ROOM FOR THE NEW. Handboek Ovvice Rotterdam

Transcriptie

1 ROOM FOR THE NEW Handboek Ovvice Rotterdam

2 WELKOM BIJ OVVICE ROTTERDAM Allereerst ontzettend leuk dat je ervoor hebt gekozen om bij OVVICE te komen werken, laten we er samen een succes van maken! OVVICE staat voor werken en ontmoeten op inspirerende plekken op loopafstand van het station. Middels de inspirerende omgeving, de toffe locatie en de ruime faciliteiten zijn alle ingrediënten aanwezig om ervoor te zorgen dat ovvice de juiste plek is om te werken. Het belangrijkste element is de energie, de vibe en deze wordt mede gecreëerd door de gebruiker. Daarom zijn wij erg zuinig op jou als onze huurder en doen wij er alles aan om het jou naar de zin te maken en zo veel mogelijk te ontzorgen. Op een goede tijd, wij hebben er zin in! 2 HANDBOEK OVVICE 2 HANDBOEK OVVICE

3 INHOUDSOPGAVE INLEIDING 3 1. ADRES 5 2. AFVAL 5 3. ARCHIEF 5 4. BEDRIJFSHULPVERLENING 5 5. BEREIKBAARHEID 6 6. BEVEILIGING 6 7. BEZOEKERS 6 8. BRANDVEILIGHEID 6 9. CALAMITEITEN FIETSENSTALLING GEVONDEN VOORWERPEN HUISREGELS ICT INTERNET KLACHTEN EN SUGGESTIES KOFFIE LUNCH LOUNGE OPENINGSTIJDEN PANTRY S PARKEREN POSTVOORZIENING PRINTEN RECEPTIE ROOKBELEID SCHOONMAAK SOCIALE HART STOMERIJ TECHNISCHE DIENST TOEGANG VERGADERSUITES VERLICHTING VRIJDAGMIDDAGBORREL WOONKEUKEN 13 HANDBOEK OVVICE 3

4 INLEIDING In dit handboek tref je de benodigde informatie aan over alle praktische zaken binnen ovvice. Op deze manier proberen wij alles zo duidelijk mogen voor je te maken. Ons team zal er alles aan doen om alle huurders te faciliteren waar mogelijk. Naast de reguliere, vaste faciliteiten die wij standaard aanbieden, zullen wij jullie ook faciliteren middels een aantal aanvullende services. Denk hierbij aan een kapper die langs komt op het werk, een kledingmaker die een tailormade hemd komt opmeten of een moment waarop wij je favoriete jasje naar de stomerij brengen. Via Facebook houden we je op de hoogte van specials en evenementen. Indien je na het lezen van dit handboek nog vragen hebt, neem dan contact op met ons team via bellen met of spreek een van onze teamleden aan, wij helpen graag! 4 HANDBOEK OVVICE

5 1. ADRES OVVICE Rotterdam Marten Meesweg AV Rotterdam T E Rotterdam@ovvice.nl W Bij de receptie kan je ook een routebeschrijving vragen die naar jullie klanten gestuurd kan worden. 2. AFVAL OVVICE is milieubewust en levert haar afval dan ook gescheiden aan. Glaswerk In de parkeergarage is een glascontainer Klein chemisch afval De inzameling van klein chemisch afval bestaat hoofdzakelijk uit lege toners en klein ICT materiaal. Dit kan afgegeven worden bij de receptie en doneren wij vervolgens aan Kika. Papier en karton Er is een papier-/kartoncontainer beschikbaar, deze is te vinden in de parkeergarage in de kelder. Deze wordt elke maandag geleegd. Restafval Restafval graag deponeren in de daarvoor bestemde container in de parkeergarage. Deze wordt geleegd wanneer nodig. 3. ARCHIEF Het is mogelijk een archief- of opslagruimte te huren in de kelder van OVVICE. Voor aanvullende informatie hierover kun je contact opnemen met Aron Reek of de OVVICE manager via rotterdam@ovvice.nl. HANDBOEK OVVICE 5

