. Databank sponsor- en subsidiemogelijkheden Evaluatie en Actieplan Dit punt had en heeft lage prioriteit. 6. Jeugd Evaluatie 18

19 Naast het gebruikelijke grote aantal jeugdwedstrijden is de HSB in het seizoen begonnen met het verzorgen van jeugdtrainingen. De trainingen werd gegeven door Ted Barendse. Ook de Stichting ILANZ Schaakpromotie heeft zijn trainingsprogramma, waarmee in het seizoen was gestart, voortgezet en uitgebreid. Deelname aan deze trainingen werd door de HSB, evenals in , financieel ondersteund. Het naast elkaar bestaan van twee jeugdtrainingen heeft bij kinderen en hun ouders tot verwarring geleid. Voor zal de coördinatie worden verbeterd. Het besluit van het HSB-bestuur om ook in deelname aan de hogere niveaugroepen van de ILANZ-trainingen te subsidiëren, was voor de jeugdleider onacceptabel en reden om zijn functie neer te leggen. In het seizoen is begonnen met het stroomlijnen van de reglementen voor de jeugdtoernooien door deze onder te brengen in een raamreglement. ` Actieplan Het stimuleren van jeugdspelers om zich verder te ontwikkelen door trainingen te volgen, wordt voorgezet. De HSB verzorgt training op de lagere niveaus (t/m stap 3). Voor jeugdleden die ILANZ-trainingen op het niveau van stap 4 en hoger willen volgen is financiële ondersteuning beschikbaar. Zie hiervoor bijlage 2, punt 3. De jeugdcommissie zal worden aangevuld met een nieuwe jeugdleider en een of meer leden, zodat een eind komt aan de situatie dat één persoon het merendeel van de activiteiten voor zijn rekening neemt. De werkrelatie tussen het bestuur en de jeugdcommissie moet worden verbeterd. Extra aandacht zal worden gegeven aan het schaken op scholen. Hiervoor wordt aangesluiting gezocht bij de activiteiten van de KNSB op dit punt. De stroomlijning van de reglementen voor de jeugdtoernooien zal worden voltooid. 19

20 Actieplan Bijlage 1. Samenvatting en financiering Actie Omschrijving Financiering 1. Experimenten laagdrempeligheid en nieuwe vormen van schaakorganisatie Ondersteuning verenigingen bij a. laagdrempelige experimenten; b. cursussen voor volwassenen a. Intredingsregeling (uit reserve) b. 400 (begrotingspost 12 kadervorming en projecten) 2. Kadervorming Trainer- en arbitercursussen 500 (begrotingspost 12 kadervorming en projecten 4. Communicatie: website en PR Geen bijzondere actie Geen kosten 5. Databank sponsor- en subsidiemogelijkheden Geen bijzondere acties Geen kosten 6. Jeugd HSB-trainingsstructuur Ondersteuning trainingen (5 x 200 =) 1000 (uit reserve) (schatting: 30 x 25 = 750) 20

