VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000

Transcriptie

1 VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000 NL

2 Op onze internetsite vindt u nog veel meer informatie ( Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

3 VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000

4 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD Door de heer B. McCluskey VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 HOOFDSTUK 1 HOOFDSTUK 2 HOOFDSTUK 3 HOOFDSTUK 4 HOOFDSTUK 5 INLEIDING RAAD VAN BESTUUR A. Financiële staten B. Algemene regelingen C. De zetel van het Vertaalbureau D. Diversen VERTALINGEN EN INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING A. Vertaalwerkzaamheden B. Interinstitutionele samenwerking BEHEER VAN DE HULPBRONNEN EN DE MIDDELEN A. Personeelszaken en algemene en financiële administratie B. Informatica C. Beleid inzake informatie en publicaties D. Raadgevend Comité voor aankopen en contracten ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER BIJLAGEN I Lijst van de leden van de raad van bestuur II Statistieken vertaling III Personeelsformatie IV Organigram V Verlenging van contracten, herinschalingen/bevorderingen 1999 VI Informaticastructuur van het Vertaalbureau VII Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau VIII Voorlopige balans en resultatenrekening

5 WERKPROGRAMMA 2000 HOOFDSTUK 1 INLEIDING HOOFDSTUK 2 DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE A. Partners en interinstitutionele samenwerking B. Vertalingen C. Personeelszaken en administratie D. Financieel beheer E. Technische hulpmiddelen HOOFDSTUK 3 PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2000/2004 BIJLAGEN: I II III IV V VI VII VIII Lijst partners van het Vertaalbureau Werklast uitgedrukt in aantal bladzijden Bijdragen uitgedrukt in euro Programma aanbestedingsprocedures voor het jaar 2000 Personeelsformatie Gevolgen van de uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden Gevolgen van de uitbreiding op de werklast Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau

6 VOORWOORD Door de heer B. McCluskey, voorzitter van de raad van bestuur Gedurende het jaar 1999 heeft de consolidatie van het Vertaalbureau zich verduurzaamd, met een toenemende werklast van meer dan 12%. Het Vertaalbureau verlengde de overeenkomsten met al zijn cliënten en verschafte daarmee een gezonde basis voor de toekomst. Bovendien maakte het Vertaalbureau in 1999 daadwerkelijk een aanvang met de tenuitvoerlegging van interinstitutionele activiteiten; in dit verband kreeg het terminologieproject voor de agentschappen (IATE) interinstitutionele status en speelde het Vertaalbureau een belangrijke rol bij de opstelling van een gemeenschappelijk kader voor het toekennen van contracten voor externe vertalingen door de Europese instellingen. Naar verwachting zal het komende jaar een lichte toename van het aantal vertaalde bladzijden te zien geven. Het Vertaalbureau bereidt zich reeds voor op de uitbreiding in Oost-Europese richting en een aantal vertalers is bezig met het leren van de talen van de kandidaat-landen. Verder wordt een interinstitutionele website gelanceerd om informatie te verstrekken over de vertaalbehoeften die door de op handen zijnde uitbreiding worden gegenereerd. De interinstitutionele activiteiten van het Vertaalbureau zijn in het algemeen opgezet met het oog op verdere ontwikkeling ervan, met name op het gebied van terminologie en externe vertaling. De wijze van functioneren van het Vertaalbureau zal in de loop van het jaar 2000 worden herzien, zoals voorzien in de oprichtingsverordening. Het steeds nijpender wordende ruimtegebrek voor het personeel van het Vertaalbureau kon in 1999 helaas niet worden opgelost en is voor wat betreft de betrekkingen met de Luxemburgse autoriteiten een prioriteit geworden. Op voorwaarde dat geschikte kantoorruimte gevonden kan worden, gaat het Vertaalbureau ervan uit zijn kernactiviteit het vertalen voor de gedecentraliseerde agentschappen en bureaus van de Europese Unie in de komende jaren gestaag te kunnen uitbreiden en tegelijkertijd een leidende functie te kunnen vervullen bij de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertaling. 4

7 VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 HOOFDSTUK 1 INLEIDING Het jaar 1999 betekende een consolidatie in de omvang van de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Deze bedroeg, uitgedrukt in het aantal vertaalde bladzijden, in totaal Hetgeen niet alleen een duidelijke toename betekent in vergelijking met de bladzijden van het voorgaande jaar (een stijging van bladzijden, oftewel +12,5%). Maar bovendien wordt hiermee duidelijk het aantal van bladzijden benaderd waarin was voorzien in de gewijzigde en aanvullende begroting, met een kleine afwijking naar beneden van bladzijden (oftewel -0,6%). Deze consolidatie in de werkomvang kan ons voldoende vertrouwen in de toekomst geven, wat met name uit een nadere analyse van de cijfers van de voorgaande jaren naar voren komt: Titel Toename (%) Bladzijden documenten (+ 41,3%) Bladzijden merken (+ 4,4%) Totaal (+ 12,5%) Uit bovengenoemde tabel blijkt dat de vertaling van documenten het grootste deel (bijna driekwart) van de totale toename uitmaakt - die bladzijden bedroeg in vergelijking met het voorgaande jaar. De groei bij de vertaling van merken is van geringere omvang. Deze ontwikkeling, die overigens geen verrassing vormt - zij was zowel door het Merkenbureau te Alicante als door het Vertaalbureau voorspeld - houdt in dat er meer evenwicht is ontstaan in de vraag naar vertalingen, zoals blijkt uit onderstaande tabel: Titel Vertaling van documenten 21,9 % 27,6 % Vertaling van merken 78,1 % 72,4 % TOTAAL 100,0 % 100,0 % 5

