ebook versie. Over het boek.

Transcriptie

1 Bee Different

2 ebook versie. Dit is de ebook versie van Bee Different. Ten opzichte van het geprinte exemplaar mist deze versie de case studies en enkele toelichtende hoofdstukken. Over het boek. Bee Different beschrijft een kolonie honingbijen die zich voor een levensbedreigend probleem gesteld ziet: het uitputten van de natuurlijke bron, de nectar. Om te kunnen overleven moeten de bijen, onder aanvoering van programma directeur Regy, een belangrijke verandering doorvoeren in leefwijze, strategie, primaire processen en informatie voorziening. Dit verhaal gaat over vrijwel elke onderneming. Verandering is immers een continu proces voor veel bedrijven en een belangrijke voorwaarde om succesvol te kunnen overleven. De informatie voorziening en de onder-steunende IT zijn daarbij tegenwoordig zo geïntegreerd met de bedrijfsvoering dat ook deze component goed mee moet kunnen veranderen. Dit is lastig om in de praktijk te brengen. Succesvol veranderen is al complex. Succesvol veranderen met een IT component is nog veel complexer. Veel bedrijven worstelen dan ook terecht met dit lastige onderwerp getuige de Bee Different 2

3 regelmatige terugkerende verhalen in de pers over falende miljoenen kostende programma s en projecten. Wat nodig is voor succesvol veranderen en daarmee succesvol ondernemen, is een goede besturing (regie) van verandering met een IT component. Over de auteur. Kees Lindhout is oprichter en partner bij ITdirectors ( IT-directors is gespecialiseerd in succesvol veranderen op het snijvlak tussen business en IT. Bee Different 3

4 Bee Different Kees Lindhout Bee Different 4

5 Colofon 2 e druk, maart Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij electronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hierbij zijn uitgezonderd de gevallen van korte quoten ten behoeve van recensies en artikelen. ISBN van de softcover: ISBN/EAN Bee Different 5

6 Voorwoord Het is al weer bijna 7 jaar geleden dat Nicholas Carr in de Harvard Business Review de knuppel in het hoenderhok gooide met zijn artikel IT doesn t matter. Het klakkeloos investeren in IT kwam daarmee tot een (terecht) einde omdat Carr ons hielp ons te concentreren op de vraag wanneer IT een cruciale succesfactor voor de organisatie is, en wanneer niet. Dat heeft zeker geholpen! Sinds die tijd zijn we echt anders gaan kijken naar IT. Eén van de cruciale rollen die IT speelt, is het ondersteunen en soepel laten verlopen van bedrijfsketens en processen. Zonder een goede technologie die informatie geeft over de keten, zullen veel processen te traag verlopen, zullen ze te duur zijn en zal de klant (daar doen we het uiteindelijk allemaal voor) te lang op het eindproduct moeten wachten. Niet voor niets dus dat de ketenregisseur van het bedrijfsproces veel van zijn tijd en energie besteedt aan de IT die zijn keten ondersteunt. Het interessante van dit boekje is dat de schrijver het begrip ketenregisseur vertaald heeft naar ITregisseur. En dat is een goede prestatie! Bij ketens placht ik te roepen zonder regisseur geen succes en dat geldt ook voor IT. Natuurlijk Bee Different 6

7 kan men de vraag stellen wie dan die regisseur is en de regie doet. Daarover verschillen de meningen zie bijvoorbeeld het uitstekende werk van Peter Weill op dit gebied. Maar evident is dat wanneer deze regie niet plaatsvindt, veel kansen door de organisatie worden gemist en veel IT-budget inefficiënt wordt besteed. Vorig jaar was het zogenaamde Darwin Jaar. Een citaat van hem dat ik veel in mijn colleges gebruik is: It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is most adaptable to change. En daarmee zit ik dicht bij de titel van dit boek: Bee Different. Het zijn de organisaties die zich aanpassen die overleven. Het is mijn sterke overtuiging dat het goed regisseren van IT een zeer belangrijke succesfactor is om ook in de toekomst (nog) succesvoller te zijn. Prof. dr. Bert Kersten Hoogleraar Vrije Universiteit Amsterdam Hoogleraar NyVU Executive MBA Bee Different 7

8 Bee Different 8

9 Inhoudsopgave Operatie Bee Different Wat heb ik hieraan? De Theorie De Auteur Het netwerk Literatuurlijst Bee Different 9

10

11 Operatie Bee Different Bee Different 11

12 Bijen zijn bijzondere insecten Bijen zijn zeer bijzondere insecten. Over heel de wereld leven verschillende soorten bijen in kolonies die wel kunnen uitgroeien tot zo n tot bijen. Een kolonie honingbijen kan als de omstandigheden goed zijn tot wel 300 kg honing per jaar produceren. Bijen hebben een geavanceerd systeem van communicatie, de bijendans, waardoor ze elkaar kunnen vertellen in welke richting, op welke afstand welk soort honing er te halen is. Bijenvolken bestaan voornamelijk uit vrouwen, namelijk de koningin en haar werksters. De leidinggevende is de koningin, haar belangrijkste taak is het leggen van eitjes. De enige taak van de mannetjes, de darren, is paren met de koningin. Na die daad hebben de darren geen functie meer en worden ze de korf uitgewerkt of doodgestoken. In een enkel geval gedogen de werksters het bestaan van de darren en worden ze voor de rest van hun leven genegeerd. Het primaire proces van de honingbij is nectar halen, honing maken, opslaan en nog meer bijen maken. De nuttige bijdrage die de bijen daarnaast aan de natuur leveren is dat ze zorgen voor een goede bestuiving van de verschillende bloemen- en bomensoorten. Bee Different 12

13 De kolonie bij boer Bert De kolonie in ons verhaal is gevestigd in de spouwmuur van boer Bert in het Limburgse heuvellandschap. De kolonie woont er al jaren en boer Bert vindt het prima. Eigenlijk is er sprake van een goede samenwerking tussen boer Bert en de kolonie. Boer Bert is hoofdafnemer van de honing en de bijen zijn blij dat ze in de spouwmuur mogen wonen. De koningin van de kolonie is een wijze oude dame, tenminste voor zover je van oud kunt spreken bij bijen. Bijen worden namelijk niet zo heel oud. Een werksterbij bijvoorbeeld wordt zo n 800 kilometer oud. Dat wil zeggen: na 800 kilometer vliegen zijn de vleugels van de werkster versleten en zal ze sterven. In de drukke zomermaanden is dat maximaal zes weken. Werksters die geboren worden in het najaar halen over het algemeen de volgende lente wel. Bijenkoninginnen worden maximaal vijf jaar oud. Het is de taak van de koningin om eitjes te leggen. Zij heeft niet de zware taak van het ophalen en opslaan van honing en kan daarom een hogere leeftijd bereiken dan de werksters. Door haar relatief lange leven kan ze veel levenservaring en wijsheid vergaren, zo ook onze bijenkoningin. Bee Different 13