21 Actieplan Bijlage 2. De subsidieregelingen van de HSB Regeling Inhoud 1 Intrederegeling nieuwe leden 1 jaar contributieafdracht voor KNSB en HSB 2 Startcursussen voor potentiële volwassen leden 100 per cursus 3 Training voor jeugdspelers 25 per deelnemer 4 Kadercursussen 25 per deelnemer 1. De intrederegeling nieuwe leden De Algemene Vergadering heeft op 11 mei 2011 ingestemd met een subsidieregeling voor nieuwe leden. In de AV van 8 mei 2013 worden de voorwaarden herzien. Nieuwe seniorleden van schaakverenigingen (>18 jaar) kunnen gedurende een jaar na het begin van hun lidmaatschap gebruik maken van het intredelidmaatschap. De contributie die behoort bij dit lidmaatschap is gelijk aan de contributie aan de vereniging, dus zonder opslag voor de afdracht aan de HSB en de KNSB. De KNSB- en HSB-afdracht voor deze intrede-leden komt voor rekening van de HSB. Het intredelidmaatschap is daardoor voor senioren 44,44 goedkoper dan een gewoon lidmaatschap. Aan het intredelidmaatschap zijn dezelfde rechten en plichten verbonden als aan het gewone lidmaatschap. Voorwaarden: 1. Het intredelidmaatschap wordt door de vereniging aangevraagd bij het bestuur van de HSB. 2. Het intredelidmaatschap kan alleen worden aangevraagd voor personen die de drie jaren voorafgaand aan het lidmaatschap geen lid van een schaakvereniging of een schaakbond zijn geweest. 3. De HSB honoreert de aanvraag mits de vereniging aan het begin van het seizoen een plan voor actieve ledenwerving heeft ingediend bij het HSB-bestuur. Een actieve ledenwerving blijkt o.a. uit het organiseren van openbare schaakmanifestaties (standjes op markt, buitensimultaan, etc.), het organiseren van schaakcursussen voor volwassenen, het plaatsen van advertenties in de lokale pers, het verspreiden van informatiemateriaal e.d. Het HSB-bestuur beoordeelt dit plan en geeft aan of het voldoende basis biedt voor subsidie. 4. Het intredelidmaatschap duurt maximaal één jaar. Na afloop van het intredelidmaatschap beschouwt de HSB het betreffende lid als gewoon verenigingslid en zal zij de afdracht aan de KNSB en de HSB in rekening brengen. 21

22 5. De korting voor intredelidmaatschap dient volledig doorberekend te worden aan de nieuwe leden. Indien het HSB-bestuur het noodzakelijk acht moet aangetoond kunnen worden dat het ingetreden lid daadwerkelijk de volledige desbetreffende korting genoten heeft. 2. Startcursussen voor potentiële volwassen leden Deze subsidie wordt toegekend aan de organisatoren van de training. De HSB honoreert de aanvraag indien a. de cursussen beginnerscursussen zijn (niveau stap 1 en 2); b. de vereniging aan het begin van het seizoen een plan voor actieve ledenwerving heeft ingediend bij het HSB-bestuur. Een actieve ledenwerving blijkt o.a. uit het organiseren van openbare schaakmanifestaties (standjes op markt, buitensimultaan, etc.), het organiseren van schaakcursussen voor volwassenen, het plaatsen van advertenties in de lokale pers, het verspreiden van informatiemateriaal e.d. Het HSB-bestuur beoordeelt dit plan en geeft aan of het voldoende basis biedt voor subsidie. In het kader van een ledenwerfcampagne kan slechts van één subsidie gebruik worden gemaakt. c. tevens een beroep wordt gedaan op de subsidieregeling van de KNSB (bijlage 2) d. aan de cursus minimaal 8 personen meedoen. e. een eigen bijdrage van minimaal 25 euro wordt gevraagd. 3. Training voor jeugdspelers Van regeling 3 is gebruik gemaakt door de deelnemers aan de ILANZ-trainingen en In is deze subsidie alleen beschikbaar voor de ILANZ-trainingen op het niveau van stap 4 en hoger. Jeugdspelers die trainingen op de lagere niveaus willen hebben, worden verwezen naar de HSB-training. De subsidieregeling kan ook van toepassing zijn op andere jeugdtrainingen. Het HSB-bestuur beoordeelt dit op basis van een aanvraag door de deelnemer/ster. De subsidie kan worden aangevraagd door jeugdschakers die lid zijn van een vereniging die is aangesloten bij de HSB. De aanvraag kan direct door de deelnemers of hun ouders worden ingediend, via zijn of haar vereniging of door de leiding van de training. 4. Kadercursussen Deelnemers aan de arbitercursussen en trainerscursussen van de KNSB krijgen een vergoeding van 25 euro per persoon per cursus. Deze subsidie kan worden aangevraagd door de leden van schaakverenigingen die lid zijn van de HSB. De aanvraag kan direct of via de vereniging geschieden. 22

