JURIDISCHE AANDACHTSPUNTEN BIJ HET HANTEREN VAN ALGEMENE VOORWAARDEN

Transcriptie

1 JURIDISCHE AANDACHTSPUNTEN BIJ HET HANTEREN VAN ALGEMENE VOORWAARDEN Vrijwel alle bedrijven in Nederland werken met algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden (hierna: "algemene voorwaarden") bij de verkoop van hun producten of de levering van hun diensten. Dit betreft vaak branchevoorwaarden die zijn opgesteld door een brancheorganisatie en die door meerdere bedrijven in de branche ongewijzigd worden gebruikt doch in sommige gevallen stellen bedrijven ook hun eigen algemene voorwaarden op of laten deze opstellen door een advocaat. Naast algemene verkoopvoorwaarden bestaan ook algemene inkoopvoorwaarden, die sommige (veelal grotere) bedrijven hanteren wanneer zij als afnemer een overeenkomst tekenen. Deze inkoopvoorwaarden komen echter veel minder voor. In mijn artikel zal ik hieraan voorbijgaan en mij uitsluitend richten op de verkoopvoorwaarden. De wettelijke regels voor inkoopvoorwaarden zijn min of meer gelijk. Er bestaan veel misverstanden over de wijze waarop de algemene voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard en over de verplichtingen ten aanzien van het verstrekken van een kopie van de voorwaarden aan de klant. Indien hierbij fouten worden gemaakt, zijn de algemene voorwaarden eenvoudigweg niet van toepassing of kunnen ze geheel worden vernietigd. Vaak wordt dit soort fouten dat pas ontdekt nadat al een geschil met de betreffende afnemer is ontstaan, zodat herstel te laat is. Bepalingen in de algemene voorwaarden bijvoorbeeld met betrekking tot beperking van aansprakelijkheid, boeterente en toepasselijk verklaring van Nederlands recht kunnen dan eenvoudigweg niet worden ingeroepen. Bij het voeren van procedures maak ik dit regelmatig mee. In dit korte artikel beschrijf ik een aantal belangrijke aspecten van algemene voorwaarden en geef ik wat tips en aandachtspunten voor het gebruik van algemene voorwaarden, gericht op ondernemers en ondernemingen die met algemene voorwaarden werken. Overeenkomen van toepasselijkheid Het meest wezenlijk bij het werken met algemene voorwaarden is dat u met uw afnemers expliciet overeenkomt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten die u sluit. U dient duidelijk aan te geven dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn en uw klant dient dit te accepteren. Wanneer toepasselijkheid van de algemene voorwaarden niet (op deze wijze) is overeengekomen, hoeft over de inhoud niet meer gediscussieerd te worden. In dat geval werken de algemene voorwaarden sowieso niet. Nu de algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de totale overeenkomst/afspraken met de klant, dient u tegelijk met de inhoudelijke aspecten van de overeenkomst ook te regelen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Zodra partijen overeenstemming hebben bereikt over de wezenlijke aspecten van een overeenkomst zoals prijzen, aantallen etc. is de overeenkomst perfect geworden en bestaat in feite geen ruimte meer voor aanvullende voorwaarden, zoals de toepasselijkheid van een set algemene voorwaarden. Uiterlijk bij het accepteren van een offerte of het bevestigen van een order, dient u dus expliciet met de klant overeen te komen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. 1

