Referaten voor publikaties en documentatie. Abstracts for publications and documentation

Transcriptie

1 UDC :002: Referaten voor publikaties en documentatie NEDERLANDSE NORM Abstracts for publications and documentation 1e druk, oktober 1980 Inleiding De groeiende hoeveelheid wetenschappelijke, technische en andere documenten met een informatieve of educatieve inhoud maakt het steeds belangrijker dat de wezenlijke inhoud van elk document snel en accuraat kan worden geïdentificeerd, zowel door de lezers van de primaire literatuur als door de gebruikers van (secundaire) documentatiediensten. Deze snelle identificatie kan worden bevorderd als de auteur van een primair document (met medewerking van de redacteuren) zijn document begint met een zinvolle titel en een goed verzorgd referaat. Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. Onderwerp en toepassingsgebied Deze norm bevat regels voor het opstellen en de wijze van presenteren van referaten van documenten. De nadruk rust op referaten die worden gemaakt door auteurs van primaire documenten en op de publikatie van deze referaten, aangezien dergelijke referaten nuttig kunnen zijn, zowel voor de lezers van deze documenten, als voor diensten die secundaire publikaties verzorgen. Goede referaten van auteurs van primaire documenten kunnen door deze diensten met weinig of geen veranderingen worden overgenomen. De hoofdregels van deze norm kunnen ook worden toegepast door anderen dan de auteurs. Er zijn daarom specifieke regels opgenomen voor de wijze van presenteren van referaten ten behoeve van secundaire publikaties en openbare documentatiediensten. Begripsomschrijvingen In deze norm betekent de term referaat') (abstract 2 )) een beknopte, nauwkeurige weergave van de inhoud van een document, zonder toevoeging van interpretatie of kritiek 3 ) en zonder onderscheid naar auteur van het referaat 4 ). Een referaat dient zo informatief mogelijk te zijn als type en stijl van het document toelaten; dat wil zeggen het dient zoveel mogelijk van de kwantitatieve en/of kwalitatieve informatie die vervat is in het document, weer te geven 6 ). Informatieve referatenz\)n vooral wenselijk voorteksten waarin onderzoeken worden beschreven en voor documenten die zijn gewijd aan een enkel thema. Daarentegen kan men vaak bij sommige veelomvattende of uitvoerige teksten, zoals overzichtsartikelen over brede onderwerpen, boekbesprekingen of gehele monografieën, volstaan met het samenstellen van een referaat dat indicatief \s. Dat wil zeggen dat het slechts een beschrijving geeft van het type document, de belangrijkste onderwerpen die erin zijn behandeld en de wijze waarop de feiten zijn bewerkt. Een combinatie van een informatief en een indicatief referaat moet vaak worden gemaakt als er beperkingen gelden voor de lengte van het referaat of als type en stijl van het document het noodzakelijk maken de informatieve vermeldingen te beperken tot de hoofdaspecten van het document en de overige aspecten met indicatieve vermeldingen af te doen. De term referaat dient niet te worden verward met de volgende verwante, doch in betekenis onderscheiden termen: annotatie (annotation), uittreksel (extract) en samenvatting (summary). Een annotatie (annotation) is een kort commentaar op of een verklaring van een document of zijn inhoud, of zelfs een zeer korte beschrijving van de inhoud en is meestal opgenomen als noot, of als notitie na de bibliografische beschrijving van het document. 1 ) Omdat de term referaat" ook een andere, homonieme, betekenis, t.w. verslag" of voordracht" heeft, wordt in de plaats van de term referaat" in het Nederlands ook wel excerpt" gebruikt; dit gebruik wordt ontraden. 2 ) Met het oog op het sterk internationale karakter van de wetenschappelijke informatieverzorging zijn in deze norm tevens de gangbare Engelse termen vermeld. 3 ) Een kort, kritisch overzicht van een document (review) draagt dikwijls het karaktervan een informatief of van een informatief/ indicatief referaat, maar van de schrijver van een dergelijk overzicht wordt verwacht dat hij passende kritiek levert en een interpretatie van de tekst geeft. 4 ) De term synopsis" werd vroeger gebruikt om een samenvatting aan te duiden (résumé), samengesteld door de auteur en de term abstract" werd dan beperkt tot een beknopte weergave van het oorspronkelijke document door iemand anders dan de auteur. De vervaging van dit onderscheid, dat grotendeels in onbruik is geraakt, was een van de redenen om de vroegere aanbeveling ISO/R te herzien. 5 ) Het maken van indicatief georiënteerde referaten of, nog sterker, annotaties, is minder duur en het kan wel eens de enige vorm zijn die nog mogelijk is binnen het kader van de economische mogelijkheden van de publikatie. Maar beleidsoverwegingen, zoals economische motieven, dienen niet te worden verward met zuivere eisen van getrouwheid waaraan referaten moeten voldoen.

