De Directeurswoning Hendrik Consciencestraat 10, 8800 Roeselare

Transcriptie

1 Specifieke gebruiksvoorwaarden De Directeurswoning Hendrik Consciencestraat 10, 8800 Roeselare Hoofdstuk 1: Voorwerp Het college van burgemeester en schepenen wenst het verenigingsleven ten volle te ondersteunen. Eén van de ondersteuningsvormen is het via verhuur aanbieden van infrastructuur voor tentoonstellingen: De Directeurswoning. Hoofdstuk 2: Voorwaarden V bij verhuur 2.1 Algemeen De Directeurswoning is eigendom van de stad Roeselare en wordt beheerd door de dienst Cultuur. De Directeurswoning wordt verhuurd voor kunst- en thematentoonstellingen, kunstprojecten, publieksgerichte activiteiten voor verenigingen en bedrijf gerelateerde activiteiten. De tentoonstellingen of kunstprojecten kunnen zowel een eigen stedelijke initiatief zijn als een samenwerkingsverband met partners (musea, kunstinstellingen, overheidsinstellingen, organisaties ), als een extern initiatief. De tentoonstellingen moeten van artistieke, historische of educatieve aard zijn. De activiteiten door verenigingen hebben een openbaar karakter Beperkingen De Directeurswoning kan niet gehuurd worden voor private feestjes, dansfeesten of evenementen waarbij maaltijden geserveerd worden. 2.3 Aanvraag Er zijn 3 categorieën waarvoor de Directeurswoning aangevraagd kan worden: - kunstenaars en kunstprojecten geselecteerd door het stadsbestuur - verhuur aan derden - thematentoonstellingen en stedelijke kunstprojecten Kunstenaars K en kunstprojecten geselecteerd door het stadsbestuur De Directeurswoning is in de eerste plaats bedoeld voor tentoonstellingen met werk van nationaal, of internationaal erkende kunstenaars, professionele kunstenaars en vernieuwende kunstprojecten. Dossier Het aanvraagdossier om tentoon te stellen wordt ingediend bij de dienst Cultuur. De aanvraag kan te allen tijde ingediend worden en ten laatste 3 weken voor de activiteit. Het dossier bevat alle coördinaten van de aanvrager(s), curriculum vitae van de kunstenaar(s), foto s van zijn/haar werk, titel/ afmetingen/thema van de tentoonstelling en een motivatie. Indien het werk rond een thematentoonstelling of kunstproject nog in ontwerp- of uitvoeringsfase is, kan dat gepresenteerd worden aan de hand van ontwerptekeningen en conceptteksten (of foto s). Elke nieuwe aanvraag van eenzelfde kunstenaar of kunstcollectief moet zeker voor de helft uit nieuw werk bestaan. 1

2 Comité De ingediende dossiers worden beoordeeld door een comité van deskundigen op vlak van hedendaagse kunst. Het comité toetst de dossiers aan de kwaliteitscriteria die voor tentoonstellingen in de Directeurswoning gelden. Daarbij wordt gestreefd naar een evenwichtig tentoonstellingsprogramma waarbij de artistieke kwaliteit, vernieuwing en de uitstraling voor de stad Roeselare doorslaggevend zijn. De selecties vinden jaarlijks plaats in de maand april die voorafgaat aan een tentoonstellingsperiode van 2 kalenderjaren. Afhankelijk van de invulling van de kalender en hoeveelheid aanvragen, kan een 2 de selectie in de maand november volgen. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het feit of hij/zij wel of niet in aanmerking komt om in de Directeurswoning tentoon te stellen. Een kunstenaar of kunstenaarsgroep kan niet jaarlijks tentoonstellen. Er wordt rekening gehouden met een minimale tussentijd van twee jaar. Contact Dienst Cultuur, Zuidstraat 3 tel cultuur@roeselare.be Verhuur V aan derden De Directeurswoning kan door bedrijven of verenigingen gehuurd worden voor kleinschalige evenementen Thematentoonstellingen en stedelijke kunstprojecten De thematentoonstellingen of projecten kunnen zowel een eigen stedelijke initiatief zijn als een samenwerkingsverband met partners (musea, kunstinstellingen, overheidsinstellingen, organisaties ), als een extern initiatief. Indien de tentoonstelling of het kunstproject nog in ontwerp- of uitvoeringsfase is, kan dat gepresenteerd worden aan de hand van ontwerptekeningen en conceptteksten (of foto s). Elke aanvraag wordt voor advies voorgelegd aan de dienst Cultuur en dit in functie van beschikbare data, kwaliteitsbewaking en afspraken i.v.m. de huisstijl van de Directeurswoning. Een thematentoonstelling is educatief en of (kunst)historisch van aard. Een groepstentoonstelling met werk van verschillende kunstenaars onder 1 thema of titel, wordt niet beschouwd als een thematentoonstelling Diversen Bij kunsttentoonstellingen is het niet toegelaten om de verkoopprijzen te afficheren. Verkooplijsten worden discreet op 1 plaats ter beschikking gelegd. De huurder is tijdens de huurperiode zelf verantwoordelijk voor de verlichting en verwarming. Bij het verlaten van de ruimte wordt de thermostaat tijdens de winter op 16 gezet. Het stoepbord wordt na sluitingstijd terug binnen geplaatst. Bij nalatigheid gelden de bepalingen in hoofdstuk 17 van het Algemeen Gebruiksreglement Toegankelijkheid en veiligheid In de woning is er voor de huurder en het publiek geen toegang tot de bovenverdiepingen en de ruimtes die geen tentoonstellingsruimte zijn Communicatie en drukwerk Om de identiteit en het kwaliteitslabel van de Directeurswoning te bevestigen, volgt de huurder voor het drukwerk en de communicatie de huisstijl van de Directeurswoning. 2

