Het derdenonderzoek toegelicht

Transcriptie

1 2007 Het derdenonderzoek Wat mogen wij doen als we bij u informatie willen verzamelen voor de belastingheffing of belastingschulden van anderen? Deze brochure gaat daarover. U leest wat wij aan u mogen vragen over anderen en hoe u uw medewerking moet verlenen aan een zogenoemd derdenonderzoek. En u ziet wat wij wel en niet mogen doen tijdens zo n onderzoek. Voor wie is deze brochure bedoeld? Deze brochure is bedoeld voor iedereen die een administratie bij moet houden. Het is namelijk mogelijk dat wij (delen van) deze administratie gebruiken voor onderzoek naar de belastingen van anderen. Dit noemen we een derdenonderzoek. Wie zijn verplicht om een administratie bij te houden? Er zijn twee groepen die in bepaalde gevallen verplicht zijn om een administratie bij te houden: rechtspersonen; natuurlijke personen. Natuurlijke personen zijn mensen van vlees en bloed. Dit in tegenstelling tot rechtspersonen. Onder die term valt elke instelling die rechts- en handelingsbevoegd is. ON 990-1Z*1FD Rechtspersonen Alle rechtspersonen moeten een administratie bijhouden. en van rechtspersonen zijn: naamloze vennootschappen; besloten vennootschappen; verenigingen; stichtingen; buitenlandse rechtspersonen.

2 Natuurlijke personen Natuurlijke personen kunnen verplicht zijn om een administratie bij te houden. Dat is bijvoorbeeld zo als u: ondernemer bent; werknemers in dienst heeft; geld of een gebouw in uw onderneming heeft zitten. Wie zijn niet verplicht om een administratie bij te houden? Alle overige natuurlijke personen zijn niet verplicht om een administratie bij te houden. Het kan zijn dat u wel een administratie heeft. U hoeft het dan niet goed te vinden dat wij uw administratie bekijken om informatie te krijgen over een ander. U hoeft dan ook op vragen over anderen geen antwoord te geven. Als wij wel informatie willen hebben, zullen wij u erop wijzen dat u niet verplicht bent om mee te werken. Wij vragen u of u ons vrijwillig (delen van) uw administratie wilt laten zien. Wat is een derdenonderzoek? Een derdenonderzoek is een onderzoek naar de belastingen van een ander, oftewel van een derde. en zijn een leverancier of een afnemer met wie u een zakelijke relatie hebt. Andere voorbeelden zijn overheidsinstellingen en branchegenoten. Tijdens een derdenonderzoek komt een van onze controlemedewerkers bij u. Hij verzamelt dan gegevens en inlichtingen die van belang kunnen zijn voor het heffen van belastingen en het invorderen van belastingschulden van een ander: de derde. U kunt hierbij denken aan nota s, facturen, kwitanties, declaraties, kopieën uit het kasboek en dergelijke. Iemand heeft bij uw reisbureau een reis geboekt. In zijn aangifte zien wij wel dat hij de kosten daarvan aftrekt, maar het is niet duidelijk wat voor soort kosten het zijn. Een controlemedewerker kan bij u langskomen om te beoordelen of het inderdaad om zakelijke kosten gaat, of om een privé-uitgave. Verantwoording Onze bevoegdheid om een derdenonderzoek in te stellen, is wettelijk geregeld. Als wij gegevens over derden bij u opvragen, kan dat lastig voor u zijn. Wij proberen zo min mogelijk overlast te veroorzaken. We maken altijd de afweging: weegt het belang van het onderzoek op tegen de last die u daardoor heeft? Ook vragen we niet onbeperkt gegevens op. We doen alleen onderzoek naar gegevens die van belang kunnen zijn voor de heffing of inning van belastingen. Wat gebeurt er als u niet meewerkt? U moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Als u dat niet doet, begaat u een strafbaar feit. Daarnaast kunnen wij u dwingen om uw verplichtingen na te komen via de rechter (in een civiel kort geding). Als de rechter ons gelijk geeft, kan hij uw medewerking afdwingen. De rechter kan u laten gijzelen (opsluiten). Of hij kan u een last onder dwangsom opleggen (dat is een bedrag dat u moet betalen voor elke dag dat u de verplichtingen niet nakomt). 2