2 2 Een uittreksel (extract) omvat een of meer delen van een document, die zodanig zijn geselecteerd dat ze representatief zijn voor het gehele document. Een samenvatting (summary) is een korte herhaling - voor zover nodig - in het tekstgedeelte van het document zelf (gewoonlijk aan het eind van de tekst) waarin de belangrijkste gegevens en conclusies nog eens worden vermeld. De samenvatting is bedoeld ter afronding van het inzicht van de lezer die de voorafgaande tekst reeds heeft bestudeerd. (Aangezien andere delen van de inhoud van het document, zoals de doelstelling of probleemstelling, of de methoden van onderzoek, meestal niet in deze samenvatting worden opgenomen, moet worden vermeden de term samenvatting (summary) te gebruiken als synoniem van de term referaat (abstract); het begrip referaat, zoals hierboven omschreven dient bijvoorbeeld niet te worden aangeduid met de term samenvatting". Een samenvatting, indien toegepast, dient niet een herhaling te zijn van de volledige inhoud van het referaat.) 3 Doel en gebruik van referaten 3.1 Vaststellen van de relevantie van een document Een goed referaat stelt de lezer in staat snel en nauwkeurig te bepalen wat de essentie is van een document, vast te stellen of de inhoud valt binnen zijn belangstellingssfeer en daaruit af te leiden of hij het document in zijn geheel dient te lezen. 3.2 Vermijden van het lezen van de volledige inhoud van documenten die handelen over bijzaken De lezer voor wie het desbetreffende document slechts van ondergeschikt belang is, krijgt dikwijls voldoende informatie uit het referaat, waardoor het lezen van het gehele document voor hem overbodig wordt. 3.3 Bruikbaarheid voor gemechaniseerde zoekmethoden in volledige teksten Referaten kunnen ook van belang zijn voor gemechaniseerde zoekmethoden in volledige teksten ten behpeve van het opsporen en selecteren van informatie. 3.4 Gebruik in primaire documenten De volgende aanbevelingen gelden voor auteurs en redacteuren van verschillende soorten documenten en publikaties, zoals van tijdschriften, rapporten, proefschriften, monografieën, verslagen van congressen en octrooischriften Tijdschriften Voeg een referaat toe aan elk tijdschriftartikel, elke beschouwing en elke bespreking in het tijdschrift. Korte mededelingen, redactionele artikelen (editorials) en ingezonden stukken (letters to the editor) met een technische of wetenschappelijke inhoud dienen tevens te zijn voorzien van annotaties Rapporten en proefschriften Voeg een referaat toe aan elk afzonderlijk gepubliceerd rapport, artikel of proefschrift Monografieën en verslagen van congressen Een enkel referaat kan voldoende zijn in een monografie of ander boek, handelend over één samenhangend onderwerp. Maar afzonderlijke referaten zijn nodig bij elk hoofdstuk indien de inhoud van de publikatie verschillende onderwerpen omvat of een verzameling van bijdragen is van verschillende auteurs (bijvoorbeeld het verslag van een symposium of van een congres) Octrooien Aan ieder octrooischrift en iedere octrooiaanvrage dient een referaat te zijn toegevoegd, in overeenstemming met de nationale en internationale voorschriften betreffende octrooien. 3.5 Gebruik in secundaire publikaties en bij openbare documentatiediensten In secundaire publikaties en bij openbare documentatiediensten kan vaak gebruik worden gemaakt van de woordelijke tekst van referaten uit primaire publikaties, indien die referaten zorgvuldig zijn samengesteld en vrij zijn van auteursrecht. Dergelijke auteursreferaten kunnen ook een aanvaardbare bron zijn voor een documentatiedienst, die zijn referaten bestemt voor een groep van gebruikers die afwijkt van de groep waarvoor de auteurs van de primaire publikaties hun bijdragen hebben bedoeld. Een volledig nieuw referaat behoeft gewoonlijk alleen maar te worden geschreven als van de inhoud van het oorspronkelijke document slechts bepaalde korte, ondergeschikte passages binnen de doelstellingen van de desbetreffende secundaire publikatie vallen.

