HOOFDSTUK 2 REGELING FUNCTIEWAARDERING

Transcriptie

1 - 1 - Uitvoeringsregeling arbeidsvoorwaarden gemeente Oldebroek INHOUD 1. Algemene bepalingen. 2. Regeling functiewaardering (Variabele) werktijden. 4. Vakantie- en buitengewoonverlof. 5. Nota Werving en Selectie 6. Verkiezingsreglement ondernemingsraad. 7. Functionerings- en beoordelingsgesprekken. 8. Spaarloonregeling. 9. Toelagen en vergoedingen. 10. Reis- en verblijfkosten terzake van dienstreizen. 11. Richtlijnen beloningsbeleid. 12. Stageregeling. 13. Overige rechten en plichten. 14. Cafetariamodel gemeente Oldebroek. 15. Slotbepalingen. HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Begripsomschrijving Artikel 1:1 Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. LOGA: Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden; b. A.V.R.O.: arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Oldebroek; c. ambtenaar: voor zover niet anders omschreven in het desbetreffende hoofdstuk, de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1 van de AVRO en de werknemer in de zin van hoofdstuk 2 van de AVRO HOOFDSTUK 2 REGELING FUNCTIEWAARDERING (uitvoering artikel 3:1:1, lid 2 AVRO) REGELING FUNCTIEWAARDERING 2006 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1:1 Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. ambtenaar: de betrokken ambtenaar die is aangesteld op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Oldebroek, dan wel degene met wie een arbeidsovereenkomst is aangegaan op grond van artikelen 2:5 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Oldebroek;

2 - 2 - b. generieke functie: het geheel van werkzaamheden dat uit de vastgelegde doelstelling en taken van de gemeente is af te leiden en dat door één of meerdere ambtenaren is te verrichten; c. functiebeschrijving: het op geordende wijze op een voorgeschreven formulier inhoudelijk weergeven van de generieke functie; d. taakbeschrijving: een specificatie van de aan de ambtenaar opgedragen taken; e. e. waardering: het op basis van de vastgestelde functiebeschrijving met behulp van het functiewaarderingssysteem vaststellen van de hoofdgroep en de gezichtspunten die aan de generieke functie worden verbonden; f. conversie: de koppeling van de resultaten van de waardering aan de salarisniveaus; g. adviseur: een in- of externe functiewaarderingsdeskundige; h. belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit betrokken is. Artikel 1:2 Onder een mannelijke naamgeving worden in deze regeling tevens een vrouwelijke naamgeving begrepen. FUNCTIEBESCHRIJVING Artikel 1:3 1. De adviseur stelt in overleg met de algemeen directeur en de desbetreffende afdelingshoofden voor iedere generieke functie een functiebeschrijving op. 2. De generieke functiebeschrijvingen worden voorgelegd aan het managementteam, dat haar visie op de beschrijvingen geeft. 3. De afdelingshoofden stellen voor iedere generieke functie ook een taakbeschrijving op. 4. De generieke functiebeschrijvingen en de taakbeschrijvingen worden voorgelegd aan het managementteam, dat haar visie op de beschrijvingen geeft. Artikel 1:4 De generieke functiebeschrijvingen en de taakbeschrijvingen worden in klankbordgroepen besproken met ambtenaren in aanwezigheid van een MT-lid en de adviseur. Artikel 1:5 Het college neemt een voorlopig besluit over de voorgenomen inhoud van de generieke functiebeschrijving en doen hiervan schriftelijk mededeling aan de ambtenaar. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen als bedoeld in artikel 1:6, eerste lid. Artikel 1:6 1. Binnen drie weken na verzenddatum van de in artikel 1:5 bedoelde kennisgeving kan de ambtenaar mondeling en/of schriftelijk zijn bedenkingen toelichten bij een vertegenwoordiging namens het college (een afgevaardigde van P&O en de adviseur). Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. 2. De adviseur stelt naar aanleiding van de bedenkingen een advies op en bespreekt dit met het managementteam. Dit advies wordt naar de indiener en het college gestuurd. 3. Het college neemt na ontvangst en beoordeling van de in artikel 1:5 bedoelde bedenkingen en het artikel 1:6, lid 2 bedoelde advies een besluit over de inhoud van de generieke functiebeschrijving. 4. Het college doet schriftelijk mededeling aan de ambtenaar over de inhoud van de generieke functie beschrijving. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen als bedoeld in artikel 1:13, eerste lid. FUNCTIEWAARDERING Artikel 1:7 1. De adviseur voorziet de generieke functie aan de hand van de generieke functiebeschrijving en het functiewaarderingssysteem van een gemotiveerd waarderingsadvies.

3 De waarderingsadviezen worden voorgelegd aan de in artikel 1:8 bedoelde functiewaarderingscommissie. Artikel 1:8 1. Er is een functiewaarderingscommissie. 2. De functiewaarderingcommissie bestaat uit drie leden: a. één lid op voordracht van het college, niet zijnde lid van dit college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente; b. één lid op voordracht van de organisaties van overheidspersoneel vertegenwoordigd in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet zijnde een ambtenaar van de gemeente; c. één lid, tevens voorzitter, op voordracht van de onder a en b genoemde leden, niet zijnde lid van het college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente. De leden van de functiewaarderingscommissie worden benoemd door het college. 3. Aan de functiewaarderingscommissie wordt door het college een secretaris toegevoegd. De secretaris heeft geen stemrecht. Artikel 1:9 1. Het in artikel 7 bedoelde waarderingsadvies wordt door de adviseur toegelicht aan de functiewaarderingscommissie. 2. Indien de waardering van de generieke functie van de secretaris van de functiewaarderingscommissie door de adviseur wordt toegelicht, neemt deze geen deel aan de vergadering. 3. Nadat de adviseur de toelichting op het waarderingsadvies heeft gegeven, doet de functiewaarderingscommissie zijn eindadvies schriftelijk aan het college toekomen. Artikel 1:10 1. De vergaderingen van de functiewaarderingscommissie zijn niet openbaar. 2. De leden van de commissie, secretaris en adviseur zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of beraadslagingen bekend is geworden; 3. De functiewaarderingscommissie waardeert de generieke functies in een voltallige vergadering. Artikel 1:11 Het college neemt een voorlopig besluit over de waardering. Artikel 1:12 Het college doet schriftelijk mededeling aan de ambtenaar over het voorgenomen besluit van de functiewaardering en voegen de gemotiveerde waarderingsadviezen daarbij. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen als bedoeld in artikel 1:13, eerste lid. Artikel 1:13 1. Binnen drie weken na verzenddatum van de in artikel 1:12 bedoelde kennisgeving kan de ambtenaar mondeling en/of schriftelijk zijn bedenkingen toelichten bij een vertegenwoordiging namens het college (een afgevaardigde van P&O en de adviseur). Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. 2. De adviseur stelt naar aanleiding van de bedenkingen een advies op. Dit advies wordt naar de indiener en het college gestuurd. 3. Het college neemt na ontvangst van de in artikel 1:12 bedoelde bedenkingen en het in artikel 13, lid 2 bedoelde advies een besluit over de functiewaardering. 4. Het college doet schriftelijk mededeling aan de ambtenaar over de uitslag van de functiewaardering en voegen het gemotiveerd waarderingsadvies daarbij. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen als bedoeld in artikel 1:14, eerste lid. BEZWARENPROCEDURE Artikel 1:14

