Accountantsverslag 2013

Transcriptie

1 Accountantsverslag 2013 Accountantsverslag 2013 voor Veiligheidsregio Fryslân 14 maart 2014

2 Aan het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân T.a.v. de heer W. Kleinhuis Postbus BK LEEUWARDEN 14 maart 2014 Referentie: CA Geacht bestuur, Accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2013 Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2013 van Veiligheidsregio Fryslân. Onze controle is uitgevoerd conform onze opdrachtbevestiging van 3 oktober 2013 (kenmerk: CA/e / /aj/ar). Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle van de jaarrekening van Veiligheidsregio Fryslân. Ons accountantsverslag bestaat uit zeven delen. In deel 1 en 2 geven wij u een overzicht van onze belangrijkste kernboodschappen. In deel 3 en 4 worden de belangrijkste waarnemingen besproken die zijn voortgekomen uit onze controle van de getrouwheid en rechtmatigheid. In deel 5 en 6 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing en de automatisering. Deel 7 hebben wij onze overige opmerkingen die voor nu en in de toekomst voor Veiligheidsregio Fryslân relevant zijn. Graag willen we de inhoud van dit verslag bespreken tijdens de directievergadering op 17 maart 2014 en op 24 maart 2014 met de audit commissie. Mocht u in de tussentijd vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruikmaken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. C.R. Alserda AA Senior Director PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Badweg AA Leeuwarden, Postbus 321, 8901 BC Leeuwarden T: , F: , PwC is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK ) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

3 Managementsamenvatting 1. Onze belangrijkste kernboodschappen 2. Conclusies inzake de controle van de jaarrekening 2.1. Controleverschillen, toepassing waarderingsgrondslagen en toelichtingen 2.2. Ten aanzien van het aspect rechtmatigheid zijn geen materiële fouten en/of onzekerheden geconstateerd 2.3. Bedrijfsvoering en planning & controlcyclus is in 2013 verder doorontwikkeld 2.4. Nieuwe brandweertaak vergt strakke monitoring van tussentijdse resultaten 3. Belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid van de jaarrekening 3.1. Enkele jaarrekeningposten nader bekeken 3.2. Uw jaarstukken geven voldoende inzicht 3.3. De financiële positie van Veiligheidsregio Fryslan verdient aandacht 4. Belangrijkste controlebevindingen inzake rechtmatigheid 4.1. De uitvoering van het interne controleplan op het gebied van rechtmatigheid moet worden verbeterd 4.2. Er zijn geen fouten en onzekerheden in de SiSa-bijlage geconstateerd 4.3. Een nieuwe financiële verordening is gedurende 2013 vastgesteld 5. Uw interne beheersing is van een voldoende niveau 5.1. Update van onze beoordeling van controlerisico s 6. Bevindingen ten aanzien van uw ITomgeving 6.1. Realisatie insourcing brandweer 6.2. IT beleid gedefinieerd 6.3. Wijzigingsprocedure onvoldoende om hierop in de controle te kunnen steunen 6.4. Logische en fysieke toegangsbeveiliging niet conform best-practice 7. Overige opmerkingen 7.1. Fraude, fouten en niet-naleving van wet- en regelgeving 7.2. Veiligheidsregio voldoet aan SEPA 7.3. Onze onafhankelijkheid Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door het Directieteam, Dagelijks bestuur en het Algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân U mag dit verslag zonder onze toestemming vooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt.