3 De huurder krijgt voor de duur van de huur en voor wat betreft de publiciteit in aanloop naar de huur, het logo ter beschikking (niet-exclusief). Het gebruik van het logo mag enkel betrekking hebben op de tentoonstelling in de Directeurswoning en mag voor geen andere doeleinden aangewend worden. Inbreuken hierop alsook enig ander misbruik van het logo kunnen aanleiding geven tot onmiddellijke stopzetting van de huur en het verbod om in de toekomst nog de Directeurswoning te kunnen huren, onverminderd het recht van de stad om schadevergoeding te eisen. Hoofdstuk 3: Categorieën C De categorieën werden vastgesteld in Reglement Algemene Gebruiksvoorwaarden: verhuur materiaal en infrastructuur, Kunstenaars, met woonplaats Roeselare, worden opgenomen in categorie B. Kunstenaars, met een andere woonplaats dan Roeselare, worden opgenomen in categorie C. Het is niet toegestaan om als aanvrager op te treden ten voordele van een andere categorie. Hoofdstuk 4: Voorrangregels V Tentoonstellingen krijgen steeds voorrang op evenementen. Evenementen die niet gelinkt worden aan tentoonstellingen, zullen dan ook pas bevestigd kunnen worden na een selectieronde voor de kunsttentoonstellingen. Hoofdstuk 5: Huurprijs H De huurprijs wordt bepaald volgens de categorie van de aanvrager zoals bepaald in hoofdstuk 4 van de Algemene Gebruiksvoorwaarden. Hoofdstuk 6: Tarieven De huurprijs voor een tentoonstellingsperiode van 28 dagen bedraagt: Categorie A Categorie B Categorie C individuele kunstenaar nvt per bijkomende kunstenaar nvt thematentoonstelling gratis Opmerking: Bij tentoonstelling waarbij een gemengde samenstelling van categorie B en categorie C van toepassing is, geldt de regel dat het solobedrag genomen wordt uit de categorie waarvan meer dan de helft van de exposanten komen. Dit bedrag wordt aangevuld met de toeslagbedragen uit de categorie(ën) die van toepassing is/zijn, afhankelijk van de woonplaats van de andere kunstenaars. Bij een duo-tentoonstelling met een Roeselaarse kunstenaar en een niet-roeselaarse kunstenaar, geldt het huurtarief voor de individuele kunstenaar uit Cat C en het huurtarief voor de bijkomende kunstenaar uit Cat B. De huurprijs voor een evenement Categorie A Categorie B Categorie C per dag gratis Inbegrepen in de huurprijs: verbruik van elektriciteit, water en verwarming. 3