4 Binnen zes weken na ontvangst van de in artikel 1:6 of 1:13 bedoelde mededeling kan de ambtenaar schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen tegen de inhoud van de generieke functiebeschrijving en de functiewaardering bij het college. 2. Het college vraagt advies over het bezwaar aan de bezwarencommissie functiewaardering. Artikel 1:15 1. Er is een bezwarencommissie functiewaardering als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht 2. De bezwarencommissie bestaat uit drie leden: a. één lid op voordracht van het college, niet zijnde lid van dit college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente; b. één lid op voordracht van de organisaties van overheidspersoneel vertegenwoordigd in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet zijnde een ambtenaar van de gemeente; c. één lid, tevens voorzitter, op voordracht van de onder a en b genoemde leden, niet zijnde lid van het college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente. De leden van de bezwarencommissie worden benoemd door het college. 3. Aan de bezwarencommissie wordt door het college een secretaris toegevoegd. De secretaris maakt geen deel uit van de bezwarencommissie. Artikel 1:16 1. De bezwarencommissie stelt de ambtenaar en eventueel overige belanghebbenden in de gelegenheid het bezwaar mondeling nader toe te lichten. Daarbij wordt een vertegenwoordiger namens het college uitgenodigd om het standpunt van het college toe te lichten. 2. De bezwarencommissie kan deskundigen of informanten horen. Artikel 1:17 De bezwarencommissie brengt zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd advies uit over het bezwaar aan het college. Artikel 1:18 1. De zittingen van de bezwarencommissie zijn niet openbaar. 2. De leden van de commissie, alsmede de secretaris, deskundigen en informanten die door de commissie zijn gehoord, zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of beraadslagingen bekend is geworden. Artikel 1:19 Zo spoedig mogelijk na ontvangst van het advies van de bezwarencommissie neemt het college een beslissing op het bezwaar en doen hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de betrokken ambtenaar en eventueel overige belanghebbenden. ONDERHOUD Artikel 1:20 1. Periodiek en hooguit één maal per jaar worden de functiebeschrijvingen door de leden van het managementteam getoetst op haar structurele actualiteit. Een verzoek tot onderhoud van de functiebeschrijving kan ook worden gedaan door de medewerker. 2. De leden van het managementteam of medewerkers dienen een aanvraag tot aanpassing in, wanneer de toets daartoe aanleiding geeft, na advies van de adviseur. 3. De hierbij geschreven regeling wordt gevolgd. 4. De Ondernemingsraad toetst de uitvoering van dit artikel. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN Artikel 1:21 In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, beslist het college.

5 - 5 - HOOFDSTUK 3 (VARIABELE) WERKTIJDEN (uitvoering van artikel 4:1 AVRO) Deelnemers Artikel 3:1 Voor het personeel dat werkzaam is in het gemeentehuis geldt voor zover niet an-ders overeengekomen een variabele werktijdenregeling overeenkomstig het be-paalde in dit hoofdstuk. Werktijden Artikel 3:2 a. De normale werktijd is 40 uur per week. b. De aanvang van de ochtendwerktijd is niet eerder dan uur. c. Het einde van de middagwerktijd is niet later dan uur. d. De werktijd bedraagt maximaal 9 en minimaal 7 uur per dag. e. De verplichte werktijden, zogenaamde bloktijden, zijn van uur tot uur en van tot uur. f. Onverkort het bepaalde in sub e dient in de regel iedere afdeling van uur tot uur en van uur tot uur voor de helft bezet te zijn. Bij de berekening van deze bezettingseis kan de uitkomst naar beneden worden afgerond. Van uur tot uur dient de afdeling behoorlijk bezet te zijn, zulks ter beoordeling van het afdelingshoofd. Middagpauze Artikel 3:3 De middagpauze is variabel, maar begint niet eerder dan uur en eindigt niet later dan uur. De pauze bedraagt in ieder geval 30 minuten. Tijdregistratie Artikel 3:4 a. De arbeidsuren worden geregistreerd via Time Tell. b. De registratie dient dagelijks door het personeelslid zelf te geschieden. c. Voor de berekening van het aantal gewerkte uren wordt rekening gehouden met veelvouden van vijf minuten. Bij het bepalen van de individuele werktijd blijft het personeelslid in beginsel gehouden aan een 40-urige werkweek. Fictieve diensttijd Artikel 3:5 a. Bij het opnemen met een halve dag verlof kan men op die dag volstaan met vier uren aaneengesloten arbeid voor of na de lunchpauze, bij een hele dag verlof wordt een fictieve werktijd in aanmerking genomen van acht uren. Hetgeen hier bepaald is ten aanzien van het verlof geldt tevens indien men een halve of hele dag afwezig is wegens dokters- en tandartsbezoek, dienstreis, enz. b. Bij dokter- en tandartsbezoek, korter dan een halve dag, dient bij aankomst en vertrek normaal de tijd te worden geregistreerd. Komt men in dat geval later binnen dan uur of vertrekt men voor uur, dan kan als fictieve begin-, respectievelijk eindtijd uur of uur worden aangehouden. Maakt men hiervan gebruik, dan dient uiteraard het afdelingshoofd hiervan in kennis te worden gesteld. Artikel 3:6 De medewerker aangesteld bij de buitendienst van de afdeling Omgeving werkt dagelijks van tot en van tot uur. Artikel 3:7* Ongeacht het bepaalde in artikel 3:1 tot en met 3:6 kan op verzoek van de medewerker toestemming worden verleend om de werkweek zo in te delen dat er gedurende vier

6 - 6 - werkdagen negen uur per werkdag gewerkt wordt. Een dergelijk verzoek wordt onder normale omstandigheden gehonoreerd als de bezetting en dienstverlening van het dienstonderdeel gewaarborgd is. *(Is toegevoegd per 24/05/2005) Artikel 3:8* De medewerker die zijn werktijd conform het voorgaande lid invult komt niet meer in aanmerking voor de in hoofdstuk 3 en de in de artikelen 4:8, 4:9 en 4:10 van de Uitvoeringsregeling gemeente Oldebroek aangegeven regelingen. De aanvang van de werkdag van de medewerker die zijn werktijd conform het voorgaande lid invult ligt niet voor uur en eindigt niet later dan uur, terwijl de pauze minimaal 45 minuten moet bedragen. *(Is toegevoegd per 24/05/2005) Artikel 3:9* Het vakantieverlof van de medewerker die zijn werktijd conform artikel 3:7 invult wordt in uren toegekend, waarbij een werkdag wordt vastgesteld op negen uur. In het geval dat werkdagen als verplichte ADV-dagen worden aangewezen moet de medewerker voor deze dagen verlof opnemen dan wel deze uren compenseren. *(Is toegevoegd per 24/05/2005) Artikel 3:10 Verloftegoed Het urentegoed conform deze regeling mag vanaf 1 januari 2011 maximaal 40 uur bedragen. Voor parttimers geldt een aan de werktijd evenredig deel van dit maximum. * (Is toegevoegd per 31/07/2008) HOOFDSTUK 4 VAKANTIE- EN BUITENGEWOONVERLOF* (uitvoering artikelen 6:1:1, 6:2:1 en 6:5:7 van de AVRO) Artikel 4:1 Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt verstaan onder diensttijd: de in overheidsdienst doorgebrachte tijd die in aanmerking komt voor de berekening van het pensioen krachtens de Algemene Burgerlijke Pensioenwet. Onder diensttijd wordt ook verstaan de tijd die door inkoop voor pensioen geldig is verklaard. Artikel 4:2* 1. De duur van het vakantieverlof is afhankelijk van het salaris volgens onderstaande tabel: Salaris duur van de vakantie a. lager dan het bedrag vermeld bij nummer 38 van de inpassingtabel, die als bijlage bij de AVRO is gevoegd 158,4 uur b. gelijk aan of hoger dan het onder a. bedoelde bedrag 165,6 uur 2. Voor de toepassing van het eerste lid, geldt het salaris waarnaar de ambtenaar op 1 januari van het kalenderjaar wordt bezoldigd, of, in geval van indiensttreding in de loop van het kalenderjaar, het salaris waarnaar de ambtenaar wordt bezoldigd op het tijdstip van indiensttreding. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel4:3 1. De volgens artikel 4:2 vastgestelde duur van de vakantie wordt verhoogd: a. voor de ambtenaar, in dienst getreden voor 1 januari 1997, over het kalenderjaar, waarin hij een diensttijd bereikt als aangegeven in het volgende overzicht, met het daarachter vermelde aantal diensturen (diensttijdverlof): diensttijd verhoging: 15 t/m 24 jaar 14,4 uur 25 t/m 34 jaar 28,8 uur 35 jaar en meer 43,2 uur