4 1. Onze belangrijkste kernboodschappen PwC Pagina 4 van 27

5 Onze belangrijkste boodschappen en aanbevelingen zijn: 1. Wij zijn voornemens een controleverklaring af te geven met een goedkeurend oordeel op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. Ook de SiSa bijlage bevat geen materiële onjuistheden of onzekerheden. 2. De Veiligheidsregio heeft in 2013 een aantal stappen gezet in de verdere professionalisering van de organisatie. Het management is versterkt door onder andere het aantrekken van een directeur Bedrijfsvoering, taken zijn herschikt en de afbakening van werkzaamheden tussen bedrijfsvoering en control is verbeterd, beleidsadviesteams zijn gevormd en de planning & control cyclus is verder verbeterd. Het belang van deze verdere professionalisering is uiteraard evident in het licht van de toegenomen activiteiten en budgetten. 3. Een sterke planning & controlcyclus/adequate interne beheersing is derhalve noodzakelijk mede gelet op de taakstellende bezuinigingen bij jeugdgezondheidszorg en een nieuwe taak ten aanzien van de brandweer. Tijdige en adequate periode afsluiting in 2014 is met het oog op deze ontwikkelingen naar onze mening van cruciaal belang. Een tijdig en een adequaat inzicht in de tussentijdse resultaten is noodzakelijk om waar nodig tijdig te kunnen bijsturen inclusief een sterke sturing op kasstromen. Uit de gevoerde gesprekken met het management blijkt dat het belang hiervan wordt onderkend. Het huidige niveau van de interne beheersing is voldoende om in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening hier gebruik van te kunnen maken. Wij hebben deels gebruik gemaakt van de door uw concern-controller gecoördineerde werkzaamheden. De uitvoering en rapportage van deze werkzaamheden zijn naar onze mening voor verbetering vatbaar. Onder andere de selectiemethoden, de vastleggingen en de rapportages over de werkzaamheden dienen te worden verbeterd om de kwaliteit van uw interne controle verder te verhogen. Dit is in de auditcommissie besproken en voor 2014 zal hier inhoud aan worden gegeven. In de nieuwe controlerichtlijn (ISA 610) Steunen op interne controle werkzaamheden die wij hanteren is nadere informatie hierover opgenomen welke met uw concern-controller is gedeeld. 4. Ten aanzien van uw financiële positie geldt dat de liquiditeit negatief wordt beïnvloed door de opstartkosten die samenhangen met de regionalisering, de nieuwbouw en de versterking van de bedrijfsvoering. De uitputting van de voorziening BDUR van 4,2 miljoen is hier tevens het gevolg van. Ultimo 2013 zijn de kortlopende vorderingen niet voldoende op de kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen. Wij adviseren u de liquiditeiten mede in het kader van de overdracht van de activiteiten van de brandweer adequaat te monitoren door het periodiek (maandelijks) opstellen van een liquiditeitsprognose. De liquiditeitsprognose dient een vast onderdeel te zijn van de tussentijdse rapportage. Op dit moment wordt daarom het treasury-proces opnieuw ingericht. Conform het ABbesluit van 6 maart zal de bevoorschotting wijzigen in een maandelijkse bevoorschotting waarmee het belang van een adequate liquiditeitsprognose toeneemt. Uw paragraaf financiering besteedt u terecht aandacht aan het belang van liquiditeitsbeheer. Wij hebben eveneens begrepen dat de liquiditeitsprognoses op korte termijn verder zullen worden doorontwikkeld. 5. Het financiële beleid wordt binnen de wettelijke kaders uitgevoerd. Wel adviseren wij u de analyse van de omvang van het weerstandsvermogen in relatie tot de benodigde weerstandscapaciteit te actualiseren gelet op de forse uitbreiding van de activiteiten van de Veiligheidsregio. Wij hebben begrepen dat het Dagelijks Bestuur voornemens is de hierdoor ontstane wijziging in het risicoprofiel van de veiligheidsregio in de beleidsnota weerstandsvermogen in 2014 nader uit te werken. Met dit voornemen is reeds gestart. 6. In de jaarrekening 2013 is per saldo voor circa aan reservemutaties verwerkt. Wij hebben vastgesteld dat deze in overeenstemming zijn met de door u in 2012 vastgestelde nota reserves en voorzieningen. Daarnaast vloeit een deel van dit bedrag voort uit bestuursbesluiten die zijn genomen bij de vier- en achtmaandsrapportages. 7. Er is sprake van begrotingsoverschrijdingen in de programmarekening De begrotingsoverschrijdingen worden in de Maraps afdoende toegelicht. Bij het vaststellen van het jaarverslag door het Algemeen Bestuur dienen deze begrotingsoverschrijdingen alsnog (achteraf) door u geautoriseerd. PwC Pagina 5 van 27

6 8. De naleving van de rechtmatigheidsaspecten is op dit moment nog onvoldoende schriftelijk vastgelegd en geborgd binnen de organisatie, zie ook punt 3. Overigens hebben wij, met uitzondering van de eerder gemelde onrechtmatigheid aanbesteding telefonie, geen financiële fouten aangetroffen met betrekking tot rechtmatigheid. Vooral de uitvoering van interne controlewerkzaamheden (kwaliteit en tijdigheid), zodat de Veiligheidsregio kan vaststellen dat zij rechtmatig handelt, is op dit moment nog onvoldoende. Wij adviseren u het rechtmatigheidsaspect nadrukkelijker in uw interne controleplan naar voren te laten komen. 9. Wij zijn van mening dat de procedures ten aanzien van de naleving van de Europese Aanbestedingsregels en de nieuwe wet Besluit Openbare aanbesteding (1 april 2013) dienen te worden aangescherpt. Hoewel er op dit moment wel gebruik wordt gemaakt van een vast stramien voor offerte-aanvragen en er sprake is van een contractenregister wordt de naleving van de Europese Aanbestedingsregels en de nieuwe Aanbestedingswet formeel niet door middel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid afgedwongen. Wij adviseren u het inkoop- en aanbestedingsbeleid te formaliseren zodat ook de nieuwe wet Besluit Openbare aanbesteding (ingaande 1 april 2014) is opgenomen in het inkoopproces. Dit mede gezien de groei van uw organisatie als gevolg van de regionalisering van de brandweer. 10. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking is voldoende geborgd. Wel hebben wij een aantal bevindingen rondom wijzigingsprocedures en logische en fysieke toegangsbeveiliging. PwC Pagina 6 van 27

7 2. Conclusies inzake de controle van de jaarrekening Dit onderdeel bevat de belangrijkste bevindingen die zijn voortgekomen uit onze controle en die in onze professionele oordeelsvorming van belang zijn voor u als Algemeen Bestuur. PwC Pagina 7 van 27

