VISUMAANVRAAG RUSLAND - BUSINESS

Transcriptie

1 VISUMAANVRAAG RUSLAND - BUSINESS Algemene informatie: De ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België behandelt visumaanvragen en beslist gewoonlijk binnen 10 werkdagen om al dan niet een visum te verstrekken. Deze verwerkingsduur geldt voor aanvragen waarvan de ingediende documenten volledig zijn en de consulaire kosten zijn betaald. De verwerkingsduur kan soms afwijken, indien de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België hiertoe besluit. In dringende gevallen kan een urgente visumaanvraag worden ingediend. De verwerkingsduur kan enkel worden ingekort tot 3 werkdagen of minder, indien het ministerie van buitenlandse zaken van Rusland, de federale migratiedienst van Rusland of de consul-generaal van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België daartoe opdraagt. Bovendien kunnen sommige aanvragen tot 30 dagen in beslag nemen indien de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België dat nodig acht. Uw aanvraag dient uiterlijk 1 maand voor vertrek opgestart te worden. U moet zelf de gevraagde persoonlijke documenten aanleveren. De stad Antwerpen of Omnia Travel zijn niet verantwoordelijk voor gestelde verliezen, mogelijke weigering door de ambassade of niet tijdig toezenden van de paspoorten. Checklist aan te leveren documenten (voor meer info zie verder): Uitnodiging voor inreis in de Russische Federatie; Brief van de werkgever; Internationaal paspoort; Visumformulier (visa.kdmid.ru); Een kleurenfoto van 3,5 op 4,5 cm; Verzekeringspolis; Voor gepensioneerden/zelfstandigen/ondernemers/studenten: Solvabiliteitsbewijs Opgelet: De consulaire afdeling is gerechtigd bijkomende documenten te eisen voor de visumaanvraag, de aanvrager uit te nodigen op een gesprek of de behandelingstermijn te verlengen. Als u geen burger bent van België moet u bovendien voorleggen: Toestemming voor een ononderbroken verblijf in België van meer dan 90 dagen voor burgers van: Albanië, Bahrein, Venezuela, Haïti, Egypte, Ierland, Lesotho, Libië, Macedonië, Mali, Mexico, Nieuw-Zeeland, V.A.E., Oman, Zuid- Korea, Saudi-Arabië, Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord- Ierland, Sierra Leone, Equatoriaal-Guinea, Zuid-Afrikaanse Republiek, Japan. (Naargelang de nationale wetgeving kan een bewijs van ononderbroken verblijf in België van meer dan 90 dagen een studie- of werkvisum, werkvergunning, een tijdelijke verblijfsvergunning, enz. zijn.) Een permanente verblijfsvergunning voor België of een ander soortgelijk