7 - 7 - b. voor de ambtenaar, in dienst getreden na 31 december 1996, over het kalenderjaar, waarin hij een diensttijd bereikt als aangegeven in het volgende overzicht, met het daarachter vermelde aantal dienst uren (diensttijd verlof): diensttijd verhoging 25 t/m 34 jaar 14,4 uur 35 jaar en meer 28,8 uur c. voor de ambtenaar in dienst getreden voor 1 januari 1997 en beho rende tot één van de volgende leeftijdsgroepen, over het kalender jaar waarin hij de daaronder begrepen leeftijd bereikt, met het daar achter vermelde aantal diensturen (leeftijdsverlof): leeftijdsgroepen: verhoging: tot en met 18 jaar 21,6 uur 19 jaar 14,4 uur 20 jaar 7,2 uur van 30 t/m 39 jaar 7,2 uur van 40 t/m 44 jaar 14,4 uur van 45 t/m 49 jaar 21,6 uur van 50 t/m 54 jaar 28,8 uur van 55 t/m 59 jaar 36,0 uur 60 jaar en ouder 43,2 uur d. voor de ambtenaar in dienst getreden na 31 december 1996 en behorende tot één van de volgende leeftijdsgroepen, over het kalenderjaar waarin hij de daaronder begrepen leeftijd bereikt, met het daarachter vermelde aantal diensturen (leeftijdsverlof): leeftijdsgroepen verhoging tot en met 18 jaar 7,2 uur van 45 t/m 49 jaar 7,2 uur van 50 t/m 54 jaar 14,4 uur van 55 t/m 59 jaar 21,6 uur 60 jaar en ouder 28,8 uur 2. Ingeval van gelijktijdige aanspraak op zowel diensttijd- als leeftijdsverlof wordt de voordeligste regeling toegepast; de aanspraak uit hoofde van de andere regeling komt daardoor te vervallen. Artikel 4:4* Het totaal van de overeenkomstig dit hoofdstuk vastgestelde aantal vakantieverlofuren zal een aantal van 201,6 uur per jaar niet overschrijden. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel4:5 Per jaar mag maximaal 72 vakantieverlofuren worden overgeschreven naar het volgend kalenderjaar. Het afdelingshoofd heeft hierbij de bevoegdheid om in de volgende uitzonderingsgevallen dit maximum te overschrijden: a. bij langdurige ziekte; b. in belang organisatie (b.v. werkdruk, bijzonder project); c. ingeval er sprake is van een persoonlijk belang (verbouw woning, geboorte, huwelijk, bijzondere vakantie). Voor de onder a. en b. vermelde uitzonderingsgevallen geldt geen maximum, terwijl voor het vermelde onder c. een maximum geldt van veertig uur. Artikel 4:6 In uitzonderingsgevallen kunnen maximaal 21,6 uren leeftijdsverlof aan ambtenaren worden uitbetaald. Hiertoe dient een verzoek te worden ingediend. Dit kan zowel door de leidinggevende als de ambtenaar worden gedaan. Het college beslist op het verzoek.

8 - 8 - Artikel 4:7 De in dit hoofdstuk neergelegde bepalingen gelden slechts voor de ambtenaar met een volledige betrekking. De ambtenaar die geen volledige betrekking vervult, geniet een vakantieverlof, waarvan de duur overeenkomstig de bepalingen van dit besluit naar evenredigheid wordt vastgesteld. Artikel 4:8* 1. De ambtenaar, die een voltijd betrekking vervult, heeft op jaarbasis recht op 208 uren arbeidsduurverkorting. Deze ADV-uren worden op de volgende wijze gesplitst: a. per kwartaal wordt een evenredig deel van de ADV toegekend; b. op jaarbasis kunnen maximaal 36 uur worden aangewezen als verplicht op te nemen ADV-uren. 2. Voor zover ADV van toepassing is op deeltijders hebben die dagen voor hen een omvang naar rato van hun werktijd. 3. Ter beoordeling van het college kunnen dienstonderdelen van de verplichting, zoals bedoeld in lid 1 onder b, worden uitgesloten. 4. Voor elke volledig verplicht aangewezen ADV-dag waarop in belang van de dienst toch is gewerkt wordt een vrij opneembare ADV-dag toegekend. *(Is vernummerd per 01/01/1997 en gewijzigd per 01/01/1997) Artikel 4:9* 1. De ADV, die voor een kwartaal is toegekend moet in het desbetreffende kwartaal worden genoten. Overboeking naar een volgend kwartaal, ook in geval van ziekte, behoort niet tot de mogelijkheden. 2. Voor de ADV wordt een afzonderlijke verlofkaart verstrekt. *(Is vernummerd per 01/01/1997) Artikel 4:10* Onverminderd het bepaalde in de artikelen 4:8 en 4:9 zijn de voorwaarden voor ADVopname van toepassing, zoals die ook gelden voor het vakantieverlof. *(Is vernummerd en gewijzigd per 01/01/1997) artikel 4:11 Buitengewoon verlof bij vrijwilligerswerk Een medewerker die structureel activiteiten verricht voor een humanitaire of daar-mee gelijk te stellen instelling komt in aanmerking voor buitengewoon verlof. Het buitengewoon verlof bedraagt de helft van het voor de activiteit benodigde vakan-tieverlof tot een maximum van 5 dagen per jaar. HOOFDSTUK 5 NOTA WERVING EN SELECTIE INLEIDING Om de gemeentelijke organisatie voortdurend te voorzien van een adequate personeelsbezetting moeten voor vrijkomende functies, nadat is vastgesteld dat vervulling noodzakelijk is, en voor nieuw gecreëerde functies medewerkers worden aangetrokken. Dit aantrekken moet zeer zorgvuldig geschieden, zowel in het belang van de organisatie als ook in het belang van de aan te trekken medewerk(st)er. In de achterliggende procedureschets liggen waarborgen besloten, die de kans van slagen vergroten. Met betrekking tot het aantrekken van medewerk(st)ers kunnen een aantal begrippen worden omschreven: werving interne werving externe werving het totaal van werkzaamheden dat er op gericht is om potentiële kandidaten voor een vacante functie te bewegen hiernaar te solliciteren werving gericht op de medewerkers van de eigen organisatie en de medewerkers van een aantal regiogemeenten werving gericht op potentiële kandidaten van buiten de eigen organisatie;