3 Wanneer doen we een derdenonderzoek? Derdenonderzoeken kunnen deel uitmaken van verschillende soorten van onderzoek: lopend onderzoek; toekomstig onderzoek; speciaal onderzoek; internationaal onderzoek. Lopend onderzoek In het voorbeeld over het reisbureau gaat het om een derdenonderzoek bij een zakelijke relatie tijdens een lopend onderzoek. Toekomstig onderzoek Het is ook mogelijk dat wij gegevens verzamelen voor een toekomstig onderzoek naar een ander. De controlemedewerker controleert bij een zogenoemd boekenonderzoek uw belastingaangiften en administratie en noteert gegevens die hij opvallend vindt voor de belastingheffing van een ander. Later vergelijkt hij die informatie dan met de informatie van die ander. Een controlemedewerker doet een boekenonderzoek bij een ondernemer. Daarbij ziet hij een contante betaling voor de aanleg van een tuin. Hij kan deze informatie gebruiken om de omzet te controleren van de hovenier die de tuin heeft aangelegd. Speciaal onderzoek Soms organiseren we zelfs speciale onderzoeken waarbij we op grote schaal informatie opvragen binnen een bepaalde bedrijfstak. Zo hebben wij in het verleden informatie opgevraagd bij reisbureaus. Het ging om een onderzoek naar privéreizen die betaald waren door ondernemers. Internationaal onderzoek Wij krijgen regelmatig verzoeken om informatie van buitenlandse belastingdiensten. Vaak hebben we die informatie zelf nog niet en moeten we eerst een derdenonderzoek doen. Andersom vragen wij ook informatie aan buitenlandse belastingdiensten. Zij stellen dan voor ons een derdenonderzoek in. Onderzoek naar een ander, maar geen derdenonderzoek Ook als u (delen van) de administratie van een ander beheert, kunnen wij die onderzoeken. Dat heet dan geen derdenonderzoek. Wij zien u dan als een verlengstuk van die ander. U beheert gegevens van een cliënt. Bijvoorbeeld als u boekhouder bent. Als wij inzage willen in die gegevens, bent u verplicht om mee te werken. Net zoals de belastingplichtige, uw cliënt, mee moet werken als wij daarom vragen. Het gaat in dit geval niet om een derdenonderzoek, want u bent niet de eigenaar van de gegevens. U vertegenwoordigt een cliënt voor zijn belastingen. Als wij informatie willen over die cliënt, bent u verplicht om mee te werken. Omdat u gemachtigd bent door uw cliënt, beschouwen wij u als die cliënt. Het gaat hier dan ook niet om een derdenonderzoek.

4 Uw bedrijf heeft een dochter-, zuster- of een moedermaatschappij. Voor een boekenonderzoek van uw bedrijf hebben wij informatie van een van die andere bedrijven nodig. Wij stellen dan geen derdenonderzoek in, maar verplichten u om die informatie op te vragen bij die andere bedrijven. Wij beschouwen die (verbonden) bedrijven namelijk als een verlengstuk van uw bedrijf. Bij buitenlandse bedrijven geldt een speciale regeling. Ook in dit voorbeeld gaat het dus niet om een derdenonderzoek. Aan welke eisen moet uw administratie voldoen? In deze brochure bedoelen we met administratie de administratie van uw vermogenstoestand en uw bedrijfsactiviteiten. Waaruit moet uw administratie bestaan? Een administratie bestaat uit: facturen; bestellingen; contracten; agenda s; managementrapportages; notulen van de ondernemingsraad; enzovoort. Het gaat niet alleen om stukken op papier, maar ook om elektronische bestanden. Alles wat normaal gesproken vastgelegd wordt, moet u aan ons kunnen laten zien. Deze papieren, boeken, bestanden en dergelijke moet u in uw bezit hebben. Ook bent u verplicht om deze stukken minimaal zeven jaar te bewaren. Inrichting van de administratie U hoeft uw administratie niet op een bepaalde manier in te richten om derdenonderzoeken te vergemakkelijken. Wel moet uw administratie zodanig zijn ingericht dat een normale belastingcontrole binnen een redelijke termijn mogelijk is. Informatieplicht U moet ons uw hele administratie laten zien als wij daarom vragen. Bovendien mogen wij u vragen om nadere inlichtingen te geven. Privégegevens die geen fiscaal belang hebben, horen hier niet bij. Hoe voeren wij een derdenonderzoek uit? Onze medewerkers mogen in heel Nederland een derdenonderzoek doen. Dat kan op drie manieren: Wij vragen u om ons telefonisch informatie te geven. Wij vragen u om ons informatie per post toe te sturen. Wij komen op bezoek bij uw bedrijf. Dit kan zijn vanwege bijvoorbeeld de hoeveelheid gegevens of geheimhouding. Deze vorm van derdenonderzoek komt het meeste voor. Bedrijfsbezoeken Er zijn twee soorten bedrijfsbezoeken: vooraf aangekondigd; niet vooraf aangekondigd.