2 document voor burgers van: Algerije, Angola, Afghanistan, Bangladesh, Vietnam, Georgië, India, Irak, Iran, China, Noord-Korea, Nepal, Nigeria, Pakistan, Rwanda, Syrië, Somalië, Turkije, Tsjaad, Sri Lanka, Ethiopië. Duidingen en specificaties bij de aan te leveren documenten: Voor het regelen van een gewoon eenmalig, dubbel of meermalig zakenvisum moeten de volgende zaken voorgelegd worden: Uw internationale reispas o met minstens 2 lege pagina's voor visa, o met een geldigheid van 6 maanden vanaf de datum van de afloop van de geldigheid van het visum; 1 recente en officiële pasfoto o in kleur en met witte achtergrond, op fotopapier o Op het formulier kleven, géén nietjes o Afmetingen van 35mm op 45mm o In vooraanzicht met gezicht in midden van beeld, met neutrale gelaatsuitdrukking zonder hoofddeksel of bril met getinte glazen(met uitzondering van burgers die op grond van hun nationaliteit of godsdienst op hun paspoortfoto afgebeeld zijn met hoofddeksel). Visumformulier, ingevuld op de website visa.kdmid.ru, afgedrukt en persoonlijk ondertekend door de aanvrager; Een introductiebrief van de werkgever van de aanvrager. De brief moet: o Afgegeven zijn door een Belgisch bedrijf of Belgische vestiging van dat bedrijf o Geadresseerd zijn aan het Russisch Consulaat o Op bedrijfspapier geschreven zijn o De naam en het adres van het Belgisch bedrijf vermelden o De volledige naam van de aanvrager vermelden o Een omschrijving geven van het beroep van de aanvrager o Het aantal inreizen aangeven, plus de benodigde duur van het visum o Vermelden dat het bedrijf garant staat voor de reiskosten o Uitleggen wat de activiteiten van uw bedrijf zijn o Het doel van de reis vermelden o Stempel en handtekening bevatten. Hoofding en handtekening dienen op dezelfde bladzijde te staan Uitnodiging voor inreis in de Russische Federatie, opgesteld door: 1. de Federale Migratiedienst van de Russische Federatie; - of- 2. Beslissing van het ministerie van Buitenlandse Zaken van Rusland over de afgifte van het visum; -of- 3. Schriftelijke verklaring van de Russische ontvangende organisatie;

3 Uitnodiging voor inreis : Uitgebreide info per mogelijkheid: 1.De Federale Migratiedienst van de Russische Federatie: Het te bezoeken bedrijf in Rusland moet voor de reiziger een Letter of Invitation (LOI) aanvragen bij de Federal Migration Service (FMS) in Rusland. Dit is een bruin A5- document. Het originele document moet meegestuurd worden met de visumaanvraag. 2. Beslissing van het ministerie van Buitenlandse Zaken van Rusland over de afgifte van het visum Het te bezoeken bedrijf in Rusland moet voor de reiziger een elektronische uitnodiging (telex) aanvragen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Rusland. De telex - met een 5- of 6-cijferig nummer dat nodig is voor de visumaanvraag - wordt rechtstreeks verzonden naar de ambassade. Het telexnummer moet vermeld worden op het visumaanvraagformulier. 3. Schriftelijke verklaring van de Russische ontvangende organisatie Een uitnodigingsbrief van het Russische bedrijf waar de reiziger op bezoek gaat. Een kopie is toegestaan. Deze brief moet: In het Russisch geschreven zijn Geprint zijn op briefpapier van het Russische bedrijf Het 10-cijferig INN-nummer en de datum van afgifte vermelden Gericht zijn aan het Russische consulaat Dit document moet opgesteld zijn op officieel briefpapier met de volledige identificaties van de uitnodigende organisatie en moet tevens volgende gegevens bevatten: voor de uitgenodigde persoon: naam, achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, Documentnummer paspoort met vervaldatum, verzekerende persoon, reisduur en -doel, aantal inreizen en gevolgde route; voor de uitnodigende rechtspersoon: Bedrijf of organisatie, met opgave van bedrijfsactiviteiten Volledige benaming rechtspersoon en adres, Individueel nummer van de belastingplichtige, en registratienummer, Naam en functie van de persoon die de verklaring heeft ondertekend (Directeur of CEO, handtekeningen van middenmanagement worden niet geaccepteerd) Stempel van de organisatie. Een aanvaarding van financiële verantwoordelijkheid voor de immigratie-, reis- en verblijfskosten van de aanvrager bevatten Aanvragen die met dit type uitnodiging worden ingediend komen niet in aanmerking voor een spoedprocedure; de minimum verwerkingstijd voor een single of double entry visum is 7 á 8 werkdagen en voor een multiple entry visum 12 werkdagen