3 3 3.6 Gebruik van documentatiekaartjes Documentatiekaartjes kunnen gemakkelijk worden samengesteld of gelicht uit de pagina's met referaten {abstract sheets) in tijdschriften en verslagen van congressen die dergelijke pagina's bevatten '). Ook als documentatiekaartjes zijn gevoegd bij documenten, zoals rapporten, moeten deze kaartjes bij voorkeur de referaten bevatten over die documenten. 4 Behandeling van de inhoud van een document In vele wetenschapsgebieden zijn lezers gewend aan referaten, die de gegevens vermelden in de volgorde: doelstelling of probleemstelling, methoden van onderzoek, resultaten, bespreking van de resultaten en conclusies uit het oorspronkelijk document. De meeste verslagen van documenten die experimenteel onderzoek behandelen kunnen volgens die aspecten worden geanalyseerd, maar de verkieslijkste volgorde in het referaat kan afhangen van de lezerskring waarvoor het referaat is bestemd. Lezers die vooral zijn geïnteresseerd in de toepassingen van nieuwe kennis kunnen vaak sneller hun informatie verwerven bij een volgorde waarbij de belangrijkste resultaten en conclusies voorop staan, gevolgd door ondersteunende details, andere resultaten en methoden van onderzoek. De volgende regels geven, voorzover van toepassing, een optimale behandeling van de inhoud van documenten ten behoeve van informatieve referaten. Schrijvers van indicatieve referaten en van referaten die deels informatief, deels indicatief zijn, kunnen deze regels eveneens volgen voor zover dit voor hen van praktisch belang is. 4.1 Doelstelling of probleemstelling Beschrijf de primaire doelstelling (of de probleemstelling) en de strekking van de studie of de redenen waarom het document is geschreven, tenzij deze gegevens al duidelijk zijn uit de titel van het document of kunnen worden afgeleid uit de restvan het referaat. Verwijs alleen naar vroegere literatuur indien dit een essentieel onderdeel vormt van het doel van het document 2 ). 4.2 Methoden van onderzoek Beschrijf de gebruikte onderzoektechnieken of -methoden slechts voor zover dit nodig is voor een goed begrip. Maar geef nieuwe technieken duidelijk aan en beschrijf daarvan het methodologische principe, de gang van zaken en de bereikbare nauwkeurigheid. Beschrijf van documenten die geen experimenteel werk behandelen, de bronnen die zijn gebruikt voor de gegevens en de methoden van bewerking van deze gegevens. 4.3 Resultaten, bespreking van de resultaten en conclusies De resultaten, de bespreking van de resultaten en de conclusies moéten helder worden geformuleerd. Zij mogen eventueel gezamenlijk worden weergegeven om overbodige tekst te vermijden, maar veronderstellingen en meningen of opvattingen van de auteur van het document moeten gescheiden worden gehouden van feiten Resultaten Beschrijf de bevindingen zo beknopt en informatief als mogelijk is. De bevindingen kunnen bestaan uit langs experimentele of theoretische weg verkregen resultaten, verzamelde gegevens, geconstateerde verbanden of correlaties, waargenomen feiten enz. Maak duidelijk of de numerieke waarden oorspronkelijk zijn of afgeleid en of zij de resultaten zijn van een enkele waarneming of van herhaalde metingen. Indien er teveel bevindingen zijn om ze alle te beschrijven, dient men voorrang te geven aan: - nieuwe en geverifieerde waarnemingen - bevindingen die van waarde zullen blijven over een lang tijdsverloop - belangrijke ontdekkingen - bevindingen die in strijd zijn met bestaande theorieën of - bevindingen waarvan aan de schrijver van het referaat bekend is dat zij de oplossing kunnen geven voor een praktisch vraagstuk. De grenzen van nauwkeurigheid en betrouwbaarheid en het geldigheidsgebied van de resultaten moeten worden aangegeven Bespreking van de resultaten en conclusies Beschrijf de betekenis van de resultaten in het bijzonder in het licht van het doel van het onderzoek, of het doel dat voor ogen stond bij het opstellen van het document. In het referaat moet duidelijk zijn wat feitelijke gegevens zijn en wat door de auteur van het document daaruit is afgeleid (de redenering). Ook in het refereren van de afgeleide conclusies moet duidelijk blijken 1 ) In voorbereiding is een internationale norm ISO Documentation. Abstract sheets in serial publications. 2 ) In dit geval dient in het referaat een passende bibliografische beschrijving te worden gegeven tussen haakjes.