9 - 9 - selectie het totaal aan werkzaamheden dat er op gericht is om een keuze te maken uit het aanbod van sollicitanten solliciteren: het totaal aan activiteiten van een persoon, waarmee deze blijk geeft een bepaalde functie in de organisatie te willen vervullen selectieadviescommissie degene die door de organisatie zijn aangewezen en een adviserende rol hebben in een selectieprocedure selectiecommissie: degene die door organisatie zijn aangewezen en belast zijn met de uitvoering van de selectieprocedure In deze nota wordt het beleid aangegeven alsmede een richtlijn voor de afdelingshoof-den om op een zo efficiënt en adequaat mogelijke wijze te komen tot het vervullen van een vacature. Tevens wordt een schets gegeven van de verschillende stadia in de pro-cedure van de vacaturevervulling en wordt omschreven hoe tot een zorgvuldige be-handeling van sollicitanten kan worden gekomen. DOEL EN BELANG VAN EEN GOEDE SELECTIEPROCEDURE Menselijk kapitaal is een in alle opzichten- dure productiefactor, waar goed en weloverwogen mee moet worden omgesprongen. Het doel van een personeelselectie is vrijkomende of nieuwe plaatsen binnen de organisatie zodanig te bezetten dat optimaal wordt voorzien in de bestaande en in de toekomstige behoeften van de organisatie aan voldoende kennis en vaardigheden. Daarbij wordt niet alleen geselecteerd op de vakbekwaamheid van de kandidaten; er moet ook rekening gehouden worden met de competenties, de personeelssamenstelling en de (gewenste) cultuur van de afdeling waarin de aan te trekken medewerker zijn/haar werkzaamheden zal gaan verrichten. Bij de keuze van de medewerker moet getracht worden een zo goed mogelijke combinatie te bereiken tussen werk en medewerker alsmede tussen medewerkers onderling. Er moet derhalve niet alleen gezocht worden naar de juiste kracht op de juiste plaats, maar ook de juiste schakel in het geheel van de afdeling, naar de juiste teamgenoot. Het bovenstaande is van belang voor zowel organisatie als medewerker, namelijk: a. Het optimaal gebruik maken van de aanwezige kwaliteiten van de medewerker; b. Juiste kracht op de juiste plaats; c. Toename van arbeidsvreugde, inzet, motivatie en deskundigheid; d. Op termijn minder kosten, door verzuim, uitval, onvrede enz. PROCEDURE-OMSCHRIJVING 1. VACATURE Voordat gestart kan worden met een werving- en selectieprocedure moet er sprake zijn van een reële vacature. Van een reële vacature kan worden gesproken wanneer er een onbezette functie binnen de gemeentelijke organisatie bestaat of gaat bestaan, waarvoor formatie is toegekend op grond van het formatieoverzicht. Overigens moet bij elke (potentiële) vacature eerst door de direct leidinggevende de vraag gesteld worden of vacaturevervulling noodzakelijk is. Er kunnen reden(en) zijn om de vacature juist niet te vervullen, bijvoorbeeld als blijkt dat: a. De uit te voeren taken en werkzaamheden niet meer noodzakelijk zijn; b. Een herschikking van taken en werkzaamheden plaats kan vinden; c. Werkzaamheden wellicht beter uitbesteed kunnen worden; d. In de toekomst ingrijpende budgettaire en/of organisatieontwikkelingen plaats gaan vinden. Deze vraagstelling vooraf participeert op komende wijzigingen en/of (gewenste) veranderingen. Om de werving- en selectieprocedure zo optimaal mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk dat met betrekking tot de te vervullen vacature eerst aan een aantal voorwaarden wordt voldaan: a. Er moet duidelijkheid bestaan omtrent het geheel van de door de aan te trekken medewerker te verrichten taken en werkzaamheden;

10 b. Er moet duidelijkheid bestaan over de aan de medewerker te stellen eisen met betrekking tot kennis en vaardigheden, de zogenaamde functie-eisen dan wel (kern)competenties; c. Er moet duidelijkheid bestaan over de waarde van de betreffende functie, zulks in relatie tot de mogelijke salariëring. Dit vindt plaats door middel van het systeem functiewaardering met een daaraan gekoppelde inpassing; d. Er moet duidelijkheid bestaan over de toekomstige ontwikkeling van de afdeling en het taakveld. Elke (potentiële) vacature wordt door het verantwoordelijk afdelingshoofd gemeld bij de de afdeling ID, sectie P & O. De sectie voert bij de gehele procedure een voorwaardenscheppende, coördinerende, ondersteunende en bewakende rol. In ieder geval moet het afdelingshoofd bij elke ontstane vacature binnen hun afdeling zich af vragen of: a. Er sprake is van een bestaande vacature dan wel of het een nieuwe vacature betreft (bij dit laatste tevens budget aangeven); b. De ontstane vacature noodzakelijk is, dan wel volstaan kan worden met een herschikking van taken en werkzaamheden binnen de afdeling; c. De vacature strookt met de toekomstverwachting(en) van de afdeling m.b.t. te verrichten taken en werkzaamheden, volgens het jaarlijkse afdelingsplan; d. De bestaande beschrijving en profiel nog in stand kan blijven, dan wel aanpassing behoeft. 2. VOORONDERZOEK (over het motief van vertrek) Waarom gaan mensen eigenlijk weg? Is vervanging van de medewerker eigenlijk wel nodig? Om o.a. deze laatste vragen helder te krijgen is een structurele invoering van het exitinterview noodzakelijk. Het exitinterview is meer dan een vrijblijvende babbel en moet dan ook voldoen aan een aantal belangrijke voorwaarden namelijk: a. Het hebben van een duidelijke doelstelling; b. Leidend is een checklist met aandachtspunten die tijdens het gesprek aan de orde moeten komen; c. Objectieve verslaglegging van het gesprek; d. Bespreking/behandeling van de essentie van het interview met de direct leidinggevende. De personeelsadviseur van de afdeling ID, sectie P & O, voert dit gesprek met de vertrekkende medewerker. In principe is de personeelsadviseur onpartijdig en bestaat er geen direct hiërarchisch verband met de vertrekkende medewerker. Een zekere afstand tussen de betrokkenen verhoogt de objectiveit en dus ook de waarde van het gesprek. Immers, alles kan, zonder directe schade gezegd worden. Uiteindelijk worden de resultaten/conclusies van het gesprek besproken met de verantwoordelijke manager. De personeelsadviseur moet garant staan voor een juiste vraagtechniek en een objectieve instelling, wil het gesprek voldoende effectiviteit bezitten. De resultaten van het interview kunnen weer gebruikt worden voor: a. Bijstelling van het gemeentelijk beleid; b. Terugkoppeling naar de manager, zodat hij/zij de (eigen) aanpak kan bijstellen; c. De productie van (statistische) overzichten voor bijv. het sociaal jaarverslag, waarbij tendensen kunnen worden aangegeven; d. Het bijstellen van selectiecriteria/eisen voor de opvolger; e. De keuze om taken en werkzaamheden te herschikken dan wel de vacature niet te vervullen. Op verzoek, bijvoorbeeld van de medewerker, kan dit gesprek ook in het bijzijn van manager worden gevoerd. Ondanks de aanwezigheid van laatstgenoemde leidt de personeelsadviseur het gesprek. Tevens is de personeelsfunctionaris verantwoordelijk voor de verslaglegging en de terugkoppeling. Ook mag van de personeelsadviseur worden verwacht dat hij suggesties doet voor verbetering(en) van managementstijl, aanpak enz.