2 Een fout die veel gemaakt wordt, is dat de algemene voorwaarden pas van toepassing worden verklaard door vermelding van deze toepasselijkheid op de later toegezonden factuur of op de verzendbonnen. Dat is te laat. De overeenkomst is dan al eerder tot stand gekomen (namelijk bij het plaatsen en accepteren van de order of opdracht) en bij dat sluiten van de overeenkomst zijn dus geen algemene voorwaarden overeengekomen. Dat kan niet achteraf alsnog door de algemene voorwaarden eenzijdig van toepassing te verklaren. Een andere fout die wel gemaakt wordt, is dat bedrijven bij een offerte slechts in bijlage een exemplaar van de algemene voorwaarden meezenden, zonder daarover expliciet afspraken te maken. Dat is niet voldoende. Men moet expliciet overeenkomen dat de voorwaarden van toepassing zijn. Uit het enkele feit dat de algemene voorwaarden worden meegestuurd blijkt nog niet dat ze van toepassing zijn. De meest voor de hand liggende manier om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de door u te sluiten overeenkomst/opdracht, is door dit expliciet op te nemen in de offerte of aanbieding van uw bedrijf. Een offerte wordt immers altijd verzonden voordat de overeenkomst definitief is; de overeenkomst wordt gesloten door aanvaarding van uw offerte (al dan niet met wijzigingen). Indien de klant de offerte accepteert, accepteert hij ook de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden (tenzij hij deze expliciet afwijst, in welk geval u met hem in onderhandeling kunt treden over dit punt). In een offerte doet u een aanbod om te leveren onder de door u voorgestelde condities. Onder deze condities valt dus de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden. U komt dit overeen door standaard in (de macro voor) uw offertes op te nemen: "Op alle overeenkomsten met [BEDRIJF] zijn de algemene voorwaarden van [BEDRIJF] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden hebben wij bij deze offerte gevoegd." Van belang is wel dat de overeenkomst vervolgens overeenkomstig de offerte wordt gesloten, bijvoorbeeld door ondertekening van de offerte door de klant of door de (bij voorkeur schriftelijke) mededeling van de klant dat hij de offerte aanvaardt. Wanneer naar aanleiding van de offerte een nieuw document tot stand komt waardoor de offerte in feite komt te vervallen dienen in deze nieuwe overeenkomst de algemene voorwaarden opnieuw van toepassing te worden verklaard. Indien de offerte in de aangeboden vorm wordt geaccepteerd, doch met een aantal specifieke opmerkingen of wijzigingen, dan zijn de algemene voorwaarden wel rechtsgeldig overeen gekomen. Indien u niet met een offerte of aanbiedingsbrief vooraf werkt, kunt u de algemene voorwaarden nog van toepassing verklaren bij de opdrachtbevestiging of orderbevestiging. In dat geval gaat het initiatief tot het aangaan van de overeenkomst immers uit van de klant, die u een opdracht of order verstrekt zonder een concrete voorafgaande aanbieding uwerzijds. U moet die opdracht of order dan aanvaarden om de overeenkomst tussen u en de klant tot stand te brengen. In uw opdracht- of orderbevestiging geeft u in dat geval aan de opdracht of order te aanvaarden, doch slechts onder de voorwaarde dat uw algemene voorwaarden op de te sluiten overeenkomst van toepassing zijn. U kunt dat doen door standaard in (de macro voor) uw opdracht-/orderbevestiging op te nemen: "Hierbij bevestig ik u namens [BEDRIJF] dat wij uw order/opdracht hebben ontvangen en deze zullen uitvoeren onder de in deze opdracht-/orderbevestiging opgenomen voorwaarden. Op alle overeenkomsten met [BEDRIJF] zijn de algemene voorwaarden van [BEDRIJF] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden hebben wij hierbij gevoegd." Indien de klant naar 2