8 2.1. Controleverschillen, toepassing waarderingsgrondslagen en toelichtingen Wij zullen een goedkeurende controleverklaring verstrekken Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2013 van Veiligheidsregio Fryslân nagenoeg afgerond en zullen een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid verstrekken, onder voorbehoud van goedkeuring van deze jaarrekening door het Algemeen Bestuur. De concept-jaarrekening was bij de start van de controle gereed. Wij constateren dat de jaarrekening en onderliggende specificatie hoofdzakelijk door Bedrijfsvoering worden samengesteld. In de verdere professionalisering van de organisatie en resultaatverantwoordelijkheid van de afdelingen zien wij hier dan ook een belangrijke verbetering. Wij adviseren u ten behoeve van het afsluitproces de analyses van de resultaten per afdeling en het opleveren van onderbouwingen van onder andere de opbrengsten door de financiële adviseurs te laten uitvoeren. Naar onze mening is het analyseren van de uitputtingen van de budgetten en de verschillen ten opzichte van de begroting de verantwoordelijkheid van de financiële adviseurs. Geen controleverschillen ten aanzien van getrouwheid Tijdens onze controle en tot de datum van dit verslag hebben wij met uitzondering een reclassificatie in de balans geen controleverschillen geconstateerd boven onze rapportagedrempel van De toelichtingen zijn juist en volledig Wij hebben de toelichtingen in de jaarrekening beoordeeld en zijn van mening dat deze in overeenstemming zijn met de vereisten zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Ten aanzien van het aspect rechtmatigheid zijn geen materiële fouten en/of onzekerheden geconstateerd De Veiligheidsregio Fryslân is verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van de gelden. Als gevolg hiervan voert de Veiligheidsregio Fryslân rechtsmatigheidsonderzoeken uit volgens een met PwC afgestemd intern controleplan. Op basis van deze onderzoeken en de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, concluderen wij dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties van Veiligheidsregio Fryslân tot stand zijn gekomen conform het door het Dagelijks Bestuur vastgestelde normenkader en de wettelijke regels. De kwaliteit en de tijdigheid van de werkzaamheden kan naar onze mening verder worden verbeterd. Hier gaan wij in hoofdstuk 4 verder op in. De geconstateerde fouten en onzekerheden blijven binnen de door u vastgestelde grenzen. Daarom zullen wij ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een goedkeurend oordeel verstrekken. Rechtmatigheidsbevinding (in ) Fouten Onzekerheden Toelichting Europese Aanbesteding (telefonie) onderstaand Totaal Goedkeuringstoleranties Tabel 1 Bevindingen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid Telefonie Bovengenoemde fout vloeit voort uit een afgesloten doorlopend contract uit De aanbesteding van deze diensten is in 2013 opgestart en vrijdag 7 maart 2014 gepubliceerd. PwC Pagina 8 van 27

9 2.3. Bedrijfsvoering en planning & controlcyclus is in 2013 verder doorontwikkeld In onze managementletter die wij hebben uitgebracht aan het Dagelijks Bestuur en leden van de auditcommissie zijn wij ingegaan op de stappen die in 2013 zijn gezet op het gebied van bedrijfsvoering en planning & control. Zo is de afdeling bedrijfsvoering versterkt met het aantrekken van een directeur bedrijfsvoering, zijn enkele andere functies ingevuld (o.a. adviseur Planning en Control) en zijn taken herschikt. Daarnaast is de afbakening van werkzaamheden op het gebied van bedrijfsvoering en (concern) control verbeterd en zijn beleidsadviesteams gevormd die de (vak)afdelingen adviseren op het gebied van bedrijfsvoeringstaken. Ook op instrumenteel vlak is er ten aanzien van de planning & control veel ontwikkeling geweest. A3-jaarplannen (conform het INK-model) zijn ontwikkeld en worden tijdens de periodieke marap-gesprekken met de Algemeen Directeur besproken inclusief vastlegging van actiepunten en monitoring van de opvolging daarvan. P & C-instrumenten worden zo steeds meer een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van het afdelings- en clustermanagement. Wel zien wij in de opzet van de P & C-cyclus nog een aantal aandachtspunten. Deze zijn samengevat de volgende: Doelstellingen en resultaten kunnen in de programmabegroting concreter worden gemaakt (SMART). De resultaten die VRF dient te behalen zijn divers. Het causaal verband tussen resultaat en de in te zetten middelen is lastig weer te geven voor VRF. Hiermee bestaat het risico dat geld het dominante uitgangspunt wordt. Wij missen een koppeling met benchmarks, wetenschappelijk bewezen interventies (uitkomsten van onderzoeken) en dergelijke om (strategische en tactische) sturing verder te verbeteren. Een goede koppeling tussen de A3-jaarplannen op afdelingsniveau met de onderliggende clusters en teams ontbreekt nog. Er ontbreekt een goede planning en control kalender geschreven vanuit het perspectief van de gebruiker. Uit gesprekken met het management is gebleken dat hierop inmiddels actie wordt ondernomen Nieuwe brandweertaak vergt strakke monitoring van tussentijdse resultaten Per 1 januari 2014 is door de Veiligheidsregio de nieuwe brandweertaak opgestart. Het afgelopen jaar heeft sterk in het teken gestaan in de voorbereiding op de forse uitbreiding die deze nieuwe taak met zich meebrengt. Afspraken met de gemeenten zijn gemaakt ten aanzien van overdracht van taken, materieel en personeel. Tevens zijn afspraken gemaakt over het totale beschikbare budget voor deze nieuwe taak. In de loop van 2014 zal meer inzicht ontstaan in de werkelijke kosten in relatie tot het beschikbare budget. Het belang van een strakke tussentijdse monitoring van de ontwikkeling van deze kosten wordt hierdoor extra benadrukt. Dit stelt eisen aan een tijdige en adequate tussentijdse financiële informatievoorziening. Een juiste periodeafgrenzing en tijdige bijstelling van de jaareindeverwachting in relatie tot de begroting zijn uiteraard essentieel. Dit maakt het mogelijk om tussentijds bij te sturen indien dit nodig wordt geacht. Vanwege deze nieuwe taak en de hiermee gemoeide investeringen wordt eveneens het belang van sturing op kasstromen nog eens vergroot (zie tevens hoofdstuk 3.3). Uit de gesprekken die wij met het management hebben gevoerd wordt het belang van sturing op liquiditeiten en een strakke monitoring van de tussentijdse cijfers door hen onderkend. PwC Pagina 9 van 27