4 Alle tarieven zijn inclusief vergoeding verschuldigd aan SABAM en de billijke vergoeding, maar dit enkel voor achtergrondmuziek. Extra s moeten door de huurder apart aangegeven worden. Hoofdstuk 7: Aanvraag De Directeurswoning kan ten vroegste 2 jaar voor aanvang van de activiteit gereserveerd worden. Na een positieve beoordeling van de aanvraag wordt de reservatie per brief bevestigd. Hoofdstuk 8: Duur 8.1. Huurperiode tentoonstellingen Een kalenderjaar is opgedeeld in vooraf vastgelegde tentoonstellingsperiodes. De huurperiode voor een tentoonstelling telt 28. De huurperiode start op woensdag en eindigt op maandag. Om de continuïteit van de Directeurswoning te bewaren, worden minstens de openingsuren van de Directeurswoning gevolgd. De huurder kan op eigen initiatief de openingsuren verlengen. Dit minimale openingsuren van de Directeurswoning zijn van woensdag tot en met zondag: van 14 u. tot 18 u. Tijdens recepties en op opbouw- of afbraakdagen wordt de Directeurswoning uiterlijk om 23 u. gesloten. De huurder voorziet zelf in de permanentie Huurperiode door derden Een huurperiode beslaat de dagen waarop het evenement plaatsvindt. Indien nodig kunnen extra dagen gehuurd worden voor opbouw en afbouw Sleutelgebruik Het ophalen en terugbrengen van de sleutels gebeurt in overleg met de dienst Cultuur. Indien anders dan afgesproken, is dat woensdagmorgen voor het ophalen en maandag voor het terugbrengen van de sleutels. Hoofdstuk 9: Opvolging vigerende regelgeving diverse overheden De geldende brandweernormen voor de Directeurswoning op vlak van de maximale evacuatiecapaciteit worden gerespecteerd. Dit betekent dat er maximaal 116 personen op hetzelfde moment in het gebouw mogen aanwezig zijn en dit verspreid over de 3 verdiepingen. De nooduitgangen en toegangsdeuren moeten vrijgehouden worden. De signalisatiebordjes moeten steeds zichtbaar blijven. Zie ook de bepalingen in de algemene gebruiksvoorwaarden. Hoofdstuk 10: Verzekering Hoofdstuk 11: Waarborg Hoofdstuk 12: Betalingsmodaliteiten Hoofdstuk 13: Toezicht 4

5 Hoofdstuk 14: Annulatie Hoofdstuk 15: Schoonmaak De huurder staat zelf in voor de schoonmaak van de woning: - in de keuken: frigo wordt leeggehaald, vaat wordt gedaan, aanrecht schoongemaakt, vloer gedweild - de parketvloer wordt met vochtige dweil en met zuiver water gepoetst - tapijten in de tentoonstellingsruimte en op de trappen worden gestofzuigd - de kelderverdieping en trappenhal worden gedweild - poetsen van het sanitair gedeelte - in de tuin, op het buitenterras en het trottoir wordt geen afval achtergelaten - moeilijk verwijderbare vlekken veroorzaakt door kaarsvet, plakmateriaal.. worden met het correcte product verwijderd. Indien dit niet mogelijk is, worden hiervoor schoonmaakkosten aangerekend. Bij beschadiging wordt een schadevergoeding aangerekend. Alle afval en materialen als gevolg van het gebruik van de woning, worden verwijderd. Hoofdstuk 16: Schade S en diefstal Bij aanvang van de huurperiode ontvangt de huurder een gedetailleerde plaatsbeschrijving. Indien de huurder bij het betreden van de tentoonstellingsruimte merkt dat er schade of andere gebreken zijn, dan kan die dit melden via een bericht op het telefoonnummer zoals vermeld in de plaatsbeschrijving. Op basis van het tijdstip van dit bericht, wordt bepaald wie verantwoordelijk is. Er mogen geen kunstwerken of affiches bevestigd worden met nagels of tape of andere materialen aan de sokkels, muren, ramen of deuren. Kleefgom kan wel indien deze gemakkelijk verwijderd kan worden. Kunstwerken worden niet opgehangen aan de trapleuning, verlichtingsrails of spots.. Voorwerpen die schade kunnen veroorzaken aan de vloer of vloerbekleding, mogen niet geplaatst worden. Het is niet toegelaten om het aanwezige designmeubilair te verplaatsen zonder overleg met de dienst Cultuur. De perlonkoorden en ophanghaken worden na elke tentoonstelling gecontroleerd. De perlonkoorden mogen niet ingekort worden. Wanneer er perlonkoorden of ophanghaken ontbreken of beschadigd zijn, worden deze aan nieuwprijs aangerekend. Hoofdstuk 17: Schorsing Bij het niet naleven van de brandweervoorschriften inzake nooduitgangen en de maximale publiekscapaciteit, wordt het evenement of de tentoonstelling stopgezet en het pand voor een periode tot de inbreuk is opgelost, gesloten. Zie ook de bepalingen in de algemene gebruiksvoorwaarden. Hoofdstuk 18 Bevoegdheden, betwisting en beroep Hoofdstuk 19: Overgangsbepalingen Niet van toepassing. 5

6 Hoofdstuk 20: Inwerkingtreding I Dit reglement werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 2 december 2013, werd voorgelegd aan de gemeenteraad op 16 december 2013 en treedt in werking vanaf 1 januari Hoo oofdst fdstuk 21: Plaatsbeschrijving In de plaatsbeschrijving wordt de staat van het pand en het meubilair beschreven en een opsomming van alle aanwezige materialen. 6