3 aanleiding van uw opdracht- of orderbevestiging geen bezwaar maakt tegen de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden, zijn deze gewoon van toepassing. In geval van een balieverkoop is het wat lastiger om algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. In theorie zou de baliemedewerker expliciet aan de klant moeten melden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, voordat de klant laat weten tot aankoop over te gaan. In de praktijk is dit veelal onwerkbaar. Het is wel raadzaam om bij de afhandeling aan de balie meteen een afleverbon aan de klant te verstrekken waarop is vermeld dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het is daarbij van belang om aan de achterzijde van deze afleverbon ook de algemene voorwaarden af te drukken. Wanneer de afleverbon voorafgaand aan het afrekenen aan de klant wordt verstrekt, dan zou u kunnen zeggen dat u vooraf de algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard op de levering. In geval van een conflict voor een rechter, zou echter nog wel discussie kunnen ontstaan over de vraag of dit wel voldoende is. Dit is twijfelachtig. Wanneer het om een risicovolle klant of risicovolle of kostbare levering gaat, zou de baliemedewerker de klant kunnen vragen om te tekenen voor de toepasselijkheid en ontvangst van de algemene voorwaarden op de afleverbon, voordat afrekening plaatsvindt. Dat volstaat. In de praktijk betreffen balieverkopen in het algemeen betrekkelijk kleine orders en is het niet onoverkomelijk dat de algemene voorwaarden eventueel niet van toepassing zijn. In geval op enig moment in het verkooptraject een daadwerkelijke schriftelijke overeenkomst wordt getekend, dient in die overeenkomst uiteraard nadrukkelijk te zijn opgenomen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, en dient de klant een exemplaar van die voorwaarden te ontvangen. Conflict tussen algemene verkoopvoorwaarden en algemene inkoopvoorwaarden Wat nu als uw bedrijf haar algemene verkoopvoorwaarden van toepassing verklaart en de klant zijn algemene inkoopvoorwaarden? In dat geval is het verstandig om expliciet aan de klant te laten weten dat uw bedrijf de geldigheid van de algemene inkoopvoorwaarden van de klant niet erkent. In de algemene voorwaarden van uw bedrijf kunt u een artikel opnemen dat u de algemene inkoopvoorwaarden van de klant niet erkent. Dit artikel is echter in principe niet voldoende. U moet expliciet in een aparte brief vermelden dat u de algemene inkoopvoorwaarden niet erkent. Het verdient de voorkeur om dat schriftelijk te doen, in verband met de bewijspositie. Om de afwijzing van eventuele algemene inkoopvoorwaarden van uw klant zo vriendelijk mogelijk te formuleren zou in de standaardtekst van offertes en orderbevestigingen kunnen worden opgenomen: "[BEDRIJF] levert haar producten uitsluitend onder toepassing van haar eigen algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden, en aanvaardt daarbij geen algemene voorwaarden van anderen." Deze tekst dient wel opgenomen te worden in de eigenlijke tekst van de brief. Dit mag niet een voorgedrukte regel zijn op het briefpapier. In de standaardmacro's voor offertes en opdrachtbevestigingen zou een dergelijke regel kunnen worden toegevoegd. Het is niet zeker of deze regel voldoende is wanneer voor een rechter discussie wordt gevoerd over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. In ieder geval zal hiermee bereikt zijn dat de algemene inkoopvoorwaarden van de klant van tafel zijn, doch dit betekent nog niet dat de algemene voorwaarden van uw bedrijf wel van toepassing zijn. 3

4 Wanneer beide partijen aan elkaar aangeven dat zij elkaars algemene voorwaarden niet erkennen, dan gelden in principe geen algemene voorwaarden. Bij leveringen aan grote partijen zal deze discussie al snel aan de orde zijn, aangezien grote partijen vrijwel nooit de algemene voorwaarden van hun wederpartij aanvaarden. In dat geval zal het niet lukken om de wederpartij te slim af te zijn om toch de eigen algemene voorwaarden van toepassing te kunnen verklaren. Het lijkt dan zinvol om met beide partijen om de tafel te gaan zitten en uit te onderhandelen welke algemene voorwaarden over en weer aanvaardbaar