Clubhandboek. Versie 2 (Januari 2018) ClubHandboek Zwolle.docx

Transcriptie

1 Clubhandboek Versie 2 (Januari 2018) ClubHandboek Zwolle.docx 1/14

2 De waarde van een gebouw wordt bepaald door de gebruikers, of ze zich er comfortabel voelen, of ze succesvol zijn in hun onderneming, maar vooral of het een plek is die als een thuis voelt. De AtoomClub wil zo n plek zijn waar mensen zich thuis voelen, waar ze elkaar ontmoeten en inspireren; een clubhuis dus, maar wel één waar gewerkt wordt. Een plek waar alles kan en niets moet. En dat betekent: Alle vrijheid Alle ruimte Alle mogelijkheden

3 Inleiding In dit handboek tref je allerlei informatie aan over AtoomClub Zwolle. In de inhoudsopgave van dit document zijn de diverse onderwerpen op alfabetische volgorde opgenomen. Dit boekwerk maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst die je hebt gesloten. Indien de AtoomClub een aanpassing of toevoeging heeft op dit handboek, dan stelt de AtoomClub een nieuw exemplaar tot je beschikking. Wij, van AtoomClub, willen het je graag zo makkelijk mogelijk maken. Daarom in dit Clubboek de spelregels die we hanteren. Zo is en blijft AtoomClub een prettige werklocatie, daar heeft iedereen plezier van. Mocht je na het lezen van dit document nog vragen hebben dan kan je altijd contact opnemen met onze ClubManagers in Zwolle, Karin & Afke: of Met gastvrije groet, Het AtoomTeam Clubhandboek, /14

4 Inhoudsopgave 1. Adres AtoomClub Zwolle Adressering Afval Akoestiek Beamer Bedrijfshulpverlening Bereikbaarheid Beveiliging Bezoekers Brandveiligheid Calamiteiten Catering Clean desk ClubManager Fietsenstalling Groenvoorziening Huisregels ICT Inrichting en decoratie Internet Klachten en suggesties Klimaat Koffie en thee Laden en lossen Kopiëren/scannen Lunch Mindervalide Openingstijden / overwerk Pakketten Parkeren Persoonlijke apparatuur Postvoorziening Printers Rookbeleid Scannen Schoonmaak Taxi Telefonie Toegang Toegangstag/Atoomtag Verbanddoos / EHBO koffer Vergaderruimtes Vergaderruimte boeken Verlichting... 13

5 45. Werkplek Zonwering Adres AtoomClub Zwolle Hanzenlaan 351 Clubhandboek, /14

6 8017JM, Zwolle Nederland Tel. Algemeen: Tel Karin & Afke clubmanager.zwolle@atoomclub.nl 2. Adressering Voor de juiste verwerking van de post is het een vereiste dat naam en bedrijfsnaam vermeld staan. 3. Afval De AtoomClub is milieubewust en levert haar afval dan ook gescheiden aan. Binnen onze huurprijs hanteren wij een fair use policy voor het afval. Wanneer een huurder buitenproportioneel veel afval gebruikt wordt er maandelijks een bedrag van EUR 50,- exclusief btw extra in rekening gebracht bij de huurprijs. De beoordeling of het fair use is, is aan het clubmanagement te beoordelen. Klein chemisch afval De inzameling van klein chemisch afval bestaat hoofdzakelijk uit batterijen en lege toners. Dit afval kan gedeponeerd worden in een grijze chemobox. Deze staat in de fietsenstalling naast de restafvalcontainer. Deze box wordt periodiek geleegd. Toners worden (zonder karton) in deze box gedeponeerd. Papier en Karton Hier is een aparte container in de fietsenstalling voor het gebouw aanwezig. Papier en karton dienen zelf afgevoerd te worden. Restafval Huurders dienen zelf zorg te dragen voor het plaatsen van afvalbakken in de kantoorunits. De schoonmaak zal deze periodiek legen. Grote stukken afval dienen door huurders zelf te worden afgevoerd. 4. Akoestiek In het Sociaal Hart/AtoomCafé op de begane grond mag gepraat worden. Houd wel rekening met de andere gebruikers in de ruimte. Voor overleggen of lange telefoongesprekken kan je een vergaderruimte reserveren via de website. Bellen in de gangen is niet toegestaan. 5. Beamer en t.v. Alle vergaderzalen binnen AtoomClub Zwolle beschikken over: een t.v. Door middel van een HDMI-kabel kan een laptop worden aangesloten. De HDMI-kabel is aanwezig in de vergaderruimte. Tevens is er de mogelijkheid voor het reserveren van een beamer met beamerscherm. Vraag dit een week van tevoren aan bij onze ClubManagers.