5 Vooraf aangekondigd Als wij een derdenonderzoek bij u willen instellen, kondigen we dat meestal ruim van tevoren met een brief aan. Vaak laten we in deze aankondigingsbrief weten welke onder-delen van uw administratie voor het derdenonderzoek nodig zijn, zodat u de juiste spullen klaar kunt leggen. De controlemedewerker die bij u komt, zal zich legitimeren als u daarom vraagt. Niet vooraf aangekondigd Wij mogen ook zonder aankondiging een derdenonderzoek doen. De controlemedewerker die bij u komt, zal zich uit zichzelf legitimeren. Als wij een derdenonderzoek niet vooraf per brief kunnen aankondigen, laten wij u achteraf per brief weten wat wij hebben onderzocht. Toegang tot uw bedrijfsruimte U bent verplicht om onze medewerkers toegang te geven tot uw bedrijfsruimte. Maar zij mogen niet zonder te vragen archiefkasten en dergelijke openmaken. Als het nodig is dat uw personeel een toelichting geeft, moet u dat mogelijk maken. Uitleg over uw administratie Daarnaast moet u onze medewerker uitleg geven over de opzet en de werking van uw administratie. Het kan zijn dat wij u om een toelichting vragen over de gegevens die u beschikbaar stelt. Dit geldt ook als een ander uw administratie verzorgt. Toegang tot uw woning Het kan zijn dat wij toestemming vragen om uw woning in te gaan. Als u dat niet goed vindt, mogen wij uw woning alleen binnengaan als we daarvoor een machtiging hebben van een (hulp)officier van justitie of van de burgemeester. Geheimhoudingsplicht Wij werken zo discreet mogelijk en we proberen de persoonlijke levenssfeer van mensen zoveel mogelijk te respecteren. Onze medewerkers hebben geheimhoudingsplicht. Als ze hun werk doen, krijgen ze allerlei informatie onder ogen. Deze informatie mogen ze niet aan anderen doorgeven. Uitzondering De geheimhoudingsplicht geldt niet altijd. Heel af en toe moeten onze medewerkers bijvoorbeeld de naam noemen van degene waarover we gegevens vragen. Dit doen we alleen als het anders niet mogelijk is om bepaalde informatie van u te krijgen. Een van onze controlemedewerkers onderzoekt de administratie van onderneming X. Deze medewerker wil van u weten welke inkopen u heeft gedaan bij die onderneming. Hij vraagt dat omdat hij die wil vergelijken met de verkopen van onderneming X. In dit geval moet onze medewerker de naam van de onderneming wel noemen. Geheimhoudingsplicht ook voor u of anderen Als wij u informatie geven over een andere belastingplichtige, bent u verplicht om die informatie geheim te houden. En als wij gegevens over u aan een ander bekendmaken, dan heeft die ander ook geheimhoudingsplicht. Als u of die ander zich niet aan de geheimhoudingsplicht houdt, is dat een strafbaar feit.

6 Geen of minder informatieplicht Er bestaan uitzonderingen op of beperkingen van de informatieplicht. Het kan dan gaan om: banken; verenigingen en stichtingen; belastingconsulenten; accountants. Bepaalde beroepsgroepen Mensen die een bepaald beroep uitoefenen hoeven soms geen informatie te geven. Het gaat om: geestelijken, zoals een priester, dominee of imam; notarissen en advocaten; artsen en apothekers. Zij hoeven geen informatie te geven over hun gemeenteleden, cliënten of patiënten. Maar ze moeten wel inzage geven in hun eigen administratie. Een van onze controlemedewerkers onderzoekt de administratie van onderneming Y. Hij wil weten of de advocaatkosten wel zakelijk zijn. Hij mag dan de administratie van de advocaat bekijken. Daarin mag hij nagaan of de werkzaamheden van de advocaat voor de onderneming waren of voor privézaken van de ondernemer. Maar de advocaat hoeft onze medewerker geen inzage te geven in de adviezen zelf. Banken Nederland kent geen bankgeheim. De algemene regel is dat wij gegevens eerst bij de persoon zelf moeten opvragen. Dat levert mogelijk niets op. Of het is niet wenselijk, omdat we sommige informatie voor het onderzoek niet willen prijsgeven. In zo n geval kunnen we bij de bank gegevens over een cliënt opvragen. Belastingconsulenten Als belastingconsulent heeft u wel informatieplicht. Toch vragen wij van u geen inzage in fiscale adviezen en correspondentie die daarbij hoort. Ook als zulke stukken bij uw cliënt aanwezig zijn, zullen wij deze niet onderzoeken. Accountants Als accountant bent u verplicht om informatie over uw cliënten en controlewerkzaamheden te verstrekken. Maar u hoeft ons geen inzage in hun volledige controledossier te geven. Wij kunnen wel inzage vragen in de uitkomsten van een bepaalde controle. Dit kan alleen als we met feiten kunnen onderbouwen dat iets fiscaal onjuist is. Let op! Deze beperkingen gelden alleen voor externe adviseurs. De dossiers van bijvoorbeeld interne accountants horen bij de administratie van de onderneming bij wie zij in dienst zijn. Daarom zijn zij wel verplicht om inzage in hun dossiers te geven. Verenigingen en stichtingen Wij willen de activiteiten van verenigingen en stichtingen met erkende maatschappelijke doelen niet onnodig hinderen. Dit zou zo kunnen zijn als wij naar de identiteit van leden en donateurs vragen. Daarom kijken we bij een derdenonderzoek meestal alleen naar de uitgaven. Soms vragen we toch gegevens over inkomsten zoals contributies en schenkingen.

7 Vragen? In deze brochure staat algemene informatie over het derdenonderzoek door de Belastingdienst. Heeft u nog vragen? Kijk dan op Daar kunt u onder andere ook de volgende brochures downloaden: Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht; Welke rechten heeft u bij de Belastingdienst; Wet bescherming persoonsgegevens; Waarneming ter plaatse; Belastingcontrole met de auditfile. Of bel de BelastingTelefoon: , bereikbaar van maandag tot en met donderdag van tot uur en op vrijdag van tot uur. 7