8 Uit andersoortige, niet zeer opzienbarende maar wel ondubbelzinnige, gegevens blijkt eveneens dat het Vertaalbureau zich nu in een fase van consolidatie bevindt: 1. De omvang van de werkzaamheden voor de voornaamste cliënt van het Vertaalbureau, het Merkenbureau, is licht gedaald, van 81% naar 77%, terwijl het aandeel van de volgende vijf belangrijkste cliënten (ETF - Turijn, Europol - Den Haag, EMA - Kopenhagen, EMEA - Londen en AESS - Bilbao in 1998 en EMA, ETF, EFIL - Dublin, Europol en EMEA in 1999) is toegenomen, en wel van 11% naar 14%. 2. De vraag naar vertalingen, die bij sommige cliënten natuurlijke schommelingen vertoont die afhangen van diens activiteiten, daalde in 1999 bij de Europese Rekenkamer, CEDEFOP en de Europese Centrale Bank. Deze daling werd echter in ruime mate gecompenseerd door een toenemende vraag van de kant van andere cliënten, zoals de EFIL, het EMA en de Kamers van Beroep van het BHIM. 3. Eveneens kan een gunstige ontwikkeling worden vastgesteld op het terrein van de interinstitutionele samenwerking. Dit geldt zowel voor vertalingen in eigenlijke zin - de getalsmatige toename bij de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie (Joint Aviation Requirements) -, als voor andere projecten, waar een aanvang is gemaakt met het opzetten van een interinstitutionele terminologiegegevensbank. In het kader van de interinstitutionele samenwerking heeft het Vertaalbureau eveneens bij gelegenheid diensten verleend aan het Europees Parlement en het Gerecht van eerste aanleg, door de spoedeisende vertaling van een aantal documenten betreffende de benoeming van de nieuwe Europese Commissie en met betrekking tot de viering van het tienjarig bestaan van het Gerecht van eerste aanleg. Deze positieve ontwikkeling in de omvang van de werkzaamheden heeft even gunstige resultaten met zich meegebracht op het vlak van de kosten van de gefactureerde vertalingen; deze bedragen voorlopig 64 per bladzijde, tot de Rekenkamer haar controle van de rekeningen heeft afgerond en haar verslag heeft aangeboden. Deze goede resultaten zouden niet mogelijk zijn geweest zonder de inzet en het enthousiasme van de personeelsleden van het Vertaalbureau. Hun inspanningen vormden in grote mate een tegenwicht tegen de stijging van de huishoudelijke uitgaven - wat extra opmerkelijk was door de moeilijke werkomstandigheden waarin deze inspanningen moesten worden geleverd: de huidige krap bemeten kantoorruimte en de hoge eisen op het gebied van deadlines en kwaliteit. Er zij tenslotte aan herinnerd dat de eerste samenwerkingsovereenkomsten voor een periode van drie jaar met de agentschappen van de Europese Unie in 1996 zijn ondertekend. Derhalve heeft het Vertaalbureau met de volgende instellingen en agentschappen onderhandelingen gevoerd over de hernieuwing van deze overeenkomsten: 6

9 Agentschap/instelling Nieuwe looptijd tot AESS - Bilbao EMA - Kopenhagen EUMC Wenen ETF Turijn Europol Den Haag OCVV Angers EWDD Lissabon ECB Frankfort Raad Brussel Commissie (DG Vervoer) - Brussel Commissie (Vertaaldienst) - Brussel Na een als normaal te beschrijven onderhandelingsproces, met de bedoeling de nieuwe overeenkomsten aan te passen, gezien de inmiddels opgedane ervaringen, de veranderende prioriteiten en de nieuwe werkprogramma's van onze cliënten, zijn de onderhandelingen met succes bekroond en de overeenkomsten tussen de partijen in onderlinge overeenstemming hernieuwd. Het Vertaalbureau hecht eraan zijn dankbaarheid uit te spreken aan alle agentschappen en instellingen die aldus opnieuw blijk hebben gegeven van hun vertrouwen in het Bureau. HOOFDSTUK 2 RAAD VAN BESTUUR De raad van bestuur, het voornaamste besluitvormend orgaan van het Vertaalbureau, bestaat uit een vertegenwoordiger van elk van de partners van het Bureau (organisaties, instellingen en organen), een vertegenwoordiger van elke lidstaat en twee vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Na de ondertekening van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in 1999 bedraagt het aantal vertegenwoordigers 31 (zie voor de lijst van de leden bijlage I). In het jaar 1999 had bovendien een wisseling van het voorzitterschap plaats. De heer B. McCluskey, algemeen directeur ad interim van de Vertaaldienst van de Europese Commissie, is op 9 september mevrouw C. Flesch opgevolgd, wier functie vacant was sinds haar verkiezing tot lid van het Europees Parlement. De raad van bestuur is twee maal bijeengekomen: 22 maart (tiende bijeenkomst) en 1 oktober (elfde bijeenkomst). Een samenvatting van de belangrijkste zaken die aan de orde zijn geweest alsmede van de genomen besluiten volgt hieronder. 7

10 A. Financiële staten 1. Resultaten van het begrotingsjaar 1997 Het onderzoek van de financiële staten van het Vertaalbureau betreffende het op 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, dat door de Europese Rekenkamer is verricht, is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen nr. C 406 van 28 december Volgens dit verslag zijn de jaarrekeningen "betrouwbaar, en zijn de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig". Bijgevolg heeft de raad van bestuur de directeur kwijting verleend voor de uitvoering van de begroting van Hem is bovendien verzocht de noodzakelijke maatregelen te nemen om de rekeningen van elke afzonderlijke organisatie af te sluiten, op basis van het feitelijk uitgevoerde werk en de daarvoor vastgestelde prijzen. 2. Begrotingsmaatregelen a. Gewijzigde en aanvullende begroting voor 1999 Door de duidelijke toename van de activiteiten in de loop van het begrotingsjaar, ten gevolge van de vraag naar vertalingen van een aantal agentschappen (BHIM, EMA, Europol en OCVV), was een aanzienlijke wijziging noodzakelijk van de ramingen voor Op basis van een nieuwe schatting, gebaseerd op bladzijden, bedraagt het totaal aan inkomsten en uitgaven euro, hetgeen een toename van 19% betekent in vergelijking met de initiële begroting ( euro). b. Begroting voor 2000 Na wijziging is de begroting voor 2000 goedgekeurd op basis van de volgende cijfers: Bedrag aan inkomsten en uitgaven: Werklast uitgedrukt in bladzijden Kosten per bladzijde Personeelsformatie euro bladzijden 76 euro 144 medewerkers 3. Technische werkgroep De technische werkgroep, die is samengesteld uit vertegenwoordigers van de agentschappen en van het Vertaalbureau, heeft zich met verschillende zaken beziggehouden. De voorzitter, mevrouw Schürings (ETF), heeft voorstellen gedaan voor een nadere uitwerking van het begrip aanvraagtermijn voor vertalingen, alsmede voor het vaststellen van de wijze van beoordeling en van facturering voor andere verrichtingen dan vertalingen. De raad van bestuur stond positief 8