6 4. BEDRIJFSHULPVERLENING Als ovvice member eist de Arbowet vanuit je rol als werkgever, zelf te zorgen voor voldoende bedrijfshulpverleners binnen je bedrijf. Bij de receptie ligt een calamiteitenplan? waarin het ontruimingsplan voor de Marten Meesweg 8-10 is opgenomen. Het gebouw is op elke etage voorzien van ontruimingsplattegronden en ontruimingsinstructies. Zorg dat je bekend bent met deze algemene calamiteiten procedure. Voor meer informatie over de bedrijfshulpverlening kun je contact opnemen met de receptie van OVVICE. 5. BEREIKBAARHEID Onze locaties zijn perfect bereikbaar, zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Het station van Rotterdam Alexander is op loopafstand. De bereikbaarheid per auto is goed door de ligging in de buurt van de diverse uitvalswegen. ovvice beschikt over een parkeerterrein en een parkeergarage. In totaal zijn er 120 parkeerplekken. Enkele plekken in de garage zijn gereserveerd door bedrijven (Chubb) dit staat aangegeven met bordjes. Wanneer je een parkeerplek wilt reserveren voor gasten kun je contact opnemen met de receptie via De routebeschrijving met het openbaar vervoer en met de auto naar OVVICE is te vinden op de website: 6. BEVEILIGING Huurders van de kantoortuin, kantoor unit of kantoor op maat hebben 24/7 toegang door middel van hun pasjes, dus ook in de weekenden. Voor de gebruikers van de woonkeuken wordt het gebouw elke werkdag door ons team om uur geopend en om uur afgesloten. Mocht je langer willen doorwerken en na eindtijd gebruik willen maken van een vergaderruimte, meld dit dan even bij de gastvrouw. Je dient bij overwerk of weekendwerk, zelf te controleren of er geen andere personen meer in het gebouw zijn en alle lichten uit zijn. 7. BEZOEKERS Bezoekers die met de auto komen kunnen parkeren op het parkeerterrein van OVVICE. Reserveer deze van te voren zodat uw bezoek verzekerd is van een plekje. De gastvrouw/heer ontvangt bezoekers en licht de contactpersoon telefonisch in dat het bezoek gearriveerd is. 6 HANDBOEK OVVICE

7 8. BRANDVEILIGHEID Het gebouw is voorzien van handbrandmelders en een brandmeldcentrale met ontruimingssignaal. Zorg dat je bekend bent met het calamiteitenplan van je organisatie en de algemene calamiteiten instructies van OVVICE. Trappenhuizen en gangen dienen te allen tijde vrij te zijn van obstakels. Het is dan ook niet toegestaan voorwerpen in deze ruimten te plaatsen of zaken op te hangen aan wanden en/of deuren. De deuren die voorzien zijn van kleefmagneten dienen te allen tijde vrij te zijn van obstakels, zodat zij bij een brandmelding goed kunnen dichtvallen. 9. CALAMITEITEN Zorg dat je bekend bent met het calamiteitenplan van je organisatie en de algemene calamiteiten instructies van OVVICE. Meld calamiteiten tijdens kantooruren altijd bij de receptie. 10. FIETSENSTALLING In de kelder van het gebouw is een fietsenstalling aanwezig. De stalling is toegankelijk via de parkeergarage. Toegang wordt verleend na het aanbieden van je pas. Neem voor toegang contact op met de OVVICE manager. 11. GEVONDEN VOORWERPEN Alle voorwerpen die gevonden worden in de sociale ruimtes van het pand zullen veilig opgeborgen worden bij de OVVICE manager. Deze kunnen binnen de kantooruren opgehaald worden bij de entree. Wanneer je iets verloren bent, loop even langs of stuur een mail naar Dan maken wij er een melding van en houden we je op de hoogte als wij dit weer vinden. 12. HUISREGELS OVVICE kent geschreven huisregels. Deze kunnen separaat verstrekt worden indien gewenst. We gaan er vanuit dat al onze huurders zich naar behoren gedragen en elkaar durven aan te spreken op verantwoordelijkheden. 13. ICT Heb je vragen over internet, telefonie of iets anders op ICT gebied, neem dan contact op met de receptie of mail naar Wij hebben een partner die de ICT-zaken regelt binnen OVVICE. Het is via deze partner mogelijk om een VoIP abonnement af te sluiten en vaste internet bekabeling af te nemen. HANDBOEK OVVICE 7