zijn. Er kunnen dan concrete afspraken worden gemaakt over zaken als maximumbedragen voor de aansprakelijkheid van uw bedrijf, vervaltermijnen voor klachten en reclames e.d. Deze gang van zaken is op zich gebruikelijk. Onderhandelen over de inhoud van algemene voorwaarden Hoewel algemene voorwaarden bedoeld zijn om in één keer, als volledige set aan een contractuele wederpartij te worden "opgelegd" is het zeer wel mogelijk om over algemene voorwaarden te onderhandelen en per voorwaarde nadere afspraken te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld in de overeenkomst met uw klant afspreken dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, met uitzondering van [artikel x] met betrekking tot de boeterente. Of u kunt afspreken dat uw aansprakelijkheid - in afwijking van [artikel y] zal zijn beperkt tot per kwartaal. Algemene voorwaarden vormen gewoon een onderdeel van de overeenkomst tussen partijen en het staat u derhalve vrij om die afspraken bij nadere overeenkomst te wijzigen, aan te vullen of bepaalde voorwaarden buiten toepassing te verklaren. Daarbij geldt dat een specifieke tussen partijen gemaakte afspraak voor een bepaalde transactie altijd voor gaat op de bepalingen van de algemene voorwaarden. Het is wel aan te raden om deze afwijkingen schriftelijk vast te leggen. Kennisneming van de inhoud van algemene voorwaarden Er bestaan veel misverstanden over de vraag of het nodig is om aan de wederpartij een exemplaar van de algemene voorwaarden ter beschikking te stellen. In principe is dit verplicht en dient u altijd een exemplaar van de algemene voorwaarden aan uw klant te overhandigen of mee te sturen. Slechts wanneer de wederpartij een "grote onderneming" is, is zij ook aan de algemene voorwaarden gebonden wanneer zij de inhoud daarvan niet kent. Dit geldt wanneer de wederpartij een B.V. of N.V. is die haar jaarrekening bij de Kamer van Koophandel heeft gedeponeerd of wanneer zij een bedrijf is met meer dan 50 werknemers. Uitgangspunt is dat bedrijven van deze omvang zo professioneel zijn dat zij zelf wel kunnen zorgen dat ze geïnformeerd worden over de algemene voorwaarden. Om vergissingen te voorkomen is het echter aan te bevelen om altijd (standaard) een exemplaar van uw algemene voorwaarden mee te sturen, ongeacht wie de wederpartij is. Bij kleinere bedrijven en gewone (natuurlijke) personen verplicht de wet u om aan uw klanten een redelijke mogelijkheid te bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit wordt in de wet nader ingevuld, waarbij als uitgangspunt geldt dat u verplicht bent om aan uw klanten een exemplaar van de algemene voorwaarden ter hand te stellen (of toe te sturen). Indien u dat niet doet, is het mogelijk dat de algemene voorwaarden op initiatief van uw klant vernietigd worden, in welk geval u er geen beroep meer op kunt doen. Het enkel verwijzen naar een website waar de algemene voorwaarden kunnen worden gedownload is in principe niet voldoende. Slechts wanneer het "redelijkerwijs niet mogelijk is" om de algemene 4

5 voorwaarden te overhandigen of mee te sturen (bijv. bij een telefonisch gesloten verkoop of indien de algemene voorwaarden zeer omvangrijk zijn), kunt u volstaan met verwijzing naar de Kamer van Koophandel of griffie waar de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd of met verwijzing naar uw website, mits u aangeeft de algemene voorwaarden op verzoek alsnog te zullen opsturen. In geval van bestellingen via internet moet voorafgaand aan de bestelling duidelijk zijn dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en moet eveneens voorafgaand aan de bestelling de kans worden geboden om de algemene voorwaarden te downloaden of te printen. Bij een bestelling en offerte/opdrachtbevestiging per gelden de