Procédure de clôture

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1 Avenue de Tervueren Woluwé-Saint-Pierre Tel. : 02/ Fax : 02/ TVA : BE supportsage@megabyte.be Website : Procédure de clôture La clôture d exercice est une opération irréversible et doit donc être effectuée uniquement lorsque tous les ajustements ont été effectués sur cet exercice. Il est recommandé de suivre les étapes suivantes : 1. Contrôles des données comptables 2. Intégration de toutes les écritures comptables 3. Sauvegarde de la base comptable 4. Clôture totale des journaux 5. Génération des à-nouveaux définitifs 6. Clôture de l exercice Etape 1 : Contrôles des données comptables Contrôler les données du menu Structure : Type de report à-nouveau : il faut définir le type de report pour chaque compte général dans le menu Structure/Plan comptable/onglet Fiche principale. Le programme s appuie sur ce paramètre pour la génération des à-nouveaux. Trois valeurs sont possibles : o Aucun : pas de report ni en solde, ni en détail des comptes portant ce type. Il s agit normalement des comptes de charges et produits. o Solde : le solde du compte figure dans le journal des à-nouveaux du nouvel exercice. Les comptes avec un solde nul ne sont pas reportés. o Détail : les mouvements non lettrés des comptes sont reportés en détail sur le nouvel exercice. Les types de report sont proposés par défaut en fonction de la nature de compte : o Client, Fournisseur, Salarié : report en Détail o Banque, Caisse : report en Solde o Amortissement / Provision : report en Solde o Résultat Bilan ou Gestion : report en Solde o Charge, Produit : Aucun o Aucun : selon le paramétrage au niveau du compte. Au moment de la clôture, une option «Rétablissement du code report selon la nature» permet de reprendre ces codes reports par défaut en cas d incohérence. Remarque : les tiers sont reportés selon le code report des comptes généraux auxquels ils sont rattachés. 1/3/2006 n.v. MEGABYTE s.a. page 1/6

2 Contrôler les écritures comptables : Lettrage des comptes tiers : les comptes généraux rattachés aux tiers comportent par défaut le type de report Détail, c est-à-dire que les écritures non lettrées figureront en détail dans le journal des à-nouveaux. Il est donc recommandé d effectuer au préalable le lettrage des comptes tiers, et de générer les éventuelles écritures d ajustement en cas d écart de règlement. Les journaux de type situation ne doivent comporter aucune écriture. Il faut, soit supprimer, soit déplacer les écritures grâce au Glisser / Déposer (Drag and Drop) dans un journal de type Général, Ventes, Achats ou Trésorerie. Journal de caisse (rappel : un journal de caisse est un journal de type Trésorerie ayant comme compte de trésorerie un compte de nature Caisse) : une caisse créditrice empêche la clôture du journal de caisse et donc de l exercice. Grâce au menu Etat/Contrôle de caisse, il est possible d'éditer les soldes journaliers de la caisse pour toutes les dates auxquelles elle a été mouvementée. Effectuer les régularisations nécessaires pour que la caisse reste débitrice. Etape 2 : Intégration de toutes les écritures comptables Lorsque la Comptabilité est utilisée conjointement avec un autre logiciel comme la gestion commerciale ou les immobilisations, il est possible de récupérer les données comptables suivantes : les factures d achats/ventes, et les règlements issus de la gestion commerciale, les écritures de dotations et cession issues des immobilisations. Vérifier que toutes ces données ont été importées dans la comptabilité. Etape 3 : Sauvegarde de la base comptable Effectuer au préalable une sauvegarde de la base comptable grâce aux outils de sauvegarde de Windows ou tout autre utilitaire. Cette procédure nécessaire permet d avoir une copie en cas d erreurs de manipulations. Cette sauvegarde doit être conservée au même titre que les éditions légales. Etape 4 : Clôture totale des journaux La comptabilité Ligne 100 autorise deux types de clôture des journaux : Clôture partielle : les écritures sont clôturées, c est-à-dire que les données purement comptables des écritures ne peuvent plus être modifiées (jour, comptes et montant). L ajout d écritures reste possible dans ce journal. Clôture totale : les écritures sont clôturées et aucune écriture ne peut être ajoutée dans ce journal. Imprimer et clôturer totalement les journaux, via le menu Traitement/Clôture des journaux. 1/3/2006 n.v. MEGABYTE s.a. page 2/6

3 Etape 5 : Génération des à-nouveaux définitifs Générer les à-nouveaux définitifs à partir du menu Traitement/Fin d exercice/nouvel exercice. Il est également possible de générer à cette occasion les reports analytiques. Le report des budgets est effectué dans le menu Traitement/Fin d exercice/report des budgets. Etape 6 : Clôture de l exercice Clôturer l exercice, via le menu Traitement/Clôture de l exercice. Cette procédure est irréversible et empêche tout traitement de création, modification ou suppression dans l exercice clos. Seules des consultations ou des éditions pourront être effectuées. 1/3/2006 n.v. MEGABYTE s.a. page 3/6