10 3. Belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid van de jaarrekening 3.1. Enkele jaarrekeningposten nader bekeken In deze paragraaf geven wij een beeld van enkele naar onze mening belangrijke jaarrekeningposten en onze bevindingen hierbij. Voorziening Meldkamer Noord Nederland is vrijgevallen De voorziening frictiekosten MkNN heeft betrekking op de kosten samenhangend met de overgang van drie noordelijke meldkamers naar één meldkamer in Noord-Nederland. De frictiekosten hebben betrekking op personele en materiële kosten. Als gevolg van de overgang van brandweercentralisten van de politie Fryslân naar RAV Fryslân en de Hulpverleningsdienst Drenthe zijn frictiekosten ontstaan. Destijds is hiervoor een voorziening getroffen van Uit de brief van de Veiligheidsregio gericht aan de Politie Fryslân van 26 november 2013 blijkt dat tussen de partijen overeenstemming is bereikt over de financiële afrekening van de overgang naar de noordelijke meldkamer. Er is overeengekomen dat de Veiligheidsregio Fryslân een eenmalige betaling van voor haar rekening neemt ter afwikkeling van deze overgang. Het restant van de gevormde voorziening van (voorziening bedroeg ultimo ) valt vrij ten gunste van het resultaat Wij kunnen met deze verwerking instemmen. Voorziening BDUR grotendeels aangewend voor regionalisering brandweer De voorziening BDUR wordt door de veiligheidsregio gerekend tot de weerstandscapaciteit en bedraagt ultimo Deze voorziening is gevormd met als doel verplichtingen en bestedingen welke betrekking hebben op het veiligheidsprogramma te dekken. Jaarlijks verkrijgt de veiligheidsregio de bijdrage BDUR. Door middel van de SiSa-bijlage wordt verantwoording afgelegd over de bestedingen. In de afgelopen jaren zijn de verantwoorde bestedingen hoger gebleken dan de rijksbijdrage BDUR. Ten tijde van de controle hebben we aandacht besteed aan de bestedingen die in 2013 ten laste van deze voorziening zijn gebracht. We hebben vastgesteld dat deze bestedingen passen in het programma veiligheid. De bestedingen zijn als rechtmatig aan te merken. De bestedingen die in 2013 ten laste van de voorziening zijn gebracht betreffen vooral de voorbereidende kosten in het kader van de regionalisering van de brandweer. Hieronder bevindt zich ook dat is aangewend voor het vormen van een voorziening Sociaal Plan SN1B (zie onderstaand). Per jaareinde is de omvang van de voorziening BDUR nog circa We kunnen instemmen met de wijze van verwerking en aanwending van de voorziening. Ten aanzien van de regionalisering van de brandweer ontstaan frictiekosten In 2013 heeft de Veiligheidsregio Fryslân vele voorbereidingen getroffen voor de regionalisering van de brandweer per 1 januari Als onderdeel van de regionalisering van de brandweer is in 2013 een sociaal plan overeengekomen voor zowel de vrijwilligers als het beroepspersoneel. De kosten van dit sociaal plan zijn in 2013 voorzien. De omvang van de voorziening is per jaareinde bepaald op Deze voorziening voorziet onder andere in de tegemoetkoming in de reiskosten van brandweermedewerkers als gevolg van standplaatswijziging en in een garantie voor doorbetaling van bovenschalige salarissen. Ten tijde van de controle hebben we de omvang en toereikendheid van de voorziening getoetst. We kunnen instemmen met de gehanteerde uitgangspunten voor de vorming van de voorziening alsmede de omvang daarvan. PwC Pagina 10 van 27