11 tegenover deze voorstellen en nam eveneens nota van het resultaat van het overleg met de agentschappen inzake de systemen van facturering van vertaalwerkzaamheden. De raad van bestuur zal tijdens de volgende bijeenkomst een uitspraak doen omtrent dit dossier en heeft de directeur gevraagd om in de tussentijd aanvullend overleg te voeren met de instellingen die cliënt zijn van het Vertaalbureau. B. Algemene regelingen 1. Het verslag van de werkzaamheden in 1998 en het werkprogramma voor 1999 Deze twee documenten werden door de directeur van het Vertaalbureau gepresenteerd en na overleg goedgekeurd. 2. Wijziging van de financiële voorschriften Deze wijziging heeft tot doel de gevolgen van de aanvang van de derde fase van de Economische en Monetaire Unie in de voorschriften te verwerken; daarnaast wordt het principe van de overbrenging van het saldo van een begrotingsjaar naar de begroting van het volgende begrotingsjaar in de procedures opgenomen, overeenkomstig het commentaar van de Europese Rekenkamer. 3. Uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen De heer McCluskey, voorzitter van de werkgroep, heeft, overeenkomstig artikel 17, lid 3, van de Verordening tot oprichting van het Vertaalbureau (Verordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994), de ontwerpregeling van het Vertaalbureau ter goedkeuring voorgelegd aan de Europese Commissie en heeft de raad van bestuur op de hoogte gesteld van het feit dat de tekst na amendering door voornoemde instelling is aangenomen. De raad van bestuur is bijgevolg overgegaan tot definitieve vaststelling van de bepalingen, die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (PBEG nr. C 295 van ). Parallel aan bovengenoemde procedure heeft de raad van bestuur de noodzakelijke voorbereidingen getroffen voor de uitwerking van aanvullende maatregelen ter bescherming van vertrouwelijke gegevens die via telecommunicatiemiddelen worden doorgegeven. Een groep deskundigen, onder voorzitterschap van de directeur van het Vertaalbureau, heeft de opdracht gekregen dit vraagstuk te bestuderen en heeft haar conclusies reeds gepresenteerd. De raad van bestuur heeft zijn goedkeuring gegeven aan de voorstellen, die met name voorzien in het uitvoeren van een reeks tests ter bepaling van de doelmatigheid van de verschillende systemen van overdracht die op de markt zijn. De bevindingen met betrekking tot deze proeven zullen tijdens de volgende bijeenkomst worden besproken. 9

12 4. Wijziging van de regeling tot oprichting van een Raadgevend Comité voor aankopen en contracten Het belangrijkste doel van deze wijziging is aanpassing van de samenstelling van het comité, in verband met de oprichting van een nieuwe afdeling binnen het Vertaalbureau. C. De zetel van het Vertaalbureau Het Vertaalbureau is sinds april 1997 gevestigd in het gebouw Nouvel Hémicycle. Sindsdien is sprake van een feitelijke toename van de werkzaamheden van het Bureau, die heeft geleid tot een geleidelijke groei van het personeelsbestand. Aangezien er geen aanvullend kantooroppervlak meer beschikbaar is, heeft het Vertaalbureau momenteel een tekort aan kantoorruimte. Om een oplossing te vinden voor dit ruimtegebrek heeft de directie van het Vertaalbureau, in nauwe samenwerking met de Luxemburgse autoriteiten, diverse mogelijkheden voor de korte en middellange termijn onderzocht. In dit stadium is nog geen definitieve locatie gevonden. De vertegenwoordiger van het Groothertogdom Luxemburg heeft opnieuw opgemerkt dat de autoriteiten van zijn land het Vertaalbureau blijven steunen bij het zoeken naar een uiteindelijke oplossing van het probleem en heeft aangegeven dat het Bureau wellicht gedurende enkele jaren in een ander gebouw kan worden gehuisvest. De raad van bestuur wil, alvorens een keuze te maken voor deze tijdelijke oplossing, aanvullende informatie verkrijgen over aspecten als veiligheid, technische infrastructuur, enz. De raad heeft ook nog eens benadrukt dat het voor de cliënten van het agentschap van wezenlijk belang is dat het Vertaalbureau zijn werkzaamheden efficiënt kan verrichten, met voldoende personeel en onder passende arbeidsomstandigheden. Tenslotte heeft de raad de wens uitgesproken dat er snel een bevredigende oplossing komt voor dit probleem. D. Diversen Hieronder volgt een selectie uit de vele onderwerpen die door de raad van bestuur zijn behandeld: Besluiten: Hernieuwing van de contracten, herinschaling/bevordering van het personeel. Nieuwe inschaling van de functie van de directeur. Wijziging van het organigram. Interne voorschriften met betrekking tot het personeel (algemene bepalingen, personeelsbeoordeling, bevordering, opleidingen): principeakkoord, onder voorbehoud van de uitspraak van het comité voor het statuut. 10

13 Informatie: Besluit van het Vertaalbureau inzake de strijd tegen fraude. Personeelsstatistieken. Verslag over het geautomatiseerd vertaalsysteem Systran. Verslag over Translator s Workbench. Mededeling over het project Inter Agency Terminology Exchange. HOOFDSTUK 3 VERTALINGEN EN INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING A. Vertaalwerkzaamheden 1. Werkomvang a. Vertaling van documenten In 1999 is de omvang van de werkzaamheden, uitgedrukt in aantal vertaalde bladzijden, in vergelijking met de voorgaande jaren opnieuw toegenomen: Jaar Blz. Totaal Bladzijden % , , , ,5 In totaal zijn bladzijden vertaald door externe medewerkers. Dit zijn externe vertalers met wie het Vertaalbureau dienstverleningsovereenkomsten heeft gesloten. b. Vertaling van gemeenschapsmerken Het algemene resultaat met betrekking tot de vertaling van gemeenschapsmerken is buitengewoon bevredigend. De volgende, aan het begin van 1999 gestelde doelen zijn bereikt: inhalen van de achterstand die eind 1998 was opgetreden. Deze was zowel te wijten aan het aanzienlijke aantal te vertalen gemeenschapsmerken dat afkomstig was van het BHIM (met, verscheidene weken achtereen, meer dan 500 bladzijden brontekst) als aan de installatie en de inwerkingstelling van een halfautomatisch vertaalsysteem, uitwerken van een algemeen systeem voor verdeling van revisiewerkzaamheden. 11

