Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement INHOUDSOPGAVE Artikel 1: ALGEMEEN 2 Artikel 2: BESTUUR 2 Artikel 3: ALGEMENE LEDENVERGADERING 3 Artikel 4: COMMISSIES 5 Artikel 5: SLOTBEPALINGEN 7 Datum: 5 november 2003 Opgemaakt door: Jurgen Arts en Koen van der Heijden Eerste wijziging: 31 augustus 2004, Karin Heilijgers Tweede wijziging: 31 maart 2005, Jeroen Olthof Derde wijziging: 14 september 2005, Jeroen Olthof Vierde wijziging: 26 september 2007, Tim Kloet

2 Artikel 1: ALGEMEEN 1) Studievereniging of CoUrsE!: of CoUrsE! is een rechtspersoon en de sectievereniging voor de masteropleiding Construction Management and Engineering (CME) aan de Technische Universiteit Eindhoven. Dit Huishoudelijk Reglement (HR) is een aanvulling op de statuten van sectievereniging of CoUrsE!. Sectievereniging of CoUrsE! valt onder de hoofdvereniging CHEOPS, daarmee zijn ook de statuten en het HR van hoofdvereniging CHEOPS, Studievereniging Bouwkunde, daar waar het de sectieverenigingen betreft, van toepassing op sectievereniging of CoUrsE! 2) Doelgroep van of CoUrsE!: Studenten die de masteropleiding CME van de faculteit Bouwkunde aan de Technische Universiteit Eindhoven volgen, of studenten die affiniteit met deze masteropleiding hebben. 3) Doel van of CoUrsE!: A) Toegevoegde waarde bieden aan de masteropleiding CME. B) Belangen behartigen van studenten die de masteropleiding CME volgen, of andere direct belanghebbende studenten. C) Bevorderen van de interactie tussen gewone leden van of CoUrsE! en het bedrijfsleven. D) Bevorderen van interactie tussen de leden van of CoUrsE! onderling en tussen de gewone leden van of CoUrsE! en medewerkers van de Technische Universiteit Eindhoven. 4) of CoUrsE! kent de volgende geledingen: a) Het bestuur b) Algemene Leden Vergadering (ALV) / Bijzondere Leden Vergadering (BLV) c) Commissies Artikel 2: HET BESTUUR 1) Het bestuur bestaat uit: A) Voorzitter B) Secretaris ** C) Penningmeester ** D) Commissaris(sen) ** De Vice-Voorzitter wordt gekozen uit de secretaris en de penningmeester. Indien het bestuur hiervan wil afwijken dient dit aan de ALV voorgelegd te worden. Ad A) De voorzitter geeft leiding aan het bestuur en stimuleert het verenigingsleven, onderhoudt contacten met derden, neemt tijdelijk functies waar en zorgt voor het bijeenroepen van bestuurs- en ledenvergaderingen, waarvan hij de agenda opstelt en welke hij tevens voorzit. Ad B) De secretaris notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen en verspreidt de notulen onder de leden van het bestuur, verzorgt de in- en uitgaande post, beheert het verenigingsarchief, houdt de ledenadministratie bij en beheert de tentamenbank. Tevens onderhoudt de secretaris contact met derden. Ad C) De penningmeester zorgt voor de administratie van de middelen waarover de vereniging beschikt en beheert deze middelen. 2