14 Haar naam is PC (spreek uit: PeeCee). Dit staat eigenlijk voor President-commissaris, maar deze koningin heeft het niet zo op formaliteiten en wordt liever aangesproken als PC. Het motto binnen bijenvolken is namelijk dat niet het individu, maar juist de eenheid, telt. Onder haar leiding groeide en bloeide de kolonie nu al vier jaar. Soms, in het voorjaar, werd het aantal bijen zo groot dat ze uit de korf dreigden te groeien. Op dat moment gaf PC opdracht aan de werksters om een aantal grotere cellen te maken. PC legde daar dan een aantal bevruchte eieren in. Als na een paar dagen de larfjes uitkwamen kregen ze speciaal voedsel, de koninginnengelei. Hierdoor groeiden de larfjes uit de nieuwe koninginnen. Deze vlogen uit en namen ongeveer tot bijen mee. De bijen stichtten op deze manier steeds weer een nieuwe kolonie. Daarmee was PC in haar korte bestaan eigenlijk al over-over-overgrootmoeder en leefden er verschillende bijenkolonies in de omgeving die begonnen zijn in haar korf. Voordat een nieuwe koningin uitvliegt zou een Koninginnebij als PC eigenlijk al moeten uitvliegen, op zoek naar een nieuwe plek. Maar PC niet, zij vond de plek bij boer Bert eigenlijk wel heel plezierig en bleef steevast zitten. * * * Bee Different 14

15 PC Bee Different 15

16 Bijen moeten veel informatie delen en opslaan, zo ook de kolonie van PC. Om dit goed te kunnen doen werkt deze kolonie met een intelligent systeem voor informatievoorziening. Eigenlijk een soort bibliotheek voor opslag en weergave van data gekoppeld aan een team van slimme bijen. Het komt er in het kort op neer dat alle belangrijke zaken worden vastgelegd op een centrale plaats in de korf. Vervolgens is er een aantal speciaal voor dit doel getrainde bijen, de bibliothecarissen. Zij zijn gespecialiseerd in het vastleggen van informatiestromen en het updaten en weer verwijderen van gegevens om zo te komen tot een uitgebreide informatievoorziening voor de kolonie. Zo slaat de kolonie bijvoorbeeld informatie op: - Over het ophalen van nectar. De vindplaatsen en vindtijden van de nectar van bomen, planten en struiken. Zodat ze elk jaar weer weten wanneer ze waar moeten zijn; - Over het verwerken van nectar tot honing. De nectar die de bijen meenemen in de honingblaas wordt opgeslagen in de honingraten voor verdere rijping tot honing. Bij het opslaan moeten de verschillende soorten honing en de ouderdom van de honing goed in de gaten gehouden worden; Bee Different 16

17 - Over het geboorteproces van de bijen. Het aantal larfjes wat geboren wordt, de hoeveelheid en soort voedsel die ze krijgen, het aantal nieuwe werksters - soms darren, en heel soms de nieuwe koninginnen die worden grootgebracht met de speciale Koninginnegelei. Bee Different 17

18 Het vierde regeringsjaar van PC Op een gegeven moment, aan het einde van de winter van het vierde regeringsjaar van PC ging het wat minder met de kolonie. De nectaropbrengsten waren nu al belangrijk minder dan dezelfde periode in het voorgaande jaar. Als dit door zou zetten stonden stond de voedselvoorziening voor de kolonie ernstig onder druk. Te weinig voedsel betekent te weinig groei of het verdrijven of uitmoorden van de soms toch wel aardige darren. Aangezien bijen een kort leven hebben was dit een levensbedreigende situatie voor de kolonie. PC riep daarom de Raad van wijze Bijen (RvB) bijeen en besprak het probleem. De raad bestond uit vijf wijze bijen, allemaal vrouwen. Of eigenlijk zes, als je PC ook meerekent. De wijze bijen zijn werksters die niet zo heel veel meer hoeven te vliegen. Zij hebben in een eerdere levensfase al hun sporen verdiend. Doordat ze niet zo heel veel meer hoeven te vliegen genieten ze van een iets langer leven. Dit geeft hen de kennis, ervaring en autoriteit die ze nodig hebben om de verschillende disciplines binnen de kolonie aan te sturen. Of eigenlijk kan er beter gesproken worden over coördineren. Een bijenkolonie kan zichzelf als collectief namelijk heel goed aansturen. Bee Different 18

19 Toch had deze kolonie, onder leiding van PC, gemeend een vijftal zaken wat sterker te willen aansturen door vijf meer ervaren werksters verantwoordelijk te maken voor een aantal specifieke taken. Het betrof hier de onderstaande zaken met tussen haakjes de namen van de werksters die zitting hadden in het vierde regeringsjaar van PC. - Nectar Halen (Flora); - Transport en Opslag (Guarda); - Voortplanting (Crea); - Informatievoorziening (Isa); - Financieel (Paga). * * * PC opende de vergadering en vroeg als eerste Flora als vertegenwoordigster van Nectar halen het probleem toe te lichten. Flora had zich goed voorbereid en was al op onderzoek uitgegaan. Ze ervoer dit moment als bijzonder en ging staan. Ze sprak een beetje plechtig: Door oorzaken waar ik geen verstand van heb verdwijnen de planten waar wij onze honing uit halen. We moeten steeds verder vliegen, waardoor we ook de levensduur van onze werksters verkorten.. We moeten niet alleen harder werken voor steeds minder honing, maar de kwaliteit van de bloemen Bee Different 19

20 loopt ook achteruit. Hierdoor loopt de kwaliteit van de nectar terug en dus ook die van de honing. Crea, verantwoordelijk voor voortplanting, beaamde vervolgens dat ze de vraag naar werksters haast niet meer kon bijbenen. Daarnaast had ook zij nu een grotere behoefte aan honing van een goede kwaliteit als voedsel voor de larven en nieuwe werksters omdat zij anders niet aan de blijvende stijgende vraag naar werksters zou kunnen voldoen. Flora voegde vervolgens toe dat er ook steeds meer concurrerende bijenkolonies gesignaleerd waren. Deze andere bijenkolonies waren soms eerder bij de bloemen waardoor er minder nectar overbleef voor de bijen van PC. De wijze raad trok hiermee de conclusie dat er ook in andere gebieden een groeiende schaarste was aan kwalitatief goede bloemen. * * * De bijen spraken zo nog uren verder totdat ze uiteindelijk diep in de nacht de volgende conclusie trokken. Bee Different 20