4 Polis van de medische verzekering, die geldig is op het grondgebied van de Russische Federatie en de geldigheidsduur van het visum dekt met uitzondering van gevallen op grond van wederkerigheid. Ter overweging worden alleen verzekeringspolissen aanvaard van Russische verzekeringsmaatschappijen of de verzekeringsmaatschappijen die herverzekeringsovereenkomsten hebben afgesloten met Russische verzekeringsmaatschappijen, die een licentie hebben voor verzekeringen van dat type of een overeenkomst met een servicemaatschappij (assistentiemaatschappij), die de maatschappij medische hulp (medisch diensten en medisch vervoer) verleent in een mate niet kleiner dan voorzien door de minimumlijst. Ter overweging worden geen verzekeringspolissen of bevestigingsbrieven aanvaard die de vermelde gegevens niet bevatten, formulieren met stempels van verzekeringsmaatschappijen enz. De polis en het daaraan verbonden Engelstalig attest van medische verzekering voor Rusland moet bevatten: Datum van afsluiting van de overeenkomst Polisnummer voor-, vaders-, achternaam van de verzekeraar gegevens van de verzekeraar de geldigheidsduur van de polis moet de hele verblijfsduur op het grondgebied van de Russische Federatie dekken in het geval van de regeling van een eenmalig of dubbel visum en de duur van de eerste reis in het geval van een meermalig visum lijst van de medische prestaties en prestatie m.b.t. tot medisch transport, met inbegrip van de repatriëring van overblijfselen de minimale dekkingssom moet EUR bedragen dekkingsgebied: de hele wereld of de Russische Federatie, Europa, met inbegrip van Rusland) handtekening van de verzekeraar Standaard aanvaarde verzekeringsmaatschappijen zijn: o AIG, AIM, AXA, CORIS, DKV, EUROPESE, EUROPE ASSISTANCE, ELVIA, ASSURANCE, GLOBAL VOYAGER, INTERNATIONAL SOS, IPA, TOURING Indien uw verzekeringsmaatschappij hierboven niet vermeld staat, moet op het document de naam van de Russische verzekeraar die als partner optreedt, vermeld worden. Voor gepensioneerde, Zelfstandigen, individuele ondernemers en studenten: Solvabiliteit proef - Bank account / credit / debit card staat van de mutaties voor de laatste 2 weken. Iedere persoon moet EUR voor een week van verblijf in zijn / haar beschikking U vindt een voorbeeld van de brief in het aanvraagpakket. (Bij de selectie van de plaats van indiening van de documenten moet het visumcentrum aangegeven worden waar u van plan bent de documenten in te dienen) De consulaire en servicetarieven kunnen direct betaald worden in het visumcentrum.

5 Voorbeeldbrief van de werkgever: [Company letterhead paper] Sample Letter of Introduction Dear Madam, Dear Sir, To the attention of the Consulate General of the Russian Federation in Antwerp Della Faillelaan Antwerpen Belgium This letter is to confirm that the following employee [traveller s name & surname], is required to travel to Russia for business reasons: Full name: [enter name as in passport] Nationality: [enter nationality] Passport number: [enter passport number] Passport issue date: [enter passport issue date] Passport expiry date: [enter passport expiry date] Job Title: [enter position in company] Date of employment: [enter start date of your employment] Type of contract: [enter type of contract] We, company name, wish to specify that traveller s name will be travelling to Russia for professional reasons in order to company s purpose(s) for this trip. Organisation to be visited: [enter inviting company name and address if known] e.g. Meetings & visits as per the programme of Antwerp Trade Mission 2018 Validity requested: [enter length of visa required] Number of entries requested: [single/double/multiple] Entry date: [enter entry date] 22 April 2018 Exit date: [enter exit date] 28 April 2018 Company activities: [please describe in a few sentences what the main business activities of your company are] Please grant the relevant visa for [enter applicant s name] to travel. We confirm that he/she will be in receipt of a return ticket, he/she is covered by our company insurance policy, and all expenses for his/her journey will be met by [enter company name]. Please do not hesitate to contact us should you have any questions. Kind regards Name of manager / CEO Signature