7 6. Bedrijfshulpverlening Als lid van de AtoomClub eist de ARBO-wet vanuit je rol als werkgever, zelf te zorgen voor voldoende bedrijfshulpverleners binnen je bedrijf. De verschillende bedrijven binnen de AtoomClub werken wel samen op het gebied van bedrijfshulpverlening. AtoomClub Zwolle biedt een coördinator voor de verschillende bedrijfshulpverleners. Bij de receptie ligt een calamiteitenplan waarin het ontruimingsplan voor Hanzenlaan 351 is opgenomen. Het gebouw is op elke etage voorzien van ontruimingsplattegronden en ontruimingsinstructies. Zorg dat je bekend bent met deze algemene calamiteiten procedure. Voor meer informatie over de bedrijfshulpverlening neem je contact op met de ClubManager van AtoomClub. 7. Bereikbaarheid De routebeschrijving met het openbaar vervoer en met de auto naar de AtoomClub is te vinden op de website van de AtoomClub. 8. Beveiliging Elke werkdag wordt het gebouw om 8.30 uur geopend door de ClubManager van AtoomClub. Tot uur is de ClubManager aanwezig, daarna wordt het pand gesloten. Om uur is het alarm actief. Mocht je langer willen doorwerken of in het weekend willen werken, dan dien je zelf het alarm in/uit te schakelen. Zie hiervoor punt 39. Toegang. 9. Bezoekers Bezoekers die met de auto komen parkeren op het parkeerterrein rondom AtoomClub. De ClubManager ontvangt bezoekers met een kopje koffie of thee en licht de contactpersoon telefonisch in dat het bezoek gearriveerd is. Na afloop wordt bezoek ook weer begeleidt naar de uitgang. 10. Brandveiligheid Het gebouw is voorzien van handbrandmelders en een brandmeldcentrale met ontruimingssignaal. Zorg dat je bekend bent met het calamiteitenplan van je organisatie en de algemene calamiteiten instructies van de AtoomClub. Trappenhuizen en gangen moeten te allen tijde vrij zijn van obstakels. Het is dan ook niet toegestaan voorwerpen in deze ruimten te plaatsen of zaken op te hangen aan wanden en/of deuren. De deuren die voorzien zijn van kleefmagneten dienen te allen tijde vrij te zijn van obstakels, zodat zij bij een brandmelding goed kunnen dichtvallen. 11. Calamiteiten Zorg dat je bekend bent met het calamiteitenplan van je organisatie en de algemene calamiteiten instructies van de AtoomClub. Meld calamiteiten tijdens kantooruren altijd bij de ClubManager. Clubhandboek, /14

8 12. Catering Van maandag tot en met vrijdag wordt er lunch klaargezet in de lunchruimte op de begane grond. Van tot uur is er gelegenheid om te lunchen voor EUR 3,- per lunch exclusief btw. Je kan tevens een strippenkaart afnemen, de prijs hiervan is EUR 21,- exclusief btw. (7x lunch) Lunch voor externen bij trainingen etc. bedraagt EUR 4,50 per persoon per dag exclusief btw. Het is niet toegestaan het Atoomcafé te gebruiken om een eigen lunch te nuttigen. Je bezoek is welkom mee te lunchen, deze kunnen worden afgestempeld op de strippenkaart. Als het om een grotere groep gaat, 8 personen of meer, dit dan graag een week van tevoren melden bij de ClubManager. Dit in verband met de bestellingen. Tijdens grote meetings, evenementen en borrels verzorgen we graag de catering voor je. Mail de ClubManager voor meer informatie en de mogelijkheden. We denken graag met je mee. Een aanvraag graag minimaal 7 werkdagen van tevoren indienen. 13. Clean desk De AtoomClub heeft een open karakter; alle bureaus staan in het zicht. Om de AtoomClub netjes te houden, verzoeken wij iedereen aan het eind van de dag zijn bureau netjes achter te laten en spullen zoveel mogelijk in de kasten te plaatsen. Rondzwervend afval graag opruimen. Het is ons visitekaartje. 14. ClubManager Op elke AtoomClub is een ClubManager aanwezig. Hij/Zij is het aanspreekpunt voor alle zaken in en rondom AtoomClub. De ClubManager Zwolle is van maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot uur aanwezig en te vinden achter de koffiebar bij de entree. De ClubManager is zowel verantwoordelijk voor de ontvangst van je gasten als verdere day-to-day management. Voor contactgegevens zie Adres, Fietsenstalling Aan de voorkant van het gebouw staan fietsenklemmen onder een afdak voor het stallen van je fiets. 16. Groenvoorziening Het groenonderhoud wordt periodiek aangepakt. 17. Huisregels AtoomClub kent geen geschreven huisregels. We gaan ervan uit dat al onze clubleden zich als een goed lid gedragen en we elkaar durven aan te spreken op verantwoordelijkheden. Houd de pantry s en vergaderzalen netjes, laat geen serviesgoed of ander afval achter.