11 WERVING Alvorens er van in- of externe werving sprake kan zijn dient eerst te worden bezien of herplaatsing van eigen medewerkers in de vacante functie mogelijk is. Hierbij moet ge-dacht worden aan medewerkers die voor hun eigen functie op medische gronden zijn afgekeurd of die in verband met een reorganisatie moeten afvloeien of boven de formatie zijn geplaatst. Plaatsing in de vacante functie van deze categorie eigen medewerkers kan slechts om de volgende redenen worden geweigerd: gezondheidsredenen, blijkende uit een medisch rapport van de ARBO-arts, waarbij wordt aangegeven dat de beoogde functie of specifieke taken binnen de functie om medische en/of psychische redenen niet door de medewerker kan worden uitgevoerd; onvoldoende opleiding, achtergrond, competenties en kwaliteit van de medewerker, waarbij verwacht mag worden dat deze competenties etc. niet binnen een vooraf vast te stellen termijn (variërende van een 1/2 tot 1 jaar) kunnen worden behaald. POSITIE MINDERHEIDSGROEPERINGEN Voorheen behoorden vrouwen, allochtonen, gehandicapten tot minderheidsgroeperingen, die bij een geconstateerde onevenredigheid in de organisatie- een voorkeurspositie innemen bij een benoeming. De Wet Samen heeft op landelijk niveau de belangen van deze groeperingen voldoende beschermd en vastgesteld. Het is inmiddels in onze organisatie vanzelfsprekend dat bij gebleken gelijke geschiktheid, een kandida(a)t(e) behorende tot (een van) bovengenoemde categorieën, een voorkeurpositie geniet. 4. DE PROCEDUREPLANNING Zodra is gebleken dat de vacature niet door herplaatsing kan worden ingevuld, kan worden overgegaan tot de volgende stap in de procedure; de procedureplanning. In de procedureplanning (wie, wat, waar, wanneer) worden vooraf met alle betrokkenen afspraken gemaakt over: a. De inhoud van de conceptadvertentie, waaronder: 1 taken en werkzaamheden; 2 plaats van de functie in de organisatie; 3 de functie-eisen; 4 het functieniveau; 5 (eventuele) bijzondere arbeidsvoorwaarden of omstandigheden; 6 de selectieprocedure; 7 inlichtingen, sollicitaties en reactietermijn;vermelding van assessment of psychologisch onderzoek); b. De media, waarin zal worden gepubliceerd; c. De plaatsingsdatum; d. De leden van de kennismakings- en de selectie(advies)commissie; e. Datum en tijdstip waarop gesprekken zullen worden gevoerd. De afdeling ID, sectie P & O, stelt, in nauw overleg met het afdelingshoofd de conceptadvertentie en de procedureplanning op. De planning is verder leidend voor het verloop van de gehele procedure. Afhankelijk van de functie kan een (standaard) infoset voor de sollicitant samengesteld worden. De infoset bestaat o.a. uit een organogram, info over de gemeentelijke organisatie, de plaats Oldebroek, de functie, afdeling enz. Het afdelingshoofd stelt samen met de personeelsfunctionaris een passende set samen. Gebruikt wordt materiaal dat al in de organisatie aanwezig is. Het verdient aanbeveling enkele gangbare (streef)termijnen in de procedure op te nemen. Opstarten procedure binnen 4 weken, na ontstaan vacature Sollicitatietermijn -intern 7 dagen

12 extern Kennismaking/Selectie Afwikkeling procedure 10 dagen binnen 3 weken, na sluitingsdatum binnen 6 weken, na sluitingsdatum Nadat de advertentie en de procedureplanning tot stand zijn gekomen start in principe de (interne) werving. 5. INTERNE WERVING Op grond van artikel 2:4:3 van de AVRO (Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Oldebroek), wordt het personeel in dienst van de gemeente Oldebroek en in verband met regionaal gemaakte afspraken ook het personeel van een aantal regiogemeenten eerst in de gelegenheid gesteld te solliciteren. De afdeling ID, sectie P & O, zorgt er voor dat de doelgroep kennis kan nemen van de conceptadvertentie. Interne werving (uit eigen organisatie) kent voor- en nadelen. Voordelen van interne werving zijn: a. De organisatie kent de medewerk(st)er, waardoor het risico, verbonden aan het aantrekken van een nieuwe kracht beperkt blijft; b. De functionaris kent de organisatie, waardoor de inwerktijd beperkt blijft; c. De in de organisatie aanwezige capaciteiten en de gepleegde investeringen in vorming en opleiding worden volledig benut; d. De organisatie biedt ontplooiingsmogelijkheden en een breed toekomstperspectief, hetgeen in het kader van het loopbaanbeleid als een gunstige secundaire arbeidsvoorwaarde geldt; e. Besparing op dure wervingskosten. Nadelen van interne werving (kunnen) zijn: a. Kans op bedrijfsblindheid; b. Mogelijke verstoorde verhoudingen binnen de organisatie bij het niet benoemen en/of passeren van een interne medewerker; c. Het behouden van medewerkers die vanuit eigen carrière en groeiperspectief bezienbeter af zijn met een benoeming elders; d. Het openvallen van een nieuwe vacature, waarvoor alsnog een selectieprocedure moet worden opgestart. Ten aanzien van interne kandidaten zijn er 3 mogelijkheden: a. Benoeming volgt; b. De interne kandidaat wordt afgewezen; c. De interne kandidaat wordt aangehouden en vergeleken met nog op te roepen externe kandidaten. Interne kandidaten zijn medewerkers met een vaste of tijdelijke aanstelling of (nog sporadisch voorkomend) een arbeidsovereenkomst. Er vindt geen rangorde plaats, hetgeen wil zeggen dat ongeacht de status van de medewerker, hij/zij als personeelslid van de gemeente Oldebroek of als personeelslid van een regionale gemeente kan reflecteren als interne kandidaat. Uitzendkrachten, stagiaires, gedetacheerden zijn geen interne kandidaten. Immers, hun werkgever is niet de gemeente. Zij kunnen pas solliciteren nadat de interne procedure is afgerond en de externe procedure wordt opgestart. Als sollicitatietermijn voor de interne kandidaten wordt een periode van 7 kalenderdagen aangehouden. Een dergelijke periode is lang genoeg om het eventueel concreet indienen van een sollicitatie te overwegen en brengt geen onoverkomelijke vertraging in het verdere verloop van de procedure met zich mee. Na afloop van de sollicitatietermijn voor interne kandidaten worden de (eventuele) sollicitaties besproken met het afdelingshoofd. Vervolgens vindt eventueel een uitnodiging tot gesprek plaats met de kandidaten die voldoen aan de voor de functie gestelde eisen. Na het selectiegesprek wordt zo spoedig mogelijk een voordracht tot benoeming aan het college opgesteld, waarna benoeming van de (interne) kandidaat in de vacature kan plaats vinden.

13 De interne kandidaten die niet voor vervulling van de functie in aanmerking komen wordt dit gemotiveerd en voldoende onderbouwd in een gesprek door het afdelingshoofd, in aanwezigheid van de personeelsadviseur, meegedeeld (desgewenst schriftelijk). Op verzoek van de kandidaat kunnen alle gegevens, waaronder de sollicitatiebrief e.d., worden vernietigd. Pas na een volledige afronding van de interne wervingsprocedure kan gestart worden met de externe werving 6. EXTERNE WERVING Aan externe werving zijn als voordelen verbonden: a. Opfrissen bestaande organisatie met ideeën van buiten; b. Vernieuwing van de organisatie; c. Bewuste en gewenste keuzes m.b.t. functies en profielen kunnen worden gerealiseerd. Als nadelen kunnen worden genoemd: a. De lange tijdsduur en kosten voor de werving- en selectieprocedure; b. Het aantrekken van een onbekende kracht blijft een riskante investering, vooral daar waar direct een vaste aanstelling wordt verleend; c. Doorgaans een langere inwerkperiode, met een mindere productiviteit; d. Verstoring van interne verhoudingen, voor zover er promotiekansen worden ontnomen. De meest voorkomende vormen van solliciteren zijn: a. De sollicitatiebrief; b. Het sollicitatieformulier; c. Aanmelding via de website, vacaturesite dan wel . Vaak gaat de brief vergezeld van een CV, waarin alle noodzakelijke gegevens van de belangstellende vermeld staan. In de praktijk zijn de gegevens die op deze wijze worden verstrekt voldoende om tot een goede selectie te komen en tot een eerste beoordeling over te gaan. Een sollicitatieformulier kan goede diensten bewijzen, als de verstrekte gegevens onvoldoende zijn of als er geen CV bij de brief is gevoegd. Op verzoek van de kandidaat, dan wel in die gevallen waarin de gegevensverstrekking onvoldoende is kan alsnog door ID, sectie P & O een sollicitatie-formulier worden toegestuurd. Voordeel is dat in dit geval de gegevens met elkaar vergelijkbaar zijn. De reacties, die ontvangen worden via een vacaturesite, de website dan wel bevatten vaak een brief en CV. Voordeel van het gebruik van dit medium is dat de potentiële kandidaat overal vandaan kan komen en dus niet gebonden is aan een bepaald medium. Tevens mag een bepaalde interesse voor plaats en organisatie worden verwacht aangezien de moeite wordt genomen om de vacaturesite c.q. website te bezoeken. In principe dient dan ook elke vacature vermeld te worden op de eigen website. Daarnaast wordt elke vacature bij de gemeente Oldebroek geplaatst op een vacaturesite (gemeentebanen.nl en werkeningelderland.nl) en de eigen internetsite. Conform de procedureplanning is de afd. ID, sectie P & O verantwoordelijk voor de procedure op het toetsende, coördinerende, ondersteunende en bewakende vlak. De afd. ID, sectie P & O verzamelt alle reacties, verstuurt aan de belangstellenden per omgaande een ontvangstbevestiging. De afd. ID, sectie P & O zorgt voor verspreiding van de reacties aan de leden van de kennismakings- en selectie(advies)commissie. 7. SELECTIE De volgende stap in het proces is het daadwerkelijk aantrekken van de mensen. Bij de selectie gaat het er om, te komen tot een juiste onderlinge afstemming van persoon, functie