3 Aan het begin van het bestuursjaar maakt hij een begroting, in samenspraak met het bestuur, en laat deze goedkeuren door de ALV. Aan het einde van het boekjaar maakt hij een eindafrekening, in samenspraak met het bestuur en laat deze goedkeuren door de ALV. Ook maakt hij voor elke ALV een financieel overzicht. Tussentijds brengt hij verslag uit aan het bestuur. Wanneer de Commissie PR niet is ingesteld, neemt de Penningmeester de taken wat betreft sponsoring van of CoUrsE! voor zijn rekening, als bedoeld in artikel 4.5.C. Ad D) Een commissaris geeft leiding aan een commissie en bericht het bestuur over de stand van zaken van de desbetreffende commissie. Een commissaris zit niet per definitie in het bestuur. 2) Rechten en plichten van het bestuur: A) Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per maand, de zomervakantie uitgezonderd. B) De bestuursvergadering kan beginnen wanneer meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. C) Notulen van de bestuursvergaderingen zijn tot het einde van een bestuursjaar niet ter inzage voor niet-bestuursleden, tenzij het bestuur anders beslist. De notulen zijn echter wel ter inzage voor de Raad van Advies. D) Het bestuur heeft goedkeuring van de algemene ledenvergadering nodig voor uitgaven en/of verbintenissen namens de vereniging van boven het op geld gewaardeerde bedrag van 4000 euro (zegge vieduizend euro). 3) Verkiezing van Bestuursleden: A) Kandidaten voor vrijkomende functies moeten zich minimaal tien kalenderdagen voor de ALV hebben aangemeld bij het bestuur. Kandidaten moeten gewone leden zijn van of CoUrsE!. B) Door de ALV wordt er over bestuursmutaties gestemd. C) Een bestuurslid neemt in elk geval zitting tot de eerstvolgende ALV. Hij maakt zijn eventuele aftreden minimaal één maand voor de eerstvolgende ALV bekend. D) Een bestuurslid zit maximaal voor één jaar, daarna kan hij zich herkiesbaar stellen voor een volgende termijn. Artikel 3: ALGEMENE LEDENVERGADERING 1) Algemeen: A) De ALV mag niet worden gehouden in vakanties, op zaterdagen, zondagen of algemeen erkende christelijke feest- en gedenkdagen. Over andere feest- en gedenkdagen beslist het bestuur. B) De bijeenroeping van de ALV geschiedt door het bekendmaken van de voorlopige agenda, de datum, het tijdstip van aanvang en de plaats van de vergadering. C) Tot 5 dagen voor de ALV krijgen leden de tijd om nieuwe agendapunten aan het bestuur kenbaar te maken. D) Stukken welke in de ALV behandeld zullen worden, dienen tenminste 5 werkdagen voor de ALV ter inzage te liggen bij het bestuur. 2) Rechten en plichten van de leden: A) Alle leden zijn gerechtigd deel te nemen aan alle activiteiten die door of CoUrsE! worden georganiseerd, of waaraan of CoUrsE! 3

4 deelneemt, waarbij gewone leden voorrang krijgen op alle overige leden. B) Schade door een lid aan derden toegebracht kan niet op of CoUrsE! worden verhaald, tenzij het bestuur of de ALV anders beslist. C) Schade door een lid aan of CoUrsE! toegebracht kan op hem worden verhaald, zulks ter beoordeling van het bestuur of de ALV. 3) Rechten en plichten van de ALV: A) De ALV dient te stemmen over het beleidsplan voor het komende bestuursjaar, welke door het bestuur ter stemming wordt gebracht, teneinde er haar goedkeuring aan te kunnen geven. B) De voorzitter heeft het recht ter handhaving van de orde een lid het spreekrecht te ontnemen, of na waarschuwing uit de vergadering te verwijderen. Het lid kan dan een beroep doen op de ALV. De ALV moet dan via stemmen door middel van handopsteken haar mening kenbaar maken. C) Geen lid voert het woord zonder toestemming van de voorzitter. De voorzitter hoeft niet meer dan driemaal over hetzelfde onderwerp aan dezelfde persoon het woord te geven, behoudens beroep op de ALV. D) Alle op de ALV aanwezige leden en eventuele introducés dienen de presentielijst te tekenen. 4) Stemmen tijdens de ALV: A) Als algemene meerderheid geldt de helft + 1 van het aantal aanwezige geldige stemmen. Een blanco stem of onthouding is ongeldig. B) Over personen die zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie wordt altijd schriftelijk gestemd, tenzij per vacature slechts één kandidaat is gesteld. C) Besluiten, genomen door de ALV, zijn bindend voor de leden en uitvoerende organen van de vereniging, indien tenminste 10% van het aantal studentleden aanwezig is. Als minder dan 10% van de gewone leden aanwezig is, kan een gewoon lid binnen twee kalenderweken aan het bestuur kenbaar maken dat hij op een genomen besluit wil terugkomen. In dat geval wordt er binnen vier weken na deze kennisgeving een bijzondere ledenvergadering (BLV) bijeengeroepen. In deze BLV wordt het onderwerp opnieuw ter sprake gebracht. De uitslag van de tweede stemming wordt bepaald door een meerderheid van tenminste de helft +1 van het aantal aanwezige gewone leden. D) Indien blijkt dat bij het aannemen van een besluit door de ALV minder dan 50% van de aanwezige gewone leden deelnemen aan de masteropleiding CME, kan dit door de ALV genomen besluit op aangeven van ten minste vijf gewone leden welke deelnemen aan de masteropleiding CME bij een volgende ALV opnieuw ter stemming worden gebracht. Deze vijf gewone leden dienen dit binnen twee weken na de desbetreffende ALV aan te geven. Bij deze herstemming mag enkel door gewone leden welke deelnemen aan de masteropleiding CME worden gestemd. (Dit artikel is opgenomen om te waarborgen dat de doelen van of CoUrsE! blijvend kunnen worden nagestreefd.) E) Bij afwezigheid op een ALV of BLV kan men een aanwezig persoon machtigen door bij de secretaris een gewaarmerkte brief in te leveren met de naam van de gemachtigde, de datum van de vergadering waarvoor de gemachtigde geldt, het betreffende agendapunt, een bericht van verhindering en een gewaarmerkte machtiging aan de persoon in kwestie. Een persoon kan op een ALV of BLV slechts voor één persoon als gemachtigde optreden. 4