21 De bijenkolonie werd bedreigd door: - Een verminderd aanbod van bloemen en nectar; - Een verlaging van de kwaliteit van de bloemen; - Toenemende concurrentie van andere bijenvolken. De bijen wisten niet of bovenstaande bedreigingen van tijdelijke aard waren of dat ze een meer blijvend karakter hadden. Toch, als ze heel eerlijk waren, dan had de achteruitgaande beweging zich al een aantal jaren eerder ingezet. Daar baalde PC eigenlijk nog het meest van. Er had zich een levensbedreigende verandering in gang gezet welke ze niet op tijd hadden zien aankomen. De RvB besloot daarom nu niet af te wachten en nam maatregelen. Bee Different 21

22 Verhuizen was natuurlijk een optie, maar dat wilden ze niet, tenminste niet zolang PC de scepter zwaaide. Daarnaast dachten ze ook niet dat dat de oplossing zou zijn omdat ook andere gebieden een schaarste leken te hebben aan goede bloemen. De kolonie wilde zich gaan richten op meerdere bloemen tegelijkertijd. Door deze wending zouden ze in staat moeten zijn voldoende nectar van voldoende kwaliteit weer op te halen. Nectar Nectar verzamelen De vermindering van de hoeveelheid en kwaliteit van de nectar zoals de bijen deze waarnamen kwam eigenlijk voort uit het feit dat bijen erg bloemvast zijn, dat wil zeggen: ze richten zich vaak op één specifieke bloemensoort. Als de nectar binnen het Bee Different 22

23 werkgebied van de bijen geheel op is dan pas gaan ze over op een andere soort. Als dan een bloemsoort terugloopt passen ze zich onvoldoende snel aan. Als de bijen zich eerder op andere soorten zouden richten, zo was de veronderstelling, dan zouden de misschien wel heel andere bloemen ontdekken, en daarmee weer meer en betere nectar verzamelen. Deze beslissing lijkt voor ons mensen eenvoudig, maar is het niet. Je moet namelijk weten dat het bloemvaste gedrag van de bijen van generatie op generatie wordt doorgegeven. Er moest dus een behoorlijke proces- en gedragsaanpassing komen in de bijenkolonie. Niet zo heel eenvoudig als je je bedenkt dat deze kolonie uit zo n bijen bestond. Maar ja, ze moesten wel, de huidige manier van werken zou zeker leiden tot het einde van de bijenkolonie van PC bij boer Bert in de spouwmuur. Niet alleen was er een aanzienlijke proces- en gedragsaanpassing nodig. Ook de informatievoorziening zou een behoorlijke wijziging moeten ondergaan. Deze twee zaken waren onlosmakelijk aan elkaar verbonden. De registratie van de vindplaatsen en vindtijden zou bijvoorbeeld behoorlijk moeten worden uitgebreid en slimmer worden gemaakt. Eigenlijk vonden de bijen Bee Different 23

24 dat de bibliotheek niet alleen gegevens uit het verleden zou moeten opslaan, maar ze wilden informatie hebben waarmee ze konden voorspellen waar, wanneer, welke nectar het best te halen zou zijn. Er zou een nog beter soort van intelligentie gemaakt moeten worden. Ook de registratie voor het verwerken van de nectar tot honing zou sterk moeten worden aangepast. Nu kwam eerst honing van eenzelfde soort bloem binnen. Pas als dat er niet meer was gingen ze over op een andere soort. Met de nieuwe manier van werken kwamen er verschillende soorten honing binnen terwijl de bijen fijnproevers zijn en toch graag de verschillende soorten goed gescheiden willen houden. Vanzelfsprekend kwam dan ook de registratie van de geboortes aan de beurt. De larfjes die na drie dagen uit het ei komen worden gevoed door de werksters. Het is voor de kolonie belangrijk om te weten welke larfjes welke honing krijgen. En misschien wel het belangrijkste van alles. PC wilde nooit meer dat de kolonie zo verrast zou worden door gebeurtenissen van buitenaf als nu gebeurd was. De trends moesten in de gaten worden gehouden en op regelmatige basis gerapporteerd aan de RvB. Bee Different 24

25 PC toonde zich gelukkig een waar leidster. Ze overzag aan de ene kant de enorme hoeveelheid werk die verzet zou moeten worden met alle risico s en kosten van dien, maar besefte ook de dringende noodzaak tot verandering. Juist nu was slimmer werken geboden wilde de kolonie overleven. PC definieerde daarom de operatie Bee Different. Bee Different zou moeten gaan om een het creëren van een andere bijenkolonie. Meer proactief. Ze moesten slimmer, sneller, efficiënter en effectiever werken dan de andere bijenkolonies. PC vroeg Flora om vanuit de RvB hier de dagelijkse leiding in te nemen. Flora was namelijk niet alleen direct verantwoordelijk voor Nectar Halen, maar zij was ook een bij die buiten de gebaande paden durfde te denken. Flora was duidelijk een andere bij in de RvB. Flora riep direct de hulp in van Isa. Isa was immers verantwoordelijk voor de bibliotheek. De verandering waar Flora verantwoordelijk voor gemaakt was bestond aan de ene kant uit het doorvoeren van een belangrijke aanpassing aan de bedrijfsprocessen voor het verzamelen van nectar, het maken van honing en Bee Different 25

26 het maken van nog meer bijen. Maar zonder een ingrijpende verandering in de bibliotheek en de informatievoorziening zou dit allemaal niet mogelijk zijn. Flora zou zich daarom storten op het aanpassen van de processen en het gedrag van de kolonie. Ze vroeg Isa zich te richten op de verandering van de informatievoorziening. Bee Different 26

27 Het moet allemaal anders Bepaal de veranderbehoefte Nu hebben de bijen wel vaker hun informatievoorziening aangepast, eigenlijk doen ze dit voortdurend. Maar regelmatig werd de kolonie dan verrast met allerlei problemen. Informatievoorziening was een complexe aangelegenheid. Wat de kolonie al gewend was, was dat projecten met de informatievoorziening en zeker grote projecten, steeds meer kostten dan ze begroot hadden. De bijen waren dit normaal gaan vinden en pasten daar hun berekeningen op aan. Vervolgens werd het toch nog duurder, waardoor ze de volgende keer nog meer ruimte namen in de berekening. Op zich waren de bijen een tolerant volk en varieerden de kosten voor het veranderen en onderhouden van de informatievoorziening tussen de vijf en tien procent van de totale kosten die de kolonie had. Het kon ze de kop niet kosten dachten ze. * * * Nu werd dat toch echt allemaal anders. De bijen wilden de meeste werksters inzetten op het verzamelen van nectar. Daarnaast wilden ze de kostbare honing gebruiken voor de kraamkamer van Bee Different 27