11 Onderhoudsvoorziening nog niet geactualiseerd Voor het pand aan de Harlingertrekweg is op basis van een meerjarenonderhoudsplan een onderhoudsvoorziening gevormd. Aan de onderhoudsvoorziening is in 2013 conform de raming gedoteerd. In verband met de uitbreiding van taken heeft een omvangrijke verbouwing van dit pand plaatsgevonden. Deze verbouwing heeft gevolgen voor de omvang van uw onderhoudsvoorziening. Het Dagelijks Bestuur zal na realisatie van de verbouwing/uitbreiding het meerjarenonderhoudsplan actualiseren. Wij benadrukken het belang van de aanwezigheid van een actueel meerjarig onderhoudsplan. Aan de hand hiervan kan worden bezien of de onderhoudsvoorziening van voldoende omvang is. Voor 2013 kunnen wij echter conform voorgaand jaar instemmen met de gehanteerde uitgangspunten van het Dagelijks Bestuur en de verwerkingswijze in de jaarrekening Betere beheersing van investeringskredieten is gewenst Bij beoordeling van de investeringskredieten hebben wij geconstateerd dat er diverse kleine overschrijdingen van deze kredieten hebben plaatsgevonden. Naar onze mening wordt in de huidige P&C cyclus niet in alle gevallen optimale aandacht besteed aan de monitoring van de investeringskredieten. We achten het van belang dat er in de P&C-cyclus op frequente wijze wordt stilgestaan bij de uitputting van de kredieten. Mede gezien de investeringen die ook in de komende jaren zullen plaatsvinden achten wij dit noodzakelijk. Door het investeringskrediet tussentijds adequaat te volgen, kan het Algemeen Bestuur tijdig geïnformeerd worden over eventuele kredietoverschrijdingen. investeringskredieten te autoriseren mede in het kader van het begrotingscriterium. Wij vragen uw aandacht voor een adequate naleving ervan. Verantwoorde voorziening Individueel Loopbaanbudget (ILB) Vanuit de CAO heeft de Veiligheidsregio de verplichting in de jaren 2013 tot en met 2015 een bedrag van per werknemer ter beschikking te stellen voor het Individueel Loopbaanbudget (ILB). Indien alle medewerkers (700) van de Veiligheidsregio gebruik zouden gaan maken van deze regeling zou de maximale last bedragen. Door de afdeling P&O is een inschatting gemaakt dat 200 medewerkers gebruik gaan maken van deze regeling. Dit zou derhalve leiden tot een last in de betreffende drie jaren van In de jaarrekening 2013 van de Veiligheidsregio is een voorziening opgenomen van Gekozen is om in 3 gelijke termijnen de berekende last te vormen en dus de geraamde lasten over deze jaren te egaliseren. Ten tijde van de controle is navraag gedaan naar de daadwerkelijke aanwending van deze regeling. Gebleken is dat er nog geen gebruik is gemaakt van het ILB. De voorziening heeft een egalisatiekarakter voor eventuele toekomstige verplichtingen. Voor 2014 zal een nadere onderbouwing van deze voorziening worden opgesteld in relatie tot het thans aanwezig budget voor opleiding (circa 0,8 miljoen). Verder constateren wij dat niet alle investeringskredieten zijn geautoriseerd door het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur dient de PwC Pagina 11 van 27

12 3.2. Uw jaarstukken geven voldoende inzicht Wij hebben op hoofdlijnen de informatiewaarde van de jaarstukken beoordeeld. De jaarstukken 2013 bestaan volgens het BBV uit het jaarverslag en de jaarrekening. Op zijn beurt bestaat het jaarverslag uit de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de programmarekening, de balans en een toelichting op beide. Hieronder hebben wij per belangrijk onderdeel van de jaarstukken onze visie opgenomen ten aanzien van de leesbaarheid en kwaliteit van het desbetreffende onderdeel. Wettelijke vereisten zijn adequaat nageleefd Als uw accountant dienen wij ingevolge artikel 213, lid 3 onder d van de Gemeentewet te vermelden of uw jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen of inconsistenties te melden op dit gebied. De leesbaarheid van de jaarrekening kan verbeterd worden De jaarrekening is opgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân. Als onderdeel van onze controle hebben wij: de gepastheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. De jaarrekening is opgesteld door het Dagelijks Bestuur in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de stellige uitspraken in de notities van de commissie BBV. Wij vinden de toegepaste grondslagen passend. In 2013 zijn geen wijzigingen in de waarderingsgrondslagen doorgevoerd. De toelichtingen in de jaarrekening zijn beoordeeld en worden beschouwd in overeenstemming te zijn met de vereisten van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Mogelijkheden tot verbeteringen zien wij in de leesbaarheid van de programma teksten en in de verantwoording van de Veiligheidsregio over risicomanagement en de rechtmatigheidsaspecten. PwC Pagina 12 van 27

13 3.3. De financiële positie van Veiligheidsregio Fryslan verdient aandacht Ten aanzien van uw financiële positie geldt dat de liquiditeit in 2013 negatief wordt beïnvloed door de opstartkosten die samenhangen met de regionalisering, de nieuwbouw en de versterking van de bedrijfsvoering. De uitputting van de voorziening BDUR van 4,2 miljoen is hier tevens het gevolg van. Ultimo 2013 zijn de kortlopende vorderingen niet voldoende om de kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen. Wij adviseren u de liquiditeiten mede in het kader van de overdracht van de activiteiten van de brandweer adequaat te monitoren door het periodiek (maandelijks) opstellen van een liquiditeitsprognose. De liquiditeitsprognose dient een vast onderdeel te zijn van de tussentijdse rapportage. Op dit moment wordt daarom het treasuryproces opnieuw ingericht. In uw paragraaf financiering besteedt u terecht aandacht aan het belang van liquiditeitsbeheer. Wij hebben eveneens begrepen dat de liquiditeitsprognoses op korte termijn verder zullen worden doorontwikkeld. De aandacht die u heeft voor het liquiditeitsbeheer en de monitoring daarvan ondersteunen wij van harte. Ondanks een redelijke stabiele financiële positie staat de veiligheidsregio bloot aan externe factoren zoals rijksbezuinigingen, ontwikkeling decentralisaties (Jeugdzorg) en mogelijke claims. Een belangrijke graadmeter voor de financiële positie is het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de veiligheidsregio in staat is financiële tegenvallers op te vangen. In uw paragraaf weerstandsvermogen in de jaarrekening is het weerstandsvermogen toegelicht. Het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve ( 1,8 miljoen) en de bestemminsreserve Crisis en Rampen ( 0,5 miljoen). In de huidige beleidsnota weerstandsvermogen zijn de risico s benoemd die ten grondslag liggen aan de kwantificering van het benodigde weerstandsvermogen. Het risicoprofiel zal mede in het kader van de toename van de omvang van de organisatie in 2014 worden geactualiseerd waarbij het gewenste weerstandsvermogen opnieuw zal worden bepaald. PwC Pagina 13 van 27