5 Artikel 4: COMMISSIES 1) Commissies: Naast de kernactiviteiten van het bestuur zijn er ook activiteiten waarvoor commissies kunnen worden ingesteld. Alleen gewone leden kunnen toetreden tot een commissie. Binnen iedere commissie, behoudens de Commissie Kascontrole, wordt een vertegenwoordiger benoemd, welke contact onderhoudt met het bestuur. of CoUrsE! kent de volgende mogelijke commissies: - Commissie(s) Activiteiten - Commissie Kascontrole - Commissie Onderwijs - Commissie PR - Commissie Publicatie - Commissie Studiereis - Raad van Advies 2) Commissie(s) Activiteiten: A) Een Commissie Activiteiten bestaat uit tenminste twee leden. B) Een Commissie Activiteiten draagt zorg voor de organisatie van allerlei activiteiten die in meerdere of mindere mate betrekking hebben op CME. 3) Commissie Kascontrole: A) De Commissie Kascontrole bestaat uit twee leden, echter geen bestuursleden. Jaarlijks doch uiterlijk een maand voor de jaarvergadering wordt er een Commissie Kascontrole benoemd, die tijdens de daaropvolgende eerste ALV na het aflopen van het boekjaar verslag zal doen en hun advies kenbaar zal maken aan de ALV door middel van een brief of mondeling verslag. B) De Commissie Kascontrole heeft tot taak: - het controleren van de boekhouding van de penningmeester - het controleren van de eindafrekening - verslag uitbrengen aan de ALV C) Het bestuur is verplicht aan de Commissie Kascontrole alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden van of CoUrsE! te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van of CoUrsE! te geven. 4) Commissie Onderwijs: A) De Commissie Onderwijs bestaat bij voorkeur uit tenminste twee leden. B) De doelstelling van de Commissie Onderwijs is de vakken en projecten van de masteropleiding CME inhoudelijk te verbeteren door middel van een dialoog tussen studenten die het betreffende onderdeel gevolgd hebben en docenten die het betreffende onderdeel verzorgen. De Commissie Onderwijs functioneert hierbij als intermediair tussen studenten en docenten. Daarnaast bekijkt de Commissie Onderwijs het onderwijspakket van CME als geheel. 5) Commissie PR: A) De Commissie PR bestaat uit bij voorkeur tenminste twee leden. B) De doelstelling van de Commissie PR is het beeld verzorgen van of CoUrsE! naar buiten toe en is belast met het onderhouden en vernieuwen van externe contacten. 5

6 C) De Commissie PR schrijft (potentiële) sponsoren aan, en coördineert het verzorgen van de sponsoring voor de gehele studievereniging. 6) Commissie Publicatie: A) De Commissie Publicatie bestaat uit tenminste één lid. B) De doelstelling van de Commissie Publicatie is het verzorgen van publicatiemateriaal van of CoUrsE!, zoals bijvoorbeeld een verenigingsblad en een nieuwsbrief. 7) Commissie Studiereis: A) De Commissie Studiereis bestaat uit tenminste twee personen, die gewoon lid zijn van of CoUrsE! én in het bezit zijn van het propedeuse getuigschrift Bouwkunde van de Technische Universiteit Eindhoven, of van het afsluitend examen HTO of een gelijkwaardige opleiding. B) Zij organiseert een meerdaagse studiereis. C) Voor het aanspraak maken op subsidiegelden, wordt verwezen naar het HR van CHEOPS, artikel 19.2 D) *1 De studiereis dient tenminste vier weken voor vertrek te worden aangekondigd, waarbij de inschrijftermijn vermeld moet zijn. Ook moet het maximaal aantal deelnemers vermeld worden. *2 Gedurende de inschrijftermijn kan iedereen zich inschrijven voor de studiereis. Men kan zich inschrijven bij het bestuur of bij de Commissie Studiereis. Vervolgens zullen de volgende groepen worden gemaakt: a) De leden van de Commissie Studiereis. (Deze zijn in elk geval verzekerd van deelname aan de studiereis). b) Wetenschappelijke medewerkers die mee gaan als begeleider van de studiereis. (Deze zijn in elk geval verzekerd van deelname aan de studiereis). c) Gewone leden van of CoUrsE! (al lid bij aanvang van de inschrijftermijn), die nog niet eerder aan een studiereis van of CoUrsE! hebben deelgenomen. d) Gewone leden van of CoUrsE! (al lid bij aanvang van de inschrijftermijn), die al wel eerder aan een studiereis van of CoUrsE! hebben deelgenomen. e) Personen die tijdens de inschrijftermijn van de studiereis gewoon lid worden van of CoUrsE!. f) Overige studenten van de faculteit Bouwkunde aan de Technische Universiteit Eindhoven. g) Buitengewone leden van of CoUrsE!. Als het maximaal aantal deelnemers zoals vermeld bij de aankondiging wordt overschreden hebben personen voorrang in volgorde van bovengenoemde groepsindeling. Binnen een groep zal een loting de volgorde bepalen. De personen die buiten het maximaal aantal deelnemers vallen zullen worden geplaatst op een reservelijst. Zij krijgen maximaal een week na het verlopen van de inschrijftermijn hierover bericht. *3 Wijziging van de nu ontstane deelnemerslijst kan optreden in de volgende gevallen: a) Personen die op de laatste dag van inschrijving de vooraf verschuldigde inschrijfkosten nog niet hebben voldaan kunnen van de deelnemerslijst worden geschrapt. b) Deelnemers die een week voor vertrek nog niet alle deelnemerskosten hebben betaald kunnen alsnog van de deelnemerslijst worden geschrapt. c) Terugtrekking kan slechts geschieden onder dringende omstandigheden, zulks ter beoordeling van het bestuur. Het 6