14 Aan het einde van het jaar 1999 was de achterstand tot een minimum gereduceerd en waren de revisiewerkzaamheden met betrekking tot vertaalde gemeenschapsmerken een normaal onderdeel van de werklast van alle interne vertalers geworden. De voornaamste cijfers met betrekking tot 1999 zijn de volgende: aantal van het BHIM ontvangen Gemeenschapsmerken van het BHIM ontvangen bladzijden (1) aantal vertaalde en aan het BHIM verzonden Gemeenschapsmerken vertaalde en aan het BHIM verzonden bladzijden (1) De met externe agentschappen gesloten overeenkomsten zijn overigens hernieuwd. Slechts in twee gevallen is hierop een uitzondering gemaakt: in het eerste geval was sprake van dienstverlening van slechte kwaliteit en in het tweede geval wenste het desbetreffende agentschap het contract tot hernieuwing niet te ondertekenen. Niettemin kan gezegd worden dat de kwaliteit van de van externe agentschappen afkomstige vertalingen bevredigend is. c. Andere verrichtingen dan vertalingen Het Vertaalbureau is voortgegaan met de ontwikkeling van terminologische hulpmiddelen die zijn gericht op de specifieke kenmerken van de verschillende agentschappen. Door de aldus samengestelde thesauri krijgen agentschappen en andere organen de gelegenheid tot verruiming van hun taken en hieraan zelf invulling te geven, en beschikken zij over een terminologiecollectie waarmee documenten op meer coherente wijze kunnen worden gereviseerd en vertaald. 2. Strategie en logistieke ondersteuning a. Interne organisatie In de loop van 1999 is het aantal bij het vertaalbureau werkzame vertalers toegenomen van 57 op 1 januari tot 64 op 31 december. Voor wat betreft de procedures voor aanwerving heeft het Vertaalbureau 5 kennisgevingen van vacatures gepubliceerd, voor de talen DA, SV, NL, DE en ES. Het heeft deze vacatures eveneens kenbaar gemaakt in de grote dagbladen van de lidstaten, teneinde zo het aantal potentiële kandidaten te vergroten. De procedures voor de talen DE en ES worden aan het eind van het eerste kwartaal van 2000 afgesloten. Voor de talen DA, SV en NL konden reservelijsten worden opgesteld van respectievelijk 6, 8 en 7 vertalers. (1) Omzetting Gemeenschapsmerken/standaardbladzijden 12

15 Nieuwe talen: vanaf eind september volgen vertalers van de taalgroepen Engels en Frans cursussen in de talen van landen die om toetreding hebben verzocht (Pools, Hongaars, Tsjechisch, Sloveens en Ests), met het doel deze talen te leren. Voor vertaalwerkzaamheden naar en uit deze talen doet het Vertaalbureau momenteel beroep op externe vertalers. Parallel hieraan werkt het mee aan de publicatie van een oproep van de Europese Commissie tot het indienen van blijken van belangstelling op dit vlak. Hierdoor heeft het Vertaalbureau de mogelijkheid beter op de hoogte te raken van de markt in de landen die toe wensen te treden. Opmerkelijk is het feit dat bladzijden naar het Russisch zijn vertaald; deze taal neemt de twaalfde plaats in op de lijst van vertaalcontracten (zie bijlage II/8). Nieuwe organisatie van de planning: in de loop van de zomer is de sectie "centrale planning" opgericht. Sinds de reorganisatie bestaat deze sectie uit alle personen die tot taak hebben de te vertalen documenten en merken te verwerken (het in ontvangst nemen, verspreiden, verzenden en verwerken met behulp van TWB). De sectie bestaat uit 2 LA, 2 B en 12 C. In het personeelsbestand van deze sectie bevinden zich 3 personen die belast zijn met de opmaak van vertalingen en soms van originelen; zij houden zich ook bezig met het scannen van documenten die alleen op papier voorkomen en met de controle van de opmaak van voor publicatie bestemde teksten. b. Technische middelen Gebruik van Translator's Workbench (TWB): in de loop van 1999 werd TWB steeds meer gebruikt bij de vertaling van documenten, waardoor meer coherentie in de vertaalde documenten kan worden gerealiseerd. Met nadruk dient te worden opgemerkt dat TWB nu zelfs bij voor Europol gemaakte vertalingen kan worden aangewend, dankzij het feit dat deze software is geïntegreerd in een gesloten netwerk van 11 pc's. Computerondersteunde vertaling: dankzij de inspanningen van met name de sectie die de voorgaande jaren belast was met de automatisering, heeft het proces van de automatisering van de vertaling der gemeenschapsmerken eind 1998 normale proporties aangenomen. Hierdoor werd het mogelijk de verantwoordelijkheid voor het dagelijks functioneren over te dragen aan de afdeling vertalingen. De overgang naar Word 97 bracht echter met zich mee dat een nieuwe versie van het programma voor computerondersteund vertalen gebruikt moest gaan worden. Vervolgens is dit hulpmiddel ook aangewend bij de vertaling van andere documenten dan merken. De desbetreffende sectie heeft alle noodzakelijke logistieke voorbereidingen getroffen en voor de vertalers speciale trainingsbijeenkomsten georganiseerd. Sinds juni 1999 wordt ongeveer een derde van de documenten niet zijnde merken, vertaald met behulp van hulpmiddelen voor computerondersteunde vertaling; inmiddels heeft men zoveel ervaring 13

16 opgedaan met het proces dat de afdeling vertalingen de hiermee samenhangende dagelijkse werkzaamheden nu op zich kan nemen. Een van de doelstellingen van de met de automatisering van het vertaalproces belaste sectie was om voor computerondersteund vertalen een betrouwbaarder programma te vinden dan wat voor de vertaling van gemeenschapsmerken wordt gebruikt. Hiertoe zijn in samenwerking met de afdeling informatica specificaties opgesteld. Er is een openbare aanbesteding uitgeschreven voor een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken, waarin de documentenstroom is opgenomen. In januari 2000 zou een aanvang moeten worden gemaakt met het werken met het nieuwe systeem. Terminologie: gedurende het gehele jaar 1999 hebben werkzaamheden op het gebied van de terminologie plaatsgevonden. Hierbij zijn meer dan meertalige ingangen in de gegevensbank van het Vertaalbureau ingevoerd. c. De kwaliteit Verbetering van de kwaliteit: het Vertaalbureau heeft er niet alleen naar gestreefd de termijnen na te leven waarom door agentschappen, organisaties en instellingen is gevraagd, maar ook om de kwaliteit van de geleverde vertalingen nog meer te verbeteren. Evenals in de voorgaande jaren hebben de vertalers deelgenomen aan op interinstitutioneel niveau georganiseerde taalcursussen en aan andere vormen van permanente educatie. Gezien de toenemende vraag van het BHIM en van andere agentschappen en organen naar vertalingen van teksten van juridische aard heeft het Vertaalbureau zich inspanningen getroost om de deskundigheid op dit gebied te vergroten. Zo is in december een seminar met de collega's van het Merkenbureau georganiseerd, dat een groot succes was. In de loop van 2000 wordt dit experiment eventueel herhaald. Behalve vertaaldiensten biedt het Vertaalbureau ook dienstverlening op het gebied van revisie van originele documenten die door auteurs zijn geredigeerd in een andere taal dan de moedertaal. Van deze dienst is in 1999 echter door weinig organen gebruik gemaakt. Comité herwaardering rangorde: in de onlangs door het Vertaalbureau gesloten kaderovereenkomsten ten behoeve van externe vertaaldiensten is vastgesteld dat de aanvankelijke rangorde van de onderaannemers een herwaardering dient te ondergaan; deze dient te worden gebaseerd op de door ieder van hen geleverde werkzaamheden. Met nadruk zij gesteld dat het concept van deze dynamische rangorde van de contractanten geheel nieuw is. De herwaardering wordt verricht door een hiertoe speciaal door het Vertaalbureau opgericht comité, dat Comité herwaardering rangorde wordt genoemd. Dit comité dient niet te worden verward met het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. Eerstgenoemd comité heeft tot opdracht een positieve en/of negatieve waardering te geven van de externe vertalingen die worden geleverd op basis van de door het Vertaalbureau gesloten 14