14 en organisatie. Uit het totale aanbod van belangstellenden wordt een eerste keuze gemaakt. Bij de briefselectie zijn betrokken het verantwoordelijke afdelingshoofd, enige afdelingsmedewerkers en een personeelsadviseur. Facultatief kan een kennismakingsgesprek worden georganiseerd. Dit gebeurt alleen in het geval als de brief, CV hiervoor aanleiding geeft. Een kennismakingsgesprek wordt zo nodig gevoerd door het afdelingshoofd, enige medewerkers en de personeelsadviseur. Bij de bepaling van de selectie om te komen tot een aantal potentiële- op te roepen kandidaten, waarmee een kennismakingsgesprek zal worden gehouden, geldt, dat aanwezig moet zijn: a. Het generieke functieprofiel; b. Een gewenst profiel; c. De gegevensverstrekking van de sollicitant, in casu de brief + CV. Uit het aanbod van sollicitanten wordt door het afdelingshoofd, de afdelingsmedewerkers en een personeelsadviseur een keuze gemaakt. Gezamenlijk komt men tot een aantal uit te nodigen kandidaten op basis van motieven. Vervolgens worden de kandidaten uitgenodigd. De selectie geschiedt via een indeling in categorieën: a. Voldoet aan de eisen, komt in aanmerking voor een oproep; b. Voldoet gedeeltelijk of in mindere mate aan de eisen, wordt aangehouden; c. Voldoet niet aan de eisen, wordt afgewezen. In ieder geval moet voor elke sollicitant een beweegreden(en) aangegeven worden waarom hij door de selectiecommissie in een bepaalde categorie is ingedeeld. Dit laatste kan ook als (eventuele) afwijzingsgrond - aan de kandidaat worden meegedeeld. Ad a. Aan hen wordt toegezonden: a. Een uitnodiging voor een gesprek; b. Informatie over samenstelling en naam/functie van de leden van de kennismakingscommissie en de selectie(advies)commissie; c. en mededeling m.b.t. een reiskostenvergoeding. Ad b. Zij ontvangen bericht dat zij in eerste instantie niet tot de kandidaten behoren die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, doch dat zij mogelijk in een later stadium alsnog voor een gesprek worden uitgenodigd, afhankelijk van de resultaten van de eerste selectieronde. Mochten zij voor een bepaalde datum niets meer van de gemeente hebben vernomen, wordt dit bericht als een afwijzing aangemerkt. Ad c. Zij ontvangen zo spoedig mogelijk een afwijzing waarin kort gemotiveerd aangegeven wordt, waarom niet is ingegaan op hun sollicitatie. Na afloop van de sollicitatieprocedure worden alle sollicitatiebescheiden vernietigd of op verzoek geretourneerd. De afdeling ID, sectie DIV is verantwoordelijk voor de vernietiging van de beschikbaar gestelde gegevens. 8. SELECTIECOMMISSIE Er wordt per vacature een selectieadviescommissie en een selectiecommissie geformeerd. Elke commissie kent een aangewezen - voorzitter en leden. Standaard geldt dat de voorzitter: -bij functies van medewerker, het afdelingshoofd is; -bij de functie van afdelingshoofd, het de portefeuillehouder P&O of de vakwethouder is; --bij de functie van gemeentesecretaris, de burgemeester is. De commissie stemt bij meerderheid. De stem van de voorzitter geeft bij het staken van stemmen de doorslag.

15 Selectieadviescommissie Het afdelingshoofd wijst in overleg met de personeelsadviseur de leden aan voor de selectieadviescommissie. In deze commissie hebben zitting (maximaal 3) afdelingmedewerkers eventueel aangevuld met een personeelsfunctionaris. Een van de leden wordt aangewezen als voorzitter, en geldt als spreekbuis van de commissie. Bij het staken van stemmen is zijn/haar mening doorslaggevend. De commissie voert een gesprek met de kandidaten om te komen tot een positief dan wel negatief advies aan de selectiecommissie. Ten aanzien van de samenstelling van de commissie moet gestreefd worden naar een maximale bezetting van hooguit 4 personen. Selectiecommissie In de selectiecommissie hebben in ieder geval zitting het afdelingshoofd en een personeelsadviseur. Afhankelijk van het niveau van de functie kan de portefeuillehouder P&O of vakwethouder lid zijn van de selectiecommissie. Voorzitter van de selectiecommissie is in de regel het afdelingshoofd. Een bestuurder is voorzitter van de selectiecommissie indien het een vacature van afdelingshoofd betreft. Bij het staken van de stemmen is zijn/haar mening doorslaggevend. Een bestuurlijke vertegenwoordiging in de selectiecommissie is mede afhankelijk van het niveau en aard van de functie. Een functie in de gemeentelijke organisatie met als ondergrens functieniveau 9 (met name beleids- en managementfuncties) kan vereisen dat de portefeuillehouder P&O of vakwethouder lid is van de selectiecommissie. De gemeentesecretaris bepaalt, na overleg met het bestuur, of een bestuurlijke vertegenwoordiging in de selectiecommissie vereist is. Alle functies lager dan schaal 9 handelt in principe - het ambtelijk apparaat zelf af. Overigens behoudt het bestuur, afhankelijk van de functie (en de relatie van de functie tot het bestuur), het recht in afwijking van het bovenstaande te beslissen. De voordelen zijn: a. Leden van het bestuur worden minder met uitvoerende functies - belast; b. Zitting in de commissie hebben uitsluitend (direct) belanghebbende(n); c. Er is meer (interne) controle op een zorgvuldige afwerking van de procedure; d. Er wordt vanuit verschillende gezichtspunten/belangen naar de kandidaat gekeken. De nadelen van een commissie zijn: a. Minder slagvaardig optreden; b. Vereist consensus; c. Een grotere claim op arbeidsuren, dus minder economisch. Kandidaten die voor een selectiegesprek worden uitgenodigd, ontvangen een reiskostenvergoeding, gebaseerd op de werkelijke kosten openbaar vervoer 2e klasse, dan wel laag kilometertarief. 9. KENNISMAKINGSGESPREK Op initiatief van de deelnemers aan de briefselectie kan een aantal geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een eerste kennismaking. Doel van deze kennismaking is een globale indruk te krijgen van de capaciteiten van de kandidaat en om te bezien of de kandidaat past binnen de bestaande (en gewenste) afdelingscultuur. Het kennismakingsgesprek heeft een oriënterend en informatief karakter, en geldt tevens als zeef voor het meer formelere selectiegesprek. Beide partijen kunnen hierbij afwegen of het klikt en past. Aan de hand van deze gesprekken wordt een keuze gemaakt welke kandidaten voor een selectiegesprek worden uitgenodigd.