23 Bijlage F. Begroting Haagse Schaakbond seizoen Inleiding Hierbij leggen wij u de begroting voor het komende seizoen ( ) ter vaststelling voor. De ledendaling sinds het seizoen lijkt niet tot staan te zijn gekomen. Het aantal senioren is onder de 800 gedoken. Het aantal junioren komt uit op ongeveer 320, waarbij moet worden aangetekend dat de seizoenschommelingen behoorlijk groot zijn. De gebruikelijke stijging tussen oktober en april neemt toe en bedraagt in het lopende seizoen meer dan 40. Vermoedelijk zijn veel kinderen tot 12 jaar maar gedurende één seizoen lid. Het zou interessant zijn te weten hoe groot dit aantal is en dus wat de omvang van de doorstroom van junioren is. Contributievoorstel De gewijzigde subsidie van NOC*NSF heeft de KNSB genoodzaakt de contributie fors te verhogen. Met ingang van 1 oktober gaat de KNSB-contributie voor senioren met 4,- en voor junioren met 2,- per jaar omhoog. Het betreft een structurele verhoging. Voor de begroting voor het komende seizoen betekent dit een verhoging van 3,- voor senioren en van 1,50 voor junioren. De HSB/KNSB-afdracht voor het derde kwartaal 2013, het eerste kwartaal van het nieuwe seizoen, is immers nog gebaseerd op het ledental van 1 april 2013 en de bedoelde verhoging is dan nog niet van toepassing. De verhoging van 3,- c.q. van 1,50 komt bovenop de verhoging die de verenigingen vermoedelijk in hun contributie moeten aanbrengen in verband met jaarlijkse kostenstijgingen en soms afnemende ledentallen. De vrees wordt wel geuit dat forse verhogingen van de contributie ledendalingen tot gevolg zouden kunnen hebben. Het verband is echter nooit aangetoond. Niettemin heeft het bestuur wel overwogen van de drie kwartalen één kwartaal van de KNSB-contributieverhoging eenmalig voor rekening van de HSB te laten komen. Dat zou betekenen dat de contributieverhoging van de KNSB in twee stappen wordt doorberekend. Na ampele overweging heeft het bestuur besloten dat het hiermee gemoeide bedrag van een kleine niet op deze wijze aan ledenwerving en ledenbehoud moet worden uitgegeven. Het uitgangspunt van de laatste jaren dat de netto HSB-contributie voor senioren en junioren gelijk is, wordt gehandhaafd. De gelijkblijvende HSB-contributie alsmede de afdracht aan de KNSB, exclusief de bijdrage van 0,60 aan het Max Euwe Centrum, kan dan als volgt worden weergegeven: HSB-contributie Verhoging Afdracht KNSB Netto HSB-contributie 2012/ / / / / /14 Seniorleden 41,44 44,44 3,00 35,52 38,52 5,92 5,92 Junioren 23,88 25,38 1,50 17,96 19,46 5,92 5,92 Dit voorstel resulteert in de volgende contributieverdeling, over de kwartalen, inclusief de bijdrage aan het Max Euwe Centrum van 0,60 per lid: III 2013 IV 2013 I 2014 II 2014 Totaal Seniorleden 10,51 11,51 11,51 11,51 45,04 Junioren 6,12 6,62 6,62 6,62 25,98 Het bestuur stelt voor in te stemmen met dit contributievoorstel. Begroting en voorlopige balans per 1 juli 2013 De begroting (zie onder) is in belangrijke mate vergelijkbaar met de geschatte realisatie van het lopende seizoen. De contributieopbrengsten HSB en afdrachten KNSB zijn hoger door de stijging van de KNSBcontributie, zoals boven toegelicht. Het ongewijzigd laten van de netto-hsb contributie zou een relatief klein begrotingstekort tot gevolg kunnen hebben, evenals in de afgelopen jaren. Er blijft echter nog enige algemene reserve boven het streefvermogen van Aan het begin van het lopende seizoen is door de HSB het 53-ste Hutton-toernooi georganiseerd. De hiervoor opgebouwde reserve is niet uitgeput. Voorgesteld wordt om de resterende reserve niet vrij te laten vallen voor het geval de HSB dit toernooi een extra keer zou organiseren, omdat een andere regionale bond het laat afweten. 23