8 8 HANDBOEK OVVICE

9 14. INTERNET In het gehele gebouw van OVVICE is draadloos internet beschikbaar. Hiervoor zijn de volgende inlogcodes benodigd: Wifi Wachtwoord OVVICE_KANTOOR Bezoekers kunnen ook gebruik maken van Wi-Fi via OVVICE_GAST. Voor deze verbinding is geen wachtwoord vereist. 15. KLACHTEN EN SUGGESTIES Klachten en suggesties kan je doorgeven bij de receptie en via de mail 16. KOFFIE De lekkerste koffie van Nederland! Deze komt van het bedrijf Peeze uit Arnhem stond op nummer 1 in de koffie top 100 van Bij de entree kan je voor 1,- koffie, cappuccino, espresso, latte macchiatto of thee bestellen. Ook frisdranken kosten bij ons 1,-. Het is natuurlijk ook mogelijk om de kop koffie mee te nemen naar kantoor. Hiervoor hebben wij speciale duurzame biologisch afbreekbare take away bekers. 17. LUNCH De lunch wordt geserveerd in het Sociale Hart op de begane grond. Zowel huurders als eventuele bezoekers kunnen hier gebruik maken van maken. De lunch is beschikbaar tussen en uur. Mocht je net te laat zijn voor de lunch laat het de receptie even weten, dan zorgen wij dat je nog iets kunt eten. De prijs voor de lunch bedraagt 4,- per persoon. Dit kan bij ons gepind worden, maar wij verkopen ook verschillende strippenkaarten waarmee de lunch betaalt kan worden. Deze zijn beschikbaar in 21,-, 48,- of 150,-. Bij het aanschaffen van de eerste strippenkaart krijg je 1 lunch cadeau. De strippenkaarten zijn verkrijgbaar via de receptie en kunnen alleen met pin worden betaald. Voor cateringaanvragen zoals borrels en vergaderlunches neem je contact op via rotterdam@ovvice.nl. Aanvragen voor borrels of lunches graag minimaal twee weken van tevoren indienen. HANDBOEK OVVICE 9

10 18. LOUNGE OVVICE is voorzien van een loungeruimte. Deze bevindt zich naast de vergaderruimtes. Hier kan je tevens vergaderen of brainstormen in informele sfeer. 19. OPENINGSTIJDEN Het gebouw is geopend van 7:00 tot 18:00 uur. Met de toegangspas kan je het gebouw 24/7 binnen. Het vriendelijke verzoek is om je toegangskaart altijd bij je te dragen. De gastvrouw is elke werkdag aanwezig van 8:00 17:00 uur. 20. PANTRY S De etages beschikken over een pantry ingericht met een koelkast, koffiezetapparaat en een waterkoker. Eenmaal per week wordt de pantry, mits er geen vieze vaat staat, schoongemaakt. Het is niet de bedoeling dat het OVVICE servies en/of bestek van beneden mee naar boven genomen wordt. Hiervoor hebben we duurzame en biologische afbreekbare borden, bekers en bestek. Mocht je toch OVVICE servies zien staan, neem dit dan alsjeblieft mee naar beneden. 21. PARKEREN Er zijn twee parkeermogelijkheden. Aan de voorzijde van het pand is een parkeerterrein. Biedt hiervoor de persoonlijke OVVICE pas aan. Daarnaast leidt dit parkeerterrein ook naar de ondergrondse parkeergarage. 22. POSTVOORZIENING Pakketten Aangetekende post kan in ontvangst worden genomen door de gastvrouw. Wanneer er een postverklaring is getekend, mondeling of schriftelijk toestemming is gegeven kunnen wij pakketten in ontvangst nemen en tekenen. Wij communiceren dan telefonisch dat er een pakket is binnengekomen. Brieven Uitgaande briefpost kan, mits voldoende gefrankeerd, bij ons in de postzak worden toegevoegd. 10 HANDBOEK OVVICE