17 nieuwe contracten. Het tweede comité is gepositioneerd op interinstitutioneel niveau en heeft tot taak een beoordeling te geven van externe vertalingen van onvoldoende kwaliteit van de Commissie, het Parlement en het Vertaalbureau. In de nieuwe contracten van het Vertaalbureau wordt expliciet bepaald dat alle vertalingen met het cijfer +1 (uitstekende kwaliteit) of 1 (zeer slechte kwaliteit) worden voorgelegd aan het Comité herwaardering rangorde. Dit is samengesteld uit vertegenwoordigers van de secties externe vertalingen, beheer vertalingen en administratie, en bovendien de functionaris die het Vertaalbureau vertegenwoordigt in het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. De laatste is tevens de persoon die, voor alle vraagstukken die verband houden met de kwaliteit, zorgt voor de communicatie tussen de sectie externe vertalingen en degenen die belast zijn met de planning. Het comité neemt de beoordeling van de interne revisoren al dan niet over en zorgt eventueel voor aanpassing van de inschaling van de onderaannemer. Het besluit wordt aan de contractant bekendgemaakt. Het comité neemt eveneens een besluit over de vraag of voor de vertaling in kwestie al dan niet een vergoeding dient te worden uitbetaald en of dit moet leiden tot aanpassingen op contractueel niveau. Eventueel buigt het comité zich over de vraag of bij niet-naleving van een termijn al dan niet de in het contract genoemde boete dient te worden opgelegd. Dit hangt af van het geleverde bewijsmateriaal (doktersverklaring, enz.). d. Onderzoek en documentatie De dienst documentatie heeft de opdracht gekregen een documentaire infrastructuur ten behoeve van vertaalwerkzaamheden op te zetten, en wel voor alle talen gezamenlijk. Hiertoe heeft de dienst een bibliotheek- en documentatiecollectie samengesteld, bestaande uit: microfiches ( PDEG series L en C, COM-documenten), documentatie op papier (encyclopedieën, 2000 algemene, technische en wetenschappelijke woordenboeken), cd-roms (voor gebruik op één computer en voor netwerken), de mogelijkheid tot het raadplegen van de verschillende gegevensbanken van de gemeenschap (CdtVista, Celex, EUR-Lex, Eudor, TIS, enz.) en toegang tot Internet. Deze hulpmiddelen voor het zoeken van informatie zijn constant in ontwikkeling en worden in toenemende mate door de vertalers gebruikt. 15

18 3. Externe vertalingen a. Strategie Het Vertaalbureau heeft ongeveer 50% van het totale aantal vertalingen uitbesteed. Frans is nog steeds de meest gevraagde doeltaal (17,2 %) en Engels blijft de belangrijkste brontaal (52,8 %). Overeenkomstig de van meet af aan gevolgde beleidslijnen heeft het Vertaalbureau er in de contractuele betrekkingen met de externe vertalers steeds naar gestreefd regelmatig en op constructieve wijze met hen overleg te voeren. Om meer bekendheid te geven aan zijn strategie inzake externe vertalingen heeft het Vertaalbureau deelgenomen aan verschillende seminars en conferenties, zoals aan het internationale seminar in maart 1999 te Londen voor vertalers die geïnteresseerd zijn in het werken voor de Europese Gemeenschappen en aan het wereldcongres van vertalers te Mons in augustus. Tenslotte heeft het Vertaalbureau voor zijn 250 externe medewerkers op 3 december een informatiedag georganiseerd, die een heel gunstige uitwerking heeft gehad. b. Openbare aanbestedingen en beleid met betrekking tot de contracten Er zijn in de loop van 1999 verscheidene openbare aanbestedingen georganiseerd, met als doel kaderovereenkomsten af te sluiten met externe vertalers die voldoen aan de bijzondere eisen van het Vertaalbureau (speciale deskundigheid op specifieke gebieden, gebruik van moderne vertaaltechnologieën, enz.). Deze openbare inschrijvingen worden hieronder beknopt weergegeven: FL99001-MED voor de vertaling van teksten op het gebied van geneeskunde, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie (10 partijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 115 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op meer dan één subpartij. Er zijn 38 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. FL99002-ENV voor de vertaling van teksten op het gebied van milieu, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie en in het IJslands en Noors (12 partijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 131 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op meer dan één partij. Er zijn 37 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. FL99003-AIR voor de vertaling van teksten op het gebied van luchtvaart, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie. Het betrof vijf verschillende gebieden met betrekking tot luchtvaart en veiligheid (10 partijen met elk 5 subpartijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 263 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op alle vijf subpartijen binnen één partij. Er zijn 65 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. 16