4 Procedure voor de sluiting van een boekjaar De sluiting van een boekjaar is onomkeerbaar en dient dus uitgevoerd te worden indien alle correcties en boekingen zijn uitgevoerd en gecontroleerd. De procedure gebeurt in de volgende stappen: 1. Controle van de boekhouding 2. Invoer van de correctieboekingen 3. Nemen van een back-up 4. Afdrukken en volledige sluiting van de dagboeken 5. Overdracht van eindbalans 6. Sluiting van het boekjaar Stap 1 : Controle van de boekhouding Controle van het boekhoudplan : Type openingsdagboek : voor iedere grootboekrekening dient dit type ingevuld te zijn in de menu «Structuur, boekhoudplan». Lijn 100 zal deze parameter gebruiken om al dan niet het eindsaldo over te dragen. Er zijn drie mogelijkheden: o Geen: het saldo wordt niet overgedragen (van toepassing op de omzet- en kostenrekeningen) o Saldo: het saldo wordt overgedragen (van toepassing op bijna alle balansrekeningen) o Detail: alle niet afgeletterde lijnen worden in detail overgedragen. Dit zijn meestal openstaande facturen, creditnota s, voorafbetalingen op de leveranciers- en klantenrekening maar ook niet afgeletterde bewegingen op tussenrekeningen kunnen in detail worden overgezet zoals de rekening , enz. Bij het aanmaken van een grootboekrekening zal Lijn 100 het type overdracht standaard voorstellen op basis van het soort rekening: o Klant, Leverancier, Werknemer: overdracht in detail o Bank en Kas: overdracht van het saldo o Afschrijvingen / Voorzieningen: overdracht van het saldo o Resultaat Balans of Resultaat-Beheer : overdracht van het saldo o Kosten, Opbrengsten : geen overdracht o Geen: volgens instelling van de rekening. Op het moment van de opstart van de overdracht is er een optie die toelaat dat het type openingsdagboek zal aangepast worden volgens het soort rekening en niet wat er is ingevuld zodat incoherentie kan worden voorkomen bij de heropening. Opmerking: de derden worden overgedragen volgens de instelling in de grootboekrekening waaraan ze zijn gekoppeld. Controle van de boekhouding : Afletteren van de derden : het is ten sterkste aan te raden om de rekening van de klanten, leveranciers en werknemers zoveel mogelijk af te letteren omdat deze in 1/3/2006 n.v. MEGABYTE s.a. page 4/6

5 detail zullen worden overgezet. Kleine verschillen kunnen worden weggeboekt als betalingsverschillen automatisch of manueel. Afletteren van afletterrekeningen zoals betalingen onderweg, te ontvangen facturen enz. indien in deze rekeningen ook is voorzien dat ze in detail worden overgenomen. De dagboeken van het type «situatie» dienen leeg te zijn en indien er nog boekingen zijn die naar het definitieve dagboeken dienen overgebracht te worden kan dit met de functie «Drag and Drop». Dagboek van de kas: (dit is een dagboek van het type Bank/kas maar gekoppeld aan een grootboekrekening van de soort kas : een negatief saldo in de kas zal de afsluiting verhinderen. Hiervoor kunt u een controlefunctie opstarten in de menu Staat, Kas controleren» waardoor u zicht krijgt op de saldi per dag dat er in de kas is geboekt zodat u de nodige correcties kan uitvoeren. Stap 2 : bijwerken van de boekhouding met alle boekingen Mits de boekhouding samengebruikt kan worden met andere modules van Lijn 100 zoals het commercieel beheer en de vaste activa is het aan te raden om na te gaan of ALLE boekingen ook effectief zijn overgezet naar de boekhouding: Overzetten van alle aankoop- en verkoopfacturen alsook de betalingen vanuit commercieel beheer. Overdracht van alle afschrijvingen en verkopen van vaste activa. Stap 3 : Nemen van een backup Het is aan te raden om een backup te nemen vooraleer over te gaan naar de volgende stap zodat bij een verkeerde manipulatie kan teruggevallen worden op deze versie. Stap 4 : Afdrukken en volledig sluiten van de dagboeken U kan uw dagboeken op 2 manieren sluiten via de menu verwerking, dagboeken afsluiten : Gedeeltelijke sluiting : de boekingen worden gesloten zodat boekhoudkundige informatie zoals bedrag, datum, rekening niet meer kan worden gewijzigd maar het blijft mogelijk om boekingen toe te voegen in het dagboek. Volledige sluiting : het dagboek wordt voor de gehele periode gesloten, er kunnen geen boekingen meer worden toegevoegd. Vooraleer u een dagboek kan sluiten is het verplicht om het dagboek af te printen. Indien u dit niet wenst kan u het dagboek naar een bestand printen. Stap 5 : Het genereren van de overdrachtsboekingen Via de menu «verwerking, einde boekjaar, nieuw boekjaar» wordt de openingsbalans van het volgende boekjaar aangemaakt of aangepast. (zorg dat u in het lopende boekjaar staat waarvan u het saldo wil overdragen). In dien uw wenst kan u ook de overdracht doen van de analytische saldi. 1/3/2006 n.v. MEGABYTE s.a. page 5/6

6 De overdracht van de budgetten gebeurt in het menu verwerking, einde boekjaar, budgetten overdragen. Stap 6 : Afsluiten boekjaar Via de menu verwerking, einde boekjaar, boekjaar afsluiten. Hierna kan men het gesloten boekjaar alleen nog maar consulteren en niet meer wijzigen. De functie is onomkeerbaar! 1/3/2006 n.v. MEGABYTE s.a. page 6/6