algemene regels van meesturen of overhandigen van de algemene voorwaarden, waarbij geldt dat u de algemene voorwaarden digitaal kunt meesturen met uw offerte of order/-opdrachtbevestiging. Indien u kunt aantonen dat uw klant uw algemene voorwaarden wel degelijk kende ook al had u ze niet meegezonden kan de klant de algemene voorwaarden in principe niet vernietigen. Dit doet zich bijvoorbeeld voor indien u regelmatig zaken doet met eenzelfde klant en deze klant de algemene voorwaarden wel kent uit eerdere transacties met uw bedrijf. In geval van discussie over het verstrekken van de algemene voorwaarden draagt u als bedrijf in principe de bewijslast dat u de algemene voorwaarden aan de klant ter hand heeft gesteld. In verband daarmee zijn er inmiddels veel bedrijven die in een orderformulier of bij ondertekening van een offerte e.d. de klant laten verklaren dat hij een exemplaar van de algemene voorwaarden heeft ontvangen, waarvoor de klant dan moet tekenen. Deponeren algemene voorwaarden bij rechtbank of KvK Het is mogelijk om algemene voorwaarden te deponeren bij de griffie van de rechtbank of de Kamer van Koophandel in het gebied waar uw bedrijf gevestigd is. Dit heeft twee functies: 1. een bewijsfunctie: u kunt achteraf geen discussie krijgen over de exacte inhoud van uw algemene voorwaarden, met name bij verschillende versies; 2. u kunt uw klanten verwijzen naar de rechtbank of KvK in geval het redelijkerwijs niet mogelijk is om de klant de algemene voorwaarden vooraf toe te sturen (zie bovenaan deze pagina). Uw klanten kunnen uw algemene voorwaarden dan opvragen bij de rechtbank of Kamer van Koophandel. Veel rechtbanken publiceren de bij hen gedeponeerde algemene voorwaarden op hun website (bereikbaar via De kosten van deponering bedragen momenteel (juni 2007) bij de rechtbank 94,- per deponering en bij de Kamer van Koophandel 18,- per gedeponeerde set voorwaarden per jaar. Inhoud algemene voorwaarden De uiteindelijke inhoud van de algemene voorwaarden van een bedrijf is eigenlijk altijd het resultaat van een compromis tussen het zoveel mogelijk uitsluiten van aansprakelijkheid en veilig stellen van de belangen van het betreffende bedrijf, de wettelijke beperkingen daarbij en de commerciële belangen. In principe zou u in de algemene voorwaarden het liefst iedere vorm van aansprakelijkheid uitsluiten en zou u de rechten van de klant zoveel mogelijk willen beperken in uw voordeel. De belangrijkste reden om dit niet te doen is dat dit commercieel natuurlijk onverstandig is. De algemene voorwaarden 5

6 moeten de positie van uw bedrijf zoveel mogelijk versterken, zonder dat de klant het gevoel krijgt dat hij in de hoek wordt gedrukt. Een andere beperking wordt gegeven door de wet. Indien algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn, kunnen zij worden vernietigd door uw klant (zie hierna). Bepaalde voorwaarden zijn volgens de wet altijd of in de meeste gevallen onredelijk bezwarend. Dergelijke bedingen dienen in de algemene voorwaarden zoveel mogelijk vermeden te worden om problemen te voorkomen. Onredelijk bezwarende algemene voorwaarden In de wet is geregeld dat algemene voorwaarden vernietigd kunnen worden wanneer ze onredelijk bezwarend zijn. De klant kan die algemene voorwaarden die onredelijk bezwarend zijn vernietigen, hetgeen betekent dat deze algemene voorwaarden daarna niet langer van toepassing zijn. De overige voorwaarden blijven dan wel gewoon gelden. Niet alle klanten kunnen een beroep doen op vernietiging van onredelijk bezwarende algemene voorwaarden. Grote wederpartijen zijn in alle gevallen gebonden aan de algemene voorwaarden, ook wanneer deze onredelijk bezwarend zijn (tenzij de algemene voorwaarden niet op de juiste manier van toepassing zijn verklaard). Ook