19 FL99004-DA, FL99005-DE, FL99006-EL, FL99007-EN, FL99008-ES, FL99009-FI, FL FR, FL99011-IT, FL99012-NL, FL99013-PT, FL99014-SV voor de vertaling van teksten op het gebied van sociologie. Deze laatste openbare aanbestedingen, die midden september 1999 openbaar zijn gemaakt, zijn momenteel in hun beoordelingsfase. De overeenkomsten gaan in op 1 maart 2000 voor de drie talen met het grootste aantal jaarlijks uitbestede bladzijden, te weten Engels, Frans en Duits, en op 1 april 2000 voor de overige talen. Aan de inschrijvers op al deze openbare aanbestedingen heeft het Vertaalbureau ter ondertekening de nieuwe kaderovereenkomst aangeboden. Deze is in overeenstemming met het ontwerp voor een gemeenschappelijke kaderovereenkomst van het subcomité externe vertalingen, dat in november 1999 aan het Interinstitutioneel Vertaalcomité is aangeboden. Deze overeenkomst is de uitdrukking van een uiterst belangrijke ontwikkeling in de contractuele betrekkingen tussen externe vertalers en Europese instellingen en organen. In de overeenkomst worden de stringente kwaliteitseisen van het Vertaalbureau expliciet vastgelegd en worden boetes opgelegd indien hieraan niet wordt voldaan of indien de afgesproken levertermijn niet is nageleefd. Maar wat nog belangrijker is en een primeur vormt, is dat de in de openbare aanbestedingen omschreven toewijzingscriteria een systeem van doorlopende beoordeling van de contractanten behelzen, en wel voor de gehele geldigheidsduur van de overeenkomst. Op basis van dit principe komt een rangorde van de contractanten tot stand, die gebaseerd is op de feitelijk geleverde diensten. Dit is tevens de eerste keer dat het Vertaalbureau overeenkomsten aanbiedt voor een jaar, die tot vier keer kunnen worden verlengd; met dit systeem is een kwalitatieve controle van de contractanten mogelijk en wordt vrije concurrentie op het vlak van voorwaarden en prijzen beter gewaarborgd. B. Interinstitutionele samenwerking 1. Interinstitutionele betrekkingen Een van de taken van de sectie interinstitutionele betrekkingen is het coördineren van de vertegenwoordiging van het Vertaalbureau in het interinstitutioneel vertaalcomité en in verschillende subcomités hiervan, zoals het subcomité externe vertalingen en het subcomité vertaalhulpmiddelen, om hiervan twee te noemen. De sectie beschikt eveneens over de bevoegdheid om betrekkingen te onderhouden met Europese organen en instellingen, in het bijzonder de begrotingsautoriteit, en zij streeft ernaar om eveneens werkrelaties tot stand te brengen met Europese organen en instellingen waarmee dergelijke betrekkingen nog niet bestaan. In 1999 heeft het comité zich beziggehouden met de volgende kwesties. Deelname aan het subcomité externe vertalingen. Er zijn contacten gelegd met Europese instellingen, met als doel deze vertrouwd te maken met de doelstellingen van het Vertaalbureau met betrekking tot interinstitutionele samenwerking. 17

20 Er werd op heel bijzondere wijze samengewerkt met het Europees Parlement bij de presentatie van de nieuwe Europese commissarissen, waarbij het Parlement behoefte had aan vertalingen die binnen een termijn van slechts enkele dagen geleverd moesten worden. De begrotingsautoriteit heeft zich in positieve zin uitgesproken over het principe van uitbreiding van de financiële middelen van het Vertaalbureau, waarbij rekening wordt gehouden met het onderscheid tussen vertaalactiviteiten enerzijds en activiteiten op het gebied van de interinstitutionele samenwerking anderzijds. Er zijn contacten gelegd met de bevoegde afdelingen van de Commissie en met de directeur van het Europees Bureau voor de wederopbouw van Kosovo, teneinde de diensten van het Vertaalbureau aan te bieden zodra dit Bureau operationeel is. De sectie heeft meegewerkt aan de organisatie en de voorbereiding van het seminar externe vertalingen van 3 december 1999, en heeft verder bewerkstelligd dat aan dit gebeuren een televisie-uitzending en een artikel in de pers werden gewijd. 2. Interinstitutioneel Vertaalcomité Verscheidene leden van de afdeling vertalingen werken mee aan activiteiten van subcomités van het Interinstitutioneel Vertaalcomité, zoals het subcomité toetreding nieuwe lidstaten en het subcomité statistieken en productiviteit. De sectie externe vertalingen speelt nog steeds een actieve rol. Zo was zij, in het kader van de werkzaamheden van het subcomité externe vertalingen, betrokken bij het opstellen van een ontwerp-kaderovereenkomst. Bovendien is zij, met twee vertegenwoordigers, volwaardig lid geworden van het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. In 1999 heeft het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen in totaal 296 documenten in behandeling genomen, waarvan er 53 door het Vertaalbureau, 218 door de Commissie en 25 door het Parlement waren ingebracht. Bij de door het Vertaalbureau ingebrachte documenten vormden DA, EN, IT en NL de meest "omstreden" talen. Dit voorbeeld kan een belangrijke rol spelen bij de selectieprocedures voor nieuwe externe vertalers. Het zou wenselijk zijn dat het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen bij deze procedure een belangrijker rol gaat spelen dan tot op heden, omdat dit de mogelijkheid biedt tot dynamische inschaling van externe vertalers; hierin is immers niet alleen voorzien in de nieuwe overeenkomsten van het Vertaalbureau, maar ook in de overeenkomsten op basis van de gemeenschappelijke openbare inschrijving door het Europees Parlement en het Vertaalbureau. Terminologie: de haalbaarheidsstudie met betrekking tot één enkele gegevensbank voor de Europese Unie, die op verzoek van het Interinstitutioneel Vertaalcomité aan het Vertaalbureau is 18

21 opgedragen, is in april 1998 voltooid. Uit de resultaten van deze studie, die tijdens de vergadering van mei zijn voorgelegd aan het Interinstitutioneel Vertaalcomité, blijkt dat het haalbaar èn wenselijk is dat er één enkele terminologiegegevensbank komt. In juli 1999 heeft het DG Ondernemingen van de Europese Commissie voor rekening van het Vertaalbureau een openbare aanbesteding uitgeschreven. De inschrijvingen zijn in oktober 1999 beoordeeld en er is een overeenkomst aangeboden. Gedurende deze periode hebben de verantwoordelijke functionarissen van de vertaaldiensten van de Europese Unie voor dit initiatief duidelijk belangstelling getoond. Derhalve is tijdens de bijeenkomst van het Interinstitutioneel Vertaalcomité van september daarom besloten dat dit project van het Vertaalbureau een interinstitutionele status zal krijgen. Het Vertaalbureau heeft nu dus, in het kader van het IDA-programma en in nauwe samenwerking met de vertaaldiensten van de instellingen, de verantwoordelijkheid gekregen voor de proefperiode van één enkele terminologiegegevensbank voor de Europese Unie. HOOFDSTUK 4 BEHEER VAN DE HULPBRONNEN EN DE MIDDELEN A. Personeelszaken en algemene en financiële administratie 1. Personele middelen a. Personeelsformatie In de loop van het jaar 1999 is het aantal personeelsleden toegenomen van 104 tot 124 medewerkers. Het gaat hier om 116 tijdelijk functionarissen, 3 hulpfunctionarissen, 3 deskundigen en 2 uitzendkrachten. De verdeling per categorie is aangegeven in de personeelsformatie (zie bijlage III). b. Personeelsbeleid De sectie personeelszaken, die eind 1998 is opgezet, is al snel operationeel geworden en heeft de twee belangrijkste doelen bereikt die zij in 1999 diende te realiseren, te weten het uitwerken en aan de raad van bestuur presenteren van algemene regelingen inzake opleiding, personeelsbeoordeling en bevordering. Deze regels bevatten belangrijke vernieuwingen en voorstellen. Zij zijn opgesteld om de bepalingen van het statuut en de behoeften, taken en specifieke kenmerken van het Vertaalbureau op elkaar af te stemmen, dit in overleg met het personeelscomité; en 19