16 De vaste gesprekspartners bij het kennismakingsgesprek zijn het afdelingshoofd en een personeelsadviseur. Als 3e en 4e lid kunnen afdelingmedewerkers hierbij worden betrokken. Eventueel kan een andere keuze worden gemaakt. Tijdens het kennismakingsgesprek zijn in de regel maximaal 4 leden aanwezig. Afhankelijk van de functie moet het kennismakingsgesprek maximaal 45 minuten duren. Na afloop van de gesprekken wordt de kandidaat gebeld en wordt gemotiveerd aangegeven waarom hij/zij niet voor het selectiegesprek wordt uitgenodigd. In de meeste gevallen zal een kenningsmakingsgesprek niet meer plaats vinden, omdat de selectiecriteria bij de brievenselectie als basis gaat dienen voor het daadwerkelijke selectiegesprek. 10. SELECTIEGESPREK Het doel van het gesprek is het verwerven van nieuwe informatie, wat uiteindelijk moet leiden tot een voordracht aan het college om een kandidaat te benoemen. Uitgangspunt vormt de functiebeschrijving, het (gewenste) profiel en de verstrekte gegevens (zoals de brief en het CV) van de sollicitant. Het accent van de vraagstelling tijdens het gesprek is gericht op de voor de uitvoering van de voor de functie relevante aspecten. Beoordelingen op grond van irrelevante aspecten moeten worden vermeden. Tijdens het gesprek mogen niet aan de orde komen: a. De psychische- en/of medische gesteldheid van de kandidaat; b. De seksuele geaardheid van de kandidaat; c. De geloofsovertuiging van de kandidaat; d. (bij vrouwen) Voornemen tot zwangerschap; e. Politieke voorkeur en/of overtuiging. Gelet op de Wet Verbod op leeftijdsdiscriminatie (1999), mag geen onderscheid worden gemaakt op grond van de leeftijd van de kandidaten. Het doel van deze wet is de arbeidsdeelname van ouderen te bevorderen. Leeftijd is dus geen beoordelings- of afwijzingsgrond. Als regel geldt dat de selectiecommissie bestaat uit maximaal 4 vooraf aan te wijzen - leden. De vaste leden van de selectiecommissie zijn het afdelingshoofd en een personeelsadviseur. Een 3e en 4e lid kan aan de selectiecommissie worden toegevoegd. Dit kan zijn een bestuurder zijn of medewerkers van de afdeling. Na de gesprekken evalueren de leden van de selectiecommissie de kandidaten. Uiteindelijk wordt een voordracht tot benoeming aan het college opgesteld. Het advies van de selectieadviescommisie wordt bij de afweging betrokken. Indien geen consensus over de uitkomst wordt bereikt worden de standpunten van de (individuele) leden, alsmede het advies van de selectieadviescommissie ter beslissing voorgelegd aan het college. Het college kan vervolgens naar eigen inzicht besluiten. Om het doel van het gesprek te optimaliseren moeten de commissies het volgende in acht te nemen: De vertrouwelijkheid van kandidaat en gegevens is gewaarborgd; a. Het gesprek wordt zorgvuldig voorbereid, waarbij aandacht wordt besteedt aan: de ontvangst van de kandidaat: receptionist(e) is op de hoogte gesteld; receptioniste zorgt voor eerste opvang; b. de gespreksruimte: gereserveerde vergaderruimte; doorschakeling van telefoon enz;

17 c. aandacht voor de opbouw gesprek: welkom; voorstellingsrondje; informatie over de procedure; korte introductie over organisatie en functie; vragen stellen aan de sollicitant; gelegenheid aan sollicitant om vragen te stellen; afronding. d. Een arbeidsvoorwaardengesprek kan afzonderlijk plaatsvinden. De volgende keuringen/onderzoeken enz. kunnen uitsluitend worden toegepast als dit vooraf en expliciet in de advertentie wordt vermeld. MEDISCHE KEURINGEN Vanaf 1 januari 1998 is de Wet op de Medische keuringen van kracht. Volgens deze wet worden keuringen voor pensioenverzekeringen, aan de arbeidsovereenkomst gebonden levensverzekeringen en arbeidsongeschiktheidsvoorzieningen verboden. Aanstellingskeuringen mogen nog slechts worden verricht als hiertoe: a. Een wettelijke verplichting bestaat, of b. Indien specifieke functie-eisen voor de vervulling van de functie zijn geformuleerd die in medische termen kunnen worden vertaald. Het gaat hierbij met name om functies bij de handhaving van openbare orde en veiligheid, militaire functies en om functies waarbij aanstellingskeuringen binnen specifieke wetgeving noodzakelijk zijn (o.a. Kernenergiewet, Luchtvaartwet, Scheepswet en Brandweerwet). Verder kan de overheidswerkgever expliciet voor een aantal met name te noemen functies vaststellen dat hiervoor een aanstellingskeuring vereist is. Binnen de gemeentelijke organisatie kan hierbij gedacht worden aan de functies van: a. Bode/conciërge (i.v.m. til- en huishoudelijke werkzaamheden); b. Medewerk(st)ers buitendienst (i.v.m. plantsoen, reinigingswerkzaamheden, beheerder KCA-depot, beheerder Begraafplaats enz); c. Zwembadpersoneel. In principe geldt dat voor een gemeentelijke functie geen aanstellingskeuring vereist is. Op termijn zal in de gemeente Oldebroek een protocol worden vastgesteld, waarin zal worden aangeven voor welke functie(s) binnen de organisatie een aanstellingskeuring vereist zal zijn. PSYCHOLOGISCH ONDERZOEK Hoewel het zeker niet tot de standaardprocedure behoort kan het in bepaalde gevallen gewenst worden gevonden om een sollicitant te onderwerpen aan een psychologisch onderzoek. Dit kan zowel voor interne als voor externe sollicitanten gelden. In het algemeen zal een psychologisch onderzoek alleen worden aangevraagd wanneer de te benoemen kandidaat aan specifieke eisen vanuit de functie moet voldoen. De psycholoog zal van tevoren goed op de hoogte moeten zijn gebracht van de specifieke functie-eisen. De verantwoordelijke leidinggevende informeert de psycholoog m.b.t. de functie, het gewenste profiel, de organisatie, cultuur enz. Ten aanzien van de procedure geldt: a. Dat het psychologisch onderzoek, als onderdeel van de selectiemethode, expliciet in de advertentietekst is opgenomen; b. Dat vooraf de sollicitant alle relevant zijnde informatie over het onderzoek en procedure ontvangt; c. Dat na afloop van het onderzoek aan de sollicitant de voorlopige resultaten worden meegedeeld. Indien de sollicitant dat wenst, wordt pas rapport aan de opdrachtgever uitgebracht, nadat de sollicitant hiervan kennis heeft genomen. De sollicitant heeft het