hier geldt als norm dat een "grote wederpartij" een B.V. of N.V. is die haar jaarrekening heeft gepubliceerd bij de Kamer van Koophandel of een bedrijf dat meer dan 50 werknemers heeft. Voor klanten die geen beroep of bedrijf hebben (consumenten) geldt dat in de wet een tweetal lijsten is opgenomen met voorbeelden van algemene voorwaarden die zo onredelijk bezwarend zijn dat ze (vrijwel) per definitie ongeldig zijn. Dit zijn de "zwarte lijst" en de "grijze lijst". Bedingen op de zwarte lijst zijn per definitie onredelijk bezwarend en dus vernietigbaar. Van bedingen op de grijze lijst wordt vermoed dat deze onredelijk bezwarend zijn, maar het bedrijf dat de algemene voorwaarden hanteert mag bij een rechter nog beargumenteren en onderbouwen dat de betreffende voorwaarden in dit specifieke geval niet onredelijk bezwarend zijn. Voorbeeld van bedingen op de zwarte lijst zijn: bepalingen die de afnemer het recht ontnemen om de overeenkomst te ontbinden in geval van wanprestatie; bepalingen die de verjarings- en vervaltermijnen verkorten tot minder dan een jaar. Voor kleine bedrijven geldt dat de zwarte en grijze lijst uit de wet een zekere "reflexwerking" hebben. Dat wil zeggen dat een rechter aansluiting zoekt bij deze lijsten wanneer hij beoordeelt of een beding onredelijk bezwarend is voor deze kleine ondernemer. Bij de vraag of een beding onredelijk bezwarend is zal de rechter naar alle omstandigheden kijken. Zaken die daarbij van belang zijn, zijn onder meer: de deskundigheid en professionaliteit van de klant, de vraag of de klant zelf ook algemene voorwaarden hanteert, de overige inhoud van de algemene voorwaarden, de manier waarop de overeenkomst tot stand is gekomen en over de algemene voorwaarden is gesproken etc. 6

7 Conclusie In alle gevallen geldt dat het meest belangrijk is dat de algemene voorwaarden op de juiste manier van toepassing worden verklaard. Wanneer dit immers niet goed gebeurt, zijn de algemene voorwaarden in het geheel niet van toepassing en is iedere verdere discussie overbodig. Wanneer een conflict ontstaat tussen de algemene verkoopvoorwaarden van uw bedrijf en de algemene inkoopvoorwaarden van de klant, dan is het van belang om dit conflict te onderkennen. U kunt dan proberen om alsnog uw eigen algemene voorwaarden door te drukken, doch indien dit niet lukt verdient het de voorkeur om een open gesprek te voeren over de algemene voorwaarden van beide partijen en om met elkaar per artikel te overleggen welke voorwaarden wel acceptabel zijn en om concreet af te spreken tot hoever uw aansprakelijkheid beperkt kan worden e.d. Dit geldt uiteraard ook voor situaties waarin u de afnemer bent en u de algemene verkoopvoorwaarden van de leverancier niet (geheel) wenst te aanvaarden. U kunt gewoon per artikel onderhandelen en wijzigingen aanbrengen in algemene voorwaarden. Wanneer de algemene voorwaarden op de juiste manier van toepassing zijn verklaard, dan kunnen deze een vergaande bescherming van de rechtspositie van uw bedrijf bieden. Tegenover "grote wederpartijen" (B.V.'s en N.V. s met een publicatieplicht voor de jaarrekening en bedrijven met meer dan 50 werknemers) geldt dat deze bedrijven achteraf de inhoud van de algemene voorwaarden eigenlijk niet aanvechten. Zodra zij instemmen met de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, zijn zij daaraan in principe volledig gebonden. Voor kleinere wederpartijen en consumenten is wat voorzichtigheid geboden. Aan deze partijen moet in principe altijd een exemplaar van de algemene voorwaarden worden toegezonden. Bovendien kunnen deze partijen eventueel voor een rechter aanvoeren dat bepaalde algemene voorwaarden zodanig onredelijk zijn dat deze in de relatie met uw bedrijf niet gelden. Annette van Vught 7