11 23. PRINTEN Het is mogelijk om gebruik te maken van het multifunctionele kopieerapparaat op de begane grond. Je kan hier printen op A4 en A3 formaat en boekjes met optie niet-finish afdrukken. Voor het printen hanteren wij de volgende prijzen: A4 zwart/wit: 0,03 A4 kleur: 0,05 A3 zwart/wit: 0,05 A3 kleur: 0,08 Printbestanden kan je sturen via een Ricoh printaccount. Ook scannen naar is mogelijk en kosteloos. Via de receptie kan je een printaccount aanmaken. 24. RECEPTIE De gastvrouw van de receptie is aanwezig van maandag tot en met vrijdag tussen uur. De receptie is te bereiken via het adres of telefonisch ROOKBELEID Binnen OVVICE is het niet toegestaan te roken. Roken kan aan de linkerkant van de vooringang (parkeerterrein) bij de peukenzuil. Graag geen sigaretten op de grond en zorg dat deze altijd goed gedoofd zijn. 26. ROOM OVVICE APPLICATIE Wij werken bij OVVICE met onze eigen app omgeving voor het reserveren van vergaderruimte, parkeerplaatsen, kopen van consumpties en doorgeven van storingen in het pand. Met de volgende link kan je deze installeren in de playstore of in de appstore. 26. SCHOONMAAK Er zijn elke dag schoonmaaksters in de ochtend aanwezig van 6:00 10:00 uur. Zij maken de openbare ruimtes en de toiletten schoon. Wekelijks worden de ramen nagelopen op vette vingers en wordt de pantry schoongemaakt. Wij gaan er vanuit dat de pantry door alle huurders netjes wordt gehouden. Aan de deur van de pantry hangt het schoonmaak schema. De kantoren kunnen worden gestofzuigd en bureaus en vensterbanken schoongemaakt via een eigen contact of met het schoonmaakbedrijf GLK. Wanneer je interesse hebt in schoonmaakservice of als er aanmerkingen of suggesties zijn over de schoonmaak kan dit gemeld worden via HANDBOEK OVVICE 11

12 27. SOCIALE HART In het sociale hart zijn er verschillende werkplekken waar onze huurders vrij gebruik van kunnen maken. Als je wat tijd moet overbruggen in Amsterdam, Apeldoorn of Arnhem kun je hier ook vrij gebruik maken van het Sociale Hart. Dit zijn de andere OVVICE locaties. Daarnaast kunnen jullie ook gebruik maken. 28. STOMERIJ Wij werken samen met stomerij Telestomen. Het wasgoed kan afgegeven worden bij de receptie. Op woensdag wordt het wasgoed opgehaald en op vrijdag is het wasgoed weer terug. Je kan het wasgoed bij de receptie ophalen en dan pinnen. Op kun je de tarieven vinden. 29. TECHNISCHE DIENST Als er technische problemen zijn kun je deze melden bij de ovvice manager nl / ). Het probleem zal dan zo spoedig mogelijk verholpen worden. Vergeet niet je naam en locatie in het pand in je te vermelden. 30. TOEGANG OVVICE is op werkdagen vrij toegankelijk. Met de toegangspas heb je altijd toegang tot het gebouw. De gastvrouw van de receptie is er op werkdagen aanwezig van tot uur. Mocht je langer willen doorwerken dan is dit geen probleem. Bij overwerk of weekendwerk controleer je zelf of er geen andere personen meer in het gebouw zijn. Toegangskaart Iedere huurder heeft een eigen persoonlijke kaart. Met deze kaart heb je alleen toegang tot de bestemde zones (parkeerterrein en/of parkeergarage), gemeenschappelijke ruimtes en je eigen kantoor. De gastvrouw heeft toegang tot alle ruimtes. Vragen en/of wijzigingen aan toegang tot de verschillende zones in het pand worden alleen via behandeld. 12 HANDBOEK OVVICE