18 recht zich naar aanleiding van deze rapportage uit de procedure terug te trekken, zonder dat het rapport naar de opdrachtgever gaat. In geen geval worden gemaakte onkosten door de opdrachtgever bij de sollicitant in rekening gebracht; d. Het psychologisch rapport kan door de leden van de selectiecommissie worden ingezien. e. In het college kan dit rapport in hoofdlijnen mondeling worden toegelicht; f. Het psychologisch rapport wordt in een gesloten verzegelde enveloppe bewaard bij een personeelsadviseur en wordt na 1 jaar vernietigd. EEN ASSESSMENT-ONDERZOEK Vooraf kan door het college worden bepaald dat een onderdeel van de procedure bestaat uit een assessment-onderzoek. Dit wordt expliciet in de advertentie vermeld. Het asses-smentonderzoek is geheel gericht op het in beeld brengen van het denk-/werkniveau en (mogelijke)gedragingen van de kandidaat in situaties behorende bij de functie. VERKLARING OMTRENT GEDRAG Voor aanstelling geldt dat geëist wordt dat betrokkene in het bezit is van een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in de Wet op de justitiële documentatie. Indien om rede-nen geen verklaring wordt afgegeven besluit het college, met inachtneming van de redenen, of de kandidaat uiteindelijk voor een benoeming in aanmerking komt. De kosten van een dergelijke verklaring worden door de gemeente volledig vergoed. 11. AANSTELLING Zodra de selectiegesprekken zijn afgerond, het formele aanstellingsvoorstel door het college is vastgesteld, kan de afdeling ID, sectie P & O overgaan tot de opmaak van een aanstellingsbesluit. Het aanstellingsbesluit wordt opgesteld nadat de kandidaat de volgende documenten/overzichten tijdens een afzonderlijk door de afd. ID, sectie P & O te houden arbeidsvoorwaardengesprek heeft overlegd: a. Noodzakelijke persoonlijke gegevens, waaronder sofi-nummer, bank-/girorekening enz.; b. Overzicht van opgedane werkervaring (voor ambtsjubilea), c. Het personeelsregistratieformulier d. Loonbelastingverklaring; e. Verklaring omtrent goed gedrag; f. Kopie van paspoort of identiteitskaart. Tijdens het arbeidsvoorwaardenoverleg, gehouden door een personeelsadviseur van de afdeling ID, sectie P & O wordt de sollicitant in hoofdlijnen geïnformeerd over: a. De (voornaamste) rechten en plichten van de ambtenaar; b. De af te leggen ambtseed; c. De pensioenvoorziening van het ABP; d. Verdere personeelsinformatie (huishoudelijk reglement); e. De meest relevante arbeidsvoorwaarden (reiskosten, verlof spaarloon etc.). Bij de afronding maar ook in een eerdere fase (bijv. na een selectiegesprek) worden afspraken gemaakt met betrekking tot enkele van belang zijnde arbeidsvoorwaarden waaronder: a. De daadwerkelijke inschaling (aanloopniveau of functieniveau, anciënniteit); b. Datum van indiensttreding; c. Aanstellingsbasis, vast of tijdelijk; d. Al dan niet toekennen van een verplaatsingskostenvergoeding. In principe geldt voor elke nieuwe medewerker een tijdelijke aanstelling. Hierbij wordt geanticipeerd op artikel 2:4, lid 2 sub f bij wijze van proef. Een vaste aanstelling hoeft niet automatisch gekoppeld te worden aan een vorige (gemeentelijke) staat van dienst. Indien voldoende aanwijzing bestaat dat de nieuwe medewerker over voldoende ervaring, capaciteiten enz. beschikt kan gelijktijdig overgegaan worden tot een vaste aanstelling. Ook

19 kan de aanstellingsbasis gebruikt worden als onderhandelingsfactor. Automatisme hoeft echter niet plaats te vinden. 12. DAG VAN INDIENSTTREDING EN VERDER. Het is van groot belang, zowel voor het nieuwe personeelslid als voor de organisatie, dat de nieuwe medewerk(st)er een goede en gedegen introductie ontvangt. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie en bewaking van de introductie. Uitgangspunt hierbij is de in de nota "Een goed begin is het halve werk" aangegeven procedure. De introductie op de werkplek is een directe lijnverantwoordelijkheid. In ieder geval moet hij/zij zorgen voor: a. Bekendheid bij receptie en collega s van datum komst; b. Gereedheid van eigen werkplek, pasje, verlofkaart enz.; c. Zorgen voor een leeg bureau, met noodzakelijke bureauaccessoires en een attentie (boeket bloemen); d. Beschikking over computer; e. Rondgang door het gemeentehuis en kennismaking met overige afdelingen en collega s; f. Informatie verstrekken m.b.t. huishoudelijk reglement, veiligheidsvoorschriften enz. Een mentor wordt aangewezen om op te treden als buddy van de nieuwe medewerker. Hij/zij begeleidt de medewerker in de eerste contacten met de organisatie, collega s, bij interne evenementen, informeert over de gebruikelijke gang van zaken enz. Voordeel hiervan is dat de nieuwkomer zich gauw thuis voelt en relatief snel gewend is aan de organisatie, de geldende regels en de heersende cultuur. Ook worden sociale drempels weggenomen, die vaak bij nieuwkomers, vooral tijdens de eerste weken bestaan. Op grond van artikel 8:2 Uitvoeringsregeling gemeente Oldebroek wordt binnen een periode van 6 maanden een (eerste) functioneringsgesprek gehouden. SLOTOPMERKING De geschetste procedure geeft een handreiking bij het werving- en selectieproces. Het dienstbelang kan vergen dat van de in deze nota geschetste procedure wordt afgeweken. In een zodanig geval wordt vooraf overleg gepleegd met de ondernemingsraad. HOOFDSTUK 6 VERKIEZINGSREGLEMENT OR (uitvoering artikel 14:1:8, lid 5 AVRO) Verkiezing Artikel 6:1* De verkiezing van de leden van de ondernemingsraad vindt plaats bij geheime stemming. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Kiescommissie Artikel 6:2* 1. Een kiescommissie van ten minste drie personeelsleden is belast met de werkzaamheden ter voorbereiding van een verkiezing. Op de dag van de verkiezing fungeert de kiescommissie als stembureau. 2. De leden van de kiescommissie worden aangewezen door de ondernemingsraad. 3. De voorzitter van de ondernemingsraad maakt de namen van de leden van de kiescommissie terstond aan het college alsmede aan het personeel bekend. *(Is gewijzigd per 01/01/1997)

20 Artikel 6:3 De kiescommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris, alsmede zo mogelijk hun plaatsvervangers. Artikel 6:4* 1. De kiescommissie deelt degene die een kandidatenlijst heeft ingediend mee of deze al dan niet voldoet aan de gestelde regels. 2. Indien de kandidatenlijst niet voldoet, geeft de kiescommissie aan op welke wijze en binnen welke termijn het verzuim kan worden hersteld. 3. Uiterlijk zes weken voor de verkiezingen beslist de kiescommissie over de geldigheid van de kandidatenlijsten. 4. Tegen de ongeldigheidverklaring, welke onder opgave van redenen moet gebeuren, kan degene die de betreffende kandidatenlijst heeft ingediend binnen twee dagen bezwaar aanrekenen bij de ondernemingsraad. 5. De ondernemingsraad beslist binnen twee dagen en deelt haar beslissing, met de daaraan ten grondslag liggende redenen, aan de betrokkene mede. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel 6:5* 1. De kiescommissie - daartoe vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris, dan wel hun plaatsvervangers - zendt uiterlijk dertig dagen voor de verkiezing een afschrift van de kandidatenlijsten aan het personeel. 2. Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er zetels zijn te verdelen in de ondernemingsraad, vinden er geen stemmingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Oproepingskaarten Artikel 6:6 1. Het personeel ontvangt, behalve in het geval bedoeld in artikel 7:5, tweede lid, tien dagen voor de dag van de verkiezing een oproepingskaart van de kiescommissie tot deelname aan de verkiezing. 2. Het college verstrekt daartoe aan de secretaris van de kiescommissie twintig dagen voor de dag van de verkiezing een opgave met de namen van alle personeelsleden. 3. Tegelijkertijd met de in het vorige lid bedoelde opgave stelt het college oproepingskaarten beschikbaar. 4. De oproepingskaarten zijn voorzien van een duidelijke steminstructie. 5. De afschriften van de door de kiescommissie verzonden oproepingskaarten worden samen met de in het tweede lid bedoelde opgave op de dag van de verkiezing gebruikt als stemregister. Artikel 6:7 1. Op de oproepingskaart wordt in ieder geval vermeld: de naam en voorletters van de kiesgerechtigde; de plaats(en) waar de stem kan worden uitgebracht; de datum van de verkiezingen; de uren waarop het stembureau geopend is, onderscheidenlijk de stembureaus geopend zijn; de mogelijkheid bij volmacht te stemmen. 2. Op de achterzijde van de oproepingskaart is een verklaring tot volmachtverlening opgenomen, luidende: De ondergetekende...(naam en voorletters) volmachtgever, geboren..., werkzaam bij... machtigt hierbij zijn/haar collega... (naam en voorletters) volmachtnemer, geboren..., werkzaam bij... namens hem/haar aan de verkiezingen deel te nemen. Volmachtnemer verklaart voor nog ten hoogste een ander bij volmacht te zullen stemmen.