9 18. ICT Heb je vragen over internet, telefonie of anders op ICT-gebied, neem dan contact op met de ClubManager van AtoomClub. Wij hebben een vaste huisleverancier die de ICT-diensten van AtoomClub regelt. Verhuurder stelt aan huurder een werkende Internetverbinding beschikbaar op een door verhuurder bepaald aantal aansluitpunten in de gehuurde ruimte. Het is huurder niet toegestaan om zonder toestemming van de ICT-beheerder van Atoomclub, te weten DTN Services, eigen netwerkapparatuur zoals routers, switches of accespoints aan te sluiten op deze open Internetverbinding. Indien huurder meer aansluitingen beschikbaar wil hebben binnen haar gehuurde ruimte, dan overeengekomen met verhuurder, kan dit tegen een meerprijs rechtstreeks worden geregeld met DTN Services. 19. Inrichting en decoratie Bij het inrichten van AtoomClub is uitgegaan van een specifiek inrichtingsconcept. Aanpassingen wat betreft inrichting en decoratie dienen altijd vooraf goedgekeurd te worden door de ClubManager. 20. Internet In de gehele AtoomClub is draadloos glasvezel WIFI beschikbaar. Bezoekers maken verbinding met het draadloze netwerk AtoomClub Zwolle. De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn bij de koffiebar op te vragen. 21. Klachten en suggesties Suggesties, ideeën en klachten kan je doorgeven aan de ClubManager. 22. Klimaat AtoomClub is voorzien van een luchtbehandelingsinstallatie. Dit systeem zorgt ervoor dat de lucht in het gebouw automatisch wordt ververst en indien nodig wordt gekoeld of verwarmt. De koeling is in staat om de binnentemperatuur ongeveer 4 C te verlagen ten opzichte van de buitentemperatuur. De installatie is in de winter zo ingesteld dat gemiddelde temperatuur in de ruimte tussen de 20 en 22 graden blijft. Houd deuren zoveel mogelijk gesloten, zodat het systeem optimaal kan functioneren. Het systeem is centraal ingeregeld. Daarnaast kan per unit de radiator worden aangezet. 23. Koffie en thee Koffie en thee zijn op de begane grond bij de koffiebar in de entreehal te verkrijgen. Gasten worden opgevangen door de ClubManager en voorziet de gasten beneden ook van een kop koffie of thee terwijl ze wachten. 24. Laden en lossen Kleine leveringen worden afgegeven bij de receptie. Bij binnenkomst van een pakket ontvangt u een . Laat het pakket niet langer dan een dag staan. Clubhandboek, /14

10 25. Kopiëren/scannen Kopieën en scans worden gemaakt op de multifunctionele printer op de begane grond. Zorg ervoor dat er geen kopieën achterblijven bij het apparaat. Bulk printen alleen in overleg. 26. Lunch Voor meer informatie zie Catering, Mindervalide Mindervalide bezoekers parkeren op de parkeerplaats direct naast de fietsenstalling. Op de daarvoor speciaal bestemde parkeerplaats. Op de 1 e en 4 e etage van het gebouw zijn er mindervalide toiletten aanwezig. Elke etage in het gebouw is via de lift toegankelijk. 28. Openingstijden/ overwerk Voor meer informatie zie Toegang 29. Pakketten Zie Postvoorziening. 30. Parkeren Onze locaties zijn uitgerust met parkeerplaatsen voor bezoekers en huurders. Het is niet toegestaan voor huurders om gebruik te maken van de bezoekersparkeerplaatsen. Gebruik maken van het parkeerterrein is uitsluitend toegestaan bij het afnemen van een abonnement voor medegebruik van het parkeerterrein á EUR 50,- per maand per auto exclusief btw. Gebruik maken van het parkeerterrein is op eigen risico. Tevens is het niet toegestaan te parkeren buiten de parkeervakken. Wanneer wij constateren dat een auto buiten de vakken geparkeerd staat zullen wij het kenteken noteren. Bij twee keer verkeerd parkeren zullen er sancties opgelegd worden, wij zullen dan in eerste instantie een grote sticker plakken die er moeilijk af zal gaan. Het zijn namelijk de medehuurders die last ondervinden van het foutief parkeren en wij willen hiervoor waken. 31. Persoonlijke apparatuur Zorg altijd dat persoonlijke apparatuur (opladers, ventilatoren) is uitgeschakeld en opgeborgen voordat je het gebouw verlaat. Dit in verband met de veiligheid en energiebesparing. 32. Postvoorziening De binnenkomende post wordt elke dag door de ClubManager gesorteerd en in de postkast gelegd. De postkast staat links van de lift (entree) aan de linkerkant. Pakketten liggen bij de koffiebar.