28 de nieuwe werksters. Ze begrepen heel goed dat er een forse investering nodig was, maar zouden het toch erg jammer vinden als er ook nu weer sprake zou zijn van verspilling van honing en werkstercapaciteit, juist in tijden waar ze dat niet konden gebruiken. Daarnaast was het niet alleen een kwestie van de zorgen over een mogelijke verspilling. Wat misschien nog veel belangrijker voor ze was, was dat de verandering in de informatievoorziening zo snel als mogelijk moest worden afgerond. Tijd was ook een schaars begrip geworden. Zou de kolonie niet snel de nieuwe manier van werken gebruiken dan zou ze ten dode opgeschreven zijn. Het was nu vroeg in het jaar, de lente moest nog beginnen. Om dit jaar nog een beetje te kunnen profiteren van de bloemenrijkdom zouden ze begin september klaar moeten zijn. Dit gaf de bijen slechts een half jaar. * * * De operatie stelde Isa en Flora wel voor een probleem. Er waren al velen voor hen geweest. Waarom zouden zij wel in staat zijn het allemaal veel beter te doen? Daarnaast stond er nog eens een forse tijdsdruk op het hele programma. Als de bijen zich zouden verliezen in uitgebreide studies en perfectionisme dan zou de bijenkolonie al zijn opgehouden met bestaan op het moment dat ze klaar zouden zijn. Bee Different 28

29 Tegelijkertijd, als de bijen zich halsoverkop zouden storten in een nieuw avontuur en het allemaal zouden doen zoals ze altijd deden dan zouden ze zeker niet op tijd het succes bereiken wat ze wilden bereiken. Beiden zaken waren niet de bedoeling! Daarom besloten Flora en Isa eerst tijd te nemen voor een goed en snel onderzoek naar wat er in het verleden goed was gegaan en wat beter had gekund. Ze wilden tijd winnen door het goede behouden en het foute te vermijden. Ze interviewden PC en alle leden van de RvB. Ook interviewden ze enkele andere werksters, één per specifieke taak en zelfs één dar. Naast de interviews deden ze ook een uitgebreid boekenonderzoek. Ze zochten daarin naar harde cijfers over geslaagde projecten, minder geslaagde projecten en mislukte projecten. * * * De bijzondere dar in kwestie heette Regy. Zoals eerder aangehaald woonden er vrijwel geen darren in de bijenkolonie, behalve als ze nodig waren voor de voortplanting. Regy vormde een uitzondering op deze regel. Regy had namelijk een talent in coördineren. Daarnaast had hij de gave om ogenschijnlijke tegenstrijdige belangen te verenigen. Regy was een soort van natuurtalent in projectmanagement. Flora Bee Different 29

30 vroeg Regy daarom om in het programma Bee Different te stappen. Regy Flora en Isa hadden mede dankzij de voortvarende Regy de interviewrondes snel achter elkaar weten te plannen en al op dag drie presenteerden ze hun analyse aan PC. Sommige probleemgebieden lagen mogelijk wat gevoelig. De bijen belegden daarom een besloten vergadering met alleen PC, Flora, Isa en Regy. Bee Different 30

31 Ze kwamen tot onderstaande probleemgebieden. - Doel - Communicatie - Leiderschap - Complexiteit - Besturingsproces - Leren en veranderen Doel Bijen zijn een enthousiast volk. Zodra ze het vermoeden hebben dat een idee goed is voor de kolonie wordt één van de bijen aangewezen als verantwoordelijke voor de verandering. Het doel waarvoor ze het dan allemaal doen is goed bekend in de vergadering van wijze bijen op het moment van vergaderen, maar enkele maanden daarna wist eigenlijk alleen nog de bij die verantwoordelijk gesteld was voor de verandering waar het over ging. Ze vergaten regelmatig het doel helder te beargumenteren, vast te leggen en breed te communiceren in de kolonie. Ook met het volgen van het doel tot en met het eindresultaat was het niet best gesteld. Eigenlijk liet de RvB het aan het toeval over hoe een verandering werd gevolgd. Elke keer gebeurde dat op een andere manier. Zo gebeurde het regelmatig dat de Raad zich Bee Different 31

32 in feite liet verrassen door de uitkomst van een verandering. Gewoon door er niet voldoende bovenop te zitten. Communicatie Bijen zijn erg goed in communicatie. Bijen zijn tegelijkertijd ook erg autonoom in de taak waarvoor ze staan opgesteld. Wil je bijen dus meenemen in een verandering moet je goed vertellen waar je mee bezig bent en waarom de verandering noodzakelijk is. De bijen moeten gaan inzien dat de verandering voor hen en de kolonie het beste is. Het communicatieprobleem werd altijd het duidelijkst zichtbaar tussen de bijen van Isa (Informatievoorziening) en Flora (Nectar Halen). Ze leken haast wel een andere taal te praten. De bijen van Isa waren ontzettend goed in hun werk en schreven altijd dikke en ingewikkelde rapporten over technische problemen waarin perfect werd uitgelegd wat de oorzaak van het probleem was en hoe het opgelost kon worden. De bijen van Flora echter, begrepen op z n best de helft van wat er stond en namen eigenlijk niet meer de moeite dit soort rapporten te lezen. Dit stelde de kolonie vaak wel voor problemen. Zo kwamen de bijen van Isa regelmatig met veranderingen rondom de informatievoorziening en wisten de bijen van Flora niet zo goed hoe daar mee Bee Different 32

33 om te gaan. De bijen van Isa leken zich ook ongevraagd met het vakgebied van Flora s bijen bezig te willen houden. Dat zette dan weer kwaad bloed bij de bijen van Flora. Kortom de band tussen de bijen van Isa en de bijen van Flora was zeer slecht te noemen. Leiderschap Vaak hadden veranderingen in de kolonie te maken met verschillende groepen bijen. Op zich was dat niet zo erg, maar dat maakte wel dat verschillende bijen zich verantwoordelijk voelden voor de verandering. Tegelijkertijd, als er incidenten waren, toonde geen van de betrokken bijen zich echt een leider. Overal werd consensus in gezocht, dit resulteerde in een taai, traag en stroperig proces. Ondertussen voerden de bijen direct onder de RvB tot bloedens toe gevechten over wie er nu gelijk had. Soms stond er wel eens een werkster op die van onderuit met gevaar voor eigen leven de leiding nam in een bepaald proces. Dat ging soms goed, de betrokken werkster werd dan uitbundig geprezen en direct gepromoveerd, maar soms ging dat ook niet goed. Dan werd de werkster beschouwd als klaar met haar taak en werd als een dar de korf uitgejaagd of doodgestoken. De bijen vonden dit een streng, maar rechtvaardig mechanisme. Een mechanisme waardoor vanzelf Bee Different 33