6 Voorbeeldbrief uitnodiging Russische partner: ООО «Дельта Инвест» Россия, , Москва ул. Знаменка, д. 3 Тел: (495) Факс: (495) [на фирменном бланке организации] ИНН , КПП ОГРН р/с в ОАО «Банк ВТБ» БИК В Генеральное консульство Российской Федерации в Королевстве Бельгия 01 декабря 2011 г. ПРИГЛАШЕНИЕ Настоящим письмом ООО «Дельта Инвест» приглашает подданного Бельгии VAN DAMME RUDY FRANK ROBERT в Российскую Федерацию посетить офисы в Москве, Санкт-Петербурге и Самаре для проведения переговоров с клиентами компании и обсуждения текущих проектов (участия в семинаре, выступления на конференции, проведения тренинга для сотрудников ООО «Дельта Инвест»). Просим выдать господину VAN DAMME RUDY FRANK ROBERT обыкновенную деловую (гуманитарную) однократную (двукратную, многократную) визу сроком действия с по Сведения о приглашаемом лице: ФИО VAN DAMME RUDY FRANK ROBERT Дата рождения Пол Гражданство (подданство) Номер паспорта мужской Бельгия EI Дата выдачи Дата окончания срока действия Государство, место рождения Место работы и адрес Должность Пункты посещения в РФ Бельгия, г. Антверпен Belg Invest NV, Rue Haute 11, 1000 Bruxelles, Belgique Менеджер по работе с корпоративными клиентами Москва, Санкт-Петербург, Самара ООО «Дельта инвест» берет на себя всю ответственность, связанную с пребыванием г-на VAN DAMME RUDY FRANK ROBERT на территории РФ, с его передвижением и выездом в установленные сроки за пределы РФ. С уважением, Административный директор [подпись, печать] Иванов П.С.

7 Voorbeeldbrief verzekeringsattest: INSURANCE name Address telefoon fax xx/xxxxxxx xx/xxxxxxx Addressee/ insured person uw brief van ons kenmerk: polisnummer bijlage(n) CERTIFICATE City, date Dear Sir or Madam, Further to your question, we confirm you that the following persons are insured in the Personal Assistance policy number xxxxxxxxxxxx Names : Last Name/ FIrst Name / Title The above mentioned contract is an assistance contract offering a world-wide coverage included the Russian Federation with as commencement date 01/01/2018 and as termination date 02/01/2019. This contract covers the medical costs abroad and the search and rescue costs up to an amount of EUR per person. This amount includes the following compensation limits: - xxx EUR for the search costs if you get lost or go missing - xxx EUR for your follow-up medical treatment in Belgium; these costs are covered up to 1 year after the return - xxx EUR for costs for light dental surgery and for prostheses and/or orthopaedic appliances. The personal share of the insured in the costs amounts to xxx EUR. This contract also covers the costs of repatriation to Belgium if the medical condition so requires. When and how your repatriation will occur exclusively depends on the medical condition and on the decision of the doctors in attendance. The payments made in the framework of this assistance contract are always limited to the unforeseen expenditure and after exhaustion of the payments made by the National Health Service. Yours faithfully,

8 DE ONLINE PROCEDURE VOOR HET AANVRAAGFORMULIER: Ga naar de website via (via de bovenste (adres)balk op uw scherm en niet via Google) U krijgt onderstaand scherm. Vul uw gevraagde gegevens in en neem de onderstaande gegevens in fluo over waar nodig : Indien onbekend vermeld is, moet dit nog bepaald worden. Deze velden kan u pas later aanvullen. Country (selecteer het land waar u het visum aanvraagt) BELGIUM Taalkeuze ENGLISH Gelieve het vakje I have read this information aan te vinken Klik vervolgens op COMPLETE NEW APPLICATION FORM (later kan u met Open previously completed application uw aanvraag terug oproepen Op de volgende pagina kiest u zelf een paswoord waarmee u de volgende keer terug in uw formulier kan om eventueel iets te wijzigen. U herhaalt het paswoord nogmaals bij confirm password U typt de cijfer/letter code in de afbeelding over en klikt op Submit (als dat niet lukt kunt u meerdere pogingen doen)