22 het beheer van een aantal functies die tot aan het begin van het jaar onder het Directoraatgeneraal administratie van de Commissie vielen; hierdoor verleent dit DG momenteel aan het Vertaalbureau dezelfde diensten als aan andere gedecentraliseerde bureaus. De sectie heeft elf selectieprocedures georganiseerd, waarbij in totaal 455 sollicitaties in behandeling zijn genomen. Het ging om twee selectieprocedures categorie A, vier LA, vier B en één C. Bij deze selectieprocedures zijn de personen geworven, die volgens de door de verschillende afdelingen opgestelde profielen het best gekwalificeerd zijn. Selectie Categorie Taal Totaal aantal kandidaten Aantal kandidaten op de reservelijst Hoofd informatica A7/A Projectcoördinator LA 7/LA Vertaler LA 7/LA 6 DA 23 6 Vertaler LA 7/LA 6 DE 112 procedure loopt nog Vertaler LA 7/LA 6 NL Vertaler LA 7/LA 6 SV 66 7 Medewerker boekhouding B5/B Informatica LSA B5/B4 4 procedure loopt nog Informatica helpdesk B5/B4 10 procedure loopt nog Veiligheidsfunctionaris B3/B Technische ondersteuning C5/C Nadat de raad van bestuur op 1 oktober 1999 in principe akkoord was gegaan met de regels voor bevordering, werd gedurende de laatste twee maanden van het jaar de eerste bevorderingsronde gehouden, wat leidde tot dertien bevorderingen voor alle categorieën tezamen. Een en ander had waarneembaar een motiverend effect op het gehele personeel (zie bijlage V). Er zijn belangrijke inspanningen verricht op het gebied van scholing, en wel op alle terreinen waarop het bureau werkzaam is. Zo zijn er in samenwerking met de andere instellingen 37 taalopleidingsactiviteiten georganiseerd, 16 informaticacursussen, 2 terminologieopleidingen, 2 bibliotheekopleidingen, 2 cursussen op het gebied van begrotingsboekhouding en 1 opleiding met betrekking tot de procedures bij het afsluiten van openbare overeenkomsten. 20

23 Tegelijkertijd zijn de werkzaamheden met betrekking tot het lopende personeelsbeleid van het Vertaalbureau aanzienlijk toegenomen. De omvang hiervan kan worden geïllustreerd aan de hand van de volgende gegevens: Indiensttredingen 46 Beheer van de contracten van tijdelijke functionarissen 66 Beheer van de contracten van hulpfunctionarissen 40 Beheer van de contracten van uitzendkrachten 8 Dienstreizen 150 Vakantiedagen, ziekte, opname overuren Salarissen Activiteiten met betrekking tot opleidingen 95 Jaarlijks medisch onderzoek 80 Verklaringen (sociale zekerheid, btw, getuigschriften) Algemene administratie a. Beheer van de inventaris en van de ruimten De sectie Algemene administratie heeft de in het gebouw Nouvel Hémicycle beschikbare kantoorruimte zodanig beheerd dat deze ruimte optimaal kan worden benut, voor zover dat mogelijk is nu het Vertaalbureau de grenzen van zijn fysieke groei heeft bereikt. Zowel op institutioneel niveau als op de particuliere markt is onderzoek verricht en zijn onderhandelingen gevoerd, met als doel directie en raad van bestuur tijdelijke oplossingen voor te leggen voor de huidige nijpende huisvestingsproblemen. Hiernaast kan gewezen worden op het feit dat is overgegaan tot het gebruik van ELS-software, waarbij de gehele inventaris die het Vertaalbureau in eigendom heeft in de gegevensbank is ingevoerd. Tenslotte is het van belang te melden dat de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de kredieten van Titel II van de begroting is verbeterd. b. Kwesties van juridische aard De belangrijkste activiteiten betroffen: Het deelnemen en het verlenen van juridische ondersteuning aan de selectiecomités voor de openbare aanbestedingen betreffende enerzijds externe vertalingen op de gebieden: geneeskunde, milieu, luchtvaart en algemeen, en anderzijds van een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen en, tenslotte, de openbare gunning langs de weg van onderhandelingen, die door de afdeling informatica in werking is gesteld. 21

24 Het analyseren en het doen van voorstellen aan de directie met betrekking tot een gedragscode waaraan het personeel van het Vertaalbureau zich moet houden in hun contacten met het publiek, zoals de Europese Ombudsman heeft verzocht. Het voorstellen van een besluit met betrekking tot de voorwaarden voor en methoden van onderzoek bij fraudebestrijding (OLAF), hetwelk door de raad van bestuur is aangenomen. Het uitwerken van een voorstel tot herziening van de financiële voorschriften van het Vertaalbureau, op 1 oktober 1999 goedgekeurd door de raad van bestuur, waarmee deze wordt aangepast aan de invoering van de euro en waarmee het principe van de overbrenging van het saldo van een begrotingsjaar naar de begroting van het volgende begrotingsjaar in de voorschriften wordt opgenomen. Het regelen van delegatie en van vervangingen van beheerders, ordonnateur en rekenplichtige. Juridische ondersteuning in geval van geschillen op het gebied van personeelszaken, toepassing van het statuut en contracten. 3. Financiën en begrotingen De belangrijkste doelstelling van de sectie Financiële administratie in 1999 was het installeren en in werking stellen van SI2, het begrotings- en boekhoudsysteem dat in het eerste kwartaal van het jaar is gaan draaien en gedurende het gehele begrotingsjaar verder is ontwikkeld, in samenwerking met de afdeling informatica en met de financiële controle. Alle werkzaamheden in verband met de begroting en alle ontvangsten en betalingen zijn verricht met dit systeem, waarbij daarnaast uit veiligheidsoverwegingen het oude, in Excel opgezette, systeem voor begroting en boekhouding operationeel is gebleven. Er zijn twee cursussen georganiseerd, toegesneden op het profiel van degenen die het systeem gebruiken. In de loop van het derde kwartaal is het systeem ook op de andere afdelingen van het Vertaalbureau geïnstalleerd, opdat deze kunnen beschikken over alle financiële informatie die zij op hun terrein nodig hebben. Voor wat betreft de verschillende ontwerpbegrotingen kan benadrukt worden dat er een verbetering is in de kwaliteit van de informatie in de gedetailleerde gegevens per begrotingslijn; daarnaast zijn aan de raad van bestuur ramingen met betrekking tot de liquiditeiten voorgelegd. Voor wat betreft de betrekkingen met de financiële controle geldt dat er sprake was van een duidelijke bereidheid tot samenwerking; het aantal teruggezonden dossiers is aanzienlijk verminderd. De facturering ten behoeve van de agentschappen, instellingen en organen die cliënt zijn van het Vertaalbureau heeft verbetering ondergaan, zowel voor wat betreft de bewijsstukken als de 22