34 duidelijk werd wie de beste werkster was. Evengoed veroorzaakte dit mechanisme dat er nog nauwelijks bijen waren die initiatief durfden te tonen. Er was immers altijd een kans dat een nieuw idee mis zou gaan. Nieuwe initiatieven van onderuit waren er daardoor nauwelijks. Voor een raadslid stond initiatief tonen ongeveer gelijk aan de kans vergroten dat je uit de Raad werd gezet. Gewone bijen konden verbannen worden uit de korf. Dit gebrek aan leiderschap veroorzaakte een soort impasse in de kolonie juist in een tijd dat ze die niet konden gebruiken. Complexiteit De informatievoorziening werd steeds ingewikkelder en eigenlijk was het systeem dat gebruikt werd te moeilijk geworden. Het systeem was namelijk door een eerste generatie bijen gestart toen de technologie nog niet zo ontwikkeld was, weinig standaarden voor handen waren en de documentatie nog niet zo goed werd bijgehouden. In de loop der tijd werd de bijenkolonie steeds afhankelijker van de informatievoorziening. De Bee Different 34

35 veranderingen die moesten worden doorgevoerd groeiden daardoor in complexiteit. Als dan een verandering mislukte kregen de techniek en de bijen van Isa de schuld. Dit werd dan vaak opgelost door de introductie van een nieuwe techniek, wat meestal niet de oplossing was omdat de bijen van Flora het maar niet bleven begrijpen. Tegelijkertijd gebeurde het steeds vaker dat het bestaande primaire proces van nectar halen, nectar opslaan, honing maken en bijen maken werd verstoord door de introductie van nieuwe technieken. Zo kon het bijvoorbeeld gebeuren dat de bijen een totaal verkeerde kant werden opgestuurd, naar bloemen die nog geen nectar gaven. Of werd bij thuiskomst in de korf de nectar in de verkeerde raten opgeslagen waardoor de kwaliteit van de honing belangrijk werd verlaagd. Bijkomend effect was dat de motivatie van de werksters hierdoor drastisch terugliep, het vertrouwen in de informatievoorziening daalde en er daardoor weerstand ontstond tegen de informatievoorziening in het algemeen en veranderingen in de informatievoorziening in het bijzonder. Bee Different 35

36 Besturingsproces Doordat de meeste bijen de bijen van Isa niet goed begrepen hadden de bijen van Isa de vrije hand in het nemen van allerlei beslissingen. Dit was één van de oorzaken dat er veranderingen aan de informatievoorziening konden worden aangebracht waar in feite geen bij behoefte aan had. Daarnaast is al onder doel aangegeven dat er geen uniform proces bestond om een eerder bepaald doel te volgen. Wilden de bijen goed kunnen besturen dan zou dat er wel moeten zijn. Er zou een proces moeten zijn waarin voortdurend getoetst kon worden of een doel zou worden behaald. Leren en veranderen Als bijen maar in staat waren om te leren van eerder gemaakte fouten, dan zouden ze veel beter in staat normale veranderingen, maar ook grote veranderprogramma s als Bee Different, met succes uit te voeren. Goed kunnen leren is een voorwaarde om goed te kunnen veranderen. Bee Different 36

37 Veranderen doe je om je te kunnen aanpassen aan de omgeving, om er beter uit te komen dan voorheen, of soms zelfs om te overleven. Om te kunnen aanpassen moet je wat je deed anders gaan doen. Je moet nieuwe dingen leren. Dit is niet alleen belangrijk voor een hele bijenkolonie over de jaren heen, maar is ook van belang binnen operatie Bee Different. Maar leren was niet iets dat goed belegd was in de bijenkolonie. Zoals eerder aangegeven zijn bijen een enthousiast volk. Ze pakken veranderingen met hun hele lijf, twee vleugels en drie paar poten aan. Zodra de verandering is uitgevoerd zijn ze blij, vieren ze feest en gaan ze door met hun normale werk. Er wordt meestal geen tijd genomen om goed stil te staan bij de plus- en verbeterpunten. Als ze dat al wel deden dan werd dat eenmalig opgeschreven en werd er eigenlijk verder geen aandacht meer aan besteed. * * * PC, Flora, Isa en Regy spraken de geconstateerde probleemgebieden nog een tijdje door en maakten een aantal afspraken om de kans zo klein mogelijk te maken dat dezelfde problemen ook zouden optreden in operatie Bee Different. Bee Different 37

38 De Raad van wijze Bijen aan het roer Zet de business aan het roer Het was inmiddels dag vier in operatie Bee Different. Regy was gisterenavond, toen de discussie over de probleemgebieden ten einde liep, gevraagd als programma directeur. Hij vond dit zeer eervol en begon vol enthousiasme aan de opdracht. Regy zat vol met goede ideeën. Eén idee had hij direct gisterenavond al in gang gezet. Hij wilde de business aan het roer hebben van operatie Bee Different. Het was natuurlijk prima dat Isa aan het hoofd stond van de informatievoorziening. Maar het kon natuurlijk niet meer zo zijn dat alle belangrijke beslissingen door Isa alleen werden genomen. De informatievoorziening was daarvoor te belangrijk geworden voor de bijenkolonie. Regy zelf paste er ook voor om alle verantwoordelijk naar zich toe te trekken, Bee Different ging immers over het voortbestaan van de bijenkolonie. Daarnaast vond hij het belangrijk dat de verschillende bedrijfstakken van de kolonie goed vertegenwoordigd zouden zijn in het hoogste besluitvormende orgaan. Bee Different 38

39 Hij stelde daarom voor dat de RvB de leiding nam in het proces. Zij konden immers het beste bepalen welke prioriteiten er gesteld moesten worden, welke investeringen er gedaan moesten worden, en wat voor de kolonie het beste was. Daarnaast konden zij het beste optreden bij onvoorziene gebeurtenissen. PC ging akkoord en belegde voor het komend half jaar elke week een extra vergadering van de RvB op maandagochtend bij zonsopkomst. Uitbreiding van het kernteam Bouw een team waarop je kunt vertrouwen Regy had al snel door dat hij het niet alleen zou kunnen. Hij had een team nodig. Een team waar hij blindelings op zou kunnen vertrouwen, er was immers te weinig tijd op alles keurig op te schrijven en uit te werken in dikke documenten vol met afspraken. Nee, er moest gewoon gewerkt worden, en hard ook! Het team zou Regy moeten aanvullen in die aspecten waar hij zelf niet zo goed in was. Hij was namelijk erg goed in coördineren, maar was totaal niet ervaren in het leiden van grote operaties zoals Bee Different. Gelukkig kon hij daarvoor terugvallen op Isa en Flora. Daarnaast wilde hij wel eens doorschieten in zijn enthousiasme en positieve instelling. Het team moest Bee Different 39