14 4. Belangrijkste controlebevindingen inzake rechtmatigheid Veiligheidsregio Fryslân is verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid PwC Pagina 14 van 27

15 4.1. De uitvoering van het interne controleplan op het gebied van rechtmatigheid moet worden verbeterd Het voldoen aan de financiële rechtmatigheid is de verantwoordelijkheid van de Veiligheidsregio Fryslân. Het is onze taak vast te stellen of er voldoende interne beheersingsmaatregelen en interne controle werkzaamheden zijn uitgevoerd zodat de Veiligheidsregio Fryslân kan aantonen dat zij rechtmatigheid handelt. Voor de controle dienen wij in hoge mate te steunen op de interne controlewerkzaamheden welke zijn verwoord in het interne controleplan. Aan de uitvoering van interne controlewerkzaamheden is een aantal voorwaarden verbonden. Wij hebben geconstateerd dat deze voorwaarden nog niet voldoende zijn geborgd in de aan ons verstrekte rapportages. Deze voorwaarden hebben ondermeer betrekking op planning en vastlegging van de interne controlewerkzaamheden, het uitvoeren van risicoanalyses, aantal uit te voeren deelwaarnemingen, spreiding van werkzaamheden, selectiemethodes, inzicht in de samenhang tussen risico s en beheersingsmaatregelen. Uiteindelijk zijn de IC-werkzaamheden alsnog naar behoren uitgevoerd om hierop te kunnen steunen. Wij adviseren u echter met klem de opzet van het interne controleplan en de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden voor 2014 door te ontwikkelen om zo te komen tot een verbetering van de uitvoering van deze werkzaamheden. In de nieuwe controlerichtlijn (ISA 610) Steunen op interne controle werkzaamheden is nadere informatie over opgenomen welke met uw concern-controller is gedeeld. De nieuwe Aanbestedingswet dient te worden geïntegreerd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Op 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet van kracht geworden. Deze wet is enerzijds van invloed op het inkoopbeleid binnen uw organisatie en anderzijds op de uitvoering van onze controlewerkzaamheden. Hoewel er op dit moment wel gebruik wordt gemaakt van een vast stramien voor offerteaanvragen en er sprake is van een contractenregister wordt de naleving van de nieuwe Aanbestedingswet niet formeel door middel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid afgedwongen Deze nieuwe Aanbestedingswet is derhalve nog niet formeel geïntegreerd in uw inkoopbeleid. Het inkoopbeleid dient derhalve hierop nog te worden aangepast. In de bijlage van dit verslag gaan wij nader in op deze nieuwe wetgeving Er zijn geen fouten en onzekerheden in de SiSa-bijlage geconstateerd Jaarlijks is de SiSa-bijlage een onderdeel van uw jaarrekening. Via deze bijlage worden diverse rijks- en provinciale uitkeringen verantwoord. Daarmee vormt de SiSa-bijlage de basis voor afwikkeling van deze uitkeringen. Voor de Veiligheidsregio is er sprake van 1 regeling (BDUR). Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de Nota verwachtingen accountantscontrole Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gelden voor de SiSa andere, zwaardere, rapporteringstoleranties. Dit om ministeries in staat te stellen de specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. Wij hebben bij onze controle van de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2013 geen afwijkingen geconstateerd. In bijlage A.1 gaan wij nader in op de bevindingen Een nieuwe financiële verordening is gedurende 2013 met terugwerkende kracht vastgesteld Op 28 november 2013 is door het Algemeen Bestuur een nieuwe financiële verordening vastgesteld. Deze verordening is in werking getreden met ingang van begrotingsjaar Hiermee is de verordening van 14 maart 2012 komen te vervallen. Onderstaand is de impact hiervan op uw jaarrekening nader toegelicht. Een belangrijke wijziging ten opzichte van de voorgaande financiële verordening heeft impact op de materiële vaste activa. Vanaf 2013 worden activa met een aanschafwaarde van minder dan niet meer geactiveerd, in tegenstelling tot voorheen. Dit heeft impact op uw activa. Het gevolg van deze wijziging is dat alle activa met een oorspronkelijke aanschafwaarde van minder dan is afgeboekt. Dit resulteert in 2013 tot een eenmalig boekverlies van circa Dit bedrag bestaat uit het totaal van de boekwaarden in 2013 van activa met een oorspronkelijke aanschafwaarde van minder dan Wij kunnen instemmen met deze verwerkingswijze gezien de verordening met terugwerkende kracht is vastgesteld. PwC Pagina 15 van 27