25 informatie in de debetnota's. In de loop van het jaar is een meer geavanceerd systeem ter controle van de vervaldata ingevoerd, waardoor de incassotermijnen over de hele linie korter zijn geworden. De sectie heeft diverse projecten betreffende analytische boekhouding voorgelegd. Op grond hiervan is een plan van aanpak opgesteld, dat begin 2000 van start gaat. B. Informatisering 1. Omgeving Het Vertaalbureau kent een omgeving die gebaseerd is op Windows NT servers en Windows NT werkstations, die onderling verbonden zijn middels een lokaal netwerk. Alle personeelsleden van het Vertaalbureaus hebben een PC tot hun beschikking. De basisconfiguratie van elk werkstation bestaat uit Windows NT, Microsoft Office, Lotus Notes, Internet-navigators en antivirusprogramma's. Andere producten die zijn geïnstalleerd worden gebruikt voor specifieke doeleinden, bijvoorbeeld software ten behoeve van het vertaalproces, Oracle-software waarmee toegang kan worden verkregen tot gegevensbanken, enz. Alle gebruikers beschikken over elektronische post en hebben toegang tot het "World Wide Web". Het Vertaalbureau beschikt over twee Windows NT domeinen (zie bijlage VI), die sinds 1999 een ontwikkeling hebben doorgemaakt. Het eerste domein vormt de algemene omgeving voor alle normale werkzaamheden en vertalingen. Het omvat een aantal servers waarmee Lotus Notes en de Oracle-gegevensbank kunnen worden gebruikt, evenals servers voor het delen van bestanden en voor printwerkzaamheden. Een Lotus Notes MTA zorgt binnen deze omgeving voor het elektronisch berichtenverkeer. Het tweede domein is bestemd voor werkzaamheden die op verzoek van Europol worden uitgevoerd en maakt voor het berichtenverkeer gebruik van Microsoft Exchange. Dit domein kent een afzonderlijk beveiligingssysteem, wat noodzakelijk is gezien het specifieke werkterrein van deze organisatie. 2. Beheer en ontwikkeling De informatiseringsomgeving van het Vertaalbureau heeft zich in de loop van 1999 verder uitgebreid. Er zijn nieuwe medewerkers geworven en het netwerk is uitgebreid met computers en printers. Er zijn servers toegevoegd, waaronder 2 op Windows NT, dit met het oog op de toenemende vraag naar gegevensopslagmogelijkheden in relatie tot het vertaalproces en het nieuwe beheer van databanksystemen. 23

26 In het kader van het FLOSYS-project, dat wordt gefinancierd door het IDA-programma (Interchange of Data between Administrations gegevensuitwisseling tussen administraties), is het gebruik van Lotus Notes uitgebreid en is een firewall geïnstalleerd om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de gegevens. Er is een systeem van documentenbeheer geïnstalleerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van het programma Fulcrum Search Server; binnenkort zal een nieuw systeem voor de documentenstroom bij vertaalwerkzaamheden waarbij Lotus Notes voor de interface met Internet wordt gebruikt, het berichtenverkeer en het documentenbeheer in gebruik worden genomen. Er zijn twee systemen van de Europese Commissie voor gegevensbankbeheer geïnstalleerd, namelijk SI2 voor de begroting en de boekhouding en het inventarissysteem ELS. Ook heeft het Vertaalbureau nu een publieke Internetsite (op basis van Lotus Notes), die tot doel heeft algemene informatie te geven over het Vertaalbureau en zijn activiteiten. Voor wat betreft de elektronische post heeft het Vertaalbureau X400 geleidelijk afgeschaft; het protocol wordt sinds november niet meer gebruikt. Momenteel wordt alleen het SMTP-protocol toegepast door middel van Lotus Notus MTA (het tweede domein, dat Microsoft Exchange gebruikt, is nog uitsluitend op X400 gebaseerd). Het Vertaalbureau heeft op verzoek van de raad van bestuur een studie verricht naar de uitwisseling van vertrouwelijke documenten langs elektronische weg tussen het Bureau en zijn partners. Na besprekingen met vertegenwoordigers van een aantal agentschappen en lidstaten, deskundigen op het gebied van vertrouwelijkheid en veiligheid, is een project opgezet onder de naam SECLEG (proefprojecten op het gebied van recht en veiligheid) dat tot doel heeft te onderzoeken aan welke veiligheidseisen voldaan dient te worden en voorstellen te doen voor oplossingen op het technische vlak. De onderzoeksfase van het project is afgerond. Het aantal personeelsleden van de afdeling informatica is toegenomen van 8 naar 10 personen, waardoor het eveneens mogelijk werd de "helpdesk" uit te breiden. In het bijzonder heeft de helpdesk de volgende taken: - het installeren van computerapparatuur en programmatuur, - het verlenen van directe ondersteuning aan de gebruikers bij problemen met apparatuur, programmatuur, telecommunicatie of infrastructuur, - het verzorgen van interne gebruikerstrainingen voor de door het Vertaalbureau gebruikte programmatuur, - het beheren van de apparatuur en van de programmatuur, bijvoorbeeld de inventaris, reservekopieën van de servers, het melden van problemen aan leveranciers. Bovendien biedt de helpdesk, vanuit zijn specifieke deskundigheid, ondersteuning op het gebied van geavanceerde opmaaktechnieken van documenten en bij de conversie van bestanden, voor alle formaten waarin bij het Vertaalbureau documenten worden aangeleverd. 24