24 Het bestuur stelt u voor in te stemmen met de begroting (zie onder). HSB Boetebedragen De volgende boetebedragen hebben betrekking op de HSB-competitie. De voorgestelde bedragen zijn gelijk aan de bedragen, gehanteerd in A Het niet tijdig toezenden van het aanmeldingsformulier 25,00 B Het niet tijdig toezenden van de teamopgaven 25,00 C Het niet tijdig toezenden van het wedstrijdformulier 10,00 D Het niet opkomen bij een vastgestelde wedstrijd 25,00 E Het terugtrekken van een team na aanmelding of tijdens de competitie 25,00 F Het weigeren een vastgestelde wedstrijd te spelen 25,00 G Het niet spelen van een speler in een team waarvoor hij/zij is opgegeven 25,00 H De kosten van een beroep bij de Commissie van Beroep 25,00 (Deze kosten kunnen geheel of gedeeltelijk worden gerestitueerd.) Het bestuur stelt u voor in te stemmen met deze boetebedragen. BEGROTING , vergeleken met en Realisatie Begroting Realisatie Begroting definitief vastgesteld geschat voorgesteld INKOMSTEN 2011/ / / / Contributie HSB, incl. bijdrage MEC Vergoeding ledenadministratie Rente TOTAAL VAN DE INKOMSTEN UITGAVEN 4 Contributieafdracht KNSB Bijdrage MEC via KNSB Competitie Wedstrijden Materiaal Ledenvergaderingen Bestuurskosten Communicatie en PR Kadervorming en projecten Jeugdschaak Nederlands kampioenschap t/m 12 jaar Huttontoernooi Onvoorzien en diversen TOTAAL VAN DE UITGAVEN RESULTAAT

25 exclusief bijdrage voor het Max Eurwecentrum (MEC) van 0,60 per lid. begroot realisatie begroot besloten begroot begroot realisatie begroot 12/13 12/13 13/14 12/13 13/14 12/13 12/13 13/14 Contributies HSB: aantal aantal aantal Senioren ,44 44, Junioren ,88 25, Totaal contributies HSB: begroot realisatie begroot besloten begroot begroot realisatie begroot 12/13 12/13 13/14 12/13 13/14 12/13 12/13 13/14 Afdracht KNSB aantal aantal aantal Senioren ,52 38, Junioren ,96 19, Totaal afdracht KNSB: Netto contributie-inkomsten HSB Senioren ,36 5, Junioren ,36 5, Totaal BALANS PER 1 JULI 2012 EN 30 JUNI 2013 BEZITTINGEN SCHULDEN vastgesteld geraamd vastgesteld geraamd 30-jun jun jun jun-13 Nog te ontvangen Vermogen Contributies Algemene reserve KNSB overig 415 Reserves Materiaal Voorraden NK examens/diploma's Huttontoernooi ZH-kampioenschap Geldmiddelen Reserves totaal Nog te betalen Namens het bestuur, Jan Nienhuis, penningmeester. 25

26 Bijlage G. Wijziging competitiereglement. Huidige tekst van de artikelen. Artikel 37 Verplichtingen verenigingen De verenigingen zijn verplicht datgene te doen of na te laten dat voor de naleving van dit reglement noodzakelijk is. Zij geven de competitieleider alle medewerking en verstrekken hem inlichtingen die hij voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft. Artikel 10 Straf bij niet-speelgerechtigdheid Indien een speler in strijd met artikel 28, 8 en 9 heeft deelgenomen aan een wedstrijd verklaart de competitieleider de partij voor de speler verloren. Voorstel voor aangepaste tekst. De strekking van de artikelen blijft gelijk Artikel 37 Verplichtingen verenigingen De verenigingen zijn verplicht datgene te doen dat voor de naleving van dit reglement noodzakelijk is en datgene na te laten dat de naleving van dit reglement verhindert. Zij geven de competitieleider alle medewerking en verstrekken hem inlichtingen die hij voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft. Artikel 10 Straf bij niet-speelgerechtigdheid Indien een speler in strijd met artikel 28, 8 of 9 heeft deelgenomen aan een wedstrijd verklaart de competitieleider de partij voor de speler verloren. 26