4 4 wat feitelijk is (bijv. Uit het onderzoek blijkt dat...") en wat de auteur uit de gegevens concludeert (bijv. Uit de gegevens leidt de auteur af dat..."). Aan conclusies kunnen worden toegevoegd: aanbevelingen, waardeoordelen, toepassingsmogelijkheden, suggesties, aanduidingen over nieuwe verbanden en hypotheses die de auteur heeft onderschreven of verworpen. 4.4 Aanvullende informatie Voeg aan het referaat bijkomstige bevindingen en informatie toe, die van waarde zijn buiten het eigenlijke door het document bestreken gebied (bijvoorbeeld wijzigingen in methoden van onderzoek, nieuwe chemische verbindingen, nieuwe fysische constanten en documenten of bronnen van gegevens die de auteur heeft ontdekt). Formuleer deze gegevens scherp maar toch op een zodanige wijze dat zij niet de aandacht afleiden van het hoofdthema. Overdrijf dus hun betekenis niet en let vooral op hun betrekkelijke waarde in'het gerefereerde document. 5 Presentatie en stijl 5.1 Plaats van het referaat Plaats het referaat (ten minste één in de taal van het oorspronkelijke document) zoveel mogelijk aan het begin van het document 1 ). Plaats in een tijdschrift het referaat op een opvallende plaats op de eerste pagina van het gerefereerde artikel of van een andere gerefereerde tekst en wel bij voorkeur tussen de titel (met eventuele auteursvermelding) en de tekst. Herhaal het referaat, ingeval er een referatenpagina is, op die pagina (zoals aanbevolen in ISO 5122 Documentation - Abstract sheets in serial publications). Plaats in een afzonderlijk gepubliceerd rapport het referaat op de titelpagina of indien dit niet mogelijk is op de pagina met de bibliografische gegevens of op een rechter pagina voorafgaand aan de inhoudsopgave 2 ). In een boek dient het referaat te worden geplaatst op de achterkant van de titelpagina of op de rechterpagina, die op de titelpagina volgt. Plaats afzonderlijke referaten over hoofdstukken op, of voorafgaand aan de eerste pagina van die hoofdstukken. 5.2 Bibliografische informatie Voeg in primaire publikaties een bibliografische beschrijving van het document toe op een passende plaats op dezelfde pagina als waarop het referaat staat, bijvoorbeeld in de kop van de publikatie of in de witmarge onderaan de pagina. In secundaire publikaties (of in het geval dat het referaat van het document gescheiden van dat document wordt gereproduceerd) dient men het referaat te laten voorafgaan ofte laten volgen 3 ) door de bibliografische beschrijving van het originele document. Voor details over bibliografische beschrijvingen van referaten kan worden verwezen naar ISO 690 Documentation - Bibliographical references - Essential and supplementary elements. 5.3 Documentatiekaartjes Presentatie van het referaat en de bijbehorende bibliografische beschrijving in een formaat dat ook bruikbaar is voor documentatiekaartjes is zeer wenselijk. Het gebruik van kaartkarton verdient aanbeveling, zowel voor referatenpagina's in tijdschriften als voor documentatiekaartjes die een document vergezellen. Maar als referaten worden gedrukt op hetzelfde papier als de rest van een publikatie, mag slechts één kant van het papier worden bedrukt, om het mogelijk te maken de referaten uit te knippen en op blanco kaartjes te plakken. Maximale afmetingen voor de zetspiegel van het referaat van 64 mm x 95 mm maken het mogelijk kaartjes van 74 mm x 105 mm (ISO A7) te gebruiken en ook internationale cataloguskaartjes van 75 mm x 125 mm. 5.4 Volledigheid, nauwkeurigheid en lengte Aangezien een referaat door de lezer moet kunnen worden begrepen zonder dat hij het document raadpleegt, dient het referaat een op zichzelf staand geheel te zijn. Tracht de wezenlijke informatie en het karakter van het originele document in het referaat tot uitdrukking te brengen. Wees zo beknopt mogelijk zonder t tekort te doen aan de inhoud van het originele document maar vermijd daarbij in de tekst van het referaat cryptische en duistere stijl. Geef geen of slechts weinig achtergrondinformatie. Voeg geen informatie of opmerkingen toe die niet voorkomen in het document zelf. Voor de meeste artikelen en onderdelen van monografieën volstaat een referaat van niet meer dan 250 woorden. Voor notities en korte mede- ') Indien er referaten in meer talen gegeven worden, moet het referaat in de taal van het oorspronkelijke document zoveel mogelijk aan het begin van elk document worden geplaatst. Referaten in andere talen kunnen zowel direct na dit referaat, als aan het eind van de volledige tekst worden geplaatst. 2 ) Als een kort voorwoord noodzakelijk wordt geacht om achtergrondinformatie te geven over het rapport, dient het referaat te volgen op dit voorwoord en dient het geen herhaling te geven van deze achtergrondinformatie. 3 ) In het laatste geval echter mag de titel van het document aan het referaat voorafgaan.

5 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft Ja, ik bestel NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft T (015) F (015) ex. :1980 nl Referaten voor publikaties en documentatie Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: (015) klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2016, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon (015) , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Normalisatie: de wereld op één lijn. preview