11 33. Printers In het trappenhuis, staat een multifunctioneel printapparaat voor gezamenlijk gebruik. Dit apparaat drukt af in kleur en zwart/wit, scant en kopieert. Per maand heb je het recht om 75 kleurenprints en 175 zwart/wit formulieren te printen (is van toepassing per werkplek). Mocht blijken dat jouw bedrijf meer print, dan wordt het extra gebruik apart doorbelast. Papier en toners worden door de clubleden zelf vervangen, toners lever je in de bij de ClubManager. Zorg ervoor dat er geen kopieën achterblijven bij het apparaat. Daarnaast willen we jullie verzoeken om standaard zwart-wit te printen, alleen als het nodig is om in kleur te printen kan je dit aanpassen. De kosten voor kleurenprint zijn namelijk vele malen hoger en is in de meeste gevallen niet nodig. Probeer zoveel mogelijk op een pagina te printen. 34. Rookbeleid In het pand is het niet toegestaan te roken. Voor het gebouw, naast de fietsenstalling, is een ruimte om te roken. Deze ruimte dient schoon gehouden te worden door de gebruikers. Gelieve niet bij de hoofdentree te roken, die houden we graag netjes voor alle gebruikers van het pand. Gooi peuken niet op de grond en zorg dat sigarettenpeuken altijd goed gedoofd zijn in verband met brandgevaar. 35. Scannen Om documenten in te scannen maak je gebruik van het multifunctionele apparaat op de begane grond. 36. Schoonmaak Tweemaal per week wordt er schoongemaakt. Deze vaste schoonmaker kan je altijd aanspreken indien je een verzoek hebt, of om bijvoorbeeld je bureau extra grondig te laten reinigen. Zorg voor een clean desk zodat de bureaus kunnen worden schoongemaakt. Leg geen spullen in vensterbank of op kasten. Overal waar spullen liggen, wordt niet schoongemaakt. De schoonmaak tilt geen spullen of apparatuur op om te reinigen. 37. Taxi Indien je een taxi wenst te reserveren, neem je contact op met de ClubManager. Reserveer de taxi minimaal een halfuur van tevoren. 38. Telefonie Voor meer informatie zie ICT. 39. Toegang De AtoomClub is op werkdagen van maandag tot en met vrijdag van en uur vrij toegankelijk. Binnen deze tijden heeft ieder lid toegang tot het gebouw. Het vriendelijke verzoek is om je toegangspas altijd bij je te dragen. De ClubManager is op werkdagen aanwezig van tot uur. Clubhandboek, /14

12 Toegangstag/Atoomtag Toegangstag ontvang je bij ingang van het Clublidmaatschap. Bij verlies, diefstal of beschadiging kan je tegen vergoeding een nieuwe tag aanvragen bij de ClubManager. Meld verloren toegangstags altijd zo snel mogelijk bij de ClubManager, in verband met blokkeren. 40. Verbanddoos/ EHBO koffer Bij de receptie is een EHBO-doos aanwezig. 41. Vergaderruimtes AtoomClub Zwolle beschikt over de volgende vergaderzalen: Naam Locatie Capaciteit Active Room Begane grond 2 Brainstorm Room Begane grond 6 Flight Room Begane grond 20 Lab Room Begane grond 10 Launch Room Begane grond 10 Strategy Room Begane grond 6 Video Room Begane grond Vergaderruimte boeken via de Powerapp Vergaderruimte reserveren met de Powerapp kan via de volgende link:

13 Een ruimte boeken voor langer dan twee uur? Vraag het de ClubManager. Bij het gebruik van de vergaderruimtes gaan huurders akkoord met de algemene voorwaarden. Bij het niet gebruiken van een gereserveerde ruimte en het niet annuleren van deze ruimte zal het clubmanagement een credit in rekening brengen. 43. Verlichting De algemene verlichting van de AtoomClub wordt s ochtends en s avonds door het AtoomClub team in- of uitgeschakeld. Bij overwerk en in het weekend schakel je zelf de verlichting in en uit met de knoppen in het trappenhuis. Meld defecte verlichting aan de ClubManager. 44. Werkplek Voor het op de juiste hoogte in laten stellen van je bureau neem je contact op met de ClubManager. 45. Zonwering De AtoomClub is voorzien van handbediende zonwering. Aan het einde van de dag of bij harde wind/neerslag de zonwering omhoog draaien om schade te voorkomen. Heb je een vraag, opmerking of fantastisch idee? Laat het ons weten! Clubhandboek, /14

14 AtoomClub Zwolle