13 HANDBOEK OVVICE 13

14 31. VERGADERSUITES In Rotterdam beschikken wij over 5 afsluitbare vergadersuites 01 Led s Talk begane grond 2-12 personen 02 Out of the Box begane grond 2-10 personen 03 Brainstorm begane grond 2-5 personen 04 Between the Lines begane grond 2 8 personen 05 At Your Service begane grond 2-12 personen De vergadersuites zijn via de OVVICE ROOM app te reserveren) en de receptie te reserveren. Op de website kun je een account aanmaken. Hiermee kun je zelf reserveringen plaatsen. Geef het wel even door bij de receptie dat je een account hebt aangemaakt. Dan kunnen wij je als OVVICE-member registreren. Wij zijn nog bezig met het ontwikkelen van een nieuw online reserveringsysteem. We houden je hiervan op de hoogte. Karaffen water worden je aangeboden. Koffie en thee kan worden voorzien voor het aantal personen waarmee je vergadert. Een vergadering voorzien van verse broodjes? Wij kunnen het regelen. Whiteboard of flipover nodig? Laat het ons weten. Vraag bij de receptie naar de mogelijke vergaderarrangementen. Elke vergaderruimte is voorzien van een ClickShare systeem. Op deze manier is het makkelijk om content te delen tijdens een bespreking. ClickShare afstandsbediening is bij de entree te verkrijgen. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Onderstaand vind je de gebruiksaanwijzing van het ClickShare systeem. Notebook/Macbook 1. Verbind een ClickShare knop met je laptop door de hardware aan te sluiten via je USB poort. 2. Ga naar de ClickShare drive en dubbelklik op het rode pictogram zodat de software geïnstalleerd en gekoppeld wordt. Deze komt tevoorschijn onder deze computer of finder waar ook USB sticks komen te staan. 3. Verbind met het ClickShare wifinetwerk van de betreffende ruimte. 4. Klik op de ClickShare knop om de presentatie te starten. 14 HANDBOEK OVVICE

15 Tablets & Smartphones 1. Download de ClickShare presenter app voor uw smart device. 2. Verbind met het ClickShare wifinetwerk van de ruimte. 3. Druk op de deelknop in de app om uw content te delen. Overige toelichting Zorg ervoor dat je de betreffende content van tevoren hebt gedownload, deze kan niet via het ClickShare netwerk worden gedownload. De bandbreedte is hiervoor te beperkt. 32. VERLICHTING De algemene verlichting wordt s ochtends en s avonds door het OVVICE team in- of uitgeschakeld. Dit geldt ook voor de vergaderruimtes, kantoortuin en loungeroom. Tevens beschikt elke kantoorunit over lampen die verbonden zijn aan een sensor. De lampen in de toiletten gaan ook automatisch aan en uit. Lichten in het Sociale Hart zijn te bedienen door de schakelaar naast de toegangsdeur van de hal. 33. VRIJDAGMIDDAGBORREL Een aantal keer in het jaar organiseren wij op vrijdagmiddag een borrel in het Sociale Hart. Hiervoor zijn alle huurders van harte uitgenodigd! Via het stations-bord bij de receptie houden wij je op de hoogte van de data. Mocht je op een afdeling een speciale borrel willen organiseren neem dan contact op met de OVVICE manager om de mogelijkheden te bespreken. 34. WOONKEUKEN De woonkeuken is gevestigd op de begane grond in het Sociale Hart. Hier wordt tevens de lunch geserveerd. Omdat we deze ruimte allen samen gebruiken vragen wij je om het netjes en schoon te houden. Er staan kratten voor de vuile vaat. Als je jouw vaat hierin zet dan zorgen wij ervoor dat het weer schoon wordt. HANDBOEK OVVICE 15

16 OVVICE Rotterdam Marten Meesweg AV Rotterdam +31(0) rotterdam@ovvice.nl