7 bestuur beslist in deze gevallen over teruggave van deelnemersgelden. *4 Deelnemers aan de studiereis moeten meehelpen aan de door de Commissie Studiereis opgelegde activiteiten met betrekking tot de reis. *5 Wanneer een lid door loting buiten deelname aan de studiereis valt, worden de inschrijfkosten binnen één maand na loting geretourneerd. 8) Raad van Advies A) Het bestuur van of CoUrsE! kent een Raad van Advies ter ondersteuning van haar taken. B) De Raad van Advies bestaat uit tenminste twee leden van besturen, voorgaand aan het zittende bestuur van of CoUrsE!, eventueel aangevuld door hen, die op basis van hun (bestuurlijke) ervaring een bijdrage kunnen en willen leveren aan de Raad van Advies. C) De Raad van Advies kiest uit haar midden een voorzitter, die tevens contacten met het zittende bestuur onderhoudt. D) De taken van de Raad van Advies zijn: - contacten met het zittende bestuur initiëren - het ondersteunen van het bestuur bij het vaststellen en handhaven van het beleid van de studievereniging - in samenwerking met het zittende bestuur zorg dragen voor naleving, evaluatie en onderhoud van statuten en huishoudelijk reglement E) Uit het lidmaatschap van de Raad van Advies kunnen geen bijzondere rechten ontleend worden, met uitzondering van het in artikel 2.2.E bedoelde recht van inzage. 9) Uitgaven en inkomsten van de commissies: A) Voordat een commissie uitgaven buiten haar eigen budget doet, behoort zij een begroting c.q. verantwoording met een activiteitenplan ter goedkeuring in te dienen bij de penningmeester, welke overleg pleegt met het bestuur. Indien een commissie een project heeft met een begroting van boven 1000,- moet hiernaast ook goedkeuring worden verkregen bij het bestuur van CHEOPS (zie HR CHEOPS). B) Indien er uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring van het bestuur, met in acht neming van artikel 4.9.A, zullen het bestuur en de ALV beslissen over maatregelen die genomen moeten worden. C) Sponsorgelden voor of CoUrsE! worden in principe door de penningmeester verzorgd. Bij acquisitie door een commissie dient overleg plaats te vinden met de penningmeester. D) De penningmeester heeft het recht alle inkomsten en uitgaven van deze commissies te controleren. E) Een commissie kan in aanmerking komen voor sponsoring door of CoUrsE!. Dit in overleg met het bestuur. Artikel 5: SLOTBEPALINGEN 1) Overal waarin dit Huishoudelijk Reglement de mannelijke persoonsaanduiding wordt gebruikt kan zowel iemand van het vrouwelijk als van het mannelijk geslacht bedoeld worden. 2) Het bestuur is belast met het uitleggen van het Huishoudelijk Reglement, behoudens beroep op de algemene ledenvergadering. 3) In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens verantwoording aan de ALV. 7

8 4) Voorgenomen wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement door het bestuur dienen minstens 7 dagen voor de ALV waarop zij behandeld zullen worden ter inzage te liggen voor alle leden. Leden kunnen een verzoek tot wijziging van dit reglement indienen bij het bestuur, die dit eveneens 7 dagen voor de ALV ter inzage aan alle leden moet leggen. Wijziging kan slechts geschieden bij besluit van de algemene ledenvergadering, genomen met tenminste twee/derde der geldige stemmen, behoudens artikel 3.5.D. Voor de berekening van de gemelde termijn worden niet meegeteld zaterdagen, zondagen en algemeen erkende feestdagen. 8