9 U krijgt een Application ID. Noteer dit samen met uw paspoort zodat u later nog in het formulier kan als u iets moet wijzigen of vervolledigen. Daarna klikt u op Next om het formulier op te starten

10 VISA DETAILS: vul achtereenvolgens in Nationaliteit Tenzij u de Russische nationaliteit hebt gehad, zet u NO bij vraag twee Purpose of visit (section): BUSINESS VISITS Purpose of visit: BUSINESS Visa Category and type: COMMON BUSINESS Number of entries: SINGLE Date of entry into Russia: datum van aankomst in Rusland (in het voorbeeld hierboven is de datum fictief) voor uw reis is de datum: 22 April 2018 Date of exit from Russia: datum van vertrek uit Rusland (in het voorbeeld hierboven is de datum fictief), voor uw reis is de datum: 28 April 2018 Klik op Next

11 PERSONAL DETAILS SURNAME = Familienaam zoals in reispas Voornamen zoals in reispas Other names? YES/NO Male / Female Geboortedatum Geboorteplaats NO invullen tenzij u in Rusland bent geboren Klik op Next

12 PASSPORT DETAILS Passport details: In dit scherm vult u uw paspoortnummer (reispas) in (vergeet zeker de 2 letters voor de cijfers niet!), de datum van uitgifte van uw paspoort en de vervaldatum.

13 VISIT DETAILS Hier vult u de gegevens in van de organisatie/het bedrijf dat uw uitnodiging verzorgd heeft Indien u uw uitnodiging en visumaanvraag via Omnia Travel wil laten regelen vult u onderstaande gegevens in: Selecteer Travel Company bij de eerste vraag. Name of organization: RUSMICE. Address: Office 41, 1/30 building 2, Petrovsky Lane, MOSCOW ( TIN Organization : openlaten Directive (telex) number: openlaten Invitation number: openlaten Itinerary (Places to visit): vul in eerste vak Moscow in, daarna klikt u op add en vermeldt u in het tweede vak Saint Petersburg

14 Do you have medical insurance policy valid in Russia (hebt u een geldige verzekering voor medische bijstand in Rusland). Vul yes in en vermeld uw polisnummer. Vraag dit zeker na bij uw verzekeraar, met de vraag een Engelstalig attest van verzekering te krijgen. Was u reeds in Rusland: indien ja, vul dan de data in van uw meest recente bezoek. Klik daarna op NEXT

15 NEXT Do you have a permanent residential address?: hier altijd YES aanduiden o Your permanent address: straat + huisnummer + postcode + woonplaats in o Your phone number: uw nummer vaste telefoon of GSM o Your fax : mag open gelaten worden o Your zeker niet vergeten een geldig adres in te vullen! Do you work in the present time?: Yes invullen met gegevens werkgever(hier ook e- mailadres werkgever invullen ) of No indien gepensioneerd (Retired) Children under 16 years and other relatives written in your passport: YES/NO Do you currently have relatives in Russia: YES/NO

16 Selecteer Consulate General of the Russian Federation in Antwerp en klik op NEXT. De volgende pagina die u ziet is een overzichtje van al uw ingevulde gegevens. Hier kan u nog correcties aanbrengen indien nodig (via edit). Vervolgens helemaal naar beneden gaan op de pagina en klikken op SAVE. Op de volgende pagina kan u het formulier afdrukken. U klikt hiervoor op PRINT A4 zodat u een PDF bestandje krijgt om te openen. Print het formulier (recto verso of in 2 pagina s). U kan de pdf eventueel ook opslaan op uw computer. U moet het formulier tekenen en er uw foto opkleven, het is dus belangrijk van dit te bewaren én af te drukken.