16 Begrotingsoverschrijdingen nader toegelicht Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de programmarekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijzigingen, kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het Algemeen Bestuur geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het bepalen of, respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig zijn, is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. In onderstaande tabel hebben wij per programma een samenvatting gegeven van de begrotingsoverschrijdingen op de lasten. Daarbij is tevens de conclusie ten aanzien van rechtmatigheid weergegeven. De genoemde bedragen betreffen de begrotingsoverschrijding van de lasten. Daarnaast zijn de aspecten ten aanzien van reserve mutaties en investeringskrediet opgenomen in de tabel. Begrotingsrechtmatigheid Overschrijding Toelichting Programma Gezondheid Bij verschillendeproducten zijn begrotingsoverschrijdingen geconstateerd welke zijn toegelicht in hoofdstuk 5.7. van de jaarrekening. Deze betreffen voornamelijk overschrijdingen in verband met personeelstekort op specifieke onderdelen en afboekingen op activa die voortijdig zijn vervangen in verband met de vernieuwbouw. Tegenover de begrotingsoverschrijdingen staan voor het grootste deel onttrekkingen aan de reserves. In beginsel is hierdoor sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Programma Veiligheid Bij het vaststellen van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur wordt de begrotingsoverschrijding alsnog geautoriseerd waarmee de onrechtmatigheid komt te vervallen Ten aanzien Deze overschrijding is ontstaan als gevolg van niet begrote lasten rechtspositie. Hier tegenover staat een onttrekking van de bestemmingsreserve rechtspositie. Bij het vaststellen van het jaarverslag door het Algemeen Bestuur wordt ook deze begrotingsoverschrijding geautoriseerd waarmee de onrechtmatigheid komt te vervallen. Reservemutaties (meer verwerkt dan begroot) Dit betreft de onttrekkingen aan de reserves in verband met de vernieuwbouw van de Harlingertrekweg ( ) en de reserve rechtspositie ( ). Deze waren niet begroot, maar zijn wel door het Algemeen Bestuur besloten, respectievelijk in het besluit vernieuwbouw en de nota reserves en voorzieningen. Investeringskredieten Diverse posten Zie paragraaf 3.1 PwC Pagina 16 van 27

17 5. Uw interne beheersing is van een voldoende niveau Tijdens onze interim-controle hebben wij de interne beheersing van Veiligheidsrisico Fryslân beoordeeld. Dit deel geeft u inzicht in de belangrijkste bevindingen PwC Pagina 17 van 27

18 5.1. Update van onze beoordeling van controlerisico s In dit deel geven wij een samenvatting van de belangrijkste geconstateerde controlerisico s, zoals ook aan u gecommuniceerd in ons controleplan 2013, en de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden bij de voltooiing van de controle. In het algemeen is onze risicoanalyse ongewijzigd gebleven ten opzichte van de risico s zoals samengevat in onze controleaanpak, zoals blijkt uit onderstaande tabel: Geconstateerde controlerisico s Inkoop- en aanbestedingsprocedure Meer risico Minder risico Volledigheid van de opbrengstverantwoording Meer risico Minder risico Controleaanpak Kennisnemen van actuele wet- en regelgeving. Beoordelen opvolging bevindingen voorgaand jaar. Inzicht verkrijgen in controleomgeving: inkoop en aanbestedingenbeleid, verantwoordelijkheden en bevoegdheden centraal versus decentraal. Beoordelen koppeling iflow, Inconto en CODA. Opzetten controleaanpak in samenwerking met de controller en het beoordelen van deze werkzaamheden. Zelfstandige deelwaarneming op naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen. Kennis nemen van de verschillende opbrengststromen. Inzicht verkrijgen in de verantwoordingssystematiek (primaire registratie). Opstellen van een risicoanalyse. Opzetten controleaanpak in samenwerking met de controller en het beoordelen van deze werkzaamheden. Uitkomsten controlewerkzaamheden Naar aanleiding van onze werkzaamheden in het kader van de naleving van de Europese Aanbestedingsregels zijn wij van mening dat de procedures en naleving van de regelgeving moeten worden aangescherpt. Mede gezien de groei als gevolg van de regionalisering van de brandweer geeft dit noodzaak dit verder te professionaliseren. Hierbij vragen wij uw aandacht voor contracten met de mogelijkheden voor een stilzwijgende verlenging. Indien hiervan daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt zonder een expliciete evaluatie van de aangegane overeenkomst zijn de betreffende verplichtingen, indien deze boven het drempelbedrag komen, onrechtmatig. De uitvoering van de rechtmatigheidswerkzaamheden in het kader van Europese Aanbestedingsregelgeving heeft begin 2014 plaatsgevonden. Dit heeft tot gevolg dat eventuele uitkomsten niet meer gecorrigeerd of opgepakt kunnen worden en dat het Dagelijks en Algemeen Bestuur niet tijdig genoeg worden geïnformeerd over eventuele rechtmatigheidsfouten. Wij hebben de organisatie geadviseerd de werkzaamheden te spreiden in de tijd gedurende het verslagjaar. Wij hebben de koppeling inzake iflow en CODA beoordeeld in relatie tot het inkoopproces. Hierbij hebben wij geen tekortkomingen geconstateerd. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij een analyse gemaakt van de inkomende geldstromen. Van deze verschillende geldstromen hebben wij aan de hand van primaire registraties, beschikkingen en overeenkomsten de volledigheid van de opbrengstverantwoording gecontroleerd. Hierbij hebben wij geen materiële tekortkomingen PwC Pagina 18 van 27