40 hem behoeden voor zijn eigen bekende en onbekende valkuilen. Regy vroeg drie andere bijen om mee te doen, dit waren - Archie (architectuur) - Habla (communicatie) - Proba (testen en kwaliteit) Archie werd verantwoordelijk voor de inhoud van de operatie. Zij moest ervoor zorgen dat de wensen uit de bijenkolonie, zoals geformuleerd in de vergadering van de RvB, goed werden vertaald naar de informatievoorziening. Archie had ervaring opgedaan bij zowel Isa als Flora en had een heel goed overzicht van het normale werk in de bijenkolonie als van de onderliggende informatievoorziening. Van links naar rechts Regy, PC, Archie, Habla en Proba Habla werd verantwoordelijk voor de communicatie binnen de operatie. Habla was hier erg goed in. Ze Bee Different 40

41 kende niet alleen alle bijendansen, maar wist ook heel goed de verschillende dansen te combineren om zo een nieuwe boodschap over te brengen. De veranderingen in de kolonie waren dermate groot en moesten zo snel worden doorgevoerd dat Regy het noodzakelijk vond hier een speciale bij voor aan te stellen. Habla zou niet alleen direct aan Regy rapporteren, maar werd ook direct gekoppeld aan Flora. Flora was immers verantwoordelijk voor de verandering en de gedragsaanpassing in de kolonie zelf. Er zou natuurlijk geen verschil mogen zitten tussen de communicatie vanuit de informatievoorziening of de communicatie vanuit de rest van de kolonie. Proba werd verantwoordelijk voor testen en kwaliteitszorg. De verandering in de informatievoorziening moest namelijk in één keer goed. Er zou geen tijd zijn voor reparatieperiodes zoals de kolonie gewend was. Daarnaast wilde Regy geen tijd verspillen en wilde hij eventuele fouten zo snel als mogelijk ontdekken zodat ze er zo weinig mogelijk last van zouden hebben. Proba was één van de meest accurate bijen die Regy kon vinden. Daarnaast kon ze heel goed hoofdzaken van details onderscheiden. Proba had een zeer hoog kwaliteitsbesef, maar zou ook de druk van de tijd goed kunnen begrijpen. Niet alles hoefde honderd procent perfect, dat zou immers een onmogelijke Bee Different 41

42 opgave zijn. Als de belangrijkste, meest risicovolle, processen maar werkten, daar ging het om. Regy besteedde heel dag vier aan zijn nieuwe team. Isa was er ook de hele dag bij en zo nu en dan werden Flora en PC ook gevraagd. Ze spraken over de doelen, de te behalen resultaten, de tijdslijnen en smeedden zo hun plannen voor de komende periode. Regy had veel vertrouwen in zijn team en sprak dat ook hardop uit. Het zou niet makkelijk worden. Ze zouden incidenten tegenkomen. Ze zouden fouten gaan maken (ook een bij is immers heel menselijk). Andere bijen zouden kritiek leveren. Kortom het zou gaan stormen en zij waren de stuurlui op het schip. Samen gingen ze het redden, maar ze moesten als team blijven werken. Regy zou ze altijd ondersteunen en ze wisten zich honderd procent verzekerd van de steun van de RvB. Bee Different 42

43 Koppel de doelen Koppel de doelen Dag vijf. Flora had inmiddels haar eigen team gevormd voor de taak waar zij voor gevraagd was, namelijk de gedrags- en procesaanpassing van de gehele kolonie. Habla zorgde voor een goede koppeling tussen het team van Flora en Isa & Regy als het ging om communicatie. Maar Regy had ingezien dat voor een succesvolle operatie de doelen van Flora en de doelen van de informatievoorziening heel goed op elkaar moesten worden afgestemd en opgeschreven om misverstanden te voorkomen. Met name Archie, de architect, vulde haar rol heel erg goed in. Flora had gelukkig al een mooi document waarin de dagelijkse gang van zaken zoals nectar halen, honing opslaan, honing maken en bijen maken goed in beschreven stonden. Ook stond daarin duidelijk aangegeven welke doelstellingen de bijen wilden halen. Vanzelfsprekend moest dit document goed aangepast worden aan de nieuwe afspraken. Nadat ze dit gezamenlijk hadden gedaan gingen ze in op de doelen van Isa en Regy voor de informatievoorziening. Ook keken ze naar de samenhang met de andere, al lopende, projecten. Ze kwamen tot de slotsom dat de meeste van deze projecten moesten wijken voor operatie Bee Different en zouden morgen, op dag zes Bee Different 43

44 van het project hiervoor een voorstel indienen bij de RvB. Gelukkig hebben bijen niet echt slaap nodig en zo konden Isa, Regy, Archie, Proba en Habla direct na het vaststellen van de doelen in de avond en daarop volgende nacht het plan voor de komende periode uitschrijven. Ook hadden ze daarbij nog eens goed de uitslag van de RvB bestudeerd. De veronderstelling vanuit die vergadering was dat het mogelijk zou zijn weer een goede hoeveelheid nectar van de juiste kwaliteit op te halen als de bijen zich wat sneller op andere bloemen gingen richten en daarin in feite slimmer en sneller werden dan de andere bijenkolonies door een goede ondersteuning met slimme informatievoorziening. Het team had die stelling nog eens grondig onderzocht en doorgerekend en ook zij kwamen tot de slotsom dat dit goed moest kunnen werken Bee Different 44

45 Twijfel Toen ze klaar waren had Regy even tijd voor zichzelf. Tot het moment van zonsopgang, dag zes, het moment waarop de vergadering van de Raad zou beginnen. Tot nu toe was Regy vrij zeker van zijn zaak geweest en voelde hij zich goed ondersteund door de meer ervaren bijen als PC, Flora en Isa. Toch bekroop hem nu ineens een soort van spanning. Hij voelde zich wel verantwoordelijk voor de operatie Bee Different. Een operatie waar het voortbestaan van de kolonie van zou afhangen. Hij voelde zich ondanks uitdagingen redelijk comfortabel op de technische kant van de zaak. Tenminste voor zover dat mogelijk was, want, zoals eerder aangehaald, waren bijen niet zachtzinnig als het ging om het aanpakken van een bij die in hun ogen gefaald had. Maar waar Regy zich echt onzeker over voelde waren de zachte factoren: de gedragsverandering die nodig zou zijn. Aan de ene kant was dat wel de verantwoordelijkheid van Flora, maar Regy voelde toch dat ze dat het beste samen konden oplossen. Maar hoe moest hij dat voor elkaar krijgen? Onder welke omstandigheden ging een bij zich werkelijk anders gedragen? Hij wist het even niet. Bee Different 45

46 Het angstzweet brak hem uit. Regy in angstzweet Bee Different 46

47 De eerste vergadering van de Raad Communiceer en houd het simpel De zon kwam op, het was dag zes van de operatie Bee Different en maandag. Dit was de eerste dag dat de RvB bijeen kwam om speciaal over de operatie te praten. Regy had alles voorbereid. Hij had veel materialen om door te spreken, hij had: - De business case. Dat wil zeggen: Hij had met zijn team nog eens goed gekeken naar de reden waarom ze dit allemaal deden, wat precies het doel was en of er inderdaad wel die voordelen uit zouden komen die ze met z n allen wensten. - Het plan. Hij had een plan opgesteld voor de operatie, waarbij hij ook voor een goede aansluiting had gezorgd op de bestaande plannen in de kolonie. Sterker nog, door de recente ontwikkelingen had hij bijgedragen aan een nieuwe versie daarvan. Daarmee wist hij dat zijn uitkomsten van operatie Bee Different zouden stroken met de verwachting in de bijenkolonie. - Een projectenoverzicht. Deze operatie was dermate groot dat de bijen het prettig Bee Different 47

48 vonden een goed overzicht te maken van de andere lopende projecten. In het overzicht stond informatie over de doelen en het beslag op tijd en middelen van de kolonie. Regy zou gaan voorstellen om de meeste projecten stop te zetten omdat deze zouden kunnen conflicteren met Bee Different. Het werd een lange vergadering. De bijen waren dit niet gewend en Regy was een nieuw gezicht voor de meeste leden van de RvB. Hij was erg nerveus en zat in feite ook nog met die zachte factoren in zijn maag. Toch liep de vergadering erg goed. De bijen waren blij met Regy s heldere uiteenzetting, zijn business case, het plan en het projectenoverzicht. De Raad besloot deze zaken tot de standaard te verheffen. Zo moesten projecten voortaan altijd aangepakt worden! Ook het projectenoverzicht gaf hen veel inzicht en, hoewel dit enige tijd en gemor kostte, gingen de bijen, mede onder druk van PC, akkoord met Regy s voorstel om de meeste andere projecten te stoppen. Flora kwam vervolgens met haar plan. Zij had zich gebogen over de nieuwe wijze van werken: de proces- en gedragsverandering in de kolonie. Tot genoegen van Regy worstelde ook zij zichtbaar met dit vraagstuk. Ook logisch, ze moesten in een tijd van nog geen half jaar een kolonie van bijen anders laten werken. Bee Different 48

49 Na enige discussie kwam de Raad tot de conclusie dat ze alle bijen de mogelijkheid moesten bieden om mee te kunnen en willen gaan in de verandering. Het ging natuurlijk om betrokkenheid van de hele kolonie. Het projectteam zou voortdurend iedereen moeten informeren, luisteren naar wat ze te zeggen hebben en mogelijkheden voor ze bieden om invloed uit te oefenen en inspraak te hebben. Daarnaast moesten de andere bijen ook kunnen inzien dat verandering ook echt noodzakelijk was voor het voortbestaan van de kolonie. Als de andere bijen deze noodzaak niet zouden inzien dan zouden ze ook niet bereid zijn oude gewoontes los te laten. PC kwam duidelijk op dreef en trok de leiding van dit stuk nadrukkelijk naar zich toe. Ze voelde dat ze haast niet anders kon dan hier haar rol in te nemen. Zij stond aan het hoofd van de korf. Zij moest daarom het gezicht worden van deze ingrijpende verandering. Direct diezelfde middag zou de hele korf nog vol moeten hangen met pamfletten en zouden ook de eerste bijeenkomsten gepland Bee Different 49

50 moeten worden om de andere bijen uitgebreid te informeren. Er werd afgesproken dat Habla haar communicatieplan verder zou uitwerken. Regy, Isa en Flora zouden op basis van de huidige documenten werken aan een visiedocument. Dit zou een kort pamflet moeten worden waar noodzaak, doel en plan in beschreven werden. In Habla s communicatieplan moesten verschillende inspraaksessies vermeld worden; moesten ook de andere coördinatielagen direct onder de Raad betrokken worden; moesten kortom alle registers worden opengetrokken om de visie breed te bediscussiëren en te communiceren. Wel moest de boodschap heel simpel gehouden worden. Niet omdat ze de intelligentie van de andere bijen onderschatten, maar omdat communicatie op zich al moeilijk genoeg is. Hoe meer tekst er gebruikt zou worden, hoe groter de kans werd op misinterpretatie, met alle gevolgen van dien. Het projectteam zelf stelde bovendien een spreekuur in voor alle bijen. Eigenlijk was dit niet nodig, alle bijen in het projectteam stonden al open voor communicatie met de andere bijen, maar ze wilden zeker stellen dat alle drempels weg werden genomen en dat niemand schroom zou hebben om haar zorgen te uiten. Bee Different 50

51 Een maand op weg Onderscheid vraag, aanbod, verandering en instandhouding En zo verstreken de dagen. De bijen waren nu een maand onderweg. Binnen operatie Bee Different liepen inmiddels tientallen projecten met evenzoveel Regy s die leiding gaven aan de verschillende projecten. Ze hadden bewust een serie kleinere projecten gedefinieerd om de complexiteit zoveel als mogelijk te reduceren. Er liepen projecten binnen de divisie van Isa en van Flora, maar er liepen ook projecten die over die divisiegrenzen heen gingen. Er waren vele honderden bijen bij betrokken. Om goed de verandering te kunnen uitvoeren en daarnaast het primaire bijenproces van nectar halen, honing maken, opslaan en nieuwe bijen maken niet in gevaar te laten komen had de RvB de verantwoordelijkheid voor het lopende proces en de verantwoordelijkheid voor Bee Different gescheiden. Er vonden net zoveel activiteiten plaats aan de vraagals aan de aanbodzijde van de informatievoorziening. Regy zorgde er steeds voor dat beide zijden goed in balans waren. Voor Bee Different was het de vraagzijde die de veranderingen in het primaire proces specificeerde en daarbij ook aangaf wat er Bee Different 51

52 veranderd zou moeten worden in de informatievoorziening. Het was aan de aanbodzijde om deze verandering in de informatievoorziening te realiseren. Tenslotte was de vraagzijde weer aan zet om de verandering te accepteren. De implementatie deden ze gezamenlijk. Een dreigende splitsing Wees een leider Om praktische redenen was Regy verantwoordelijk geworden voor de totale verandering in de bijenkolonie, zowel aan Flora s als aan Isa s kant. Flora, Isa en PC hadden enerzijds hun handen vol aan het ondersteunen van Regy in zijn activiteiten, tegelijkertijd waren zij nog steeds verantwoordelijk voor het goed draaiende houden van de lopende processen in de korf. Archie zorgde binnen al die projecten dat de wensen en eisen voor alle wensen voor de nieuwe informatievoorziening goed op papier kwamen, maar geen van die beschrijvingen dekte honderd procent de behoefte. Dat zou ook niet mogelijk zijn geweest in de korte tijd die ze hadden. Hierdoor, maar ook omdat ze zo voortvarend aan de slag waren gegaan, verdiende de uitvoering niet direct de schoonheidsprijs als het zou gaan om perfectionisme, maar ze was wel heel erg effectief. Bee Different 52