19 Uitvoeren van verbandscontroles. geconstateerd. Ten aanzien van de interne beheersing hebben wij geconstateerd dat de geldstroom op hoofdlijnen wordt gemonitord en dat er in mindere mate sprake is van een meer diepgaande monitoring van de opbrengstverantwoording. Dit heeft geleid tot een relatief grote inspanning van onze kant om voldoende informatie te verkrijgen ter onderbouwing van de volledigheid van de opbrengstverantwoording. Wij adviseren u de interne controle op de opbrengstverantwoording aan te scherpen. Planningsfase Eindejaarsfase PwC Pagina 19 van 27

20 6. Bevindingen ten aanzien van uw IT-omgeving 6.1. Realisatie insourcing brandweer De IT organisatie van Veiligheidsregio Fryslan bedient op provinciaal niveau de vestigingen van GGD en brandweer in Friesland. De 27 gemeentelijke brandweerkorpsen zijn per 1 januari 2014 onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân. Vanuit IT perspectief heeft de integratie van de brandweerkorpsen gefaseerd plaatsgevonden, waarbij telkens een cluster van enkele brandweerkorpsen werd opgenomen. Het project rondom de insourcing van de brandweer is bijna afgerond. De Veiligheidsregio Fryslân heeft automatisering geïntegreerd, op 8 locaties (2 per regio) zijn werkplekken beschikbaar gesteld. Bij de overige locaties zijn geen IT voorzieningen beschikbaar gesteld. De brandweer gebruikt voor specifieke applicaties relatief veel webbased en extern gehoste applicaties. De verwachting is dat de brandweer meer IT gaat gebruiken welke door de Veiligheidsregio Fryslân gecoördineerd zal worden IT beleid gedefinieerd De Veiligheidsregio Fryslân heeft haar strategisch beleidsplan geformaliseerd. Belangrijk is dat de business leiding geeft en dat IT beheerstaken op orde heeft. Schaalbaarheid, het verminderen van het aantal applicaties en het ontsluiten daarvan zijn speerpunten in het strategisch plan. Dit plan is nog niet verder uitgewerkt in budgetten of in concrete jaarplannen. Ook is een ICT regiegroep in het leven geroepen waarin leidinggevenden van verschillende bedrijfsonderdelen zitting nemen, deze regiegroep bespreekt onder andere toekomstige IT-ontwikkelingen en de impact van deze ontwikkelingen voor de verschillende bedrijfsonderdelen. In 2013 zijn de clusters ICT en informatiemanagement opgesplitst. Per 1 februari 2014 is een nieuw clusterhoofd ICT begonnen. Ontwikkelingen hebben invloed op IT De onzekerheid rondom de decentralisatie van de overheid bemoeilijkt het maken van toekomstige business cases voor IT. Afhankelijk van de ontwikkelingen inzake de decentralisaties zal de Veiligheidsregio gaan groeien of krimpen met taken en daarmee ook het aantal personeelsleden. Vooral voor licentiekosten bestaan diverse kostprijsmodellen waarbij de duur van het contract en het aantal gebruikers van invloed is op de prijs. Om hier op te kunnen acteren zal de Veiligheidsregio schaalbaarheid, van onder andere het aantal licenties, als belangrijke afweging meenemen bij nieuwe investeringen. Op korte termijn wordt gekozen voor een andere versie van Microsoft Office. De keuze zal gaan tussen: Microsoft Office 2013 of de Cloud versie Office 365. Vanuit beheers oogpunt en privacy zijn beide applicaties verschillend. Vooral het privacy element omtrent de beslissing zal om een zorgvuldige afweging vragen. Niet alle IT bevindingen uit 2012 zijn opgevolgd, risico s blijven bestaan. Ten opzichte van vorig jaar heeft in beperkte mate opvolging van de IT bevindingen van 2012 plaatsgevonden waardoor wij, gelijk aan voorgaand jaar, voor onze controle in beperkte mate kunnen steunen op de algemene IT beheersmaatregelen en daarmee de systemen. De bevindingen rondom change management en toegangsbeveiliging liggen hier met name aan ten grondslag Wijzigingsprocedure onvoldoende om hierop in de controle te kunnen steunen Veiligheidsregio Fryslân bezit geen geformaliseerde procedure voor het verwerken van wijzigingen in applicaties zoals Coda, iflow en Inconto. Binnen de Veiligheidsregio Fryslân vindt geen centrale coördinatie plaats van wijzigingen. Mede door de koppelingen en afhankelijkheden tussen de diverse systemen kan dit een risico opleveren. Wijzigingen voor applicaties worden niet te allen tijde (formeel) aangevraagd en goedgekeurd. Documentatie van doorgevoerde wijzigingen en uitgevoerde controlemaatregelen worden niet tot beperkt geregistreerd. Testen worden uitgevoerd door de functioneel beheerder aan de hand van bijgeleverde release notes. Hiervoor zijn geen testscripts en/of procedures opgesteld en testresultaten worden niet structureel zichtbaar vastgelegd 6.4. Logische en fysieke toegangsbeveiliging niet conform best-practice Veiligheidsregio Fryslân bezit een geformaliseerde procedure voor het verwerken van autorisaties (instroom, doorstroom en uitstroom). Gebruikersaccounts worden echter niet te allen tijde tijdig verwijderd bij uitdiensttreding. Periodiek (halfjaarlijks) wordt door IT een lijst met PwC Pagina 20 van 27