53 Dit leidde vervolgens wel tot weerstand bij de perfectionisten onder de bijen. Zij vonden de hele manier van aanpak eigenlijk maar niks en grepen elke gelegenheid aan om hun mening te ventileren naar de andere bijen en dan met name naar Guarda, Crea en Paga. Flora, Isa, Regy en eigenlijk ook wel PC waren al teveel twee handen op één buik. Via de andere bijen in de Raad probeerden de perfectionisten hun gelijk te halen. Dit gaf een behoorlijke spanning in de korf. Deze discussie werd namelijk niet alleen uitgevochten in de Raad, maar in de hele bijenkolonie begonnen voor- en tegenstanders te ontstaan. De perfectionisten vonden dat Flora, Isa en Regy gevaarlijk spel speelden met het voortbestaan van de kolonie. Zij twijfelden steeds openlijker aan nut en noodzaak van de hele operatie. Er kwamen opmerkingen als: Beste PC, je had toch ook nog wel een half seizoen kunnen wachten. Nu breng je het zomerseizoen in gevaar. Of ze begonnen aan de stoelpoten van Regy te zagen met opmerkingen als Is dat nou wel verstandig zo n onervaren dar aan het roer van zo n belangrijke operatie?. De perfectionisten vonden operatie Bee Different toch al zo gewaagd. De hele korf en kolonie werd immers op z n kop gezet en dan was er ook nog eens Bee Different 53

54 iemand aangesteld die in hun ogen half werk leverde en die bovendien een dar was. Er leek zich een soort crisis in de kolonie af te tekenen. Dit gaf niet alleen onnodige spanningen, maar leidde ook nu al tot vertragingen in operatie Bee Different. Sommige bijen weigerden medewerking te leveren omdat ze niet meer in de operatie geloofden. Anderen uiten hun bezorgdheid in subtielere acties en werkten wel mee, maar in een zeer traag tempo. PC besloot een spoedzitting van de Raad bijeen te roepen. Binnen nog geen half uur waren alle bijen van de Raad en Regy bijeen. De spanning in de ruimte was te snijden. PC vroeg of iemand in staat was te verklaren wat er aan de hand was. Eerst bleef het stil, maar toen nam Paga het woord * * * De bijen beleefden vervolgens een vergadering met een felheid zoals ze zelden hadden meegemaakt. Het ging over - nut en noodzaak van het juist nu uitvoeren van operatie Bee Different; - de manier van aanpak van de operatie door Regy en zijn team; - de samenstelling en ervaring van het projectteam. Bee Different 54

55 PC toonde zich een waar leider en gaf de Raad alle tijd om de voors en tegens goed, nogmaals, af te wegen. Toch liet ze de discussie ook niet helemaal gaan. Ze was heel strikt in het behouden van eerder gemaakte afspraken. Ze wilde verder! Aan het einde van de discussie leken de bijen het eigenlijk veel meer eens te zijn dan ze eigenlijk hadden gedacht. Wel vonden ze het tijd voor een werkbezoek, staande de vergadering. Ze wilden naar buiten toe om met eigen ogen te zien dat operatie Bee Different gerechtvaardigd was en dat Regy met zijn manier van leiding geven goed bezig was. Dat maakte dat PC met haar hele gevolg van de Raad aangevuld met Regy naar buiten vloog. Ze vlogen drie kilometer ver naar alle windrichtingen. Dit kostte de bijen heel veel moeite. Drie kilometer is een vrij normale afstand voor een werkster, maar deze bijen hadden een andere taak in de korf en waren die afstanden niet meer gewend. Zeker niet als het gaat om het afleggen van die afstanden in alle windrichtingen. Evengoed hielden ze de kop er goed bij en konden met eigen ogen constateren dat de aanleiding voor operatie Bee Different meer dan gerechtvaardigd was. Eenmaal terug in de korf kregen ze even tijd om op adem te komen en kregen ze een kijkje in de keuken van Regy. Bee Different 55

56 Door het werkbezoek kregen ze meer inzicht, de bevestiging die ze zochten en meer vertrouwen in de operatie. Er werd vervolgens afgesproken dat de perfectionisten (nog) meer betrokken zouden worden in het proces van verandering en Habla zou haar communicatieplan aanpassen. Het was blijkbaar nodig frequenter en op nog meer manieren te communiceren over de operatie. Niet alleen over het waarom, het plan en de resultaten, maar ook over de manier van werken en het team wat erachter stond. Het team Implementeer eenduidige uitvoeringsprocessen Regy steunde nog steeds op zijn kleine team bestaande uit: Archie (architectuur); Habla (communicatie) en Proba (testen en kwaliteit). Archie, Habla en Proba hadden op hun beurt weer relaties met de verschillende projecten binnen de operatie. Zo zorgde Regy met zijn kleine team voor een consistente aanpak van de meest belangrijke processen in de verschillende projecten. Om dit nog verder te versterken had het team voor hun eigen vakgebied eenvoudige afspraken gemaakt en opgeschreven. Dit waren afspraken over werkwijze en op te leveren producten. Bee Different 56

57 Het team zorgde er op deze manier voor dat dezelfde afspraken werden gemaakt aan de kant van de informatievoorziening als aan de kant van het bedrijfsproces van de bijen. Dit was makkelijk want hiermee creëerden ze eenzelfde taal. Meestal was het zo dat de bijen van Isa en de bijen van Flora elkaar niet goed begrepen. Regy en zijn team hadden nu gezorgd voor een gemeenschappelijk taalgebruik wat behoorlijk positief werkte voor het begrip aan beide zijden. Regy en zijn team zorgde dus voor duidelijke afspraken over de werkwijze en de op te leveren producten, tegelijkertijd waakten ze er ook voor in het beschrijven van de werkwijze teveel voorschrijvend te zijn. Aan de ene kant hadden ze hier ook geen tijd voor, aan de andere kant wisten ze dat dat niet goed zou werken. Ze beschreven de samenwerking in termen van Wat verwacht ik van jou? en Wat kun jij van mij verwachten?, maar gingen nauwelijks in op hoe andere bijen hun werk moesten doen. Toch moesten sommige de bijen nog erg wennen aan de ideeën van het team. Het was allemaal net een beetje anders dan dat ze gewend waren. Sommigen bijen bleven liever doen wat ze altijd al deden en vonden het heel moeilijk aan te sluiten bij de ideeën van Regy. Maar Regy en zijn team duldde op dat punt geen tegenspraak. Ze waren niet al te voorschrijvend geweest, maar met wat ze wel hadden beschreven Bee Different 57